FAQ eforms Leonardo da Vinci Call 2013 Deze FAQ dient als aanvulling op de eform gebruikshandleiding Klik voor de antwoorden op de betreffende vraag Inhoudsopgave Algemene vragen Wat is een eform? 1 Voor welke projectsoorten moet ik een eform gebruiken? 2 Waar moet ik het eform downloaden? 2 Welke software en versie heb ik nodig? 2 Hoe werkt het stap voor stap? 2 Bij Nationaal Agentschap selecteren kan ik alleen NL1 LLP (Nuffic) kiezen. Klopt dit? 3 Er staat draft op het formulier. Is het wel de juiste versie? 3 Wat moet ik doen als submitten wel lukt, maar het woord draft in het formulier blijft staan? 3 Wat moet ik doen als het submitten niet lukt? 4 Hoeveel papieren kopieën moet ik er opsturen? 4 Wat is het verschil tussen validate en submit? 4 Kan ik het eform koppelen aan mijn browser? 4 Hoe voorkom ik dat ik gegevens verlies? 5 Hoef ik alleen de verplichte velden in te vullen? 5 ToI eform vragen Bij D.4.1 work packages kan ik de results niet invoeren 5 Algemene vragen Wat is een eform? Het aanvraagformulier eform is een elektronisch formulier. Het eform is ontwikkeld door de Europese Commissie en wordt voor de aanvragen in het kader van het Leven Lang Leren Programma gebruikt. Het eform is een PDF file en werkt via Adobe Reader. Zorg dat je altijd de meest recente versie van Adobe hebt gedownload
Voor welke projectsoorten moet ik een eform gebruiken? Voor het Leonardo da Vinci Programma zal in 2013 het eform aanvraagformulier gebruikt worden voor de actielijnen ToI-projecten, Mobiliteitsprojecten, Partnerschapprojecten en voor Preparatory Visits. Waar moet ik het eform downloaden? Deze eforms vindt u terug bij de verschillende programmaonderdelen op de website www.leonardodavinci.nl onder indienen projectvoorstel. ToI-projecten moeten het formulier downloaden van de website van het Nationaal Agentschap van het land van de organisatie die het project aanvraagt. Bij Partnerschapprojecten moet u het downloaden van de website van het Nationaal Agentschap van de coördinerende partner. Als u dit niet doet krijgt uw aanvraag automatisch een verkeerd nummer. Welke software en versie heb ik nodig? U dient de Adobe Acrobat Reader versie 8.1 of hoger te gebruiken. Wij raden u echter aan in alle gevallen de laatste versie van Adobe Reader te gebruiken. Deze is gratis te downloaden vanaf www.adobe.com. Hoe werkt het stap voor stap? 1. Download het eform als een PDF file via de website van het Nationaal Agentschap. Sla het formulier op op uw computer. 2. Vul het in (offline), u hoeft tijdens het invullen geen internet verbinding te hebben. 3. Validate het eform (offline). Als u valideert zal er een controle worden uitgevoerd of de verplichte velden zijn ingevuld. Na het valideren kunt u nog wijzigingen doorvoeren. Het is noodzakelijk dat u dit doet vóórdat u de aanvraag (online) submit. Het is niet mogelijk om eforms te submitten zonder dat ze gevalideerd zijn. 4. Submit (verstuur) het eform online. Zorg dat u verbinding hebt met het internet, klik dan op de knop Submit online. Als het versturen succesvol is verlopen zult u meteen een ander PDF file ontvangen Submission confirmation genaamd. Dit document bevat uw submission ID en instructies voor de volgende stap.
