Verslag van de raad van bestuur van de erkende Gemeentelijke Cultuurraad Beveren op woensdag 16 december 2015-20 uur - polyzaal 2 Ter Vesten Aanwezig: Kris Deckers, voorzitter Hilde Reyniers, cultuurbeleidscoördinator, secretaris Johan Smet, schepen van Cultuur Hendrik Deckers, Cecile D Hollander, Bart Hendrickx, Bert Jacobs, Anita Morjaen, Luc Van Broeck, Mieke Van Hove, Roland Van Kemseke, Eric Van Oevelen Verontschuldigd: Diane Scheerders, Gerda Vlegels 1. Verwelkoming door Kris Deckers, voorzitter De voorzitter verwelkomt de aanwezigen op de laatste vergadering van de RVB van dit kalenderjaar. Er kwamen verontschuldigingen van Gerda en Diane. De voorzitter overloopt de grootste / belangrijkste activiteiten sinds de vorige vergadering, per PCR. Kieldrecht concert Con Brio percussie, ca. 200 personen aanwezig AV met optreden van Con Brio Aanstaande zaterdag kerstconcert: koor samen met muziekvereniging Nieuwjaarsviering i.s.m. koopkern Haasdonk Groot concert op 08/12 met de koorknapen van Plovdiv in de kerk van Haasdonk / Tip naar volgend jaar: duidelijk vermelden waar en wanneer kaarten verkrijgbaar zijn. Verrebroek Kerstmarkt Concert van de Verrekopers samen met Barbara Dex, ca. 200 aanwezigen Kallo Kerstmarkt door het Feestcomité Boomplanting met Gezinsbond, een 90-tal aanwezigen Melsele Kerstmarkt volgend weekend, vnl. tentoonstelling in de kerk, o.a. over kerststallen van Jan Holvoet en met werk van de fotoclub Vrasene Vrijdag 18/12 concert in Vrasene 2. Goedkeuring en opvolging verslag 18/11/2015 door Kris Deckers, voorzitter De voorzitter overloopt kort het verslag. Een groot aantal punten komt terug op de agenda vandaag. Levensloop Er zijn gesprekken aan de gang voor een volgende editie. De sportraad communiceerde dat Beveren volgend jaar opnieuw Levensloop zal organiseren. Het zou het WE van 22/10 zijn. Marleen zal dit verder opvolgen voor de GCR en contacteert hiervoor de overkoepelende organisatie. Nocturne Dit krijgt wellicht een vervolg. Een mogelijke locatie is nog niet bekend. De PCR-Beveren volgt dit verder op. Bert, Anita en Cecile houden ons op de hoogte.
verslag RVB 2015-12-16_kd 2. Sint-Maarten Richard Willems ging het Beverse Sint-Maartendossier toelichten in Padua. Het dossier werd ontvankelijk verklaard, waardoor Beveren inmiddels erkend is als Sint-Maartengemeente. Richard zal dit op een toekomstige vergadering verder komen toelichten. Voorstel om dit in de februarivergadering in te plannen. Hilde neemt contact op. 11 juliviering De onderhandelingen lopen niet zo vlot als gehoopt. De rockband heeft een technische fiche bezorgd, waaruit blijkt dat dit niet mogelijk zal zijn in Kieldrecht. Cleymans en Van Geel zijn niet beschikbaar. Walrus is intussen geboekt door Ter Vesten. Cecile zoekt verder naar andere mogelijkheden. De datum van de vorige vergadering was 06/10; dat staat fout in het verslag. De RVB keurt het verslag goed, zonder verdere opmerkingen. 