AFDELING BELEID - DIENST CORPORATE HR Identificatiecode: Functiefamilie: dossierbeheerder externe aanvragen Functiebeschrijving Projectbeheerder organisaties(m/v) Voor akkoord Naam leidinggevende(n): Louis Vervloet Datum + Handtekening(en) Beleidsdomein: Werk en Sociale Economie Entiteit: Dept. WSE Naam functiehouders/-woordvoerders Handtekening(en) VACANT
DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE 0. Identificatiecode 1. Functietitel (M/V) Projectbeheerder Organisaties 2. Organisatie Het ESF-Agentschap is een EVA van privaat recht opgericht in 2002 met als doel het beheer van de middelen komende uit het Europees Sociaal Fonds, een Europees fonds in het kader van het Cohesiebeleid. Vanaf 2008 beheert het ESF-Agentschap ook de middelen van het Europees Globalisatiefonds en van het Europees Integratiefonds. Telkens beheert het ESF-Agentschap ook (een gedeelte van) de nodige Vlaamse cofinanciering. Onder beheer wordt verstaan het operationaliseren in projecten met monitoring en eerste lijn controle en het administratieve en financiële beheer van de middelen. Op jaarbasis beheer het ESF-Agentschap tussen de 95 en de 100 MEUR. 3. Context 3.1. Hoofdactiviteit van de afdeling / dienst De projectbeheerder werkt in het team organisaties van de afdeling programmawerking. De programmawerking staat in voor het operationele beheer van het ESF-programma. Deze afdeling lanceert oproepen en beheert de projecten en subsidiestromen. 2
3.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden 3.3. Interne organisatie 3.3.1. Rapporteringslijnen Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Coördinator organisaties Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Administratief medewerker nvt 3.3.2. Organogrammen Toe te voegen als bijlage. 4. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven: Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: nvt nvt nvt 3
DEEL 2: DOEL EN RESULTAATSGEBIEDEN 5. Doel Analyseren, verwerken en opvolgen van binnenkomende projecten, e.d. teneinde omtrent deze projecten een (voorstel van) projectbeslissing te kunnen formuleren. Legt verantwoording af aan de Coördinator organisaties. Context: Conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. 6. Resultaatgebieden 6.1. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van projectgegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context: oproepvoorwaarden, procedures, wetgeving, regelgeving, normen Voorbeelden van activiteiten: Projectvoorstelanalyse Analyse kwaliteitsopstap Inhoudelijke en financiële analyse van toegewezen projectvoorstellen binnen een specifiek bepaalde oproep Schriftelijke formulering en mondelinge toelichting van een voorstel tot beslissing ivm organisatie en project Actieve participatie aan evaluatoren overleg Opbouwen kennis met betrekking tot de inhoud van de oproep 4
6.2. (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie (evt. de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het project Voorbeelden van activiteiten: Rapportbeoordeling controle on desk Inhoudelijk en financieel behandelen van rapporteringen in alle toegewezen projecten binnen de specifiek bepaalde projectoproep Opvolging aanbevelingen kwaliteitspaper De deadline van behandeling nauwkeurig opvolgen Antwoorden formuleren op bezwaren Rapportbeoordeling controle ter plaatse Het organiseren, voorbereiden en uitvoeren van controlebezoeken Inhoudelijke en financiële controle van projectdocumenten Controle kwaliteitsopvolging organisatie Vaststellingen correct weergeven in een verslag en verwerken in een nieuwe rapportbeoordeling 6.3. Communicatie en contacten Proactief de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt project Voorbeelden van activiteiten: Professionaliseren promotoren Ondersteunen in functie van organisatiekwaliteit en realisatie projectdoelstellingen Bewaken en ondersteunen van een eventueel valideringspad Face-to face gesprekken met promotoren wat betreft toegewezen projecten 5
Telefonisch en schriftelijke beantwoorden van vragen van projectpromotoren Coaching in functie van organisatiekwaliteit Input leveren aan en op infosessies voor projectpromotoren Themawerking 6.4. Opvolging en beheer Opzetten van Vlaamse / Europese thematische bijeenkomsten Uitbouwen van de themadeskundigheid teneinde alle praktische en theoretische ontwikkelingen rond het thema te kunnen integreren in de projectwerking Vanuit de specifiek bepaalde themawerking een visie ontwikkelen en formuleren op het beleidsthema en deze visie omzetten in beleidsaanbevelingen Actief bijhouden en uitwisselen van deze vakkennis en ervaring Samenwerken met de medewerkers actief bij een thematische werking Evalueren van de betrokken thematische werking.. Opvolgen van de uitvoering van de beslissing van een project of oproep teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd en het gehele proces van een specifiek bepaalde oproep wordt opgevolgd. Voorbeelden van activiteiten: Oproepbeheer: Opmaak specifiek bepaalde oproep Begeleiding van potentiële promotoren Het opzetten en organiseren van het selectieproces tot en met de projectbeslissingen Opvolging, monitoring, controle en eventueel bijsturen Samenwerken met medewerkers actief bij een oproep Opbouwen specialistische kennis met betrekking tot de specifiek bepaalde oproep Actief bijhouden en uitwisselen van deze vakkennis en ervaring. 6
