Fietsvademecum Stad Gent en OCMW Gent Versie december 2016
Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 1 Algemeen kader 3 1.1 Doelstelling 3 1.2 Definities 3 1.2.1 Algemeen 3 1.2.2 Soorten fiets 3 1.3 Toepassingsgebied 4 1.4 Keuzemogelijkheden voor woon-werk verplaatsingen 4 2 Verantwoordelijkheden gebruiker 5 2.1 Algemeen 5 2.2 Privégebruik 6 2.3 Diefstal, verlies of misbruik 6 3 Een fiets aanvragen 7 3.1 Wie vraagt wat aan? 7 3.1.1 Aanvraag door een medewerker 7 3.1.2 Aanvraag door een dienst van de Stad, OCMW of poolbeheerder 8 3.2 Hoe aanvragen? 9 3.3 Leveringsduur van een nieuwe fiets 9 4 Een fiets afhalen of terugbrengen 10 5 Technisch onderhoud en herstellingen 10 5.1 Algemeen 10 5.2 Technische gegevens 11 5.3 Netheid fiets 11 5.3.1 Privé-pendelfiets 11 5.3.2 (Stads-)pendelfiets 11 5.3.3 Dienst- en poolfietsen 11 5.4 Een fiets herstellen of onderhouden 11 5.4.1 Eerstelijnsonderhoud en herstellingen 11 5.4.2 Onderhoud uitvoering 12 5.4.3 Pech 13 6 Accessoires en aanpassingen 15 7 Een fiets opladen/ batterijen 15 8 Garantie 16 9 Fietspool 16 10 Fiets- of kilometervergoeding 17 11 Vervangfietsen 18 12 Verandering van dienst, uitdiensttreding, pensioen of verhuis 18 13 Evenementen 18 14 Fietsfaciliteiten 18 15 Open catalogus 19 16 Bijzondere gebruikers 19-1 -
16.1 Onderwijs 19 16.2 Lokale Politie 19 16.3 Andere entiteiten 19 17 Nuttige adressen 20 18 Samenvattende tabel 22 19 Bijlagen 23 19.1 Keuze woon-werkverkeer 23-2 -
1 Algemeen kader 1.1 Doelstelling Dit vademecum kan aanzien worden als een gebruikshandleiding en heeft tot doel een algemeen kader te bieden voor het beheer en het gebruik van alle fietsen, alsook de rechten en plichten uiteen te zetten die daaruit voortvloeien voor de gebruikers. 1.2 Definities 1.2.1 Algemeen Fiets: Elk voertuig met twee of meer wielen dat wordt voortbewogen door één of meer gebruikers door middel van pedalen of van handgrepen. Deze kan met een motor uitgerust zijn van maimum 0,25Kw. Dienstverplaatsing: Is een verplaatsing in het kader van de uitvoering van taken, zoals bepaald in de functieomschrijving. Gebruiker: Is een medewerker van Stad Gent of OCMW Gent en die de ter beschikking gestelde fiets (of rijwiel) gebruikt als een goede huisvader en enkel waarvoor het bestemd is. 1.2.2 Soorten fiets Stadsfiets: Dit is een uniseks-, dames- of herenfiets die eigendom is van Stad Gent en OCMW Gent ( een fiets van de Stad ) en omvat alle soorten fietsen die hierna worden vermeld. Een stadsfiets is normaliter voorzien van één of meerdere stadslogo s (b.v. Slim op weg). Er zijn echter uitzonderingen zonder logo s maar deze fietsen zullen steeds een uniek gegraveerd nummer dragen. Dienstfiets: Een dienstfiets is soort fiets die door en voor de dienst ter beschikking wordt gesteld om de medewerkers dienstverplaatsingen en -activiteiten te laten uitvoeren en die enkel voor dit doeleinde wordt gebruikt. Poolfiets: Een poolfiets is een dienstfiets die dienst overschrijdend kan worden ingezet. De afspraken voor het gebruik hiervan worden meestal geregeld door de balie van het gebouw of de site waar de fiets zijn standplaats heeft. Reserveringen verlopen via de beschikbare reserveringstools. Pendelfiets: Elke stadsfiets die in bruikleen wordt gegeven aan een medewerker voor het maken van de woonwerkverplaatsingen en dienstverplaatsingen. Een pendelfiets is geen dienstfiets. Plooifiets: Een stadsfiets die met een aantal eenvoudige manipulaties kan worden samengevouwen en zo compacter en makkelijker mee te nemen is zonder er mee te rijden. Een plooifiets is ook elektrisch verkrijgbaar als dienstfiets. De niet elektrische plooifiets kan ook worden aangevraagd als pendelfiets in combinatie met een NMBS of P+R. Bakfiets: Een fiets met twee of meerdere wielen die beschikt over een ruimte of bak voor het vervoeren van goederen. Een bakfiets bestaat enkel als dienstfiets. Evenementenfiets: Een fiets die tijdens evenementen, georganiseerd door eigen diensten, ingezet kan worden voor een periode van ma 1 week. Elektrische fiets: Een fiets die is uitgerust met een elektrische hulpmotor met een nominaal continu vermogen van maimaal 0,25 kw, waarvan de aandrijfkracht geleidelijk vermindert en tenslotte wordt onderbroken wanneer de fiets een snelheid van 25 km/u bereikt of indien de bestuurder ophoudt met trappen. Vervangfiets: Een klassieke dames- of herenfiets die in bruikleen wordt gegeven aan een medewerker voor de periode van het herstel van een pendel- of dienstfiets. S-pedelecs: Of speed-pedelec is een soort fiets met een motor van meer dan 0,25Kw en worden daardoor beschouwd als een bromfiets. - 3 -
Schoolfiets: Een fiets eigen aan onderwijs (8 tot 18j), specifiek toegewezen aan een school, bestemd voor groepsverplaatsingen van leerlingen in het kader van educatieve doeleinden. 1.3 Toepassingsgebied Deze handleiding is van toepassing op ALLE fietsen van Stad Gent en OCMW Gent. S-pedelecs (speed-pedelecs) vallen onder de reglementering van bromfietsen, zij zijn geen onderdeel van de vloot van Stad Gent en OCMW Gent en worden niet behandeld. Bepaalde diensten of entiteiten verbonden aan de Stad Gent en OCMW Gent zoals de Lokale Politie en IVA Stedelijk Onderwijs vallen buiten het toepassingsgebied maar worden wel summier behandeld omwille van nauwe band met de Stad. 1.4 Keuzemogelijkheden voor woon-werk verplaatsingen Iedere medewerker kan jaarlijks in de maand september de keuze maken op welke manier hij naar het werk komt. Daarnaast kun elke medewerker ook op elk moment veranderen van vervoerswijze: als je overschakelt naar een duurzamer alternatief; als je verhuist; als je op een nieuwe werkplek gaat werken; om medische reden. Elke medewerker moet zijn keuze voor woon-werkverkeer doorgeven via de personeelstool (selfservice). De dossierbeheerder bij de Dienst Personeelsbeheer zorgt voor de verdere afhandeling van de aanvraag. Voor een overzicht en meer info over alle keuzemogelijkheden verwijzen we naar deze link: Infofiche woonwerkverkeer. De keuzes zelf kan je in dit document ook vinden als bijlage. Woon-werkverplaatsingen met de dienstfiets, te voet, per tai of carpoolen worden niet vergoed. Met de dienstfiets worden in principe geen woon-werkverplaatsingen toegestaan. - 4 -
