Acerta Connect Smart Zit zelf aan het stuur van uw payroll Acerta ondersteunt starters, zelfstandigen en werkgevers in elke groeifase en bij elk hr-proces.
Redactie: Vormgeving: Realisatie: Communicatie Acerta ArtDokus.be Marketing Acerta Verantwoordelijke uitgever: Liesbet Coninx, Buro & Design Center Heizel Esplanade PB 65, 1020 Brussel Publicatiedatum: oktober 2016 2
Beheer vlot uw payroll-processen met Acerta Connect Smart Acerta Connect Smart is de ideale payroll tool voor de verwerkingen van uw lonen. Onze software blinkt uit in gebruiksvriendelijkheid en biedt tal van mogelijkheden. Zo beheert u uw payrollprocessen in alle eenvoud en in recordtijd. Win tijd dankzij het gebruiksgemak van Acerta Connect Smart Acerta Connect Smart is 24 uur op 24 online beschikbaar via een beveiligde login. De software is makkelijk en logisch opgebouwd en daardoor eenvoudig in gebruik. Onze payrollbeheerder staat altijd tot uw beschikking om u verder te helpen met al uw vragen of opmerkingen. Toen we op zoek waren naar een nieuwe payrolltool hadden we goed voor ogen wat we zeker nodig hadden. Altijd en overal beschikbaar, snel én eenvoudig. We stelden hoge eisen, maar Acerta Connect kon ze probleemloos inwilligen. Kathleen Aerts, Office Manager bij ReMYND 3
4
Welke mogelijkheden biedt Acerta Connect Smart? Voer efficiënt en overzichtelijk gegevens in Met Acerta Connect Smart beheert u op een efficiënte manier de gegevens van uw medewerkers. Een eenvoudige wizard zorgt ervoor dat u makkelijk nieuwe werknemers kan toevoegen. Bovendien beschikt u over een tijdslijn met historieken. Zo heeft u op elk moment een duidelijk en gedetailleerd overzicht van uw werknemers en hun lonen. Via de tijdslijn ziet u ook onmiddellijk in welke periode er een wijziging heeft plaatsgevonden. Bij de creatie van een nieuwe werknemer, kopieert u eenvoudig alle gegevens uit een bestaande arbeidsovereenkomst. U kan deze nieuwe overeenkomst trouwens afdrukken door gebruik te maken van onze modeldocumenten. De gegevens van uw medewerkers worden automatisch ingevuld. 5
Beheer de prestaties van uw medewerkers in de kalender Werken met personeel omvat vele administratieve verplichtingen. Denk maar aan het opvolgen van lonen, het goedkeuren van verlofdagen, het invoeren van afwezigheden Acerta Connect Smart neemt deze graag van u over: Acerta Connect Smart bevat een handige kalender die automatisch wordt opgevuld met de prestaties uit uw werkschema. Aanpassingen doet u aan de hand van standaard knoppen met de meest gebruikte aan-en afwezigheidscodes zoals vakantie, ziekte, ADV en feestdagen. U kan deze uiteraard ook volledig aanpassen aan uw wensen. Bovendien navigeert u op een efficiënte en eenvoudige manier tussen uw medewerkers. Dankzij Acerta Connect Smart behoudt u centraal het overzicht over de prestaties van uw medewerkers met de invoerkalender, het jaaroverzicht en de verwerkte kalender. 6
De payroll management tool beschikt eveneens over een Employee Self Service -module. Werknemers kunnen hierin niet alleen zelf hun afwezigheden en onkosten ingeven, maar ook hun persoonsgegevens wijzigen. U kiest zelf wie dit goedkeurt. Om het gebruiksgemak nog meer te verhogen, hangt u aan de verschillende vormen van verlof een prioriteitenregeling. Zo hoeft de werknemer hier geen keuze meer in te maken. Het resultaat is onmiddellijk zichtbaar in de kalender, voor u maar ook voor uw medewerkers. 7
Maak zelf uw testberekeningen Met Acerta Connect Smart maakt u zelf op een heel intuïtieve wijze testberekeningen. De resultaten verschijnen in de payroll management tool, als lijst of zelfs als fictieve loonbrief inclusief de juiste looncodes! Zijn deze testberekeningen goed voor u? Dan kan u ze via een simpele druk op de knop onmiddellijk laten doorstromen voor de definitieve loonberekening. Zo simpel is het! 8
