VERGADERING VRIJ 27 JANUARI 2012

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "VERGADERING VRIJ 27 JANUARI 2012"

Saskia Veenstra
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 VERGADERING VRIJ 27 JANUARI 2012 Plaats: Thuis bij de familie Borghys Piersstraat Kontich om 20.45u Aanwezig: Borghys Wim Braem Stefan De Backer Peter Hendrickx Karin Janssens Tamara Van Caeseele Maïka Agenda: 1. Goedkeuring vorig verslag 2. Kasverslag 3. Bepalen Campings Standaard brief opmaken om naar campings te sturen 5. Eventuele deelname aan de 2de handsbeurs Pasar 6. Datum volgende vergadering 7. Varia 1. Goedkeuring vorig verslag Verslag werd door iedereen goedgekeurd 2. Kasverslag Bank: 274,85 (Opstartpremie nieuwe kampeerclub kosten rekening) Kas: - 42 (Activering webruimte kchappykids.be bij one.com) 3. Bepalen Campings 2012 Hemelvaart Pinksteren Periode: donderdag 17/05/2012 tot en met maandag 28/05/2012 Camping: Oostappen Vakantiepark Zilverstrand te Mol (B) Contact personen: Wim Borghys & Stefan Braem - Nog in onderhandeling / prijs nog niet bevestigd 1

2 PN te betalen aan de camping: xx PN te betalen door de kampeerder: xx (leden) / xx (niet leden) (opleg kampeerder = 1 verschil in prijs voor leden/niet leden = 2) Werkingsgeld: 13 Inschrijvingsbedrag: xx (leden) / xx (niet leden) - Betalen en inschrijven vóór 1 mei à 1,5 maand op voorhand het aantal kinderen doorgeven aan Wim, die gaat navragen bij Haribo of we een snoeppakket kunnen verkrijgen. Zomeren op de schatberg Periode: zaterdag 11/08 -> zondag 26/08/2012 Camping: De Schatberg ***** te Sevenum (NL) Contact personen: Wim Borghys & Stefan Braem PN te betalen aan de camping: 12,5 PN te betalen door de kampeerder: 15 (leden) / 17 (niet leden) Werkingsgeld: 13 Inschrijvingsbedrag: 73 (leden) / 81 (niet leden) - Betalen en inschrijven vóór 1 augustus Floréade te Sevenum met busvervoer aangeboden door de Camping Griezelen op Halloween Periode: zaterdag 27/10/2012 tot en met zondag 04/11/2012 Camping: Libéma Vakantiepark Beekse Bergen te Hilvarenbeek (NL) Contact personen: Stefan Braem & Peter De Backer - Incl. zwembad / 10A (nog te onderhandelen of we plaatsen met distributie kunnen krijgen) PN te betalen aan de camping: 21 (excl. Toeristenbelasting = 1,5 PN/PP) PN te betalen door de kampeerder: 22 (leden) / 24 (niet leden) (excl. Toeristenbelasting = 1,5 PN/PP) Werkingsgeld: 10 (op basis van 4 personen) Inschrijvingsbedrag : 120 (leden) / 130 (niet leden) (incl. Toeristenbelasting) - Betalen en inschrijven vóór 13 oktober 2012 Kerstvakantie Onder voorbehoud 2

3 Er is nog momenteel nog geen reactie van de aangeschreven campings. Ten laatste in maart wordt er beslist of er eventueel een vakantie wordt georganiseerd in Recreatie Hengelhoef te Limburg (B) Periode: woensdag 26/12/2012 tot en met woensdag 02/01/2013 Camping: Contact personen: Stefan Braem & Wim Borghys PN te betalen aan de camping: xx PN te betalen door de kampeerder: xx (leden) / xx (niet leden) Werkingsgeld: xx Inschrijvingsbedrag: xx (leden) / xx (niet leden) - Betalen en inschrijven vóór 1 december Standaardbrief opmaken om naar campings te sturen Mail sturen naar directie om afspraak te maken ter plaatse gaan om afspraken te maken Voorbeeld mail (zie bijlage 1) 5. Eventuele deelname aan de 2 de handsbeurs Pasar Onze kampeerclub krijgt een stand op de 2 de handsbeurs van Pasar op zondag 4 maart 2012 in Mechelen. Volgende bestuursleden kunnen aanwezig zijn: - Wim (enkel voormiddag) - Karin (volledige dag) - Stefan en Maïka (volledige dag) - Peter (enkel namiddag) - Navragen of de medewerkers Lieven en Carla aanwezig kunnen zijn Voorbereidingen: - Kleurplaten (100 st) uitprinten - Lolly s voor de kinderen - Vlag KC Happy Kids: nakijken om deze te bestellen / afmetingen: 0,9x1,5m - Flyers met de vakanties / informatie KC Happy Kids - Foto s uitprinten van vakanties met kinderen om stand aan te kleden 6. Datum volgende vergadering De volgende vergadering gaat door op 20 april 2012 om 19u bij Stefan Braem thuis. Adres: 7. Varia Bepalen kilometer vergoeding bij prospectie nieuwe campings 3

