Onderwerp Vaststellen regeling functiebeschrijving- en waardering Voorgesteld besluit 1. In te stemmen met bijgevoegde regeling functiebeschrijving- en waardering onder voorbehoud van goedkeuring door het GO 2. De regeling functiebeschrijving- en waardering ter instemming voor te leggen aan het GO. eoogd resultaat Het beoogd resultaat is om de organisatie flexibeler te maken. Inleiding Gemeentelijke organisaties zijn alle enige tijd sterk in beweging. Gemeenten die soepel kunnen meebewegen met hun omgeving zijn slagvaardiger, kunnen hun ambities optimaal realiseren en zijn in staat hun personeel, en aan te trekken personeel, op het juiste moment en op de juiste plaats in te zetten en zich te laten ontwikkelen. Het realiseren van doelstellingen vraagt steeds meer om flexibilisering van de inzet van de medewerkers van onze gemeente. Dit betekent dat er andere eisen dienen te worden gesteld aan functies, als belangrijke schakel tussen mens en werk. Onze organisatie is op dit moment ook sterk in beweging en flexibilisering is een speerpunt in het beleid. Vanuit dit speerpunt is een project opgestart om te komen tot een functiehuis dat bijdraagt aan het realiseren van een flexibele organisatie die haar doelstellingen behaald. Hierbij is de oriëntatie gericht op een functiehuis dat: - een flexibele inzet van capaciteit faciliteert; - horizontaal en verticaal loopbaanbeleid stimuleert; - een helder en rechtvaardig basisinstrument is voor de beloning van arbeid. Het project, genaamd ontwikkelslag functiehuis, loopt inmiddels geruime tijd. Gedurende het project is de conclusie getrokken dat het bestaande functiehuis niet langer passend was en dat het wenselijk was om een nieuw functiehuis neer te zetten. ij het neerzetten van het nieuwe functiehuis is gekozen voor generieke functiebeschrijvingen in een aantal functiefamilies. Dit houdt in dat er gekozen is voor het beschrijven van functies waarbij één functieprofiel kan worden gekoppeld aan meerdere functies op verschillende werkgebieden, maar met een vergelijkbaar werk- en denkniveau en bijbehorende waardering. Deze generieke benadering leidt tot een compact, flexibel en transparant functiehuis hetgeen minder onderhevig is aan veranderingen in de dagelijkse toepassing. De generieke functies worden op basis van geformuleerde uitgangspunten ondergebracht in een aantal functiefamilies. innen een functiefamilie worden meerdere niveaus beschreven, afhankelijk van de organisatieopbouw en inrichting van de organisatiestructuur. Het functiegebouw wordt daardoor transparanter en biedt een beter inzicht in de mogelijkheid voor doorstroommogelijkheden van management en medewerkers (zowel horizontaal als verticaal). Pagina 1 van 9
Het project is nu in de fase beland dat het bouwproces van het nieuwe functiehuis bijna zijn voltooiing gaat vinden. In afzonderlijke overleggen hebben een flink aantal managers, teamleiders en medewerkers meegedacht over hoe een aantal families binnen het functiehuis eruit moeten komen te zien. In de bijlage wordt dit het nieuwe functiehuis (nu nog in concept) schematisch weergegeven. Om dit nieuwe functiehuis straks daadwerkelijk te implementeren is het noodzakelijk dat de bestaande regeling functiebeschrijving- en waardering aangepast wordt. De oude regeling sluit niet aan bij de nieuwe wijze van generiek beschrijven van de functieprofielen in functiefamilies en moet daarom aangepast worden. Inmiddels heeft er een technisch overleg plaatsgevonden met het GO over de wijze waarop de regeling eruit moet komen te zien. Het GO heeft aangegeven dat de regeling nu zodanig is vormgegeven dat in een volgende GO-vergadering een besluit kan vallen over de vaststelling van de regeling. Om de regeling nu definitief vast te stellen is het van belang om in te stemmen met de regeling functiebeschrijving- en waardering en deze ter besluitvorming in het GO te brengen. rgumenten 1. De regeling functiebeschrijving- en waardering dient aangepast te worden om het nieuwe functiehuis te kunnen implementeren. 2. Vanuit het technisch overleg is er akkoord om de regeling regeling functiebeschrijving- en waardering ter besluitvorming in een overlegvergadering van het GO in te brengen. 3. Het DT heeft ingestemd met de regeling functiebeschrijving- en waardering en om deze ter besluitvorming in het GO te brengen. anpak Na besluitvorming in het college de regeling ter besluitvorming in het GO te brengen. Kosten, baten en dekking (kostensoort en kostenplaats) N.v.t. Monitoring en evaluatie N.v.t. Communicatie Na definitieve besluitvorming over het vaststellen van de regeling functiebeschrijving- en waardering zal hierover organisatiebreed gecommuniceerd worden in samenhang met het implementatietraject van het nieuwe functiehuis. Pagina 2 van 9