3. Stand van zaken financiën door Luc Van Broeck, penningmeester De penningmeester overloopt de stand van zaken van de rekening. Er werden facturen betaald voor Sabam voor de parkconcerten in het najaar en er was een rekening van het CultuurCafé voor het drankje tijdens de RVB van 18/11. De penningmeester geeft ook aan dat er contact was met de KBC om een kleine wijziging te laten aanbrengen op de rekening. Dit heeft als gevolg dat er geen kosten moeten aangerekend worden op de rekening zelf. 4. Stand van zaken website + opvolging zitavond 14/12 door Bart Hendrickx Bart en Hendrik zaten op 14/12 samen met een aantal verenigingen. Uit de vergadering komt naar voren dat het altijd interessant om de visie van de vereniging te kennen. Door constructief samen te zitten en de punten te overlopen kunnen steevast een aantal zaken uitgeklaard worden. De verenigingen die vragen hadden, werden inmiddels gehoord. M.u.v. Markant Melsele, waarmee een gesprek werd ingepland op 13/01/16. De programmeur van de website van de cultuurraad heeft facturen binnengebracht voor de aanpassingen en voor de jaarlijkse kosten: domeinnaam + hosting. Samen 65,- euro / per jaar. Inmiddels is ook de doorkoppeling van de gemeentelijke website naar de website van de GCR in orde. Er wordt nog aan de programmeur gevraagd om een hoofding met secretariaatsgegevens en logo te voorzien. Bart en Hendrik bieden de mogelijkheid aan om per PCR een demo van ca. 30 minuten te voorzien. Op 11/01 is PCR-Vrasene aan de beurt. 5. Stand van zaken en voortgang werkgroepen (beknopt) A/ Sint-Maarten Anita volgt dit op voor de GCR. B/ WG Straatnamen Het voorstel van de nieuwe straatnaam Hedwige de Ligne zal gevolgd worden door de gemeente. Dit werd door de GR principieel beslist, maar dit moet eerst nog uitgehangen worden voor er een definitieve bevestiging komt. C/ WG Infrastructuur opvolging Huis Lombaert / OC Boerenpoort Huis Lombaert Bert licht toe dat er een vergadering heeft plaatsgevonden met de scholengemeenschap en de schepenen van Cultuur en Onderwijs. Er zou op termijn nog gebruik gemaakt kunnen worden van Huis Lombaert. Een paar bedenkingen: overdag niet, s avonds wel. Principieel kan er samengewerkt worden, maar in de realiteit ziet het er al helemaal anders uit. Er zullen ook klaslokalen voorzien worden vanaf september 2016. De PCR heeft hier nog vragen bij. De voorzitter heeft al een paar concrete vragen gesteld m.b.t. 2 data. Zowel 6 januari als 25 januari kunnen niet, tenzij om 17 uur. Het is de bedoeling dat de leden van de RVB een plaatsbezoek kunnen brengen. De PCR-Beveren drukt haar bezorgdheid uit naar de toekomst. Alle 80 aangesloten verenigingen moeten de kans krijgen om hun werking verder te kunnen zetten.
verslag RVB 2015-12-16_kd 3. De reserveringen zullen in de toekomst op diverse niveaus moeten gebeuren: zowel op het Leerhof als op Hof ter Welle als op kasteel Cortewalle. Werken met 3 agenda s voor de Beverse culturele verenigingen zou wel eens complex kunnen worden. Voorstel om dit nog eens op te nemen door de PCR, samen met Kris, schepen Smet en Peter Lambers en dan concrete afspraken te maken. D/ WG 11 juliviering 2016 stand van zaken Cecile volgt dit verder op. E/ ArtuBe 2016 stavaza medewerking