4 Kilometer vergoeding: 0,12 /km De gereden kilometers moeten per mail bevestigd worden aan de penningmeester. Wanneer een vakantie doorgaat op één van deze campings wordt de kilometer vergoeding afgetrokken van het werkingsgeld (= administratieve kosten) Opstellen huishoudelijk reglement: Alle bestuursleden kijken na welke punten vermeld moeten worden in het huishoudelijk reglement. Deze worden op de volgende bestuursvergadering nagekeken en vastgelegd. - Verzekering leden / niet leden Vermelden bij elke activiteit op de website: Deze activiteit is onder toepassing van het huishoudelijk reglement Uw inschrijving is voldaan na betaling van het voorschot Programma 2013: 1. Vergadering april: voorstellen doen voor de vakanties campings kiezen 2. Contact opnemen met de gekozen campings 3. Vergadering september: Definitieve kalender opstellen Alle mails die gestuurd worden naar info@kchappykids moeten doorgestuurd worden naar het secretariaat. Extra vermelding op de website: Voor vragen ivm kampeervakantie, gelieve zich te melden bij het bestuur. Algemeen: Omschrijving aanpassen van onze kampeerclub Kamperen met (klein-) kinderen / Kamperen met kinderen en kleinkinderen -> Kamperen met kinderen Maken algemeen visitekaartje Voorzijde: logo Achterzijde: namen en contactgegevens van de bestuursleden 4

5 Bijlage 1 Beste, Ons even voorstellen... wij zijn de kampeerclub HAPPY KIDS die weekends en korte vakanties organiseren voor gezinnen met kinderen. Onze regionale club is een onderdeel van de nationale PASAR werking. Zowel het programma als de campings worden geselecteerd op basis van kind- en gezinsvriendelijkheid. Mijn collega's en ik hebben al jarenlang ervaring in het begeleiden van groepen. Onze bedoeling is de mensen een toffe camping aan te bieden met een aangepast programma. Ook wordt er rekening gehouden met de horeca om deze bij het programma te betrekken. In het verleden hebben wij steeds gewerkt met een vaste prijs per nacht per caravan. De onbewoonde nachten waren gratis indien de stroomkabel werd verwijderd. Tot een aantal van 20 caravans was er steeds één begeleider gratis, bij een groter aantal twee begeleiders. De receptie proberen wij zoveel mogelijk te ontlasten door alles via de begeleiding te laten gaan. Ook de bewoonde nachten wordt door ons genoteerd waar u uiteraard een verslag van krijgt. Het afrekenen gebeurd cash op de laatste dag van de vakantie. De campings waar we met samenwerken worden gedurende een jaar vermeld op onze website met een link om jullie website te bezoeken. Zou het mogelijk zijn om met onze groep bij jullie te komen kamperen? Het zou om de periode gaan. Met vriendelijke groeten, 5

Vergelijkbare documenten

Badwater 2016-2017 - Harderwijk - De Sypel - De Woelwaters

Badwater 2016-2017 - Harderwijk - De Sypel - De Woelwaters Herfstvakantie Zomer vakantie 32 Maandag 8 augustus 2016 19:00-20:00 Dinsdag 9 augustus 2016 Woensdag 10 augustus 2016 19:00-20:00 Donderdag 11 augustus 2016 Vrijdag 12 augustus 2016 19:00-20:00 Zaterdag