Behorende bij : Monitorarmen en bijbehorende dienstverlening. Versie : 1.0 Kenmerk : IUC Datum : 18 mei Template versie: 3.5.

Transcriptie

1 Behorende bij : Monitorarmen en bijbehorende dienstverlening Versie : 1.0 Kenmerk : IUC Datum : 18 mei 2016 Template versie: 3.5.5

2 Hoofdstuk 1. Doel van dit document Eisen... 3 Hoofdstuk 2. Uitvoeringseisen Verplichtingen belastingen, milieubescherming, arbeidsvoorwaarden Sociale Voorwaarden Verzekering Business Etiquette Integriteit Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord inkopen Juridische kaders... 5 Hoofdstuk 3. Financiële afspraken Prijsstelling Indexering DigiInkoop - Elektronisch bestellen en factureren (EBF)... 7 Hoofdstuk 4. Kwaliteit Functionele eisen monitorarmen Gunningstest Service en onderhoud Omvang en levertijd Dienstverlening Personeel Toekomst Managementinformatie Hoofdstuk 5. Lijst van bijlage(n) mei 2016 IUC Belastingdienst pagina 2 van 11

3 Hoofdstuk 1. Dit document beschrijft de eisen die het IUC Belastingdienst stelt in het kader van de Europese aanbesteding Monitorarmen en bijbehorende dienstverlening. Dit document maakt integraal onderdeel uit van het beschrijvend document. Het IUC belastingdienst heeft geen voorkeur voor bepaalde inschrijvers, noch voor bepaalde merken, types, fabricaten, herkomst e.d. Als er wordt gerefereerd aan bepaalde fabricaten, merken, typen, specifieke standaarden en dergelijke, dan dient dit te worden gelezen met de toevoeging of daaraan gelijkwaardig. Aan een eis móét worden voldaan. Het niet voldoen aan een eis betekent uitsluiting van verdere beoordeling en wordt de inschrijving terzijde gelegd (knock-out criterium). Inschrijvers dienen te voldoen aan alle opgenomen eisen die het IUC Belastingdienst heeft geformuleerd ten aanzien van de te leveren prestatie. Eisen worden als volgt weergegeven: EIS 1 UE 1 Gunningseisen Aan een gunningseis moet worden voldaan. Als niet is voldaan aan een gunningseis dan wordt tot uitsluiting overgegaan. Uitvoeringseisen Voorwaarden waar opdrachtnemer zich bij de uitvoering van de opdracht aan dient te houden zijn uitvoeringseisen. De uitvoeringseisen zijn opgenomen in dit document. Door het indienen van een inschrijving gaat u onvoorwaardelijk akkoord met het voldoen aan de uitvoeringseisen gedurende de uitvoering van de overeenkomst. 19 mei 2016 IUC Belastingdienst pagina 3 van 11

4 Hoofdstuk 2. In dit hoofdstuk zijn specifieke uitvoeringseisen opgenomen. De bepalingen in dit hoofdstuk hebben allemaal specifiek betrekking op de uitvoeringsperiode van de aanbestede opdracht, echter ook in andere hoofdstukken, waaronder Hoofdstuk 4 Kwaliteit, komen uitvoeringseisen voor UE 1. Inschrijvers dienen bij het opstellen van hun inschrijving rekening te hebben gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen betreffende de arbeidsbescherming en de arbeidsvoorwaarden die gelden in het land waar de opdracht wordt uitgevoerd, zoals bedoeld in artikel 2.81 lid 2Aw2012. Kennis over die belastingen en milieubescherming, arbeidsvoorwaarden en arbeidsbescherming kunnen inschrijvers, voor zover het gaat om uitvoering in Nederland, verkrijgen bij: - de Belastingdienst, - het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, - het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, UE UE 3. Inschrijver zal de sociale voorwaarden bijlage 4 op eerste verzoek van het IUC Belastingdienst, maar niet eerder dan na het mededelen van de gunningsbeslissing, invullen en ondertekend aanleveren. Gezien de aard van de werkzaamheden acht de Belastingdienst het noodzakelijk dat inschrijver verzekerd is tegen bedrijfsaansprakelijkheid, dan wel bereid en in staat te zijn om bij gunning zich voor bedrijfsaansprakelijkheid te verzekeren met een dekking van of equivalente tegenwaarde, gedurende tenminste de looptijd van de opdracht. Op daartoe strekkend verzoek verstrekt de winnende Inschrijver bewijs van adequate verzekering dan wel een verklaring waaruit blijkt dat deze hiertoe bereid en in staat is de bij gunning af te sluiten UE 4. Inschrijver conformeert zich aan de Business Etiquette zoals opgenomen in bijlage UE 5. Inschrijver handelt conform de integriteitsregels als zijn opgenomen in bijlage Het ministerie van Financiën en de Belastingdienst hechten grote waarde aan milieuaspecten en willen haar milieubelasting beheersen en waar mogelijk minimaliseren. Zij hecht daarom waarde aan een inschrijver die zich tijdens de uitvoering van de opdracht inspant de belasting op het milieu zo laag mogelijk te houden. De eisen ten aanzien van duurzaamheid zijn: UE 6. UE 7. Gevaarlijke stoffen in kunststofonderdelen. Voor de gezondheid gevaarlijke stoffen in kunststofonderdelen, zwaarder dan 25 g, mogen geen vlamvertragende stoffen of preparaten bevatten waaraan één van de volgende risicozinnen in de zin van Verordening (EG) nr. 1272/2008 is toegekend: Geen vlamvertragende stoffen of preparaten R45 (kan kanker veroorzaken); R46 (kan erfelijk genetische schade veroorzaken); R60 (kan de vruchtbaarheid schaden); R61 (kan het ongeboren kind schaden). Aandeel gerecycled materiaal in verpakking. Wanneer kartonnen dozen worden gebruikt, dienen deze voor minstens 80% uit gerecycleerd materiaal te bestaan. Wanneer voor de eindverpakking kunststofzakken of - vellen worden gebruikt, dienen deze voor minstens 75% uit gerecycleerd materiaal te 19 mei 2016 IUC Belastingdienst pagina 4 van 11

