FAQ SAMENAANKOOP BUREELMATERIAAL, PAPIER, PRINTERS EN TONERS Met dit document trachten we de meest gestelde vragen rond samenaankoop van bureelmateriaal, papier, printers en toners proactief te beantwoorden. Indien u toch nog een bijkomende vraag heeft aarzel dan niet ons deze door te sturen op som@adviescentrale.be. INHOUD 1. Ben ik in orde met de wetgeving overheidsopdrachten?... 2 2. Wat zijn de voordelen om mee te doen aan deze groepsaankoop?... 2 3. Wat moet ik doen om deel te nemen aan de groepsaankoop?... 2 4. Hoeveel kost deelname aan deze groepsaankoop?... 3 5. Welke praktische gevolgen heeft dit voor mijn organisatie?... 3 6. Wat als ik ingeschreven ben en nadien niet meer wens deel te nemen aan de groepsaankoop?... 3 7. Dien ik mijn huidige leverancier te verwittigen indien ik wens deel te nemen aan de groepsaankoop?... 3 8. Wie regelt mijn overstap?... 4 9. Indien ik vragen heb of hulp nodig heb bij het inschrijven, wie kan ik contacteren? 4 10. Worden alle leveranciers betrokken?... 4 11. Hoeveel zal ik besparen?... 4 12. Wat als een andere leverancier achteraf beweert een goedkopere offerte te kunnen aanbieden?... 4 13. Op welke dienstverlening kunnen we nog beroep doen na de gunning?... 5 1
1. BEN IK IN ORDE MET DE WETGEVING OVERHEIDSOPDRACHTEN? JA. Door deelname aan onze groepsaankoop bent u zelf vrijgesteld van het voeren van een procedure. Als opdrachtencentrale staan wij in voor de correcte toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten. Wij dragen dus ook de volledige verantwoordelijkheid. 2. WAT ZIJN DE VOORDELEN OM MEE TE DOEN AAN DEZE GROEPSAANKOOP? Via deelname aan deze groepsaankoop zult u de mogelijkheid krijgen om besparingen te realiseren op het aankoopbudget bureelmateriaal, papier, printers en toners zonder daarbij te raken aan de kwaliteit van de producten die u gewend bent aan te kopen. Mocht u dat wensen, dan kunt u natuurlijk ook opteren om de catalogus van producten die u momenteel koopt aan te passen en op die manier verdere besparingen door te voeren door bijvoorbeeld huismerken aan te kopen. Indien u maatschappelijk verantwoord ondernemen belangrijk vindt, kunt u daar waar mogelijk uw catalogus aanvullen met de door de leverancier aangeboden MVO gecertificeerde producten. Verder zal de leverancier die door Non-Profit Advies Centrale zal worden voorgesteld u de mogelijkheid aanbieden om op een elektronische manier bestellingen te plaatsen. Mocht u dat momenteel nog niet doen, dan bespaart deze bestelprocedure u veel tijd en worden fouten vermeden. Ook dit resulteert in een besparing voor uw organisatie. Veel leveranciers van bureelmateriaal hebben tegenwoordig ook andere producten in hun gamma, die, indien u dat wenst, ook tegen aantrekkelijke prijzen aangekocht kunnen worden (dranken, printers, kantoorinrichting, verpakkingsmateriaal, onderhoudsmateriaal, ). Aangezien de leveranciers die meedingen naar het contract van deze groepsaankoop gebonden gaan zijn aan een snelle levertermijn, zal u uw voorraden kunnen verlagen waardoor ook op die manier geld vrijgemaakt zal worden. Bovendien zal de logistieke kost voor levering van bureelmateriaal, papier, printers en toners duidelijk aangegeven worden, waarbij u de keuze zult kunnen maken tussen centrale of decentrale levering, desgevallend in een economaat waarvan de voorraad beheerd wordt door de leverancier. En tenslotte hoeft u noch het werk te doen om een aankoopprocedure volgens de wetgeving te voeren, noch het risico te lopen hierbij tegen de lamp te lopen. 3. WAT MOET IK DOEN OM DEEL TE NEMEN AAN DE GROEPSAANKOOP? Om deel te nemen aan de groepsaankoop volstaat het om het inschrijvingsdocument in te vullen alsook een kopie van de facturen die u ontvangen heeft in 2016 van uw huidige leverancier(s) voor bureelmateriaal, papier, printers en toners. Idealiter ontvangen we van u deze informatie over de facturen in digitale vorm, om ons de mogelijkheid te geven om na gunning u een duidelijke vergelijking te kunnen geven van de huidige en nieuwe situatie. Een overzicht van uw aankopen 2016 kunt u normaal gezien eenvoudig bij uw huidige leverancier opvragen. U kan ook ons een volmacht geven om dit te doen. U dient het inschrijvingsdocument (en desgevallend het volmachtformulier) ondertekend te mailen naar som@adviescentrale.be of via de post versturen naar Non-Profit Advies Centrale (Gloxinialaan 6, 9080 Lochristi). De documenten dienen ons uiterlijk ten laatste op 28/02/2017 te bereiken. 2
