Notulen vierde ALV der U.S.D.V. U Dance 29 maart 2011, 20:30u, Marius Buitingzaal Olympos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1. Opening Opening door Rutger Katz om 20.37 uur. 2. Vaststellen agenda Maurice Steffin: Waar zijn de tijden in de agenda? Ik mis de eindtijden. Rutger K.: Er zijn geen richttijden. Maurice: Er is geen balans meegestuurd Floor Kateman:Is de eindtijd 23.00 uur? Rutger K.: Ja, dat klopt. 3. Goedkeuren notulen ALV 12-10-2010 Rutger K.: Zijn er mensen met op- of aanmerkingen op de notulen van de vorige ALV op 12 oktober? Alexander Melchior: Ja, ik heb een opmerking over pagina 6. Er staat dat het HHR is aangenomen, maar het HHR is alleen aangenomen met de wijzigingen die genoemd zijn in de ALV. In de notulen zou dit aangepast moeten worden naar het HHR is aangenomen met bovengenoemde wijzigingen. Rutger K.: De notulen zijn goedgekeurd met de wijzigingen. 4. Bestuursmededelingen 16 Voorzitter: 17 - Niet drinken en roken in de zaal en telefoons uitzetten 18 Secretaris: 19 - Indien je vragen of opmerkingen hebt, graag eerst je naam vermelden. 20 - Indien je nog niet op de aanwezigenlijst staat, graag jezelf hier nog even op zetten. 21 - Afmeldingen: Rutger Smoorenburg, Maarke Roelofs, Omar Putman, Martijn Piggen, Esther Verloop, 22 Michelle Maessen, Belén Kerkhoven, Niels van Miltenburg, Art Speksnijder, Myrthe Nielen, Emma 23 Uitterhoeve, Marlies Wesdorp, Nikki de Graaf, Rik Soeters, Adam Kohen 24 25 26 Floor: Nikki de Graaf en Adam Kohen zijn er de komende twee weken niet en zullen ook vanavond niet aanwezig zijn Maurice: Rick Soeters is afwezig. 1
27 - Zijn er nog mensen zonder uitnodiging in de zaal? Nee 28 - Zijn er nog machtigingen die de secretaris nog niet heeft ontvangen? Nee 29 - Als je niet aanwezig kunt zijn tijdens de danslessen, meldt je dan voor de les af via 30 secretaris@usdvudance.nl 31 - Er is op vrijdag 15 april een flashmob in het David de Wiedgebouw om ongeveer 17.00 uur. Deze 32 wordt georganiseerd door de UU in samenwerking met StuDance en ons. De repetities hiervoor zijn 33 op donderdag 7 april vanaf 17.30 uur in de kantine van het Wentgebouw en donderdag 14 april vanaf 34 17.30 uur in de hal van het David de Wiedgebouw. Er wordt voor broodjes gezorgd tijdens de 35 repetities. 36 - Vanuit het SSDN is er bij ons als vereniging gepeild of wij interesse zouden hebben in het organiseren 37 van het NTDS 2012. De Sportraad is al enthousiast over het idee dat wij dit mogelijk zouden gaan 38 doen en zijn dan ook bereid ons in bepaalde dingen te helpen. Maar het belangrijkste is natuurlijk of er 39 mensen binnen U Dance zijn die interesse hebben om plaats te nemen in de commissie. Wie zouden 40 hierin interesse hebben? 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 Laurens Homs: Kun je dan zelf dansen? Floor: Dit is niet handig, maar je kunt met je commissieleden afspreken dat de ene helft de eerste dag en de andere helft de andere dag danst. Saskia Ubbink: Hoeveel tijd ben je eraan kwijt? Willeke Taks: We willen het dit keer dan in Utrecht organiseren en niet in Eindhoven zoals ik voorgaande jaren. Floor weet waarschijnlijk beter hoeveel tijd het kost, aangezien zij al eens een NTDS heeft georganiseerd. Floor: Omdat het nu in een andere stad zal worden georganiseerd zul je veel faciliteiten opnieuw moeten regelen. Dit kost extra tijd. Als je op tijd begint moet het goed te doen zijn naast je studie. De laatste maand is wel druk, maar je hoeft niet het wiel uit te vinden. Er is informatie over de voorgaande jaren te krijgen. Maurice: Waar hier in Utrecht zouden jullie het willen doen? Willeke: Op Olympos. Rutger: Hier zijn ook mogelijkheden voor. Enthousiast: Judith, Rogier, Saskia, Karin. 