verenigingen / terugkoppeling overleg 15/12 De deadline van inschrijving voor de verenigingen is intussen voorbij. Er zijn 5 bevestigingen: Beverse Dansgroep, Salta OKRA Vrasene, Koor Acantus, Big Band Waesiana, Jeugdorkest Kunst & Vreugd. De verenigingen worden nog extra gecontacteerd, waardoor de teller d.d. 18/12 inmiddels op 7 staat. Ook KET en Jeugdorkest JEP uit Kieldrecht hebben bevestigd. Intussen is de promotiemachine via FB alweer opgestart. Verenigingen die meewerken, worden gevraagd om ook foto s en filmpjes van hun voorbereidingen door te sturen, zodat de promotiekanalen optimaal kunnen gestoffeerd worden. Deel deze info gerust met de leden van uw vereniging: https://www.facebook.com/artubebeveren/ F/ Parkconcerten 2016 inplanning inschrijvingen Er zijn op dit moment 2 inschrijvingen binnen. We proberen alle weekends tussen 15 mei en 15 september te vullen, om een mooi zomers programma aan het publiek aan te kunnen bieden. Hilde belegt nog een vergadering om dit verder af te spreken, en een spreiding over de 3 locaties vast te leggen. Er wordt ook nagekeken of er samenwerking mogelijk is op Hof ter Saksen, tijdens Kunst- Montmartre. 6. Projectwerking: uitgelichte punten A/ WAK 2016 Beveren terugkoppeling overleg 14/12 (Bert licht toe) Op maandag 14/12 was er een eerste vergadering met de verenigingen. Er vertrekt deze week nog een tweede promotieronde, met deadline op 13/01/16. Hopelijk levert dit nog wat extra inschrijvingen op. Alle secundaire scholen worden gevraagd om mee te werken aan een cadrave exquise. De vraag om medewerking van de scholen moet nog vertrekken. Dit wordt ook geagendeerd op het scholenoverleg van Ter Vesten van januari. Kris neemt het voorstel naar scholen alvast mee. Er zouden containers gevraagd worden via MLSO, hierover zijn gesprekken bezig. De thema s die MLSO voorstelt zijn haven en polder en groen Dit moet wel weerspiegeld worden in de kunstwerken. Met Stefaan Provoost werd afgesproken om op 12, 14 en 15/01 plaatsbezoeken te doen in het centrum. Liesbeth De Vos werd gevraagd naar inbreng van poëzie. Zij zal hierover met Bert contact opnemen. De Beverse filmclub organiseert in het paasverlof een WS met jongeren, waarvan het resultaat in de WAK te zien zal zijn. B/ Viering 20 jaar Ter Vesten krijtlijnen BBQ en wandelroutes PCR (overleg 03/12) De werkgroep kwam samen op 3 december. Kris overloopt de conceptnota, die we als bijlage bij het verslag meesturen. Nog enkele aanvullingen bij het verslag: - Ter Vesten voorziet een tegemoetkoming in de kosten voor de BBQ, zodat de prijs voor volwassenen en kinderen respectievelijk 10 en 5 euro zal bedragen. - Bert geeft aan dat het Nelekoor zeker wil deelnemen. Kunnen we de koren van de andere gemeenten ook betrekken? - Streetband Kieldrecht wordt ook gevraagd. - Voor het uitstippelen van de wandelroutes is het aangewezen om apart samen te komen. Kandidaten: Bert, Roland, Hendrik, Kris, Marleen en Hilde. De datum wordt vastgelegd op 29/02 om 19u, voorafgaand aan de vergadering van de RVB. We koppelen aansluitend terug naar alle bestuursleden.
