1/11 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 30/2014 van 2 oktober 2014 Betreft: Machtigingsaanvraag van de gemeente Schaarbeek om vanwege de Directie Inschrijving Voertuigen (hierna de "DIV") de elektronische mededeling te bekomen van persoonsgegevens teneinde overtreders van de gemeentelijke reglementen of ordonnanties te identificeren en te sanctioneren (AF-MA-2014-052) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de gemeente Schaarbeek ontvangen op 25/07/2014; Gelet op de bijkomende informatie verstrekt door de aanvrager op 08/09/2014; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 12/09/2014; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 01/10/2014; Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beraadslaging FO 30 /2014-2/11 Beslist op 2 oktober 2014, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP EN CONTEXT VAN DE AANVRAAG. 1. De aanvrager wenst elektronisch de mededeling te verkrijgen van persoonsgegevens van de DIV teneinde overtreders van de gemeentelijke reglementen of ordonnanties te identificeren en te sanctioneren. Deze doorgifte van gegevens door de DIV zou plaatsvinden via het netwerk van de Kruispuntbank van de voertuigen (hierna "KBV") 1. 2. De wet van 24 juni 2013 betreffende de gemeentelijke administratieve sancties (hierna de "wet van 24 juni 2013") is een kaderwet die de gemeenten toelaat enerzijds de overtredingen te sanctioneren die zij zelf in hun reglementen en ordonnanties hebben gedefinieerd als overlast en anderzijds de door de wetgever opgesomde gemengde inbreuken, m.a.w. de inbreuken die zowel strafrechtelijk als administratief kunnen bestraft worden. 3. Deze wet bepaalt onder meer in haar artikel 3, 3 dat de gemeenteraad in een administratieve sanctie kan voorzien "voor de volgende inbreuken die worden bepaald door de Koning, bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad, op basis van de algemene reglementen bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de wet van 16 maart 1968 betreffende de politie over het wegverkeer en met uitzondering van de overtredingen op autosnelwegen, meer in het bijzonder : de overtredingen betreffende het stilstaan en het parkeren; de overtredingen van de bepalingen betreffende de verkeersborden C3 en F103, uitsluitend vastgesteld door automatisch werkende toestellen, bedoeld in artikel 62 van dezelfde wet". 4. Artikel 25 van de wet van 24 juni 2013 stelt "De sanctionerend ambtenaar heeft in het kader van de uitoefening van zijn bevoegdheden, toegang tot de hiervoor pertinente gegevens van het Rijksregister en van de Directie Inschrijvingen van Voertuigen, op voorwaarde dat hij voorafgaand een machtiging verkregen heeft, respectievelijk van het Sectoraal Comité van het Rijksregister en van het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid". 1 Ingevolge de uitwerking en de inwerkingtreding van de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de voertuigen gebeuren al deze gegevensuitwisselingen via de KBV conform artikel 8 van deze wet die expliciet bepaalt "De Kruispuntbank houdt het repertorium van de voertuigen bij zoals bepaald in de artikelen 6, 7, 8 en 9 van het koninklijk besluit van 20 juli 2001 betreffende de inschrijving van voertuigen".