56 Penningmeester: 57 - HHR: Wij waren als bestuur er van overtuigds dat het HHR al aangepast was door het oud-bestuur. 58 Dit bleek echter nog niet gedaan. Er wordt op toegezien dat dit gedaan wordt. 59 Commissaris PR: 60 - Geen mededelingen. 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 5. Financiën Kim Biesheuvel: Dit financieel overzicht is per 18 maart. Ons vermogen is nu ongeveer 6000 euro. Dit is een groei van 3000 euro. Als je vragen hebt, stel ze rustig. Kim: We hebben 8820 euro aan contributie binnen gehaald. Er is een kans dat er nog 1 lid bij komt. We hebben 230 euro aan subsidies binnen gehaald. Dit komt van Olympos. We hebben 1 workshop gegeven en dit heeft ons 75 euro opgeleverd. Kim: In de tweede kolom is de begroting te zien die is goedgekeurd in de vorige ALV. In de derde kolom is de verwachting te zien van wat er nog uitgegeven gaat worden. In de kolom realisatie staat wat er tot nu toe daadwerkelijk is uitgegeven. Bas de Wolf: Wat bedoel je met het puntje kas? Kim: Dit is wat we aan contant geld hebben. 2
72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 Kim: Dan nu de uitgaven. Uitgaven Olympos staat voor de zaalhuur en geluidsinstallatiekosten die we hebben betaald aan Olympos, Moevs staat voor het geld wat betaald is voor Rogier en docenten zijn de kosten voor Floor en Emir. Kim: De uitgaven bij Commissies is nu hoger dan verwacht, maar de zalen voor het gala en het afdansen zijn inmiddels al betaald. De inkomsten van de kaartverkoop moeten hier nog in verrekend worden. Kim: In de begroting van begin dit jaar zijn een laptop, headset en muziekinstallatie in begroot. Naar onze mening is een muziekinstallatie niet handig, omdat we hiervoor geen ruimte hebben om te stallen en we gebruik kunnen maken van de apparatuur van Ollympos. We willen nog wel graag DJ software kopen van de subsidie die wij kunnen krijgen van het KF Hein fonds voor geluidsapparatuur. Het KF Hein fonds wil hiervoor een afrekening zien, maar verder zal deze wijziging waarschijnlijk geen problemen opleveren. Kim: We zijn naar weinig constitutieborrels en diesborrels geweest, waardoor we ook weinig hebben uitgegeven aan cadeaus. Kim: Eigen vermogen is het geld wat we op het einde van het jaar op onze rekening verwachten. Dit is gegroeid, omdat de lessen op donderdag zijn vervallen. Kim: NTDS 2012 staat voor de reservering voor volgend jaar. Floor: Er staat 150 euro. Moet dit niet 250 euro worden? Willeke: Is het niet zo dat wij de eerste drie jaar 150 euro als bijdrage betalen? Floor: Nee, maar de kosten zijn ook omhoog gegaan. Kim: En als we het zelf gaan organiseren is het misschien ook wel logisch om het volledige bedrag te gaan betalen. Is er trouwens een begroting hiervan? Floor: Ja en dat contact gaat via Tim. Maurice: Is er een idee hoeveel het NTDS gaat kosten? Tim Soethout:Ik zal als indicatie de begroting naar het bestuur sturen. Kim: Het SSDN betaald hiervoor, niet U Dance zelf. Kim: Het kopje ICT is wat begroot is voor ICT voor volgend jaar. Dit is