Handboek Zorgregistratie AWBZ AZR 2.2

Handboek Zorgregistratie AWBZ AZR 2.2 Uitgave 4, juli 2008

Versiebeheer Handboek Zorgregistratie AWBZ AZR Uitgave Datum Inhoud Auteur release 1.0 1 (versie 1.0) okt. Uitgegeven bij de oplevering van AZR 1.0 VWS 2004 2.1 1 (versie 2.0) dec. Uitgegeven bij de oplevering van AZR 2.1 CVZ 2005 2.1 2 (versie 2.1) juni In deze versie is de inhoud van de volgende documenten verwerkt; CVZ 2007 Samenvatting besluiten AZR 2.1 (april 2006) Addendum Handboek Zorgregistratie AWBZ (juli 2006) Vraag en antwoord bij bedrijfsregels AZR 2.1(sept. 2006) Besluiten rondom implementatie AZR 2.1 (maart 2007) 2.1 3 mei 2008 2.2 4 juli 2008 Besluiten na implementatie AZR 2.1 (juni 2007) In deze versie is het volgende aangepast; De ontbrekende tekst van bedrijfsregel I is toegevoegd; De ontbrekende tekst van bedrijfsregel 32 is toegevoegd; De vermelding AW39 is verwijderd uit de kolom EI bij bedrijfsregel 32; de bedrijfsregel is alleen van toepassing op en ; De vermelding MUTATIE CLIËNTRECORD (03) is verwijderd uit de kolom IN RECORD bij bedrijfsregel 32; Bedrijfsregel 82 is uitgebreid met extra regels voor overbruggingszorg; ingangsdatum 1 juli 2008; Bedrijfsregel 109 is gecorrigeerd; de vermelding DAT588 is vervangen door COD588; Bedrijfsregel 110 is gewijzigd; ingangsdatum 1 juli 2008; In tekst paragraaf 12.4.4.5 en paragraaf 12.4.5 is een verwijzing naar bedrijfsregel 110 opgenomen; Aanpassing tekst paragraaf 4.5.4, 6.6.7 en 14.4.1 i.v.m. het in werking treden van de Wbsn-z; Er zijn enkele wijzigingen in de lay-out doorgevoerd en enkele typefouten gecorrigeerd. In deze versie zijn de aanpassingen doorgevoerd naar aanleiding van CVZ versie 2.2; Inhoudelijke aanpassingen in de paragrafen: 4.4, 4.5.4, 6.6.2, 6.6.6, 6.7.9, 8.5.5, 8.5.6, 9.2.3, 10.2, 10.4.4, 10.4.5, 12.2.2, 12.4.4, 14.6.2, 14.6.4, 14.8.1, 14.9.1, 15.2.2, 15.2.3; Aanpassingen in de voetnoten: o Versienummers van Vektis standaarden geactualiseerd. o Verwijzingen naar besluitendocumenten AZR 2.1 verwijderd. Alle teksten met betrekking tot de ZK31/ZK32 berichten verwijderd; Wijzigingen met betrekking tot bedrijfsregels: o Ingangsdatum verwijderd uit de volgende bedrijfsregels: IX, 12, 32, 34, 106. o Verwijzing naar ZK31 verwijderd uit de volgende bedrijfsregels: IX, 34, 40. o Tekstuele aanpassingen in de volgende bedrijfsregels: 2, 4, 11, 40, 66, 74, 76, 82d, 90, 95, 96. o Inhoudelijk gewijzigde bedrijfsregels: IX, 2, 9, 32, 38, 68, 102, 103, 110. o Verwijderde bedrijfsregels: 46, 98, 104, 111. o Nieuwe bedrijfsregels: 112 t/m 117. CVZ 2 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4

Voorwoord Het Handboek Zorgregistratie is een uitgave van het College voor zorgverzekeringen. Dit is de vierde uitgave van het Handboek Zorgregistratie AWBZ behorende bij AZR release 2.2. Het versiebeheer geeft een overzicht van de wijzigingen ten opzichte van de vorige uitgave. Een elektronische versie van dit handboek is te vinden op www.zorgregistratie.nl. Bij de totstandkoming van dit handboek heeft het CVZ dankbaar gebruik gemaakt van de kritische bijdragen van de Klankbordgroep, de zorgkantoren, het CIZ, het CAK-BZ, zorgaanbieders, brancheorganisaties en softwareleveranciers. Het CVZ is iedereen hiervoor zeer erkentelijk. Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4 3

Inhoud Voorwoord...3 DEEL I ACHTERGRONDINFORMATIE... 11 1 Inleiding... 13 1.1 Wat is de Zorgregistratie?...13 1.2 Handboek Zorgregistratie; doel en doelgroep...13 1.3 Het handboek in relatie tot overige documenten...14 1.3.1 Soorten documenten... 14 1.3.2 Welke informatie is leidend?... 14 1.3.3 Het documentenoverzicht... 15 1.3.4 Onderhoud van het handboek... 15 1.3.5 Reikwijdte van dit handboek... 15 2 De Zorgregistratie op hoofdlijnen... 17 2.1 Het belang van standaarden voor het berichtenverkeer...17 2.1.1 Waarom standaardisatie?... 17 2.1.2 Wat zijn EI-standaarden?... 17 2.2 Informatie-uitwisseling in de AWBZ-keten...17 2.3 AZR-ketenpartijen en hun rol...18 2.4 Informatie- en berichtstromen binnen de Zorgregistratie...20 2.4.1 Berichtstromen binnen de regio... 20 2.4.2 Berichtstromen tussen de regio s... 21 2.4.3 Berichtstromen tussen zorgkantoor en CAK-BZ... 21 2.4.4 Berichtstroom naar landelijk niveau... 21 3 Landelijk beheer systematiek Zorgregistratie... 23 3.1 Waarom landelijk beheer?...23 3.2 Strategisch en tactisch beheer...23 3.3 Landelijk beheer van de Zorgregistratie; deelprocessen...23 3.3.1 Beheer van het logisch ontwerp... 24 3.3.2 Gebruikersvragen... 24 3.3.3 Probleembeheer... 24 3.3.4 Wijzigingenbeheer en releasebeheer... 25 3.4 Doorontwikkeling van de Zorgregistratie...26 4 Kwaliteit van de Zorgregistratie... 27 4.1 Inleiding...27 4.2 Kwaliteitsaspecten met betrekking tot het berichtenverkeer...27 4.2.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de keten... 27 4.2.2 Communicatie tussen ketenpartijen op basis van AZR... 27 4.3 Beveiliging...28 4.3.1 Privacy... 28 4.4 Berichtvolgorde, berichtidentificatie, en tijdslijnen...29 4.4.1 Identificatie van berichten... 29 4.4.2 Frequentie en tijdigheid van verzending... 29 4.5 Kwaliteitsaspecten met betrekking tot inhoudelijke vulling van berichten.31 4.5.1 Juiste en volledige vulling van de berichten... 31 4.5.2 Het gebruik van datumvelden... 31 4.5.3 GBA-check... 31 4.5.4 Introductie burgerservicenummer... 31 4.6 Gebruik van tabellen in AZR...32 4.6.1 Controle op de waarde die een code heeft; hoofd- en kleine letters... 32 4.7 Onderhoud van muterende tabellen...32 4.7.1 AGB; algemene informatie... 32 4.7.2 De huisartstabel (gebaseerd op het AGB-register)... 33 4.7.3 AZR-AGB-codelijst... 34 4 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4

