Lerend netwerk Financiering Lokale Klimaatplannen Voorstel Plan van Aanpak Datum: 16/02/2015 Trekkers werkthema Leen Van Der Meeren, Alex Verhoeven (VVSG) en Annick Gommers (Technum) Bestandsnaam (auto): Status: Ontwerp Goedgekeurd P007113-50-026-04 Plan van aanpak werkthema Verhogen Rendement - wijziging scope WERKTHEMA: HOE KUNNEN WE HET RENDEMENT VAN BEPAALDE MAATREGELEN VERHOGEN? Het werkthema is gewijzigd naar aanleiding van de eerste bijeenkomst van de werkgroep verhogen rendement. De twee sporen blijven, maar de invulling van het twee spoor is gewijzigd. Er was weinig interesse om een concreet initiatief op te zetten (of bij een bestaand initiatief aan te sluiten), maar men wilde wel verkennen welke inovatieve manier er zijn om het rendement van bepaalde maatregelen te verhogen. Hieronder volgt het plan van aanpak voor deze gewijzigde focus. 1. Focus werkthema 1.1. Context Hoe hoger het rendement van de maatregelen opgenomen in de lokale klimaatplannen, hoe gemakkelijker het zal zijn om de maatregelen gefinancierd te krijgen. Nagaan hoe het rendement van bepaalde maatregelen / maatregelenclusters verhoogd kan worden, is dus nuttig in het kader van de financiering van de maatregelen. Ook als de financiering georganiseerd wordt op planniveau (i.p.v. de project per projectaanpak die we nu vaak zien) is het nuttig om het rendement van de verschillende maatregelen / maatregelenclusters in de lokale klimaatplannen te optimaliseren. Meer maatregelen met hoger rendement vergemakkelijkt het opzetten van een bovenlokaal financieringsvehikel, en maakt kruissubsidiëring naar maatregelen die onrendabel zijn (maar een sterke hefboomfunctie hebben en/of essentieel zijn voor de realisatie van de plandoelstellingen) mogelijk. Er worden geregeld initiatieven genomen met als doel kosten van bepaalde aankopen te verlagen. De kennis en ervaring is er wel, maar die zit heel verspreid. Het opmaken van een document om die kennis bijeen te brengen is dus zeker nuttig, in het kader van Lokale Klimaatplannen (en de financiering ervan), maar ook daarbuiten. 1.2. Afbakening Rendement verhogen kan op twee wijzen: verhogen van de opbrengsten en verlagen van de kosten. We beperken dit werkthema tot verlagen van de kosten, via koopkrachtbundeling.
Afbakening: - Manieren om kosten te verlagen: groepsaankopen, prijsreductie voor leden, raamcontracten, gedeeld gebruik, (niet limitatief, integendeel we zoeken naar innovatieve werkwijzen) - Maatregelenclusters waarop we dit willen toepassen: niet limitatief voor het capteren van ervaringen ; - Doelgroep: zowel lokale overheden zelf als burgers als bedrijven als, 2. Mijlpalen Hieronder volgt een voorstel voor te behalen mijlpalen. We voorzien 2 sporen: - Spoor 1: het bijeenbrengen van nuttige informatie rond het ondernemen van initiatieven met als doel kosten van maatregelen uit het lokale klimaatplan te verlagen. Deze nieuwe informatie wordt opgenomen in het draaiboek, waar er verwezen wordt naar verlaging van de kosten. - Spoor 2: het identificeren van innovatieve werkwijzen om de kosten van klimaatmaatregelen te verlagen. In onderstaande figuur staat weergegeven welke tussentijdse mijlpalen we voor ogen houden voor elk van de 2 sporen en wat het eindresultaat zou moeten zijn. De mijlpalen zijn verbonden aan een bijeenkomst. Ter voorbereiding van de volgende bijeenkomst, wordt digitaal verder informatie uitgewisseld of wordt verder gewerkt door de aangeduide personen.
3. Werkwijze Ten geleide Rolverdeling Rekening houdend met de aard van de taakstelling en de vaste wil om iedereen in gelegenheid te stellen optimaal tot de werkgroep bij te dragen in functie van zijn expertise en beschikbaarheid, willen we de deelnemers aan de thematische werkgroep onderverdelen in twee groepen: Een kerngroep van minimum 5 personen incl. de trekker bijgestaan door de een werkgroepbegeleider (uit het projectteam van de opdrachtnemer). De kerngroep betreft een beperkte groep mensen die bereid zijn om een bepaalde tijd aan bepaalde taken ter uitvoering van het lerend netwerk te werken. Zij gaan het engagement aan om de afgesproken taken (gegeven een bepaalde inspanning) samen met de rest van de kerngroep uit te voeren. De samenstelling van de kerngroep kan wijzigen naargelang de taken die moeten uitgewerkt worden.