2 Verantwoordelijkheden gebruiker 2.1 Algemeen De ter beschikking stelling van een fiets geeft in geen enkel geval een eigendomsrecht of een zakelijk recht op de fiets aan de gebruiker. De Stad Gent en OCMW Gent blijven altijd eigenaar van de fiets. Wanneer er ten aanzien van de gebruikers instructies komen van de Stad of één van zijn diensten, dienen deze te worden nageleefd. De gebruiker dient de fiets na gebruik steeds terug in te leveren samen met al zijn accessoires, in goede staat mits eventuele normale gebruiks- of slijtagesporen. De gebruiker houdt daarbij rekening met het volgende, hij: - respecteert de Wegcode, elke andere relevante Belgische Wetgeving en de specifieke richtlijnen van Stad Gent (RPR) en OCMW Gent. - gebruikt de ter beschikking gestelde fiets als een goede huisvader en enkel daar waarvoor hij bestemd is. - doet altijd een visuele controle van de fiets (staat en bandendruk) voor het vertrek en seint elk vastgesteld defect zo snel mogelijk aan de fietsbeheerder die hem de fiets ter beschikking stelde. - respecteert de handleidingen en voorschriften die nodig zijn om de fiets te gebruiken en de eventuele bijkomende voorschriften uitgaande van Stad Gent en OCMW Gent of zijn eigen leidinggevenden. - maakt de fiets steeds slotvast, indien mogelijk aan een vaste infrastructuur met het bijgeleverde kettingslot. Doet de fiets altijd op slot met de twee sloten: het vaste én het kettingslot. Ook in geval de fiets in een afgesloten fietsstalling staat. - zorgt ervoor dat de fiets altijd wordt achtergelaten in de meest veilige omstandigheden (b.v. In een fietsenstalling of ervoor voorziene plaats). - meldt misbruiken aan zijn verantwoordelijke. - heeft een voorbeeldfunctie in het verkeer. Alle medewerkers rijden hoffelijk en met respect voor de verkeerswetgeving en de andere weggebruikers. - rijdt niet onder invloed van alcohol of drugs met een stadsfiets. - voert geen handelingen uit met zijn gsm tijdens het fietsen. De kosten veroorzaakt door een inbreuk op dit verbod zijn volledig ten laste van de overtreder. - brengt zelf geen bestickering aan op de fiets. Dit gebeurt enkel in overleg met de Dienst Service en Logistiek en hij verwijdert de bestickering die op een fiets aanwezig is niet. - ontleent geen stadsfietsen aan eternen, tenzij dit via een besluit van Bestuur toegestaan wordt. - betaalt altijd alle boetes en retributies door eventuele overtredingen. - zorgt dat indien hij een elektrische fiets gebruikt, hij de levensduur van de batterij zo maimaal mogelijk houdt conform de voorschriften van de constructeur. - beperkt het vervoer van goederen tot louter functionele doelen en houdt daarbij rekening met de technische eigenschappen van de fiets of accessoires (b.v. ma. gewicht op bagagedrager, in fietstas, ). - monteert geen accessoires zonder de voorschriften van de constructeur te volgen (b.v. kinderstoeltjes, aanhangwagentjes, ). Schade die veroorzaakt wordt door het niet volgen ervan zijn ten laste van de gebruiker. - neemt altijd de display van een elektrische fiets af indien dit mogelijk is wanneer hij de fiets op openbaar domein parkeert en laat zijn oplader niet onbeheerd achter. - 5 -
2.2 Privégebruik Enkel een pendelfiets kan omwille van zijn aard gebruikt worden voor zowel privédoeleinden als voor woonwerkverkeer. Privégebruik blijft wel secundair aan het professioneel gebruik. Een dienst- of poolfiets kan niet gebruikt worden voor privédoeleinden en/of voor woon-werkverkeer. Uitzonderingen kunnen enkel worden toegestaan door een dienstchef, directeur of departementshoofd en/of middels een besluit van het bestuur indien dit noodzakelijk zou zijn voor het vlotte verloop van de werkplanning. 2.3 Diefstal, verlies of misbruik In geval van diefstal of verlies moet je dit aangeven bij de Lokale Politie. Gemakkelijkst is dit te doen via de website: https://policeonweb.belgium.be. Geef de diefstal of het verlies ook zo snel mogelijk door naar de Dienst Service en Logistiek. Van zodra je over de aangifte beschikt moet dit ook zo snel mogelijk aan het Fietsatelier worden bezorgd. Zorg dat de aangifte het unieke nummer van je fiets bevat zoals vermeld in je bruikleenverbintenis. Ook in geval van diefstal van onderdelen (batterij, motor, ) dien je dit aan te geven. Bijzondere aandacht gaat hier uit naar de display van de elektrische fietsen. Als deze afneembaar is, dan is het best dat je deze altijd afneemt. Zonder de display zal de elektrische motor niet functioneren. Lever steeds het bewijs dat je de fiets correct op slot hebt gedaan. Dit doe je door je originele sleutels voor te leggen aan het Fietsatelier. Mocht je fiets teruggevonden worden en je wordt daarvan op de hoogte gebracht, breng opnieuw de Dienst Service en Logistiek op de hoogte en laat hem ontseinen. Als mocht blijken dat er dubieuze omstandigheden zijn, dan behoudt Stad Gent en OCMW Gent zich het recht dit verlies of de schade te verhalen op de gebruiker ten belope van de gederfde schade en/of de lineaire afschrijfwaarde van het goed (zie ook hieronder). Bij dubieuze omstandigheden kan er een wachttijd zijn voor het verkrijgen van een nieuwe fiets. Mogelijk kan deze wachttijd oplopen tot een eventuele onduidelijkheid is opgehelderd of het verlies is gecompenseerd. Ook in gevallen van zware fout, herhaaldelijke fout en/of nalatigheid zullen de Stad Gent en OCMW Gent de mogelijkheid hebben de geleden schade of het verlies dat daaruit voortkomt aan zijn fiets of accessoires te kunnen terugvorderen. Onderstaande procedure zal van toepassing zijn, bijvoorbeeld in geval van beschadiging, verlies en/of niet inleveren van de fiets die ter beschikking wordt gesteld door de Stad Gent aan een personeelslid: De medewerker (m/v/) die zijn/haar ter beschikking gesteld vervoersmiddel, werktuig of ander rollend materieel (inclusief accessoires en toebehoren) opzettelijk beschadigt, verliest en/of niet terug inlevert, zal een bedrag dat overeenstemt met de waarde van het goed of met de herstellingskosten worden aangerekend. Dit bedrag zal worden gebruikt om de goederen in kwestie te herstellen, de gevolgen van de schade of het verlies te betalen of om nieuwe goederen aan te kopen, naar gelang het geval. Als de medewerker (m/v/) nalaat het verschuldigde bedrag vrijwillig te betalen, dan zal dit bedrag worden ingehouden op het dubbel vakantiegeld. Voor elke inhouding op het dubbel vakantiegeld zal de medewerker (m/v/) schriftelijk gehoord worden. De beschadiging, verlies en/of het niet inleveren van een ter beschikking gesteld vervoersmiddel of werktuig (rollend materieel), wordt steeds afgetoetst met de onderrichtingen en handleidingen. De waarde van het goed wordt als volgt bepaald: Bij beschadiging: volgens herstelofferte van een erkend hersteller. Bij totaalverlies: o.b.v. de lineaire afschrijvingswaarde op het moment van eerste vaststelling - 6 -
