Plan van aanpak De Kreek. 1. Inleiding, opzet en samenvatting Het Raadsbesluit van 6 september 2012 Bestuurlijke taken MFC De Kreek geeft de volgende aandachtspunten voor het plan van aanpak: - Advies over de vorm en invulling van de bestuurlijke overgangsperiode. - Hoe organiseer je een helder verschil tussen operationeel, tactisch en strategisch management? - De exploitatie technisch meest voordelige optie voor het in stand houden van de huidige situatie. - Op basis van dit plan kan de vervolgstap worden bepaald. - Een begroting. Het doel van dit plan van aanpak is om de gevraagde aandachtspunten te beschrijven, hierin prioriteiten en mogelijke lange termijn keuzes voor de gemeente aan te geven en afstemming te krijgen tussen alle betrokkenen over de overgangsperiode 2013. In dit plan van aanpak splitsen wij deze punten in een plan voor de korte- en voor de lange termijn. Voor de korte termijn speelt de formele vaststelling van het subsidie 2011 aan De Kreek op basis van de jaarcijfers 2011, de bijstelling van het subsidievoorschot over 2012 op basis van een financiële tussenstand over 2012 en een begroting 2013. Een voorwaarde voor de vaststelling is een advies over de bestuurlijke overgangsperiode 2013. Het advies over deze periode wordt gedragen door alle betrokkenen, ook de medewerkers van De Kreek. Voor de langere termijn beschrijven wij een drietal opties en een variant hierop, die in de bestuurlijke overgangsperiode 2013 uitgewerkt kunnen worden. Bij iedere optie geven wij aan in welke mate deze voldoet aan een helder verschil tussen operationeel, tactisch en strategisch management. Uw keuze hierin moet De Kreek een stabiele toekomst voor de komende 10 jaar bieden. Om tot dit plan van aanpak te komen hebben medewerkers van Sportfondsen Nederland diverse gesprekken gevoerd met alle betrokkenen. Het bestuur, het management en de medewerkers van De Kreek hebben volledige medewerking gegeven, de gemeente heeft ook haar steun gegeven. Als voorlopige conclusie konden wij stellen dat er een enthousiast team van mensen in en voor De Kreek werkzaam is en ook dat de exploitatie op zich bedrijfseconomisch gezond is, maar dat het gemeentelijk subsidie voor de huidige exploitatie ontoereikend is en dat dit vooralsnog ook zo zal blijven. De exploitatie in brede zin kent drie onderdelen: de kapitaallasten, de financiering van het meerjarig onderhoud en de exploitatie op zich. Ons advies is om deze onderdelen financieel en juridisch te splitsen. Dit leidt tot de volgende punten waar de Raad op 6 december 2012 gevraagd wordt haar mening over te geven: 1. De subsidievaststelling 2011 en de bijstelling van het subsidievoorschot 2012. 2. De vorm en invulling van het overgangsbestuur. 3. De kosten in 2013 voor instandhouding van De Kreek. 4. De uit te werken opties door het overgangsbestuur en de daaruit voortkomende beslispunten in 2013: a. Eigendom grond en gebouwen met bijbehorende kapitaallasten. b. Uitvoering, financiering en niveau van het groot onderhoud. c. Exploitatievorm, activiteitenprogramma van De Kreek en kosten en opbrengsten. Feitelijke besluitvorming vindt dus plaats op basis van de uitwerking in 2013. Ook speelt in het algemeen de communicatie over De Kreek en haar problemen alle betrokkenen parten. Bezoekers en huurders van De Kreek vragen zich af of zij er nog wel terecht kunnen, er was onrust bij de medewerkers en voor het bestuur en de gemeente bleef de toekomst van De Kreek Plan van aanpak De Kreek, blad 1
onduidelijk, dit gaf op zich weer aanleiding tot onderlinge misverstanden. Vanaf vaststelling van dit plan van aanpak treden afspraken over het communiceren over De Kreek in werking. Dit plan van aanpak zal het bestuur van De Kreek en de gemeente de rust en ruimte moeten geven om in de overgangsperiode de juiste afweging over de toekomst van De Kreek te maken. Plan van aanpak De Kreek, blad 2