Een gebruikersgroep die uit de overige leden van de leden die dit werkthema bestaat. Het engagement van de deelnemers aan de gebruikersgroep is beperkter en bestaat er in dat zij naar best vermogen de door de kerngroep voorbereide stukken/resultaten screenen, evalueren/uit testen en waar mogelijk suggesties voor verbetering formuleren. De gehele werkgroep (i.e. kerngroep + gebruikersgroep) onder leiding van de trekkers volgt de uitvoering van de geplande activiteiten op, stuurt bij waar nodig en valideert de resultaten. Indien de werkgroep over bepaalde punten geen consensus kan vinden, beslist de trekker. In het stappen plan hierna wordt bij elke stap hierna de taakverdeling en hiermee verbonden inschatting van de benodigde inspanning in persoonsdagen weergegeven voor de kerngroep en de gebruikersgroep. 3.1. Stap 1: Inventarisatie Spoor 1: Doel van stap 1 is om een overzicht te verkrijgen van bestaande initiatieven die als doel hebben kostenverlaging te bewerkstelligen. Er bestaat reeds heel veel informatie en er is veel informatie, maar die is versnipperd beschikbaar. Om nuttige informatie voor de lokale overheden te bieden, moeten deze ervaringen gecapteerd kunnen worden. Een eerste stap hierin is het inventariseren van de genomen initiatieven. Een longlist van initiatieven zal worden opgemaakt, waarna een selectie zal gemaakt worden van de meest nuttige initiatieven om in stap 2 nader te onderzoeken. De longlist zal worden samengesteld via verschillende initiatieven (i.e. ter voorbereiding van de eerste vergadering): - Aanzet door VVSG (op basis van inventaris groepsaankopen tot einde 2013 of die ev. reeds geactualiseerd is of zal worden). - Vraag via LinkedIn Group: wie kent nog andere initiatieven? - Gerichte vraag naar geïnteresseerden in thema groepsaankoop van op de VVSGtrefdag; - Gerichte 1-op-1 vraag naar instanties die reeds initiatieven hebben ondernomen (op aangeven van vb. VVSG). - Vraag in aanbesteed, nieuwsbrief van VVSG rond overheidsopdrachten. Welke initiatieven willen we op deze longlist zien verschijnen? Dit kan zeer breed gaan, moet niet altijd te maken hebben met klimaatgerelateerde zaken, graag ook verschillende werkwijzen (vb. groepsaankoop, raamcontract, ledenkorting, gedeeld gebruik, ). Van deze informatie wensen we volgende informatie te bekomen (in het voortraject): - Wie was trekker - Welke methode werd gevolgd (aanvinkmogelijkheden: groepsaankoop, raamcontract, ledenkorting, gedeeld gebruik, ) - Wie was de doelgroep: lokale overheden, burgers, bedrijven, enzovoort
Tijdens de werkgroepvergadering zijn we niet tot een selectie van initiatieven gekomen. Er werd vb. wel reeds gezegd dat men verschillende wijzen van organiseren van initiatieven rond dakisolatie (of meer in het algemeen: isolatie van woningen) met elkaar wil vergelijken in het kader van eigen acties. Vanuit de trekkers wordt volgende werkwijze voorgesteld: 1. Er worden initiatieven gezocht rond 2 thema s (isolatie enerzijds, aankoop milieuvriendelijke voertuigen anderzijds); 2. Rond deze thema s worden initiatieven gezocht door de deelnemers aan de werkgroep en geanalyseerd volgens een vooraf afgesproken kader dat door de trekkers zal worden opgemaakt. 