Beraadslaging FO 30 /2014-3/11 5. Artikel 33, 4 de lid van de wet van 24 juni 2013 verduidelijkt dat "De in artikel 21, 4, 2 tot 4, bedoelde personen zijn gemachtigd om de identiteit van de houder van de kentekenplaat op te vragen bij de overheid die belast is met de inschrijving van de voertuigen, op voorwaarde dat zij voorafgaandelijk een machtiging verkregen hebben van het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid". II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. Bevoegdheid van het Comité 6. Krachtens artikel 36bis WVP, "vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging (van het bevoegd sectoraal comité)". 7. Het is de taak van dit Comité om na te gaan of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft. (Parl. Doc 50, 2001-2002, nr. 1940/004). 8. Krachtens artikel 18 van de Wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de voertuigen (hierna "wet KBV") vereist "de toegang tot de andere gegevens van de Kruispuntbank vereist een voorafgaande machtiging van het sectoraal comité. Vooraleer zijn machtiging te geven, gaat het sectoraal comité na of deze toegang geschiedt in overeenstemming met deze wet, haar uitvoeringsbesluiten en de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Deze machtiging wordt door het sectoraal comité toegestaan : 1 aan de Belgische overheden voor de informatie die zij gemachtigd zijn te kennen door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie; 2 aan de instellingen en natuurlijke of rechtspersonen voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van de opdrachten van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie, of voor de opdrachten die door het sectoraal comité uitdrukkelijk als zodanig werden erkend; 3 aan de natuurlijke personen of rechtspersonen die handelen in hun hoedanigheid van onderaannemer van de Belgische overheden, van instellingen en van natuurlijke personen of
Beraadslaging FO 30 /2014-4/11 rechtspersonen bedoeld in 1 en 2 ; de eventuele onderaanneming gebeurt op verzoek, onder controle en verantwoordelijkheid van deze overheden en instellingen. Deze onderaannemers moeten zich er formeel toe verbinden de bepalingen van de onderhavige wet en van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens te respecteren en nemen daartoe de nodige maatregelen, waarvan zij melding maken aan de personen waarvoor zij als onderaannemer optreden". 9. De DIV, die deel uitmaakt van de FOD Mobiliteit en Vervoer, zal de persoonsgegevens elektronisch aan de aanvrager meedelen. Het Comité is derhalve bevoegd. B. TEN GRONDE 1. Finaliteitsbeginsel 10. Artikel 4, 1, 2, WVP laat de verwerking van persoonsgegevens slechts toe voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en de gegevens mogen bovendien niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. Het Comité onderzoekt in de volgende paragrafen of deze beginselen in onderhavig geval worden nageleefd. 11. De aanvrager verklaart dat de ingezamelde gegevens bestemd zijn om de auteurs van inbreuken op de gemeentelijke reglementen en ordonnanties en meer in het bijzonder op het algemeen politiereglement aan de hand van hun kentekenplaten te identificeren en de sanctioneren. 12. Het Comité stelt vast dat de gegevens zullen gebruikt worden door: enerzijds de gemeenteambtenaren van de Dienst Gemeenschapswachten van de gemeente Schaarbeek krachtens artikel 33 van de wet van 24 juni 2013 en anderzijds door de sanctionerende ambtenaar krachtens artikel 25 van de wet van 24 juni 2013 zodat hij de administratieve sanctie kan opleggen. 13. Krachtens artikel 21, 1 en 4 van de wet van 24 juni 2013 zijn de gemeenteambtenaren immers bevoegd om inbreuken vast te stellen die enkel bestraft kunnen worden met een administratieve sanctie alsook de gemengde inbreuken opgesomd in artikel 3, 3 van