5 bestaan of moeten deze in overeenstemming met de definities van EN biologisch afbreekbaar of composteerbaar zijn De in bijlage 5 van het beschrijvend document opgenomen (concept)overeenkomst kan - alvorens deze door inschrijver wordt ondertekend - door de aanbestedende dienst worden gewijzigd en nader uitgewerkt, mede naar aanleiding van de door de inschrijver gedane opmerkingen en tekstsuggesties als bedoeld in paragraaf van het beschrijvend document. De wijzigingen en/of de aangepaste overeenkomst zal de inschrijver per nota van inlichtingen kenbaar maken. UE 8. Inschrijver gaat akkoord met de (concept)overeenkomst met inbegrip van de eventuele per nota van inlichtingen kenbaar gemaakte wijzigingen zoals genoemd in deze paragraaf. 19 mei 2016 IUC Belastingdienst pagina 5 van 11

6 Hoofdstuk De eisen met betrekking tot het gunningscriterium prijs zijn: EIS 1 EIS 2 EIS 3 EIS 4 EIS 5 EIS 6 Vul de bijlage 16, Financieel model volledig in op hele euro s met de prijs (exclusief BTW) en voeg deze bij de inschrijving conform het bepaalde in paragraaf Alle met de levering en bijbehorende dienstverlening gemoeide kosten zijn verwerkt in de prijs, tenzij anders vermeld. De opgegeven aanschafprijs van de monitorarm blijft van kracht gedurende de looptijd van de overeenkomst en is tevens voor eventuele logische opvolgers van toepassing. Daarnaast is het niet toegestaan met prijzen te schuiven, zodanig dat voor het ene prijsonderdeel onrealistisch hoge prijzen worden geboden en voor het andere prijsonderdeel onrealistisch lage prijzen. Kosten die niet in de inschrijving genoemd worden en niet verdisconteerd zijn in de prijsstelling, maar toch noodzakelijk blijken te zijn voor een goed functioneren van het product of de dienstverlening, zijn voor rekening van inschrijver. De facturering dient na uitvoering van de levering en bijbehorende dienstverlening plaats te vinden. Inschrijver dient een betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur te accepteren De door Inschrijver geoffreerde prijzen in bijlage 16, Financieel model, tabblad Bijbehorende dienstverlening mogen jaarlijks per 1 juli, maar niet eerder dan 1 juli 2017, geïndexeerd worden op basis van de CBS tabel Cao-lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur, indexcijfers (2010 = 100) ; onderwerp: CAO- lonen per maand Incl. bijz. beloningen; CAO-sector particuliere bedrijven conform de volgende webpagina: &D4=0&D5=54,58,62,66,71,75,79,83,88,92,96,100,l&HDR=T,G1&STB=G2,G3,G4&VW=T óf Link: Cao-lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur; indexcijfers (2010=100) Opdrachtnemer dient, voor 1 mei voorafgaande aan de genoemde momenten van tarief indexering, een schriftelijk verzoek in, met bijbehorende onderbouwing om voor indexering in aanmerking te komen. Het uitgangspunt voor de tariefstijging is de ontwikkeling van de betreffende index gedurende de periode van vier kwartalen voorafgaand aan de genoemde datum van 1 juli voor de tarief indexering. Het percentage van de tariefstijging wordt afgerond op één decimaal achter de komma. Ontwikkeling index Tariefstijging per Ultimo Ultimo 1 juli 2017 Q t/m Q juli 2018 Q t/m Q juli 2019 Q t/m Q juli 2020 Q t/m Q EIS 7 Inschrijver gaat akkoord met de hiervoor beschreven indexering op de geoffreerde prijzen in bijlage 16, Financieel model, tabblad bijbehorende dienstverlening en dient voor 1 mei, voorafgaande aan de genoemde momenten van tarief indexering, een schriftelijk verzoek in met bijbehorende onderbouwing om voor de indexering in aanmerking te komen. 19 mei 2016 IUC Belastingdienst pagina 6 van 11