3. Vanuit deze analyse willen we leerervaringen delen. Tijdens de vergadering willen we ook 2 sprekers aan bod laten komen: één m.b.t. een groepsaankoop naar burgers (vb. I-Chooser, die de groepsaankopen voor provincie Antwerpen heeft gerealiseerd) en één naar lokale overheden (vb. IOK). Nuttige initiatieven die reeds werden geïnventariseerd: - VVSG aankoopdienst (= ledenkorting voor lokale overheden): momenteel voornamelijk rond bureaumaterialen. - Raamcontract Deinze voor schoonmaakmiddelen: ipv pure groepsaankoop waarbij alle goederen op 1 moment moeten worden aangekocht, bestaat het raamcontract eruit dat over een periode van vb. 4 jaar bepaalde schoonmaakmiddelen bij een vaste leverancier worden aangekocht en waarbij ook onderhandeld wordt over de andere producten in de catalogus. Dit kan ev. ook voor werken en diensten (vb. renovatie, energiezuinige technieken, )? - Voorbeelden van gedeeld gebruik door lokale overheden. Zit hierin potentieel voor acties en investeringen in het kader van de lokale klimaatplannen? Ook dit is nl. kostenverlagend voor de investeerders. - BBL-project rond groepsaankopen: ervaringen worden momenteel gebundeld en binnenkort gepubliceerd. Kan nuttige info bevatten voor het draaiboek. - Werkwijze spoor 2 Spoor 2 start pas op na eerste werkvergadering. Wat we willen doen is op dat moment een brainstorm op starten (digitaal) om zo veel mogelijk ideeën te verkrijgen over mogelijke werkwijzen om de kosten van klimaatmaatregelen te verlagen. Kerngroep Gebruikersgroep Werkt canvas uit voor identificatie en eerste analyse initiatieven, voert gerichte bevragingen uit naar initiatieven, lanceert oproep naar opportuniteiten voor concreet initiatief. Geeft input naar aanleiding van de bevraging naar gekende initiatieven of opportuniteiten, is Persoonsdagen Trekkers voeren deze taak uit 1 persoonsdag per deelnemer
aanwezig op de eerste vergadering. Resultaat Het resultaat na de eerste overlegvergadering is: - Spoor 1: Een overzicht van een beperkt aantal initiatieven (aantal?) die in stap 2 geanalyseerd zullen worden volgens een vaststaand stramien (i.e. initiatieven met groot leerpotentieel, hoeft niet gelinkt te zijn aan klimaatmaatregelen). - Spoor 2: nog niets wijziging in scope van dit spoor tijdens 1 e werkgroepvergadering. 3.2. Stap 2: Analyse Spoor 1 Doel van stap 2 is om de leerervaringen samen te leggen en te delen met de deelnemers uit de werkgroep. Dit wil zeggen dat voorbereidend aan de overlegvergadering de initiatieven moeten worden geanalyseerd. Tijdens de eerste overlegvergadering bij het selecteren van de initiatieven, wordt ook aangeduid wie vanuit de werkgroep een initiatief wil analyseren. Volgende stappen worden genomen: - Door de trekkers (Technum / VVSG) wordt een template aangereikt op basis waarvan de persoon die een bepaald initiatief wil analyseren te werk kan gaan (leidraad voor gesprek + verslaggeving hierrond). - Een gesprek wordt gevoerd met de initiatiefnemer (leden kerngroep). De leidraad dient als handleiding voor het gesprek en moet ervoor zorgen dat alle relevante punten aan bod komen in het gesprek. Van dit gesprek wordt een verslag opgemaakt. - De trekkers leggen de verslagen reeds samen voor de tweede overlegvergadering met de werkgroep. Tijdens de overlegvergadering stellen een aantal mensen de initiatieven voor. Op basis hiervan wordt er tijdens de vergadering opgelijst wat de do s en dont s zijn voor de initiatieven, welke relevante werkwijzen opgenomen moeten worden in het draaiboek, enzovoort. Spoor 2 Ter voorbereiding van de tweede werkgroepvergadering (31 maart) worden volgende stappen ondernomen: - Organisatie van een brainstorm om op zoek te gaan naar innovatieve voorstellen (via LinkedIN & mail). - De voorstellen worden bijeengebracht door de trekkers, visueel geclusterd zodat hierop verder gewerkt kan worden. - Een tweede brainstorm ronde wordt gehouden. Tijdens de tweede werkgroepvergadering bekijken we de voorstellen en selecteren er enkele die door de deelnemers als veelbelovend worden geacht zodat we die in een volgende fase conceptueel verder kunnen uitwerken.