2. Vaststelling het subsidie 2011, bijstelling van het subsidievoorschot en begroting 2013 en verder. In het kader van dit plan vragen wij u een aantal formele besluiten te nemen, dit logischerwijs onder de voorwaarde dat de basis van het plan integraal wordt aangenomen, aangevuld met uw opmerkingen of voorwaarden. De vaststelling van het subsidie 2011, wij verzoeken u op basis van de jaarrekening 2011 (bijlage 1) het subsidie vast te stellen op 309.835: - De stichtingen De Kreek hebben voor het jaar 2011 een subsidie aangevraagd van 453.678 inclusief groot onderhoud, zonder groot onderhoud is dit 376.468. Het werkelijke resultaat van 2011 bedraagt zonder reservering voor groot onderhoud 385.000. Het besluit van de raad om de aflossing 2011 van twee leningen voor een bedrag van 82.000 over de nog lopende latere jaren te verdelen geeft uiteindelijk een resultaat van 303.000 ( in afgeronde getallen). De bijstelling van het subsidievoorschot over 2012, wij verzoeken u op basis van de voorlopige cijfers 2012 het subsidie vast te stellen op 450.000: - De voorlopige cijfers van de exploitatie 2012 houden gelijke tred met die van 2011. Het voorstel voor 2012 is om reeds volgens het model voor 2013 subsidie beschikbaar te stellen: Kapitaallasten: 275.000 Groot onderhoud: 75.000 Exploitatie-tekort: 100.000 Los van dit resultaat is het van belang overleg te plegen over een verplichting die ontstond in 2012 na afkoop van de horeca-exploitatie. De vaststelling van de begroting 2013, deze begroting staat model voor de nieuwe situatie waarin een helder onderscheid wordt gemaakt tussen kapitaallasten, een jaarlijkse dotatie in een onderhoudsfonds en de exploitatie van De Kreek op zich: het tekort dat ontstaat tussen inkomsten en uitgaven bij de huidige activiteiten van De Kreek, exclusief de kapitaallasten en het groot onderhoud. Recapitulerend ziet de begroting 2013 er als volgt uit: Kapitaallasten: 270.000 Groot onderhoud: 75.000 Exploitatie-tekort: 100.000 Bij de bepaling van de kapitaallasten is verondersteld dat de huidige gedeeltelijke dekking van jaarlijkse afschrijvingen uit reserveringen (egalisatiereserves) in stand blijft bij een eventuele overdacht van gebouwen. Tot nu toe is dit bedrag in de verlies- & winstrekening van De Kreek opgenomen, voor de begroting 2013 zijn deze echter uit de verlies & winst rekening gehaald en met de kapitaallasten verrekend. Hier kan te zijner tijd ook anders over worden besloten. De reservering voor groot onderhoud is gebaseerd op een Meerjaren Onderhouds Plan (MOP) voor 10 jaar. In het rapport van OXS wordt een jaarlijkse reservering voor groot onderhoud geraamd van 77.210, gebaseerd op een MOP van, toen, 12 jaar oud. Op basis van het nieuwe MOP zou dit bedrag naar boven bijgesteld moeten worden. In 2013 adviseren wij om in ieder geval de noodzakelijke start te maken met een onderhoudsfonds. Ook adviseren wij, om aansluitend bij het voorstel van de Kreek met betrekking tot het subsidie 2011, deze dotatie met terugwerkende kracht vanaf 2011 te doen. In het licht van het overgangsjaar 2013 zou er ook voor kunnen worden gekozen om nog geen groot onderhoudsfonds te vormen en vooralsnog hiervoor een incidentenbeleid af te spreken: als er onvermijdbaar groot onderhoud voordoet wordt op dat moment een besluit genomen. Dit heeft echter niet de voorkeur. De raming voor de exploitatie (bijlage 2) is gebaseerd op een kritische evaluatie van de huidige exploitatie van De Kreek door Sportfondsen Nederland. Sommige posten, zoals dagelijks onderhoud en personeelskosten, zijn door Sportfondsen Nederland aan de actuele situatie aangepast. Hierbij is Plan van aanpak De Kreek, blad 3
ook een benchmark toegepast. In de begroting is ook rekening gehouden met een bedrag van 50.000 voor een professionele inrichting en uitvoering van de financiële administratie. De voorgestelde looptijd van dit contract met Sportfondsen is één jaar. Voor de diverse incidentele kosten in 2013 zoals de ondersteuning door Sportfondsen Nederland en andere kosten van advisering voor het transitieproces, zijn, of worden, offertes aangevraagd zodat de mate van vereiste ondersteuning en advisering in relatie tot de kosten in het overgangsjaar kritisch kan worden gewogen. Dat geldt dus ook voor het bedrag dat voor de ondersteuning in de begroting 2013 is opgenomen. 2013 en verder De enige echte variabele in de financiering van De Kreek is het exploitatie-tekort. Dit tekort is echter deels afhankelijk van de mogelijkheden die er zijn om de exploitatie op termijn te verbeteren en daarbij speelt ook de vraag of de gemeente de activiteiten die in de Kreek plaatsvinden wil blijven ondersteunen. Dus in 2013 moet ook deze inhoudelijke discussie plaatsvinden. Daarnaast speelt de keuze voor de exploitatievorm die de gemeente in 2013 gaat maken een rol. In hoofdstuk 5 geven wij drie mogelijke vormen van exploitatie (en een variant) aan die in 2013 uitgewerkt worden en ter keuze aan de gemeente worden voorgelegd.. Plan van aanpak De Kreek, blad 4