4.7.4 Verzekeraargegevens; het UZOVI-register en de UZOVI-tabel... 35 4.7.5 Landcodetabel... 35 4.7.6 Voorvoegseltabel... 35 4.7.7 Postcodetabel... 36 4.8 De AZR-testsite...36 4.8.1 Functionaliteit van de AZR-testsite... 36 4.8.2 Wijze van controleren en rapporteren door de testsite... 36 5 Het gebruik van retourberichten; foutafhandeling... 37 5.1 Welke documentatie is leidend?...37 5.2 Algemene afspraken over het retourbericht...37 5.3 Samenstellen van een retourbericht...38 5.3.1 Drie situaties bij retourberichten... 38 5.3.2 Bedrijfsregels en foutcodes... 38 5.4 Welke foutcodes; algemene afspraken...39 5.4.1 Afkeuren van het hele bestand... 39 5.4.2 Volgorde records onjuist of één of meer (verplichte) records ontbreken... 40 5.4.3 Één of meer records komen dubbel voor... 40 5.4.4 Één of meer detailrecords hebben de verkeerde lengte... 40 5.4.5 Één of meer lege records... 40 6 Aanmaken en verzenden van het indicatiebesluitbericht... 43 6.1 Inleiding...43 6.2 Het indicatiebesluit; inleiding...43 6.2.1 Het indicatiebesluit en het recht op zorg... 43 6.2.2 Wettelijke basis... 44 6.2.3 Zorgindicatiebesluit (ZIB)... 44 6.2.4 Protocol indicatiestelling... 44 6.2.5 Het veegbesluit: laatste indicatiebesluit is geldig... 44 6.2.6 Bezwaar tegen een indicatiebesluit... 45 6.2.7 Zorgzwaartebekostiging... 45 6.2.8 Spoed... 45 6.3 Onderdelen van het indicatiebesluit; aanspraak- en aanvullende gegevens46 6.4 AZR en het indicatiebesluitbericht; algemene afspraken...47 6.4.1 Het indicatiebesluitbericht ()... 47 6.4.2 Privacy; welke informatie meesturen?... 47 6.5 Afspraken over de vulling van het indicatiebesluitbericht...48 6.5.1 Records in het indicatiebesluitbericht... 48 6.6 Cliënt- en relatiegegevens...49 6.6.1 Naamgeving... 49 6.6.2 Geboortedatum... 50 6.6.3 Code indicatieorgaan en cliëntnummer indicatieorgaan... 50 6.6.4 Nummer relatie en soort relatie... 50 6.6.5 Volgorde contactpersoon... 50 6.6.6 Afspraken bij vastleggen van adresgegevens... 51 6.6.7 Partnergegevens... 53 6.6.8 Bijzondere communicatievorm... 54 6.6.9 Huisarts... 54 6.6.10 Zorgverzekeraar (UZOVI) en verzekerdennummer... 54 6.6.11 Omgevinggegevens... 55 6.6.12 Score stoornis en score beperking... 55 6.6.13 Ziektebeeld- en stoornisgegevens; gebruik diagnosecodelijst... 55 6.7 Indicatiebesluitgegevens...57 6.7.1 Indicatiebesluit; nummering... 57 6.7.2 Functies en activiteiten... 57 6.7.3 Activiteiten... 58 6.7.3.1 De ZZP-code als activiteitcode... 58 6.7.3.2 Additionele zorg... 58 6.7.4 Datumvelden in het indicatiebesluit... 59 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4 5

6.7.5 Bedrijfsregels bij het vullen van datumvelden in het indicatiebesluitbericht60 6.7.6 De geldigheidsduur verstrijkt... 60 6.7.6.1 Leveringsvoorwaarde zorg... 60 6.7.7 Indicatie vervoer... 61 6.7.8 Leveringsvorm zorg... 61 6.7.9 Art. 60-verklaring (BOPZ)... 61 6.7.10 Bemiddeling zorgkantoor... 62 6.7.11 Aanbieder van voorkeur of afkeur... 62 6.8 Zorgzwaartepakketten...63 6.8.1 Inleiding... 63 6.8.2 Voorbeeld: ZZP-code als activiteitcode in AZR... 63 6.8.3 ZZP s in het -bericht... 64 6.8.3.1 Vulling per record; specifieke afspraken... 64 6.9 Het indicatiebesluitbericht; niet reguliere situaties...65 6.9.1 Negatief indicatiebesluit; cliënt heeft geen recht op zorg... 65 6.9.2 Negatief indicatiebesluit; cliënt heeft geen recht meer op zorg... 65 6.9.3 Cliënt heeft geen recht meer op een deel van de zorg... 66 6.9.4 Spoed... 66 7 Ontvangst en verwerking van het indicatiebesluitbericht... 67 7.1 Het retourbericht (IO32)...67 7.1.1 Tijdslijnen... 67 7.2 Inhoudelijke beoordeling van het -bericht...67 7.2.1 Wat is het actuele indicatiebesluit?... 67 7.2.2 Ontvangst van een -bericht met ZZP-codes... 67 8 Aanmaken en verzenden van het zorgtoewijzingsbericht... 69 8.1 Inleiding...69 8.2 De zorgtoewijzing...69 8.2.1 Inhoud van het indicatiebesluit en vervolgacties van het zorgkantoor... 69 8.3 AZR en het zorgtoewijzingsbericht...71 8.3.1 Het zorgtoewijzingsbericht (); algemene afspraken... 71 8.4 Afspraken over de vulling van het zorgtoewijzingsbericht...72 8.4.1 Inhoud van het zorgtoewijzingsbericht... 72 8.4.2 Privacy; welke informatie meesturen?... 73 8.4.3 Instellingscode... 73 8.4.4 Leveringsvorm zorg in het zorgtoewijzingsbericht... 73 8.4.5 Datumvelden in het zorgtoewijzingsgedeelte... 73 8.4.6 Zorgtoewijzing in etappes... 74 8.5 Situaties na zorgtoewijzing...75 8.5.1 Overbruggingszorg... 75 8.5.2 Cliënt is tevreden met overbruggingszorg... 75 8.5.3 Cliënt ziet af van de geïndiceerde zorg... 75 8.5.4 In zorgtoewijzingsfase veranderen van voorkeur PGB en ZIN... 76 8.5.5 Intrekken van een zorgtoewijzing... 76 8.5.6 Intrekking zorgtoewijzing; zes voorbeeldsituaties... 77 8.5.6.1 Voorbeeld 1: cliënt wijzigt voorkeuraanbieder... 77 8.5.6.2 Voorbeeld 2: nieuwe indicatie én gewijzigde voorkeuraanbieder... 78 8.5.6.3 Voorbeeld 3: nieuwe indicatie: cliënt heeft geen recht meer op zorg... 79 8.5.6.4 Voorbeeld 4: nieuwe indicatie: cliënt heeft recht op andere zorg... 80 8.5.6.5 Voorbeeld 5: nieuwe indicatie: cliënt heeft nog recht op deel van de zorg 81 8.5.6.6 Voorbeeld 6: bovenregionaal wijzigen of intrekken zorgtoewijzing... 82 8.5.7 ZZP s in het zorgtoewijzingsbericht... 83 8.5.7.1 PGB en ZZP... 83 9 Ontvangst en verwerking van het zorgtoewijzingsbericht... 85 9.1 Het retourbericht (AW34)...85 9.2 Afspraken over het retourbericht naar het zorgkantoor...85 9.2.1 Tijdslijnen... 85 9.2.2 Wat is de recentste zorgtoewijzing?... 85 6 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4

