Politie Selectieleidraad Dynamisch aankoopsysteem Publicatiedatum: 21 maart 2016 Uitgegeven door: Contactpersoon: Website: Politie, Politiedienstencentrum, Inhuurdesk Politie Tessa van Druten www.inhuurdeskpolitie.nl
Inhoudsopgave Leeswijzer... 3 1 De omschrijving van de Categorie... 4 1.1 De Categorie...4 1.2 Looptijd Categorie...5 1.3 Politie...5 1.4 Inhuurdesk Politie...5 2 Instellingsfase... 6 2.1 Registratie...6 2.2 Verzoek tot toelating...6 3 Offertefase... 7 3.1 Voorwaarden...7 3.2 Eisen...7 3.3 Wensen...7 3.3.1 Schriftelijke beoordeling... 7 3.3.2 Het interview... 9 3.4 Vragenronde...9 3.5 Gunningsbeslissing...9 3.6 Bewijsmiddelen...9 3.7 Geheimhoudingsverklaring... 10 3.8 Screening... 10 3.9 Klachten en of bezwaren... 10 3.10 Definitieve gunning... 10 4 Algemene voorschriften... 11 4.1 Overige administratie... 11 4.2 Communicatie... 11 4.3 Wijze van indienen Offertes... 11 Bijlage A Begrippenlijst... 12 Pagina 2 van 12
Leeswijzer De tijdelijke inhuur van extern personeel vanaf schaal 10 en voor alle ICT-functies (op basis van inspanningsverplichting) voor de Politie verloopt via de Inhuurdesk Politie, voor zover dit niet via bestaande overeenkomsten mogelijk is. Het DAS is verdeeld in diverse Categorieën, zoals Inkoop, ICT, HRM en Projectmanagement. Dit is de Selectieleidraad voor de. Hierin leest u informatie over de procedure van de Inhuurdesk Politie betreffende de Categorie ICT. Door deelname aan de Inhuurdesk Politie conformeert u zich aan al het gestelde in de aanbestedingsstukken. De aanbestedingsstukken voor deze Categorie bestaan uit 1 de Selectieleidraad, de Voorwaarden en: Alle informatie en documenten op inhuurdeskpolitie.nl; Alle informatie en documenten in de applicatie van de Inhuurdesk Politie tijdens het doorlopen van het indienen van een verzoek tot toelating en het indienen van een Offerte. Bijlage A Begrippenlijst In de Selectieleidraad is een aantal begrippen met een hoofdletter gebruikt. Aan deze begrippen komt de betekenis toe die hieraan wordt gegeven in de Begrippenlijst Inhuurdesk Politie van toepassing. 1 Voor zover relevant voor deze Categorie. Pagina 3 van 12
1 De omschrijving van de Categorie In dit hoofdstuk leest u alle informatie over de. 1.1 De Categorie De Dienst Informatie en Communicatie Technologie (ICT) is onderdeel van het Politiedienstencentrum (PDC) en is de organisatie voor de totstandkoming en continuïteit van de ICT. De Dienst ICT focust zich op het gehele spectrum van ICT-diensten. Met circa 1600 medewerkers ondersteunen zij de gehele Politie op het gebied van ICT. ICT zorgt voor de beschikbaarheid van de Informatievoorziening (IV) (waar nodig 24/7) en de gebruikersondersteuning. Tevens ontwikkelt de dienst nieuwe functionaliteiten en is verantwoordelijk voor doorontwikkeling en het onderhoud van de bestaande IV-applicaties. Onder de Dienst ICT vallen vijf sectoren: Programma, Project- en Interimmanagement, Ontwikkeling, ICT-ondersteuning, Meldkamerdienstencentrum en Levering. Voor de categorie ICT is de Politie regelmatig op zoek naar professionals, zoals: Testers Testmanagers Systeembeheerders en -specialisten Netwerkbeheerders en -specialisten Technisch applicatiebeheerders Functioneel beheerders Ontwikkelaars Architecten Business en informatie analisten Security specialisten Datawarehouse specialisten Business intelligence specialisten Big Data specialisten Autorisatiedeskmedewerkers Ontwerper-bouwers Test analisten Intakers Packagers Database administrators Lead engineers Storage specialisten Floormanagers Productmanagers Middleware specialisten Pagina 4 van 12
