OPROEP TOT KANDIDAATSTELLING MOBIELE FIELD SERVICE OPLOSSING MOKA (MOBIEL KANTOOR) Selectienota SOFTWARE / HARDWARE 2015 Directie Algemene Zaken ICT Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening CVBA
Hoofdstuk 1. Algemene informatie 1.1 AANBESTEDENDE OVERHEID De opdrachtgever is de CVBA Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening / De Watergroep (hierna: De Watergroep), met maatschappelijke zetel te 1030 Brussel, Vooruitgangstraat 189, met ondernemingsnummer 0224 771 467. Leidend ambtenaar is dhr. Bert De Winter, directeur van de afdeling ICT, Vooruitgangstraat 189 te 1030 Brussel. Telefoonnummer: +32 2 238 94 52 en e-mailadres: bert.de.winter@dewatergroep.be Contactpersoon: mevr. Heleen Liessens, Vooruitgangstraat 189 te 1030 Brussel, heleen.liessens@dewatergroep.be. Tel. +32 2 238 94 53 GSM. +32 491 96 69 80 Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar deze persoon worden gestuurd. 1.2 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 1.2.1 Inleiding Eén van de belangrijkste taken van De Watergroep is het uitvoeren van service opdrachten, zowel bij particulieren als bedrijven. Hierbij gaat het om verschillende types van opdrachten zoals het aansluiten van een waterleiding, het maken van aftakkingen, het aanleggen van leidingen en rioleringen, het keuren van installaties, het uitvoeren van toezicht, enz... Hierbij zijn medewerkers in verschillende regio s van Vlaanderen dagelijks bezig met het inplannen, uitvoeren, en controleren van deze service opdrachten. Ter ondersteuning hiervoor heeft De Watergroep een centraal ERP systeem waarmee de service opdrachten ingepland en opgevolgd kunnen worden. Het centrale ERP systeem wordt voornamelijk gebruikt om de gehele (macro)planning van alle service opdrachten op te stellen en te beheren. Het merendeel van de medewerkers in de buitendienst maakt momenteel nog gebruik van pen en papier om de service opdrachten op locatie uit te voeren en de status daarvan terug te rapporteren via opdrachtformulieren. Deze opdrachtformulieren worden vervolgens manueel verwerkt in het centraal ERP systeem zodat vervolgprocessen, zoals facturatie, gestart kunnen worden. Om de gehele buitendienst te automatiseren is het project MoKa (Mobiel Kantoor) gestart. Het MoKa project heeft als doelstelling om alle medewerkers in de buitendienst uit te rusten met een mobiel apparaat en de benodigde mobiele applicatie om de service opdrachten online en in real-time te kunnen beheren en verwerken, gekoppeld met het centrale ERP systeem. 2 Software / hardware
1.2.2 Percelen Het MoKa project wordt onderverdeeld in 3 percelen. De kandidaat heeft de mogelijkheid om zich kandidaat te stellen voor één of meerdere percelen. Perceel 1: Mobiele applicatie Het leveren, installeren, implementeren en in bedrijf stellen van een mobiele field service oplossing (MoKa applicatie) waarmee de medewerkers in de buitendienst kunnen communiceren met het centrale ERP systeem. Naast het beschikbaar stellen van een mobiele applicatie dient de opdrachtnemer ook in te staan voor het operationeel beheer en de functionele doorontwikkeling van deze applicatie. Perceel 2: Raamovereenkomst Hardware Raamovereenkomst (zonder verplichting tot afname) m.b.t. het leveren van mobiele toestellen waarop de MoKa applicatie zal draaien. Naast het leveren van de verschillende type toestellen dient de opdrachtnemer ook in te staan voor de uitrol van deze toestellen naar de eindgebruikers bij de ingebruikname van de mobiele applicatie en het leveren van de nodige dienstverlening rondom de hardware, zoals voorraadbeheer en pick-up & repair. Perceel 3: Mobiel Apparaat Beheer Het leveren van tools, diensten en dienstverlening rondom het beheren van de mobiele apparaten (mobile device management). De opdrachtnemer staat in voor het verlenen van de nodige diensten om alle mobiele toestellen en de benodigde software van op afstand te kunnen beheren en daarbij ook de nodige assistentie te kunnen verlenen aan de eindgebruikers bij eventuele vragen. 1.3 WIJZE VAN GUNNEN De opdracht werd geplaatst via een onderhandelingsprocedure met bekendmaking. 1.4 OPENING EN WIJZE VAN INDIENING VAN DE KANDIDAATSTELLINGEN De ingediende kandidaatstelling dient uiterlijk op 18/06/2015 om 11h in het bezit te zijn van De Watergroep, t.a.v. Heleen Liessens, Vooruitgangstraat 189 te 1030 Brussel, zowel op papier als digitaal. De kandidaatstelling bestaat uit één papieren exemplaar, behoorlijk ingevuld en ondertekend. Daarnaast wordt de kandidaatstelling digitaal aangeleverd op een USB-stick. Dit zal gebeuren in gangbaar formaat (MS Office). 3 Software / hardware
Gelet op het vertrouwelijk karakter moet de kandidaatstelling verplicht in een definitief gesloten (niet zelfklevende) omslag geschoven worden met volgende vermelding: Kandidaatstelling De Watergroep Mobiele Field Service Oplossing MoKa De kandidaturen worden uitsluitend gericht aan De Watergroep, t.a.v. Heleen Liessens, Vooruitgangstraat 189 te 1030 Brussel. 4 Software / hardware