9.2.3 Problemen bij ontvangen van meer dan één zorgtoewijzing... 85 9.2.4 ZZP s in het zorgtoewijzingsbericht... 85 9.2.5 Welke informatie mag/moet beoordeeld worden?... 85 10 Aanmaken en verzenden van het aanvang zorgbericht... 87 10.1 Inleiding...87 10.2 Het aanvang zorgbericht...87 10.2.1 In welke situaties wordt een aanvang zorgbericht gebruikt?... 87 10.3 AZR en het aanvang zorgbericht (); algemene afspraken...88 10.3.1 Berichtvolgorde... 88 10.3.2 Geleverde zorg moet toegewezen zijn... 88 10.3.3 Melding aanvang zorg en spoed... 88 10.3.4 Aanvang zorg en eigen bijdrage... 88 10.3.5 Privacy; welke informatie meesturen?... 88 10.4 Afspraken over de vulling van het aanvang zorgbericht...89 10.4.1 Algemene afspraken... 89 10.4.2 Het aanvang zorgbericht ()... 89 10.4.3 Melding aanvang zorg en vegen... 89 10.4.4 Datumvelden in het aanvang zorgbericht... 90 10.4.5 Bedrijfsregels bij datumvelden... 90 10.4.6 Doorlopende zorg en de aanvangsdatum in het -bericht... 90 10.4.7 Aanbiedergegevens in voorloop- en functierecord... 91 10.4.8 Reeds betaling eigen bijdrage... 91 10.4.9 Voorgaande opnamegegevens... 91 10.4.10 ZZP s in het aanvang zorgbericht... 92 10.4.11 Het gebruik van status aanlevering record... 92 10.5 Aanvang zorg en wachtlijsten...94 10.5.1 Additionele zorg (opslag)... 94 10.5.2 Overbruggingszorg... 94 10.5.3 Eerst overbruggingszorg, dan alsnog de toegewezen zorg... 94 10.5.4 Geldigheidsduur indicatie verstrijkt; benodigde zorg nog niet geleverd... 94 11 Ontvangst en verwerking van het aanvang zorgbericht... 95 11.1 Het retourbericht (AW36)...95 11.2 Afspraken over het retourbericht naar de zorgaanbieder...95 11.2.1 Tijdslijnen... 95 11.2.2 Wat is de actuele melding aanvang zorg?... 95 11.3 Inhoudelijk; geleverde zorg ten opzichte van geïndiceerde zorg...95 11.3.1 Aanbieder levert minder dan gemeld... 95 12 Aanmaken en verzenden van het mutatie-/einde zorgbericht... 97 12.1 Inleiding...97 12.2 Het mutatie-/einde zorgbericht...97 12.2.1 In welke situaties wordt een mutatie-/einde zorgbericht gebruikt?... 97 12.2.2 In welke situaties wordt een mutatie-/einde zorgbericht niet gebruikt?... 97 12.3 AZR en het mutatie-/einde zorgbericht (AW39); algemene afspraken...98 12.3.1 Berichtvolgorde... 98 12.3.2 Privacy; welke informatie meesturen?... 98 12.3.3 Het mutatie-/einde zorgbericht en eigen bijdrage... 98 12.3.4 ZZP s in het mutatie-/einde zorgbericht... 98 12.4 Afspraken over de vulling van het mutatie-/einde zorgbericht...99 12.4.1 Aanbiedergegevens in voorloop- en functierecord... 99 12.4.2 Melden van een mutatie in cliënt-, relatie of adresgegevens... 99 12.4.3 Melden van een mutatie op functieniveau... 99 12.4.4 Reden mutatie AWBZ-zorg...100 12.4.4.1De zorg gaat (nog) niet van start...101 12.4.4.2De zorg wordt beëindigd...101 12.4.4.3De cliënt overlijdt...101 12.4.4.4Overplaatsing en tijdelijke afwezigheid...102 12.4.5 Koppeling mutatiebericht aan aanvang zorg c.q. aan zorgtoewijzing...105 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4 7

12.5 Niet reguliere situaties...105 12.5.1 Correctie van gegevens in mutatie-/einde zorgbericht...105 12.5.2 Ten onrechte verstuurd mutatie-/einde zorgbericht...105 12.5.3 Mutatie-/einde zorgbericht en einde zorg in etappes...105 13 Ontvangst en verwerking van het mutatie-/einde zorgbericht...107 13.1 Het retourbericht (AW310)...107 13.2 Afspraken over het retourbericht naar de zorgaanbieder...107 13.2.1 Tijdslijnen...107 13.2.2 Wat is het actuele mutatie-/einde zorgbericht?...107 14 Informatie-uitwisseling met het CAK-BZ...109 14.1 Inleiding...109 14.2 Overheveling processen van zorgkantoor naar het CAK-BZ...109 14.2.1 Processen bij het zorgkantoor in relatie tot de eigen bijdrage...109 14.2.2 Informatie- en berichtstromen vanaf 2007...110 14.3 Eigen bijdrageregeling; toelichting...110 14.3.1 Hoogte van eigen bijdrage; onderscheid extra- en intramuraal...110 14.3.2 Bezwaar...110 14.4 AZR en de CAK-berichten; algemene afspraken...111 14.4.1 Cliëntgegevens; sofinummer vs. Burgerservicenummer...111 14.4.2 Privacy; welke informatie meesturen?...111 14.4.3 Het retourbericht bij de CAK-berichten...111 14.5 Aanmaken en verzenden van het aanvang zorgbericht aan het CAK-BZ...112 14.5.1 Procedurele Afspraken over het CA317-bericht...112 14.6 Afspraken over de vulling van het CA317-bericht...113 14.6.1 Samenstelling van het CA317-bericht...113 14.6.2 Adresgegevens...113 14.6.3 Partnergegevens...113 14.6.4 Datumvelden...114 14.6.5 Het gebruik van status aanlevering...115 14.6.6 Voorgaande opnamegegevens...115 14.7 Bijzondere situaties...116 14.7.1 Meer dan één aanvang zorg (vlak) na elkaar ( MAZ op MAZ )...116 14.7.2 Ten onrechte verstuurde aanvang zorg (CA317) naar het CAK...116 14.8 Aanmaken en verzenden van het einde zorgbericht aan het CAK-BZ...117 14.8.1 Procedurele Afspraken over het CA319-bericht...117 14.9 Afspraken over de vulling van het CA319-bericht...118 14.9.1 Algemene afspraken...118 14.9.1.1Het gebruik van status aanlevering...118 14.9.2 Ten onrechte verstuurde CA319...118 14.10 Niet reguliere situaties...119 14.10.1 Cliëntnummers komen niet overeen...119 14.10.2 Het CAK-BZ ontvangt een CA319, maar heeft geen CA317 ontvangen...119 14.10.3 Ontslagdatum wijkt af van overlijdensdatum...119 14.10.4 AZR in relatie tot de jeugdzorg...119 14.10.5 Logeeropvang...119 14.10.6 Spoed...120 14.10.7 ZZP s en het CAK-BZ...120 14.10.8 Cliënten in de GGZ-sector...120 15 Bovenregionaal berichtenverkeer...121 15.1 Inleiding...121 15.2 Uitgangspunten en processtappen in het bovenregionale verkeer...121 15.2.1 Uitgangspunten...121 15.2.2 Bovenregionale berichtvolgorde...122 15.2.3 Procedurele afspraken in het bovenregionale verkeer...123 DEEL III LANDELIJKE GEGEVENSVERZAMELING...125 8 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4

