CDC/Divisie Facilitair en Logistiek ASSORTIMENTSMANAGEMENT Datum: 30 september 2013 Versie: 008 Algemeen Goederen Bedrijf PROGRAMMA VAN EISEN PVE-nummer 002-010 Hiermede vervalt n.v.t. Bereide maaltijden, lunchextraatjes, maaltijdcomponenten en diepgevroren afbakbrood (subassortiment 002-010) Opgesteld door : CDC/DF&L/VAM/Assortimentsmanagement Naam - : W.K Huizenga Assortimentsmanager Vastgesteld door: Naam en functie : Ing. P. Visser Sr. Assortimentsmanager Dagtekening : Handtekening: Dit Programma Van Eisen omvat, exclusief de bijlagen, 9 bladzijden
BLAD 2 VAN 15 BLADEN INHOUDSOPGAVE HOOFDSTUK 1 DEFINITIES AFKORTINGEN... 4 1.1 Afkortingen... 4 HOOFDSTUK 2 INLEIDING... 4 2.1 Algemeen... 4 2.2 Doel... 4 HOOFDSTUK 3 BIJBEHORENDE DOCUMENTEN... 4 3.1 Algemene en bijzondere documenten die deel zijn van dit PVE... 4 3.2 Tegenstrijdigheid... 4 3.3 Geldigheid documenten... 4 3.4 Verkrijgbaarheid van de algemene en bijzondere documenten... 5 3.5 Algemene Documenten... 5 HOOFDSTUK 4 TECHNISCHE EN FUNCTIONELE BESCHRIJVING... 5 4.1 Wet- en regelgeving... 5 4.2 Assortiment... 5 4.3 Aanvulling op de THT... 5 HOOFDSTUK 5 KWALITEIT... 6 5.1 Eisen kwaliteit... 6 5.2 Certificaten... 6 HOOFDSTUK 6 HYGIËNE NORM... 6 HOOFDSTUK 7 Duurzaam inkopen... 6 HOOFDSTUK 8 LOGISTIEKE EISEN... 7 8.1 DigiInkoop... 7 8.2 Levertijden... 8 8.3 Aflevering... 8 Bijlage A, Technische Specificatie 104659/1... 9 Bijlage B, Technische Specificatie 104656/1... 10 Bijlage C, Technische Specificaties 104658/1... 11 2
BLAD 3 VAN 15 BLADEN Bijlage D, Afname assortiment maaltijd, lunchextraatjes en maaltijdcomponenten 2012... 12 Bijlage E, Afname assortiment afbakbrood 2012... 13 Bijlage F, Hygiëne norm Levensmiddelenbedrijven... 14 3
BLAD 4 VAN 15 BLADEN HOOFDSTUK 1 DEFINITIES AFKORTINGEN 1.1 Afkortingen AQL : Acceptable Quality Level CDC : Commando Diensten Centra CPET : Crystalline Polyethyleen Terephalate DF&L : Divisie Facilitair en Logistiek EG : Europese Gemeenschap FD : Fysiek Distributiecentrum GN : Gastronorm ISO : Internationale Organisatie voor Standaardisatie NEN : Nederlands Normalisatie-instituut NEN-EN: Nederlands Normalisatie-instituut Europese Norm PVE : Programma van eisen THT : Tenminste Houdbaar Tot TS : Technische Specificatie VAM : Vraag en Aanbod Management VWA : Voedsel en Waren Autoriteit NBC : Nederlandse Bakkerij Centrum HOOFDSTUK 2 INLEIDING 2.1 Algemeen Dit document is het Programma Van Eisen (PVE) waarin de technische en functionele eisen worden beschreven die Defensie stelt aan maaltijdcomponenten, maaltijden, lunchextraatjes en diepgevroren afbakbrood t.b.v. de voedselbereiding te velde. 2.2 Doel Het PVE heeft uiteindelijk tot doel het afsluiten van één raamovereenkomst welke voorziet in het afroepen, afleveren en betalen van maaltijden, lunchextraatjes en maaltijdcomponenten en één raamovereenkomst welke voorziet in het afroepen, afleveren en betalen van diep gevroren afbakbrood. De opdrachtgever (Fysiek Distributiecentrum Bathmen en Den Helder) draagt bij de raamovereenkomst(en) zorg voor de opslag en distributiefunctie. HOOFDSTUK 3 BIJBEHORENDE DOCUMENTEN 3.1 Algemene en bijzondere documenten die deel zijn van dit PVE Bij de omschrijving van bepaalde eisen wordt verwezen naar de hierna genoemde documenten. Deze documenten worden geacht deel uit te maken van dit PVE. Indien in een document naar andere voorschriften wordt verwezen zijn deze ook van toepassing. 3.2 Tegenstrijdigheid Indien bepaalde eisen van dit PVE in strijd zijn met het gestelde in voornoemde documenten of voorschriften moet de opdrachtgever om uitsluitsel worden gevraagd teneinde vast te stellen welke eisen bindend zijn. 3.3 Geldigheid documenten Van toepassing is de uitgave van de documenten, welke van kracht is op de datum van de offerte aanvraag, tenzij uit de vermelde revisiedatum, nummer of letter anders blijkt. 4
