1 Inleiding In dit verslag, dat een samenvatting is van het rapport dat als PDF file te vinden is op www.alumnibeleid.nl, worden de resultaten van het onderzoek naar het alumnibeleid van onderwijsinstellingen in Nederland en Vlaanderen gegeven. Dit onderzoek is uitgevoerd tussen augustus 2004 en januari 2005. Het onderzoek is begonnen met een internetonderzoek naar het publieke deel van de websites van de verschillende universiteiten in Nederland en Vlaanderen. Dit waren er 21 in totaal. Daarna is overgegaan naar een aantal interviews met alumniofficers. Hiervoor zijn zeven alumniofficers geïnterviewd. Ten slotte is er een enquête verspreid onder de alumnifunctionarissen. Deze enquête is ingevuld door 124 alumnifunctionarissen. In hoofdstuk 2 worden de resultaten worden per onderzoeksinstrument weergegeven. De onderzoeksvraag wordt beantwoord in hoofdstuk 3: In hoeverre is het alumnibeleid van universiteiten, hogescholen en MBO colleges in Nederland en Vlaanderen ontwikkeld? De conclusies van het onderzoek zijn dus te vinden in dat hoofdstuk. Laura Derkse, FORMEDIA Januari 2005 Copyright: FORMEDIA 1
2 Resultaten 2.1 Resultaten websites universiteiten In tabel 5.1 is per universiteit weergegeven welke elementen wel en niet geïntegreerd zijn in de alumniwebsite. Hieronder wordt een samenvatting gegeven van de elementen en de universiteiten die bepaalde elementen wel en/of niet gebruiken bij de invulling van het alumnibeleid. Tabel 5.1: Kenmerken van het alumnibeleid bij universiteiten in Nederland en Vlaanderen Kenmerken Erasmus Rotterdam Open Radboud Nijmegen Rijks universiteit Groningen Technische Delft Technische Eindhoven Leiden Maastricht Nyenrode Twente Utrecht van Amsterdam van Tilburg Vrije Amsterdam Wageningen Katholieke Brussel Katholieke Leuven Centrale database Centraal beleid Decentraal beleid Interactieve database Alumnipas Life long e mailadres Alumnimagazine (centraal) Nieuwsbrief (centraal) Alumnidag (centraal) Fondsenwerving via alumni + + + + + + + + + + + + + + + + + +/ + + + +/ + + + +/ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +/ (dece ntraal) + Copyright: FORMEDIA 2
Limburgs Universitair Centrum Antwerpen Gent Vrije Brussel +/ +/ + + + + + + + + + + + + + + + + + Een goed gefundeerd alumnibeleid begint bij een alumnidatabase. Belangrijk hierbij is dat de gegevens van de alumni correct zijn, zodat ze bereikt kunnen worden. Alle universiteiten in Nederland en Vlaanderen hadden een centrale alumnidatabase. De enige universiteit waarvan dit niet compleet was voor alle faculteiten, was het Limburgs Universitair Centrum. Deze universiteit had wel een centrale database, maar hier stonden slechts de gegevens in van de alumni van drie faculteiten. Hieruit was ook af te leiden dat het centrale beleid nog niet zo ver ontwikkeld was als dat van andere universiteiten, die op hun site allemaal iets vermeldden over een overkoepelend alumnibureau, vereniging of officer en de centrale activiteiten die georganiseerd worden en de voorzieningen die getroffen waren. Over het algemeen is er bij de universiteiten zowel een centraal als decentraal alumnibeleid ontwikkeld. Slechts één universiteit, de Open, heeft geen decentraal beleid, omdat deze één centrale alumnivereniging heeft en er nog niet voldoende alumni zijn om deze uit te splitsen naar meerdere verenigingen. Uit de websites bleek dat de meeste activiteiten georganiseerd worden vanuit het decentrale niveau. Een life long e mailadres wordt slechts door één universiteit aangeboden en een andere universiteit is hiermee van plan te starten. Dit is de enige voorziening die door zo weinig universiteiten aangeboden wordt. Twee andere voorzieningen, een interactieve database en een alumnimagazine, worden door de helft van de universiteiten of meer aangeboden. Een elektronische nieuwsbrief en een alumnipas worden door een derde van de universiteiten verzorgd. Een alumnipas geeft vaak recht op kortingen bij voorzieningen van de universiteit, zoals het sportcentrum of de bibliotheek. Enkele websites geven aan dat alumni alleen een alumnipas ontvangen als ze contributie betalen of begunstiger zijn. De enige activiteit die in deze analyse is meegenomen, een alumnidag, wordt door meer dan de helft van de universiteiten eens per jaar of eens per vijf jaar georganiseerd. Het betreft hier een activiteit die bedoeld is voor alle alumni, dus op centraal niveau. Alleen de KU Leuven organiseert een alumnidag op decentraal niveau, zo bleek uit de website. Fondsenwerving staat bij ongeveer de helft van de universiteiten op de agenda. De mate waarin hieraan aandacht wordt besteed, is verschillend: de ene universiteit heeft één of meerdere fondsen opgericht en richt zich op event gifts en eventueel op een enkele major gift. De meeste universiteiten die fondsen werven richten zich op annual gifts door middel van het innen van contributie. Sommige universiteiten maken gulle gevers begunstigers van de universiteit, zodat ze een bepaalde status krijgen. Deze begunstigers ontvangen dan ook meer voordelen, zoals uitnodigingen voor speciale activiteiten. Bij de analyse moet ten slotte worden opgemerkt dat niet alle activiteiten die georganiseerd worden of de voorzieningen die getroffen zijn, vermeld hoeven te staan op de websites. Het kan daarom zijn dat een universiteit een bepaalde voorziening wel aanbiedt, maar dat deze niet in de analyse verwerkt is, omdat het niet op de site staat vermeld. Verder kan het zijn dat universiteiten zaken hebben geregeld die niet in de analyse zijn opgenomen, zoals een wieis wie gids, lezingen, borrels of alumnireizen. Daar komt ook bij dat sommige universiteiten Copyright: FORMEDIA 3
