nota strategisch vastgoedbezit

nota strategisch vastgoedbezit september 2006

nota strategisch vastgoed, september 2006 pagina 2

inhoudsopgave inhoudsopgave... 3 1. inleiding... 5 2. strategisch vastgoedbezit... 7 3. kenmerken vastgoedportefeuille gemeente gouda... 9 4. transparante financiële relaties... 13 5. zakelijke benadering van vastgoed... 15 6. regierol voor de gemeente... 17 nota strategisch Vastgoedbezit, september 2006 pagina 3

nota strategisch Vastgoedbezit, september 2006 pagina 4

1. inleiding Optima Forma De gemeente Gouda heeft door middel van een raadsbesluit op 10 maart 2003 besloten het project Optima Forma uit te voeren. Op hoofdlijnen behelst dit project een herbezinning op de gemeentelijke taken, waarbij de gemeente de regierol behoudt en het merendeel van de uitvoerende diensten en activiteiten zal overdragen aan marktpartijen. Het project Optima Forma heeft zijn weerslag op de gemeentelijke vastgoedportefeuille en de gewenste (juridische) relatie tussen eigenaar en huurders c.q. gebruikers van het gemeentelijk gebouwenbestand. Beoogd eindresultaat is een efficiënte en transparante gemeentelijke vastgoedorganisatie, waarbij alle gebouwen en terreinen die niet tot het kernbezit van de gemeente worden gerekend worden afgestoten, en waarbij de afdeling Vastgoed wordt heringericht teneinde op professionele wijze invulling te kunnen geven aan haar regierol. Het huidige beleid biedt derhalve de mogelijkheid om voordelen te behalen op het vlak van beheerskosten door afname van de omvang van de portefeuille en door gebruik te maken van de marktwerking. Gemeentelijk vastgoedbezit is een onderdeel van het dynamische proces binnen de door de politiek gestuurde gemeentelijke organisatie. Wijziging van de politieke doelstellingen heeft consequenties voor het gemeentelijk vastgoedbezit. Het gemeentelijk vastgoedbezit wordt dan ook gekenmerkt door een tijdelijk karakter. nota strategisch Vastgoedbezit, september 2006 pagina 5

2. strategisch vastgoedbezit waarom een strategisch vastgoedbezit? De gemeente Gouda kent van oudsher de situatie waarbij het eigendom van het vastgoed ten behoeve van de diverse gemeentelijke functies bij de gemeente zelf ligt. De gemeente vervult hierbij onder meer de rol van eigenaar, beheerder, verhuurder en gebruiker van de vastgoedportefeuille. Deze rolvervulling leidt voor de gemeente tot een omvangrijk takenpakket op het gebied van vastgoedbeheer en een complex geheel van (financiële) relaties en verantwoordelijkheden. Vanuit Optima Forma klinkt de roep de taken op het gebied van vastgoedbeheer zoveel als mogelijk uit te besteden aan marktpartijen, en de gemeentelijke activiteiten te beperken tot de regierol. Een dergelijke rol vereist transparante (financiële) relaties als basis voor uitbesteding en contractvorming. Het accent dient hierbij niet alleen te liggen op kostenefficiëntie, maar óók op batenoptimalisatie. Daarbij doemen met betrekking tot de vastgoedportefeuille vragen op als Welk gedeelte van de vastgoedportefeuille behoort tot het kernbezit?, Wat stoot de gemeente af, Wat verwerft de gemeente en Welke argumenten zitten hierachter?. Het beleid met betrekking tot strategisch vastgoedbezit legt verder vast op welke wijze en binnen welke kaders de gemeente Gouda haar vastgoedbeheer wil vormgeven: fysiek, financieel en organisatorisch. Uitgangspunt hierbij is dat het beleid op het vlak van strategisch vastgoedbezit een instrument is om de primaire doelstellingen van de gemeente Gouda te verwezenlijken. maatschappelijk vastgoed Parallel aan het traject dat de gemeente Gouda heeft ingezet middels het project Optima Forma ontspint zich een discussie over het belang en de waarde van maatschappelijk vastgoed. Lokale overheden hebben een maatschappelijke verantwoordelijkheid om te zorgen dat de voorzieningen die als elementair worden beschouwd binnen de sociale infrastructuur in stand worden gehouden. Het betreft hier met name de voorzieningen ten behoeve van de functies onderwijs, cultuur, sport en welzijn. De diverse gemeentelijke gebouwen en terreinen ten behoeve van deze functies worden geschaard onder de noemer maatschappelijk vastgoed. De gemeente Gouda heeft de plicht (mede)verantwoordelijkheid te dragen voor de totstandkoming en instandhouding van de sociaal-maatschappelijke basisvoorzieningen, en zij bewaakt de continuïteit, de kwaliteit, de bereikbaarheid en toegankelijkheid van deze voorzieningen. Actuele ontwikkeling binnen de gemeente Gouda op dit gebied is bijvoorbeeld de realisatie van een aantal multifunctionele centra voor onder andere club- en buurthuisactiviteiten. doelstellingen strategisch vastgoedbezit Globaal wordt met het strategisch vastgoedbezit van de gemeente Gouda beoogd een drietal hoofddoelstellingen te bereiken: 1. Minimalisatie van de vastgoedportefeuille: Gegeven de ingeslagen weg van Optima Forma is vastgoedbeheer c.q. het in eigendom hebben van vastgoed feitelijk geen kerntaak van de gemeente. Gemeentelijk vastgoed wordt derhalve afgestoten, tenzij het voldoende waarde heeft als middel om een of meer gemeentelijke beleidsdoelstellingen te realiseren. Het begrip waarde kan in dit geval liggen op de volgende twee vlakken: Strategische waarde: vastgoed dat vanuit strategische, bedrijfseconomische of tactische overwegingen in bezit van de gemeente moet blijven. Het betreft hier vastgoed waarvan het eigendom nodig is om voorgenomen ontwikkelingen in de stad te realiseren of stimuleren ((wijk-)ontwikkelingsgebieden) of ongewenste ontwikkelingen te voorkomen. nota strategisch Vastgoedbezit, september 2006 pagina 7