16 Landelijke gegevensverzameling...127 16.1 Inleiding...127 16.2 Het landelijke EI-bericht (AW317)...127 16.3 Afspraken over de vulling van het landelijk bericht...127 16.3.1 Inhoud/samenstelling van het landelijk bericht...127 16.3.2 Bovenregionaal...127 BIJLAGE I BEDRIJFSREGELS...129 17 Bedrijfsregels...131 17.1 Waarom bedrijfsregels?...131 17.2 Bedrijfsregels bij AZR...132 17.2.1 Opmerkingen bij de tabel...132 17.3 Bedrijfsregels bij AZR...133 17.3.1 Technische bedrijfsregels...133 17.3.2 Algemene bedrijfsregels...135 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4 9

10 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4

DEEL I ACHTERGRONDINFORMATIE Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4 11

12 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4

1 Inleiding Als onderdeel van het project Modernisering AWBZ is het ministerie van VWS in 2000 gestart met het landelijk introduceren van de AWBZ-brede Zorgregistratie (ook wel AZR of Zorgregistratie genoemd): elektronisch berichtenverkeer tussen indicatieorganen, zorgkantoren en zorgaanbieders en (vanaf medio 2007) het CAK-BZ. Vanaf januari 2005 is het tactisch beheer van de Zorgregistratie belegd bij het College voor zorgverzekeringen (het CVZ). Het vastleggen van de landelijke afspraken in de vorm van een handboek vormt onderdeel van deze taak. 1.1 Wat is de Zorgregistratie? De Zorgregistratie is de gestandaardiseerde communicatie tussen de partijen die bij de uitvoering van de AWBZ betrokken zijn: het indicatieorgaan, het zorgkantoor en de zorgaanbieder. In de loop van 2007 is ook het CAK-BZ aangesloten op de Zorgregistratie. De informatie-uitwisseling tussen deze partijen vindt plaats door middel van elektronisch berichtenverkeer. Dit verkeer maakt gebruik van Externe Integratiestandaarden (EI): hierin staat beschreven waar de inhoud van een elektronisch bericht aan moet voldoen. 1.2 Handboek Zorgregistratie; doel en doelgroep De Zorgregistratie heeft betrekking op de regionale uitwisseling van informatie tussen de ketenpartijen in de AWBZ: het CIZ, de zorgkantoren, de zorgaanbieders en het CAK-BZ. Deze partijen hebben elk een eigen taak in het proces van indicatiestelling, via zorgtoewijzing naar zorglevering en uiteindelijk de oplegging van de eigen bijdrage. De informatie die van belang is voor de volgende partij in de keten wordt doorgegeven via de Zorgregistratie. Wélke informatie wordt doorgegeven ligt vast in de definities van de EIberichten waarmee de informatie wordt uitgewisseld. In de standaardbeschrijving en de berichtspecificaties bij deze berichten staat beschreven welke informatie moet worden doorgegeven en aan welke technische eisen het bericht verder moet voldoen om door de andere partij succesvol verwerkt te kunnen worden. Het handboek vormt een noodzakelijke aanvulling op de EI-documentatie. Het bevat alle afspraken (bedrijfsregels) die van toepassing zijn op het berichtenverkeer; zaken die niet in een technische berichtdefinitie opgenomen kunnen worden. Het kan dan gaan om eisen die gesteld worden aan de berichtvolgorde, om afhankelijkheden die er bestaan tussen berichten, maar ook om specifieke eisen die gesteld worden aan de inhoud van bepaalde gegevenselementen. Al deze afspraken staan beschreven in deel II van het handboek. Om deze afspraken in een kader te plaatsen, wordt in deel I eerst een schets gegeven van de Zorgregistratie als geheel: hoe is de Zorgregistratie tot stand gekomen, wie zijn de ketenpartijen en welke rol spelen zij in het berichtenverkeer, wie zijn de landelijke partijen en wat is hun taak en verantwoordelijkheid? In deel III wordt kort stilgestaan bij de landelijke gegevensverzameling. Het handboek is bedoeld voor iedereen die zich direct bezighoudt met de opzet en de uitvoering van het berichtenverkeer: hoe moet in de eigen omgeving de Zorgregistratie ingericht worden zodanig dat deze voldoet aan de landelijke afspraken? Het handboek is niet bedoeld als beleidsmatig of inhoudelijk naslagwerk. Er wordt niet getracht om een toelichting op het beleid te geven of om bepaalde thema s uitputtend te beschrijven. Uitgaand van de huidige wet- en regelgeving in het kader van de AWBZ wordt beschreven hoe de Zorgregistratie het proces van indicatiestelling tot zorglevering ondersteunt; aan welke afspraken moeten de ketenpartijen in de AWBZ zich houden waar het gaat om de uitwisseling van informatie? Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4 13

Het handboek bevat een groot aantal landelijke afspraken en bedrijfsregels die tot doel hebben het berichtenverkeer niet alleen regionaal maar ook bovenregionaal zo uniform mogelijke plaats te laten vinden. Binnen de landelijke afspraken, zoals beschreven in dit handboek, hebben de ketenpartners een zekere mate van vrijheid om hun eigen werk vorm te geven. 1.3 Het handboek in relatie tot overige documenten 1.3.1 Soorten documenten De afspraken rondom het AZR-berichtenverkeer staan beschreven in twee categorieën van documenten: 1. Technische documentatie De overwegend technische afspraken staan beschreven in de EI-standaarden en aanverwante teksten 1. Hierin staat gedefinieerd aan welke eisen een EI-bericht moet voldoen (formaat, lengte), welke records het bericht moet bevatten, welke elementen de afzonderlijke records moeten bevatten en aan welke eisen deze moeten voldoen. Ook staat hierin beschreven welke codetabellen gehanteerd worden en welke waarden toegestaan zijn. 2. Inhoudelijke, procedurele documentatie; handboek en bedrijfsregels In het handboek staan alle landelijke afspraken beschreven die betrekking hebben op het gebruik van de Zorgregistratie, al dan niet in de vorm van een bedrijfsregel. Alle bedrijfsregels die op het moment van verschijnen van dit handboek van kracht zijn, zijn als bijlage opgenomen bij dit handboek. De belangrijkste bedrijfsregels worden ook in de afzonderlijke hoofdstukken genoemd. 1.3.2 Welke informatie is leidend? De EI-standaarden, in combinatie met het handboek en de bedrijfsregels, vormen de ruggengraat van het berichtenverkeer. De hierin beschreven afspraken reguleren het berichtenverkeer. Een tussentijdse correctie of aanvulling op het handboek wordt als addendum bij het handboek verspreid. In een nieuwe versie van het handboek wordt de informatie uit het addendum verwerkt. Wanneer tussentijds een nieuwe of gewijzigde bedrijfsregel wordt afgesproken, wordt deze formeel vastgesteld en gepubliceerd door het CVZ. Zodra een bedrijfsregel een permanent karakter krijgt, wordt deze opgenomen in een nieuwe versie van het handboek. Omdat niet alle documenten gelijktijdig gepubliceerd worden, kan het gebeuren dat een instructie in een EI-standaard in strijd is of lijkt te zijn met een ander document. Zo kan in een EI-standaard aangegeven zijn dat het vullen van een bepaald element niet verplicht is, terwijl in het handboek of in een bedrijfsregel staat beschreven dat het altijd gevuld moet worden. Om te voorkomen dat dergelijke tegenstrijdigheden tot conflicten in het berichtenverkeer zouden leiden, zijn hier afspraken over gemaakt. Algemeen is van toepassing dat de informatie in het handboek leidend is. Als er ná publicatie van het handboek over een bepaald onderdeel nieuwe afspraken zijn gemaakt in de vorm van een bedrijfsregel, is de bedrijfsregel leidend. Addenda bij het handboek moeten beschouwd worden als integraal onderdeel van het handboek. 1 Deze staan gepubliceerd op de website van Vektis. 14 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4