Beraadslaging FO 30 /2014-5/11 dezelfde wet. Een koninklijk besluit stelde zopas de de kwalificatievoorwaarden vast van deze vaststellers 2. 14. Bij de aanvrager worden deze functies uitgeoefend door de vaststellers van de Dienst Gemeenschapswachten. Deze vaststellers stellen vaststellingen van inbreuken op die zij overzenden aan de Dienst Administratieve Sancties die geleid wordt door de sanctionerend ambtenaar. 15. De sanctionerend ambtenaar, aangeduid door de Gemeenteraad, is de persoon die belast is met het opleggen van de administratieve geldboete, bemiddeling of gemeenschapsdienst voor te stellen (artikel 6 van de wet van 24 juni 2013). Een koninklijk besluit stelde zopas de de kwalificatie- en onafhankelijkheidsvoorwaarden van deze sanctionerend ambtenaar vast 3. 16. Het Comité stelt vast dat: wat betreft de doeleinden waarvoor de DIV deze persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, de wet van 19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de voertuigen in haar artikel 5 voorziet dat "De Kruispuntbank heeft tot doel om enerzijds de opspoorbaarheid van voertuigen te waarborgen ( ) en anderzijds om op elk ogenblik de eigenaar ervan, de aanvrager en de titularis van hun inschrijving te identificeren, alsook de gegevens betreffende hun goedkeuring te achterhalen teneinde : ( ) 11 het opleggen van administratieve sancties mogelijk te maken"; artikel 25 van de wet van 24 juni 2013 verduidelijkt dat de sanctionerend ambtenaar in het kader van de uitoefening van zijn bevoegdheden, toegang heeft tot de hiervoor pertinente gegevens van de Directie Inschrijvingen van Voertuigen, op voorwaarde dat hij voorafgaand een machtiging verkregen heeft van het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid; artikel 33, 4 de lid van de wet van 24 juni 2013 verduidelijkt dat de in artikel 21, 4, 2 tot 4, bedoelde personen zijn gemachtigd om de identiteit van de houder van de kentekenplaat op te vragen bij de overheid die belast is met de inschrijving van de voertuigen, op voorwaarde dat zij voorafgaandelijk een machtiging verkregen hebben van het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid. 2 Koninklijk besluit van 21 december 2013 tot vaststelling van de minimumvoorwaarden inzake selectie, aanwerving, opleiding en bevoegdheid van de ambtenaren en personeelsleden die bevoegd zijn tot vaststelling van inbreuken die aanleiding kunnen geven tot de oplegging van een gemeentelijke administratieve sanctie 3 Koninklijk besluit van 21 december 2013 tot vaststelling van de kwalificatie- en onafhankelijkheidsvoorwaarden van de ambtenaar belast met de oplegging van de administratieve geldboete en tot inning van de boetes in uitvoering van de wet betreffende de gemeentelijke administratieve sancties
Beraadslaging FO 30 /2014-6/11 17. Gelet op wat voorafgaat besluit het Comité dan ook dat de door de aanvrager beoogde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn en herinnert eraan dat de gevraagde gegevens enkel voor deze doeleinden mogen worden verwerkt. 18. De verwerkingen van de beoogde gegevens zijn eveneens toelaatbaar gelet op artikel 5, c) van de WVP. Het Comité stelt immers vast dat de verwerkingen gebaseerd zijn op de hogervermelde wettelijke bepalingen. 2. Proportionaliteitsbeginsel 2.1. Aard van de gegevens 19. Artikel 4, 1, 3 van de WVP stelt dat persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt. 20. De aanvrager vraagt toegang tot de volgende gegevens van het door de DIV gehouden repertorium van de voertuigen: de naam en voornaam van de houder van de kentekenplaat; het adres van de houder van de kentekenplaat; het rijksregisternummer van de houder van de kentekenplaat; de taal van de houder van de kentekenplaat; de status van de kentekenplaat. 21. De eerste vier gegevens zijn voor de aanvrager noodzakelijk om de overtreders te identificeren, hen te contacteren en een proces-verbaal op te stellen. 22. Wat het identificatienummer van het Rijksregister betreft stelt het Comité vast dat de gemeente Schaarbeek op basis van het koninklijk besluit van 30 augustus 1985 waarbij de gemeentelijke administraties gemachtigd worden om het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken reeds gemachtigd is om dit te gebruiken voor het intern beheer van bestanden en verwerkingen die zij dienen uit te voeren ingevolge wettelijke verplichtingen alsook voor de gegevensuitwisseling met de openbare besturen en de organismen die gemachtigd zijn om het rijksregisternummer te gebruiken. Zij is eveneens gemachtigd om de databank van het Rijksregister te raadplegen. De aanvrager verduidelijkt dat dit nummer aan de sanctionerend ambtenaar zal toelaten eventueel het actuele adres te achterhalen van de houder van de kentekenplaat en fouten ingeval van homoniemen te vermijden. Hert Comité vestigt de aandacht van de aanvrager