Maatschappelijke waarde: vastgoed waarover de gemeente tenminste zeggenschap wil behouden, teneinde op actieve wijze de gewenste sociaal-maatschappelijke ontwikkelingen te kunnen stimuleren. Het betreft hier vastgoed dat een rol speelt in de huisvesting van maatschappelijke functies die niet op een andere wijze gehuisvest kunnen worden, zoals buurtservicecentra. Objecten die niet één van deze twee waarden vertegenwoordigen zullen worden afgestoten. 2. Transparante financiële relaties: Indien de gemeente de rol van zowel eigenaar, beheerder, verhuurder en gebruiker vervult, mag met name daar waar het gaat om maatschappelijke en/of gesubsidieerde voorzieningen niet leiden tot ondoorzichtige financiële stromen. Uitgangspunt is dat verkapte subsidiëring via huurprijskorting niet meer plaatsvindt, maar dat in alle gevallen kostendekkende c.q. marktconforme huurprijzen worden gehanteerd. 3. Zakelijke benadering van vastgoed: De afdeling Vastgoed maakt de slag van uitvoerend beheer naar regisseur en professioneel opdrachtgever. Een adequate invulling van deze rol vraagt, naast procesmanagementcapaciteit, overzicht, inzicht en een stevige kennis van het vastgoedproces. Naast inhoudelijke kennis over de kostenkant van vastgoed (beheer, onderhoud, administratie) komt meer en meer de nadruk te liggen op de batenkant van vastgoed (verhuur, contractvorming) en de relatie met de klant c.q. gebruiker. nota strategisch Vastgoedbezit, september 2006 pagina 8