1.2 Looptijd Categorie De Politie is voornemens deze Categorie te hanteren gedurende een looptijd van 4 jaar vanaf datum publicatie van de Categorie. De verwachte ingangsdatum is 21 maart 2016. De Politie kan de looptijd van de Categorie verlengen. 1.3 Politie Voor de Inhuurdesk Politie is de Politie de aanbestedende dienst. Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze website: http://www.politie.nl, http://inhuurdeskpolitie.nl en voor specifieke informatie over inkoop en aanbestedingen naar de website http://www.politie.nl/themas/inkoop-en-aanbesteding.html. De Politie handelt in het kader van de Inhuurdesk Politie ook namens de Politieacademie. Al hetgeen dat is gesteld ten aanzien van de Inhuurdesk Politie is daarmee ook onverkort voor deze deelnemer van toepassing. Als voor deze deelnemer specifieke zaken geld(t)(en), dan wordt dat expliciet gemeld bij het betreffende onderwerp. 1.4 Inhuurdesk Politie De Inhuurdesk Politie maakt onderdeel uit van het Politie- en dienstencentrum van de Politie. Dit team faciliteert het proces van aanvraag tot en met contract voor de Politie en de Politieacademie. Het gaat hierbij om de volgende organisatieonderdelen: Amsterdam Den Haag Landelijke Eenheid Limburg Midden-Nederland Noord-Holland Noord-Nederland Oost-Brabant Oost-Nederland Rotterdam Zeeland-West-Brabant PDC IV-organisatie Staf korpsleiding Politieacademie Pagina 5 van 12
2 Instellingsfase Nadat de aankondiging van de Categorie is gepubliceerd op TenderNed geldt een periode van 30 dagen waarbinnen de Politie geen Opdrachten zal uitzetten via de betreffende Categorie. Deze fase heet de instellingsfase waarin Leveranciers zich kunnen aanmelden voor de betreffende Categorie. 2.1 Registratie Voorwaarde om een verzoek tot toelating tot een Categorie in te dienen is de registratie op de website www.inhuurdeskpolitie.nl. Registreren is eenmalig en kosteloos. Zie de website voor meer informatie. 2.2 Verzoek tot toelating Leveranciers dienen eerst toegang tot een Categorie te hebben voordat zij mee kunnen dingen naar Opdrachten in de betreffende Categorie. Dit is mogelijk voor zowel een bemiddelende organisatie als ook zzp ers. Het verzoek tot toelating tot een Categorie kan worden aangemaakt en ingediend op www.inhuurdeskpolitie.nl. Voor iedere Categorie moet een afzonderlijk verzoek tot toelating worden ingediend, omdat de toegangscriteria per Categorie kunnen verschillen. De criteria zijn te raadplegen in de publicaties van de Categorieën in de applicatie. De Inhuurdesk Politie ontvangt het verzoek tot toelating en beoordeelt het verzoek op basis van de gestelde eisen. De Inhuurdesk Politie geeft digitaal een terugkoppeling hierop en daaruit kan worden afgeleid of wel of geen toegang is verleend tot de betreffende Categorie. Pagina 6 van 12
3 Offertefase Leveranciers die door de Politie zijn toegelaten tot een Categorie, hebben inzicht in de lopende Offerteprocedures en kunnen hierop inschrijven. Van iedere nieuwe Offerteaanvraag ontvangen de Leveranciers ten aanzien van de Categorie waarbij hij is aangesloten een notificatie. 3.1 Voorwaarden De Politie hanteert Voorwaarden voor het gebruik van de Inhuurdesk Politie, voor deelname aan de Offerteprocedures en ten aanzien van de daadwerkelijke inhuur. Deze Voorwaarden zijn te raadplegen op www.inhuurdeskpolitie.nl en in de Offerteaanvragen per Opdracht in de applicatie. Gegadigden dienen per, te doorlopen fase betreffende de Inhuurdesk Politie, akkoord te gaan met de daarvoor bedoelde Voorwaarden. De Politie is gerechtigd de Voorwaarden aan te passen. Wijzigingen van voorwaarden worden vooraf bekendgemaakt via de website www.inhuurdeskpolitie.nl. 3.2 Eisen Een Offerteaanvraag wordt gepubliceerd binnen de naar de mening van de Politie - best passende Categorie of in gegeven geval binnen meerdere