Een toekomstig adequaat zwembadaanbod in de gemeente Leidschendam-Voorburg Fase I: Analyses van huidige zwembaden Verkennend onderzoek Gemeente Leidschendam-Voorburg Grontmij Marktplan Houten, 1 oktober 2009
Verantwoording Titel : Een toekomstig adequaat zwembadaanbod in de gemeente Leidschendam-Voorburg Subtitel : Fase I: Analyses van huidige zwembaden Projectnummer : Referentienummer : 273598 Revisie : Datum : 1 oktober 2009 Auteur(s) : R.P. Geritan E-mail adres : robin.geritan@grontmijmarktplan.nl Gecontroleerd door : Paraaf gecontroleerd : Goedgekeurd door : Paraaf goedgekeurd : Contact : De Molen 36-40 3994 DB Houten Postbus 119 3990 DC Houten T +31 30 634 48 00 F +31 30 635 00 70 info@grontmijmarktplan.nl www.grontmijmarktplan.nl Pagina 2 van 31
Inhoudsopgave 1 1.1 Fase I... 5 Opdrachtformulering... 5 1.2 1.3 Plan van Aanpak?... 5 Geconsulteerde personen... 6 1.4 1.5 De onderzoeksobjecten... 6 Verantwoording exploitatiegegevens Forum Kwadraat... 6 1.6 Vergelijking met kengetallen... 6 2 2.1 Analyses van exploitatieresultaten... 7 Inleiding... 7 2.2 2.3 Exploitatieresultaten per zwembad... 7 Kostenverdeling per zwembad... 7 2.4 Vergelijking met andere zwembaden... 8 2.5 Verloop van exploitatieresultaten... 8 3 Analyses van opbrengsten en -categorieën... 10 3.1 Inleiding... 10 3.2 Ontwikkeling van ontvangen en verwachte bezoekaantallen... 10 3.3 Bezoekvergelijking met soortgelijke zwembaden... 10 3.4 Beoordeling van bezettingsgraad en openstellingroosters... 12 3.5 Beoordeling van tarieven en mogelijkheden voor harmoniseren... 13 3.6 Beoordeling van de effectiviteit en efficiency van de horeca... 15 3.7 Samenvatting van (potentiële) exploitatieverbeteringen... 15 4 Analyses van kosten en -categorieën... 16 4.1 Inleiding... 16 4.2 Exploitatiekosten... 16 4.3 Sluiten van het openluchtbad... 18 4.4 Samenvatting van (potentiële) exploitatieverbeteringen... 18 5 Analyses van zwembadbeheer... 19 5.1 Inleiding... 19 5.2 Analyses van het beheer van de zwembaden... 19 5.3 5.4 Analyses van de bedrijfsvoering en organisatie... 21 Samenvatting van resultaten en aanbevelingen... 23 6 Externe ontwikkelingen... 24 6.1 Inleiding... 24 6.2 Effecten op zwembadbehoefte als gevolg van geografische ligging... 24 6.3 Ontwikkeling van zwembadenaanbod in de regio... 24 6.4 Ontwikkelingen in bevolkingsopbouw en woningbouw, leerlingenprognoses... 25 6.5 Zwem(bad)specifieke trends en ontwikkelingen... 25 7 Consultatie van deskundigen... 27 7.1 Inleiding... 27 7.2 Enquête onder verenigingen en gebruikersgroepen... 27 7.3 De Fluit: bedrijfsleiding en personeel... 28 7.4 Forum Kwadraat: bedrijfsleiding en personeel... 28 Pagina 3 van 31
8 8.1 Hoofdlijnen voor het vervolg... 29 Inleiding... 29 8.2 Wensen en behoefte aan een binnenbad en buitenbad... 29 8.3 8.4 Kwaliteit en kwantiteit huidige zwembaden - toekomstige behoefte... 29 Implicaties van huidige beheervorm en aspecten bij alternatief beheer... 30 8.5 8.6 Exploitatieperspectief bij gelijkblijvende zwembaden en -beheer... 31 Vertrekpunt voor nader uitwerken van toekomstscenario s... 31 8.7 Scenario s om uit te werken in de volgende fase... 31 Bijlage 1: Overzicht van exploitatieresultaten 2008 Bijlage 2: Criteria Keurmerk Veilig & Schoon Pagina 4 van 31
1 Fase I 1.1 Opdrachtformulering Grontmij Marktplan onderzoekt een toekomstig adequaat zwembadaanbod in de gemeente Leidschendam-Voorburg. Dit onderzoek is toegespitst op het beantwoorden van de vragen: voldoen de zwembaden Forum Kwadraat en De Fluit nog aan de huidige en toekomstige maatschappelijke behoeften en gewenste kwaliteit? op welke wijze kan en moet het beleid van gemeente Leidschendam-Voorburg inzake beide zwembaden worden geharmoniseerd? Beantwoording van deze vragen dient te resulteren in realistische, betrouwbare en bruikbare informatie voor het door de gemeente formuleren van een toekomstvisie op de zwembaden. 1.2 Plan van Aanpak? Onderstaand is het Plan van Aanpak op hoofdlijnen in beeld gebracht. Het voorliggend rapport behandelt de eerste vier delen. De overige delen (Fase) zijn beschreven in een apart rapport. Analyses van zwembadexploitaties Analyses van zwembadbeheer Externe ontwikkelingen Terugkoppeling Vaststellen van nader uit te werken scenario s Toekomstig beheer van zwembaden Financiële en maatschappelijke consequenties Alternatieven bij het ontwikkelingsproces Samenvattend vergelijk mogelijke toekomstscenario s Oplevering eindrapport Pagina 5 van 31