3. Advies over de vorm en invulling van de bestuurlijke overgangsperiode. Er wordt een overgangsperiode voorgesteld van één jaar (2013), waarbij het huidige stichtingsbestuur in functie blijft. Er moeten belangrijke besluiten genomen worden en hiervoor is een splitsing in operationeel, tactisch en strategisch management al direct in 2013 van groot belang. Een adviesgroep van deskundigen en Sportfondsen Nederland gaan daarom in het plan vanaf 2013 voor één jaar ondersteuning bieden. Vorm van het bestuur voor het overgangsjaar 2013 Op moment zijn er twee deskundigen bij de organisatie van MFC De Kreek betrokken; de heer Pieter de Groot, regiomanager van Sportfondsen Nederland en de heer Ad van Oirschot, tot voor kort directeur sportbedrijf Arnhem. Pieter de Groot ondersteunt het management team van De Kreek bij het operationeel management en de heer Ad van Oirschot adviseert in samenwerking met Pieter de Groot, het bestuur van De Kreek inzake het tactische en strategisch management. Het advies is om deze deskundigen, aangevuld met de wethouder René Smits en het laatste actieve bestuurslid van de stichtingen van De Kreek, Jan van Diesen, gedurende 2013 als een adviesgroep MFC De Kreek voor het bestuur te laten fungeren. Dit houdt in dat alle bestuursbesluiten in het jaar 2013 genomen worden op basis van de adviezen van deze adviesgroep. Hiervoor is een nauwe samenwerking, goede communicatie en onderling vertrouwen nodig. Tot nu toe hebben de betrokken personen hier vertrouwen in. Naast het actieve bestuurslid Jan van Diesen, zijn er formeel nog twee bestuursleden welke om gezondheidsredenen hun bestuurlijke taken hebben neergelegd. Om het bestuur voor het jaar 2013 ook als zodanig te kunnen laten fungeren is het voorstel dat Ad van Oirschot toetreedt tot het stichtingsbestuur. Samen met Jan van Diesen, aangevuld door minimaal één ander bestuurslid, is er dan voor het overgangsjaar een formeel bestuur van minimaal drie personen. Dit bestuur formaliseert de adviezen van de adviesgroep MFC De Kreek. Invulling: operationeel management Het operationeel management wordt vanaf 2013 ondersteund door het Shared Services Center. De offerte (bijlage 3) beschrijft de werkzaamheden. In deze offerte is wekelijkse ondersteuning van het management en het bestuur door Pieter de Groot voor 2013 opgenomen (104 uur per jaar). De gehele offerte is opgenomen in de basisbegroting. De gehele administratieve organisatie van De Kreek wordt in 2013 dan gevoerd door het Shared Services Center. Hierover is al afstemming en instemming met het managementteam van De Kreek, Pieter de Groot is al regelmatig bij het wekelijks overleg van het managementteam aanwezig. Hiermee is in de praktijk het bestuur van De Kreek niet meer rechtstreeks verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering. Invulling: strategisch en tactisch management Door de inzet van het Shared Services Center worden management en bestuur ontlast van een deel van de operationele zaken en kan er tijd besteed worden aan het uitwerken van een strategisch plan voor de lange termijn. Op basis van het plan van aanpak dat nu voorligt, krijgt de adviesgroep MFC De Kreek van het stichtingsbestuur en de gemeente Maasdriel opdracht om een aantal opties ter besluitvorming uit te werken in 2013. Het bestuur zal zich tot nader order in haar bestuurstaken- en verantwoordelijkheden beperken tot alleen deze opdracht en het formaliseren van de besluiten die hieruit volgen. Concreet werkt de adviesgroep MFC De Kreek in de overgangsperiode de gewenste opties uit in adviezen ten aanzien van de eigendomssituatie van de gebouwen, de beheersvorm van De Kreek en de wijze van invoering, waarbij de volgende aspecten aan de orde zijn; - Juridische & Fiscaal; - Financiële; - Personeel en Organisatie; - Sportstimulering in relatie tot het gemeentelijk sportbeleid. Communicatie Plan van aanpak De Kreek, blad 5
