(Concept)Overeenkomst gemeente Eindhoven opdrachtnemer

Transcriptie

1 (Concept)Overeenkomst gemeente Eindhoven opdrachtnemer Contractnummer: xxx Periode: xxx tot en met xxxxx Versie:23 oktober 2015

2 Overeenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Begrippen 4 1 Toepasselijkheid Algemene Inkoopvoorwaarden leveringen en diensten 2013 gemeente Eindhoven 5 2 Voorwerp van overeenkomst en rangorde 5 3 Duur van de Overeenkomst 5 4 Prijzen, indexering en facturering 6 5 Overleg 7 6 Contactpersonen 9 7 Informatieverstrekking/rapportages 9 8 Optimalisatieslag 9 9 Malusregeling Social return Algemeen 10 Bijlagen: 12 Pagina 2 van 12

3 Overeenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding Aansprakelijkheidsverzekering DE ONDERGETEKENDEN: (1) DE GEMEENTE EINDHOVEN, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door het sectorhoofd de, hierna te noemen Opdrachtgever ; (2) [OPDRACHTNEMER], een [rechtsvorm] gevestigd te [plaats], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam / functie], hierna te noemen Opdrachtnemer ; Ondergetekenden hierna gezamenlijk te noemen Partijen ; IN AANMERKING NEMENDE DAT: Overwegende dat: Opdrachtgever een Europese aanbestedingsprocedure volgens de openbare procedure voor de Dienstverlening van Aansprakelijkheidsverzekering, welke d.d is gepubliceerd op met een link naar de TED site, aanbestedingskalender.nl en de website van de gemeente Eindhoven, publicatienummer.; 1 Uit deze Europese aanbestedingsprocedure is gebleken dat Opdrachtnemer de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan. 2 Opdrachtnemer in staat is om de gevraagde Dienstverlening van Aansprakelijkheidsverzekering te verlenen, zoals Opdrachtgever dit wenst; 3 Opdrachtgever geen afnamegarantie verstrekt; 4 Opdrachtgever tijdig (conform de schriftelijke afspraken) op de hoogte wordt gehouden van de voortgang van de Dienstverlening van Aansprakelijkheidsverzekering : 5 Opdrachtgever en Opdrachtnemer de voorwaarden waaronder de Dienstverlening geschiedt, vast leggen in deze Overeenkomst; 6 nadere (uitvoerings) afspraken tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer dienen worden vastgelegd in een afzonderlijk werkprotocol. Komen het volgende overeen: Pagina 3 van 12

4 Overeenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding Begrippen In de Overeenkomst worden de navolgende begrippen met een beginhoofdletter gebruikt: Bijlage(n): aanhangsel(s) bij de Overeenkomst zoals opgenomen in de lijst van Bijlagen en eventuele wijzigingen en aanvullingen die na door beide Partijen te zijn geparafeerd, deel uitmaken van de Overeenkomst. In de Bijlagen zijn de voorwaarden vermeld waarnaar in de Overeenkomst wordt verwezen. Dienstverlening: de in de Offerteaanvraag gevraagde dienstverlening, waaronder onder meer wordt begrepen het ter beschikking stellen van Aansprakelijkheidsverzekering. Medewerkers: de door Opdrachtnemer voor de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden en/of derden en/of hulppersonen, welke krachtens de Overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid werken. Offerteaanvraag: het document, waarin Opdrachtgever alle informatie heeft opgenomen die relevant is voor het uitbrengen van een Offerte in het kader van de aanbesteding. Offerte (Inschrijving) aanbiedingsbrief plus alle gevraagde informatie naar aanleiding van de publicatie van de Offerteaanvraag met bijbehorende Bijlagen. Overeenkomst: de onderhavige overeenkomst met inbegrip van alle Bijlagen. Pagina 4 van 12

