w Gemeente Delft Samenleving Programmeren De Torenhove Martinus Nijhofflaan 2 2624 ES Delït Bankrekening BNG 28.50.01.787 t.n.v. gemeente Delft Retouradres : Programmeren, Postbus 78,2600 ME Delíì Fractie D66 T.a.v. mevrouw K. Huijpen Willem van Aelststraat 13 111 2612 HR DELFT Behandeld door Hilde van Slooten Telefoon 015 2602363 hvslooten@delfi.nl Internet www.delfi.nl Telefoon 1401 5-6 FEB,?Dil Datum Onderwerp 05-02-2013 Beantwoording schriftelijke vragen ingevolge art. 39 Reglement van Ons kenmerk Orde Gemeenteraad inzake 'slimme regie op digitaal erfgoed' 1278297 Uw brief van 10 december 2012 Uw kenmerk Bijlage Geachte mevrouw Huijpen, In antwoord op uw vragen delen wij u het volgende mede: 1. Kunt u ons een overzicht geven van welk erfgoed er op dit moment en in de nabije toekomst digitaal wordt ontsloten door, of in opdracht van de gemeente Delft (monumenten, teksten, muziek, kunstwerken etc). Voor elk van deze ontsluitingen vragen we u weer te geven: 1. Hoe gebeurt dit? 2. Zijn we verplicht tot deze digitalisering enlof wil de gemeente het zelf? 3. Hoeveel geld wordt hieraan uitgegeven door de gemeente? 4. Wat is het publieksbereik? Binnen de gemeente zijn er 3 onderdelen bezig met digitalisering, te weten het Archief, de Musea en Monumentenzorg. Voor de overzichtelijkheid van de beantwoording lopen wij deze één voor één langs. In bijgevoegd overzicht is aangegeven wat reeds gedigitaliseerd is en wat daarvan ontsloten is. Voor de toekomst bestaat er vanuit perspectief van behoud een grote behoefte om de collectie kranten te digitaliseren en te ontsluiten middels OCR via het internet. Wat de kranten betreft is er een project Metamorfose waar gelden beschikbaar zijn voor het digitaliseren van kranten. Echter, het gaat hierbij slechts om kranten met een regionaal of landelijk karakter. In samenwerking met de Koninklijke Bibliotheek worden de kranten die hieraan voldoen en zich in de collectie van Archief-Delft bevinden betrokken (concreet de Delftse Courant en de nieuwe Delftse Courant). Daarnaast wordt hard gewerkt aan het ontsluiten van het notarieel archief en bestaat de wens om de adresboekjes, de jaarverslagen en de gemeenteraadsnotulen te digitaliseren en te ontsluiten via het internet. Hoe? De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorgdraagt voor de archieven van de gemeentelijke instellingen. De gemeentearchivaris beheert deze archieven en dient ze op verzoek aan een ieder kosteloos beschikbaar te stellen. Dit beschikbaar stellen gebeurde
traditioneel voornamelijk in de studiezaal aan de Oude Delft 169. In de jaren negentig is met de opkomst van ICT een weg ingeslagen om ontsluiting via het internet te faciliteren om zodoende de druk van het bezoek op de studiezaal te laten afnemen. Digitalisering gebeurt enerzijds vanuit een behoudsperspectief - het document loopt geen verdere schade op door raadpleging - en anderzijds vanuit een beschikbaarstellingsperspectief. Het digitale document is namelijk 24171365 online beschikbaar. Digitaliseren omvat verschillende facetten. De inventaris geeft aan welke (groepen van) documenten en registers aanwezig zijn. Deze zijn door Archief Delft inmiddels allemaal digitaal beschikbaar conform de standaard ISAD(G), zodat uitwisseling met andere archiefdiensten mogelijk is. De inventarissen zijn beschikbaar op wwwarchief-delftml maar ook op htt~://www.aeschiedenisvanzuidholland.nl/ (een website van het Erígoedhuis Zuid-Holland) Naast de inventaris bestaat er de zogenaamde nadere toegang. Een nadere toegang is een toegang op een specifiek register of een specifieke archiefbron op bijvoorbeeld persoon, plaats, trefwoord. Voor deze werkzaamheden werden in het verleden voornamelijk werknemers via werkgelegenheidsprojecten ingezet maar tegenwoordig gebeurt dit steeds meer door vrijwilligers. Verplichting? Er bestaat op zichzelf geen verplichting tot digitaliseren. Er is echter wel een directe link met de wettelijke taken rondom archiefbeheer. Niet digitaliseren zou een zwaardere belasting leggen op enerzijds de conservering van de fysieke objecten en dus het in goede staat houden van de objecten, maar anderzijds ook op het bezoek op de studiezaal. Digitalisering heeft dit bezoek in 10 jaar gehalveerd. De bezoekers van nu komen veel beter voorbereid naar de studiezaal en kunnen beter hun weg vinden in de archieven. Daarmee