Communicatie speelt een belangrijke rol in het gehele proces, zowel positief als negatief. Om de communicatie enigszins te sturen wordt er voor het overgangsjaar een communicatieplan opgesteld door Sportfondsen Nederland. Op basis van dit plan worden met alle betrokkenen afspraken gemaakt over wie, wat, waar en wanneer naar buiten brengt. Een juiste boodschap is belangrijk voor de meningsvorming in de Raad en voor de bereidheid van de bezoekers om naar De Kreek te blijven gaan. Plan van aanpak De Kreek, blad 6
4. De exploitatie technisch meest voordelige optie voor het in stand houden van de huidige situatie. Drie fasen van besluitvorming in 2013 Het plan bestaat uit drie fasen, waarbij besluitvorming over de eerste fase leidt tot een besluit over de tweede fase en tot slot een besluit over de derde fase. In 2013 wordt iedere fase nader uitgewerkt naar een beslismoment. De fasen spitsten zich toe op de kapitaallasten, de kosten van het groot (meerjaren) onderhoud en (de gevolgen hiervan voor) de exploitatie. Voor de eerste twee posten kijken wij naar de komende 10 jaar, voor de exploitatie is voor 2013 een begroting gemaakt waarin alle financiële consequenties apart zijn benoemd. Het advies is om in de eerste fase de kapitaallasten uit de exploitatie te halen, een optie is om grond en gebouwen te verkopen. Gezien de economische omstandigheden en de financiële positie van De Kreek (negatief eigen vermogen) zien wij alleen op langere termijn hiertoe eventueel mogelijkheden. Om De Kreek in stand te houden is, met de kennis van dit moment, het advies om grond en gebouwen en de daaraan gerelateerde financieringen aan de gemeente over te dragen. Indien dit advies wordt gevolgd is in eerste instantie de gemeente, bij verkoop de koper, in het algemeen verantwoordelijk voor het groot onderhoud, dit is de tweede fase. Hiervoor is een Meerjaren Onderhouds Plan (MOP) opgesteld. De uitvoering van het groot onderhoud kan op contractbasis (taakstellend) uitgevoerd worden door de gemeente, De Kreek (c.q. de exploitant) of een derde partij. Nadat het MOP is vastgesteld komt de derde fase aan de orde, de exploitatie. De partij die in het plan eigenaar wordt van de gebouwen zal huur willen ontvangen, ter dekking van de kapitaallasten en het groot onderhoud. Het is ons duidelijk dat de exploitatie niet de kosten van kapitaallasten en onderhoud kan dekken in de vorm van een huurbedrag. Er is in de exploitatiebegroting dan ook nog geen huurbedrag opgenomen, dit zal later vastgesteld moeten worden. Fase 1: kapitaallasten Om tot een advies te komen is de volgende lijn gevolgd. Op basis van de cijfers over 2010, 2011 en 2012 is een analyse gemaakt van de uitstaande leningen en daarmee verband houdende rentelasten. Vervolgens zijn de afschrijvingslasten van beide stichtingen (er is een aparte stichting voor het zwembad en één voor de zalen) in kaart gebracht. Rentelasten en afschrijvingen zijn bijeengebracht in een Excelsheet voor een periode van 10 jaar tot en met 2022. In 2022 zijn de kapitaallasten (afschrijving en rente) voor het zwembad nihil. Basis voor de advisering is de jaarrekening 2011 van beide stichtingen. De kapitaallasten (afschrijvingen en rente) van het gehele complex over de periode 2012 tot en met 2022 verlopen per jaar van een totaal bedrag van: - 317.877 (2012) naar - 266.068 (2022). De oorzaak van het gematigde verloop van de lasten betreft de looptijd van de afschrijvingstermijn van 40 jaar voor activa van de Sporthal. In 2007 is in de sporthal/manifestatiezaal een revitalisatieprogramma doorgevoerd. De totale investering bedroeg 3.729.288,-- inclusief de inrichting van de manifestatiezaal. De kapitaallasten van het zwembad bestaan feitelijk nog uit de gedane investering uit 1997 tot een bedrag van 641.720,-- ter zake van de inrichting met een afschrijvingstermijn van 25 jaar. Voor deze investering is een lening op basis van annuïteiten aangegaan die in 2022 afloopt. Andere nog uitstaande investeringen zijn er niet. Het feit dat de afschrijvingen van de inrichting de aflossingen op annuïteiten volgen, is de oorzaak dat de afschrijvingslasten over de periode 2012 tot en met 2022 niet dalen maar stijgen. Daarentegen dalen de rentelasten als gevolg van aflossingen. Het idee is om de kapitaallasten uit de exploitatie te halen. Om dat te doen dienen alle aan met name de gebouwen/inrichting verbonden lasten uit dien hoofde geneutraliseerd te worden. Dit kan door de Plan van aanpak De Kreek, blad 7