3 Een fiets aanvragen Een fiets vraag je (als medewerker of dienst) aan uit duurzame en praktische overwegingen en gebruik je in die zin ook hoofdzakelijk voor woon-werk verkeer en dienstredenen. 3.1 Wie vraagt wat aan? 3.1.1 Aanvraag door een medewerker Een medewerker kan enkel een pendelfiets aanvragen maar moet voldoen aan volgende algemene voorwaarden: Minstens halftijds werken; Minimum een contract hebben van 6 maanden. Voor medewerkers met een onderwijsstatuut geldt dat je ofwel vast benoemd (statutair) moet zijn, een contract van onbepaalde duur moet hebben of je moet bevinden in het systeem van tijdelijke aanstelling van doorlopende duur (TADD). Aanvragen van medewerkers met onderwijsstatuut verlopen via de schoolsecretariaten en de HR-coördinator verifieert de aanvragen. Zij kunnen voorlopig enkel gewone pendelfietsen aanvragen. Medewerkers die niet aan de voorwaarden voldoen, kunnen hun privéfiets gebruiken en een fietsvergoeding aanvragen. Voor elke kilometer die je bij je woon-werkverkeer aflegt met je eigen fiets, krijg je dan een vergoeding. Het staat elke medewerker altijd vrij niet te opteren voor een pendelfiets en te kiezen voor de fietsvergoeding met eigen fiets, mits registratie per rit. (zie pt. 10). Wanneer je verhuist of verandert van werkplek en de afstand tot het werk wijzigt, dan dien je dit te melden aan je verantwoordelijke HR, die de modaliteiten zal herbekijken. Als je langer dan 6 maanden afwezig bent (wegens onbetaald verlof of voltijdse loopbaanonderbreking) of je gebruikt de fiets niet meer, dan moet je de fiets terug inleveren in het Fietsatelier. Een pendelfiets kan je enkel combineren met een NMBS. Cumulaties met andere en of vergoedingen zijn niet mogelijk. Een vrijwilliger heeft geen recht op een pendelfiets. Er bestaan verschillende types pendelfietsen: Gewone dames- of herenfiets Als medewerker kan je deze pendelfietsen aanvragen voor je woon-werkverplaatsingen en dienstverplaatsingen. - 7 -
Gewone elektrische dames of herenfiets Een elektrische fiets kan je aanvragen wanneer je naast de algemene voorwaarden voldoet aan ofwel: - Meer dan 10 kilometer van de vaste werkplek wonen; - ouder zijn dan 60 jaar; - een medische reden, mits het voorleggen van een attest van een specialist. De lijst daarvan kan je terugvinden op volgende site: http://www.health.belgium.be/nl/artsen-specialisten. Plooifiets Een plooifiets is in principe uniseks. Een gewone plooifiets kan je enkel als pendelfiets aanvragen onder volgende voorwaarden (naast de algemene voorwaarden) als je ofwel : - de plooifiets combineert voor je woon-werk verplaatsingen met een NMBS. Dus voor je verplaatsingen van huis naar het station en van het station naar jouw werkplek; - je op meer dan 10km van je werkplek woont, je persoonlijk voertuig parkeert op een gratis park & ride parking aan de rand van de Stad en van daaruit naar jouw werkplek binnen de betalende zone fietst. De huidige parkings zijn: Gentbrugge Land van Rodelaan; Gentbrugge Brusselsesteenweg; Flanders Epo, P+R Oostakker; Wondelgem Industrieweg; Wondelgem Botestraat; Mariakerke; Moscou; Zuiderlaan; Driepikkelstraat en Neptunus. Deze lijst zal nog worden uitgebreid.+r Neptunus Een elektrische plooifiets is niet verkrijgbaar als pendelfiets en niet combineerbaar met een voor De Lijn. 3.1.2 Aanvraag door een dienst van de Stad, OCMW of poolbeheerder Aanvragen voor dienstfietsen moeten steeds gemotiveerd zijn en worden in principe goedgekeurd door een diensthoofd of directeur. Het aantal dienstfietsen staat steeds in verhouding tot het aantal aanwezige medewerkers en het aantal aanwezige pendelfietsen binnen de dienst, gebouw of site. Daarnaast spelen ook de geografische ligging van de dienst een rol, het takenpakket binnen de dienst en het aantal dienstvoertuigen. Heb je als dienst een bijzondere behoefte die niet is opgenomen in het bestaande gamma fietsen, maar wel nuttig is voor de dienst, dan kan er steeds een aanvraag gedaan worden doen bij de Dienst Service en Logistiek. Vanuit het IVA Stedelijk Onderwijs kunnen er ook schoolfietsen worden aangevraagd (zie pt. 16.1). Er zijn drie soorten dienstfietsen: Gewone dienstfietsen: Voor gemeenschappelijke inzet binnen de dienst. Deze kunnen zijn: - Niet elektrisch: damesfiets, herenfiets, plooifiets, bakfiets. - Elektrisch: damesfiets, herenfiets, plooifiets, bakfiets; Specifieke dienstfietsen: verbonden aan een bepaalde finaliteit of activiteit (b.v. een speciaal uitgeruste bakfiets). Deze fiets heeft een beperkt aantal gebruikers en kan zowel een gewone als een elektrische zijn. - 8 -
Pool(dienst)fietsen: fietsen die dienstoverschrijdend worden gebruikt. Een poolbeheerder (zie ook pt. 9) staat in voor het beheer van poolfietsen op een bepaalde site. Meestal is dit de onthaalbalie van een site of gebouw. De poolbeheerder kan in principe alle soorten types fietsen aanvragen behalve uiteraard pendelfietsen voor collega s. Deze aanvragen moeten ook gemotiveerd zijn, maar hier zal de Dienst Service en Logistiek oordelen over de opportuniteit. Het aantal poolfietsen staat steeds in verhouding tot het aantal medewerkers van het betrokken gebouw of site en het aantal aanwezige pendelfietsen. Welke soorten fietsen kan een poolbeheerder aanvragen: Niet elektrisch: damesfiets, herenfiets, plooifiets, bakfiets Elektrisch: damesfiets, herenfiets, plooifiets, bakfiets Voor bakfietsen zal steeds een grondiger motivatie vereist zijn. 3.2 Hoe aanvragen? Vanaf 2017 zal een aanvraag voor een pendelfiets verlopen via e-hrm. Tijdens het eerste kwartaal van 2017 zal dit echter nog zijn via het invulformulier van HR. Voor een dienstfiets zal dit via het standaarddocument blijven op intranet: thema s/faciliteiten/voertuigen/fietsen/ aanvraag dienstfiets. Voor een aanvraag van een evenementenfiets bestaat er een speciaal document dat eveneens terug te vinden is op het intranet (zie pt. 13). 3.3 Leveringsduur van een nieuwe fiets Nadat de Dienst Service en Logistiek een aanvraag ontvangen heeft, wordt alles zo snel mogelijk in het werk gezet om de fiets te bestellen en te leveren aan de aanvrager. De leveringsduur is echter afhankelijk van onder andere volgende factoren: beschikbare budget, leveringstermijn leverancier, seizoen, De maimale leveringsduur na bestelling bij een leverancier is 75 kalenderdagen. Van zodra de fiets klaar staat zal de aanvrager een seintje van de Dienst Service en Logistiek krijgen via mail of telefoon dat de fiets kan worden afgehaald. - 9 -