ervoor kiezen om bijvoorbeeld alumnidagen decentraal in plaats van centraal te organiseren, zoals de KU Leuven. De elektronische nieuwsbrief wordt ook bij enkele universiteiten op decentraal niveau verstuurd. Kijkend naar het schema van wat onderwijsinstellingen voor hun alumni geregeld hebben, kan opgemerkt worden dat de Utrecht het meest uitgebreide alumnibeleid heeft, als uit wordt gegaan van deze elementen. Negen van de tien onderzochte elementen heeft de Utrecht meegenomen in haar alumnibeleid. Deze uitkomst komt overeen met wat oud staatssecretaris Nijs zei in een gesprek (persoonlijk mededeling, 3 december 2004). Zij zei dat de Utrecht op het moment het meest ontwikkelde en uitgebreide alumnibeleid heeft. De KU Leuven en de TU Delft scoren bij de vergelijking van de websites ook goed: acht van de tien elementen hebben zij geïmplementeerd in hun alumnibeleid. De van Amsterdam volgt hierna met zeven elementen en een life long e mailadres dat in 2005 wordt geïntroduceerd. Het Limburgs Universitair Centrum lijkt op basis van de websiteanalyse de minste elementen te hebben betrokken bij het alumnibeleid. Op basis van tabel 5.1 kan gezegd worden dat het alumnibeleid van de Vlaamse universiteiten minder ontwikkeld is dan dat van Nederlandse universiteiten. De KU Leuven vormt hierbij een uitzondering. De Nederlandse universiteiten hebben 6,4 van de bovengenoemde aspecten in het alumnibeleid verwerkt, de Vlaamse 5. Het kan zijn dat bovenstaande aspecten een vertekend beeld geven, omdat het niet alle elementen van het alumnibeleid omvat, maar naar alle waarschijnlijkheid is het alumnibeleid van Nederlandse universiteiten verder als het gaat om alumnibeleid. 2.2 Resultaten interviews Om een beter inzicht te verkrijgen in het alumnibeleid van onderwijsinstellingen, zijn van alle drie de typen onderwijs alumnifunctionarissen geïnterviewd. Deze interviews golden als een eerste verkenning en de resultaten van de interviews konden gebruikt worden bij het opzetten van de enquête. Algemeen alumnibeleid Bij twee universiteiten is alumniofficer zijn een hoofdtaak, bij andere onderwijsinstellingen hebben de geïnterviewden een andere hoofdtaak. Bij alle onderwijsinstellingen waarvan een alumniofficer van centraal niveau is geïnterviewd, is er min of meer sprake van ook nog een alumnibeleid op decentraal niveau, behalve bij één universiteit. Bij twee hogescholen is het centrale alumnibeleid juist nog niet van de grond gekomen. Bij één van de geïnterviewden op decentraal niveau is er ook sprake van een centraal beleid, bij de andere heel minimaal. Dat houdt in dat er op centraal niveau iets moet gaan gebeuren met het alumnibeleid, maar het is nog niet duidelijk wat. Op centraal niveau is het bij het merendeel van de geïnterviewden de bedoeling een coördinerende en faciliterende functie te hebben en de uitvoering bij het decentrale niveau neer te leggen. Bij twee universiteiten is het aantal fte s dat wordt besteed aan alumnibeleid hoger dan dat van hogescholen. Echter, één universiteit besteedt net zoveel tijd aan alumnibeleid als hogescholen. Ook bestaat er een verschil in budget. Bij universiteiten is dit budget ruimer dan bij HBO instellingen en MBO colleges. Bij HBO en MBO instellingen is vaak geen sprake van een budget voor alumnibeleid, of slechts een klein potje. Het is per onderwijsinstelling verschillend of alumni wel of geen contributie betalen. Vaak laten onderwijsinstellingen alumni betalen voor een tegemoetkomen in de kosten van activiteiten en het versturen van het alumnimagazine. Binding Uit de interviews met alumniofficers op universitair niveau blijkt dat er een viermaandelijks overleg bestaat tussen alumniofficers van de verschillende universiteiten in Nederland: het LOA (Landelijk Overleg Alumniofficers). Vanuit elke universiteit in Nederland is er één Copyright: FORMEDIA 4