1.3.3 Het documentenoverzicht Op www.zorgregistratie.nl wordt in een overzicht weergegeven welke informatie beschikbaar is, wat de actuele versie is en waar deze te vinden is. 1.3.4 Onderhoud van het handboek Het handboek wordt onderhouden en beheerd door het Beheerteam Zorgregistratie bij het CVZ. In principe verschijnt bij elke nieuwe release van de EI-standaarden ook een nieuwe versie van het handboek. Suggesties voor aanpassingen van het handboek kunnen gericht worden aan het CVZ, info@zorgregistratie.nl 1.3.5 Reikwijdte van dit handboek De afspraken die in dit handboek beschreven staan zijn, op één hoofdstuk na, van toepassing op de EI-standaarden versie 2.2, zoals vrijgegeven en gepubliceerd in juli 2008. De inhoud van hoofdstuk 14 heeft betrekking op versie 1.1 van de CAK-berichten, zoals vrijgegeven en gepubliceerd in juli 2008. Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4 15

16 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4

2 De Zorgregistratie op hoofdlijnen 2.1 Het belang van standaarden voor het berichtenverkeer 2.1.1 Waarom standaardisatie? De Zorgregistratie is een geheel van afspraken over de wijze waarop de ketenpartners in de AWBZ gegevens uitwisselen. Het basisprincipe is vrijheid in gebondenheid. Binnen de landelijke afspraken, zoals beschreven in het handboek en in de EI-standaarden, is elke partij vrij in de keuze van software en in de wijze waarop de eigen bedrijfsprocessen worden ingericht. Het naleven van de EI-standaarden is verplicht (gebondenheid). De standaarden dwingen uniformiteit af in registratie en communicatie. Dit komt de kwaliteit van de informatie ten goede. De eenheid van definities en taal zorgt ervoor dat de gegevens uitwisselbaar, optelbaar en vergelijkbaar zijn; in alle zorgkantoorregio s, maar ook in het bovenregionale verkeer tussen zorgkantoren onderling. Eenheid van taal moet er uiteindelijk ook toe leiden dat in de landelijke gegevensverzameling de regionaal verzamelde gegevens vergelijkbaar zijn. 2.1.2 Wat zijn EI-standaarden? Elektronische gegevensuitwisseling kan omschreven worden als een uitwisseling van informatie tussen partijen op basis van externe integratiestandaarden. Een Externe Integratiestandaard (EI-standaard) is een gedetailleerde beschrijving van: de inhoud van een bericht (welke gegevens bevat het bericht), het gebruik van het bericht (hoe dient het bericht te worden gevuld in de praktijk), In paragraaf 2.4 staat een overzicht van de berichten die de ketenpartners uitwisselen. De wijze waarop een bericht gemaakt en gevuld moet worden staat beschreven in de berichtspecificatie bij het bericht. Hierin staat beschreven hoe het bericht is opgebouwd (welke records) en per record de kenmerken van de afzonderlijke gegevenselementen (lengte, numeriek, alfanumeriek etc.). De berichtstandaarden worden in rapportvorm uitgegeven en gepubliceerd op de website van Vektis (www.vektis.nl). 2.2 Informatie-uitwisseling in de AWBZ-keten De kern van de Zorgregistratie is dat de partijen die belast zijn met de uitvoering van de AWBZ informatie registreren en uitwisselen op basis van landelijk vastgestelde standaarden. De Zorgregistratie ondersteunt de deelprocessen indiceren, toewijzen en leveren van zorg en (vanaf medio 2007) het vaststellen van de eigen bijdrage. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de afzonderlijke processen in de keten is verdeeld over het indicatieorgaan c.q. het CIZ (belast met de indicatiestelling), het zorgkantoor (wijst zorg toe), de zorgaanbieder (levert zorg) en het Centraal Administratiekantoor Bijzondere Zorgkosten (CAK-BZ), afhandeling eigen bijdrage. Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4 17

Onderstaand schema toont de belangrijkste actoren en hun plaats in de keten. CAK-BZ Cliënt Indicatieorgaan Zorgkantoor Zorgaanbieder Figuur 1 AZR-actoren en hun plaats in de keten 2.3 AZR-ketenpartijen en hun rol Indicatieorgaan Iemand met behoefte aan AWBZ-zorg (de cliënt) meldt zich bij het indicatieorgaan in de regio waarin hij woont. Het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) vervult doorgaans de functie van indicatieorgaan. De indicatiesteller geeft een objectieve beoordeling van de zorgbehoefte aan de hand van de zes AWBZ-functies (zie verder hoofdstuk 6). Hij legt deze vast in een indicatiebesluit. Het indicatieorgaan kan andere organisaties of deskundigen inschakelen bij het stellen van de indicaties (mandateren), maar blijft wel eindverantwoordelijk voor de (kwaliteit van) de indicatiebesluiten. Het indicatiebesluit wordt in de vorm van een EI-bericht naar het zorgkantoor gestuurd. Zorgkantoor Elk zorgkantoor heeft een eigen regio als werkgebied. In die regio heeft het zorgkantoor de regie over de uitvoering van de AWBZ. Een belangrijke taak van het zorgkantoor is het toewijzen van zorg. Het zorgkantoor maakt contractafspraken met zorgaanbieders en ziet erop toe dat een cliënt die in het bezit is van een indicatiebesluit op efficiënte wijze passende zorg krijgt aangeboden (zorglevering). Efficiënt wil zeggen dat de wachttijden voor de cliënt zo kort mogelijk zijn. Het zorgkantoor bepaalt tevens of een cliënt terecht aanspraak maakt op de AWBZ (de rechtmatigheidstoets). Het zorgkantoor kan afspraken maken met de zorgaanbieders over de uitvoering van de zorgtoewijzing. In alle gevallen blijft het zorgkantoor eindverantwoordelijk voor het functioneren van de zorgtoewijzing. Het zorgkantoor is het informatieknooppunt in de regio en ziet toe op het functioneren van de keten: de doorlooptijden van het berichtenverkeer en de kwaliteit van de informatie die de ketenpartners uitwisselen. Met behulp van de Zorgregistratie stelt het zorgkantoor de regionale wachtlijst samen. Elk kwartaal stuurt het zorgkantoor een bestand naar ZN (dat de gegevens weer doorlevert aan het CVZ), met daarin de regionale gegevens over de geïndiceerde, de toegewezen en de geleverde zorg. Het CVZ stelt op basis van de verzamelde informatie een landelijke rapportage samen. 18 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4