4 Een fiets afhalen of terugbrengen Een nieuwe fiets wordt steeds afgehaald in het Fietsatelier. Dit geldt voor alle types fietsen. Bij de afhaling wordt een afhalings- of ontvangstdocument overlopen en ondertekend. Dit document bevat de unieke gegevens van de fiets. Samen met de oplevering wordt er een woordje uitleg gegeven over het correct gebruik van de fiets en zijn opties. Indien een fiets terug wordt binnengeroepen of moet worden ingewisseld wordt bij de teruggave in het Fietsatelier een terugnamedocument opgesteld en ondertekend. De fiets wordt altijd teruggegeven in nette staat inclusief zijn accessoires (zie pt. 2.1). Als een fiets moet worden vervangen dan zal de Dienst Service en Logistiek daar het initiatief toe nemen en de gebruiker, beheerder of dienst contacteren wanneer de nieuwe fiets klaar staat. 5 Technisch onderhoud en herstellingen 5.1 Algemeen Met technische vragen over fietsen zal je altijd terecht kunnen bij het Fietsatelier. Voor de administratieve vragen kan je terecht bij de Dienst Service en Logistiek. Een elektrische fiets zal in principe vervangen worden na vier jaar. Dit kan afwijken en verlengd worden in functie van de staat van de fiets. Een niet elektrische fiets wordt in principe vervangen na acht jaar. Deze termijn kan afwijken in functie van de staat van de fiets. Jaarlijks worden dergelijke fietsen gescreend op hun algemene staat. Voor wat betreft het periodiek onderhoud en herstellingen zijn er twee scenario s mogelijk. Ofwel heeft de fiets een onderhouds- en herstellingscontract ofwel heeft hij er geen. Veelal loopt dit samen met het feit of het een elektrische fiets is of niet. Een elektrische fiets zal quasi altijd een onderhoudscontract hebben. Een niet elektrische fiets zal nooit of zelden een onderhoudscontract hebben (zie pt.5.4.2). Of een fiets een onderhoudscontract heeft, weet je bij de afhaling van de fiets. Indien dit niet geweten is of er is twijfel (bijvoorbeeld bij een dienst- of poolfiets), dan kan je hiervoor bellen naar de Dienst Service en Logistiek. Wie instaat voor het opvolgen van het onderhoud en de herstellingen is afhankelijk van dienst tot dienst. In sommige gevallen gebeurt dit op het niveau van de dienst zelf, in andere op het niveau van een volledige site (b.v. poolbeheerder, onthaal, ). In het geval van een pendelfiets van Stad Gent of OCMW Gent, ben je zelf verantwoordelijk voor de opvolging van het onderhoud en de herstellingen. Voor problemen met een privéfiets kan je geen beroep doen op het herstellings- en onderhoudscontract of de dienstverlening van de Stadsdiensten (b.v. Fietsatelier). Voor de pechverhelping zal er worden bekeken welke mogelijkheden er zijn om als pendelaar toch voordelige voorwaarden te verkrijgen bij de eterne pechverhelper. Bied je fiets altijd in nette staat aan voor onderhoud of herstelling. Je kan altijd een vervangfiets vragen (zie pt.11 ) voor de duur van de herstelling. - 10 -
5.2 Technische gegevens Elke fiets van Stad Gent en OCMW Gent heeft een uniek nummer. Dit nummer is op meerdere zichtbare en onzichtbare plaatsen op de fiets aangebracht en kan niet worden verwijderd. Bovendien wordt dit nummer op elke fiets gegraveerd. De plaats wordt bepaald door het Fietsatelier in overleg met de leverancier. De plaats van deze gravure kan gevraagd worden aan het Fietsatelier. In de toekomst zullen fietsen ook mogelijk uitgerust worden met een tracking systeem onder andere ter preventie van diefstal. De fiets zal steeds voldoen aan een reeks basisvereisten (b.v. versnellingen, remmen, ). Andere opties kunnen wijzigen in functie van hun specificiteit. 5.3 Netheid fiets 5.3.1 Privé-pendelfiets Stad Gent en OCMW Gent komen hier niet in tussen. 5.3.2 (Stads-)pendelfiets Iedere gebruiker staat persoonlijk in voor zijn fiets. Hij reinigt deze op regelmatige basis. Ook onze fietsen zijn een uithangbord voor de netheid van de Stad. 5.3.3 Dienst- en poolfietsen De diensten staan zelf in voor de reiniging van de fietsen of de organisatie ervan en het proper stallen van hun dienstfietsen. Voor poolfietsen is het de taak van de poolbeheerder dit op te volgen (zie pt. 9). 5.4 Een fiets herstellen of onderhouden 5.4.1 Eerstelijnsonderhoud en herstellingen Er zal door Stad Gent worden bekeken of het mogelijk is om op diverse strategische sites van Stad Gent en OCMW Gent do it yourself-punten (DIY) uit te bouwen. Deze punten/ palen laten de gebruikers toe om kleine herstellingen zelf uit te voeren. Zo worden er onder andere fietspompen voorzien en kleine toolkits. Deze laten toe ook herstellingen te doen op privéfietsen. Op volgende sites zijn dergelijke palen voorzien: Kattenberg, E-gebouw (Zuid), AC Portus en Campus Prins Filip. Bovendien zal bekeken worden dat de fietsherstellers op regelmatige tijdstippen langskomen op de grotere sites om deze kleine herstellingen te doen. Zij zullen hun bezoek vooraf communiceren. Zij herstellen GEEN privéfietsen. Waar kan je met welke fiets nu terecht: Fietsherstelpunt voor niet-elektrische stadsfietsen door het Fietsatelier: - Fietspunt Kattenberg (Kattenberg 2, openingsuren: maandag-vrijdag: 7u45-12u en 12u30-16u00); - Fietspunt Zuid (Hofstraat 1, fietsenparking -1 onder E-gebouw, openingsuren: dinsdag en donderdag 8u30-11u30). - 11 -