7 3.3. Algemene informatie DigiInkoop De overheid heeft als doelstelling om te komen tot administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven en de Rijksdienst door bedrijfsprocessen te optimaliseren. DigiInkoop ondersteunt deze doelstelling. DigiInkoop is een op aangeven van de opdrachtgever door de inschrijver verplicht te gebruiken transactiegerichte digitale voorziening die de verwerving van goederen en diensten voor het Rijk en het bedrijfsleven ondersteunt. Bij de toepassing van DigiInkoop als inkoopsysteem geldt de verplichting dat voor de uitwisseling van inkoop gerelateerde berichten door de Rijksoverheid vastgestelde berichtformaten toegepast worden. Op deze wijze kunnen tussen bedrijfsleven en de Rijksdienst op uniforme wijze digitale inkoopberichten aangemaakt, verzonden en verwerkt worden. De Rijksoverheid berekent geen kosten aan leveranciers voor aansluiting op en communicatie met DigiInkoop. Bij een directe aansluiting op DigiInkoop komen alle kosten vanaf het kop pelvlak aan leverancierszijde voor rekening van de leverancier. Nagenoeg alle operationele beheeractiviteiten, waaronder ook het ondersteunen van deelnemers en leveranciers bij het aansluiten op DigiInkoop zijn belegd bij Logius. Als onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vormt Logius de digitale e-overheid schakel met klanten, partners en leveranciers. Meer informatie over Logius kunt u lezen op de website Gebruik van DigiInkoop De keuze voor de wijze van gebruik van DigiInkoop is vrij. De inschrijver kiest één van de onderstaande wijzen van gebruik van DigiInkoop: - Geautomatiseerde uitwisseling van gestructureerde berichten door aansluiting op de berichtenverkeervoorziening, Digipoort, van DigiInkoop. De berichtstandaard die van toepassing is op deze productcategorie is UBL 2.0 voor alle inkoopopdrachten. - Leveranciersportaal Belastingdienst. Het Leveranciersportaal is een beveiligde website waarop bestellingen, facturen en andere berichttypen kunnen worden gelezen of handmatig kunnen worden ingevoerd. De inschrijver maakt vanaf de ingangsdatum van de overeenkomst minimaal gebruik van het Leveranciersportaal Belastingdienst. Inschrijver start het aansluitproces op DigiInkoop direct na de gunning. Bij geautomatiseerde uitwisseling van berichten meldt de inschrijver zich na gunning aan voor een aansluiting bij Logius, de dienst digitale overheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: via telefoon , per servicecentrum@logius.nl of op Op het aansluiten op DigiInkoop zijn de algemene gebruiksvoorwaarden Digipoort en de algemene voorwaarden van Logius van toepassing. Deze voorwaarden treft u eveneens aan op voornoemde website. Het uitbrengen van een inschrijving (offerte) impliceert dat voornoemde voorwaarden door de inschrijver worden geaccepteerd. Voor aansluiting op het leveranciersportaal Belastingdienst meldt de inschrijver zich na gunning aan bij Belastingdienst/Centrale Administratie/ Uca Sap Administratie & Beheer via telefoon In de bijlage 2, Berichtenverkeer via Digipoort bij het beschrijvend document wordt een overzicht gegeven van de beide opties voor het berichtenverkeer. EIS 8 EIS 9 Inschrijver zorgt voor de implementatie van een aansluiting op DigiInkoop na definitieve gunning. De Rijksoverheid berekent geen kosten aan leveranciers voor aansluiting op en communicatie met DigiInkoop. Bij een directe aansluiting op de Digipoort van DigiInkoop komen alle kosten vanaf het koppelvlak aan leverancierszijde voor rekening van de leverancier. De kosten die inschrijver in dit verband nu (en in de toekomst) maakt, zijn voor eigen rekening. 19 mei 2016 IUC Belastingdienst pagina 7 van 11