Categorieën. In deze publicatie informeert de Politie de Leverancier nader over de Offerteprocedure en de Opdracht. Deze publicatie bestaat derhalve uit een functieprofiel en een Offerteaanvraag. Het functieprofiel geeft een eerste indruk van de inhuurbehoefte. In een Offerteaanvraag worden nadere specifieke eisen gesteld aan de in te dienen Offerte, zoals kwaliteit van de in te huren medewerker en de beschikbaarheid. De in de Offerteaanvraag genoemde eisen zijn knock-out criteria en gaan bijvoorbeeld over werkervaring, certificering, inzetbaarheid en opleidingsniveau. Gegadigden conformeren zich aan de Voorwaarden en eisen op het moment van het indienen van hun Offerte. Offerte indienen kan alleen via de applicatie conform de Voorwaarden en aanvullende voorwaarden in de Offerteaanvraag. Een aanvullende voorwaarde is bijvoorbeeld de planning. Na de sluitingsdatum worden alle Offertes beoordeeld aan de hand van de gestelde eisen, criteria en nadere voorwaarden. Offertes die niet voldoen aan de eisen en de nadere voorwaarden worden uitgesloten van deelname aan de Offerteprocedure, tenzij dit naar het oordeel van de Politie een kennelijke omissie of vergissing betreft. In dat geval kan de Politie de Leverancier in de gelegenheid stellen tot herstel. 3.3 Wensen Naast de eisen kunnen Inschrijvers zich onderscheiden op de wensen, de zogenaamde (sub)gunningscriteria. Voor iedere wens kan een kandidaat punten scoren. Beoordeling bestaat uit twee fasen: de schriftelijke beoordeling en het interviewfase. 3.3.1 Schriftelijke beoordeling In deze fase vindt de schriftelijke beoordeling plaats. Als eerste wordt beoordeeld of de Offertes voldoen aan de gestelde eisen en voorwaarden, en daarna op de wensen. Pagina 7 van 12
Een koude ranking op basis van de eisen en uitwerkingen van de wensen wordt automatisch gegenereerd door de applicatie. Vervolgens controleert de Inhuurdesk Politie de door de applicatie gegenereerde beoordeling, eventueel in samenwerking met de interne opdrachtgever. De Inhuurdesk Politie werkt de definitieve beoordelingsresultaten uit in de applicatie. De score van een Offerte komt tot stand door de scores van de wensen bij elkaar op te tellen. De wensen bestaan uit de prijs- en kwaliteitscriteria om zodoende de beste prijs- en kwaliteitsverhouding voor de Opdracht te selecteren. De formule voor de totaalscore is: (prijs score * prijs weging) + (kwaliteit score * kwaliteit weging). De wegingen (verhouding) van de wensen worden per Offerteaanvraag vastgesteld en staan vermeld in de Offerteaanvraag. Prijs De Offerte met de laagste prijs ontvangt de maximale score voor het prijsonderdeel en de Offertes met een hogere prijs ontvangen een score die daarmee in verhouding staat. De formule voor toekenning van de score is als volgt: Prijsscore = ( 1 - ( ( uw prijs - laagste prijs ) / laagste prijs ) ) * 100, maar nooit lager dan 0. Kwaliteit De kwaliteitswensen zijn per Offerteaanvraag vastgesteld en worden bepaald door de specifieke kenmerken van de betreffende Opdracht en eventuele specifieke omstandigheden. Voorbeelden van die kenmerken zijn noodzaak, beschikbaarheid Externe, spoedaanvraag, complexiteit en specialisme. Na beoordeling van de wensen worden de kwaliteitsscores gecorrigeerd t.b.v. de juiste weging. Rangorde De scores van de Offertes resulteren in een rangorde. De hoogst scorende Offerte staat op rangorde 1, de daaropvolgend scorende krijgt rangorde 2, etc. De rangorde bepaalt welke Inschrijvers doorgaan naar fase 2: de interviewfase. De Inhuurdesk Politie nodigt vervolgens de geselecteerde Externen uit. In de Offerteaanvraag wordt aangegeven hoeveel Externen maximaal worden uitgenodigd voor de interviewfase. De Externen