Zorgaanbieder De zorgaanbieder heeft als taak het leveren van zorg. Bij de levering van zorg houdt de zorgaanbieder rekening met de contractafspraken die er zijn met het zorgkantoor. De zorgaanbieder meldt de aanvang van zorg en, in een later stadium, ook het einde van de zorg, terug aan het zorgkantoor. Centraal Administratiekantoor (CAK-BZ) Het zorgkantoor stuurt informatie over aanvang en einde van de zorg met behulp van AZR door naar het Centraal Administratiekantoor Bijzondere Zorgkosten. Het CAK-BZ stelt op basis van deze gegevens uit AZR (vooralsnog alleen voor de intramurale zorg) de eigen bijdrage vast die de cliënt moet betalen. College voor zorgverzekeringen (CVZ) Vanaf 2005 vervult het CVZ, in opdracht van het ministerie van VWS, de rol van tactisch beheerder van de Zorgregistratie. Het CVZ let op de doelmatigheid van de uitvoering van de AWBZ. Het CVZ verzamelt tevens elk kwartaal gegevens uit de Zorgregistratie. Op basis van deze regionale gegevens stelt het College de landelijke rapportage samen. Deze rapportage biedt onder meer inzicht in de ontwikkeling van de wachtlijsten. Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) Het ministerie van VWS is strategisch beheerder van de Zorgregistratie en zorgt ervoor dat de randvoorwaarden voor de Zorgregistratie zijn ingevuld. Het gaat dan bijvoorbeeld om de financiering van de Zorgregistratie, de verplichting om gegevens uit te wisselen volgens de standaarden en het bewaken van het bestuurlijk draagvlak voor een goede werking van de Zorgregistratie. Het ministerie heeft daarmee zeggenschap over inhoud van en veranderingen in de berichtensystematiek. Zorgverzekeraars Nederland (ZN) Zorgverzekeraars Nederland is de brancheorganisatie van de bedrijven die in Nederland zorgverzekeringen aanbieden. ZN is intensief betrokken bij de ontwikkeling van de Zorgregistratie en neemt deel aan diverse overlegvormen in het kader van die ontwikkeling. Vektis Vektis is het landelijk informatiecentrum van de zorgverzekeraars. In opdracht van het CVZ verricht Vektis diverse beheertaken die betrekking hebben op de EI-standaarden en de codetabellen. Daartoe bestaan contractuele relaties tussen het CVZ en Vektis. Brancheorganisaties van zorgaanbieders Brancheorganisaties behartigen de belangen van hun leden. De belangrijkste brancheorganisaties zijn: ActiZ (op 1 juli 2006 ontstaan uit een fusie van Z-org en Arcares), de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN), GGZ Nederland (GGZN) en Branchebelang Thuiszorg Nederland (BTN). De brancheorganisaties zijn als onderdeel van hun rol betrokken bij de ontwikkeling en invoering van de Zorgregistratie. Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4 19

2.4 Informatie- en berichtstromen binnen de Zorgregistratie In figuur 2 wordt getoond welke berichtstromen er lopen tussen de partijen die betrokken zijn bij de Zorgregistratie. In 2007 is daar ook het CAK-BZ aan toegevoegd. CAK-BZ CVZ 8 9 10 2 Indicatieorgaan 1 Zorgkantoor (regio A) 3 4 Zorgaanbieder (regio A) 5 6 7 2 Zorgkantoor (regio B) 3 4 Zorgaanbieder (regio B) Figuur 2 De informatiestromen binnen de Zorgregistratie 2.4.1 Berichtstromen binnen de regio Hieronder wordt weergegeven welke berichtstromen op het moment van in productieneming van versie 2.2 van toepassing zijn. Elke berichtstandaard heeft een naam, een afkorting, een versienummer en een versiedatum. Voor alle hieronder vermelde berichten is het versienummer 2.2 en de versiedatum 1 juli 2008. Nr. Berichtstroom EI-bericht 1. Indicatiebesluit Het CIZ informeert het zorgkantoor over het indicatiebesluit. Het zorgkantoor stuurt een retourbericht. IO32 2. Zorgtoewijzing Het zorgkantoor informeert de zorgaanbieder over de zorgtoewijzing. De zorgaanbieder stuurt een retourbericht. 3. Melding aanvang zorg De zorgaanbieder informeert het zorgkantoor over het moment van aanvang van de zorg. Het zorgkantoor stuurt een retourbericht. 4. Mutatie/einde zorg De zorgaanbieder meldt een wijziging of de beëindiging van de zorg aan het zorgkantoor. Het zorgkantoor stuurt een retourbericht. AW34 AW36 AW39 AW310 20 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4

2.4.2 Berichtstromen tussen de regio s Een cliënt krijgt de zorg meestal in de regio waar hij woont (regio A). Wanneer een cliënt de zorg wil of gaat ontvangen van een zorgaanbieder die een contractuele relatie heeft met een ander zorgkantoor (in regio B) dan het zorgkantoor in de regio waarin de cliënt woont, is er sprake van bovenregionale zorg. De afstemming tussen deze regio s verloopt in dat geval tussen de betrokken zorgkantoren; het berichtenverkeer is hierop afgestemd en ondersteunt dit proces. Een beschrijving van dit proces is te vinden in hoofdstuk 15. Het zorgkantoor in regio B zorgt ervoor dat de cliënt de zorg daadwerkelijk krijgt. Nr. Informatiestroom EI-bericht 5. Zorgtoewijzing bovenregionaal Zorgkantoor A draagt het toewijzen van de zorg over aan zorgkantoor B. Zorgkantoor B stuurt een retourbericht naar zorgkantoor A. 6. Melding aanvang zorg bovenregionaal Zorgkantoor B draagt de melding aanvang zorg over aan zorgkantoor A. Zorgkantoor A stuurt een retourbericht naar zorgkantoor B. 7. Mutatie zorg bovenregionaal Zorgkantoor B meldt een wijziging of de beëindiging van de zorg aan zorgkantoor A. Zorgkantoor A stuurt een retourbericht naar zorgkantoor B. ZK33 ZK34 ZK35 ZK36 ZK39 ZK310 2.4.3 Berichtstromen tussen zorgkantoor en CAK-BZ Elk aanvang zorgbericht en einde zorgbericht stuurt het zorgkantoor door naar het CAK- BZ. Nr. Informatiestroom EI-bericht 8. Melding aanvang zorg Het zorgkantoor informeert het CAK-BZ over het moment van aanvang van de zorg. Het CAK-BZ stuurt een retourbericht. CA317 CA318 9. Mutatie/einde zorg Het zorgkantoor meldt de beëindiging van de zorg of een overplaatsing van de cliënt aan het CAK. Het CAK-BZ stuurt een retourbericht. 2.4.4 Berichtstroom naar landelijk niveau CA319 CA320 Ten behoeve van de landelijke gegevensverzamelingen stuurt het zorgkantoor periodiek een bericht met regionale gegevens aan ZN; ZN levert de gegevens door aan het College voor zorgverzekeringen. Nr. Informatiestroom EI-bericht 10. Aanleveren landelijke gegevens (Geen retourbericht) AW317 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4 21