Fietsherstelpunt voor elektrische stadsfietsen door Ma Mobiel: - Fietspunt Station Gent-St Pieters (Voskenslaan 27, openingsuren: maandag-vrijdag 7u00-19u00); - Fietspunt Centrum (Emile Braunplein, onder de Stadshal, openingsuren: maandag-vrijdag 8u00-18u00); - Fietspunt Dampoort (Oktrooiplein 10 Z, openingsuren: maandag-vrijdag 7u00-19u00); - Fietspunt Zuid (Hofstraat 1, fietsenparking -1 onder E-gebouw, openingsuren: woensdag 9u00-13u00). Fietsherstelpunt voor stadsdienstfietsen (gewoon- elektrisch, bakfietsen) door Student en Mobiliteit: - Fietspunt Kattenberg : (Kattenberg 2, openingsuren: maandag 9u00-12u00-13u00-16u00, dinsdag 12u00-16u00, woensdag 8u00-12u00, donderdag 10u00-12u00-16u45); - Mobiele fietsservice: op aanvraag. 5.4.2 Onderhoud uitvoering a. Privé-pendelfiets Stad Gent en OCMW Gent komen hier niet in tussen. De fietsvergoeding die je kan ontvangen moet deze kosten compenseren. b. (Stads)-pendelfiets Niet elektrisch Deze fietsen hebben geen onderhouds- en herstellingscontract. Voor een onderhoud of herstelling moet je een afspraak maken bij het Fietsatelier Normaliter is het voorzien dat zij op geregelde tijdstippen de fiets zullen binnenroepen. Dit is minimaal één keer per jaar. Als je je fiets aanbiedt voor onderhoud, moeten alle zelf gemonteerde accessoires (b.v. kinderstoeltjes, fietskarren, ) verwijderd zijn. Indien deze niet zijn verwijderd, zijn eventuele schade en andere kosten ten laste van de gebruiker. Elektrisch Alle types fietsen (klassiek, plooi- en bakfiets) uitgerust met een elektrische motor hebben een onderhouds- en herstellingscontract. In principe is er minimum één onderhoudsbeurt per jaar voorzien. Er zijn geen uitzonderingen op het onderhoudscontract, alles zit hierin vervat. Opgelet, je kan enkel terecht bij de fietsenleverancier die de fiets geleverd heeft. Afspraken voor onderhoudsbeurten of herstellingen worden met de fietsenleverancier gemaakt, naargelang de fiets kan dit het Fietsatelier, Ma mobiel of Student en Mobiliteit zijn. Als je je fiets aanbiedt voor onderhoud moeten alle zelf gemonteerde accessoires (b.v. kinderstoeltjes, fietskarren, ) verwijderd zijn. Indien deze niet zijn verwijderd, zijn eventuele schade en andere kosten ten laste van de gebruiker. Bij problemen met het onderhoudscontract en/of kan het onderhoud niet doorgaan, neem zeker contact op met de Dienst Service en Logistiek. Neem ook contact op met hen als er bepaalde zaken niet binnen het onderhoudscontract zouden vallen aldus de leverancier. - 12 -
c. Dienst- en poolfietsen Niet elektrisch Deze fietsen hebben geen onderhouds- en herstellingscontract. Voor een onderhoud of herstelling moet je een afspraak maken bij het Fietsatelier. Zij zullen het nodige doen. Normaliter is het voorzien dat zij op geregelde tijdstippen de fiets zullen binnenroepen. Elektrisch Alle dienst- en poolfietsen van alle types (klassiek, plooi- en bakfiets) uitgerust met een elektrische motor hebben een onderhouds- en herstellingscontract. Het aantal onderhoudsbeurten ligt niet vast en hangt af van de leverancier. In principe zijn er geen uitzonderingen op het onderhoudscontract en zit alles hierin vervat. Opgelet je kan hiervoor enkel terecht bij de fietsenleverancier die de fiets geleverd heeft. Afspraken voor onderhoudsbeurten of herstellingen worden bij de fietsleverancier gemaakt. Bij problemen met het onderhoudscontract en/of kan het onderhoud niet doorgaan, neem contact op met de Dienst Service en Logistiek. Neem ook contact met hen op als er bepaalde zaken niet binnen het onderhoudscontract zouden vallen aldus de leverancier of er is twijfel. 5.4.3 Pech a. Algemeen Pechverhelping is steeds voorzien tijdens de diensturen. Deze uren staan vermeld onder pt. 5.4.1. De pechverhelping zal mogelijk in de toekomst worden uitgebreid naar een integrale service van 24/24 en 7/7. Pech (= panne) betekent concreet dat je niet meer in de mogelijkheid bent om nog veilig verder te kunnen rijden. Wanneer de batterij van bijvoorbeeld je elektrische fiets bijvoorbeeld plat is, kan je nog steeds rijden. Wanneer echter je beide remmen daarentegen plots niet meer functioneren of je verlichting valt uit in het donker, dan is er sprake van een onveilige situatie en kan je beroep doen op de pechverhelping. Deze kan je oproepen via je fietsleverancier. Ondervind je onderweg problemen met je fiets, maar kan je nog rijden, neem contact op met je fietsleverancier voor een afspraak voor de herstelling. Dit is geen pech. Als je niet meer verder kan rijden, neem contact op met de Dienst Service en Logistiek en op deze manier zal er iemand ter plaatse komen. Dit kan afhankelijk van de situatie een eigen of een eterne dienst zijn. b. Platte band Als je fiets een lekke of slappe band heeft op het werk of thuis, probeer hem eerst op te pompen en kijk of deze op spanning blijft. Mocht dit niet zo zijn, neem contact op met je fietsleverancier, zij zullen het nodige doen. Heeft je fiets onderweg een lekke band en heb je geen fietspomp of opblaasmodaliteiten in de buurt, dan contacteer je ook je fietsleverancier. - 13 -
c. Ongeval: breuk - valschade beschadigingen Algemeen Aan een Stadsfiets kan er schade zijn door een valpartij, ongeval, vandalisme of dergelijke. Afhankelijk van de situatie zijn er verschillende mogelijkheden: >>> De fiets rijdt nog: Indien de fiets nog kan rijden, maar herstelling vereist, moet hij ofwel bij het Fietsatelier ofwel bij de eterne fietsleverancier worden binnengebracht. Dit hangt ervan af of hij een onderhoudscontract heeft of niet. Alle fietsen zonder onderhoudscontract worden hersteld bij het Fietsatelier. Probeer zo veel mogelijk vooraf een afspraak te maken met je leverancier, dit zal een vlotter herstelling impliceren. In sommige gevallen zal een directe herstelling mogelijk zijn. >>> De fiets rijdt niet meer: Wanneer een fiets niet meer rijwaardig is door een ongeval of andere schade, moet hij worden afgesleept. Er zijn twee mogelijkheden: Enerzijds kan de afsleep vervat zijn in de assistentieverlening van het onderhoudscontract of anderzijds in het overkoepelende pechverhelpingscontract van Stad Gent en OCMW Gent. Dit zal worden opgestart begin 2017, in de tussentijd kan je beroep doen op het Fietsatelier. Meer details kan je vragen bij de Dienst Service en Logistiek. Dit contract zal mogelijk ook zorgen voor jouw persoonlijke repatriëring en eventuele lading. De fiets moet ALTIJD worden overgebracht naar het Fietsatelier. Zij kunnen een raming opmaken en beslissen of ze de herstelling doen in eigen beheer of niet. Bovendien kunnen zij oordelen met het oog op de schade en de toestand van de fiets of het nog de moeite loont de fiets te herstellen. Ongevallenformulier Wanneer er bij het ongeval een etern voertuig betrokken is, is het aangewezen een Europees aanrijdingsformulier in te laten vullen. Zelfs indien door de politie een proces-verbaal wordt opgemaakt! Let op dat het formulier zeker wordt ondertekend door de betrokken partij(en). Het ingevulde aanrijdingsformulier mag onder geen beding meegegeven worden met de politie, dit dien je zo snel mogelijk (binnen 24 uur) te bezorgen aan de Dienst Service en Logistiek. Wanneer er geen voertuig bij betrokken is, maar er is wel schade aan derden of derde objecten (b.v. muur, paal, boom, ), zorg voor een papieren bewijs daarvan. Bij voorkeur doe je dit via een aanrijdingsformulier, bel je naar de Dienst Service en Logistiek of laat je het vaststellen door de Politie. Gebruik je meestal een fietstas of rugzak, dan kan het interessant zijn daarin een aanrijdingsformulier te steken. Neem nooit zelf rechtstreeks contact op met de verzekeraar! - 14 -
