Stedelijk reglement op het kasbeheer

Transcriptie

1 Toepassingsgebied en begripsomschrijvingen Artikel 1 Toepassingsgebied Stedelijk reglement op het kasbeheer Dit reglement is van toepassing op: - alle stedelijke diensten; - de verenigingen zonder winstoogmerk en de extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm (de zogenaamde EVA-vzw s overeenkomstig het gemeentedecreet) waarin personeelsleden van de stad zijn ter beschikking gesteld en waarvan de financiële controle gebeurt door de stad omwille van haar financiële inbreng; - de verenigingen zonder winstoogmerk en de extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm (de zogenaamde EVA-vzw s overeenkomstig het gemeentedecreet) waarin geen personeelsleden van de stad zijn ter beschikking gesteld maar waarvan de financiële controle gebeurt door de stad omwille van haar financiële inbreng. Artikel 2 Begripsomschrijvingen Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder: geringe exploitatie-uitgaven: De geringe afzonderlijke uitgaven van dagelijks bestuur die zonder uitstel moeten gebeuren, en die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de dienst. Ze volgen bovendien niet de gewone uitgavenprocedure, maar moeten onmiddellijk vereffend worden, dit wil zeggen, de betaling vindt vrijwel gelijktijdig plaats met het werk, de levering of de dienst. provisie: Chartaal geld dat ter beschikking wordt gesteld voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven. provisiehouder: Het personeelslid nominatief aangeduid door de stadssecretaris, waaraan een provisie wordt ter beschikking gesteld. geringe dagontvangsten: De geringe afzonderlijke ontvangsten in chartaal geld waarbij de inning samenvalt met het invorderingsrecht. rekenplichtige: Het personeelslid belast met de inning van geringe dagontvangsten en hiertoe nominatief aangeduid door de stadssecretaris. Kasprovisies Artikel 3 Aanduiding provisiehouders Overeenkomstig artikel van het gemeentedecreet kan de stadssecretaris een provisie ter beschikking stellen aan bepaalde personeelsleden van de diensten die onder zijn gezag staan. Deze personeelsleden worden hierna genoemd provisiehouder(s). De stadssecretaris duidt de provisiehouders nominatief aan, na advies van de financieel beheerder. Overeenkomstig artikel van het gemeentedecreet wordt de beslissing van de stadssecretaris voor goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd indien ze niet overeenstemt met het advies dat de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid heeft verstrekt.

2 De aangeduide personeelsleden kunnen de aan hen toevertrouwde bevoegdheden niet weigeren als hun functiebeschrijving erin voorziet. Het beheer van een provisie voor geringe exploitatie-uitgaven maakt integraal deel uit van het takenpakket van het personeelslid, en geeft geen recht op enige bijkomende vergoeding. De aanduiding tot provisiehouder wordt in afschrift bezorgd aan het betrokken personeelslid en de financieel beheerder. Bij hun aanduiding ontvangen de betrokken personeelsleden ook een afschrift van dit reglement tegen ontvangstbewijs. Een personeelslid kan gelijktijdig provisiehouder en rekenplichtige zijn. Artikel 4 Omvang van de provisie Het bedrag van de provisie wordt bepaald door de stadssecretaris, na advies van de financieel beheerder. Artikel 5 Beheer van de provisie Een provisie kan door de financieel beheerder of zijn aangestelde aan de provisiehouder ofwel ter hand worden gesteld ofwel ter beschikking worden gesteld via een daartoe speciaal geopende rekening die nooit een debetsaldo kan vertonen. De provisie wordt tegen ontvangstbewijs aan het door de stadssecretaris aangestelde personeelslid bezorgd. Een afschrift van het ontvangstbewijs wordt bezorgd aan de provisiehouder. De provisiehouder wordt persoonlijk verantwoordelijk gesteld voor het beheer van de ter beschikking gestelde provisie en moet deze opbergen in een afgesloten geldkoffer die op een veilige, afgesloten plaats moet worden bewaard. De geldkoffer mag nooit onbeheerd worden achtergelaten. Wanneer geen personeel aanwezig is op de dienst moet de gesloten geldkoffer op een veilige, afgesloten plaats worden bewaard. Het college van burgemeester en schepenen voorziet de nodige middelen voor het nemen van beveiligingsmaatregelen voor de bewaring van geldvoorraden. De beheerde provisie mag niet voor persoonlijke doeleinden worden aangewend. Het is bovendien niet toegestaan de kas te vermengen met andere kassen. De provisiehouder bewaart alle verantwoordingsstukken van betaling en schrijft alle gedane uitgaven in, in een gedetailleerde staat van uitgaven die wordt opgesteld volgens de onderrichtingen van de financieel beheerder of zijn aangestelde. Voor elke uitgave worden minstens de datum van betaling en het bedrag vermeld. De verantwoordingsstukken en de gelden worden afzonderlijk bewaard. De gelden worden altijd bewaard in een afgesloten geldkluis of geldkist, die in een afgesloten kast of bureaulade wordt bewaard. Zowel de sleutel van de geldkluis of geldkist als de sleutel van de kast of bureaulade worden elk op een andere plaats bewaard. Het personeelslid belast met de provisie is verantwoordelijk voor de gelden, het opmaken en bewaren van de verantwoordingsstukken en het overdragen van de gelden en de verantwoordingsstukken aan de financieel beheerder of zijn aangestelde. Het diensthoofd is verantwoordelijk voor het kasnazicht. In geval van afwezigheid duidt het diensthoofd een persoon aan als vervanger. De provisiehouder legt periodiek de staat van uitgaven en de bijbehorende verantwoordingsstukken voor met het oog op de inschrijving in de boekhouding. De periodiciteit en de modaliteiten worden bepaald door de stadssecretaris, in overleg met de financieel beheerder. Na controle van de staat van uitgaven en de bijbehorende verantwoordingsstukken, kan de provisie, geheel of gedeeltelijk, door de financieel beheerder of zijn aangestelde aangevuld worden. In het geval van verlies of diefstal moet de provisiehouder onverwijld en persoonlijk aangifte doen bij de lokale politie. Een kopie van het proces-verbaal van aangifte wordt bezorgd aan de stadssecretaris en de verantwoordelijke van de dienst.