BLAD 5 VAN 15 BLADEN 3.4 Verkrijgbaarheid van de algemene en bijzondere documenten De bij dit PVE behorende documenten zijn, op grond van verkrijgbaarheid, verdeeld in twee groepen. De groep Algemene Documenten (zie paragraaf 3.5) zijn documenten die niet door de opdrachtgever worden verstrekt. Deze documenten zijn veelal verkrijgbaar bij het Ministerie van Economische Zaken of bij het Nederlands Normalisatie Instituut. De groep Bijzondere Documenten worden op verzoek door de opdrachtgever verstrekt, maar zijn voor dit PVE niet van toepassing (er gelden dus geen bijzondere documenten voor dit PVE). 3.5 Algemene Documenten Voor de van toepassing zijnde algemene documenten wordt verwezen naar bijlage A (Paragraaf 2.2.), bijlage B (Paragraaf 2.2.) en bijlage C (Paragraaf 1.2) van dit PVE. HOOFDSTUK 4 TECHNISCHE EN FUNCTIONELE BESCHRIJVING 4.1 Wet- en regelgeving De maaltijden, lunchextraatjes, maaltijdcomponenten en diepgevroren afbakbrood t.b.v. de voedselbereiding te velde dient minimaal te voldoen aan vigerende Nederlandse en Europese wet en regelgeving. 4.2 Assortiment Het totale assortiment voedingsmiddelen t.b.v. de voedselbereiding te velde bestaat uit de volgende clusters: 1. Maaltijdcomponenten, zie bijlage A 2. Maaltijden en lunchextraatjes, zie bijlage B 3. Diepgevroren afbakbrood, zie bijlage C In Bijlage D en E is bijgevoegd de afname (over het jaar 2012) van het huidige assortiment van respectievelijk maaltijd, lunchextraatjes en maaltijdcomponenten (bijlage D), en diepgevroren afbakbrood (bijlage E). Het opgenomen assortiment is niet limitatief maar betreft wel een representatieve weergave van de jaarlijkse afname. Indien bij de opdrachtgever nieuwe apparatuur in gebruik zal worden genomen, dient de mogelijkheid te bestaan het assortiment uit te breiden m.b.t. voedingsmiddelen en/of verpakkingswijze. 4.3 Aanvulling op de THT Bij producten ten behoeve van de groene catering dient de THT bij aflevering zo lang mogelijk te zijn, doch minimaal 1,5 jaar voor de maaltijdcomponenten, maaltijden en lunchextraatjes en 9 maanden voor het afbakbrood. De THT mag bij aflevering voor maximaal 1/3 verstreken zijn. De leverancier dient voor een assortiment te zorgen met producten die aan de technische specificaties voldoen als opgenomen in Bijlage A, B en C van dit PVE. De leverancier dient voor het afsluiten van het contract een overzicht van de betreffende producten in te dienen bij de opdrachtgever met de maximale THT per product of productgroep. De opdrachtgever zal na accordering dit overzicht vertalen in een lijst met een vereiste minimale THT ten behoeve van de afnemers (FD Den Helder en FD Bathmen). 5
BLAD 6 VAN 15 BLADEN HOOFDSTUK 5 KWALITEIT 5.1 Eisen kwaliteit Voor alle kwaliteitseisen zie bijlage A, B en C van dit PVE. 5.2 Certificaten De leverancier is verantwoordelijk voor de verkrijging van de benodigde importcertificaten, gezondheidscertificaten, e.d., die worden vereist door het land waarin de voedingsartikelen worden ingevoerd. De leverancier moet beoordelen of de producten moeten worden begeleid door een gezondheidscertificaat. De leverancier dient zorg te dragen voor het gezondheidscertificaat, dat is voorzien van de juiste bemerkingen en/of stempels. Elk afzonderlijk transport moet indien