voor als er dingen kapot gaan of als we geen aanspraak meer kunnen maken op het KfHein Fonds. Kim: Het kopje HADW staat voor de zaalhuur die nog betaald moet worden aan onze vorige danslocatie Huis aan de Werf. Echter Huis aan de Werf wist niet meer dat we nog 1600 euro aan hen moesten betalen. Bas: Waarom willen jullie een externe harde schijf? Kim: Dit is om de ledenadministratie te back-uppen. Bas: Dat kan ook op cd tjes Kim: We krijgen deze externe harde schrijf toch vergoed van het KfHein fonds. Wij hebben hier geen extra kosten aan en is handig voor de toekomst. Kim: Davilex is ons ledenadministratie programma en dit zijn de kosten voor het servicepakket. We hadden hiervoor een duurder pakket, maar we hebben dit verminderd naar een pakket waarbij we alleen schriftelijk contact kunnen opnemen. Dit wordt 65 euro en dit bedrag moet dus nog omlaag. Kim: KVK is de kosten voor inschrijving en jaarlijkse bijdrage voor de Kamer van Koophandel. De jaarlijkse bijdrage moet hiervan nog betaald worden. Zijn er vragen? Manon Vercouteren: Het bedrag van de vlag mag waarschijnlijk omlaag. Judith de Graaf: Waarom staat het NTDS er twee keer op. Kim: De ene is de kosten voor NTDS 2011 en de andere voor NTDS 2012. Maurice: Wat is er verzekerd? 3
117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 Kim: We zijn aan het uitzoeken of wij een aansprakelijkheidsverzekering nodig hebben. Waarschijnlijk is het genoeg om een Domstadpolis af te sluiten. Deze is gratis en wordt aangeboden door de gemeenste Utrecht aan verenigingen in de gemeente. Maurice: Voor de volgende ALV graag de begroting en de resultaatrekening meesturen. Tim: Ik mis de kosten voor de website en de domeinnaam. Waar staan dezen? Kim: Deze vallen onder overige secretariaat. Floor: Even nog over de verzekering. Geldt deze verzekering alleen voor verenigingen met vrijwilligers? Want Rogier en ik zijn medewerkers. Manon: De Domstadpolis is een aansprakelijkheidsverzekering en ongevallenverzekering, waar ook medewerkers onder zijn verzekerd. 6. SSV Rutger: SSV staat voor Studentensportvereniging. We zijn nu zogenaamd aspirant-lid en dit kunnen we zijn voor maximaal drie jaar. Uiteindelijk kunnen we een aanvraag doen voor volwaardig lidmaatschap. We kunnen dit al dit jaar proberen. De voordelen en nadelen zijn. Voordelen: - Aanspraak op meer subsidies. Hieronder vallen bijvoorbeeld subsidies voor de kosten en het opleiden van docenten. - Stemgerechtigheid in de Sportraad. Als aspirant-lid hebben we geen stem. Okke Scholten: Over hoeveel geld praten we als we het hebben over de subisidies. Rutger: Dit zijn aanzienlijke bedragen. Kim: De subsidies zullen niet kostendekkend zijn, maar meer om de kosten te verlichten. Laurens Homs: Er is gezegd dat mensen die geen student meer zijn, geen lid meer mogen zijn. Waar staat dit? Rutger: Dit geld eigenlijk alleen voor aspirantleden, maar wij hebben een uitzondering gehad voor de mensen die al lid waren, omdat wij al een bestaande vereniging waren. Als volwaardig lid mag maixmaal 20% van onze leden niet student zijn. Floor: De mensen die nu lid zijn en dit jaar afstuderen mogen volgend jaar dus geen lid meer blijven als we aspirant lid blijven. Kim: En een groot nadeel voor niet-studenten is ook de dure Olympospas die verplicht is om lid te blijven. Nadelen: - Op hoogte houden van wijzigingen HR/statuten/bestuur - Afgevaardigde sturen naar vergadering Sportraad. Maurice: Wanneer is het de bedoeling de aanvraag te doen? Rutger: Dit kan na een jaar aspirant-lid te zijn geweest, dus dit kan in september. Maurice: Zijn we dan volgend seizoen al volwaardig lid? Floor: Volgens de gesprekken die wij begin dit jaar met Olympos hebben gehad, kan dit ook eerder dan na een jaar. Dit omdat wij al bestonden en een stabiele vereniging zijn. Rutger: We willen proberen het voor de zomer misschien een stemming te doen. Okke: Zijn er andere opties voor locaties? Rutger: Deze locaties zijn veel duurder. Hier betalen we 12 euro per uur en vorig jaar? Floor: 125 euro per avond. Alexander Melchior: Vorig jaar was er sprake van dat we sportvereniging of cultuurvereniging wilden zijn. Wat nu als we weer een cultuurvereniging willen worden? Rutger: Na een ALV kunnen we altijd beslissen geen SSV meer te willen zijn. Laurens: Wij betalen als leden veel geld aan Olympos om bij jullie te mogen dansen. Hoeveel van dat geld komt weer bij jullie terecht? Kim: We krijgen nu basissubsidie dus niet veel, maar als we volwaardig lid worden krijgen we meer. 4
165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 Rutger: Ook de goedkopere zaal is een soort van subsidie. Kim: En als jullie allemaal het geld dat jullie aan Olympos betalen aan de vereniging zouden betalen, kunnen we geen andere zaal betalen. Maurice: Als we volwaardig lid zijn, gaat dan de contributie omlaag? Rutger: Hierover hebben we nog geen idee. Rogier Dasselaar: Kunnen we niet-studerende leden niet tegemoet komen vanuit de vereniging? Rutger: Dat maakt niet uit. Ze mogen dan gewoon geen lid zijn. Het gaat niet om de kosten. We gaan het uitzoeken en proberen om voor de zomer nog een ALV te regelen, om te voorkomen dat leden in de situatie zoals Laurens eruit worden gegooid. 7. Danslessen Rutger: Vanaf volgende week willen we de A-groep laten vervallen omdat deze te klein is geworden. De mensen in de A-groep zijn hiervan al op de hoogte. Zij gaan meedansen met de B-groep en op het tijdstip van de A-groep, dus van 22.00 uur tot 23.00 uur, zullen er technieklessen worden gegeven. Floor en Rogier gaan dit samen doen. Hoeveel mensen er aanwezig kunnen zijn wordt ons vooraf verteld, waarna iedereen zich kan inschrijven. De mensen uit de A-groep hebben hierbij voorrang. Daarna volgt wie het eerst komt, het eerst maalt. Bas: Is het opgeven per les of per blok? Floor: Dit ligt aan het onderwerp. Rogier: Per blok. Bas: Moeten we voor deze techniekles extra gaan betalen? Rutger: nee. Alex Sijm: Stel dat er een techniekles Slow-Fox wordt gedaan, dan kan niet iedereen meedoen, maar is wel handig als we in de finale komen. Maurice: De C-groep kan inderdaad minder dan de rest. Is dat een probleem? Rogier: Er zijn thema s die in veel dansen voorkomen, dus als we die doen is dat voor iedereen nuttig. Floor: Er zal meer de focus worden gelegd op ballroom en latin, dan op rumba en wals. Maurice: Hoe lang duurt een blok? Rogier: Maximaal 3 weken. Rutger: Hebben jullie al enig idee hoeveel mensen het eerste blokje mee kunnen doen? Rogier: Zoveel mensen als in de zaal passen, maar hoe meer mensen hoe, minder persoonlijke aandacht. Rutger: Schrijf je dus in in de pauze bij Manon. Bas: Hoeveel lessen hebben we nog? Manon: 31 mei is de laatste les. Rutger: Hierover komt nog een mail. Maurice: De A-groep wordt dus afgeschaft. Komt deze volgend jaar weer terug? Kim: Daar hebben we nog geen besluit over genomen. We zorgen natuurlijk wel dat er voor iedereen volgend jaar weer gewoon een goede les zal zijn. Carien Mol: Over drie weken is het vakantie. Is er dan les? Manon: Ja, dan is er gewoon les. 8. PAUZE De pauze is van 21:20 uur tot 21:40 uur. 5