3 Het beheer van een provisie kan worden beëindigd door: - een eenzijdige beslissing van de stadssecretaris, na advies van de financieel beheerder; - de uitdiensttreding van de provisiehouder; - een verandering van dienst van de provisiehouder. In het geval van een eenzijdige beslissing van de stadssecretaris tot beëindiging van de opdracht tot het beheer van een provisie, wordt een afschrift van deze beslissing bezorgd aan het betrokken personeelslid en de financieel beheerder. In het geval van een beëindiging van het beheer van de provisie (door een eenzijdige beslissing van de stadssecretaris, uitdiensttreding of verandering van dienst van de provisiehouder) bezorgt de provisiehouder de provisie terug aan de financieel beheerder of zijn aangestelde verminderd met het bedrag van de gedane uitgaven op voorlegging van een gedetailleerde staat van de uitgaven vergezeld van de nodige verantwoordingsstukken. Indien de uitgavenstaat en de verantwoordingsstukken in orde worden bevonden, wordt aan de provisiehouder kwijting verleend. De stadssecretaris bepaalt de verdere modaliteiten voor het beheer van een provisie in een procedure die deel zal uitmaken van het internecontrolesysteem. Onder andere de te ondernemen acties in geval van een kasverschil en de bepalingen inzake vervanging bij afwezigheid worden hierin verder uitgewerkt. Hij houdt hierbij rekening met de voorwaarden die door de gemeenteraad werden bepaald. Artikel 6 Controle van de provisie De financieel beheerder of zijn aangestelde, onder zijn verantwoordelijkheid, controleert minstens één keer per jaar de boekhouding en de geldvoorraad van de provisiehouders. Hij stelt een proces-verbaal op van zijn bevindingen, dat door hem en het betrokken personeelslid wordt ondertekend. Hij bezorgt een exemplaar van dit proces-verbaal aan de stadssecretaris en aan het betrokken personeelslid en, in het geval van onregelmatigheden, aan het college van burgemeester en schepenen. Op elk ogenblik kan, al dan niet vooraf aangekondigd, door de financieel beheerder of zijn afgevaardigde, door de stadssecretaris of zijn afgevaardigde, of door de verantwoordelijke van de dienst worden overgegaan tot een verificatie van de provisie. Inning van geringe dagontvangsten Artikel 7 Aanduiding rekenplichtigen Overeenkomstig artikel van het gemeentedecreet kan de stadssecretaris onder zijn verantwoordelijkheid, na advies van de financieel beheerder, bepaalde personeelsleden die onder zijn gezag staan, belasten met de inning van geringe dagontvangsten. Deze personeelsleden worden hierna genoemd rekenplichtige(n). De stadssecretaris duidt de rekenplichtigen nominatief aan, na advies van de financieel beheerder. Overeenkomstig artikel van het gemeentedecreet wordt de beslissing van de stadssecretaris voor goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd indien ze niet overeenstemt met het advies dat de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid heeft verstrekt. De aangeduide personeelsleden kunnen de aan hen toevertrouwde bevoegdheden niet weigeren als hun functiebeschrijving erin voorziet. De inning van geringe dagontvangsten maakt integraal deel uit van het takenpakket van het personeelslid, en geeft geen recht op enige bijkomende vergoeding. De aanduiding tot rekenplichtige wordt in afschrift bezorgd aan het betrokken personeelslid en de financieel beheerder. Bij hun aanduiding ontvangen de betrokken personeelsleden ook een afschrift van dit reglement tegen ontvangstbewijs.