6 Accessoires en aanpassingen Samen met de fiets kunnen een aantal accessoires meegeleverd worden. Deze horen bij de fiets en worden bij teruggave van de fiets ook teruggegeven. Voorbeelden van accessoires zijn: batterijlader, fietstas, fietsslot, Fietstassen of zakken kunnen ook worden meegeleverd met een fiets. Bovendien is het mogelijk om een laptoptas of rugzak te verkrijgen via Digipolis. Deze is wel gelinkt aan de laptop en niet aan de fiets. Bij het afleveren van een pendelfiets wordt altijd een fluohesje meegeleverd. Dit is slechts éénmalig bij uitlevering van de fiets. Nadien moet dit worden aangeschaft met eigen middelen. Helmen worden niet automatisch meegeleverd met een fiets. Omwille van functionele redenen kan er echter geopteerd deze aan te schaffen binnen bepaalde diensten in het kader van dienstverplaatsingen. Dit kan dan worden toegevoegd aan het pakket functiekledij als persoonlijk beschermingsmiddel. Accessoires die je niet krijgt moet/ kan je zelf aankopen. De Stad bekijkt de optie om van een fietsleverancier van het raamcontract een personeelskorting te verkrijgen van zijn catalogus. Opgelet, als je zelf accessoires aankoopt, zorg dat deze altijd compatibel zijn met de voorschriften van de constructeur van de fiets. Als een pendel- of dienstfiets omwille van medische redenen moet worden aangepast, dan kan dit enkel door formeel advies van een specialist of erkende geneesheer, aangevuld met het advies van IDPBW (zie pt. 3.1.1). 7 Een fiets opladen/ batterijen Bij de elektrische fietsen wordt altijd een batterijlader meegeleverd. Deze zal bij de poolfietsen kunnen worden opgeborgen in een meegeleverde stuurtas. Batterijen kunnen op volgende twee wijzen worden opgeladen: Enerzijds door de oplaadkabel in te steken in de stekker die voorzien is op de fiets. Anderzijds door de batterij uit haar cassette te halen en ze met de lader op eender welke plaats te laden. Mogelijk kan een tussenstuk nodig zijn. Een stopcontact van 230V volstaat voor het opladen van de batterij. Op die manier kan de batterij ook bijvoorbeeld thuis worden opgeladen. Naast een batterij die werkt als krachtbron bij elektrische fietsen, kunnen fietsen ook een batterij hebben voor de verlichting. Deze zijn meestal niet oplaadbaar en moeten worden vervangen als deze leeg zijn. In dergelijk geval volstaat het om deze batterij(en) te vervangen om veilig op het werk te geraken. Het opladen van de batterij van een elektrische fiets lijkt simpel, maar er zijn een aantal factoren waarmee best rekening wordt gehouden om de levensduur en autonomie van de batterij te vergroten. Volgende tips kunnen helpen om een zo lang mogelijke levensduur te garanderen van de batterij: Volg bij het opladen de voorschriften van de constructeur. In sommige gevallen moet je de batterij zo veel mogelijk opladen. Bij andere constructeurs pas van zodra de batterij een bepaald minimum heeft bereikt. Volg dit zo nauwkeurig mogelijk op. Let er op dat de batterij nooit helemaal leeg is, dit kan de batterij ernstig beschadigen en als gevolg hiervan onbruikbaar worden. Verkeerd gebruik zal achterhaald kunnen worden bij het uitlezen van de batterij. Bij een Lithium-Ion batterij bijvoorbeeld hoeft de batterij niet helemaal leeg te zijn om deze weer bij te laden. Een batterij moet niet constant aan de lader als je de elektrische fiets (een tijd) niet gebruikt. Wel is het aan te raden om nu en dan de batterij weer even op spanning te brengen. Bijvoorbeeld om de twee weken. Moderne batterijen lopen niet snel leeg. Probeer ook tijdens de wintermaanden de fiets zo veel mogelijk te gebruiken en breng de batterij daarna weer op spanning. Dit doet de batterij goed. - 15 -
Batterijen van elektrische fietsen zijn temperatuurgevoelig. De buitentemperatuur beïnvloedt de prestaties of autonomie van de batterij. Probeer tijdens koudere periodes de batterij (of de volledige fiets) op warmere plaatsen te stockeren en bij warmere periodes op koelere plaatsen. Bijkomend speelt ook de bandenspanning een grote rol. Banden mogen worden opgeblazen tot 6 bar. De gemiddelde levensduur van een batterij is vier jaar bij intensief gebruik. Deze factor is echter variabel volgens gebruik (700 à 1000 laadcycli). Vanaf een bepaald ogenblik zullen de prestaties merkbaar afnemen en zal ze moeten vervangen worden. 8 Garantie Een fiets heeft standaard een garantie van 24 maanden. Als er iets gedurende deze periode stukgaat, laat dan niet na dit te herstellen en wacht niet tot de garantieperiode verstreken is. Slijtage onderdelen vallen niet onder garantie, deze kosten worden gedekt door het onderhoudscontract of door het Fietsatelier. Andere schade door bijvoorbeeld een valpartij, een ongeval of inadequaat gebruik vallen niet onder garantie, noch onder het onderhoudscontract. Dit zal worden opgenomen door de dienst Service en Logistiek en beoordeeld in functie van de oorzaak (zie ook pt. 2.3). 9 Fietspool Op sites en gebouwen van Stad Gent en OCMW Gent waar meerdere diensten samen zitten, kan er worden geopteerd om een fietspool te creëren. Dit is een soort cluster van dienstfietsen. Voor voertuigen kan iets analoog worden gecreëerd. Concreet worden er dan één of meerdere poolbeheerders (zie pt. 3.1.2) aangesteld. Dit zal veelal de onthaalbalie of receptie van een site of gebouw zijn. Het reserveren en aanvragen van een fiets zal in de praktijk digitaal verlopen via een softwaretool. De gebruikers kunnen een fiets selecteren in functie van hun behoefte en reserveren deze bij de beheerder. Na gebruik zetten gebruikers de fiets terug en bezorgen de sleutels terug aan de beheerder waarbij ze eventuele gebreken melden. Als dienst of gebruiker hoef je je niet te bekommeren om de herstellingen en het onderhoud, dit wordt geregeld door de poolbeheerder. Heb je tijdelijk een bijzondere fietsbehoefte en zit de soort fiets niet in je pool, dan kan je steeds bellen naar de Dienst Service en Logistiek. Via het Fietsatelier zijn er een aantal fietsen ter beschikking die bepaalde concrete noden kunnen invullen. Heb je bijvoorbeeld als dienst een tweetal maand een bakfiets nodig voor een bepaald project dan kan je deze specifieke vraag stellen aan de Dienst Service en Logistiek. In die optiek zijn er ook evenementenfietsen ter beschikking die in functie van bepaalde evenementen aan een groep personen kan worden ter beschikking gesteld (zie pt. 13). De Stad zal ook de mogelijkheid bekijken om faciliteiten uit te bouwen die het mogelijk zullen maken gemakkelijk batterijen op te laden in de fietsstallingen (zie pt. 7 en pt. 14). In de hele Stad zijn er oplaadpunten terug te vinden (zie pt. 7). Deze staan allemaal vermeld op volgende website: www.oplaadpunten.org maar zullen mogelijk niet kosteloos zijn. Oplaadbadges voor dienst- en poolfietsen kunnen aangevraagd worden via de Dienst Service en Logistiek. - 16 -