gebouwen etc. vooralsnog over te dragen aan de gemeente met de daaraan gerelateerde financieringen en subsidies. In een overzicht hieronder is aangegeven op basis van de cijfers ultimo 2012 welke gevolgen dat heeft. Overzicht van de boekwaarde ultimo 2012 over te dragen activa: Materiële activa Sporthal: Gebouwen/inrichting 3.679.000 Zwembad: inrichting 352.000 Totaal van de boekwaarde 4.031.000 Financiering Sporthal: Gemeente Maasdriel 3.305.000 Sociaal Cultureel Fonds 40.000 Subsidies provincie banken en derden 132.000 Subsidies Maasdriel en WVC uit 1972 ter dekking van de kapitaallasten 298.000 Zwembad: Lening BNG 28.000 Gemeente Maasdriel 323.000 4.126.000 Saldo -95.000 n.b.: de stand van de leningen ultimo eind 2012 is bepaald in de veronderstelling dat in 2012 is afgelost op de uitstaande leningen. Door de boekwaarde van de materiele vaste activa in de stichtingen te verhogen met het saldo ( 95.000) kan de gemeente overnemen tegen nihilwaarde. Bij overname door de gemeente vervallen de gemeentelijke leningen aan de stichtingen. Leningen voor de financiering van de activa die met anderen zijn afgesproken, worden dan door de gemeente overgenomen. Er zal besloten moeten worden of de volgende reserveringen bij overdracht van de gebouwen ook mee gaan naar de gemeente: - Subsidies Maasdriel en WVC, - Subsidies Provincie, banken en derden. De reserveringen kunnen ook op een andere manier worden ingezet, bij voorbeeld voor de reservering voor groot onderhoud. De overdracht van gebouwen en terreinen aan de gemeente heeft voor de overdrachtsbelasting geen gevolgen. Overdracht aan een publiekrechtelijk lichaam zijn vrijgesteld voor deze belasting (WBR art.15 lid 1 letter c.). Wel dient rekening te worden gehouden met notariskosten ter zake van de overdracht en de tenaamstelling van de aangegane financiering/ doorhaling van de hypotheken op naam van beide stichtingen. Tussen partijen dient uiteindelijk overeengekomen te worden tegen welke prijs een overdracht mogelijk is. Daarnaast dienen partijen een huur overeen te komen. Gezien de hoogte van de toekomstige kapitaallasten en de draagkracht van de exploitatie zal het niet mogelijk zijn de kapitaallasten die overgenomen zijn door de gemeente, te dekken. Een onderzoek naar de exploitatie zal daar duidelijkheid over moeten verschaffen. Plan van aanpak De Kreek, blad 8
Mocht tot een huurovereenkomst gekomen worden dan dient de gemeente nog rekening te houden met de herzieningstermijn voor de omzetbelasting van de overgedragen activa. Deze bedraagt vanaf 2013 nog maximaal 4 jaar. Aangezien de huur belast zal zijn voor de omzetbelasting en de huurder meer dan 90% belaste prestaties levert zal dat geen gevolgen hebben voor de gemeente (geen BTW strafheffing). Indien echter de kapitaallasten uit de exploitatie zijn gehaald heeft een en ander consequenties voor toekomstige exploitatie. De subsidies (fondsen) die in het verleden zijn toegekend ter zake van demping van de kapitaallasten worden jaarlijks enerzijds ten gunste van de post Afschrijvingen ( 8.767) en anderzijds van de post Overige inkomsten ( 48.463) gebracht. In feite horen deze te worden verrekend met de kapitaallasten, deze bedragen zijn daarom ook uit de exploitatiebegroting gehaald. Fase 2, het Meerjaren Onderhoudsplan (MOP) Na de het voorstel over de kapitaallasten moet er een voorstel uitgewerkt worden voor het groot onderhoud. Twee steekwoorden zijn hierin cruciaal: financiering en planning. Groot onderhoud kan alleen planmatig en efficiënt plaatsvinden als de financiering gegarandeerd is. De kosten voor het groot onderhoud zijn verdeeld in jaarschijven die fluctueren. Qua planning is het efficiënt om het budget voor groot onderhoud voor tien jaar vast te stellen en dit middels vaste jaar bedragen aan de uitvoerder beschikbaar te stellen op een afzonderlijke bankrekening. In de begroting 2013 is een voorlopige jaarlijkse reservering van 75.000,- voor groot onderhoud opgenomen. Ten eerste is