wettelijk noodzakelijk vergezeld te zijn van een origineel geldig gemaakt gezondheidscertificaat. HOOFDSTUK 6 HYGIËNE NORM De leverancier dient gedurende de uitvoering van de raamoverkomst voor wat betreft hygiëne voorschriften aantoonbaar te voldoen aan de gestelde eisen in Bijlage F. HOOFDSTUK 7 Duurzaam inkopen Inschrijver dient zich aan de door het Agentschap NL opgestelde criteriadocument voor duurzaam inkopen van Catering (versie 1.5 van november 2012) te conformeren, voor zover deze criteria door de Aanbestedende dienst als relevant zijn beoordeeld. Deze zijn dan verwerkt in de geschiktheidseisen van de Aanbestedingsleidraad. 6
BLAD 7 VAN 15 BLADEN HOOFDSTUK 8 LOGISTIEKE EISEN 8.1 DigiInkoop Afroepen zullen in principe worden geplaatst via het elektronisch bestelsysteem DigiInkoop. Op het moment van inwerkingtreding van de Raamovereenkomst voor Perceel 1 (Maaltijden en Perceel 2 (Afbakbrood) worden de bestelopdrachten nog niet via DIGI- Inkoop gedaan maar rechtstreeks (via e-mail en/of fax) door FD Den Helder en FD Bathmen aan de Leverancier. Leverancier dient er wel rekening mee te houden dat gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst hij gebruik moet gaan maken van DIGI-Inkoop. DigiInkoop is een op aangeven van de Staat door de Leverancier verplicht te gebruiken transactiegerichte digitale voorziening die de verwerving van goederen en diensten voor het Rijk en het bedrijfsleven ondersteunt. Aansluiten op DigiInkoop kan op twee manieren: of via het leveranciersportaal of via een directe aansluiting. Het leveranciersportaal is een website waar offerteaanvragen en bestelorders gepubliceerd worden. De Leverancier legt hier bijvoorbeeld op zijn beurt afhankelijk van de hierover met de Staat gemaakte afspraken, offerten en facturen in. Hier zijn handmatige handelingen aan verbonden. De directe aansluiting is een rechtstreekse koppeling tussen het verkoopsysteem van de Leverancier en DigiInkoop. Het volledige inkoopproces wikkelt zich dan digitaal af, van offerteaanvraag tot elektronische factuur etc. Nagenoeg alle operationele beheeractiviteiten, waaronder ook het ondersteunen van deelnemers en leveranciers bij het aansluiten op DigiInkoop zijn op het moment van aangaan van de raamovereenkomst belegd bij Logius. Als onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vormt Logius de digitale e-overheid - schakel met klanten, partners en leveranciers. Meer informatie over Logius kunt u lezen op de website www.logius.nl. Leverancier kiest een van de onderstaande wijzen van aansluiting op DigiInkoop: Geautomatiseerde uitwisseling van gestructureerde berichten door aansluiting op de berichtenverkeervoorziening, de Digipoort van DigiInkoop. Hiervoor dienen de berichtenstandaarden van de Rijksoverheid te worden gebruikt zoals aansluitkit DigiInkoop op www.logius.nl. Momenteel zijn de standaarden de overheidsimplementaties van UBL 2.0 voor inkoopopdrachten. Gebruikmaken (handmatig) van een door de Rijksoverheid beschikbaar gestelde website (het Leveranciersportaal). Hiervoor dient de Leverancier te beschikken over toegang tot de website van DigiInkoop voor leveranciers: het Leveranciersportaal. De Leverancier wordt na ondertekening van de (raam-)overeenkomst aangemeld voor een aansluiting bij Logius, de dienst digitale overheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Informatie hieromtrent is te verkrijgen via telefoon 0900 555 4555, per e-mail: servicecentrum@logius.nl of op www.logius.nl. Op het aansluiten op DigiInkoop zijn de algemene gebruiksvoorwaarden Digipoort en de algemene voorwaarden van Logius van toepassing. Deze voorwaarden treft u eveneens aan op voornoemde website. Logius verleent aan de leverancier toegang tot het leveranciersportaal op DigiInkoop na vrijgave (goedkeuring) door de Staat. 7