voldoet het college nog beter aan haar zorgplicht en het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren van de archieven. Overigens zullen in de toekomst niet alleen gedigitaliseerde objecten maar ook digital-born objecten beschikbaar moeten worden gesteld. Daarmee zal naast een fysieke bewaarplaats ook een e-depot ingericht gaan worden. Kosten? Voor het digitaliseren bestaan incidentele en structurele kosten. De incidentele kosten zitten met name in het (laten) scannen van het materiaal. De structurele kosten bestaan uit het conserveren en beheren van het digitale materiaal en het online beschikbaar stellen. Er is momenteel een digitaliseringsbudget van circa E 25.000 per jaar. De totale kosten van de ICT infrastructuur van Archief-Delft bedragen ongeveer E 20.000 per jaar voor het online aanbieden en het beheer van de fysieke en digitale bescheiden. Dit is exclusief de kosten voor de werkplekken, kantoorautomatisering, ICT beheerskosten en de kosten voor hosting van de website archief-delft.nl. Publieksbereik De websites van archief Delft worden druk bezocht. leder jaar worden ruim 150.000 bezoeken gebracht. Voor wat betreft de Digitale Stamboom komt in 201 2 91 % van de bezoekers uit Nederland, 2% uit de Verenigde Staten, 1 % uit Duitsland.
De collecties van Museum Het Prinsenhof, Museum Lambert van Meerten en Museum Nusantara zijn ontsloten via de Beeldbank van Erfgoed Delft (www.virtueeldelftslexicon.nl). Hier worden de collectiebeschrijvingen uit het collectieregistratiesysteem van Erfgoed Delft aan het publiek aangeboden. Ca. 90% van de objectbeschrijvingen zijn aangevuld met een digitale afbeelding van het object. Deze website is verouderd; momenteel wordt er binnen de organisatie een nieuwe, integrale collectiewebsite voorbereid. De collectie Nusantara is daarnaast via de website van de SVCN (samenwerkingsverband van Nederlandse etnografische musea) te vinden. De bezoekcijfers van de Beeldbank voor 2012 zijn als volgt: 13.000 unieke bezoekers, 18.000 bezoeken en 200.000 paginaweergaves. 25% van de bezoekers is afkomstig uit Delft. Voor de musea is grootscheepse digitalisering niet noodzakelijk, omdat door de ontsluiting van de collecties via het web de collecties toegankelijk zijn. Er bestaan binnen de museale wereld afspraken over de basisregistratie (herkomst, afbeelding, afmetingen, objectnaam) van museale objecten, maar geen wettelijke verplichting tot het digitaliseren van de collecties. Incidenteel en projectmatig zullen delen van de museale collecties ontsloten worden. Hierbij zal altijd een beroep gedaan moeten worden op externe financiering. Zo heeft Museum Het Prinsenhof onlangs van SNS Reaal Fonds een subsidie van E 25.000 ontvangen in het kader van de programmaregeling Digitale Innovatie Musea. Het bedrag is bedoeld voor de ontwikkeling van het educatieve publieksproject 'Het Duel', een digitaal en interactief project rond het thema Willem van Oranje en de Opstand (de Tachtigjarige Oorlog). Schoolkinderen maken gebruik van museumcollecties en erfgoedbronnen, waarvoor animaties, interactieve webapplicaties en gadgets worden ingezet. De digitale voorlichting van de gemeente Delft ten aanzien van het gebouwde erfgoed op de website van de gemeente Delft bevat inhoudelijke informatie over aanwezige monumenten, beschermde stadsgezichten en cultuurhistorisch waardevolle gebieden in Delft. De afdeling Advies monumentenzorg Delft heeft enkele jaren geleden zo'n 1500 aanwezige monumenten en drie beschermde stadsgezichten digitaal ontsloten. (Zie www.delft.nl/monumenten, zoek een monument). Het ontsluiten van deze informatie is bedoeld om burgers te informeren, maar vooral ook om op digitale en dus eenvoudige wijze te voldoen aan de informatieplicht die de gemeente heeft. Het is een wettelijke taak om het monumentenregister actueel te houden. Aangezien er projectmatig geen nieuwe series monumenten meer aangewezen worden, is er voor dit deel van de website in de toekomst geen tot weinig onderhoud meer nodig. De kosten voor het bewaren en in stand houden van de website en koppelingen met de database bedragen ca. E 1200,- per jaar. De bezoekcijfers van deze website in 2012 zijn als volgt; de pagina's met nieuws over monumenten en het zoeken van monumenten is ca 1400 maal bezocht, waarvan het onderdeel zoeken van een monument ca 725 maal is bezocht.