afgevaardigde en elke keer komen de alumniofficers in een andere studentenstad bijeen. De betrokkenheid tussen deze alumnicoördinatoren is groter dan de onderlinge betrokkenheid van alumnicoördinatoren op HBO en MBO niveau, waarvan geen van de geïnterviewden bekend is met een dergelijk overleg. In Vlaanderen zijn de geïnterviewden niet bekend met een landelijk overleg. Ze gaven aan dat er wel een associatieverband bestaat tussen universiteiten en hogescholen. Elke universiteit in Vlaanderen heeft een associatieverband afgesloten met een aantal hogescholen, voornamelijk om middelen uit te wisselen. Voor alumnibeleid is het de bedoeling dat onderwijsinstellingen van elkaars toepassingen gebruik kunnen maken. Er vindt echter nog geen overleg over het alumnibeleid plaats binnen de associaties. Het binden van de alumni aan de onderwijsinstelling moet eigenlijk al in de studententijd gebeuren. Actieve studenten blijven ook na hun studententijd nog betrokken bij de opleiding. Onderwijsinstellingen zetten deze alumni vaak in bij het accreditatieproces. Deze alumni worden ook ingezet bij voorlichtingsavonden. Bij actieve alumni is er dus sprake van een goede band met de onderwijsinstelling. Volgens de respondenten bestaat er geen perfecte manier om een band op te bouwen met alumni. Uit onderzoek van onderwijsinstellingen blijkt dat alumni het meeste behoefte hebben aan gezellige en inhoudelijk interessante bijeenkomsten. Er zijn ook alumni die geen contact willen en dat moet gerespecteerd worden. Een manier om alumni te binden aan de onderwijsinstelling of de alumnivereniging is het verschaffen van een gratis lidmaatschap van bijvoorbeeld een haf jaar. Enkele respondenten geven aan dat er door middel van onderzoek geprobeerd wordt contact te houden met alumni en beter in te spelen op hun wensen. Alle geïnterviewden op WO en HBO niveau in Nederland participeren in de WO /HBO monitor. Er wordt echter te weinig met de resultaten van dit onderzoek gedaan. De geïnterviewde op MBO niveau gaf aan dat de onderwijsinstelling niet meer mee doet aan de RUBS monitor. Ook onderzoeken vanuit de onderwijsinstelling zelf worden op het moment niet uitgevoerd. De respondenten uit Vlaanderen gaven aan dat ze niet bekend zijn met een landelijke monitor. Databasebeheer Een goede database wordt door de respondenten beschouwd als een eerste vereiste: alumni moeten bereikbaar zijn om ze uit te nodigen voor activiteiten of om er een magazine heen te sturen. Het actueel houden van de database vonden de respondenten een probleem: het is een tijdrovende taak om de nieuwe gegevens op te sporen. Dit gebeurt via belrondes of door het publiceren van namen van spoorloze alumni op de website. In Vlaanderen kan iedereen via de website van de Witte Gids adresgegevens opzoeken van alle Belgen, wat soms ook wordt gebruikt om alumni terug te vinden. Via de WO /HBO monitor blijven onderwijsinstellingen voor een gedeelte op de hoogte van de adressen van alumni. Het nadeel hiervan is dat de monitor alleen anderhalf jaar na het afstuderen wordt afgenomen. Bestandsvalidatie is een methode die door geen enkele onderwijsinstelling wordt toegepast. Over het algemeen wordt deze methode als te duur ervaren, ook al is onduidelijk hoe duur dit precies was. De conclusie van de respondenten is dat ervoor gezorgd moet worden dat alumni iets leuks of nuttigs geboden wordt, waardoor het voor hen interessant wordt om de adresgegevens door te geven in het geval dat deze veranderen. Bij de onderwijsinstellingen waar nog geen sprake is van een (centrale) database, blijkt het moeilijk een begin te maken met het alumnibeleid. Eén alumniofficer gaf hierbij aan dat de onderwijsinstelling vanaf nu de gegevens van afgestudeerden in een bestand gaat opnemen om dan het beleid verder uit te bouwen. De gegevens voor de studentendatabase van de studentenadministratie kunnen hierbij gebruikt worden. In veel gevallen blijven afgestudeerden in de database staan. Copyright: FORMEDIA 5
Activiteiten Een vereiste bij het organiseren van activiteiten is dat ze inhoudelijk interessant moeten zijn. Vaak wordt er in het kader van een lustrum een dag georganiseerd voor alumni. Vaak wordt een dergelijke dag op centraal niveau georganiseerd. Als een onderwijsinstelling veel alumni heeft, kan het verstandig zijn alleen op decentraal niveau nog alumnidagen te organiseren, omdat het anders te massaal wordt. Activiteiten die vaak georganiseerd worden zijn symposia en lezingen; activiteiten met een inhoudelijk tintje. Vaak vinden dergelijke activiteiten op decentraal niveau plaats, met als reden dat alumni vaak de meest hechte band hebben met de opleiding en niet met de gehele onderwijsinstelling. Het centrale alumnibureau heeft meer een coördinerende functie. Eén universiteit organiseert haar activiteiten verspreid door Nederland (en ook daarbuiten). In elke regio heeft zich een kring gevormd, omdat de universiteit zelf niet centraal gelegen ligt en alumni weinig tijd hebben om daarheen te komen. Door de start van de alumnikringen kunnen alumni die daar behoefte aan hebben samenkomen op bijeenkomsten die georganiseerd worden voor alumni van alle faculteiten en opleidingen. Voorzieningen Het minimale dat een onderwijsinstelling voor alumni kan doen, is een alumniwebsite inrichten. Dit communicatiemiddel is niet plaats en tijdgebonden en is gemakkelijk te raadplegen. Op enkele van deze website is een alumniportal ingebouwd, zodat alumni in kunnen loggen en gegevens kunnen inzien die voor buitenstaanders niet bereikbaar zijn. Met een dergelijke interactieve database kunnen alumni zich soms ook inschrijven voor activiteiten of foto s bekijken. Een website is bij een deel van de geïnterviewden onderdeel van het alumnibeleid, het andere deel heeft het plan er één op te zetten of zou het graag willen, maar ziet daar momenteel nog niet gebeuren. Andere