Beraadslaging FO 30 /2014-7/11 op het feit dat de toegang van de gemeentelijke ambtenaren tot de databank van het Rijksregister en de raadpleging van de daarin opgenomen informatie of bepaalde informatie, slechts kan plaatsvinden binnen een strikt vastgesteld kader door of krachtens een wet en indien dit noodzakelijk is, ook krachtens de machtigingen van het Sectoraal comité van het Rijksregister dat dergelijke toegangen regelt 4. 23. Aangaande de status van een kentekenplaat, zal dit de aanvrager toelaten de gegrondheid van een betwisting te controleren (diefstal, verlies van kentekenplaat) en te vermijden dat de vroegere houder van een kentekenplaat onterecht wordt gestraft. 24. In het licht van de in de punten 11 en volgende beschreven doeleinden besluit het Comité dat de door de aanvrager gevraagde gegevens conform artikel 4, 1, 3 van de WVP zijn. 25. Bovendien vestigt het Comité er de aandacht op dat de ingezamelde gegevens dienen beschouwd te worden als gerechtelijke gegevens zoals bedoeld in de WVP wanneer zij worden verzameld of verwerkt voor het inleiden van een rechtszaak, aanleiding kunnen geven tot administratieve sancties of betrekking hebben op de verdenking van inbreuken. 26. Bijgevolg dienen de begunstigden van onderhavige machtiging de bijzondere voorwaarden voor de verwerking van dergelijke gegevens na te leven. Deze voorwaarden zijn vervat in artikel 25 van het KB van 13 februari 2001 ter uitvoering van de WVP. Krachtens dit artikel dient de verantwoordelijke duidelijk de categorieën personen aan te duiden die toegang krijgen tot de gegevens en dient hun functie nauwkeurig te worden omschreven. De lijst met deze personen dient overigens ter beschikking gehouden te worden van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (hierna de Commissie). De verantwoordelijke moet er bovendien over waken dat de aangeduide personen door een wettelijke, statutaire of contractuele verplichting gehouden zijn tot het bewaren van de vertrouwelijkheid van de gegevens. 2.2. Bewaringstermijn van de gegevens 27. Aangaande de bewaringstermijn van de gegevens herinnert het Comité er aan dat de gegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig voor het realiseren van het doeleinde waarvoor ze werden ingezameld (artikel 4, 1, 5, WVP). 4 De gemeente Schaarbeek kan overigens een aanvraag indienen voor toetreding tot de algemene machtiging van het Sectoraal comité van het Rijksregister nr. 13/2013 van 13 februari 2013.
Beraadslaging FO 30 /2014-8/11 28. De aanvrager wenst de gegevens te bewaren gedurende een periode van vijf jaar. Hij rechtvaardigt deze termijn in het licht van de verjaringstermijn voor administratieve boetes die conform artikel 43 van de wet van 24 juni 2013 vijf jaar bedraagt. 29. Het Comité oordeelt dat de bewaringstermijn passend is in het licht van artikel 4, 1, 5, WVP. Het Comité merkt eveneens op dat in de praktijk een onderscheid dient gemaakt te worden tussen verschillende bewaringsmethoden in de tijd. De behandeling van een lopend dossier vereist een zodanige bewaringswijze dat de gegevens beschikbaar en toegankelijk zijn voor de ambtenaren die belast zijn met het dossierbeheer. Zodra een dossier kan worden gearchiveerd dient de gekozen bewaringswijze nog slechts een beperkte toegang en beschikbaarheid aan de gegevens te verlenen. Zodra de bewaring niet langer nuttig is mogen de gegevens niet langer bewaard worden in een vorm die identificatie van de betrokkenen toelaat. 2.3. Frequentie van de toegang en duur van de machtiging 30. De aanvrager vraagt een permanente toegang tot de gevraagde gegevens. 31. Aangezien de aanvrager op elk moment in staat moet zijn om de auteurs van inbreuken te identificeren, hen te contacteren, processen-verbaal op te stellen en een administratieve boete op te leggen oordeelt het Comité dat een permanente elektronische doorgifte gerechtvaardigd is in het licht van artikel 4, 1, 3 van de WVP. 32. De aanvrager wenst een elektronische doorgifte voor onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat de doeleinden waarvoor de aanvrager de mededeling vraagt van deze gegevens, niet beperkt zijn in de tijd en dat bijgevolg een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 van de WVP). 33. Het Comité verduidelijkt evenwel dat de machtiging slechts geldig is zolang geen algemene machtiging ter zake wordt verleend waartoe de aanvrager zal verzocht worden zich binnen een redelijke termijn aan te sluiten.