nog niet uitgewerkt wie eigenaar van de gebouwen wordt. De eigenaar kan een aantal besluiten nemen ten aanzien van groot onderhoud, afhankelijk van de toekomstplannen met het complex; groot onderhoud kan als gevolg hiervan op een bepaald niveau uitgevoerd, of uitgesteld worden. Ten tweede verschillen de bedragen voor groot onderhoud jaarlijks en moet de eigenaar een besluit nemen over de wijze van financiering. Ten derde moet overleg plaatsvinden met de exploitant over de verdeling van het onderhoud, welke posten vallen onder het eigenaarsonderhoud en welke zijn voor de huurder/exploitant? In het rapport van OXS is een bedrag van 77.210 opgenomen als dotatie (voorziening) voor het groot onderhoud. Dit bedrag is gebaseerd op een MOP van 12 jaar oud en is voor uitvoering van het groot onderhoud in de komende 10 jaar niet toereikend. Op basis van de actuele MOP 2013-2023 zou dit bedrag moeten worden verhoogd. Voorlopig is het voorstel om een jaarlijks bedrag van 75.000,- te doteren maar dat wel te doen met terugwerkende kracht vanaf 2011. Bij de uitwerking van de opties in 2013 wordt een voorstel gedaan voor de werkwijze ten aanzien van groot onderhoud en de financiering hiervan. Dit voorstel kan in grote lijnen inhouden: - Op basis van de MOP en de toekomstplannen voor de accommodatie wordt het onderhoudsniveau vastgesteld, - jaarlijks wordt een vast bedrag ter beschikking gesteld voor het uitvoeren van het groot onderhoud, - jaarlijks wordt aan de eigenaar een onderhoudsjaarplan met een begroting voorgesteld, - tegelijk wordt over de bestedingen van het voorgaande jaar verantwoording afgedragen, - er ontstaat, op een aparte bankrekening, een rekening courant verhouding met de eigenaar ten aanzien van nog niet besteed onderhoudsbudget - bij de uitvoering van groot onderhoud kunnen zo werkzaamheden worden afgestemd, zowel in tijd als in onderling verband, en gefinancierd, zodat de exploitatie zo min mogelijk gestoord wordt. De staat van onderhoud van het complex is goed. Bouwkundig zijn er op korte termijn bijna geen risico s. Installatietechnisch is de machinekamer van het zwembad aan groot onderhoud toe. Fase 3, exploitatie (begroting 2013 bijlage 2) Om fase 1 mogelijk te maken, moeten de huidige twee stichtingen fuseren en later liquideren. Dit heeft dan weer direct invloed op de exploitatie, deze moet in een nieuwe rechtsvorm plaats gaan vinden. Naast de subsidies voor de kapitaallasten die wegvallen uit de exploitatie, worden in de exploitatie de kosten van ondersteuning door een Shared Services Center opgenomen. De heer Wout Laheij, die sinds 1990 tegen een beperkte vergoeding al deze jaren zowel de financiële administratie, de jaarrekening en begrotingen heeft verzorgd, wil in 2013 stoppen. Dit kan pas als de gehele financiële Plan van aanpak De Kreek, blad 9
administratie opnieuw is opgezet en correct is overgedragen en uitgevoerd kan worden door het Shared Services Center. Tevens is het raadzaam om uiteindelijk in de exploitatie een aangepast huurbedrag op te nemen, ter dekking van een deel van de kapitaallasten en de kosten van groot onderhoud, die immers uit deze begroting zijn gehaald en voor rekening gaan komen van de nieuwe eigenaar van de gebouwen. In deze begroting is echter geen huurbedrag opgenomen. Logischerwijs zijn er een aantal éénmalige kosten om de organisatie opnieuw in te richten, zoals een investering in software van het bedrijf Syx automations, juridisch advies en fiscaal advies en de overdrachtswaarde van de gebouwen. Deze kosten zijn niet in de begroting opgenomen. Deze kosten worden wel meegenomen bij de uitwerking van de opties. De kernboodschap is; de nieuwe exploitatie niet belasten met zaken uit het verleden. Begroting 2013 MFC De Kreek, baten Omschrijving *** Zwemmen 360.000 *** Sporthal 94.000 *** Horeca-omzet 250.000 *** Huuropbrengsten 250.000 *** Overige baten 6.000 *** BATEN 960.000 *** INKOPEN 98.000 *** BRUTO-RESULTAAT 862.000 Kosten *** Personeelskosten 531.000 *** Bedrijfskosten 344.000 *** Overige kosten 76.000 *** ALGEMENE KOSTEN 951.000 *** EXPLOITATIERESULTAAT -90.000 Plan van aanpak De Kreek, blad 10