Kerngroep Werkt template uit voor het gestructureerd analyseren van de interessante initiatieven, voert gesprekken met de initiatiefnemers van deze initiatieven, maken verslagen op van deze initiatieven. Persoonsdagen 15 persoonsdagen in totaal (i.e. gemiddeld 3 per kerngroeplid) Gebruikersgroep Becommentarieert samenvattende nota analyse verslagen + geeft input voor de brainstorm rond innovatie ideeën, is aanwezig op de tweede bijeenkomst van de werkgroep. 1,5 persoonsdag per deelnemer 3.3. Stap 3: Consolidatie Spoor 1 Een voorstel voor tekst voor opname in het draaiboek wordt opgemaakt en voorgelegd aan de deelnemers aan de werkgroep. Zij sturen hun reacties hierop reeds door vooraleer de overlegvergadering plaatsvindt. Op de overlegvergadering wordt de draft tekst incl. de reacties besproken en worden afspraken gemaakt rond afwerking van de tekst (en verspreiding ervan). Spoor 2 Een voorstel voor implementatie van de innovatieve ideeën wordt opgemaakt. Kerngroep Gebruikersgroep Werkt tekst uit die in het draaiboek kan worden opgenomen (spoor 1), werkt voorstel uit voor implementatie van de geselecteerde innovatieve ideeën. Becommentarieert samenvattende nota en voorstel implementatie van geselecteerde innovatieve ideeën, is aanwezig op de derde bijeenkomst van de werkgroep. Persoonsdagen 15 persoonsdagen in totaal (i.e. gemiddeld 3 per kerngroeplid) 1 persoonsdag per deelnemer 3.4. Stap 4: Eindresultaat De bekomen producten worden geconsolideerd. Kerngroep Past tekst voor draaiboek & voorstel voor implementatie innovatieve ideeën aan op basis van de opmerkingen. Persoonsdagen 2,5 persoonsdagen in totaal (i.e. gemiddeld 0,5 per kerngroeplid)
Gebruikersgroep Valideert eindresultaat. 0,25 persoonsdag per deelnemer 4. Timing Doel is dit werkthema uit te werken op een 6 à 9-tal maanden. We voorzien, zoals hierboven duidelijk is geworden, 3 bijeenkomsten van de werkgroep binnen het Lerend Netwerk. De mijlpalen zijn verbonden aan deze bijeenkomsten. De bijeenkomsten vinden vermoedelijk plaats tussen januari en juni. In september vindt een afsluitende vergadering van het Lerend Netwerk plaats een vergadering die een doorstart kan zijn naar het volgende jaar. Op dat moment moet het eindresultaat voorhanden zijn. 5. Deelnemers Hieronder lijsten we de deelnemers op zoals ze in onze contactenlijst staan aangegeven. Naast deze contacten, zijn er ook een aantal geïnteresseerden die de groep volgen vanop LinkedIN. Naam organisatie e-mail Trekkers Alex Verhoeven VVSG alex.verhoeven@vvsg.be Leen Van der meeren VVSG leen.vandermeeren@vvsg.be Annick Gommers Technum annick.gommers@technum-tractebel.be Geïnteresseerde deelnemers Benita Van Hurck Gemeente Lubbeek benita.vanhurck@lubbeek.be Jessika Doms Gemeente Sint-Katelijne-Waver jessika.doms@skw.be Bart Fillé Gemeente Wezembeek-Oppem leefmilieu@wezembeek-oppem.be Stefan Kempeneers Interleuven Stefan.kempeneers@interleuven.be Saskia Van Der STricht Provincie Oost-Vlaanderen Saskia.van.der.stricht@oost-vlaanderen.be Veronique Soulliaert Stad Brugge Veronique.soulliaert@brugge.be Bert Vanhuyse Stad Roeselare BVanhuyse@roeselare.be Frauke Van Goethem Interwaas frauke.vangoethem@interwaas.be Liselotte Vandoorne Londerzeel milieu@londerzeel.be Sofie Verhoeven stad Gent sofie.verhoeven@gent.be Tom Hofman Sociaal Huis Mechelen tom.hofman@sociaalhuismechelen.be Jan Breijne LNE jan.breijne@lne.vlaanderen.be Sandra Broothaers CAPLO (LNE) sandra.broothaers@lne.vlaanderen.be Kris Bachus HIVA kris.bachus@kuleuven.be Joost Sommen IGEAN milieu@igean.be Olivier De Ryckere provincie Vlaams-Brabant olivier.deryckere@vlaamsbrabant.be Nathalie Garré WVI ngarre@wvi.be Olivier David vzw BEA olivier.david@aalst.be Saskia Verriest Midwestoverleg WVI s.verriest@wvi.be Kim Wyns Gemeente Dilbeek kim.wyns@dilbeek.be Kris Mees Provincie Antwerpen kris.mees@provincieantwerpen.be Luk Lafosse BBL luk.lafosse@bblv.be Ruud Frijstein I-Choosr ruud@ichoosr.com Ann Blockhuys IOK ann.blockhuys@iok.be Koen De Reu Haviland koen.dereu@haviland.be Madyvan Asmalsky OCMW's Waasland madyvan.asmalsky@ocmwtemse.be Patrick Lizin Test-Aankoop plizin@test-aankoop.be Ann Brouns VEB an.brouns@vlaamsenergiebedrijf.eu