10 Fiets- of kilometervergoeding Een fietsvergoeding staat hier synoniem voor kilometervergoeding en is dus hetzelfde. Verder zal enkel nog gesproken worden over een fietsvergoeding. Als je woon-werkverplaatsingen maakt met de fiets, kun je fietsvergoeding aanvragen. Zie daarvoor de infofiche woon-werkverkeer met de fiets. Als je je eigen fiets gebruikt voor dienstverplaatsingen, dan kun je onder bepaalde voorwaarden kilometervergoeding krijgen. Meer info vind je in de infofiche over dienstverplaatsingen. Hierna geven we het meest belangrijke mee met betrekking tot de fietsvergoeding: Medewerkers die hun eigen (privé-)fiets gebruiken, kunnen hiervoor een fietsvergoeding aanvragen. Voor elke kilometer die je voor je woon-werkverkeer aflegt met je eigen fiets, krijg je een vergoeding. Voor dienstverplaatsingen wordt de voorkeur gegeven aan het gebruik van pool- of dienstfietsen boven privéfietsen. Gebruik je toch je eigen fiets, dan kan je voor je afgelegde kilometers eveneens een fietsvergoeding aanvragen. Het staat elke medewerker altijd vrij niet te opteren voor een pendelfiets en te kiezen voor de fietsvergoeding met eigen fiets. De vergoeding moet wel zijn aangevraagd en moet per rit worden doorgegeven (registratie via X-tremis of via het formulier). Van zodra je een pendelfiets van Stad Gent en OCMW Gent hebt, heb je geen recht meer op een fietsvergoeding. Een fietsvergoeding kan je krijgen voor alle soorten (privé) fietsen behalve voor S-pedelecs (speed-pedelec). Het bedrag van de fietsvergoeding voor medewerkers van de Stad en OCMW is vastgelegd op 22 cent per gereden kilometer. Voor dienstverplaatsingen geldt een ander tarief. Voor medewerkers van het IVA Stedelijk onderwijs is dit 15 cent. Het aantal kilometer is onbeperkt maar mag niet meer bedragen dan de effectieve afstand woon-werkplaats. De terugbetaling wordt per dag in elk geval begrensd tot twee verplaatsingen tussen thuis en het werk. Deze fietsvergoeding is belastingvrij. Er is de mogelijkheid tot een combinatie van een fietsvergoeding met een op het openbaar vervoer of parkeer. Gespreid over de looptijd van een jaar kan je dan kiezen voor drie, zes of negen maand van het ene en de rest van het jaar voor het andere. In de zomermaanden kom je dan bijvoorbeeld met de fiets en in de wintermaanden kun je kiezen voor een op het openbaar vervoer of een parkeer als je met de wagen naar het werk komt. Deze keuze moet je één keer per jaar doorgeven (zie ook pt. 1.4). Over het berekenen van de afstand woon-werk bestaan er geen procedures. Het bestuur doet beroep op je eerlijkheid bij het doorgeven van de afstand. Dit geldt ook voor het correct opgeven als je met de fiets komt of niet. Een goede routeplanner is een handig hulpinstrument om je kilometers te duiden. Ook jobstudenten hebben recht op een fietsvergoeding. - 17 -
11 Vervangfietsen Vervangfietsen zijn verkrijgbaar bij het Fietsatelier of bij de leverancier van elektrische fietsen (vanaf 01/01/2017). Deze fietsen worden in bruikleen gegeven voor de duur van een herstelling van een pendel-, pool- of dienstfiets. Deze fietsen zijn speciaal hiervoor bestemd en dienen zo snel mogelijk terug te worden bezorgd. Het is geenszins de bedoeling met deze fiets verder te rijden en je toegewezen pendel-, pool of dienstfiets op eigen initiatief niet meer op te halen na herstelling. Een vervangfiets is niet noodzakelijk een equivalent van de fiets die in herstelling is. Voor de specifieke dienstfietsen zal steeds geprobeerd worden zo snel mogelijk de fiets terug te herstellen of een equivalent te bezorgen (b.v. een bakfiets). Heb je een vervangfiets nodig tijdens de duur van de herstelling, vraag deze steeds vooraf aan. Zeker in geval het over een specifieke dienstfiets gaat zoals een bakfiets. 12 Verandering van dienst, uitdiensttreding, pensioen of verhuis Wijzig je van dienst, dan kan dit een impact hebben op je woon-werkregeling. Laat niet na dit duidelijk door te geven aan HR. Ook wanneer je verhuist van woning, is het belangrijk dit tijdig door te geven aan HR omdat dit een impact heeft op je woon-werktraject. Als je uit dienst treedt, met pensioen gaat of voor een langere termijn op non-actief staat als medewerker dan dien je de persoonlijk toegewezen pendelfiets terug binnen te brengen. Kom je terug in dienst dan kan je terug een fiets aanvragen volgens de criteria bepaald in pt 3.1. 13 Evenementen Voor evenementen georganiseerd door Stad Gent en OCMW Gent kunnen diensten beroep doen op evenementenfietsen (definitie zie pt. 1.2). Deze fietsen laten toe om genodigden of bijzondere groepen zich per fiets door de Stad te verplaatsen. Deze fietsen kunnen maimaal één week worden ingezet. Ze worden best zo ruim mogelijk vooraf gereserveerd bij het Fietsatelier via het document op het intranet. Er kunnen maimaal 15 dames- en herenfietsen gelijktijdig worden gereserveerd. De fietsen moeten worden afgehaald en teruggebracht bij het Fietsatelier. 14 Fietsfaciliteiten De Stad beoogt op lange termijn de uitbouw van goed uitgebouwde fietsfaciliteiten. De omvang daarvan is echter nog onduidelijk evenals hun effectieve implementatie. Volgende zaken worden momenteel daarbij in scope genomen: De uitbouw van oplaadpunten; Installatie van afsluitbare overdekte fietsstallingen; De installatie van fietslockers; De installatie van douches; De installatie van droogruimtes; Installaties voor het oppompen van banden; Installatie van kleine quickservicepunten met toolkits. - 18 -