5 Overeenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding Aansprakelijkheidsverzekering Artikelen 1 Toepasselijkheid Algemene Inkoopvoorwaarden leveringen en diensten 2013 gemeente Eindhoven 1.1 Op deze Overeenkomst zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden leveringen en diensten 2013 gemeente Eindhoven van toepassing. Andere Algemene of bijzondere voorwaarden, waaronder begrepen de algemene voorwaarden van Opdrachtnemer, zijn niet van toepassing 1.2 Opdrachtnemer verklaart een exemplaar van de Algemene Inkoopvoorwaarden leveringen en diensten 2013 gemeente Eindhoven te hebben ontvangen en bekend te zijn met de inhoud daarvan. 2 Voorwerp van overeenkomst en rangorde 2.1 De Offerteaanvraag Europese aanbesteding Aansprakelijkheidsverzekering en de door de Opdrachtnemer ingediende Offerte maken als bijlagen deel uit van deze Overeenkomst. Voor zover de Overeenkomst, de Algemene Inkoopvoorwaarden van Opdrachtgever voor opdrachten tot Dienstverlening van Aansprakelijkheidsverzekering zoals gevraagd in de Offerteaanvraag en de bijbehorende Bijlagen met elkaar in tegenspraak zijn, geldt bij de interpretatie van de Overeenkomst de navolgende rangorde, waarbij de inhoud van het hoger genoemde document prevaleert boven het lager genoemde: 1) Overeenkomst 2) Nota van inlichtingen d.d. datum (bijlage 2) 3) Algemene Inkoopvoorwaarden Opdrachtgever (bijlage 1) 4) Offerteaanvraag met kenmerk (bijlage 3) 5) Offerte van Opdrachtnemer d.d. datum (bijlage 4) 2.2 De in het vorige lid onder 1 tot en met 5 genoemde documenten worden als bijlagen bij deze Overeenkomst gevoegd en maken daarvan deel uit. 2.3 Een beroep op een van de in artikel 3:44 en 6:228 van het Burgerlijk Wetboek vermelde wilsgebreken kan uitsluitend in rechte worden gedaan. 2.4 Opdrachtnemer verleent de Dienstverlening zoals beschreven in de Offerteaanvraag en de nota van inlichtingen en de daarop gebaseerde Offerte van Opdrachtnemer. 2.5 Opdrachtnemer zal zijn prestaties goed en zorgvuldig en naar beste weten en kunnen en wetenschap verrichten met inachtneming van de belangen van Opdrachtgever. 3 Duur van de Overeenkomst 3.1 De looptijd van de Overeenkomst is aangegaan voor bepaalde tijd met als ingangsdatum 1 januari 2016 en eindigend 12, 24 of 36 maanden na datum ingangsdatum Overeenkomst. Opdrachtgever kan stilzwijgend de Pagina 5 van 12

