QUICK GUIDE A Factuurstatus Service NL 1 Invoice Status Service EN 11 Rapport Ingediende Facturen NL 21 Report Invoices Submitted EN 29 Version 2.2 (June 2014) Per May 2014 OB10 has changed its name to Tungsten Network http://www.tungsten-network.com
QUICK GUIDE A Factuurstatus Service NL 1 p 1
Factuurstatus Service NL Ga naar https://portal.ob10.com/login.aspx en login met uw inlog gegevens p 2
Factuurstatus Service NL Kies Facturen -> Factuurstatus om naar de factuurstatus service te gaan p 3
Factuurstatus Service NL Maak een selectie op basis van tijdsperiode Zoek specifiek een factuur Maak een selectie op basis van verwerkingstatus of factuurstatus U kunt ook informatie over de Factuurstatus Service vinden onder de Help en support functie in uw Tungsten Network Portal. p 4
Factuurstatus Service NL Factuurnummer van de leverancier Maak filter of sortering ongedaan KPN entiteit aan wie de factuur gericht is Het totale factuurbedrag: Negatief - Credit nota Positief - Debit nota Datum waarop de factuurstatus voor het eerst is aangeboden door KPN aan Tungsten Network. Datum waarop de factuurstatus voor het laatst is bijgewerkt (meer toelichting op pagina 8) Tungsten Network status van de factuur: - Ontvangen - Goedgekeurd - Betaald - Uitzondering - Geweigerd - In de wacht (Deze status wordt niet gebruikt in de factuurservice door KPN) Selecteer alle facturen in het huidige overzicht Of Selecteer een enkele factuur in het huidige overzicht Bekijk de factuur details door op het factuur icoontje te klikken Het is mogelijk om facturen te markeren als niet bijhouden als u niet langer wilt dat ze in deze lijst worden getoond of als u de berichtgevingen over de facturen wilt stoppen. Paginawijzer Toon aantal facturen op de huidige pagina (10-20-50) Selecteer de gewenste facturen en klik op de button Niet bijhouden. Indien een factuur is gemarkeerd als Niet bijhouden dan kunt u de details van deze factuur altijd terugvinden via het rapport Ingediende facturen of via de zoekoptie Factuur zoeken. p 5
Factuurstatus Service NL Factuurnummer van de leverancier Naam, adres en plaats van wie de factuur afkomstig is (leverancier) Datum waarop de factuurstatus voor het eerst is aangeboden door KPN aan Tungsten Network. De factuurdatum KPN entiteit (koper) aan wie de factuur gericht is Transactienummer. Aan elke factuur die word geladen in de Tungsten Network database, voegt Tungsten Network een uniek transactienummer toe. Purchase Order nummer van KPN Het totale factuurbedrag in de betreffende valuta en inclusief BTW p 6
Factuurstatus Service NL Factuurstatus omschrijving door Tungsten Network Tungsten Network status van de factuur: - Ontvangen - Goedgekeurd - Betaald - Uitzondering - Geweigerd - In de wacht (Deze status wordt niet gebruikt in de factuurservice door KPN) Datum waarop de factuurstatus voor het laatst is bijgewerkt (meer toelichting op pagina 8) Het is mogelijk om deze factuur te markeren als niet bijhouden als u niet langer wilt dat deze in de factuur lijst wordt getoond of als u de berichtgevingen over deze factuur wilt stoppen. Een aanvullende toelichting door KPN op de factuurstatus Vervaldatum. De betaling van de factuur zal worden aangeboden aan de bank op per deze datum. Als KPN de service vervroegde betalingen heeft afgesproken voor haar leveranciers, dan zal het betaalde bedrag worden getoond. Note: Deze service wordt niet gebruikt door KPN. Klik op Terug om terug te gaan naar het facturen overzicht p 7
Factuurstatus Service NL Datum van de factuurstatus De Factuurstatus Service toont altijd de datum waarop de status van uw factuur aan KPN voor het laatst is bijgewerkt. De datum die wordt getoond betreft echter de datum waarop de factuurstatus in het KPN systeem een wijziging heeft gekregen. Dit hoeft niet betekenen dat daardoor ook de factuurstatus (Ontvangen, Goedgekeurd, Betaald, Uitzondering of Geweigerd) de Factuurstatus Service is gewijzigd. Het KPN systeem hanteert in haar interne verwerkingsproces velen factuur statussen. Dit zijn er veel meer dan dat er wordt gehanteerd door Tungsten Network in de Factuurstatus Service. De Factuurstatus Service maakt op de achtergrond een vertaling van de interne factuurstatus van KPN naar een factuurstatus gehanteerd in de Factuurstatus Service. Een wijziging van een interne factuurstatus in het systeem van KPN kan bijvoorbeeld nog steeds een status Goedgekeurd betekenen in de Factuurstatus Service. p 8
Factuurstatus Service NL U kunt ook informatie over de Factuurstatus Service vinden onder de Help en support functie in uw Tungsten Network Portal. p 9