Toelichting op de begroting Tarieven Het bestuur van De Kreek heeft besloten de tarieven te verhogen met 4% ten opzichte van de prijzen 2012. De geadviseerde tariefaanpassing gaat in per 1 januari 2013. Sportfondsen Nederland adviseert alle tarieven af te ronden naar boven op 5 eurocent. In de begroting zijn reeds alle tarieven met 4% geïndexeerd en afgerond op 5 eurocent. Personeelslasten In onderhandeling met de RECRON is bepaald dat de uurlonen in januari 2013 worden verhoogd met 1%. In juli 2013 worden de nieuwe CAO-afspraken bekend. Het is nog niet duidelijk of wordt vastgehouden aan de verhoging per januari of dat dit zoals gebruikelijk weer in oktober zal plaatsvinden. Daarom adviseren wij om 0,5% op te nemen voor het laatste kwartaal van 2013 en dus om de huidige uurlonen te verhogen met een index van 1,5%. Tevens is er een nieuw formatiebestek gemaakt omdat de horeca in eigen beheer is genomen. Sociale lasten In de begroting van 2013 is gewerkt met het afgeronde effectieve percentage van de sociale lasten van 2011 vermeerderd met 1,5%, gezien de waarschijnlijk opnieuw in te voeren WW premie veroorzaakt door de crisis, en gezien de afschaffing van de kleine banenregeling. Daarnaast is de ZVW premie verlaagd, maar de grondslag verhoogd waardoor dit ook bijdraagt aan de verwachte stijging. Energie De energieprijzen 2013 zullen hoger zijn dan de energieprijzen 2012. Dit komt door de wereldwijde stijgende energieprijzen en ons toenemende energieverbruik. Energieleveranciers moeten meer energie produceren. Hiervoor moeten extra investeringen gedaan worden in (duurzame) energievoorzieningen. Een andere reden waardoor de energieprijzen 2013 een stuk hoger zijn is omdat de overheid extra energiebelasting gaat heffen (vanaf 1 januari 2013) en omdat de btw is toegenomen van 19% naar 21%. Daarbij komt ook dat de overheid een nieuwe energiebelasting gaat invoeren, namelijk de kolenbelasting van 1% en zo moeten we allemaal meer gaan betalen voor energie. Keurmerk Wij adviseren om in 2013 het Keurmerk Veilig & Schoon te behalen, dit brengt ook jaarlijkse kosten met zich mee die wij in de begroting hebben opgenomen. Plan van aanpak De Kreek, blad 11
5. Hoe organiseer je een helder verschil tussen operationeel, tactisch en strategisch management? De organisatie De tweede benadering is organisatorisch; de vraag van de gemeenteraad is immers: wat moet er gebeuren om MFC De Kreek om te zetten naar een organisatie die continuïteit biedt voor haar bezoekers en medewerkers en financiële stabiliteit voor de gemeente? Het doorlopen van de drie fasen ten aanzien van de financiering en exploitatie van De Kreek leidt tot een andere organisatievorm, die zich specifiek richt op het doelmatig organiseren van de activiteiten in De Kreek. Deze organisatie heeft tot doel het optimaal uitvoeren van het (sport)beleid van de gemeente. De gemeente kan hiervoor een budgetsubsidie beschikbaar stellen met prestatieafspraken. De prestatieafspraken worden vastgelegd in een budgetsubsidieovereenkomst. De prestatieafspraken en daaraan gerelateerd de hoogte van de subsidie, worden jaarlijks door de Raad vastgesteld. Het doel van de nieuwe organisatie van De Kreek, het optimaal uitvoeren van het gemeentelijk (sport)beleid, geeft de noodzaak aan van een organisatie die dicht tegen het gemeentelijk apparaat aan ligt, dat echter haar eigen bevoegdheden, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden kent. Concreet betekent dit dat er een nieuwe juridische rechtspersoon moet komen die de exploitatie van De Kreek voortzet. Dit kan vergaande gevolgen voor de medewerkers hebben. Op ons advies is er dan ook een Personeels VerTegenwoordiging (PVT) opgericht door de medewerkers van De Kreek, zodat de informatie-uitwisseling tussen bestuur en medewerkers gegarandeerd is. Op hoofdlijnen zijn er drie mogelijkheden en een variant op deze drie, om tot een nieuwe opzet van exploitatie van De Kreek te komen: 1. De exploitatie blijft in een (nieuwe) stichting, deze overgang is vrij neutraal, er is sprake van overgang van onderneming de nieuwe stichting neemt alle rechten en plichten (arbeidsovereenkomsten) integraal over. 2. Een commerciële exploitant verkrijgt de exploitatie via een aanbesteding, dit is een ingewikkeld proces, juridisch gezien is een aanbesteding niet verplicht, dit is een (politieke?) keuze van het college of de Raad. Wordt echter wel voor een aanbesteding gekozen, dan moet aan alle Europese richtlijnen worden voldaan. Dit is een proces dat veel inzet en deskundigheid vraagt van het gemeentelijk apparaat en dat vergaande gevolgen kan hebben voor de medewerkers en de wijze van exploiteren. Bij een nieuwe exploitant die de exploitatie verkrijgt na een aanbesteding is ook sprake van overgang van onderneming, hoewel de gemeente de voorwaarden in de aanbestedingsstukken vast zal moeten leggen. Normaal gesproken wordt door de exploitant een B.V. opgericht. Aandeelhouder van deze B.V. is de moederorganisatie. 