6.5. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en organisatieniveau te optimaliseren. Voorbeelden van activiteiten: Opbouwen specialistische kennis met betrekking tot de specifiek toegewezen bepaalde oproep Opbouwen kennis met betrekking tot de inhoud van de oproep bij analyse aanvragen Vanuit de specifiek bepaalde themawerking een visie ontwikkelen en formuleren op het beleidsthema en deze visie omzetten in beleidsaanbevelingen Actief bijhouden en uitwisselen van deze vakkennis en ervaring 7
DEEL 3: COMPETENTIEPROFIEL 7. Waardegebonden en gedragscompetenties 7.1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen 7.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als da niet meteen van persoonlijk belang is Niveau II. Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid in mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 7.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau III. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge 8
enquêtes ) - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ) 7.4. Betrouwbaarheid (consequent en correct handelen) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen. Afspraken nakomen en zijn/ haar verantwoordelijkheid nemen. Niveau II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 7.5. Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau II. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan - Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties - Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen - Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing - Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie - Kan bovenstaande helder uitdrukken in nota s 7.6. Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Niveau II. Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten 9
- Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie 7.7. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Niveau III Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Levert onder druk kwaliteitsvol werk af - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Combineert kwantiteit met kwaliteit - Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk 7.8. Initiatief Niveau II Neemt het initiatief om uitdagingen binnen het eigen takendomein aan te pakken (reactief en structureel) - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht - Formuleert (out of the box) voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt en effectief te kunnen werken - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij/zij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden 7.9. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Niveau II Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen 10
11
8. Vaktechnische competenties 8.1. Diploma Master, bij voorkeur in een socio- economische richting 8.2. Ervaring 3 jaar werkervaring is vereist waarvan minstens 1 jaar in een gelijkaardige functie, bij voorkeur in de materie leeftijdsbewust personeelsbeleid 8.3. Functiespecifieke kennis Algemeen voor de functie van projectbeheerder organisaties: Kennis van en ervaring met procedures, regelgeving en systemen. Deze kunnen toepassen, integreren en interpreteren. Vakgebieden: Inhoudelijke vertrouwdheid met het clusterthema Kennis van het werkveld en de regelgeving Kennis van de procedures Kennis van de ESF-applicatie Basiskennis van MLP en PCM Kennis van de financiële criteria Kennis van minimaal één andere taal dan het Nederlands. Kennis van diverse HR-thema s, zoals competentiemanagement, leeftijdsbewust personeelsbeleid, feedbackbeleid, maar ook van MVO, Coöperatief ondernemen, (beperkter uiteraard dan de eerste) Coachende vaardigheden naar promotoren toe rond diverse topics dus niet alleen het opmaken van voorstellen, maar ook meer 12
inhoudelijk naar tips en tricks rond de thema s uit de eerste lijn. Klantgerichtheid Zin voor initiatief en meewerken en mee nadenken over veranderingen Specifiek voor deze functie : kennis van het werkveld en de intermediaire instanties betrokken bij organisatieontwikkeling inzicht in recente beleidsontwikkelingen op dit vlak kennis van resultaatmetingen, financiële modellen subsidieregelingen, overheidsopdrachten kennis van de werking, organisaties, financiële stromen in het werkveld kennis van coachingtechnieken naar (potentiële) promotoren kennis van resultaatgericht werken in een programma-context kennis van de Vlaamse overheid kennis van de sociale partners kennis van gender en diversiteit 8.4. Strekt tot aanbeveling Je hebt inzicht in de structuur, werking, beleidsvoering en organisatie van de Vlaamse Overheidsadministratie en meer bepaald van het beleidsdomein WSE. Je hebt kennis van de eigen entiteit (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van de organisatie Je hebt algemene kennis van het werkdomein van de dienst Kennis van de Europese instellingen en structuren is een pluspunt Goede kennis van de courante bureautica-toepassingen (word, excel, acces, powerpoint, outlook, internet, sharepoint) 9. Functiefamilie 13
9.1. Functiefamilie Dossierbeheerder externe aanvragen 10. Opmerkingen Bijlage : organogram ESF-Agentschap Organogram ESF Agentschap.jpg 14