ijlagen - Regeling functiebeschrijving- en waardering - Overzicht concept functiehuis Pagina 3 van 9
GEMEENTE HOOGEVEEN urgemeester en wethouders van Gemeente Hoogeveen; gelet op het gevoerde overleg met het georganiseerd overleg b e s l u i t e n : vast te stellen het navolgende Regeling organieke functiebeschrijving en -waardering van de gemeente Hoogeveen. rtikel 1 egripsbepaling a. Functie: het samenstel van feitelijke taken en/of werkzaamheden dat de functiehouder op basis van een generieke functiebeschrijving dient uit te voeren. b. Functiebeschrijving: de generieke beschrijving die krachtens een algemeen verbindend voorschrift door het College van urgemeester en wethouders als zodanig is vastgesteld voor één of meerdere gelijkwaardige functies. De generieke beschrijving vloeit logisch voort uit de organisatiestructuur en verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de gemeente Hoogeveen. De generieke functiebeschrijving is een weergave van aard, overwegend karakter, niveau en complexiteit van taken. In uitzonderingssituaties, indien het niet mogelijk blijkt te zijn om een functie in een generiek profiel te plaatsen, kan het noodzakelijk zijn om een functie specifiek te beschrijven. c. Functiehouder: degene op wie de collectieve arbeidsvoorwaardenregeling voor de sector gemeenten van toepassing is en ook degene met wie een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, zoals bedoeld in artikel 2:5 CR, is aangegaan. d. Functiewaardering: het bepalen van de functiewaarde van de functiebeschrijving met behulp van de door het College vastgestelde methode. e. Functiefamilie: een generieke beschrijving van werkzaamheden die karakteristiek/kenmerkend zijn voor een groep functies met gemeenschappelijke kenmerken. f. andbreedte: een generieke beschrijving van niveaubepalende taken binnen een functiefamilie g. Conversietabel: de tabel die een koppeling legt tussen de resultaten van de waardering van de generieke functie en de salarisschalen. h. estuurder: de gemeentesecretaris en bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). i. Hiërarchisch leidinggevende: leidinggevende functie die hiërarchische verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft ten aanzien van functiehouders. j. Directieoverleg: het periodieke overleg van het directieteam zoals dat benoemd is in de organisatieverordening gemeente Hoogeveen. k. Functiedeskundige: degene die belast is met het opstellen van de functiebeschrijving en het opstellen van de waarderingsadviezen op basis van deze regeling l. Toetsingscommissie: de commissie als bedoeld in artikel 7. m. ezwarencommissie: de commissie als bedoeld in artikel 10. Pagina 4 van 9
rtikel 2 Reikwijdte 1. Het functiewaarderingsniveau van alle bij de gemeente Hoogeveen voorkomende en generiek beschreven functies zal worden vastgesteld volgens het functiewaarderingssysteem Vbalans van Deloitte en Touche, dat als bijlage bij deze regeling is gevoegd; 2. Het bepaalde in het eerste lid geldt slechts voor generieke functies waarvoor een bezoldiging door de gemeente Hoogeveen wordt vastgesteld. rtikel 3 Vaststelling functiebeschrijvingen 1. De bestuurder, of in opdracht de hiërarchisch leidinggevende, stelt (zonodig in samenspraak met de functiedeskundige) per functie een functiebeschrijving op. Voor de functiebeschrijving wordt het model gebruikt zoals vastgesteld door de bestuurder. 2. De functiebeschrijvingen worden besproken in het directieoverleg en door de bestuurder voorlopig vastgesteld. 3. De voorlopig vastgestelde functiebeschrijvingen worden door de bestuurder ter advies aangeboden aan de ondernemingsraad (OR). 4. Nadat de OR haar advies heeft uitgebracht, legt de bestuurder de functiebeschrijvingen ter vaststelling voor aan het College van burgemeester en wethouders. 