met de hoogst scorende Offertes zullen worden uitgenodigd voor de interviewfase. In de uitnodiging wordt tevens een verzoek gedaan tot het opleveren van de eerste bewijsmiddelen zoals kopieën van diploma s en certificaten voorafgaand aan de interviewfase bij de Inhuurdesk Politie. Aanlevertermijn voor deze bewijsmiddelen is twee werkdagen vanaf de verzending uitnodiging voor het interview. De aanlevermethode is via e-mail. De exacte bewijsmiddelen en aanlevermethode wordt gecommuniceerd in de uitnodiging voor het interview. De situatie kan zich voordoen dat het aantal uit te nodigen Externen voor het interview niet eenduidig kan worden bepaald omdat meerdere Leveranciers een gelijke score hebben behaald in de schriftelijke beoordeling. In de Offerteaanvraag is opgenomen op welke wijze de Externen geselecteerd zullen worden voor het interview. Hierin zal bekend worden gemaakt welk criterium doorslaggevend is. Pagina 8 van 12
3.3.2 Het interview De interviewfase leidt tot de selectie van een Externe (of meerdere Externen naar gelang de inhuurbehoefte) voor het interview. Het interview wordt alleen met de, in de Offertes voorgestelde, Externe afgenomen waarvan en die voldoen aan het verzoek tot indiening van de door de Politie gevraagde bewijsmiddelen. Tijdens de interviewfase worden de hiervoor uitgenodigde Externen geverifieerd en beoordeeld op basis van de in de Offerteaanvraag gestelde criteria en op basis van de Offerte en de aanbestedingsstukken. Als de verificatie door de Politie positief is bevonden, wordt de Externe beoordeeld op basis van interviewcriteria. De interviewcriteria worden ter voorbereiding van het interview bekendgemaakt in de Offerteaanvraag. De interviews worden uitgevoerd door de interne opdrachtgever bij de Politie en eventueel bij de Opdracht betrokken medewerkers van de Politie. Deze personen beoordelen de Externe op basis van de vooraf opgestelde interviewcriteria. De beoordeling van het interview leidt tot de rangorde die bepaalt welke Leverancier het voornemen tot gunning ontvangt. Deze Leverancier heeft de beste prijs-/kwaliteitsverhouding en komt daarmee in aanmerking voor gunning van de opdracht. Indien in de Opdracht een inhuurbehoefte van meer dan 1 persoon wordt gevraagd worden de best scorende Externen uit de interviewronde geselecteerd. N.B.: In beginsel maakt de score uit de schriftelijke beoordeling geen onderdeel uit van de score die leidt tot het voornemen tot gunning. Iedere bij de interviewronde betrokken Leverancier begint weer bij nul en heeft in de interviewronde gelijke kansen. Uitzondering hierop is in het geval meerdere Externen in de interviewronde gelijk scoren, dan kan de Politie bepalen dat de score op een bepaald criterium uit de schriftelijke beoordeling doorslaggevend is voor de Gunningsbeslissing. 3.4 Vragenronde Tijdens een Offerteprocedure kan de Politie gebruik maken van een vragenronde. In de Offerteaanvraag staat aangegeven hoe en tot wanneer in dat geval Leveranciers vragen kunnen stellen aan de Politie inzake de Offerteaanvraag. De vragen en antwoorden worden indien nodig geanonimiseerd en zichtbaar gepubliceerd voor alle Leveranciers die betrokken zijn bij de Offerteprocedure. 3.5 Gunningsbeslissing De Leverancier met de (in de interviewfase) best scorende Externe ontvangt een voornemen tot gunning. Alle Leveranciers die meedoen met de betreffende Offerteprocedure worden op het moment van dit voornemen tot gunning gelijktijdig geïnformeerd over hun status. Deze inhoudelijke terugkoppeling op de Offertes wordt bekendgemaakt op de applicatie. 3.6 Bewijsmiddelen In het voornemen tot gunning wordt de winnende Leverancier gevraagd de resterende bewijsmiddelen binnen 7 kalenderdagen te overleggen. De gevraagde bewijsmiddelen staan beschreven in de Offerteaanvraag. Voorbeelden zijn KvK-uittreksel, legitimatie en de VAR verklaring / overeenkomst in Pagina 9 van 12