populaire voorzieningen zijn een alumnimagazine en in mindere mate een e nieuwsbrief. Deze twee media worden persoonlijk aan de alumni gericht. Soms is het zo dat er voor een abonnement op een magazine contributie betaald moet worden. Op deze manier willen onderwijsinstellingen leden een voordeel geven boven niet leden. In een enkel geval ontvangen betalende leden ook een alumnipas, waarmee ze kortingen krijgen op voorzieningen van de onderwijsinstelling. Andere voorzieningen die door de alumnicoördinatoren of verenigingen zijn genoemd, zijn een alumnigids, een CD rom met alumnigegevens, kortingen op nascholingscursussen en een uitzendbureau die bemiddelt tussen pas afgestudeerden en het bedrijfsleven, wat vergelijkbaar is met een online vacaturebank. Een life long e mailadres stond bij één respondent op de agenda. Fundraising Om succes te hebben bij fondsenwerving is het noodzakelijk om eerst een band op te bouwen met alumni: eerst friendraising, dan pas fundraising. Er moet voorkomen worden dat alumni het gevoel krijgen dat ze alleen in financieel opzicht goed zijn voor de onderwijsinstelling. Afgezien van de band tussen de onderwijsinstelling en de alumni, denken de geïnterviewden dat ook de leeftijd van de onderwijsinstelling een rol speelt bij fondsenwerving. Als er al een traditie is opgebouwd, zijn alumni eerder geneigd te doneren, denken de alumnicoördinatoren. Fondsenwerving speelt op het moment alleen een actieve rol bij twee universiteiten waarvan alumniofficers geïnterviewd zijn. Op HBO en MBO niveau is fondsenwerving (nog) helemaal niet aan de orde bleek uit de interviews, op één hogeschool na die een eerste notitie geschreven heeft over fondsenwerving met betrekking tot het sponsoren van een Copyright: FORMEDIA 6
evenement. Bij één universiteit is er sprake van zowel event als enkele major gifts, bij de andere universiteit is er net een begin gemaakt met het oprichten van een studentenfonds. In beide gevallen is er sprake van een aparte fondsenwerver, die wel nauw samenwerkt met de alumniofficer. Ook contributie betalende alumni kunnen worden gezien als donateurs. Dit is dan in de vorm van annual gifts. Deze vorm van fondsenwerving komt voornamelijk voor als alumni een magazine thuisgestuurd krijgen, behalve bij één universiteit: deze vraagt haar alumni niet om contributie. 2.3 Resultaten enquête De enquête is ingevuld door 124 alumniofficers. De meeste respondenten zijn werkzaam binnen het HBO in Nederland. Van de respondenten is 14,5% werkzaam bij een particuliere onderwijsinstelling (bijlage, tabel 1.1). De mogelijkheid om werkzaam te zijn bij een particuliere onderwijsinstelling werd alleen door Nederlandse respondenten aangevinkt; in Vlaanderen waren alle respondenten werkzaam bij een reguliere onderwijsinstelling. Dit lag in lijn met de verwachtingen: uit de literatuur kwam niets naar voren waaruit bleek dat er particuliere onderwijsinstellingen in Vlaanderen bestonden. Algemeen alumnibeleid Verschillende vragen hadden betrekking op het algemene alumnibeleid. Het betrof hierbij de vragen over de onderwijsinstelling en de functie die de respondenten bekleden, de vragen over het beleid (doelstellingen, centraal of decentraal beleid, wanneer is er begonnen met alumnibeleid) en de mening hierover en de vragen over het aantal fte en het budget dat besteed wordt aan alumnibeleid. Het was de verwachting dat onderwijsinstellingen op WO niveau meer tijd en geld zouden besteden aan het alumnibeleid, met als reden dat deze onderwijsinstellingen meer van het nut van alumnibeleid doordrongen zijn. Uit de analyses van de enquête blijkt dat de verwachting inderdaad klopt voor zowel het budget als het aantal fte (p<.01 1, bijlage, tabel 6.3 & 7.3): op WO niveau wordt er inderdaad meer fte en geld besteed aan alumnibeleid dan op hogescholen, en daar wordt er weer meer besteed dan bij MBO colleges. Op MBOniveau wordt er niet meer dan 0,5 fte en 10.000, besteed aan alumnibeleid, terwijl dit bij universiteiten kan oplopen tot meer dan 3 fte en een besteding van meer dan 100.000,. De verwachting naar aanleiding van de definitie van Hoffer (2004) dat er weinig tijd en geld is voor communicatie binnen het onderwijs, lijkt niet voor alle onderwijsinstellingen te gelden, met name voor een aantal universiteiten niet. Hierbij moet opgemerkt worden dat niet bekend is welk percentage van het totale budget van de onderwijsinstellingen wordt besteed aan alumnibeleid en dat dus niet met zekerheid gezegd kan worden dat er verhoudingsgewijs weinig besteed wordt aan alumnibeleid. Feit blijft dat de besteding van tijd en geld aan alumnibeleid bij universiteiten groter is dan bij andere instellingen. Slechts iets meer dan één op de acht respondenten (13,7%) heeft alumnifunctionaris als hoofdfunctie. Alumnifunctionaris als hoofdfunctie komt het meeste voor op universitair niveau (p<.01), zowel in Nederland als Vlaanderen (bijlage, tabel 2.1). De grootste groep respondenten die alumnifunctionaris niet als hoofdfunctie heeft, is docent. Er blijkt een statistisch significant verband te bestaan tussen het hebben van de functie van alumniofficer als hoofdfunctie en het aantal fte en het budget dat wordt besteed aan alumnibeleid (bij beide variabelen gold: p<.01, bijlage, tabellen 13.1 & 13.2). Dit betekent dat er meer fte en geld worden besteed aan alumnibeleid als alumniofficer de hoofdfunctie is. Opvallend is wel 1 p<.01 geeft aan dat er minder dan 1% kans is dat de bijbehorende χ 2 waarde gevonden wordt als de variabelen onafhankelijk zijn (Korzilius, 2000, p.106). Bij het veelgebruikte significantieniveau α =.05 wordt het idee dat de variabelen onafhankelijk zijn verworpen en kan ervan uitgegaan worden dat er een statistisch verband is tussen de variabelen. Copyright: FORMEDIA 7