U kunt de pdf s van het gesubmitte aanvraagformulier en de confirmation naar uw partners versturen als de definitieve versie van de aanvraag. 5. Maak een xml file (online) klik op create email attachment hiermee maakt u een XML file die digitaal naar het NA gestuurd dient te worden. 6. Print het submitted eform (voor ondertekening) en de Submission confirmation. 7. Verstuur het eform hoe dit precies moet verschilt per projectsoort. Als coördinator van een Partnerschapproject dient u drie papieren versies aan te leveren en een versie per email. Als u partner bent in een Partnerschapproject dan volstaat één papieren exemplaar en een digitale versie. Voor TOI- en Mobiliteitsvoorstellen dient u drie papieren versies en eenmaal digitaal aan te leveren. Meer informatie hierover vindt u ook terug in de betreffende handboeken. Bij Nationaal Agentschap selecteren kan ik alleen NL1 LLP (Nuffic) kiezen. Klopt dit? Dit klopt, omdat de Nuffic penvoerder is van het Nederlandse Nationale Agentschap. De adresgegevens die vervolgens in het formulier verschijnen zijn wel correct. Er staat draft op het formulier. Is het wel de juiste versie? Het woord draft betekent dat u het formulier nog niet hebt gesubmit. Zodra u submit verdwijnt dit. Wat moet ik doen als submitten wel lukt, maar het woord draft in het formulier blijft staan? In dit geval krijgt u een ontvangstbevestiging per mail, met daarin een hash-code (bevindt zich onder de streepjescode op het voorblad). In het eform verdwijnt echter het woord DRAFT niet. Zorg dat u de laatste versie van acrobat reader download (versie 9). In de meeste gevallen lost dit het probleem op. Mocht dit niet zo zijn check dan dat de hashcode in de aanvraag en de ontvangstbevestiging gelijk zijn. U dient in alle gevallen een XML file te maken (zie hoe werkt het stap voor stap ).
Extra voor partnerschappen Als draft niet verdwijnt, stuur dan de ontvangstbevestiging mee met uw aanvraag. Dit geldt als u een Nederlandse partner bent met een buitenlandse coördinator. Maar ook als u een Nederlandse coördinator bent. Op deze manier kan het buitenlandse NA nagaan dat de aanvraag wel degelijk is gesubmit. Wat moet ik doen als het submitten niet lukt? Als het submit online niet lukt, check dan eerst of u alle velden juist heeft ingevuld door op validate te drukken. Controleer vervolgens of u een nieuwere versie van Acrobat Reader kunt downloaden van www.adobe.com. Als het dan nog steeds niet lukt kunt u volstaan met de XML file (zie hoe werkt het stap voor stap ). Hoeveel papieren kopieën moet ik er opsturen? Als coördinator van een Partnerschapproject dient u drie papieren versies aan te leveren en een versie per email. Als u partner bent in een Partnerschapproject dan volstaat één papieren exemplaar en een digitale versie. Voor TOI- en Mobiliteitsvoorstellen dient u drie papieren versies en eenmaal digitaal aan te leveren. Meer informatie hierover vindt u ook terug in de betreffende handboeken. Wat is het verschil tussen validate en submit? Als u het formulier deels of geheel valideert, controleert het of u alle verplichte velden hebt ingevuld. U kunt dit offline doen. Na validatie kunt u de gevalideerde gegevens nog wijzigen. U dient het eform echter ook nog op te slaan om de gegevens te bewaren. Voor submitten moet u online zijn. Het formulier krijgt automatisch een uniek nummer toegekend en het woord draft verdwijnt. Na submitten kunt u de gegevens niet meer veranderen. Kan ik het eform koppelen aan mijn browser? Het is mogelijk het eform direct te koppelen aan de uw browser. Wij adviseren echter het te downloaden op een lokale harde schijf. Dit om te voorkomen dat al ingevulde gegevens verloren gaan na sluiting van de browser.
Hoe voorkom ik dat ik gegevens verlies? Sla het eform tijdens het werken regelmatig op door op save te drukken, eventueel onder een andere versienaam. Het eform kan worden opgeslagen en geopend op elk moment, zonder dat er reeds ingevulde gegevens verloren gaan. Als u op validate drukt worden de gegevens alleen gecheckt, maar niet automatisch opgeslagen! Hoef ik alleen de verplichte velden in te vullen? De verplichte velden zijn gemarkeerd met een rood kader. De velden die niet verplicht zijn vragen soms naar zaken die de kwaliteit van uw project betreffen. Als u deze niet invult kan de informatie dus ook niet worden beoordeeld en gewaardeerd door de experts die uw aanvraag beoordelen. TOI eform vragen Bij D.4.1 work packages kan ik de results niet invoeren Dit klopt. De results dient u eerst in te voeren onder D.4.2. Daarna kunt u onder D.4.1 aangeven welke results bij welk work package horen.