3. kenmerken vastgoedportefeuille gemeente gouda De totale vastgoedportefeuille van de gemeente Gouda bestaat momenteel uit circa 280 objecten, en is zeer divers van karakter. Zij bestaat uit onder meer aangekochte objecten met strategisch belang (ten behoeve van bijvoorbeeld gebiedontwikkeling), huisvesting van de eigen organisatie en huisvesting van diverse maatschappelijke c.q. gesubsidieerde instellingen. Circa 20 objecten hebben een monumentale status. De objecten vertegenwoordigen een vastgoedportefeuille met een verzekerde waarde van circa 350 miljoen. De vastgoedportefeuille wordt momenteel beheerd door verschillende onderdelen van de organisatie. Onderwijshuisvesting beheert circa 70 objecten. De Dienst Wijk en Stad beheert circa 10 objecten. Door Sport en Recreatie worden circa 20 objecten beheerd. De afdeling Vastgoed beheert circa 180 objecten. Hiernaast heeft de gemeente Gouda circa 320 percelen grond in eigendom die in erfpacht zijn uitgegeven met als algemene doelstelling om op langere termijn zeggenschap te houden over de grond. Daarnaast gelden bij erfpacht de doelstellingen om het proces van bestemmingswijziging te bevorderen en te vergemakkelijken. Tenslotte biedt uitgifte in erfpacht de mogelijkheid om de waardevermeerdering van de grond aan de gemeente te doen toevloeien en beperkt het de mogelijkheden van grondspeculatie en sterke grondprijsstijgingen. Voor percelen openbaar groen dan wel van andere percelen grond van geringe afmeting die worden uitgegeven ten behoeve van tuin- of erfuitbreiding geldt dat deze in eigendom worden uitgegeven indien de bij de advisering betrokken afdelingen geen overwegende bezwaren hebben tegen uitgifte. Huurders van woningen komen slechts in aanmerking voor huur van grond. afstoten van objecten Gemeentelijke objecten die onvoldoende waarde hebben voor de gemeente Gouda zullen worden afgestoten. Daarmee worden tevens de onder druk staande onderhoudsbudgetten ontlast. Zowel het economisch als het juridisch eigendom zullen bij verkoop worden overgedragen. De overige panden, het zogenaamde kernbezit, blijven vooralsnog in eigendom van de gemeente. In het najaar van 2003 is in een workshop met alle wethouders een eerste ronde doorlopen, waarin op basis van onderstaande criteria is benoemd welke panden in ieder geval tot het kernbezit van de gemeente Gouda behoren: strategische waarde: Vastgoed in de wijkontwikkelingsgebieden Korte Akkeren en Gouda-Oost; Vastgoed in de Spoorzone; Vastgoed in de Goudse Poort; Vastgoed in Westergouwe; Vastgoed in overige (her)ontwikkelingsgebieden, zoals de Verheullocatie, de voormalige stadskwekerij, het Bolwerk en de voormalige brandweerlocatie. cultuurhistorische waarde: Vastgoed met belangrijke cultuurhistorische waarde (monumenten). maatschappelijke waarde: Vastgoed in het cultureel kwartier. Vastgoed voor belangrijke sociale, culturele en/of maatschappelijke functies. bedrijfseconomische waarde: nota strategisch Vastgoedbezit, september 2006 pagina 9