22 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4

3 Landelijk beheer systematiek Zorgregistratie 3.1 Waarom landelijk beheer? De systematiek van de Zorgregistratie is geen statisch geheel. Het landelijk beheer is erop gericht om de systematiek van de Zorgregistratie actueel, doelmatig en doeltreffend te houden. Het ministerie van VWS heeft het tactisch beheer van de Zorgregistratie (AZR) belegd bij het College voor zorgverzekeringen (het CVZ). Dit hoofdstuk beschrijft hoe het landelijk beheer van de Zorgregistratie is georganiseerd. 3.2 Strategisch en tactisch beheer In het document Statuut AWBZ-brede Zorgregistratie (maart 2004) staat beschreven hoe VWS en het CVZ als respectievelijk strategisch en tactisch beheerder van de Zorgregistratie hun werkzaamheden op elkaar afstemmen. De vaststelling en verandering van (onderdelen van) de systematiek behoren tot het strategisch beheer. Het strategisch beheer voorziet verder in de voorwaarden voor de Zorgregistratie waar het gaat om de inbedding in de AWBZ en de hiervan afgeleide regelingen en afspraken met de relevante partijen (bestuursorganen, indicatieorganen, koepelorganisaties). Het strategisch beheer richt zich concreet op de volgende elementen: het definiëren van de landelijk gewenste output ten behoeve van de landelijke wachtlijstrapportage, het landelijk informatiemodel dat het proces van indicatiestelling tot en met zorgrealisatie ondersteunt, bestaande uit de externe integratiestandaarden en de te volgen werkwijze zoals vastgelegd in handboek en bedrijfsregels, de onderliggende infrastructuur, in termen van technische procedures en beveiligingseisen. VWS vervult de rol van strategisch beheerder en contracteert de tactisch beheerder. Het tactisch beheer richt zich op de praktische werking van het landelijk informatiemodel en de infrastructuren. Het tactisch beheer voorziet in adequate besluitvormingsprocedures om de elementen van de systematiek aan te passen, rekening houdend met de taak en verantwoordelijkheid van de strategisch beheerder. Het CVZ vervult de rol van tactisch beheerder en onderhoudt de relaties met de zorgkantoren die belast zijn met de regionale uitvoering van de Zorgregistratie. 3.3 Landelijk beheer van de Zorgregistratie; deelprocessen Als hoofdprocessen van het landelijk beheer worden onderscheiden: het beheer van het logisch ontwerp, de afhandeling van gebruikersvragen, probleembeheer, wijzigingenbeheer, releasebeheer. Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4 23

In onderstaande figuur zijn de processen en hun onderlinge samenhang weergegeven. Gebruikersvragen Wijzigingenbeheer Helpdesk Zorgregistratie Probleembeheer Releasebeheer Beheer logisch ontwerp Afgehandelde gebruikersvragen Figuur 3 Landelijke beheerprocessen 3.3.1 Beheer van het logisch ontwerp Het CVZ is als tactisch beheerder ook beheerder van het logisch ontwerp. Het logisch ontwerp moet beschouwd worden als het geheel van afspraken waarop de Zorgregistratie gebaseerd is: het Handboek Zorgregistratie, de EI-standaarden, de codetabellen en alle overige afspraken en regelgeving. Het CVZ heeft het beheer van de EI-standaarden en de (meeste) codetabellen belegd bij Vektis. Het uitvoeren van aanpassingen op bestaande standaarden en het ontwikkelen en bouwen van (nieuwe) standaarden wordt door Vektis, onder verantwoordelijkheid van en in nauwe samenwerking met het CVZ, uitgevoerd. Vektis publiceert de EI-standaarden en de bijbehorende documentatie op de website van Vektis (www.vektis.nl). 3.3.2 Gebruikersvragen Gebruikers en andere partijen die betrokken zijn bij de Zorgregistratie hebben belang bij directe en concrete informatie over het gebruik van de Zorgregistratie. Het ontvangen en afhandelen van gebruikersvragen wordt uitgevoerd door de Helpdesk Zorgregistratie bij het CVZ. Gebruikers kunnen hier terecht met vragen die betrekking hebben op de landelijke afspraken rondom de Zorgregistratie. Vragen die betrekking hebben op de regionale uitvoering van de Zorgregistratie worden in eerste instantie verwezen naar het zorgkantoor in de betreffende regio omdat het zorgkantoor regionaal verantwoordelijk is voor de uitvoering van de Zorgregistratie. 3.3.3 Probleembeheer Gebruikersvragen worden grotendeels direct beantwoord en zijn daarmee afgehandeld. Ze kunnen echter ook gevolgen hebben voor andere beheersprocessen. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld een probleem signaleren in het berichtenverkeer waardoor de berichtafhandeling vertraging oploopt. Het CVZ werkt dergelijke signalen uit, daarbij eventueel ondersteund door andere partijen, en zoekt naar een oplossing. 24 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4

3.3.4 Wijzigingenbeheer en releasebeheer Een release in AZR moet beschouwd worden als een samenhangend geheel van EIstandaarden en van de landelijke afspraken die van toepassing zijn op het gebruik van deze standaarden. De afspraken staan beschreven in het handboek en in de bedrijfsregels. Een release wordt gekenmerkt door een releasedatum en een releasenummer. Een belangrijk doel van het beheer van de Zorgregistratie is om het geheel van standaarden, handboek en bedrijfsregels (het logisch ontwerp) actueel te houden. Om dit te bereiken kan het soms gewenst of noodzakelijk zijn om wijzigingen door te voeren. Wijzigingen in de Zorgregistratie kunnen gericht zijn op het vernieuwen of verbeteren van (onderdelen van) de systematiek. Alle bij AZR belanghebbende partijen kunnen wijzigingsvoorstellen indienen bij het CVZ 1. Ook het CVZ zelf kan een wijziging voorstellen als die de kwaliteit en/of de doelmatigheid van de gegevensuitwisseling zou bevorderen. Wijzigingen kunnen ook dwingend worden opgelegd als er bijvoorbeeld sprake is van een verandering in de wet. Dergelijke wijzigingen worden door VWS, als strategisch beheerder, gesignaleerd. Een nieuwe release is een combinatie van wijzigingen waardoor (meestal) alle EIstandaarden in meer of mindere mate gewijzigd worden. Er is in elk geval sprake van een nieuwe release als er een fundamentele wijziging wordt doorgevoerd. Het kan dan gaan om een inhoudelijke wijziging: de taal in de keten wijzigt bijvoorbeeld van functies naar zorgzwaartepakketten. Maar het kan ook een technische aanpassing zijn in de wijze waarop gecommuniceerd wordt: als bijvoorbeeld de overstap gemaakt zou worden van ASCII naar XML. Van een nieuwe release kan ook sprake zijn als het aantal wijzigingen zó groot is dat de inhoud van alle, of bijna alle, standaarden gewijzigd wordt. Alle partijen moeten zich bewust zijn van de Zorgregistratie als een informatiestructuur, met als kenmerk dat ingrijpende veranderingen slechts op termijn en tegen nader te calculeren kosten kunnen worden doorgevoerd. Het effect van een maatregel, in termen van noodzakelijke vernieuwing of verbetering van onderdelen van het logisch ontwerp, moet in de besluitvorming worden afgewogen tegen de kosten die de aanpassing met zich meebrengt in geld en doorlooptijd. Het opleveren van een nieuwe release is in de meeste gevallen een langdurig traject. De periode vanaf het moment waarop besloten wordt tot een nieuwe release tot het moment van oplevering van de release valt uiteen in de volgende fasen: Een analyse van de opgelegde of gewenste aanpassingen: wat is het doel van de aanpassingen, wat moet er aangepast worden, voor welke ketenpartij(en) heeft de aanpassing gevolgen, in hoeverre worden de EI-standaarden geraakt door de aanpassing. Met een inhoudelijke en technische vertegenwoordiging van de ketenpartijen werkt het CVZ uit wat de gevolgen zijn van de aanpassingen: welke wijzigingen moeten worden doorgevoerd in de EI-standaarden en in de codetabellen, wat wordt de nieuwe werkwijze, moeten er bedrijfsregels worden opgesteld? Wanneer alle noodzakelijke aanpassingen in de standaarden in beeld zijn, worden deze samengevat in een opdracht aan Vektis. In deze opdracht staat exact beschreven wat er moet worden aangepast in de EI-standaarden en in de codetabellen. Vektis voert vervolgens de veranderingen door in de standaarden en in de codetabellen. Na oplevering van de nieuwe EI-standaarden door Vektis worden deze door het CVZ beoordeeld. Het CVZ voert alle wijzigingen door in de overige documentatie (handboek en bedrijfsregels). 1 Hierbij kan gebruik gemaakt worden van een formulier dat te vinden is op www.zorgregistratie.nl Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4 25