4 De aanduiding tot rekenplichtige kan op elk moment door een beslissing van de stadssecretaris worden beëindigd onder zijn verantwoordelijkheid, na advies van de financieel beheerder. Deze beslissing wordt in afschrift bezorgd aan het betrokken personeelslid en aan de financieel beheerder. Een personeelslid kan gelijktijdig provisiehouder en rekenplichtige zijn. Artikel 8 Omvang van het wisselgeld De stadssecretaris kan, met het oog op een vlotte dienstverlening, aan de rekenplichtigen een beginkapitaal (wisselgeld) ter beschikking stellen. Het bedrag van het wisselgeld wordt bepaald door de stadssecretaris, na advies van de financieel beheerder. Artikel 9 Beheer van de dagontvangsten Door de financieel beheerder of zijn aangestelde kan aan de rekenplichtige een bedrag ter beschikking worden gesteld in de vorm van biljetten, munten en desgevallend stadszegels. De stadszegels worden gebruikt als bewijs van betaling bij de uitreiking van administratieve stukken en moeten daartoe op de betrokken stukken worden aangebracht. Het wisselgeld en de stadszegels worden tegen ontvangstbewijs aan het door de secretaris aangestelde personeelslid bezorgd. Een afschrift van het ontvangstbewijs wordt bezorgd aan de rekenplichtige. De rekenplichtige wordt persoonlijk verantwoordelijk gesteld voor het beheer van de ter beschikking gestelde geld- en zegelvoorraad en moet deze opbergen in een afgesloten geldkoffer die op een veilige, afgesloten plaats moet worden bewaard. De geldkoffer mag nooit onbeheerd worden achtergelaten. Wanneer geen personeel aanwezig is op de dienst moet de gesloten geldkoffer op een veilige, afgesloten plaats worden bewaard. Het college van burgemeester en schepenen voorziet de nodige middelen voor het nemen van beveiligingsmaatregelen voor de bewaring van geldvoorraden. Door de stadssecretaris wordt na advies van de financieel beheerder, een maximumbedrag vastgesteld dat op de dienst mag worden gehouden. Indien dit bedrag bereikt wordt, moet het saldo in meer altijd onmiddellijk overgedragen worden aan de financieel beheerder of zijn aangestelde. Tijdens de werkdag is het dus mogelijk tussentijds het bedrag af te romen naar een saldo onder het maximumbedrag. Het saldo in meer kan dan tegen ontvangstbewijs worden overgedragen aan de financieel beheerder of zijn aangestelde en maximum een dag later wordt de afrekening gemaakt. Indien mogelijk, wordt het geïnde geld onmiddellijk afgerekend met de financieel beheerder of zijn aangestelde of wordt het gestort op de daarvoor voorziene bankrekening volgens de onderrichtingen van de stadssecretaris. In geen geval mag de som van de geldwaarden die wordt bewaard op de dienst, het bedrag overschrijden dat is vermeld in de verzekeringspolis met betrekking tot de verzekering van geldwaarden. Het ter beschikking gestelde kasgeld en de geïnde ontvangsten mogen niet worden aangewend voor persoonlijke doeleinden noch voor het doen van enige uitgave voor de dienst. Het is bovendien niet toegestaan de kas te vermengen met andere kassen. De rekenplichtige verschaft aan de betalende burger steeds een ontvangstbewijs. De rekenplichtige verantwoordt de inning van de dagontvangsten door de dagelijkse inschrijving van de dagontvangsten op een nauwkeurige en gedetailleerde invorderingsstaat opgesteld volgens de onderrichtingen van de financieel beheerder of zijn aangestelde. De rekenplichtige bevestigt de inschrijving van de ontvangen bedragen door het plaatsen van zijn handtekening op de invorderingsstaat. Alle beschikbare bewijsstukken ter verantwoording van de dagontvangsten worden door de rekenplichtige bewaard en per dag geklasseerd. De verantwoordingsstukken en de gelden worden afzonderlijk bewaard. De gelden worden altijd bewaard in een afgesloten geldkluis of geldkist, die in een afgesloten kast of bureaulade wordt bewaard. Zowel de sleutel van de geldkluis of geldkist als de sleutel van de kast of bureaulade worden elk op een andere plaats bewaard.