dat degenen die antwoordden dat er meer dan drie fte besteed wordt aan alumnibeleid, allemaal alumniofficer níet als hoofdfunctie hebben. Er blijkt ook een verband te zijn tussen het hebben van alumnifunctionaris als hoofdfunctie en het cijfer dat is toegekend aan het alumnibeleid (p<.01, bijlage, tabel 13.3). Het blijkt dat er hogere cijfers worden gegeven door fulltime alumniofficers dan door respondenten die een andere hoofdfunctie hebben. Opvallend is dat het beste cijfer, een zeven, beide keren is toegekend door iemand die geen fulltime alumnifunctionaris is. Het cijfer 5 is het meest toegekend aan het alumnibeleid, gevolgd door een 2. Het gemiddelde van alle toegekende cijfers ligt op 3,5 (SD=1.60 2 ), wat aangeeft dat de alumniofficers het alumnibeleid in Nederland en Vlaanderen gemiddeld waarderen met een onvoldoende. Uit tabellen 12.3 (p=.05) en 13a c (bijlage) blijkt dat het alumnibeleid meer wordt gewaardeerd naar mate het onderwijsniveau hoger wordt. en geven gemiddeld een 4,42 aan het eigen alumnibeleid, hogescholen een 3,35 en MBO colleges een 2,62. Geen enkele van de respondenten die werkzaam is op MBO niveau gaf aan dat er zowel een centraal als decentraal alumnibeleid bestaat binnen de onderwijsinstelling. Op universitair niveau komt dit wel vaak voor, namelijk in 69,2% van de gevallen (p<.01, bijlage, tabel 3.2). Slechts 13% van de respondenten die aangaven dat er zowel een centraal als decentraal beleid is, zijn ook daadwerkelijk verantwoordelijk voor het alumnibeleid op beide niveaus (bijlage, tabel 3.3). Binding De binding met de verschillende niveaus binnen een onderwijsinstelling, maar ook met andere onderwijsinstellingen, verenigingen en alumni spelen een rol binnen dit element. De vragen die hierover in de enquête gesteld zijn, hebben dan ook allemaal betrekking op banden met anderen en andere instellingen. Ook is er gevraagd of onderwijsinstellingen alumni aan zich proberen te binden door vervolgopleidingen aan te bieden en ze om hun mening en persoonsgegevens te vragen door middel van de monitor. Op WO niveau in Nederland bestaat er het Landelijk Overleg Alumniofficers. Uit de interviews was niet met zekerheid aan te geven of er een overleg plaatsvindt op de andere niveaus, maar uit de enquête is gebleken dat er slechts in 10,5% van de gevallen wordt overlegd met alumnicoördinatoren van andere onderwijsinstellingen. Dit betreft dan geen overleg met alle alumnicoördinatoren op een bepaald niveau, maar slechts met enkele coördinatoren. Dat er wel behoefte is aan een overleg, blijkt uit tabel 4.4 (bijlage): 66,9% gaf aan via het internet ervaringen uit te willen wisselen. Binnen een onderwijsinstelling vindt er meer overleg plaats dan met alumnicoördinatoren van buiten de instelling (bijlage, tabel 4.8). Overleg binnen de onderwijsinstelling is voornamelijk aan de orde binnen onderwijsinstellingen op WO niveau (Nederland en Vlaanderen) en HBO niveau (Nederland). Op MBO niveau vindt er nog helemaal geen overleg plaats tussen alumnicoördinatoren binnen de onderwijsinstelling. Een belangrijke reden hiervoor is dat er bij het MBO geen onderwijsinstellingen zijn die zowel een centraal als decentraal beleid ontwikkeld hebben of als zodanig hebben benoemd. Het blijkt ook dat er, als bij verschillende opleidingen op MBO niveau een decentraal alumnibeleid is ontwikkeld, alumniofficers van deze opleidingen niet overleggen. Alumni worden in 61,3% van de gevallen betrokken bij het alumnibeleid. Dit is aanzienlijk meer dan alumniverenigingen (27,4%) of studie en studentenverenigingen (33,1%) worden betrokken bij het alumnibeleid (bijlage, tabellen 4.12, 4.16 & 4.20). Voor elke van deze 2 De SD (standaarddeviatie) geeft de spreiding rondom het gemiddelde aan (Korzilius, 2000, p.102). Bij een gemiddelde van 3,5 en een SD van 1,6 wil dit zeggen dat de standaarddeviatie groot is ten opzichte van het gemiddelde, wat inhoudt dat de waarden ruim rondom het gemiddelde verspreid liggen. Er is sprake van een heterogene variabele. Copyright: FORMEDIA 8