Fase I 1.3 Geconsulteerde personen Tijdens Fase I zijn hiernavolgende personen geconsulteerd: Mw. K. Weemstra, gemeente Leidschendam-Voorburg; W. de Bruijn, gemeente Leidschendam-Voorburg; P. Lauret, gemeente Leidschendam-Voorburg; Teamleider de heer T. Kok, zwembad De Fluit; Mw. R. van der Reijden, zwembad De Fluit; Mw. E. van Vliet, zwembad De Fluit; N. den Hamer, zwembad De Fluit; W. List, zwembad De Fluit; Mw. E. Schelling, Forum Kwadraat; Mw. E. Jansen, Forum Kwadraat; Mw. W. Toorenburg, Forum Kwadraat. Daarnaast is een enquête uitgevoerd onder verenigingen en gebruikersgroepen van beide zwembaden. De resultaten van deze enquête zijn met hen besproken op 8 juli 2009 tijdens een informatieavond. Hoofdstuk 7 geeft hierover nadere informatie. 1.4 De onderzoeksobjecten De zwembaden De Fluit en Forum Kwadraat zijn onderling zeer verschillend: zwembad De Fluit, is een multifunctioneel zwembad, bestaande uit een binnenbad (recreatief bassin, wedstrijdbassin, instructiebassin) en buitenbad (recreatief bassin en ligweide); zwembad Forum Kwadraat bestaat uit een wedstrijdbad binnen een multifunctioneel complex. Zwembad De Fluit heeft 1.750 m 2 zwemwater, waarvan 1.020 m 2 buitenwater. Het zwembad is in 1970 gebouwd en in 1992 gerenoveerd. Eigendom en beheer van dit zwembad zijn in handen van de gemeente. Zwembad Forum Kwadraat heeft 380 m 2 overdekt zwemwater. Het zwembad is begin jaren 90 gebouwd. Het eigendom van dit zwembad berust bij ArBeKo, een samenwerkingsverband van 3 pensioenfondsen, het beheer van dit zwembad is geprivatiseerd. 1.5 Verantwoording exploitatiegegevens Forum Kwadraat De analyses voor zwembad Forum Kwadraat zijn uitgevoerd op basis van de aangereikte jaarrekeningen. Deze jaarrekeningen laten echter geen resultaten zien naar de accommodatiedelen zwembad/sporthal/horeca/zalen binnen Forum Kwadraat. Op basis van de ervaringen van de adviseur is een globale toerekening van exploitatieresultaten gemaakt naar zwembad Forum Kwadraat, als object van onderzoek. Deze globale toerekening is besproken met een vertegenwoordiger van Forum Kwadraat, operationeel manager mevrouw E. Schelling. Zij heeft de toerekening bevestigd, na nuancering van de verdeling naar kostenposten. Deze nuancering is door Grontmij Marktplan verwerkt, waarna de analyses zijn uitgevoerd. 1.6 Vergelijking met kengetallen Grontmij Marktplan voert jaarlijks ongeveer 200 opdrachten uit. Het merendeel daarvan heeft betrekking op de exploitatie van uiteenlopende zwemvoorzieningen. De informatie over de exploitaties wordt beheerd in het Marktplan Accommodatie Analyse Systeem (MAAS). Deze specifieke informatie heeft bruikbare kengetallen opgeleverd voor een vergelijking met de zwemvoorzieningen van de gemeente Leidschendam-Voorburg (Fase I). Pagina 6 van 31
2 Analyses van exploitatieresultaten 2.1 Inleiding Dit hoofdstuk inventariseert en analyseert de volgende gegevens: exploitatieresultaten en gemeentelijke kosten per zwembad; een verdeling van toe te rekenen kosten per zwembad; een vergelijking van het resultaat met andere baden; historisch en verwacht verloop van de resultaten. Dit hoofdstuk toont in de volgende paragrafen telkens delen van de volledige exploitatieresultaten. Een gedetailleerd overzicht van de volledige exploitatieresultaten is opgenomen in bijlage I. In onderstaande tabellen zijn de gegevens in de vierde en vijfde kolom telkens gedempt weergegeven. Deze kolommen zijn een detaillering van exploitatieresultaten van zwembad De Fluit naar enerzijds binnenbad en anderzijds buitenbad. 2.2 Exploitatieresultaten per zwembad Basis zijn de exploitatieresultaten en gemeentelijke kosten voor de zwembaden van 2008. 