2. De gemeente Delft ontwikkelt zich steeds meer naar een regiegemeente. Bent u het met onze fractie eens dat het belangrijker is dat digitaal erfgoed op een toegankelijke manier wordt ontsloten voor het publiek dan hoe en door wie deze ontsluiting gebeurt? Zo nee, waarom niet? Het digitaal ontsluiten van archieven is een belangrijk middel om de archieven beter toegankelijk te maken. De primaire toegang tot een archief, de inventaris is een bezigheid die veel deskundigheid vraagt. Deze dient te worden uitgevoerd door daartoe gekwalificeerd personeel. Het nader toegankelijk maken is een activiteit die veel eenvoudiger en zeker ondersteund door ICT, door een grote groep kan worden uitgevoerd. Daarbij is overigens nog steeds regie gewenst en dienen afspraken gemaakt te worden hoe ze te ontsluiten om zodoende de toegangen die ontwikkeld worden te kunnen hergebruiken in breder perspectief bijvoorbeeld in combinatie met andere bronnen. Collectieregistratie wordt gedaan door hiertoe gekwalificeerde/geschoolde medewerkers binnen de museale organisatie. Zonder goede objectbeschrijvingen is digitalisering van de museale collectie zinloos. Dit kan dus niet eenvoudig aan een derde partij worden overgelaten. Bovendien is de vraag hoe gedigitaliseerd wordt zeer belangrijk, niet alleen vanwege de kwaliteit van de scans, maar vooral ook als gekeken wordt naar de duurzaamheid van het materiaal; het bewaren en beheren van digitaal materiaal voor de 'eeuwigheid'. Goed ontsloten collecties via bijvoorbeeld portalwebsites aanbieden die niet van de gemeente zijn is wel mogelijk. Dit wordt al gedaan via bijvoorbeeld de website van de SVCN en de website www.cieschiedenisvanzuidholland.nl Daarbij is het echter wel belangrijk dat gewerkt wordt met algemene standaarden, zodat de toegangen die ontwikkeld worden kunnen worden hergebruikt in breder perspectief, bijvoorbeeld in combinatie met andere bronnen. Het voordeel van zelf de regie houden op het digitaliseren is dat je het open kan aanbieden. En dat dankzij het open karakter de gegevens nog meer en beter door andere portals hergebruikt kunnen worden. Het is van belang dat de informatie over de wettelijke taken van de gemeente actueel is en dat de gemeente op eenvoudige wijze kan voldoen aan de informatieplicht die er is. Door een geringe extra tijdinvestering (ca.10 uur per jaar) blijft ook de informatie over het gemeentenieuws ten aanzien van monumenten actueel. Het is in het belang van de gemeente om dit in eigen hand te houden. De gemeente wil stimuleren dat derden informatie over monumenten delen. Daarom worden links naar deze websites geplaatst. Maar die informatie kan de website van de gemeente niet vervangen. 3. Onze fractie vindt het belangrijk om de kwaliteit, het publieksbereik en de kosten van zelf ontsluiten af te wegen tegen het (samen met) een ander (laten) ontsluiten van digitaal erfgoed. Is het college voornemens om in de nabije toekomst het digitale erfgoed van Delft
via andere portals dan de gemeentelijke websites te ontsluiten? Zo nee, waarom niet? Momenteel worden al diverse onderdelen via portals ontsloten. Bijvoorbeeld de inventarissen via www.cieschiedenisvanzuidholland.nl en de militieregisters via www.militieresisters.nl. Ook voor de Digitale Stamboom is, in samenwerking met een aantal andere archiefdiensten een portal beschikbaar. Portals bieden een meerwaarde maar kosten ook geld. De eerste twee voorbeelden worden bekostigd door het Erfgoedhuis en de andere vanuit projectgelden. Met name het hosten van de gegevens en scans zijn kostbaar. De mogelijkheden die een portal als Google Art biedt voor de 'collectie Delft' moeten niet overschat worden. Dergelijke marktpartijen zijn vooral geïnteresseerd in excellente kunst, iconisch materiaal. Het zal moeilijk zijn een marktpartij te vinden die bereid is een in hoofdzaak lokaal/regionaal georiënteerde collectie als die van de gemeentemusea te digitaliseren. De ervaringen van andere erfgoedinstellingen leren ons tot nu toe dat het onderliggende businessmodel - erfgoed digitaliseren en vervolgens vermarkten - nauwelijks werkt. De digitaliseringskosten wegen niet op tegen het geld wat er voor terug wordt gekregen. Aangezien de digitalisering al is afgerond en het een wettelijke taak is om het monumentenregister actueel te houden, is uitbesteden niet mogelijk. 