het kader van de wet DBA. Correcte aanlevering van de gevraagde bewijsmiddelen is een voorwaarde voor definitieve gunning. 3.7 Geheimhoudingsverklaring De ondertekende geheimhoudingsverklaring dient de Externe binnen een termijn van 7 kalenderdagen na het voornemen tot gunning te in te dienen bij de Inhuurdesk Politie. De geheimhoudingsverklaring maakt deel uit van de Offerteprocedure en is tevens te raadplegen op www.inhuurdeskpolitie.nl. 3.8 Screening De Externe van de winnende Leverancier wordt in veel gevallen gescreend. De Politie stelt hoge eisen aan de betrouwbaarheid van personen die binnen de Politie Werkzaam zijn. Daarom zijn uiteenlopende maatregelen getroffen. De doelstelling is om te beoordelen of er voldoende waarborgen zijn voor de betrouwbaarheid en geschiktheid in relatie tot de (beoogde) werkzaamheden. Een voorwaarde voor definitieve gunning is dat de Externe het positief screeningsadvies of de Verklaring van Geen Bezwaar overlegt aan de Politie na afronding van screening. De screening neemt 6-15 weken tijd in beslag, afhankelijk van het type screening dat nodig is voor de uitvoering van de Opdracht. Het screeningsproces kan leiden tot het opschuiven van de startdatum van de Opdracht. De Inschrijver wordt hierover voortijdig geïnformeerd. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kan zodoende geen rechten worden ontleend. 3.9 Klachten en of bezwaren Belanghebbenden kunnen klachten met betrekking tot de Offerteprocedures melden bij de Inhuurdesk Politie. Momenteel onderzoekt de Politie de mogelijkheden om een onafhankelijke klachtencommissie in te stellen voor klachten van Leveranciers. Na bekendmaking van de gunningsbeslissing start de opschortende termijn van tien kalenderdagen waarbinnen afgewezen Inschrijvers een bezwaar kunnen indienen tegen de Gunningsbeslissing. 3.10 Definitieve gunning Definitieve gunning komt tot stand indien: - niet van enig gegrond bezwaar is gebleken tijdens de opschortende termijn; - nadat de Leverancier tijdig de correcte en geldige bewijsmiddelen heeft aangeleverd bij de Politie en; - nadat de Leverancier en / of Externe de screeningsprocedure met succes heeft doorlopen en de Politie de inzet van de Leverancier en / of de Externe op basis van het screeningsresultaat heeft goedgekeurd. De Politie bevestigt de definitieve gunning middels het verstrekken van een Inleenopdracht aan Leverancier. Het template Inleenopdracht is te raadplegen via www.inhuurdeskpolitie.nl. Na ontvangst van de Inleenopdracht kan de kandidaat in principe van start met de Opdracht. De aankondigingen van gegunde Opdrachten worden periodiek gebundeld en gepubliceerd op TenderNed. Pagina 10 van 12
4 Algemene voorschriften 4.1 Overige administratie Leverancier dient de op hem van toepassing zijnde geheimhoudingsverklaring te administreren, naast een kopie van het positieve screeningsadvies of de Verklaring van Geen Bezwaar en, indien van toepassing, de VAR verklaring / Modelovereenkomst in het kader van de wet DBA. Dit doet Leverancier op een dusdanige manier dat de Politie deze op ieder gewenst moment bij Leverancier kan opvragen. 4.2 Communicatie Op straffe van uitsluiting van Offerteprocedure is contact met medewerkers van de Politie over Offerteprocedures, anders dan op basis van de Voorwaarden is toegestaan, vanaf de datum van publiceren van de Offerteaanvraag niet toegestaan. Contact na definitieve gunning van de Opdracht over evaluatie en voortgang is uiteraard wel mogelijk. 