6 Overeenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding Overeenkomst verlengen, tegen gelijkblijvende voorwaarden en condities, te verlengen. met een mogelijkheid tot opzegging van beide partijen van 6 maanden. 3.2 De Overeenkomst verleent geen exclusiviteitsrechten aan Opdrachtnemer. Dat wil zeggen dat op het moment dat Opdrachtnemer de Dienstverlening niet op tijd kan uitvoeren of dat de kwaliteit zoals gevraagd niet voldoet, Opdrachtgever kan besluiten, zonder dat er sprake is van wanprestatie en/of vergoeding aan Opdrachtnemer, de Dienstverlening elders af te nemen. 3.3 Indien door Opdrachtnemer reeds uitvoering aan de Dienstverlening is gegeven voordat deze Overeenkomst door partijen is ondertekend, geschiedt de uitvoering voor rekening en risico van Opdrachtnemer. 3.4 Na de genoemde vier (4) jaar, zoals vermeld in lid 3.1, eindigt de Overeenkomst van rechtswege. Voor de periode hierna zal Opdrachtgever opnieuw aanbesteden. 3.5 Indien door Opdrachtgever een nieuwe aanbesteding gestart wordt, kan Opdrachtnemer op basis van de bestaande Overeenkomst geen rechten hieraan ontlenen. 3.6 Indien uitvoering van de in deze Overeenkomst vastgelegde zaken onmogelijk gemaakt of onwenselijk gemaakt wordt door wijzigingen in wet- en regelgeving, kan dit tot ontbinding van de Overeenkomst leiden en kan Opdrachtnemer op basis van de bestaande Overeenkomst hieraan geen rechten ontlenen. 4 Prijzen, indexering en facturering 4.1 De prijs van de geleverde Dienstverlening wordt vastgesteld conform het prijsblad Offerte Opdrachtnemer (Bijlage 5). 4.2 De prijzen voor de Dienstverlening en de bijbehorende levering zijn netto prijzen en blijven ongewijzigd voor de duur van de overeenkomst d.w.z. liggen vast tot en met.. of liggen vast gedurende de duur van de gehele Overeenkomst (inclusief de verlengingsoptie jaren), ongeacht de werkelijke afname. 4.3 Na deze datum mogen de prijzen slechts één maal per jaar, voor het eerst per worden gewijzigd aan de hand van het CBS. De indexering zal gebaseerd zijn op het procentuele verschil tussen het indexcijfer van de maand van het voorgaande jaar en het indexcijfer van van het jaar daarvoor. 4.4 Prijsaanpassingen, zowel verlagingen als verhogingen, dienen uiterlijk twee (2) maanden voorafgaande aan de ingangsdatum van de prijswijziging schriftelijk, gespecificeerd en rekenkundig onderbouwd voorstel aan Opdrachtgever te worden voorgelegd. Bij het niet melden van een prijsverlaging is Opdrachtnemer op verzoek van Opdrachtgever alsnog verplicht deze prijsverlaging door te voeren. 4.5 Prijsaanpassingen mogen pas worden doorgevoerd na schriftelijke goedkeuring door een daartoe bevoegd persoon van de afdeling inkoop van de gemeente. 4.6 Indien andere locaties van de gemeente dan vermeld in deze Offerteaanvraag Pagina 6 van 12

7 Overeenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding Aansprakelijkheidsverzekering met bijbehorende bijlagen gebruik gaan maken van de gevraagde dienstverlening, gelden hiervoor dezelfde tarieven en voorwaarden. 4.7 De prijzen zijn vaste prijzen exclusief van overheidswege bepaalde heffingen. 4.8 Alle op te geven prijzen dienen all-in te zijn d.w.z. inclusief alle bijkomende kosten, zoals, salariskosten, overheadkosten, kosten voor overleg en rapportage, certificaten, verzekeringen, verwijderingskosten, milieuheffing/belasting, en/of anderszins. 4.9 Opdrachtnemer dient maandelijks per afleverlocatie/sector/afdeling achteraf middels een verzamelfactuur te factureren. De verzamelfactuur dient vergezeld te gaan met kopieën van de bestel- en afleveringsbonnen met minimaal naast de wettelijke vereisten, onderstaande gegevens: contractnummer (PLN..); bestelbonnummer (referentienummer Opdrachtgever); afleveradres en debiteurennummer; naam contactpersoon Opdrachtgever (aanvrager); omschrijving bedrag per order regel; btw tarief; totaalbedrag excl. en incl. btw/assurantiebelasting Opdrachtnemer biedt de factuur, ter attentie van de afdeling Financiële Administratie, zoals vermeld in artikel 6 van de Algemene Inkoopvoorwaarden, aan: gemeente Eindhoven T.a.v. Financiële administratie Postbus RB Eindhoven 4.12 De factuur dient digitaal (niet op papier) in PDF formaat aan de gemeente te worden aangeleverd: factuur@eindhoven.nl Betaling zal plaatsvinden door Opdrachtgever binnen 30 dagen nadat de factuur bij opdrachtgever is ontvangen en akkoord is bevonden. Betaling via automatische incasso is niet mogelijk. 5 Overleg 5.1 operationeel overleg Na definitieve gunning vindt de eerste drie maanden maandelijks één keer overleg plaats over de operationele zaken (waaronder onder meer begrepen de onderwerpen genoemd bij kwartaaloverleg) met de contactpersoon(en) van Inkoop en de contractmanager, de heer/mevrouw van de gemeente. Hierna wordt overgegaan op kwartaaloverleg. 5.2 kwartaal overleg Eén maal per kwartaal vindt er een overleg plaats over de uitvoering van de dienstverlening. Pagina 7 van 12