groepen geldt dat WO instellingen, zowel in Nederland als Vlaanderen, de groepen het meest betrekken bij het alumnibeleid, gevolgd door HBO instellingen. De belangrijkste reden om alumni en studie en studentenverenigingen te betrekken bij het alumnibeleid is om samen activiteiten te organiseren. Onderwijsinstellingen delen in iets meer dan de helft van de gevallen (52,9%) de gegeven van alumni met alumniverenigingen. Een belangrijke reden om alumni en studie en studentenverenigingen niet te betrekken bij het alumnibeleid, is omdat ze niet bestaan. Voor alledrie de groepen geldt dat ze vaak niet bij het beleid betrokken worden omdat het beleid nog niet voldoende ontwikkeld is. Vier op de vijf respondenten gaven aan dat er vervolgcursussen voor alumni worden aangeboden (bijlage, tabel 5.3). Het aanbieden van cursussen gebeurt op alledrie de onderwijsniveaus, al is dit op MBO niveau wel minder vaak het geval. Met het aanbieden van vervolgcursussen of opleidingen wordt geprobeerd oud studenten toch nog binnen de onderwijsinstelling te houden en ze zo te binden. 66,1% van de respondenten gaf aan dat er een speciale afdeling of persoon is aangetrokken voor contracting (bijlage, tabel 5.4). Deze afdeling/persoon wordt voornamelijk betrokken bij het alumnibeleid doordat ze mailings versturen naar alumni waarin relevante cursussen worden beschreven en doordat ze de alumniofficer op de hoogte houden van nieuw cursusaanbod. De vragen over de monitor zijn alleen gesteld aan respondenten van onderwijsinstellingen in Nederland: uit interviews was gebleken dat deze monitor in Vlaanderen niet werd uitgevoerd. Van de onderwijsinstellingen in Nederland blijkt 40,0% soms tot altijd te participeren in de monitor (bijlage, tabel 10.1). Degenen die zeiden niet te participeren, doen dit niet omdat ze de monitor niet kennen of het nut er niet van inzien. In hun ogen draagt de monitor dus niet bij aan binding met de alumni. De monitor heeft slechts in één op de tien gevallen de functie om gegevens van oud studenten te achterhalen. Belangrijker is de monitor om curricula op het werkveld af te stemmen. De monitor lijkt naar aanleiding van deze resultaten dus niet een belangrijk instrument te zijn om alumni te binden aan de onderwijsinstelling. Databasebeheer Het is mogelijk om vanuit het studentadministratiesysteem de gegevens van studenten die inmiddels zijn afgestudeerd, over te hevelen naar een (nieuwe) database voor alumni. Hiervoor is het wel van belang dat de gegevens van oud studenten niet uit het bestand verwijderd worden. 69,4% van de respondenten gaf aan dat de gegevens van oud studenten blijven staan in het studentadministratiesysteem. Vaak wordt er wel een aantekening gemaakt dat ze oud student zijn, maar worden ze niet verwijderd. Als de gegevens blijven opgeslagen, geeft 79,1% aan dat het studentadministratiesysteem ook daadwerkelijk gebruikt wordt om een alumnidatabase mee op te bouwen of aan te vullen (bijlage, tabel 8.5, p<.01). Tijdens de enquête werd ingegaan op het al dan niet aanwezig zijn van een centrale alumnidatabase. Een centrale database, die te raadplegen is door zowel centrale als decentrale alumniofficers en die actueel is, kan voorkómen dat er op verschillende plaatsen binnen een onderwijsinstelling gezocht wordt naar dezelfde alumnigegevens. Uit de enquête bleek dat er bij nog niet de helft (48,4%) van de onderwijsinstellingen een centrale database beschikbaar was (bijlage, tabel 8.6). Voornamelijk universiteiten gaven aan wel over een centrale database te beschikken (p<.01). Op MBO niveau was er in 76,9% (nog) geen sprake van een centrale database. Uit de interviews bleek al dat het een probleem was om de gegevens in de alumnidatabase (zowel centraal als decentraal) actueel te houden. Alumni krijgen vaak de mogelijkheid via het internet hun gegevens bij de onderwijsinstelling te veranderen (37,1%) (zie bijlage, tabel 8.8 & 8.9). Verder blijkt dat veel onderwijsinstellingen via TPG Post proberen aan de correcte gegevens te komen. Ongeveer een kwart van de respondenten zorgt ervoor dat alumni of hun ouders nagebeld worden om de correcte gegevens te achterhalen. Een andere manier om aan de gegevens van alumni te komen, is door te participeren in de monitor. Slechts 10,0% van de respondenten die participeert in de Copyright: FORMEDIA 9
monitor, gebruikt de gegevens die uit dat onderzoek komen voor het aanvullen van alumnigegevens. 4,8% van de respondenten geeft aan dat de onderwijsinstelling de alumnigegevens door een extern bedrijf laat valideren (bijlage, tabel 8.12). Het bleek dat ¾ van de respondenten niet op de hoogte was van de mogelijkheid om een database te laten valideren door een extern bedrijf (bijlage, tabel 8.10). Echter, nadat het begrip is uitgelegd in de enquête, heeft 53,2% interesse om het eigen bestand in de toekomst te laten valideren, naast de 4,8% die het op het moment al laat doen (bijlage, tabel 8.12). Respondenten geven aan geen bestandsvalidatie te willen laten uitvoeren, omdat ze de gegevens binnenhuis willen houden (55,8%). De helft van de respondenten vindt dat de huidige methoden voldoende zijn om de alumnidatabase up to date te houden. Iets meer dan een kwart van de respondenten lijkt validatie te duur, terwijl er in de enquête geen bedrag is genoemd. Activiteiten/ voorzieningen Aan de respondenten is gevraagd in hoeverre zij vonden dat er voldoende is geregeld voor alumni, zowel op centraal als op decentraal niveau. De antwoorden waaruit gekozen kon worden, varieerden van heel weinig (1) tot en met heel veel (5). Voor heel veel is in