verslag RVB 2015-12-16_kd 4. 7. Briefwisseling / mededelingen (cultuurbeleid / vzw GCC / Bib) Het secretariaat ontving volgende briefwisseling Aanvraag tot toetreding van De Passanten Dit is een nieuwe vereniging met zetel in Beveren die als doel heeft woord en literatuur onder de mensen te brengen. De vereniging startte haar werking op 29/01/15 en kan dus ten vroegste vanaf 29/01/16 opgenomen worden. De aanvraag is conform het reglement en kan dus door de RVB geadviseerd worden. De RVB adviseert positief voor toekomstige aansluiting bij de cultuurraad. Dit wordt verder op het college geagendeerd na 29/01. Afrekening Vlinders & Co Eerder dit jaar gaf de RVB positief advies m.b.t. het ingediende dossier voor culturele uitwisseling. Intussen werd het afrekeningsdossier binnengebracht. Dit is getoetst aan het reglement en conform bevonden. De RVB geeft positief advies om ook de afrekening op het college te brengen. Jaarverslag Vrienden met Militaire Voertuigen De vereniging Vrienden met Militaire Voertuigen bracht laattijdig een activiteitenoverzicht binnen op het secretariaat. Er werd een activiteitenoverzicht ingediend. De samenstelling van bestuur ontbreekt. De RVB stelt voor om de samenstelling van bestuur alsnog op te vragen en de vereniging te vragen om hun gegevens aan te vullen op de website van de GCR. Een toelage voor 2016 kan niet meer voorzien worden. Als de vereniging in 2016 tijdig haar dossier indient, kan er op basis van het reglement opnieuw een toelage worden ingeschreven voor 2017. Brief uitnodiging WG Kunsten De WG kunsten kwam samen op 10/12. De schepen licht een aantal zaken toe m.b.t. de voorziene restauraties van beeld De Visser uit Doel en beeld van Georges Staes in het park van Cortewalle. Er werd ook gesproken over een mogelijke fotoreportage door Lieven Nollet in de gevangenis. Momenteel krijgt de fotograaf geen toestemming voor dit project. Ook de evaluatie van Beeldig Hof ter Saksen kwam aan bod en de plaatsing van een kunstwerk voor OC De Verre. Dit laatste wordt teruggekoppeld naar de PCR-Verrebroek. Ter info wordt meegedeeld dat het reglement bepaalt dat kunstenaars professioneel of semiprofessioneel moeten zijn om deel te kunnen nemen, dus een zelfstandigenstatuut moeten kunnen voorleggen. De werkwijze is zo dat de werkgroep een lijst van kunstenaars aanschrijft om een voorstel in te sturen. Terugkoppeling werkgroepen De terugkoppeling vanuit de diverse werkgroepen naar de RVB van de GCR moet goed gebeuren. Sommige werkgroepen komen niet frequent samen. Dat geldt bv. voor de WG Kunsten en de WG Erfgoed. Beide werkgroepen maken deel uit van de werking van de vzw van het cultuurcentrum. De vraag wordt gesteld of er binnen de huidige werking van de programma-vzw (die als taak heeft om de schouwburgprogrammatie op te volgen) ruimte is om dit op te nemen. In het verleden werden deze werkgroepen in de schoot van de vzw steeds voorgezeten door de voorzitter van de cultuurraad. Aangezien dit sinds de start van deze legislatuur niet meer zo is, is er ook minder intense terugkoppeling naar het secretariaat en het bestuur van de GCR. De schepen stelt voor om dit op een apart overleg te bespreken en hiervoor samen te komen met Ben, Kris en Hilde en evt. de collega s die het secretariaat van de werkgroepen doen. Hilde volgt dit op. Reglementen Er komt een aparte vergadering op 23/02 om 16 uur in Ter Vesten. Werkgroep reglementen: statuten en huishoudelijk reglement. Met Bert, Kris, Luc, Roland, Cecile, Hilde. Bart geeft vooraf feedback door. Ook andere bestuursleden die opmerkingen of aanvullingen hebben, kunnen deze vooraf doorsturen naar het secretariaat. Toelichting door de schepen Schepen Johan Smet licht kort het dossier van Hof ter Welle toe. Op dit ogenblik ziet de situatie er goed uit. We zijn op schema. De ruwbouw is afgewerkt en de werken schieten goed op. Wellicht zal de afronding van de werken tegen eind 2016 kunnen gebeuren.