4. en 5. Denkt het college dat door het ontsluiten van digitaal erfgoed via andere portals de aangekondigde bezuiniging(en) kunnen worden gehaald met behoud van kwaliteit en publieksbereik? Zo nee, waarom niet? Denkt het college dat door het ontsluiten van digitaal erfgoed via andere portals extra bezuiniging(en) kunnen worden gehaald met behoud van kwaliteit en publieksbereik? Zo nee, waarom niet? Nee, de portals bieden vaak alleen de functionaliteit van het doorzoeken van de metadata. De scans zelf zullen gehost blijven op kosten van de gemeente Delft. Wel bestaat de mogelijkheid om door middel van - samenwerking met andere archiefdiensten de middelen efficiënter te kunnen inzetten. Er kan bijvoorbeeld scherper worden ingekocht als het gaat om scannen of hosten. Zodra een portal ook een eigen beheersorganisatie gaat opzetten worden er veelal extra kosten in rekening gebracht (bijvoorbeeld WieWasWie) bij deelnemers. Voor de museale collecties zullen aangekondigde of extra bezuinigingen niet gehaald kunnen worden door het ontsluiten van digitaal erfgoed via andere portals, omdat de basistaken van de musea met betrekking tot
collectieregistratie en ontsluiting blijven bestaan en het ontsluiten via externe portals extra kosten met zich meebrengt. Zie antwoord onder vraag 3. 6. Ook het digitaliseren van documenten hoeft de gemeente niet altijd zelf te doen. Veel mensen hebben de afgelopen periode geholpen met het digitaliseren van de Delftse archieven. Hoeveel vrijwilligers en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt worden er op dit moment betrokken bij het digitaliseren van Delfts erfgoed? Momenteel zijn er zo'n 40 vrijwilligers actief. Zij opereren veelal vanuit de vrijwilligersruimte bij Archief-Delft maar kunnen hun werk ook gewoon vanuit huis doen. Op dit moment werken er nog geen mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, dit zal in de nabije toekomst veranderen. Er zijn op dit moment binnen de gemeentemusea incidenteel vrijwilligers die, onder begeleiding van gekwalificeerde medewerkers, bijdragen aan de ontsluiting van de collecties via het collectieregistratiesysteem (TMS). Daarnaast zijn er 5 vaste en verschillende incidentele vrijwilligers die een bijdrage leveren aan WikiDelft. In het kader van het toegankelijk maken van kennis, zou in de toekomst aan de bestaande database een selectie van de informatie uit de werkdossiers van de afdeling Advies monumentenzorg kunnen worden toegevoegd. Omdat dit om deels vertrouwelijke dossiers gaat, is het niet wenselijk om dit door derden uit te laten voeren. 7. Delftse vrijwilligers blijken ook actief bij het online archiveren van documenten elders uit het land. Is het college het met onze fractie eens dat er mogelijkheden zijn om meer documenten online te laten archiveren? (Zoals bijvoorbeeld via www.velehanden.nn.) Archief-Delft is vanaf het begin betrokken geweest bij het project Ve1eHanden.d dat is geïnitieerd door Stadsarchief Amsterdam. In januari wordt dit succesvolle project geëvalueerd en bezien op welke wijze we hierin verder kunnen. Archief-Delft volgt ook nauwgezet de ontwikkelingen die er zijn op het gebied van handschriftherkenning en OCR. Zie antwoord onder vraag 6. Zie antwoord onder vraag 6.
8. Denkt het college dat door het online laten archiveren van documenten de in het Bedrijfsplan Erfgoed Delft e.o. aangekondigde investering kan worden beperkt? Zo nee, waarom niet? Nee, omdat dit werk reeds door vrijwilligers werd gedaan en dit geen invloed heeft op de structurele kosten voor het beheer van de digitale en fysieke archieven. Wel ziet Archief maatschappelijke baten door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten. N.v.t. N.v.t. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,, burgemeester mr. drs. G.A.A. Verkerk, secretaris y drs. B. den Uijl