Vastgoed ten behoeve van de huisvesting van het ambtelijk en bestuurlijk apparaat. Als uitvloeisel hiervan is destijds een lijst van 34 objecten samengeteld die voor vervreemding in aanmerking kwamen. Het merendeel van deze objecten is inmiddels afgestoten. De lijst met deze objecten wordt vanuit commerciële overwegingen vooralsnog vertrouwelijk behandeld. Eind 2005 is het aantal beoordelingscriteria teruggebracht naar 2. Te weten: strategische waarde maatschappelijke waarde. Jaarlijks wordt de vastgoedportefeuille getoetst aan deze aangescherpte waarden. Per object wordt bezien in hoeverre er noodzaak bestaat om het betreffende pand in voorraad te houden. Dit resulteert in een lijst af te stoten panden waarop de objecten worden geplaatst die voor afstoten door middel van verkoop in aanmerking komen. Betreffende de verkoop van objecten wordt het navolgende opgemerkt: Bij verkoop van de op de lijst voorkomende panden kunnen zich drie scenario s voordoen, namelijk: a. verkoop leeg en ontruimd op de vrije markt; b. verkoop aan de zittende huurder; c. verkoop op de vrije markt in verhuurde staat. ad a. Deze categorie panden staan leeg in afwachting van verkoop. Na besluitvorming zullen deze panden direct op de markt te koop worden aangeboden tegen marktwaarde. ad b. De huidige gemeentelijke gedragslijn bij verhuurde objecten is dat het pand eerst aan de zittende huurder wordt aangeboden. Afhankelijk van specifieke (markt)omstandigheden kan een reductie op de koopprijs worden toegepast. Deze korting is verantwoord in die gevallen waarbij de verwachting aanwezig is dat verkoop in verhuurde staat (indien met de zittende huurder geen overeenstemming zou worden bereikt) aan een derde, een lagere opbrengst zou opleveren. In sommige gevallen is dit ook feitelijk aan de orde. Dit wordt vooral veroorzaakt door de omstandigheid dat de huurprijs achterblijft op de markthuurwaarde. Ingeval een dergelijke reductie wordt toegepast, zal voor een periode van vijf jaar een anti-speculatiebeding worden opgelegd. ad c. Ingeval verkoop aan de zittende huurder om welke reden ook niet mogelijk blijkt te zijn, zal het betreffende object in verhuurde staat op de markt worden aangeboden. De rechten van de zittende huurders zijn overigens bij wet gewaarborgd (koop breekt geen huur). Bovendien zal bij verkoop worden bedongen dat de bestaande huurovereenkomst door koper wordt overgenomen en gerespecteerd. Vanwege de verscheidenheid in onroerend goed is eind 2004 gekozen om de nadere besluitvorming ter zake van de uitvoering van de onder a, b en c genoemde categorie te mandateren aan de portefeuillehouder. Vanwege de benodigde slagvaardigheid en de behoefte aan snelle besluitvorming met betrekking tot de verkopen wordt voorgesteld deze werkwijze te continueren. De opbrengst van de verkopen is gebaseerd op een inschatting van de markt, de staat van onderhoud en alle overige op de waarde van invloed zijnde factoren. Eventuele wijzigingen zullen vanzelfsprekend effect hebben op de netto opbrengst. Het uiteindelijke resultaat zal dan afhangen de verkoopopbrengst van de diverse objecten. De verkoop van panden leidt tot een incidentele netto opbrengst maar heeft ook structurele financiële consequenties. Door de verkoop van panden is een beroep op de voorziening groot onderhoud voor deze groep panden in de toekomst niet meer nodig. Dit heeft tot gevolg dat de beschikbare middelen in deze voorziening kunnen vrijvallen dan wel in de toekomst een lagere dotatie nodig zal zijn. De structurele consequenties hebben daarnaast betrekking op het wegvallen van huurbaten, kapitaallasten, dagelijks onderhoud, beheerkosten en overige vaste lasten. Daartegenover staan structurele nota strategisch Vastgoedbezit, september 2006 pagina 10

rentebaten in verband met het uitzetten van de netto opbrengst van de verkopen. Deze rentebaten wordt alleen gerealiseerd indien de vrijkomende middelen niet worden ingezet als dekking voor andere doeleinden. De structurele consequenties zullen zich naar verwachting eerst een jaar na afronding van het verkooptraject in volle omvang manifesteren. verwerving van onroerend goed Bovengenoemde criteria voor het afstoten van objecten kunnen ook aanleiding vormen tot het aankopen van objecten. Daarbij geldt in het geval van strategische aankopen dat er binnen een termijn van 5 jaar ontwikkelingen worden verwacht. Dergelijke aankopen worden met name gedaan in gebieden die een functiewisseling ondergaan waardoor vastgoed moet worden verworven en gebieden waar stedenbouwkundige ontwikkelingen plaatsvinden. Onder verwerving wordt hier zowel het juridisch als het economisch eigendom verstaan. In de afweging om tot verwerving van objecten over te gaan dient het toepassen van de Wet Voorkeursrecht Gemeenten te worden betrokken. De in deze wet geregelde voorkeurspositie van de gemeente biedt haar in die gebieden de mogelijkheid om een eigenaar die zijn object wil verkopen, te verplichten om het object eerst aan de gemeente aan te bieden voordat verkoop aan een ander mogelijk is. Het college is op grond van art. 160 van de Gemeentewet bevoegd tot het doen van privaatrechtelijke aan- en verkopen van panden en grond. Dit moet echter wel gebeuren binnen de door de raad vastgestelde kaders. Deze kaders worden door de raad gesteld bij het vaststellen van grondexploitaties of bij het vaststellen van de meerjarenbegroting waarin een voornemen tot aan- of verkoop is opgenomen. Indien om strategische redenen al aan- of verkopen gedaan moeten worden voor er kaders zijn vastgesteld, zal de raad hierover conform de Gemeentewet vooraf geïnformeerd worden en zal haar een begrotingswijziging worden voorgelegd. Met betrekking tot monumenten geldt dat er geen aankopen zullen geschieden indien en voor zover de monumentale waarde vanuit de Gemeentelijke- dan wel Rijksmonumentenzorg voldoende is gewaarborgd. Met name op het gebied van maatschappelijk vastgoed is het te volgen beleid inzake vastgoedbezit afhankelijk van de beleidsdoelstellingen op overige terreinen als Sport, Cultuur en Welzijn. Naarmate de consequenties van Optima Forma (afronding 2008) zich op deze functies verder uitkristalliseren, zal meer duidelijkheid ontstaan over de te volgen weg op het gebied van vastgoedbezit. Het vastgoedbezit zal dan ook periodiek worden getoetst aan de actuele beleidsontwikkelingen. nota strategisch Vastgoedbezit, september 2006 pagina 11