8 Hoofdstuk De afname van monitorarmen is (geschat) rond de 1500 stuks per jaar. De eisen met betrekking tot de functionele eisen van monitorarmen waaraan moet worden voldaan zijn: EIS 10 EIS 11 EIS 12 EIS 13 Instelbereik: diepte cm en hoogte cm. Vesa norm 100mm*100mm. Twee- of meerdere beeldschermen op een onderstel (HUB) moet mogelijk zijn. Een monitorarm moet het gewicht van de schermen (1 4 kg) kunnen dragen. EIS 14 Het materiaal van de monitorarm: geen voorkeur, maar wel duurzaam, zie UE 6 en UE 7. EIS 15 EIS 16 EIS 17 EIS 18 EIS 19 EIS 20 EIS 21 EIS 22 EIS 23 EIS 24 EIS 25 De kleur van de monitorarm moet zilvergrijs of zwart zijn. De monitorarm beschikt over een kabelgeleiding. De monitorarm moet voldoen aan de Arbo richtlijn 90/270/EEG. De monitorarm moet het gebruik op flexplekken ondersteunen. De monitorarm moet ingesteld kunnen worden zonder knoppen die vast- of los gedraaid moeten worden. De instelling van de monitorarm moet ondersteund worden met een gas-lucht-of olieveertechniek. De monitorarm moet stevig bevestigd kunnen worden op het werkblad zodat het bevestigingspunt niet kan verschuiven, dit geldt niet voor de losse voet. Een in hoogte- en diepte ingestelde arm mag niet ongewenst bewegen. De monitorarm moet onderhoudsvrij zijn. Monitorarmen moeten passen in de bestaande doorvoer, deze is 10 mm door het tafelblad. De bevestiging op het werkblad moet op twee manieren mogelijk zijn: 1. Via een doorvoer methodiek ( 95% van de leveringen); 2. Met behulp van een klem op het werkblad. Daarnaast zal in incidentele gevallen een losse voet op het werkblad geplaatst worden Na de voorlopige gunning zal een monitorarm voor één en een monitorarm voor twee schermen worden getest (gunningstest). Getest wordt of de monitorarmen voldoen aan de gestelde eisen. De datum waarop de gunningstest moet worden uitgevoerd is te lezen in het beschrijvend document. (paragraaf ) EIS 26 Bij de gunningstest voldoen de monitorarmen aan alle gestelde functionele eisen De eis met betrekking tot service en onderhoud is: EIS 27 De opdrachtnemer dient een zorgeloos gebruik te garanderen gedurende de looptijd van het contract. 19 mei 2016 IUC Belastingdienst pagina 8 van 11

9 4.4. De opdracht gaat uit van het leveren van ongeveer 1500 monitorarmen per jaar. De eisen met betrekking tot omvang en levertijd zijn: EIS 28 De leveringen dienen plaats te vinden aan het Logistiek centrum in Apeldoorn, tenzij anders wordt aangegeven. EIS 29 EIS 30 De levertijd mag niet langer dan een maand zijn, te rekenen vanaf het moment van bestellen. Onderdelen die bij demontage verloren kunnen gaan moeten separaat geleverd kunnen worden. (b.v. schroeven en rubbertjes ed) 4.5. De omvang van de dienstverlening is rond de 2500 monitorarmen per jaar. De eisen met betrekking tot de dienstverlening waaraan moet worden voldaan zijn: Demontage: EIS 31 Het demonteren, inpakken en verzendklaar maken van het geïnstalleerde beeldscherm en monitorarmen bij verhuizingen, dan wel bij het leegruimen van kantoorpanden. EIS 32 EIS 33 EIS 34 EIS 35 Montage: EIS 36 EIS 37 EIS 38 EIS 39 EIS 40 EIS 41 EIS 42 Het demonteren van de monitor van de arm en deze verzendklaar maken. Het demonteren van de monitorarmen, het verpakken hiervan per stuk en het verzendklaar maken op pallets. Het verpakkingsmateriaal en de pallets worden door de opdrachtgever geleverd. Bij het verpakken van zowel de monitorarm als de beeldschermen dient de instructie gevolgd te worden. Zie bijlage A1. Niet meer her te gebruiken monitorarmen moeten wel gedemonteerd worden. Her te gebruiken onderdelen moeten gesorteerd worden. Artikelen hoeven niet apart te worden ingepakt. Het gebruiksklaar maken van monitorarmen voor montage op een werkplek. De in elkaar gezette monitorarm wordt gemonteerd op een bureau via de doorvoer methodiek. Het kan zijn dat het gat al aanwezig is (85% van de gevallen ) in het bureaublad, zo niet dan moet deze gemaakt worden (apparatuur is hiervoor beschikbaar). 15% van de montageopdrachten omvat het monteren van meerdere monitorarmen op een uniform onderstel. Tot de opdracht behoort tevens het kabelmanagement van de monitor(en). Het plaatsen van twee armen op 1 onderstel wordt gezien als 1 activiteit. De directe werkzaamheden aan het bureau, tijdens kantooruren, moet minimaal zijn. Van de opdrachtnemer wordt een werkorganisatie verwacht dat hij maximaal 6 minuten aan het bureau nodig heeft. Het doorvoergat moet geplaatst worden in het midden van het werkblad minimaal 50 mm En maximaal 150 mm uit de rand van het werkblad. Het doorvoergat heeft een doorsnede van 10 mm. Tevens moet rekening gehouden worden met horizontale kabelgoten. 19 mei 2016 IUC Belastingdienst pagina 9 van 11

