Uit onze missie Degelijk onderwijs betekent voor ons: openheid voor dialoog en diversiteit wederzijds respect en waardering voor ieders persoon en mening zijn waarden die we door onze manier van handelen ten aanzien van medewerkers en cursisten willen uitdragen in de samenleving Communicatie IKZ 2010 Deel III: Cursisten- en personeelsbevragingen 1. Waarom? Personeel en cursisten zijn de twee belangrijkste groepen die bij onze scholen betrokken zijn. Het ligt dan ook voor de hand dat we systematisch willen peilen naar hun ervaring en tevredenheid. De meest systematische en gestructureerde methodiek daarvoor is een algemene brede bevraging. Bevragingen zijn nooit een doel op zich. Of liever: dat zou niet mogen. En we gaan dat absoluut vermijden. Onze bevragingen zullen geen doel op zich zijn, maar een middel, een instrument, een werkmiddel. We willen er informatie uithalen die daarna ook daadwerkelijk gebruikt wordt om zaken te beslissen, te veranderen, te evalueren, enzovoort. De soort informatie en wat er mee zal gebeuren, is enigszins anders voor de cursisten- dan voor de personeelsbevraging: a. de cursistenbevraging: hieruit zouden we in grote lijnen drie soorten informatie willen verkrijgen, die elk op een andere manier kunnen gebruikt worden: o informatie over de lespraktijk: dit is het eerste en belangrijkste doel van de cursistenbevraging. Deze informatie is in eerste instantie bedoeld voor de leerkracht. Wij rekenen erop dat alle collega s de bevragingen zullen kunnen en durven gebruiken om kritisch te kijken naar het eigen functioneren. De cursistenbevraging moet voor de leerkrachten een bron zijn van inspiratie voor een permanente persoonlijke zelfevaluatie en zo ook aanleiding geven tot verbeteren en verder professionaliseren. Tegelijk hopen we ook dat veel collega s bemoediging en voldoening zullen vinden in de ongetwijfeld talrijke positieve resultaten die ze gaan te zien krijgen. o informatie over de algemene werking van de school: hier gaat het over de administratie en de infrastructuur. Dit deel is dus in de eerste plaats bedoeld voor directie en secretariaatsmedewerkers. Over infrastructuur zijn de vragen beperkt. De ervaring uit het verleden leert dat het vaak zinloos is om bijvoorbeeld jaren na elkaar te lezen dat cursisten de verwarming in de lokalen gebrekkig vinden, zonder dat er mogelijkheden of middelen zijn om daar iets aan te verhelpen. We proberen dus voornamelijk te peilen naar meningen over elementen waar we minstens enigszins op kunnen ingrijpen wanneer we systematisch
o ontevredenheid zouden vaststellen. Overigens wordt er een ruime open antwoordzone geboden waar cursisten altijd nog aandachtspunten kunnen ventileren die elders niet bevraagd worden. informatie over de mate waarin cursisten ervaren dat wij de realisatie van de acht kwaliteitspijlers uit onze missie nastreven. We willen immers controleren of mensen vinden dat we doen wat we zeggen en zijn zoals we zeggen dat we zijn. Dat heeft te maken met geloofwaardigheid en authenticiteit. b. de personeelsbevraging: nu de cursistenbevraging klaar is en weldra in gebruik wordt genomen, gaan we aan de slag om een personeelsbevraging uit te werken. In een eerste fase gaan we daarover met collega s in overleg. We willen van jullie weten wat jullie willen kunnen uitdrukken via dit instrument. Ook voor de personeelsbevraging zal een belangrijk aandachtspunt zijn dat we structureel voor opvolging gaan zorgen: de resultaten zullen heel rechtstreeks gebruikt worden als input voor het beleid en doorwerken in de jaaractieplannen. We hopen dat jullie massaal zullen ingaan op onze uitnodigingen om samen na te denken over hoe we deze bevragingen moeten aanpakken! 