4. transparante financiële relaties Voor een economisch verantwoord functionerende vastgoedorganisatie is het essentieel dat de werkelijke kosten van vastgoed zichtbaar worden gemaakt, en dat voor het gebruik van vastgoed een reële, minimaal kostendekkende vergoeding wordt betaald. Met name daar waar het gaat om (gesubsidieerde) sociaal-maatschappelijke instellingen dient het onderscheid tussen subsidie in de vorm van financiële middelen en subsidie in de vorm van huisvesting helder te worden gemaakt, teneinde een transparant financieel beleid te kunnen voeren. Transparante relaties bevorderen bovendien kostenen kwaliteitsbewust gedrag. Conform NEN 2632 kunnen de volgende (exploitatie)kosten worden onderscheiden: Vaste kosten. Energiekosten. Onderhoudskosten. Beheer- en administratiekosten. De boekwaarde van het vastgoed, de gehanteerde afschrijvingsmethodiek en de rente bepalen voornamelijk de vaste kosten. De energiekosten komen inprincipe ten laste van de gebruiker. De huurprijs dient minimaal de vaste kosten, de onderhoudskosten, de kosten voor verzekeringen en heffingen en de beheer- en administratiekosten te dekken. Uitgangspunt voor de gemeente Gouda is dat verkapte subsidiëring via huurprijskorting niet plaatsvindt, maar dat in alle gevallen kostendekkende c.q. marktconforme huurprijzen worden gehanteerd. Aanvullende baten kunnen worden gerealiseerd door bijvoorbeeld het terugdringen van leegstand of een efficiënter gebruik van de beschikbare oppervlakte: professioneel en zakelijk voorraadbeheer. nota strategisch Vastgoedbezit, september 2006 pagina 13

5. zakelijke benadering van vastgoed professioneel vastgoedbeheer Conform de uitgangspunten van Optima Forma zal de afdeling Vastgoed zich terugtrekken op de regisseursrol en de uitvoerende diensten en activiteiten zoveel als mogelijk uitbesteden aan marktpartijen. De vastgoedorganisatie zal zich vooral richten op het beperken van de beheershandelingen tot het element huur. De beheerfunctie van een professionele vastgoedorganisatie is globaal in te delen in drie clusters: 1. Commercieel beheer (transacties, verhuurbeleid, financiering); 2. Technisch beheer (meerjaren onderhoud) en klachtenbeheer; 3. Administratief`beheer (facturen, vergunningen, overeenkomsten). De opgave voor de afdeling Vastgoed is tweeledig. Ten eerste, het op basis van goede prestatiegerelateerde overeenkomsten zoveel mogelijk uitbesteden van de operationele taken op het gebied van technisch en administratief beheer. In feite betreft het hier een inkoopvraagstuk met kostenefficientie als leidend motief. Voor de afdeling Vastgoed betekent dit een omslag van het organiseren van uitvoerende activiteiten naar het formuleren van beleidskaders en de vertaalslag hiervan naar kwantitatieve en kwalitatieve prestatiespecificaties en aanbestedingen. De tweede opgave voor de afdeling Vastgoed betreft de invulling van de functie commercieel beheer (batenoptimalisatie). Het accent ligt hierbij met name op een goede afstemming tussen vraag en aanbod en het afsluiten van adequate, minimaal kostendekkende huurcontracten met de gebruikers, de makelaarsfunctie. voorraadbeheer: afstemming van vraag en aanbod De afdeling Vastgoed is verantwoordelijk voor het beheer van het grootste gedeelte van de totale vastgoedportefeuille van de gemeente Gouda. De afdeling Vastgoed vervult in dit kader de makelaarsfunctie; zowel in aan- en verhuurzaken als op het gebied van aan- en verkoop. Het betreft hierbij niet alleen de panden in eigendom, maar bijvoorbeeld ook de panden die voor de huisvesting van het gemeentelijk apparaat worden gehuurd. Als instrument om deze taak met succes te kunnen vervullen, en bijvoorbeeld leegstand te voorkomen, zijn (lange termijn) huisvestingsprognoses noodzakelijk. Naast een professionele opstelling van de afdeling Vastgoed mag ook van de klanten c.q. gebruikers van vastgoed worden verwacht dat zij zich opstellen als kritisch consument, en in staat zijn hun huisvestingsbehoefte voor een langere termijn te formuleren. Daar waar decentraal deskundigheid tekort schiet, zal de afdeling Vastgoed de adviseursrol op zich nemen. centralisatie van het vastgoedbeheer Er zijn verschillende manieren om facilitaire organisaties in te richten. De beoogde regisseursrol op het gebied van vastgoedbezit en vastgoedbeheer pleit ervoor alle vastgoedactiviteiten onder te brengen in één centrale afdeling (shared service center). Op deze wijze kan het beste transparantie en inzicht in huurcontracten en financiële stromen worden bereikt, de afstemming tussen vraag en aanbod op voorraadniveau worden gecoördineerd en efficiëntievoordelen worden gerealiseerd. nota strategisch Vastgoedbezit, september 2006 pagina 15