Beraadslaging FO 30 /2014-9/11 2.4. Bestemmelingen en/of derden aan wie de gegevens worden meegedeeld 34. De aanvrager verklaarde dat de gegevens uitsluitend intern zullen gebruikt worden door: de chef van de gemeenschapswachten alsook door zijn adjunct; de sanctionerend ambtenaar alsook door zijn adjunct-directeur van de dienst administratieve sancties. 35. Het Comité stelt vast dat deze personen conform artikelen 25, 1, 1 ste lid en 33, 2 de lid van de wet van 24 juni 2013 gemachtigd zijn dergelijke gegevens te verwerken. Het heeft derhalve geen enkel bezwaar dat de voormelde personen toegang krijgen tot de relevante gegevens binnen de beperkingen van de bevoegdheden die hen werden toevertrouwd door de reglementering en op voorwaarde dat zij door een wettelijke, statutaire of contractuele verplichting gehouden zijn tot het bewaren van de vertrouwelijkheid van de gegevens. 36. Het Comité dringt er evenwel op aan dat de sanctionerend ambtenaar, in zijn hoedanigheid van gemachtigde instantie in het licht van artikel 25, 1, 1 ste lid van de wet van 24 juni 2013, verantwoordelijk blijft voor het correct gebruik van de machtiging. Dit betekent dat de adjunct-directeur enkel gebruik maakt van de toegang binnen de beperkingen van de verleende machtiging. Indien er in de toekomst meerdere verwerkende ambtenaren zouden zijn verzoekt het Comité een lijst bij te houden van de personen die toegang hebben tot de in de machtiging bedoelde gegevens. 3. Transparantiebeginsel 37. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke gegevensverwerking een verwerking is die op transparante wijze plaatsvindt. De verplichte kennisgeving in de zin van artikel 9, 2 van de WVP vormt een van de hoekstenen van een transparante verwerking. 38. In onderhavig geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel uitgevoerd worden krachtens een bepaling voorgeschreven door of krachtens een wet. Overeenkomstig artikel 9, 2, tweede lid b) van de WVP is in dit geval een vrijstelling van toepassing. Deze vrijstelling belet evenwel niet dat het Comité zich kan vergewissen van het bestaan van passende waarborgen voor de bescherming van de fundamentele rechten van de betrokkenen.
Beraadslaging FO 30 /2014-10/11 39. Het Comité beveelt aan dat algemene informatie aan de betrokkenen zou verstrekt worden via bijvoorbeeld de website van de DIV 5, de website van de aanvrager en/of via het procesverbaal. 4. Veiligheid 4.1. Op het niveau van de aanvrager 40. De aanvrager deelde in zijn aanvraag mee dat hij de evaluatievragenlijst i.v.m. de consulent inzake informatiebeveiliging alsook de conformiteitsverklaring met betrekking tot de informatiebeveiliging later zou opsturen. 41. Het Comité neemt hiervan akte maar kan in die omstandigheden slechts een machtiging verlenen onder de opschortende voorwaarde van de ontvangst en de goedkeuring van deze documenten. 4.2. Op het niveau van de DIV 42. Uit de documenten waarover het Comité beschikt blijkt dat de DIV over een consulent inzake informatiebeveiliging alsook over een veiligheidsbeleid beschikt. OM DEZE REDENEN Het Comité machtigt de aanvrager om onder de in onderhavige machtiging bepaalde voorwaarden en zo lang deze worden nageleefd, de elektronische mededeling te krijgen van de gevraagde gegevens, onder de opschortende voorwaarde van de ontvangst van de evaluatievragenlijst i.v.m. de consulent inzake informatiebeveiliging alsook de conformiteitsverklaring met betrekking tot de informatiebeveiliging en een positieve beoordeling van het Comité aangaande deze elementen. Deze machtiging is slechts geldig zo lang het Comité geen algemene machtiging ter zake heeft goedgekeurd waartoe de aanvrager zich binnen een redelijke termijn zal kunnen aansluiten. 5 http://www.mobilit.belgium.be/nl/wegverkeer/inschrijving/gegevensuitwisseling/
Beraadslaging FO 30 /2014-11/11 bepaalt, zonder afbreuk te doen aan de voormelde opschortende voorwaarde, zich het recht voor te behouden in voorkomend geval en op geregelde tijdstippen in de toekomst de effectieve en duurzame uitvoering te controleren van de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen conform de stand van de techniek en van aard om de aanwezige risico's adequaat te dekken gedurende de volledige duur van de machtiging. In dit verband beveelt het Comité de aanvrager/partijen iedere relevante wijziging in de beveiliging van de toegelaten verwerkingen ter kennis te brengen van het Comité. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Stefan Verschuere