207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 9. Activiteiten Manon: Er zijn dit jaar heel wat activiteiten georganiseerd door onze lieve activiteitencommissie. De laatste activiteit was de Funky Rollernight. Wieke Kramer: Daar zijn we met heel veel mensen heen geweest. Manon: Ja, dit waren helaas maar 4 mensen. Maar naar het NTDS zijn we met 40 mensen geweest en dat was heel gezellig. Manon: Een tijdje geleden hebben jullie een enquête ingevuld. Hier ben ik nog mee bezig. Manon: De borrels waren de afgelopen keren heel gezellig. Volgende week woensdag is er weer een borrel in café Otje. Verder hebben we nog het salsadansen in de Maria komende donderdag in petto en op 13 mei hebben we een Rag-week activiteiten met StuDance en Via Kunst. Dit zullen een salsaworkshop en stijldansworkshop worden. Op 20 mei hebben we een gala in Trianon. Zet het in je agenda en neem je vrienden mee, want het is niet alleen voor U Dance leden. Voor volgend jaar zoeken we naast de activiteitencommissie ook mensen voor een galacommissie en een almanakcommissie. Heb je interesse? Stuur dan een mail naar pr@usdvudance.nl. 10. Bestuur 2011-2012 Rutger: Wij zitten hier al een tijdje maar voor volgend jaar zijn wij op zoek naar een nieuw bestuur dat zich in wil zetten voor de vereniging. Je bent ongeveer 2 avonden in de week kwijt. Het scheelt natuurlijk per functie wanneer je het druk hebt. Wat je er zelf aan hebt, is dat je een leuk jaar krijgt. Het staat verder heel mooi op je CV en je draagt bij aan de vereniging. Omdat we zo jong zijn, is er veel ruimte voor eigen inbreng. Willeke: Het leuke wat ik vond, en waarom ik dit doe, is omdat U Dance een hele jonge vereniging is. Er is veel vrijheid, mogelijkheid en uitdaging. En ondanks dat we niet heel groot zijn, is de sfeer heel goed. Rogier: Op het NTDS zeiden andere juryleden dat ze U Dance zo leuk vonden. Ontzettend enthousiast en een echte hechte groep. Rogier vraagt om een groot applaus voor de bestuurders, en dat krijgen ze. 11. Promotie Manon: Er zijn nog twee vesten over een maat M voor een man en een maat M voor een vrouw. Ze zijn 28 euro. Mocht je nog interesse hebben, mail dan naar penningmeester@usdvudance.nl. Manon: Zoals jullie misschien op het NTDS ook hebben gezien, hebben alle verenigingen een vlag. Wij willen ook graag een vlag en dit wordt het ontwerp *tromgeroffel* Laurens: Hoe groot wordt hij? Manon: 2.25 bij 1.5 meter Leonie van Steijn: Is dat groen? Willeke: Ja, maar de beamer geeft een beetje een vreemde kleur. Maurice: Het is een beetje een rare g in het woord vereniging. Laurens: Utrechtse Studenten Dans Vereniging is ook behoorlijk er aanwezig. Dat mag wel iets dunner en U Dance groter.. Kim: Maar zo valt wel op dat we een studenten dansvereniging zijn. Floor: Het mag qua verhouding inderdaad wel iets kleiner en dansvereniging is een woord. Willeke: Ja, maar een koppelteken is weer wat raar. Bas: Ik vind ook dat Utrechtse Studenten Dans Vereniging kleiner mag. 6