8 Overeenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding Onderwerpen van gesprek zijn: - uitvoering en samenwerking; - logistieke (inclusief bestel-) proces; - kwaliteit dienstverlening en bijbehorende levering; - levertijd; - managementinformatie; - kosten- en prijsafspraken; - naleving overige contractvoorwaarden; - nieuwe ontwikkelingen en verbeteringen (innovatie); - facturering. 5.3 Opdrachtnemer neemt hiervoor het initiatief. Overleg vindt plaats op locatie van de gemeente. 5.4 De verslaglegging inclusief de actiepunten dient binnen een week na het overleg door Opdrachtnemer aangeleverd te worden bij contactpersoon van de gemeente. Bovenstaande overleggen zijn in de geoffreerde prijs opgenomen. 5.5 Indien naar het oordeel van de gemeente extra overleg redelijkerwijs gezien noodzakelijk is, zal de gemeente dat aan Opdrachtnemer melden. De door Opdrachtnemer te maken kosten (overlegkosten, reiskosten en dergelijke) komen voor diens rekening. Pagina 8 van 12

9 Overeenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding Aansprakelijkheidsverzekering 6 Contactpersonen 6.1 Contactpersonen namens Opdrachtgever voor de uitvoering van deze Overeenkomst is/zijn. Contactpersonen voor Opdrachtnemer is/zijn. Bij wijziging van een partij deelt deze de naam met motivatie van de wijziging terstond schriftelijke mede aan de contactpersoon van de andere partij. 7 Informatieverstrekking/rapportages 7.1 Om de door Opdrachtnemer te leveren prestatie op juiste waarde te kunnen beoordelen en sturing te willen geven aan de huidige dienstverlening, levert Opdrachtnemer uiterlijk twee weken na ieder kwartaal en na afronding van een jaar onderstaande rapportagegegevens t.a.v. de afdeling contractbeheer van de gemeente Eindhoven totaal en gespecificeerd per sector/afdeling/anderszins): gerealiseerde omzet over de desbetreffende periode; gerealiseerde omzet over een vergelijkbare periode; gegevens m.b.t. duurzaamheid; gegevens m.b.t. social return( aantal uren per in te zetten medewerker); het aantal retourneringen met reden; het aantal facturen totaal van de gemeente en per sector/afdeling; mogelijke besparingspotentiëlen; overzicht van de klachten met reden en ondernomen acties; overzicht van eventuele incidenten (bijna) ongevallen en calamiteiten; besparingsmogelijkheden; optimalisatieplan, doelstellingen ter verbetering van de dienstverlening; 7.2 Opdrachtnemer levert de managementgegevens op eigen initiatief elektronisch, formaat Excel 2003, aan. 7.3 Ook tussentijds levert Opdrachtnemer op verzoek van Opdrachtgever elektronisch (Excel) minimaal deze gegevens aan. 7.4 Daarnaast dient op ieder gewenst niveau het mogelijk te zijn dat Opdrachtnemer aan Opdrachtgever managementgegevens verstrekt. Deze informatie is bedoeld voor sturing van de Overeenkomst en optimalisatie van de Dienstverlening. 7.5 De aan te leveren gegevens voor de managementrapportage zijn tussentijds door Opdrachtgever aan te passen. Uiteraard zal dit in overleg met Opdrachtnemer gebeuren. 8 Optimalisatieslag 8.1 Opdrachtgever verwacht van Opdrachtnemer een proactieve rol met betrekking tot het meedenken en dat Opdrachtnemer gevraagd en Pagina 9 van 12