Na accordering van de aanpassingen worden de nieuwe EI-standaarden, de codetabellen en de overige, bijbehorende documenten gepubliceerd. Na de formele vaststelling van de nieuwe en/of gewijzigde EI-standaarden en de publicatie ervan moeten de softwareleveranciers van de ketenpartijen de wijzigingen doorvoeren in de software en moeten de ketenpartijen hun bedrijfsprocessen hierop aanpassen. Het CVZ bewaakt de voortgang van de bouw van de software en heeft een landelijke coördinerende rol in de volgende fase: het testen van de software tussen de AZR-partijen (het ketentesten). Dit alles moet ertoe leiden dat vanaf een met alle partijen overeengekomen datum de nieuwe release door de ketenpartners in productie wordt genomen. Een nieuwe release is succesvol doorgevoerd, geïmplementeerd als alle partijen vanaf die datum communiceren op basis van de nieuwe of gewijzigde standaarden en zich daarbij houden aan de nieuwe of gewijzigde bedrijfsregels. 3.4 Doorontwikkeling van de Zorgregistratie In de eerste jaren van het bestaan van de Zorgregistratie lag de nadruk vooral op het verder ontwikkelen en invoeren van de Zorgregistratie. Dit stadium was er vooral op gericht om enerzijds de kwaliteit van de EI-standaarden te verbeteren en anderzijds alle ketenpartijen aan te sluiten op het elektronische berichtenverkeer. Vanaf 2005 kwam de nadruk te liggen op het verbeteren van de kwaliteit van het berichtenverkeer. Geprobeerd is om meer ketenpartijen aan te sluiten, maar ook om de inhoudelijke kwaliteit van de gegevens te bevorderen en om onderdelen van de bedrijfsprocessen te uniformeren. Het CVZ formuleert de criteria waar het gebruik van de Zorgregistratie aan moet voldoen. Verder ziet het CVZ erop toe dat dit beleid wordt uitgedragen en nageleefd. In het derde stadium, dat in 2006 van start is gegaan, wordt gezocht naar uitbreiding van de toepassingsmogelijkheden van de Zorgregistratie. Het gaat dan vooral om het integreren van financiële processen, zoals de bekostiging, de productieverantwoording en de afhandeling van de heffing van de eigen bijdrage. Verder wordt geprobeerd om met AZR de ontwikkelingen in de keten beter te ondersteunen: het op een meer uniforme en efficiënte wijze afhandelen van indicatieaanvragen, maar ook bijvoorbeeld het integreren van het gebruik van het burgerservicenummer in de Zorgregistratie. De afgelopen jaren heeft een groot aantal organisaties energie gestoken in de ontwikkeling en invoering van de Zorgregistratie. Hierdoor heeft AZR een stadium van volwassenheid bereikt. Van hieruit kan gewerkt worden aan verdere toepassingsmogelijkheden van de Zorgregistratie. Door VWS en het CVZ wordt, vanuit hun rol van strategisch respectievelijk tactisch beheerder van AZR, gewerkt aan een planmatige uitvoering voor de komende drie jaar. Alle ontwikkelingen voor de komende jaren zijn gericht op het betrouwbaar uitwisselen van informatie op zodanige wijze dat de logistieke en financiële processen in de AWBZ zo goed mogelijk worden ondersteund. 26 Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4

4 Kwaliteit van de Zorgregistratie 4.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden algemene afspraken geformuleerd die de basis vormen van de Zorgregistratie. Deze zijn grotendeels opgesteld bij de totstandkoming van (de eerste versie van) de Zorgregistratie en aangevuld met de afspraken die vastgesteld zijn bij de ontwikkeling van volgende versies van AZR. Afspraken die betrekking hebben op de specifieke berichtsoorten komen in de hoofdstukken 6 tot en met 14 aan de orde. 4.2 Kwaliteitsaspecten met betrekking tot het berichtenverkeer 4.2.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de keten Een van de belangrijkste uitgangspunten in het AZR-berichtenverkeer is dat elke ketenpartij verantwoordelijk is voor het beheer en de kwaliteit van de eigen gegevens. Concreet betekent dit het volgende: Het CIZ is verantwoordelijk voor de vastlegging van cliëntgegevens en indicatiebesluitgegevens en voor de inhoud van het indicatiebesluitbericht. Het zorgkantoor is verantwoordelijk voor het onderhoud van de cliëntgegevens en voor het onderhoud van de gegevens die betrekking hebben op de zorgtoewijzing en op het wachtlijstonderhoud. Het zorgkantoor draagt zorg voor de kwaliteit van het toewijsgedeelte van het zorgtoewijzingsbericht. De zorgaanbieder is verantwoordelijk voor het onderhoud van de cliëntgegevens en voor het onderhoud van alle gegevens die betrekking hebben op de aanvang van zorg, op wijzigingen in de zorglevering en op het einde van de zorg. De kwaliteit moet tot uitdrukking komen in het aanvang zorgbericht en in het mutatie-/einde zorgbericht. Elke ketenpartij heeft een eigen verantwoordelijkheid om de gegevens rondom de cliënt actueel te houden. Dit houdt in dat een ketenpartij gegevens de keten in stuurt die op dat moment een voor hem actuele status hebben. De ketenpartijen hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid in het actueel houden van de gegevens. Regionaal heeft het zorgkantoor als ketenmanager een signalerende functie en kan het de contractpartijen aanspreken op hun werkwijze. 4.2.2 Communicatie tussen ketenpartijen op basis van AZR De Zorgregistratie is opgezet als een systematiek waarbij de communicatie tussen de ketenpartijen verloopt op basis van EI-berichtenverkeer. Elke ketenpartij onderhoudt een eigen administratie in een eigen database. In de relatie tussen het CIZ en het zorgkantoor is deze doelstelling behaald; de communicatie gebeurt hier in de vorm van berichtenverkeer en beide partijen onderhouden de gegevens in een eigen database. De communicatie tussen het zorgkantoor en de zorgaanbieder gebeurt deels via berichtenverkeer en deels met behulp van webapplicaties of een combinatie hiervan. Handboek Zorgregistratie AWBZ, AZR 2.2, uitgave 4 27