249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 Rogier: Is de verhouding niet wat raar? Kim: Dat komt ook door de beamer. Willeke: Iedereen is het met deze vlag eens als Utrechtse Studenten Dans Vereniging wat kleiner wordt gemaakt? Ja. 12. W.V.T.T.K. Saskia: Wat is W.V.T.T.K.? Rutger: Dat staat voor Wat verder ter tafel komt. Bas: Okke is weg en hij heeft mij gevraagd nog iets te zeggen. Omdat het aantal leden ten opzichte van vorig jaar is gedaald, moeten we misschien eens kijken naar de promotie. Dit kan beter. Willeke: Wat betreft het aantal leden, dat is niet waar. We zijn iets gegroeid. Rutger: Dit ligt ook aan jullie, dus vertel hoe leuk het hier is. Floor: Vorig jaar zijn er veel leden afgehaakt omdat we naar Olympos gingen. We hadden toen veel oudere al werkende leden en Olympos heeft ons pas een maand na de start van het seizoen laten weten dat we hen toch lid mochten laten blijven. Alleen veel van hen hadden toen al andere plannen. Rutger: Ook hebben we de lessen op donderdag moeten laten vallen, waardoor een aantal mensen die alleen op donderdag konden, niet bleven. Maurice: Er staat op een aantal websites van onze zusjes een link naar onze site, maar die klopt niet. Misschien kan de WebCie hier eens naar kijken? Manon: Ik ga hier naar kijken. Staat genoteerd. Rogier: Ik hoorde in mijn omgeving dat mensen mailen naar U Dance, maar dat hier geen reactie op komt. Willeke: Dat zou niet moeten kunnen. Die e-mail heb ik dan niet ontvangen. Rutger: Misschien zijn ze in je junkmail terecht gekomen? Willeke: Nee, ook die controleer ik altijd. Tim: Kun je hen misschien nog een keer laten mailen. Floor: Bij het vorige bestuur had het vaak te maken met de site en dus de mail die het niet deed. Bas: Nogmaals over de harde schijf. Dit vind ik onzin om geld van de vereniging in te steken. Kim: We krijgen daar geld voor, dus het kost ons niets. Bas: Maar dan kan dat geld toch ook aan iets anders worden uitgegeven? Kim: Nee, die subsidie is een doelsubsidie. We hebben hiervan de laptop gekocht en we gaan er een headset van kopen en dan kan er nog iets extra s bij. Manon: Boxen zouden handig zijn, maar daarvoor hebben we geen berging Floor: Was het niet ook een procentuele subsidie? Kim: Nee, dat heb ik nagekeken en dat is het niet. Floor: Ik heb nog 1 open plek voor het ETDS. We gaan nu met 36 mensen. De deadline is vrijdag, dus wie wil er nog mee? Floor: In de notulen van de vorige ALV werd gevraagd naar een bestuurshamer. Nu wil ik graag mijn eerste dansschoen afstaan als bestuurshamer. Namens het hele oud-bestuur hebben we er een mooi label onder laten maken met de verenigingsnaam erop. Het hele bestuur is hier heel blij mee. 13. Rondvraag Leonie: Zitten we vast aan deze zaal, of kunnen we naar een andere zaal? Rutger: Op dit moment zitten we vast aan deze zaal. Voor volgend jaar kan dit veranderen. Manon: Deze zaal is wel groter dan de zaaltjes met een houten vloer. Floor: Voor een ALV kunnen we gebruik maken van een bestuurslokaal. 7
295 296 297 298 299 300 301 Laurens: IK WIL GRAAG ZEGGEN DAT JULLIE HET UITSTEKEND DOEN. Willeke: Dit notuleer ik met hoofdletters. Rogier: Er was vorig jaar aan het eind van het jaar een algemene enquête. Komt deze dit jaar weer? Manon: Ja, in de laatste les. Floor: Ik wil graag een applaus voor het bestuur en de activiteitencommissie. 14. Sluiting vergadering Rutger Katz sluit de vergadering om 22:10 uur. 8