15 Open catalogus De Stad Gent heeft in zijn raamovereenkomst voorzien dat de inschrijver de optie voorziet dat elke medewerker fietsen en accessoires kan aankopen aan interessante voorwaarden (bijvoorbeeld een bepaald kortingspercentage) bij de inschrijver of leverancier. De modaliteiten daarvan zijn nog nader te bepalen met de leverancier zelf en zijn vrij door hem te kiezen. Let op, dit hangt af van de vrijwilligheid van de leverancier, dit is slechts een optie. 16 Bijzondere gebruikers 16.1 Onderwijs Scholen hebben naast de dienst- en pendelfietsen nog een bijzondere categorie fietsen die louter bestemd is voor de leerlingen: schoolfietsen. Dit zijn dus meestal grotere volumes fietsen die de groepsverplaatsingen moeten faciliteren. Deze fietsen zijn in principe geschikt voor 8 tot 14 jarigen. Schoolfietsen moeten worden aangevraagd bij de financiële dienst van het IVA Stedelijk Onderwijs. Zij zullen, wanneer ze de middelen ertoe hebben, de fietsen bestellen of aanvragen bij de Dienst Service en Logistiek (zie pt. 3). Zij doen de aankoop. Dienstfietsen moeten via de Dienst Service en Logistiek worden aangevraagd. Behoudens historische uitzonderingen, worden deze fietsen niet onderhouden door het Fietsatelier. Het beheer gebeurt eveneens door de Dienst Service en Logistiek. 16.2 Lokale Politie De Lokale Politie kan dienstfietsen aankopen via het raamcontract van de Stad. Deze fietsen zullen dus identiek zijn aan die van de Stad behoudens mogelijk de logo s. Voor het onderhoud en het beheer heeft de Lokale Politie de keuze of zij gebruik maken van de diensten van de Dienst Service en Logistiek en/of het Fietsatelier. In dergelijk geval worden er vooraf duidelijke afspraken gemaakt tussen hen. 16.3 Andere entiteiten Andere entiteiten (b.v. Brandweer, EVA s en IVA s van Stad Gent, ) kunnen ook fietsen bestellen waarbij de Dienst Service en Logistiek kan fungeren als opdrachtencentrale. De Dienst Service en Logistiek is in casu enkel verantwoordelijk voor het sluiten van de opdracht. De bestellende dienst is verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht: bestelbon, borgtocht, oplevering, betaling, toepassing van straffen, - 19 -
17 Nuttige adressen Dienst Service en Logistiek (Departement FM) Afdeling Vlootbeheer Henri Farmanstraat 30 9000 Gent Algemeen Vlootbeheer: 09/266.59.40 Werkplaats Vlootbeheer: 09/266.53.38 Vlootbeheer@stad.gent Dienst Personeelsbeheer (Departement HR) Hofstraat 1 9000 Gent 09/249.21.00 Infopunt.Personeel@stad.gent IVA Stedelijk onderwijs Keizer Karelstraat 1 9000 Gent 09/268.21.16 onderwijs@gent.be IVA Mobiliteitsbedrijf Sint Michielsplein 9 9000 Gent 09/266.28.00 mobiliteit@stad.gent Dienst Aankoopbeheer (Departement FM) Sint-Salvatorstraat 9000 Gent 09/266.59. 15 aankoopbeheer@stad.gent Juridische Dienst en Kennisbeheer (bedrijfsvoering) Keizer Karelstraat, 1 9000 Gent 09/266.73. 50 Juridische.dienst@stad.gent Fietsatelier (Dienst Werk) Kattenberg 2 9000 Gent 09/269.18.96 fietsatelier@stad.gent FM Welzijnsgebouwen (FM OCMW) Oefenpleinstraat 6 9000 Gent 09/266.95.24-20 -
Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk Keizer Karelstraat 1 9000 Gent 09/266.16.10 Student en Mobiliteit Kattenberg 2 9000 Gent 09/269.18.98 Ma Mobiel Voskenslaan 27 9000 Gent 09/242.80.40-21 -
18 Samenvattende tabel Onderstaande tabel geeft samengevat weer waarvoor je bij wie moet zijn betreffende Stadsfietsen. De contactgegevens kan je terugvinden onder pt. 17. Elektrisch (E) / Niet Elektrisch () Fietsatelier Dienst S&L Privéleverancier Pechverhelper Personeelsdienst Aanvraag fiets E Accessoires E Administratieve vragen E Afhalen fiets E Diefstal E Fietsvergoeding* E nvt Onderhoud uitvoeren E Onderhoudscontract administratief Onderhoudscontract technisch Ongeval administratief E E Ongeval technisch E E Open catalogus E Pech E ** ** Technische vragen E Teruggave fiets E Vervangfiets E Verzekering E Wijzigen werkplek E * ** Enkel van toepassing indien geen fiets van de Stad Op korte termijn nog niet van toepassing nvt - 22 -
19 Bijlagen 19.1 Keuze woon-werkverkeer 1e keuze 1e keuze gecombineerd met parkeervouchers lijnkaarten Je komt ALTIJD te voet naar je werk 12 maand te voet NVT 24 4 Je komt ALTIJD met de fiets naar je werk 12 maand fietsvergoeding ( eigen fiets) 12 maand gewone pendelfiets 12 maand elektrische pendelfiets Je komt VOORAL met de fiets naar je werk 9 maand fietsvergoeding (eigen fiets) 9 maand fietsvergoeding (eigen fiets) 9 maand fietsvergoeding (eigen fiets) 9 maand fietsvergoeding (eigen fiets) NVT 24 4 NVT 24 4 NVT 24 4 3 maand DE LIJN 3 maand NMBS 3 maand DE LIJN/NMBS 3 maand parkeer 24 3 24 4 24 3 18 3 1e keuze gecombineerd met Je komt ALTIJD met het openbaar vervoer naar je werk parkeervouchers lijnkaarten 12 maand DE LIJN NVT 24 0 12 maand NMBS NVT 24 4 12 maand NMBS/DE LIJN NVT 24 0 12 maand NMBS-MIVB NVT 24 4 12 maand NMBS-MIVB/DE LIJN 12 maand NMBS-TEC/DE LIJN 12 maand NMBS-TEC-MIVB/DE LIJN 12 maand NMBS/gewone pendelfiets NVT 24 0 NVT 24 0 NVT 24 0 NVT 24 4 12 maand NMBS/plooipendelfiets NVT 24 4 1e keuze gecombineerd met parkeervouchers lijnkaarten Je komt VOORAL met het openbaar vervoer naar je werk 9 maand DE LIJN 3 maand fietsvergoeding (eigen fiets) 24 0-23 -
9 maand DE LIJN 9 maand NMBS 9 maand NMBS 9 maand NMBS/DE LIJN 9 maand NMBS/DE LIJN 3 maand parkeer 3 maand fietsvergoeding (eigen fiets) 3 maand parkeer 3 maand fietsvergoeding (eigen fiets) 3 maand parkeer 18 0 24 4 18 3 24 0 18 0 1e keuze gecombineerd met parkeervouchers lijnkaarten Je komt ALTIJD met de auto naar je werk 12 maand parkeer auto 12 maand auto + P+R/plooipendelfiets Je komt VOORAL met de auto of de moto naar je werk 9 maand parkeer auto 9 maand parkeer auto 9 maand parkeer auto 9 maand parkeer auto NVT 0 2 NVT 24 4 3 maand fietsvergoeding (eigen fiets) 3 maand DE LIJN 3 maand NMBS 3 maand NMBS/DE LIJN 9 maand moto 3 maand fietsvergoeding (eigen fiets) 9 maand moto 3 maand DE LIJN 9 maand moto 3 maand NMBS 9 maand moto 3 maand NMBS/DE LIJN 6 2 6 1 6 2 6 1 6 2 6 1 6 2 6 1 1e keuze gecombineerd met parkeervouchers lijnkaarten Je kiest voor een combinatie 6 maand- 6 maand 6 maand fietsvergoeding (eigen fiets) 6 maand fietsvergoeding (eigen fiets) 6 maand fietsvergoeding (eigen fiets) 6 maand fietsvergoeding (eigen fiets) 6 maand DE LIJN 6 maand DE LIJN 6 maand NMBS 6 maand NMBS/DE LIJN 6 maand parkeer auto 6 maand parkeer auto 6 maand NMBS 6 maand parkeer 24 2 24 4 24 2 12 3 12 1 12 3-24 -