6. regierol voor de gemeente De afdeling Vastgoed heeft in het kader van het Project OptimaForma sinds 2004 grote delen van het operationele gedeelte van het klachtenonderhoud en het planmatig onderhoud uitbesteed aan marktpartijen. Momenteel staat de afdeling Vastgoed aan de vooravond van het uitbesteden van het tactische gedeelte van het planmatig onderhoud. Werkzaamheden op begeleidend en uitvoerend niveau worden overgedragen aan marktpartijen zodat de afdeling Vastgoed zich geheel kan concentreren op haar regietaken. De uitvoering van het planmatig onderhoud zal inclusief de planning en begeleiding van werkzaamheden volledig worden overgedragen aan marktpartijen. Daarbij zal in toenemende mate het principe van prestatiegericht onderhoud worden toegepast. Ervaringen bij grote en kleine organisaties leert dat een financiële besparing van circa 30% tot 35% ontstaat bij de toepassing van dit principe ten opzichte van de traditionele aanpak met meerjaren onderhoudsplanningen en het in eigen beheer uitvoeren van het planmatig onderhoud. Teneinde op adequate wijze de regie te voeren over prestatiegericht planmatig onderhoud zal de afdeling Vastgoed overgaan van de genoemde quick scan inspecties op volledige technische inspecties. De verwachting is dat deze volledige technische inspecties zullen leiden tot meerjaren onderhoudsplanningen die een beter inzicht verschaffen in het benodigde onderhoud. Dit zal vermoedelijk tot gevolg hebben dat de huidige beschikbare middelen niet toereikend zullen zijn om het gewenste onderhoudsniveau en daarmee de waarde van de objecten te handhaven. procesbeheersing en monitoring Het beleid inzake strategisch vastgoedbezit is geen statisch gegeven. Op het moment dat de economische of sociaal-maatschappelijke omstandigheden hierom vragen, zal het beleid voldoende ruimte moeten bieden hierop in te spelen. De ingeslagen weg zal derhalve jaarlijks door het college worden herijkt en worden getoetst aan de overige beleidsontwikkelingen. Het proces van beheersen en monitoren sluit aan op de regierol die de gemeente en haar organisatie vervullen. Regievoering c.q. het uitbesteden van operationele activiteiten betekent allerminst dat de gemeente haar invloed op het eindresultaat en daarmee haar politieke verantwoordelijkheid verliest. De gemeente houdt, als initiator en opdrachtgever, zelf de sturing van processen binnen de eigen geledingen. Dit vergt zowel intern (verantwoording richting de gemeenteraad) als extern (afspraken met marktpartijen) een uitgebalanceerde procesbeheersing. nota strategisch Vastgoedbezit, september 2006 pagina 17