Factuurstatus Service NL Onder het helponderwerp Facturen vindt u enige informatie over de Factuurstatus Service. Note: OB10 heeft haar naam veranderd in Tungsten Network p 10
QUICK GUIDE A Invoice Status Service EN 11 p 11
Invoice Status Service EN Go to https://portal.ob10.com/login.aspx and login with your login credentials p 12
Invoice Status Service EN Select Invoicing -> Invoice status to go to the Invoice Status Service p 13
Invoice Status Service EN Make a selection based on different period of time Search for a specfic invoice Make a selection based on different workflow or invoice status p 14
Invoice Status Service EN Invoice number of the supplier Undo filtering or sorting KPN entity (buyer) to whom the invoice is addressed The total invoice amount: Negative - Credit note Positive - Debit note Date on which the invoice status is sent for the first time from KPN to Tungsten Network. Date on which the invoice status was last updated (more info on page 18) Tungsten Network Invoice status: - Approved - Received - Rejected - Exception - Paid - On Hold (Note that KPN will not utilise this status) Select all invoices or a single invoice in the current list. Go to the invoice details by clicking on the invoice icon. You may mark invoices as untracked if you no longer want them to appear in this list or if you wish to suppress notifications of them. Select the invoice(s) and then click on the Untrack button. Go to next or previous list (page) Show number of invoices in list (10-20-50) When you mark an invoice as Untrack the invoice will no longer be in the invoice list. To see the details of that invoice you can run a submitted invoices report or search via Find invoice p 15
Invoice Status Service EN Invoice number of supplier Name, address and place of whom the invoice is from (supplier) The invoice date Date on which the invoice status is sent for the first time from KPN to Tungsten Network. KPN entity (buyer) to whom the invoice is addressed Transaction number. To each invoice that is uploaded into the Tungsten Network database, Tungsten Network add a unique transaction number. The Purchase Order number of KPN The total amount of the invoice in the relevant currency. The amount includes VAT. p 16
Invoice Status Service EN Tungsten Network Invoice status: - Approved - Received - Rejected - Exception - Paid - On Hold (Note that KPN will not utilise this status) Due date of the invoice.. After approval by KPN payment will be transfered to the bank on this due-date. Date on which the status is last updated (more info on page 18) Invoice status description by Tungsten Network You may mark this invoice as untracked if you no longer want it to appear in the invoice list or if you wish to suppress notification of it. Additional status description by KPN If KPN allows early payments for their suppliers then the payment amount (depending on the payment date) will be displayed. Note: This service is not utilized by KPN. Click on the Back button to go back to the invoice list. p 17
Invoice Status Service EN The invoice status date The Invoice Status Service displays the date on which the status of your invoice to KPN is last updated. This self-service always displays the most updated invoice status. The status date displayed in the Invoice Status Service concerns the update of the invoice status in the KPN system. An invoice status update in the KPN system does not necessarily lead to a change in the invoice status (Received, Approved, Paid, Exception or Rejected) displayed in this self-service capability. For the internal processing of supplier invoices the KPN system uses more statuses to document the processing and payment status than is used in the Invoice Status Service. The Invoice Status Service translate the invoice statuses from the KPN system to one of the standard invoice statuses in the Invoice Status Service. KPN will utilise additional optional status fields to provide you with the details of the invoice processing status.. p 18
Invoice Status Service EN You can find more information about the Invoice Status Service at the Help en support functionality in the Tungsten Network Portal. p 19
Invoice Status Service EN Under the Help topic Invoicing more information about the Invoice Status Service can be found. Note: OB10 has changed its name to Tungsten Network. p 20
QUICK GUIDE A Rapport Ingediende Facturen NL 21 p 21