verslag RVB 2015-12-16_kd 5. 8. Varia en rondvraag Berichten vanuit de PCR Haasdonk Vraag van Acantus: hoe wordt de promotie van verenigingen opgenomen De verspreiding van promotie door het secretariaat van de GCR gebeurt zoals vroeger voor de brieven: enkel die documenten die ofwel op vraag van het gemeentebestuur ofwel op vraag van de RVB van Ter Vesten of van de cultuurraad worden aangebracht, worden rechtstreeks aan alle culturele verenigingen bezorgd. Alle andere promo wordt enkel naar het bestuur van de PCR gestuurd. De PCR kunnen dan op hun beurt verder doorsturen. Samenwerkingen met het gemeentebestuur die niet expliciet worden gecommuniceerd naar het secretariaat worden niet opgevolgd. De eerste stap naar promotie is het invoeren van de activiteit op de UiTdatabank. Dit gebeurt door de vereniging zelf. Indien de invoer tijdig is gebeurd, dan komt dit ook op de digitale agenda van de gemeentelijke website, en komt het ook in het dag-aan-dag overzicht in de activiteitenbijlage bij Onze Gemeente. De te respecteren deadlines hiervan worden op de gemeentelijke website geplaatst. Mag de infrastructuur van Hof ter Saksen gevraagd worden door verenigingen uit Haasdonk? De schepen licht toe dat er onderhandelingen zijn over de uitbating van het domein. Zolang er nog geen afspraken zijn, kan er aan de groendienst gevraagd worden om de ruimtes te gebruiken. Beheer rekening PCR Waarvoor worden de budgetten specifiek gebruikt en hoe gebeurt de controle hierop? Er is een bedrag voorzien voor elke PCR. Dit wordt opgevolgd door de PCR zelf; idealiter plaatst elke PCR op de bestuursvergadering telkens ook een puntje financiën op de agenda. De middelen komen bij de PCR. De inkomsten gaan rechtstreeks naar de gemeente. De vroegere rekeningen van de WG infrastructuur komen nu samen op 1 rekening, nl. van de PCR. Dit wordt nog eens opgenomen en besproken op de WG reglementen. Melsele Reserveringen Het reserveringsformulier is aangepast. De bepaling vzw culturele centra is weggehaald. Andere PCR checken best ook eens of dat bij hen ook het geval is. Anders best zo snel mogelijk aanpassen. Vormingplus Vormingplus is weg op de gelijkvloerse verdieping en heeft nu het secretariaat op de 1 ste verdieping. Filmclub De Beverse Filmclub heeft een videokanaal op YouTube, waar bezoekers veel filmpjes van lokale gebeurtenissen kunnen raadplegen. Bv. over de Aardbeifeesten, Sint-Maarten, de Bloemenmarkt, Neem zeker zelf ook een kijkje: https://www.youtube.com/channel/ucb5mppz1dcr0afgwzlafnxw Digitalisering De PCR maakt een afspraak met de gemeentelijke informaticadienst voor een demonstratie m.b.t. het internet in OC Boerenpoort. Beveren Feestvergadering Bert vraagt aan alle aanwezigen om in te schrijven tegen 6/01. De vergadering start om 18.30 uur in Ter Vesten, tot 19.30 uur. Vanaf 19.45 uur worden we verwacht in Huis Bosman in de kleine feestzaal. Aankondiging activiteit Gezinsbond Beveren organiseert opnieuw een ontmoeting met Leen Persijn. Op 07/01 komt zij met haar programma Hola, zomaar oma naar Beveren. Secretariaat Op zondag 31/01 is er in het kader van de Poëzieweek 2016 een Podium in de Bib gepland. Het gezelschap De Passanten brengt samen met enkele kopstukken van Nomad Swing een hommage aan Brel en Gainsbourg. Echt een aanrader. Een uitnodiging volgt begin januari.
verslag RVB 2015-12-16_kd 6. 9. Data volgende vergaderingen RVB op 13/01 om 18.30u in Ter Vesten RVB op 29/02 om 19u wandelroutes en aansluitend om 20u RVB in Ter Vesten De volgende vergadering van de RAAD VAN BESTUUR werd vastgelegd op 13 januari 2016 om 18.30 uur in polyzaal 2 van Ter Vesten. Secretariaat Gemeentelijke Cultuurraad Beveren p/a Gravenplein 2, 9120 Beveren 03 750 10 05 secretariaat.cultuurraad@beveren.be Secretaris: Hilde Reyniers