10 Overeenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding ongevraagd adviseert over de dienstverlening, de knelpunten en/of mogelijkheden. 8.2 Uiterlijk na een half jaar ingangsdatum Overeenkomst zal Opdrachtnemer een voorstel indienen om tot een optimalisatieslag te komen door, die vanaf medio 2016 zal leiden tot een kostenreductie op het totaalbedrag. 8.3 Opdrachtnemer zal gedurende de contractperiode continu streven naar een optimalisatie van het contract. Deze zogenoemde optimalisatie slagen zorgen voor een flexibele invulling van het contract. 8.4 Deze optimalisatieslag dient terug te komen in de management informatie. 9 Malusregeling Social return 9.1 Indien opdrachtnemer jaarlijks minder bijdrage levert aan social return dan het gedane voorstel in de offerte, berekent de gemeente een malus in de vorm van een fee van: 500,-- per niet gerealiseerde stageplaats voor studenten voor minimaal 3 maanden 150,-- per maand per niet gerealiseerde traineefunctie voor minimaal 6 maanden 1.200,-- per maand per niet geplaatste persoon die onder de participatiewet valt voor minimaal 6 maanden. 10 Algemeen 10.1 Op deze Overeenkomst is het Nederlands recht en alle vigerende wettelijke bepalingen die betrekking hebben op de gevraagde Dienstverlening gedurende de gehele contractduur van toepassing Aan deze Overeenkomst kunnen eerst rechten worden ontleend nadat beide partijen beschikken over een door beide partijen getekend exemplaar. Voor zover de uitvoering van deze Overeenkomst wezenlijk beïnvloed wordt door wijzigingen in wet of verordening, voeren partijen overleg over de regeling van de gevolgen voor deze Overeenkomst In gevallen waarin deze Overeenkomst niet voorziet of in geval van geschillen met betrekking tot deze Overeenkomst, trachten partijen in goed overleg tot een oplossing te komen Indien geen oplossing kan worden bereikt, zal ter zake de uitspraak worden gevraagd van de daartoe bevoegde rechter Indien één of meer bepalingen van deze Overeenkomst nietig mochten zijn, of worden verklaard, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen plegen over de omstreden bepaling(en) overleg teneinde een zodanige vervangende regeling te treffen dat de strekking van deze Overeenkomst behouden blijft Alle documenten die naar aanleiding van de uitvoering van de opdracht in overleg worden opgesteld door Opdrachtgever en Opdrachtnemer maken deel uit van de Overeenkomst. Pagina 10 van 12

11 Overeenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding Aansprakelijkheidsverzekering 10.7 Aanpassingen of aanvullingen op de Overeenkomst, die niet schriftelijk door Opdrachtgever zijn bevestigd, zijn niet rechtsgeldig. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht. De Overeenkomst wordt gewijzigd indien wetgeving dit noodzakelijk maakt. Aldus overeengekomen, in tweevoud opgesteld en ondertekend op < > 2015 Opdrachtgever gemeente Eindhoven, Opdrachtnemer < > Sectorhoofd Administratie, Inkoop en Huishoudelijke dienst Pagina 11 van 12

12 Overeenkomst behorende bij de (Europese) aanbesteding Bijlagen: 1. Algemene Inkoopvoorwaarden 2010 Opdrachtgever 2. Nota van inlichtingen d.d. (datum invullen) 3. Offerteaanvraag (kenmerk invullen) 4. Offerte van Opdrachtnemer d.d. (datum noemen) 5. Prijsbijlage 6. Overige relevante stukken (zoals adres en betalingsgegevens) 7. Uitvoeringsafspraken Pagina 12 van 12