4.3 Wijze van indienen Offertes De Politie wijst u erop dat het uw verantwoordelijkheid is zorg te dragen voor een correcte en tijdige indiening van uw Offerte. Offertes dienen uiterlijk voor de in de Offerteaanvraag aangegeven indieningsdatum via de applicatie te zijn ingediend conform de daartoe geldende werkwijze. Het is niet toegestaan om na de indieningsdatum een Offerte in te dienen. Let op: Offerteprocedure sluit exact op het in de Offerteaanvraag aangegeven sluitingstijdstip. Na dit tijdstip is het uploaden van Offertes niet meer mogelijk. De Politie adviseert dringend om niet tot het laatste moment te wachten met het indienen van een Offerte. Per post, via persoonlijke bezorging, fax en e-mail ingediende Offertes worden niet geaccepteerd, tenzij hiervan wordt afgeweken in de Offerteprocedure. De beoordeling van de Offertes gebeurt digitaal door de Inhuurdesk Politie. Pagina 11 van 12
Bijlage A Begrippenlijst ARVODI: de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden voor Diensten 2014. Beroepsfouten: tekortkomingen, zoals vergissingen, onachtzaamheden, nalatigheden, verzuimen, onjuiste adviezen, die een vakbekwame en zorgvuldige opdrachtnemer onder de gegeven omstandigheden met inachtneming van normale oplettendheid en bij een normale vakkennis en normale wijze van vak uitoefening behoort te vermijden. Bijlage: een aanhangsel bij de Overeenkomst dat na parafering door beide Partijen deel uitmaakt van de Overeenkomst. Categorie: een groepsonderdeel van de Inhuurdesk Politie waarin Leverancier door de Politie kan worden geplaatst in afwachting een eventuele Offerteprocedure. Diensten: de door Leverancier op basis van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever te verrichten werkzaamheden. Externe: de door Leverancier ter beschikking gestelde externe medewerker. Inhuuropdracht: Is gelijk aan Overeenkomst, de schriftelijke overeenkomst tussen de Politie en Leverancier waarop de Voorwaarden van toepassing zijn verklaard. Leverancier: Is gelijk aan Opdrachtnemer dan wel de partij die geregistreerd staat bij de Inhuurdesk Politie dan wel deelneemt aan een Offerteprocedure. Offerte: de aanbieding die Leverancier doet in het kader van een Offerteprocedure. Offerteprocedure: de procedure die begint na publicatie van een Offerteprocedure en eindigt na definitieve gunning van die Opdracht. Opdracht: naar aanleiding van een Offerteprocedure door Leverancier ten behoeve van de Politie te verrichten Diensten, anders dan op grond van arbeidsovereenkomst. Offerteaanvraag: de uitvraag van de Politie in het kader van een Offerteprocedure. Opdrachtgever: is gelijk aan de Politie Opdrachtnemer: is gelijk aan Leverancier Overeenkomst: is gelijk aan Inhuuropdracht. Partij: de Politie of Leverancier, afhankelijk van de context. Personeel van Opdrachtgever: het door de Politie op grond van de Overeenkomst ter beschikking te stellen personeel. Personeel van Leverancier: de door Leverancier voor de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden of hulppersonen die krachtens de Overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid zullen werken. Politie: is gelijk aan Opdrachtgever, mede handelend namens de Politieacademie en de Rijksrecherche, tevens optredend als beheerder van de Inhuurdesk Politie. Selectieleidraad: in selectieleidraad staan de richtlijnen omtrent de aanmelding voor een Categorie en de deelname aan een Offerteprocedure. Voorwaarden: de van de Politie die van toepassing zijn op de registratie, de deelname aan een Categorie, de Offerteprocedure en deel uitmaken van de Overeenkomst. Werkdag: kalenderdag, behoudens weekenden en algemeen erkende feestdagen in de zin van artikel 3, eerste lid, van de Algemene Termijnenwet. Pagina 12 van 12