Rapport Ingediende Facturen NL Kies Rapporteren -> Ingediende facturen om een rapport van facturen verzonden aan KPN aan te maken, te bekijken of op te slaan. p 22
Rapport Ingediende Facturen NL Kies de gewenste datumcategorie voor de facturen waarvoor u een rapport wilt aanmaken. Opgeslagen rapporten met een bepaalde selectie criteria Selecteer de gewenste KPN entiteit(en) voor de facturen waarvoor u een rapport wilt aanmaken. Selecteer de gewenste factuurstatus(sen) voor de facturen waarvoor u een rapport wilt aanmaken. Klik op Meer velden voor meer selectie criteria. Klik op Aanmaken om het rapport aan te maken. Klik op Herstellen om uw gekozen selectie criteria ongedaan te maken. Klik op Opslaan als om uw gekozen selectie criteria te bewaren voor een volgende keer Klik op Exporten om u rapport op te slaan in Excel of CSV formaat. p 23
Rapport Ingediende Facturen NL Selecteer de gewenste valuta Klik op Minder velden voor minder selectie criteria. Selecteer de factuurtype: Factuur - Debit Nota Credit Nota - Credit Nota Vul specifiek een factuurnummer in Vul het totale factuurbedrag in Vul specifiek het Purchase Order nummer van KPN in Selecteer welke velden u in het rapport wilt terugzien (Factuurnummer, Factuurbedrag,.). Niet alle velden zullen standaard zijn ingevuld, omdat deze informatie niet door KPN wordt aangeleverd voor de Factuurstatus Service. p 24
Rapport Ingediende Facturen NL U kunt hier een vraag stellen aan Tungsten Network. Wij raden u aan om vragen over een factuurstatus te stellen aan KPN. Het rapport kunt u sorteren door op een kolom hoofd (Factuurdatum, Factuurnummer, Factuurstatus, ) te klikken. In het voorbeeld is het rapport gesorteerd op Factuurdatum. Schuifbalk onder-boven Schuifbalk rechts-links Paginawijzer Toon aantal facturen op 1 pagina in het rapport (10-20-50) Klik op de factuurstatus voor een toelichting op de huidige status. p 25
Rapport Ingediende Facturen NL Facturen die zijn aangeboden via Tungsten Network kunnen via de Factuur downloaden button worden gedownload. p 26
Rapport Ingediende Facturen NL U kunt ook informatie over Rapporteren vinden onder de Help en support functie in uw Tungsten Network Portal. p 27
Rapport Ingediende Facturen NL Onder het helponderwerp Facturen vindt u enige informatie over de Factuurstatus Service. Note: OB10 heeft haar naam veranderd in Tungsten Network p 28
QUICK GUIDE A Report Invoices Submitted EN 29 p 29
Report Invoices Submitted EN Select Reporting -> Invoices submitted to run, view and save reports on the invoices you have submitted to KPN p 30
Report Invoices Submitted EN Select the date category for the invoices for which you want to run a report. Saved reports with their own selection criteria Select the KPN entities for the invoices for which you want to run a report. Select the invoice statuses for the invoices for which you want to run a report. Click on More fields for more selection criteria. Click on the "Export" button to save your report in Excel or CSV format. Click on the "Run" button to create your report. Click on the "Reset" button to undo your selection criteria. Click on the "Save as" button to save your selection criteria for a next run. p 31
Report Invoices Submitted EN Select one or more currencies Click on Less fields for less selection criteria. Select the invoice type: Invoice - Debit Note Credit Note - Credit Note Fill in a specific invoice number Fill in the total amount of the invoice Fill in a Purchase Order number form KPN Select the fields you want to be in the report (Invoice number, Invoice amount,...). Not all fields will have values, because not all fields are used by KPN for the Invoice Status Service. p 32
Report Invoices Submitted EN Raise a support request to Tungsten Network. And indicate what your request relates to. You can sort the report by clicking on a column header (i.e. Invoice number or Invoice status). In the example the report is sorted by Invoice date. Slider updown Slider rightleft Go to next or previous list (page) Show number of invoices in list (10-20-50) Click on the invoice status to see a explaination of the current invoice status p 33
Report Invoices Submitted EN Invoices that are submitted via Tungsten Network can be downloaded via the Download invoice button. p 34
Report Invoices Submitted EN You can find more information about Reporting at the Help en support functionality in the Tungsten Network Portal. p 35
Report Invoices Submitted EN Under the Help topic Reporting more information about the Invoice Status Service can be found. Note: OB10 has changed its name to Tungsten Network. p 36