5 De rekenplichtige voert een kasboekhouding waaruit op ieder moment de stand van zijn kasvoorraad blijkt en controleert dagelijks zijn kasvoorraad. Het personeelslid belast met de inning van de dagontvangsten is verantwoordelijk voor de inning en de tijdelijke bewaring van de gelden, het opmaken en bewaren van de verantwoordingsstukken en het overdragen van de gelden en de verantwoordingsstukken aan de financieel beheerder of zijn aangestelde. Het diensthoofd is verantwoordelijk voor het kasnazicht. In geval van afwezigheid duidt het diensthoofd een persoon aan als vervanger. Bij een overdracht van verantwoordelijkheid tussen rekenplichtigen moet tussen deze personeelsleden een afrekening opgemaakt worden. Bij elke transactie moet de voorkeur worden gegeven aan girale betalingen. Rekenplichtigen die veel transacties uitvoeren en niet beschikken over een betaaltoestel moeten de financieel beheerder daarvan op de hoogte brengen. De toestemming tot het gebruik van een betaaltoestel en/of kasregister op een dienst wordt verleend door de stadssecretaris na gunstig advies van de financieel beheerder en mits instemming van het college van burgemeester en schepenen. Elke dienst waar een betaaltoestel wordt gebruikt, beschikt over een aparte rekening. Op deze rekening kunnen door de dienst alleen inningen gebeuren door middel van overschrijvingen en/of ontvangsten via het betaaltoestel. Alleen de financieel beheerder of zijn aangestelde kan gelden overschrijven van de rekening van de dienst naar een andere rekening. Wanneer op de dienst een betaaltoestel wordt gebruikt, zijn de rekenplichtigen op de dienst verantwoordelijk voor de correcte opvolging van de rekening horende bij de dienst. Zij controleren de uittreksels nauwgezet en bewaren ze op de dienst. De ontvangsten worden door de rekenplichtige periodiek gedeponeerd bij de financieel beheerder of zijn aangestelde op voorlegging van een gedetailleerde invorderingsstaat en de bijbehorende verantwoordingsstukken met het oog op de inschrijving in de boekhouding. De financieel beheerder of zijn aangestelde verifieert of de gedetailleerde invorderingsstaat overeenstemt met het bedrag dat wordt gedeponeerd. Indien de controle geen aanleiding geeft tot opmerkingen, wordt aan de rekenplichtige een kwijting afgeleverd die hij zorgvuldig moet bewaren. De periodiciteit en de modaliteiten worden bepaald door de stadssecretaris, in overleg met de financieel beheerder. De periodiciteit moet minimaal maandelijks zijn. In het geval van verlies of diefstal moet de rekenplichtige onverwijld en persoonlijk aangifte doen bij de lokale politie. Een kopie van het proces-verbaal van aangifte wordt bezorgd aan de stadssecretaris en de verantwoordelijke van de dienst. De inning van dagontvangsten kan worden beëindigd door: - een eenzijdige beslissing van de stadssecretaris, na advies van de financieel beheerder; - de uitdiensttreding van de rekenplichtige; - een verandering van dienst van de rekenplichtige. Bij de beëindiging van de opdracht tot inning van dagontvangsten door een beslissing van de stadssecretaris, wordt een afschrift van deze beslissing bezorgd aan het betrokken personeelslid en aan de financieel beheerder. In het geval de opdracht tot inning van dagontvangsten wordt beëindigd, deponeert de rekenplichtige de geldvoorraad en desgevallend de voorraad zegels die hij in zijn bezit heeft bij de financieel beheerder of zijn aangestelde op voorlegging van een gedetailleerde invorderingsstaat vergezeld van de nodige verantwoordingsstukken. Indien de controle geen aanleiding geeft tot opmerkingen verleent de financieel beheerder of zijn aangestelde kwijting aan de rekenplichtige. De stadssecretaris bepaalt de verdere modaliteiten voor de inning van geringe dagontvangsten in een procedure die deel zal uitmaken van het internecontrolesysteem. Onder andere de te ondernemen acties in

6 geval van een kasverschil en de bepalingen inzake vervanging bij afwezigheid worden hierin verder uitgewerkt. Hij houdt hierbij rekening met de voorwaarden door de gemeenteraad bepaald. Artikel 10 Controle van de dagontvangsten De financieel beheerder of zijn aangestelde, onder zijn verantwoordelijkheid, controleert minstens eenmaal per jaar de boekhouding, de verantwoordingsstukken en de geldvoorraad van de rekenplichtigen. Hij stelt een proces-verbaal op van zijn bevindingen, dat door hem en het betrokken personeelslid wordt ondertekend. Hij bezorgt een exemplaar van dit proces-verbaal aan de stadssecretaris en aan het betrokken personeelslid en, in het geval van onregelmatigheden, aan het college van burgemeester en schepenen. Op elk ogenblik kan, al dan niet vooraf aangekondigd, door de financieel beheerder of zijn afgevaardigde, door de stadssecretaris of zijn afgevaardigde, of door de verantwoordelijke van de dienst worden overgegaan tot een verificatie van de kas.