4. HOEVEEL KOST DEELNAME AAN DEZE GROEPSAANKOOP? Non-Profit Advies Centrale werkt uiteraard niet gratis. De leverancier die de groepsaankoop gegund krijgt, betaalt haar 2% op de gefactureerde omzet die wordt gegenereerd. Dat is heel wat minder dan de kosten die de leverancier uitspaart voor prospectie, backoffice en opvolging. Daardoor en door het schaalvoordeel dat de instelling kan bekomen via deze samenaankoop, kunnen er mooie besparingen gerealiseerd worden. Het overzichtelijk beheren en automatisch bestellen levert ook een winst in uw organisatie op. U bespaart zich bovendien het werk om de juiste leverancier te selecteren die u op flexibele wijze keuze geeft uit haar cataloog. 5. WELKE PRAKTISCHE GEVOLGEN HEEFT DIT VOOR MIJN ORGANISATIE? De groepsaankoop zorgt er voor dat u zelf weinig tijd dient te investeren. Om deel te nemen dient u enkel de facturen van het afgelopen jaar te verzamelen (of ons een volmacht te geven zodat wij dit kunnen opvragen), het inschrijvingsformulier in te vullen en ondertekend op te sturen. Eens de groepsaankoop is uitgevoerd, ontvangt u de prijscataloog van de geselecteerde leverancier. U dient het contract van de leverancier ondertekend én op elke pagina geparafeerd terug sturen naar som@adviescentrale.be. Non-Profit Advies Centrale zorgt voor de verdere praktische afhandeling met de gekozen leverancier. De leverancier zal tevens instaan voor de implementatie van een eenvoudig orderproces, mocht u hiervoor kiezen. Eventueel zal op dat moment enige ondersteuning van uw IT verantwoordelijke nodig zijn. 6. WAT ALS IK INGESCHREVEN BEN EN NADIEN NIET MEER WENS DEEL TE NEMEN AAN DE GROEPSAANKOOP? Wanneer u twijfelt of deelname aan de groepsaankoop voor u wel de beste oplossing is, kan u ons vrijblijvend contacteren (som@adviescentrale.be) zodat we u bij deze afweging kunnen helpen of om uw expliciete vragen of wensen in het verdere traject mee te kunnen nemen. Eens u besloten heeft deel te nemen aan de groepsaankoop gaat u wel akkoord om uiteindelijk het contract met de gekozen leverancier te ondertekenen. 7. DIEN IK MIJN HUIDIGE LEVERANCIER TE VERWITTIGEN INDIEN IK WENS DEEL TE NEMEN AAN DE GROEPSAANKOOP? Om deel te nemen aan de groepsaankoop dient u uw huidige leverancier niet op de hoogte te brengen. Mocht U momenteel een contract hebben getekend met een leverancier, moet U eventueel wel rekening houden met de opzeg voorwaarden in deze overeenkomst. Als er in deze overeenkomst een opzegperiode wordt vermeld moet u die uiteraard respecteren. De opzegperiode is niet voor elke leverancier of elk contract hetzelfde. Controleer dus uw contract en zeg de overeenkomst op volgens de daarin vermelde verplichtingen. Voor de opzegbrief vindt u een aan te vullen template terug. U kan deze gebruiken om uw contracten via een aangetekend schrijven op te zeggen. 3
8. WIE REGELT MIJN OVERSTAP? Van zodra u een overeenkomst met een leverancier heeft getekend, zal deze er voor zorgen dat de overschakeling op een eenvoudige manier gebeurt. Non-Profit Advies Centrale zal uw huidige leverancier op de hoogte brengen van deze overschakeling. De effectieve overschakeling wordt ook verder opgevolgd door Non-Profit Advies Centrale en deze houdt u hier ook van op de hoogte. 9. INDIEN IK VRAGEN HEB OF HULP NODIG HEB BIJ HET INSCHRIJVEN, WIE KAN IK CONTACTEREN? Met vragen kunt u steeds terecht op som@adviescentrale.be. Uiterlijk binnen de 48 uur krijgt u antwoord. 10. WORDEN ALLE LEVERANCIERS BETROKKEN? Alle leveranciers van bureelmateriaal, papier, printers en toners die in België kunnen leveren (voor één (1) of meerdere loten) en zich inschrijven voor deze Europese offerteaanvraag hebben de mogelijkheid om aan te bieden voor deze groepsaankoop. De procedure die we zullen volgen is een Europese openbare offerte-aanvraag. Deze zal dus conform de wetgeving overheidsopdrachten gepubliceerd worden en conform de wetgeving afgewerkt worden. 11. HOEVEEL ZAL IK BESPAREN? Hoeveel u zal besparen is afhankelijk van de prijzen die u vandaag betaalt. In vorige groepsaankopen is Non-Profit Advies Centrale er steeds in geslaagd om voor alle deelnemers een fikse besparing te realiseren. In het verleden liepen deze zelfs op tot 10 à 15 % op, maar dit is uiteraard geen garantie voor de toekomst. We dienen hier op te merken dat een deel van de besparingen ook te realiseren is door te kiezen voor een automatisch bestelproces. 12. WAT ALS EEN ANDERE LEVERANCIER ACHTERAF BEWEERT EEN GOEDKOPERE OFFERTE TE KUNNEN AANBIEDEN? In dit geval mag u ons zeker contacteren. Let wel, alle leveranciers die wensen deel te nemen aan de Europese aanbesteding krijgen hiertoe bij aanvang de kans. Zonder inschrijving kan een leverancier geen offerte indienen, ook niet achteraf als alle prijzen vergeleken zijn en een leverancier is gekozen. 4
13. OP WELKE DIENSTVERLENING KUNNEN WE NOG BEROEP DOEN NA DE GUNNING? Mocht u problemen ondervinden in de samenwerking met de leverancier (bv. bij het opladen van de prijslijst, het implementeren van het ordersysteem, verschillen ontdekken in de prijzen op de factuur, ) vragen wij u om dit eerst en vooral door te praten met de leverancier zelf. Mocht u er niet uit geraken met de leverancier, dan kunt u altijd met Non-Profit Advies Centrale contact opnemen die dit op zijn beurt met de leverancier zal bespreken. 5