BLAD 8 VAN 15 BLADEN 8.2 Levertijden De producten dienen te worden geleverd binnen een maand nadat de bestelopdracht is verstrekt. De leveringen dienen plaats te vinden op maandag tot en met zaterdag 06:00 en 12:00 uur. Indien de bestelde producten niet kunnen worden geleverd of niet voldaan kan worden aan de levertijd dan dient de leverancier minimaal 3 dagen voor tijdstip levering contact op te nemen met de opdrachtgever voor wat betreft een te leveren alternatief, dan wel een gewijzigde levertijd. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor vervangende producten bij een derde te bestellen indien: De leverancier zich niet kan conformeren aan (een) alternatief product(en) en/of gewijzigde levertijd; Aflevering niet binnen de gestelde levertijd plaatsvindt; Tekortkomingen worden geconstateerd bij aflevering van de producten. 8.3 Aflevering Aflevering dient plaats te vinden op nieuwe, schone houten pallets (l x b x h: 120 cm x 100 cm x 14,5 cm). Deze worden door de opdrachtgever aan de leverancier geleverd. Bij het verpakken en beladen van de pallets mogen de afmetingen van de pallets niet worden overschreden en mag de hoogte inclusief hoogte van de pallet niet meer bedragen dan 175 cm. Het verpakken en beladen van de pallet met de producten dient zo efficiënt mogelijk plaats te vinden teneinde een minimaal volumeverlies te bereiken. Leverancier dient de pallet na het verpakken en beladen met de producten te sealen (ook bovenzijde) met doorzichtige, stevige sealfolie. Ter bescherming dienen hoekstrips te worden aangebracht. Afwijkingen in de voorgeschreven verpakking en/of het beladen van de pallets is slechts geoorloofd met toestemming van de opdrachtgever. De pallet dient aan alle zijde te worden voorzien van een sticker met zichtbaar de navolgende informatie: Bestel ordernummer; Definitief afleveradres; Datum opvoer. Op alle pallets met maaltijdcomponenten, maaltijden, lunchextraatjes of met afbakbrood dient vermeld te worden wat de inhoud is en hoeveel porties / broden het pallet bevat. Per pallet mag slechts één consumptiedag geleverd worden in geval dit een levering betreft voor een oefening. Bij ontvangst of overdracht zal de levering worden gekeurd op kwantiteit op basis van de paklijst. Ten bewijze van de aflevering van de producten door de leverancier c.q. door de transporteur namens leverancier, ondertekent opdrachtgever of de door deze aangewezen persoon, de meegeleverde afleverbon. 8
BLAD 9 VAN 15 BLADEN Bijlage A, Technische Specificatie 104659/1 Maaltijdcomponenten t.b.v. de voedselbereiding te velde voor voorzieningenniveau 3 en hoger is apart bijgevoegd. 9
BLAD 10 VAN 15 BLADEN Bijlage B, Technische Specificatie 104656/1 Maaltijden en lunchextraatjes t.b.v. de Mobiele Satelliet keuken is apart bijgevoegd. 10
BLAD 11 VAN 15 BLADEN Bijlage C, Technische Specificaties 104658/1 Diepgevroren afbakbrood is apart bijgevoegd. 11
BLAD 12 VAN 15 BLADEN Bijlage D, Afname assortiment maaltijd, lunchextraatjes en maaltijdcomponenten 2012 Het afnameoverzicht van dit assortiment is apart bijgevoegd. 12
BLAD 13 VAN 15 BLADEN Bijlage E, Afname assortiment afbakbrood 2012 Het afnameoverzicht van dit assortiment is apart bijgevoegd. 13
BLAD 14 VAN 15 BLADEN Bijlage F, Hygiëne norm Levensmiddelenbedrijven Hygiëne norm is apart bijgevoegd. 14