beide gevallen helemaal niet gekozen. Het blijkt dat de respondenten net iets positiever waren over de organisatie op decentraal niveau. Dit kreeg een gemiddeld cijfer van 2,0 (SD=.86), terwijl de organisatie op centraal niveau een 1,9 kreeg (SD=.95). In beide gevallen kreeg de organisatie gemiddeld een onvoldoende (er wordt weinig georganiseerd). Voor de centrale organisatie werd vaker (43,3%) aangegeven dat er te weinig werd georganiseerd, voor de decentrale organisatie kwam dit in 31,0% van de gevallen voor. Dit kan er mee te maken hebben dat het centrale niveau vooral een coördinerende functie heeft en het decentrale niveau een uitvoerende. Op het uitvoerende niveau zal dan meer geregeld zijn, waardoor de respondenten daar eerder tevreden over waren. Alumnifunctionarissen op WO niveau zijn voornamelijk gemiddeld tevreden met de organisatie; op HBO en MBO niveau zijn de alumniofficers minder tevreden en zeggen ze dat er te weinig wordt georganiseerd. Activiteiten Zoals te zien is in tabel 9.10 (bijlage) organiseert 48,7% van de respondenten eens per jaar of eens per vijf jaar een alumnidag. Negen respondenten gaven aan dat er (nog) niets voor alumni wordt georganiseerd (bijlage, tabel 9.11). Aan de respondenten die hebben geantwoord dat ze bijscholingscursussen organiseren voor hun alumni, wat 43,0% van de respondenten aangaf, is gevraagd in hoeverre ze dachten dat het alumnibeleid heeft bijgedragen aan de bijscholingscursussen. Iets meer dan de helft van de respondenten vindt dat het alumnibeleid weinig tot gemiddeld heeft bijgedragen aan het aanbieden van bijscholingscursussen (bijlage, tabel 9.12). Er is geen statistisch significant verband tussen het type onderwijs en de mening die respondenten hadden over de bijdrage van het alumnibeleid aan bijscholingscursussen (bijlage, tabel 9.13, p>.05 3 ). Voorzieningen De voorziening die het meest beschikbaar is gesteld door onderwijsinstellingen, is de alumniwebsite (52,4%) (bijlage, tabel 9.5). Een alumniwebsite is bij geen enkel MBO college beschikbaar gesteld voor alumni; bij universiteiten in 76,9% van de gevallen (p<.01, bijlage, tabel 9.7). Dit is opvallend, aangezien er voor het internetonderzoek voor elke universiteit min of meer een alumniwebsite is gevonden. Een verklaring kan zijn dat respondenten die 3 p>.05 geeft aan dat er meer dan 5% kans is dat de bijbehorende χ 2 waarde gevonden wordt als de variabelen onafhankelijk zijn (Korzilius, 2000, p.106). Bij het veelgebruikte significantieniveau α =.05 wordt het idee dat de variabelen onafhankelijk zijn niet verworpen en kan ervan uitgegaan worden dat er geen statistisch verband is tussen de variabelen. Copyright: FORMEDIA 10
verantwoordelijk zijn voor het alumnibeleid op decentraal niveau op hun eigen niveau geen alumniwebsite ontwikkeld hebben en daarom nee invullen. Naast een alumniwebsite wordt ook een alumnimagazine (40,3%) vaak geboden aan alumni. Uit tabel 9.6 (bijlage) blijkt dat er vaak geen voorzieningen worden getroffen, of dat het alumnibeleid nog in ontwikkeling is. Aan de respondenten die hebben geantwoord dat ze alumni een interactieve database bieden (21,8% van de respondenten gaf aan dit aan te bieden), is gevraagd welke functionaliteiten deze database heeft. 21 respondenten (75,0%) antwoordden dat alumni online gegevens konden muteren, en bij 64,3% konden alumni online contact opnemen met anderen en zich inschrijven voor activiteiten (bijlage, tabel 9.8). Uit tabel 9.9 (bijlage) blijkt dat universiteiten het vaakst een interactieve database beschikbaar stellen (30,8%), gevolgd door hogescholen (21,2%). Fundraising 18 respondenten (slechts 14,5%) gaven aan dat er fondsen worden geworven binnen de onderwijsinstelling. Fondsenwerving komt het meest voor binnen onderwijsinstellingen op universitair niveau en niet op binnen onderwijsinstellingen op MBO niveau (bijlage, tabel 11.2, p<.01). Er is geen relatie tussen het al dan niet momenteel fondsen werven en de mening over fondsenwerving (tabel 11.4, p>.05). Opvallend is dat er respondenten zijn die aangaven dat er geen fondsenwerving binnen de onderwijsinstelling is, maar desondanks de rol van fondsenwerving toch te groot vinden. Wel is er een verband tussen fondsenwerving op dit moment en de mening over fondsenwerving in de toekomst (bijlage, tabel 11.8, p<.05). Als er nu fondsen worden geworven, gaan de respondenten ervan uit dat dat in de toekomst ook zal zijn, op twee na (11,1%): die geven aan het niet te weten. Niemand gaf aan dat hij of zij denkt dat de rol van fondsenwerving terug zal lopen binnen de onderwijsinstelling. Een belangrijke reden waardoor wordt gedacht dat er in de toekomst wel fondsenwerving zal zijn, is het afnemen van de overheidssubsidies (61,4%) (bijlage, tabel 11.9). Respondenten gaan er dus van uit dat ze in de toekomst geld van andere instanties dan de overheid nodig zullen hebben. andere geldstromen Copyright: FORMEDIA 11