5. Het college van burgemeester en wethouders stelt de functiebeschrijving bij algemeen verbindend voorschrift vast. rtikel 4 Wijziging functiebeschrijvingen 1. Nieuwe functiebeschrijvingen worden opgemaakt bij wijziging of aanpassing van de organisatiestructuur, taken of doelstelling van de organisatie waardoor de bestaande functiebeschrijvingen ontoereikend of onvolledig zijn. 2. Een verzoek tot herschrijven kan ook worden ingediend door de ondernemingsraad. Het verzoek wordt tenminste eenmaal besproken in een overlegvergadering. De bestuurder beslist in individuele gevallen over het wel of niet herbeschrijven van een functiebeschrijving. rtikel 5 Nieuwe en gewijzigde taken 1. Indien aan de functiehouder nieuwe of gewijzigde taken worden opgedragen, wordt de nieuwe of gewijzigde inhoud van de functie door de hiërarchisch leidinggevende in een daartoe vastgesteld format (onderlegger) vastgelegd. 2. De concept onderlegger wordt via HRM ter beoordeling voorgelegd aan de externe functiedeskundige. De uitkomsten van de beoordeling wordt teruggekoppeld naar de hiërarchisch leidinggevende en de functiehouder. De functiehouder ondertekent de onderlegger voor akkoord of voor gezien 3. Indien de functiehouder de onderlegger voor gezien heeft getekend, dan kan hij zijn standpunt gemotiveerd en schriftelijk, binnen één week na ondertekening, voorleggen aan de bestuurder. In de uitzonderingssituatie dat de bestuurder de hiërarchisch leidinggevende van de functiehouder is, dan kan de functiehouder zijn standpunt gemotiveerd en schriftelijk, binnen één week na ondertekening, voorleggen aan het College van burgemeester en wethouders. 4. Het College van burgemeester en wethouders neemt een beslissing over het standpunt van de functiehouder. Pagina 5 van 9
5. De onderlegger wordt voorgelegd aan de externe functiedeskundige die een gemotiveerd advies uitbrengt over de koppeling van de onderlegger aan een functiebeschrijving in een bandbreedte van een functiefamilie. Het advies van de externe functiedeskundige wordt ter besluitvorming voorgelegd aan het directieteam. 6. In overeenstemming met het bepaalde in artikel 9 wordt het koppelingsresultaat kenbaar gemaakt aan de functiehouder. rtikel 6 De functiewaardering 1. In opdracht van het College van burgemeester en wethouders zal door een functiedeskundige aan de hand van de in artikel 1 genoemde functiewaarderingsmethode worden voorzien in een analyse en voorwaardering van alle door het College van burgemeester en wethouders vastgestelde functiebeschrijvingen. Deze analyse en voorwaardering zullen, resulterend in een waarderingsadvies, aan de toetsingscommissie als bedoeld in artikel 7, beschikbaar worden gesteld. 2. Het waarderingsadvies bevat in ieder geval: a. Een overzicht per functie van de scores en de totaalscore per functie; b. Een rangordeoverzicht van de functiewaarderingsresultaten van alle beschreven functies, gerangschikt naar zwaarte; c. Een verantwoording ter zake de werkwijze en de gehanteerde uitgangspunten. rtikel 7 De toetsingscommissie 1. Er is een toetsingscommissie bestaande uit 3 leden: a. een lid aan te wijzen door het College van urgemeester en wethouders, niet zijnde een bestuurder van de gemeente of anderszins werkzaam bij of voor deze gemeente; b. een lid aan te wijzen door de werknemersdelegatie in de Commissie voor Georganiseerd Overleg, niet werkzaam bij of voor de gemeente en niet zijnde een vaste adviseur van de ondernemingsraad of van de werknemersdelegatie in de Commissie voor Georganiseerd Overleg; c. een voorzitter aan te wijzen door bovenstaande twee leden, niet werkzaam bij of voor de gemeente. 2. an de toetsingscommissie wordt een door het College van burgemeester en wethouders aan te wijzen functionaris van het team HRM als secretaris toegevoegd. Hij heeft geen stemrecht. 3. De functiedeskundige als bedoeld in artikel 5, is vaste adviseur van de toetsingscommissie. Hij heeft geen stemrecht. 4. De vergaderingen van de toetsingscommissie zijn niet openbaar. De leden zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hun uit de stukken of de beraadslagingen bekend is geworden. 5. De toetsingscommissie toetst het waarderingsadvies op horizontale en verticale consistentie en adviseert het College van burgemeester en wethouders ter zake haar bevindingen. 6. Het staat de toetsingscommissie vrij bij de behandeling van het waarderingsadvies informanten te raadplegen. De commissie krijgt alle informatie die zij nodig acht om haar werkzaamheden naar behoren te kunnen verrichten. 7. De toetsingscommissie dient bij elke vergadering voltallig tot besluitvorming te komen. Minderheidsstandpunten kunnen worden ingenomen. Pagina 6 van 9