10 Planning: Opdrachtgever geeft tenminste twee weken van te voren aan wanneer projectmatige dienstverlening verwacht wordt. Opdrachtgever spreekt van projectmatige dienstverlening bij meer dan 200 monitorarmen en de te verrichten dienstverlening is voornamelijk projectmatige (70%). Opdrachtnemer moet aan onderstaande eis kunnen voldoen: EIS 43 Demontage- en montage gedurende de kantooruren tussen 7 tot uur. Demontage- en montage aan de randen van de kantooruren van 7-9 uur en van tot uur. Bij demontage- en montage bij projectopdrachten (>200) moet de dienstverlening ook in het weekend geleverd kunnen worden. De opdrachtgever verwacht dat 25% van de opdrachten in het weekend zal plaatst vinden. De opdrachtnemer dient het in elkaar zetten van de gehele monitorarm niet op de werkplek te doen tijdens kantooruren. Boete: EIS 44 EIS 45 Bij demontage- en montage in projecten moet de opdrachtnemer de planning van opdrachtgever volgen, conform projectplan. De opdrachtnemer dient een boete te betalen van 1000 per dag voor elke dag dat hij later gereed is als de aangegeven planning. Mits de planning voor de dienstverlening ti jdig (2 weken van te voren) door opdrachtgever is verzonden De eisen met betrekking tot het personeel zijn: EIS 46 Het personeel van de opdrachtnemer moet Nederlands kunnen spreken en begrijpen. EIS 47 EIS 48 Iedere medewerker van de opdrachtnemer, die ingezet wordt in de gebouwen van de opdrachtgever, dient in het bezit te zijn van een VOG en een geheimhoudingsverklaring. Indien de opdrachtnemer na een verzoek van opdrachtgever niet binnen 24 uur een VOG/geheimhoudingsverklaring kan opleveren wordt een boete opgelegd van 250 per niet getoonde VOG/geheimhoudingsverklaring De eisen met betrekking tot de toekomst zijn: EIS 49 Van opdrachtnemer wordt geëist dat hij minstens 2 jaar de aangeboden monitorarm kan leveren. EIS 50 Wanneer een artikel niet meer geleverd kan worden in verband met EOS (End Of Service) of EOL (End Of Live) biedt de opdrachtnemer drie maanden van te voren een alternatief aan die getest wordt. Mocht het vervangende exemplaar niet voldoen aan de eisen van de belastingdienst dan is dit een reden om de overeenkomst te ontbinden Managementinformatie is een onderdeel van de dienstverlening om te kunnen bepalen of deze in de uitvoering aan de door opdrachtgever gestelde eisen voldoet. EIS 51 Opleveren managementinformatie bestaat uit: Levering kwartaalrapportage in 2 e week na kwartaaleinde; Overzicht geleverde monitorarmen gespecificeerd naar soort; Aantal hubs; Overzicht uitgevoerde dienstverlening; Aantal montage- en demontage dienstverlening; Aantal goed- en afgekeurde armen bij demontage; Omzet, kosten armen en dienstverlening. 19 mei 2016 IUC Belastingdienst pagina 10 van 11

11 Hoofdstuk 5. Bijlage A1 bij bijlage A, Specificaties van de opdracht: Bijlage Bijlage A1 Inhoud Inpakinstructie van een monitorarm 19 mei 2016 IUC Belastingdienst pagina 11 van 11