3. Een gemeentelijk sportbedrijf neemt de exploitatie over, deze externe verzelfstandiging biedt mogelijkheden voor een breder kader. Dit bedrijf kan eventueel ook andere sportvoorzieningen in de gemeente exploiteren en in de toekomst (regionale) intergemeentelijke taken op zich nemen. Ook hier is een B.V. vaak aan de orde, deze kan opgericht worden door de gemeente, waarbij de gemeente aandeelhouder is, maar een commerciële exploitant kan dit ook faciliteren. Er is hier ook sprake van overgang van onderneming. 4. Een variant is om aparte onderdelen van De Kreek volgens één van de eerste drie mogelijkheden te privatiseren, bijvoorbeeld het zwembad privatiseren bij een commerciële exploitant en de zalen onder beheer van een stichting brengen. Er kan echter een wezenlijk verschil zijn tussen de subsidierelatie van de gemeente met de B.V. s. De B.V. kan geheel voor eigen rekening en risico exploiteren, de gemeente is in eerste instantie niet betrokken bij winst of verlies binnen de B.V.. De gemeente kan ook een open eind subsidierelatie met de B.V. hebben, winst of verlies wordt dan verrekend met het subsidiebedrag. Afhankelijk van de subsidierelatie en het aandeelhouderschap, varieert ook de zeggenschap van de gemeente in de B.V.. Bij alle drie de mogelijkheden wegen de volgende aspecten mee: - gemeentelijke sturing, - maatschappelijke functie, - marktgerichtheid, Plan van aanpak De Kreek, blad 12
- innovatie en productontwikkeling, - effectiviteit/efficiency, - stabiliteit en continuïteit, - (financiële) risico's, - regionale samenwerking. Afhankelijk van de lokale situatie kan aan ieder aspect een wegingsfactor worden meegegeven en een meer of minder positief kenmerk aan ieder van de drie beheersvormen. Naar onze mening zullen een commerciële exploitant en een gemeentelijk sportbedrijf de opties zijn die het meest tegemoet komen aan de door de gemeente gestelde uitgangspunten. Een stichting scoort minder op gemeentelijke sturing, bestuursverantwoordelijkheid, stabiliteit en continuïteit, alle drie de opties worden echter uitgewerkt. Zowel bij de organisatie van een commerciële exploitant als een gemeentelijk sportbedrijf is het operationele, tactisch en strategisch management functioneel gescheiden. Een manager is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken, een (statutair) directeur doet het tactisch management en adviseert een Raad van Commissarissen of een Raad van Beheer ten aanzien van de besluitvorming over het strategisch beleid. Deze functiescheiding is bij deze organisatie vorm (een B.V.) wettelijk verplicht. Een gemeentelijk sportbedrijf kan zich laten ondersteunen door een Shared Services Center en hiermee de nodige expertise in huis halen voor exploitatie van sportvoorzieningen, hiermee wordt ook een duidelijke fysieke functiescheiding bereikt, die ook de continuïteit borgt. Naast operationele zaken kan de gemeente de uitvoering van meer sport gerelateerd beleid opdragen aan de nieuwe organisatie voor De Kreek, bijvoorbeeld sportstimulering en accommodatiebeleid. Tot slot kan in de nieuwe situatie de mogelijkheid van samenwerking met de gemeente Zaltbommel onderzocht worden, het zwembad sluit daar per 2016. De voor- en nadelen van deze drie opties en de variant en eventuele aanvullende opties die de gemeente inbrengt, worden tijdens de bestuurlijke overgangsperiode in 2013 door het bestuur, de gemeente en de adviseurs uitgewerkt. Verwacht wordt dat hierbij beperkte, meer specifieke, externe deskundigheid nodig is (juridisch, fiscaal). Deze kosten zijn nu nog niet in te schatten en dus niet opgenomen in de begroting. Plan van aanpak De Kreek, blad 13