2. het onstaan van de cursistenbevraging - vanaf vandaag staat de cursistenbevraging op het intranet. Voor het opstellen van dit document zijn we echt niet over één nacht ijs gegaan. Het LOC en de directiecommissie gaven in 2008 opdracht aan een werkgroep met Nico Mijnendonckx (directeur Borgerhout), Ivette Brusselmans (COC) en Eric Van Peel (ondergetekende, IKZ) om ze te ontwikkelen. We hebben de volgende stappen doorlopen: o nadenken over: welke informatie moet dit opleveren en wat gaan we daarmee doen? o de voorlopige antwoorden op die vragen dienden als oriëntatiepunten bij het bekijken van een groot aantal bevragingen uit andere CVO s en organisaties. o dan werkten we voorstellen uit rond de manier en vorm van vraagstelling en rond de rubricering van de vragen o die voorstellen werden besproken met 16 vrijwillige collega s die ingegaan waren op de open oproep om hier mee over na te denken (13 mei 2009). o de inbreng van de collega s op 13 mei leidde tot het eerste ontwerp van bevraging, en dit ontwerp werd uitgetest met enkele groepen cursisten (oktober 2009) o vervolgens werden de laatste inhoudelijke aanpassingen gedaan, de lay-out gehuisstijld en begin 2010 was de bevraging definitief klaar. o ondertussen werd ook de technische voorbereiding getroffen voor de verwerking van de ingevulde bevragingen. We verwachten immers ongeveer 6000 exemplaren per jaar, dat vergt enige organisatie. We hebben nu een systeem paraat voor digitale verwerking op basis van scanning en optical mark recognition : de formulieren worden ingescand en met speciale software worden de resultaten gelezen en opgeslagen in Excel-documenten. Het systeem is intussen geïnstalleerd, getest en goed bevonden. Overigens: nogal wat collega s vinden het jammer dat de bevraging niet op een digitale manier wordt georganiseerd zodat cursisten ze
op een pc kunnen uitvoeren. De reden is dat dit niet op alle (les)plaatsen kan georganiseerd worden en dat een eenvormige regeling noodzakelijk was. Voor cursisten NT2 wordt deze bevraging voorlopig niet toegepast. Er wordt nog overleg gepland over welk alternatief voor hen zal voorzien worden. 3. cyclus en timing van de cursistenbevraging - we willen jaarlijks ongeveer 1/3 van de cursisten bevragen - we bouwen daarvoor een cyclus in op basis van 6 semesters, volgens dit schema: De cyclus heeft een verschillende timing voor leerkrachten die - een 4/5 (of meer) lesopdracht hebben - een 1/2 tot 4/5 lesopdracht hebben (4/5 niet meegerekend) - minder dan een 1/2 lesopdracht hebben. LK 80+% 09-'10 sem2 A A LK 50-80% LK 50%- 10-'11 sem1 B A 10-'11 sem2 C B 11-'12 sem1 A C-D 11-'12 sem2 B B 12'-13 sem1 C-D A 12'-13 sem2 A C-D A B C C-D keuze leerkracht 1. cursus 1e keer gegeven 2. startersgroep 3. keuze directie 1. nieuwe cursus 2. doorgroeigroep 3. keuze directie zoals C, maar met bijkomend de groepen die in de cyclus nog niet aan bod kwamen In een A-semester kiest de leerkracht vrij een groep. In een B-semester wordt dit als volgt bepaald: - als een leerkracht een cursus voor de eerste keer geeft, wordt die groep bevraagd - zo niet, wordt de groep genomen waarin de cursisten het meest overwegend nieuwe cursisten zijn (bv talen RG1 of initiatiecursussen ICT e.d.) - als er geen groep is met duidelijk meer nieuwe cursisten, dan kiest de directie de te bevragen groep In een C-semester wordt dit als volgt bepaald: - als een leerkracht een niet eerder ingerichte cursus geeft, wordt die groep bevraagd