Hoofdstuk 2. Selectie 2.1 TOEGANGSRECHT Om te kunnen deelnemen aan de opdracht mag de kandidaat zich niet bevinden in een toestand van uitsluiting, zoals bedoeld in art. 66 1 en 2, 5 en 6 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 2012 betreffende plaatsing overheidsopdrachten speciale sectoren (hierna: KB Plaatsing van 16.07.2012). Ter informatie: Wordt, krachtens voormeld artikel 66 1 van het KB Plaatsing van 16.07.2012, in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die bij rechterlijke beslissing dat in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan De Watergroep kennis heeft, veroordeeld is voor : 1 deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2 omkoping als bedoeld in artikel 246 en 250 van het Strafwetboek; 3 fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4 witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Kan uitgesloten worden, volgens voormeld art. 66 2 van het KB Plaatsing van 16.07.2012, in elk stadium van de gunningprocedure, de kandidaat of inschrijver die: 5 niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 67 van het KB Plaatsing van 16.07.2012; 6 niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is overeenkomstig de bepalingen van art. 68 van het KB Plaatsing van 16.07.2012; De kandidaat dient volgende documenten voor te leggen: - Uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst (niet ouder dan 6 maanden te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming); - Voor de Belgische kandidaat vraagt De Watergroep het RSZ-attest op via elektronische weg. De buitenlandse kandidaat, alsook de Belgische kandidaat die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste datum bepaald voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming, is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de 5 Software / hardware
voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Indien een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokkene vóór een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land. - Voor de Belgische kandidaat vraagt De Watergroep het attest fiscale schulden op via elektronische weg. De buitenlandse kandidaat: een recent (niet ouder dan 6 maanden te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming) attest of attesten uitgereikt door de administratie(s) die in het land waar de kandidaat gevestigd is bevoegd is (zijn) voor het innen van de directe belastingen en van de BTW (of van de taksen die in het betrokken land de BTW vervangen) waarin vermeld staat dat de kandidaat in orde is met zijn verplichtingen ten overstaan van de voormelde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten in het betrokken land niet worden uitgereikt, volstaat een verklaring op eer gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het betrokken land. 2.2 KWALITATIEVE SELECTIE 2.2.1 FINANCIEEL-ECONOMISCHE DRAAGKRACHT Perceel 1: De kandidaat toont zijn financiële en economische draagkracht aan door het voorleggen van: Een passende bankverklaring (zoals model in bijlage 2 of gelijkwaardig) die de financiële degelijkheid van de kandidaat bevestigt voor de goede uitvoering van de opdracht. Een verklaring van de totale omzet die verband houdt met de opdracht, over de laatste drie boekjaren. Als vereiste wordt een minimale omzet van 1,5 mio. euro per jaar verwacht. Perceel 2: De kandidaat toont zijn financiële en economische draagkracht aan door het voorleggen van: Een passende bankverklaring (zoals model in bijlage 2 of gelijkwaardig) die de financiële degelijkheid van de kandidaat bevestigt voor de goede uitvoering van de opdracht. Een verklaring van de totale omzet die verband houdt met de opdracht, over de laatste drie boekjaren. Als vereiste wordt een minimale omzet van 1,5 mio. euro per jaar verwacht. 6 Software / hardware
Perceel 3: De kandidaat toont zijn financiële en economische draagkracht aan door het voorleggen van: Een passende bankverklaring (zoals model in bijlage 2 of gelijkwaardig) die de financiële degelijkheid van de kandidaat bevestigt voor de goede uitvoering van de opdracht. Een verklaring van de totale omzet die verband houdt met de opdracht, over de laatste drie boekjaren. Als vereiste wordt een minimale omzet van 500.000 euro per jaar verwacht. 2.2.2 TECHNISCHE BEKWAAMHEID Perceel 1: De kandidaat toont zijn technische bekwaamheid aan door: Het opgeven van het aantal mobiele bedrijfstoepassingen dat de kandidaat heeft ontwikkeld en het aantal gebruikers dat deze applicaties gebruikt (dd. 31/12/2014): als criterium wordt gehanteerd dat de kandidaat minimaal één mobiele applicatie voor de enterprise markt heeft ontwikkeld in de laatste 3 jaren, met een minimum van 50 gebruikers. Perceel 2: Niet van toepassing. Perceel 3: Niet van toepassing. 2.2.3 BEROEP OP DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN De kandidaat kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de kandidaat de nodige documenten toe aan zijn kandidaatstelling, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de kandidaat. De opdrachtnemer is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de Watergroep. Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in art. 66 1 en 2, 5-6 van het KB Plaatsing van 16.07.2012. 7 Software / hardware