rtikel 8 Vaststelling functiewaardering en conversie 1. Het College van burgemeester en wethouders stelt de waarderingen vast met inachtneming van het advies van de toetsingscommissie. fwijking van het advies van de toetsingscommissie kan slechts plaatsvinden op basis van zwaarwegende argumenten. Het College van burgemeester en wethouders stelt de waarderingen van de functiebeschrijvingen bij algemeen verbindend voorschift vast. 2. De door het College van burgemeester en wethouders vastgestelde waardering conform het in artikel 2, lid 1 bedoelde systeem van functiewaardering wordt omgezet in een salarisschaal door toepassing van de conversietabel. rtikel 9 Voorbereiding, inpassingsbesluit, bezwaar en beroep 1. Het College van burgemeester en wethouders maakt schriftelijk aan de functiehouder bekend welke functiebeschrijving zij voornemens is op zijn/haar functie van toepassing te verklaren, alsmede de eventuele gevolgen hiervan voor de inschaling, het salaris en/of de bezoldiging. De betrokken functiehouder, wordt in de gelegenheid gesteld een zienswijze over de koppeling aan de functiebeschrijving kenbaar te maken, zoals bedoeld in artikel 4:8 lgemene Wet estuursrecht (wb). De termijn voor het kenbaar maken van de zienswijze bedraagt drie weken. De zienswijze wordt schriftelijk en gemotiveerd kenbaar gemaakt bij het College van burgemeester en wethouders. 2. Het College van burgemeester en wethouders legt de zienswijze(n) van de functiehouder(s) ter advisering voor aan het directieteam. innen drie weken na het verstrijken van de zienswijzen termijn doet het College van burgemeester en wethouders schriftelijk en gemotiveerd mededeling aan welke functiebeschrijving de functie van de functiehouder is gekoppeld. Deze mededeling is een besluit als bedoeld in artikel 1:3 van de wb. 3. Ingevolge de wb kan de functiehouder die zich met het inpassingsbesluit of de gevolgen voor de inschaling, het salaris en/of de bezoldiging, niet kan verenigen, hiertegen bij het College van burgemeester en wethouders schriftelijk en gemotiveerd bezwaar aantekenen. 4. Het College van burgemeester en wethouders legt het bezwaarschrift ter advisering voor aan de bezwarencommissie als bedoeld in artikel 10. Het College van burgemeester en wethouders neemt in principe binnen 10 weken na de datum van indiening van het bezwaarschrift een beslissing op het bezwaar en doet hiervan schriftelijk en gemotiveerd mededeling aan de functiehouder. 5. De functiehouder die zich met deze beslissing niet kan verenigen kan ingevolge de wb binnen zes weken na bekendmaking van de beslissing beroep aantekenen bij de rechtbank. 6. Het College van burgemeester en Wethouders kan nadere regels stellen omtrent de procedure en de wijze waarop zij omgaat met een verzoek van een functiehouder tot wijziging van een inpassingsbesluit. Deze nader gestelde regels worden ter informatie aangeboden aan de ondernemingsraad (OR) en Georganiseerd Overleg (GO). rtikel 10 ezwarencommissie 1. Er is een onafhankelijke bezwarencommissie personele aangelegenheden ingesteld ingevolge artikel 7:13 wb. 2. De bevoegdheden en samenstelling van de commissie, alsmede de procedure en wijze van behandeling van bezwaarschriften zijn geregeld in het Reglement bezwaarschriftencommissie. Pagina 7 van 9
rtikel 11 Inwerkingtreding 1. In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, beslist het College van burgemeester en wethouders in de geest van deze regeling, gehoord hebbende de commissie voor Georganiseerd Overleg; 2. Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling organieke functiebeschrijving en waardering van de gemeente Hoogeveen ; 3. Met het vaststellen van deze regeling wordt gelijktijdig de oude regeling ingetrokken. Hoogeveen, (datum) Het College van burgemeester en wethouders van Hoogeveen, De secretaris, de burgemeester, Pagina 8 van 9
Overzicht concept functiehuis Schaal eleid Project Dienstverlening Vakinhoudelijk Service en beheer 1 Management 2 3 Medew erker service en beheer D 4 Vakinhoudelijk medewerker E 5 Medewerker dienstverlening E 6 Medewerker dienstverlening D 7 Medewerker dienstverlening C 8 Medewerker dienstverlening E Vakinhoudelijk medewerker D Vakinhoudelijk medewerker C Vakinhoudelijk medewerker Vakinhoudelijk medewerker Medew erker service en beheer C Medew erker service en beheer Medew erker service en beheer 9 eleidsadviseur D 10 eleidsadviseur C Projectleider Medewerker dienstverlening D C Teamleider C Teamleider 11 eleidsadviseur Projectleider Teamleider 12 eleidsadviseur Projectmanager fdelingsmanager 13 Project- Manager fdelingmanager 14 Clustermanager 15 16 Pagina 9 van 9