- zo niet, wordt de groep genomen waarin de cursisten het meest overwegend cursisten zijn die al eerder een module volgden - als er geen groep is met duidelijk meer cursisten die al eerder een cursus volgden, kiest de directie de te bevragen groep In een C-D-semester gelden dezelfde criteria als in een C-semester, maar komen ook de groepen aan de beurt die in deze cyclus nog niet bevraagd werden. Dit schema (en waarschijnlijk vooral de toepassing ervan) is redelijk ingewikkeld en zal zeker nog moeten bijgeschaafd worden. Wat we echter willen bereiken, is: - een evenwicht tussen eigen vrije keuze van de leerkracht en de mogelijkheid van de directie om over een bepaalde groep informatie te verkrijgen. Daarom kan er op vraag van de directie of een leerkracht altijd afgeweken worden van het cyclische schema. Zowel de directeur als de leerkracht kunnen vragen om een bepaalde groep te laten bevragen, ook al valt die groep buiten het schema. - een min of meer gelijke spreiding van het aantal bevragingen, zowel over de cyclus heen als per leerkracht - een garantie dat iedereen de mogelijkheid heeft om minstens eens per drie jaar van elke groep informatie te verkrijgen Het huidige semester (2010/2) is een A-semester; dit betekent dus dat elke collega die minstens een halftijdse lesopdracht heeft, zelf een groep mag (en moet) aanduiden die nog dit schooljaar de bevraging zal invullen. 4. procedure - de bevragingen worden aangemaakt op het secretariaat - de leerkracht van wie de groep bevraagd wordt, neemt de bevragingen mee naar de klas - de leerkracht duidt een cursist aan die de enqûete verdeelt, ophaalt en onder gesloten omslag aan het secretariaat (of aan de leerkracht op kleine lesplaatsen zonder secretariaat) terugbezorgt. De leerkracht verlaat het lokaal tijdens het invullen van de bevraging. Dit is zo beslist om de cursisten een extra gevoel van anonimiteit te garanderen. - de gesloten omslagen worden door de directie of het secretariaat aan Eric Van Peel bezorgd die samen met Raf Van Roey (medewerker Secretariaat I.M.) zal instaan voor de scanning en verwerking - elke leerkracht krijgt per mail het resultaat van zijn/haar lesgroepen die bevraagd werden. Deze resultaten zijn enkel de totalen en berekende gemiddeldes: het zal voor de leerkracht dus onmogelijk zijn om te achterhalen wat cursisten individueel geantwoord hebben - de directie krijgt een kopie van de resultaten van elke bevraagde groep - per semester worden de resultaten van alle bevraagde groepen opgeteld, en deze opgetelde resultaten zijn voor iedereen beschikbaar. De resultaten per groep zijn enkel zichtbaar voor de leerkracht van die groep zelf en de directie. - de secretariaatsmedewerkers zien, net als de lesgevers, alle globale resultaten per semester van zowel de vragen over de lespraktijk als de vragen over de algemene werking van de school en de
vragen over de kwaliteitsverbintenis. De vragen over de algemene werking van de school en de administratie zullen wel uitgesplitst worden per vestiging met een eigen secretariaat. Deze details zijn dan ter beschikking voor de betrokken secretariaatsmedewerkers en de directie. We zijn ervan overtuigd dat we met deze bevraging een goed instrument in handen hebben. De voorwaarde is dat ze gebruikt wordt waarvoor ze bedoeld is: een werkinstrument dat ons zal helpen om geïnformeerd, constructief en in een open geest van samenwerking de kwaliteit van al wat we doen te bewaken, te behouden en waar nodig te versterken. Eric Van Peel Medewerker Kwaliteitszorg LBC-NVK Volwassenenonderwijs 31 maart 2010 eric.van.peel@lbconderwijs.be