3 Conclusie In hoeverre is het alumnibeleid van universiteiten, hogescholen en MBO colleges in Nederland en Vlaanderen ontwikkeld? Naar aanleiding van de literatuur is een internetonderzoek gestart naar de punten waarop universiteiten het alumnibeleid ontwikkeld hebben. Na een eerste verkenning bleek al dat de websites van universiteiten het meest uitgebreid waren, ook omdat er op MBO niveau geen website voor alumni is gevonden en ze bij hogescholen ook vaak nog ontbraken, minimaal waren of moeilijk te vinden. Dit bevestigde de verwachting dat universiteiten verder waren met het alumnibeleid dan andere onderwijsinstellingen. Uit de websites van universiteiten kwam naar voren aan welke zaken universiteiten aandacht hadden geschonken als het ging om alumnibeleid. Deze zaken, in combinatie met de elementen, gaven aan wat op het moment waarschijnlijk het maximaal haalbare is dat georganiseerd kan worden voor alumni, ervan uitgaande dat universiteiten het alumnibeleid het verst ontwikkeld hadden. Deze aanname is aangehouden, omdat de ervaringen van FORMEDIA, de literatuur, en de verkenning van de websites deze kant op wezen. Ervaringen van het communicatiebureau lieten al blijken dat FORMEDIA dacht dat universiteiten het alumnibeleid verder ontwikkeld hebben dan hogescholen, en zij weer meer dan MBO colleges. Literatuur sprak de ervaringen van het bureau niet tegen, maar ging in dezelfde richting. Er werd aangevoerd dat alumni de meest hechte band opbouwen met de instelling waar ze het laatst gestudeerd hebben. Als studenten door gaan studeren, is dit vaker aan een onderwijsinstelling met een hoger dan met een lager niveau. Dit zijn dan vaak hogescholen en meer nog universiteiten. Het belang van het alumnibeleid werd daardoor als eerste bij deze onderwijsinstellingen duidelijk. Voor universiteiten is het daarom het minst moeilijk geweest en het meest rendabel om te starten met het alumnibeleid. Een gesprek met oud staatssecretaris Nijs (persoonlijke mededeling, 3 december 2004) bevestigde de ervaringen en literatuur. Zij gaf aan dat de Utrecht vooropliep met het alumnibeleid: deze universiteit doet er veel aan om van alumni de correcte adresgegevens te achterhalen, bouwt een goede band op met haar alumni en organiseert regelmatig activiteiten. Het internetonderzoek bevestigde haar opmerking hierover. De UvA gaf tijdens het gesprek aan dat universiteiten zich op het moment vooral afvragen hoe ze verder moeten op het gebied van fundraising. Hogescholen worstelen voornamelijk met de vraag hoe ze het alumnibeleid moeten aanpakken en veel MBO colleges vragen zich af waarom ze moeten beginnen met het alumnibeleid. Ook uit de interviews en de enquête is gebleken dat universiteiten voorop lopen met het ontwikkelen van het alumnibeleid. Zij hebben vaker op zowel centraal als decentraal niveau zaken geregeld voor alumni, zijn al langer geleden begonnen met het opstarten van het alumnibeleid en organiseren meer voor hun alumni. Activiteiten die vaak georganiseerd worden zijn alumnidagen, bijscholingscursussen en borrels. Voorzieningen die het meeste getroffen zijn, zijn een alumniwebsite en een alumnimagazine. en in zowel Nederland als Vlaanderen hebben fondsenwerving vaak op de agenda staan, al lijkt het erop dat fondsenwerving in Nederland en Vlaanderen niet net zo n grote rol gaat spelen als in de Verenigde Staten. Fondsenwerving bij hogescholen staat nog op een erg laag pitje en bij MBO colleges is hier nog geen begin mee gemaakt. Inmiddels is wel duidelijk geworden dat niet alleen universiteiten overtuigd zijn van het nut van alumnibeleid, ook al is gebleken dat het nut nog niet bij elke onderwijsinstelling is doorgedrongen. Eén van de belangrijkste zaken die onderwijsinstellingen bij alumnibeleid zien, is het verbinden van alumni aan de onderwijsinstelling als ambassadeur. Op deze manier kunnen alumni ervoor zorgen dat de onderwijsinstellingen bekend wordt bij de buitenwereld en eventuele nieuwe studenten en zij kunnen ook bijdragen aan een goed Copyright: FORMEDIA 12
imago van de onderwijsinstelling. Op MBO niveau blijken alumni belangrijk te zijn voor het koppelen van bedrijven aan de opleidingen, om zo aan voldoende stageplaatsen te komen. Naar aanleiding van de definitie van onderwijscommunicatie van Hoffer (2004) is de verwachting dat er voor alumnibeleid, net als voor alle communicatie binnen het onderwijs, een beperkt budget en beperkte tijd begroot zijn. Bij de interviews was het hoogste budget voor alumnibeleid 200.000,, maar vaak was er nog geen geld opzij gelegd voor alumnibeleid. Uit de enquête bleek dat het budget inderdaad vaak niet hoger ging dan 10.000, en dat er niet meer dan 1 fte worden besteed aan alumnibeleid. Hierbij zijn ook uitzonderingen te noemen: op universitair niveau, en soms ook bij hogescholen, worden er soms veel fte en geld besteed aan alumnibeleid. Dit kan oplopen tot meer dan 100.000, per jaar en 3 fte. Hierbij moet wel opgemerkt worden dat het niet bekend is wat het percentage is dat onderwijsinstellingen besteden aan alumnibeleid. Daardoor is niet met zekerheid te zeggen dat het budget voor alumnibeleid, net als voor andere vormen van onderwijscommunicatie, beperkt is. Meer informatie: Formedia Postbus 5038 6202 WD Maastricht T +31 (0)43 3 62 62 88 www.formedia.nl www.alumnibeleid.nl Copyright: FORMEDIA 13