Hoofdstuk 3. Vorm, inhoud en taalgebruik van de kandidaatstelling De aandacht van de kandidaat wordt erop gevestigd dat hij zijn kandidaatstelling dient in te vullen op het formulier kandidaatstelling en bijhorende bijlagen. De kandidaatstelling wordt ondertekend door de kandidaat of diens gemachtigde. De gemachtigden verwijzen minstens naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin deze machtiging werd gepubliceerd. De kandidaatstelling is slechts volledig als alle antwoorden, documenten en bijlagen die in deze selectienota worden gevraagd, door de kandidaat zijn bijgevoegd. Het ontbreken ervan kan leiden tot het niet aanvaarden van de kandidaatstelling. 3.1 TAALGEBRUIK De aanvraag tot deelneming dient in het Nederlands te worden opgesteld. Indien bijgevoegde documenten bij de aanvraag tot deelneming in een andere taal zijn opgesteld dan het Nederlands voegt de kandidaat een vertaling (naar het Nederlands) toe. 3.2 BRIEFWISSELING De kandidaat zal een contactpersoon vermelden tot wie de leidend ambtenaar zich kan richten voor alle aspecten van de opdracht. De kandidaat zal de gegevens van deze contactpersoon vermelden in de kandidaatstelling. 8 Software / hardware
Selectienota Mobiele Field Service Oplossing MoKa (mobiel kantoor) BIJLAGE 1 BIJLAGE 1: FORMULIER KANDIDAATSTELLING Kandidaatstelling voor de opdracht met als voorwerp MOBIELE FIELD SERVICE OPLOSSING MOKA (MOBIEL KANTOOR) 1 De firma Handelsnaam of benaming:... Rechtsvorm:... Nationaliteit:... Maatschappelijke zetel:... Telefoon: en/of Fax: Ondernemingsnummer (ON):. (of) 2 De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze opdracht Na(a)m(en), voorna(a)m(en):... Hoedanigheid:... Nationaliteit:... Voorlopige zetel:... Telefoon:... en/of Fax:... EN 9 Software / hardware
Selectienota Mobiele Field Service Oplossing MoKa (mobiel kantoor) BIJLAGE 1 Na(a)m(en), voorna(a)m(en):... Hoedanigheid:... Nationaliteit:... Voorlopige zetel:... Telefoon:... en/of Fax:... EN Na(a)m(en), voorna(a)m(en):... Hoedanigheid:... Nationaliteit:... Voorlopige zetel:... Telefoon:... en/of Fax:... 10 Software / hardware
Selectienota Mobiele Field Service Oplossing MoKa (mobiel kantoor) BIJLAGE 1 3 Vertegenwoordigd door: Naam en voornaam:.. Hoedanigheid of functie:.. stellen zich kandidaat voor de opdracht Mobiele Field Service Oplossing MoKa (mobiel kantoor) 1 Perceel 1 Perceel 2 Perceel 3 4 Naam en andere gegevens contactpersoon voor deze opdracht: Naam:.. E-mail:. Telefoon/gsm: 1 Kruis aan wat van toepassing is 11 Software / hardware
Selectienota Mobiele Field Service Oplossing MoKa (mobiel kantoor) BIJLAGE 1 5 Kwalitatieve criteria # ontwikkelde mobiele applicaties (enterprise market) in de laatste 3 jaren # gebruikers van mobiele applicaties (enterprise market) (dd. 31/12/2014) 6 Financiële gegevens De kandidaat dient onderstaande te berekenen aan de hand van de jaarrekeningen van de drie laatste jaren. De kandidaat mag bijkomende informatie verstrekken door bijvoorbeeld te wijzen op een garantie van de moedervennootschap. In elk geval kan enkel rekening worden gehouden met bijkomende informatie indien deze worden gestaafd met bewijsstukken. De buitenlandse kandidaat dient zijn jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een gelijkwaardig document bij zijn kandidaatstelling te voegen. Totale omzet ( ) 2012 2013 2014 7 Ondertekening Opgemaakt te (plaats): Datum: Handtekening(en): 12 Software / hardware
Selectienota Mobiele Field Service Oplossing MoKa (mobiel kantoor) BIJLAGE 2 BIJLAGE 2: BANKVERKLARING Deze verklaring betreft volgende overheidsopdracht: Mobiele Field Service Oplossing MoKa (mobiel kantoor) Hierbij bevestigen wij dat. (naam en woonplaats of handelsnaam en maatschappelijke zetel van de kandidaat) onze klant is. De financiële relatie met deze klant verloopt tot op heden tot onze volledige tevredenheid en zonder daarbij noemenswaardige negatieve zaken te hebben vastgesteld. Hij geniet tot op heden van ons volle vertrouwen. Op basis van de gegevens waarover onze bank momenteel beschikt en zonder uitspraak te doen over de toekomst, heeft deze klant op dit ogenblik de financiële en economische draagkracht om de bovenvermelde overheidsopdracht naar behoren uit te voeren. Onze bank levert dit document af zonder enige beperking noch voorbehoud van onze klant, behalve die dewelke hierboven zijn vermeld. Opgemaakt in..., op..., Benaming bank, naam en titel ondertekenaar en handtekening 13 Software / hardware