De uitgebreide rapporteringsmogelijkheden zijn bijzonder interessant en besparen me veel tijd. In het kader van administratieve of juridische formaliteiten of bij de opmaak van de jaarlijkse sociale balans. Solange Brauwers, directiesecretaresse bij Sageco Volg uw loongegevens correct op Via een intuïtieve rapporteringstool heeft u steeds toegang tot een set payrollrapporten waarmee u elke stap in uw loonverwerkingsproces eenvoudig kan controleren en beheren. Zo kiest u onder meer uit rapporten over uw loonkost, bedrijfsvoertuigen of de anciënniteit van uw medewerkers. Bovendien kan u de lay-out aanpassen, grafieken toevoegen, filters toevoegen, formules toepassen, draaitabellen opstellen... Zo leest u uw resultaten in één oogopslag af! U kan uw aangepaste rapporten bewaren, zodat u telkens dezelfde resultaten te zien krijgt met dezelfde opmaak. Op die manier wordt het heel makkelijk om resultaten over verschillende periodes te vergelijken. De rapporten zijn ook eenvoudig te exporteren naar een bestandsformaat naar keuze. Wenst u gedetailleerde informatie over het absenteïsme van uw medewerkers, bijvoorbeeld de berekening van de Bradfordfactor? Dat is mogelijk met de module HR Reporting Verzuim waarmee u de evolutie van de afwezigheden binnen uw bedrijf kan opvolgen. Eenvoudige gegevensuitwisseling De uitwisseling van gegevens tussen Acerta Connect Smart en andere systemen zoals bijvoorbeeld tijdsregistratie, verloopt erg vlot. Hierdoor vermijdt u de dubbele invoer van data en blijven uw gegevens steeds up to date. Tevens vloeien uw payrollkosten bijna automatisch door naar uw boekhouding. Acerta Connect Smart staat immers toe om uw digitale journaalposten op te vragen. U kan beroep doen op de standaard journaalposten, zoals gedefinieerd volgens het Minimum Algemeen Rekenstelstel. Of u kan zelf uw journaalposten definiëren op basis van uw persoonlijk rekeningenstelsel. Acerta Connect Smart zorgt dus voor een efficiënte doorstroom van uw payrollverwerking. 9
Acerta Connect is een handige en gebruiksvriendelijke oplossing. Eén die me veel tijd bespaart. Emilie Dechamps, directeur bij Herbalgem Groeit uw bedrijf? Dan groeit Acerta Connect Smart met u mee Acerta Connect Smart is zeer modulair opgebouwd. Zo kiest u zelf welke modules u nodig heeft. En heeft u later nood aan een bijkomende module? Dan kan u deze makkelijk laten activeren in uw payroll management tool. Zo beschikt u steeds over een tool op maat. Opteer bijvoorbeeld voor de module Employee Self Service waarmee u altijd een correct overzicht heeft van de afwezigheden en de onkosten die in de loonverwerking opgenomen worden. Beheer uw payrollgegevens waar en wanneer u maar wil Vanaf nu hoeft u niet langer op kantoor te zijn om uw administratie te verwerken en te beheren. Acerta Connect Smart is altijd én overal beschikbaar. Welk toestel u ook gebruikt. U hoeft immers geen extra software te installeren, een internetverbinding volstaat. Via een beveiligde login heeft u toegang tot uw online payroll management tool. Hiervoor ontvangt u een unieke gebruikersnaam en wachtwoord. We gebruiken dan ook de laatste nieuwe technologie, Acerta Connect Smart biedt u dus de allerhoogste technologische zekerheid. Bovendien kan u gebruik maken van onze rechten en rollen zodat elke gebruiker toegang heeft tot de informatie die hij nodig heeft. Zo zou u uw payrollmedewerkers enkel toegang kunnen geven tot de lonen en niet tot de persoonlijke data van de medewerkers, terwijl de hrmedewerker dan weer enkel de persoonlijke data kan raadplegen. Ook uw boekhouder kan u een aparte rol geven. Zo waakt u zelf over de privacy van uw gegevens. 10
Bestaat er toch nog onduidelijkheid? Dan vindt u een volledige handleiding in de tool. Wij nodigen u daarnaast ook graag uit voor een (gratis) opleiding. Heeft u nog vragen of wil u graag via een demo zien wat Acerta Connect Smart voor uw bedrijf/organisatie kan betekenen? Geef ons een seintje via acertaconnect@acerta.be en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op. 11
CON-002-1610 V.U.: Liesbet Coninx, Buro & Design Center - Heizel Esplanade PB 65, 1020 Brussel acerta.be