2008 is het laatst bekende afgesloten boekjaar, waarover exploitatie van De Fluit en Forum Kwadraat heeft plaatsgevonden. Exploitatieresultaat en gemeentelijke kosten zwembaden (in euro s, afgerond) Inkomsten Forum Kwadraat De Fluit waarvan overdekt waarvan openlucht Totaal twee zwembaden exploitatieresultaat -133.000-1.302.000-1.092.000-211.000-1.435.000 Gemeentelijke kosten -527.000-1.541.000-1.287.000-255.000-2.068.000 Het exploitatieresultaat van de twee zwembaden samen bedraagt ruim - 1,4 miljoen, dit is exclusief groot onderhoud, huurkosten en exploitatiebijdrage, huurkosten voor Forum Kwadraat en kapitaallasten voor De Fluit. Rekening houdend met genoemde kosten komen de totale gemeentelijke kosten voor beide zwembaden samen op afgerond 2,1 miljoen. 2.3 Kostenverdeling per zwembad Onderstaande tabel toont dezelfde resultaten als in bovenstaande tabel, maar dan in procenten: dit geeft aanvullend inzicht in de onderlinge kostenverdeling. Kostenverdeling per zwembad Inkomsten Forum Kwadraat De Fluit waarvan overdekt waarvan openlucht Totaal twee zwembaden exploitatieresultaat 9% 91% 76% 15% 100% Gemeentelijke kosten 25% 75% 62% 12% 100% Gemeentelijke kosten De meeste kosten (75%) komen voor rekening van zwembad De Fluit. Bedacht moet echter worden dat zwembad De Fluit sterk afwijkend is van zwembad Forum Kwadraat en dat bovendien 50% van het tekort van De Fluit wordt veroorzaakt door aan het zwembad toegerekende kosten vanuit het gemeentekantoor ( 4.2 gaat hier op in). 62% van de gemeentelijke zwembadkosten kan worden toegekend aan het binnenbad van De Fluit en 13% aan het buitenbad. Dit laatste percentage lijkt laag, maar staat in relatie met een aanzienlijk korter gebruiksgenot (openstelling: 3,5 maand). Pagina 7 van 31
Analyses van exploitatieresultaten 2.4 Vergelijking met andere zwembaden Of een zwembad goede of slechte resultaten behaalt, is vast te stellen door het exploitatieresultaat te vergelijken met dat van soortgelijke zwembaden in vergelijkbare gemeenten. Kosten voor groot onderhoud, kapitaallasten en huurkosten blijven dan buiten beschouwing, omdat deze een objectieve vergelijkbaarheid belemmeren. Een objectieve vergelijking vindt plaats door de dekkingsgraad. De dekkingsgraad geeft aan in hoeverre exploitatieopbrengsten de exploitatiekosten dekken. De dekkingsgraad van de zwembaden in Leidschendam-Voorburg ten opzichte van vergelijkbare baden is: 100% 80% 82% 60% 48% 40% 36% 38% 25% 20% 0% Forum Kwadraat De Fluit binnenbad buitenbad beide zwembaden Vergelijkbare zwembaden hebben een dekkingsgraad van circa 60% tot 80%, combibaden scoren normaal gesproken iets gunstiger binnen deze bandbreedte dan overdekte zwembaden. Uit de figuur komt naar voren dat zwembad Forum Kwadraat een financieel gunstige exploitatie heeft. Zwembad De Fluit scoort financieel ongunstiger dan gemiddeld. Deze score wordt voor een groot deel veroorzaakt door de substantiële toegerekende kosten vanuit het gemeentekantoor. Zonder deze kosten ontstaat voor zwembad De Fluit een dekkingsgraad van 58%. Bij een beoordeling van slechter of beter past terughoudendheid. Een financieel gunstige exploitatie zegt niets over de kwaliteit van de dienstverlening. Politiek bestuurlijke keuzes voor langdurige openstelling of lage tarieven kunnen een op het oog slechter financieel resultaat verantwoorden. Dat ligt anders als sprake is van bijvoorbeeld excessief hoge kosten voor schoonmaak, promotie of personeel. Verderop in dit onderzoek gaan wij hier nader op in. 2.5 Verloop van exploitatieresultaten Ook moet worden bedacht dat bovenstaande bevindingen een momentopname zijn. Het is daarom belangwekkend kennis te nemen van resultaten over een langere periode. Zo kan het exploitatieverloop worden gevolgd en een toekomstige ontwikkeling bij gelijkblijvend beleid voorzichtig in beeld worden gebracht. Onderstaande figuur toont over een langere periode het exploitatietekort van zwembad De Fluit. Exploitatietekort in euro s 2.000.000 1.600.000 1.200.000 800.000 400.000 0 1999 2001 2003 2005 2007 2009 2011 2013 2015 Pagina 8 van 31
Analyses van exploitatieresultaten Het exploitatietekort van zwembad De Fluit vertoont een oplopende lijn. In 2006 is deze lijn tijdelijk negatief beïnvloed door incidentele extra kosten als gevolg van renovatie. Het trekken van conclusies over komende resultaten dient te worden gerelativeerd, omdat niet bekend is wat de toekomst brengt. Wel laat het geprognosticeerde exploitatieverloop de indruk achter van een verder toenemend exploitatietekort. Een vergelijkbaar overzicht voor zwembad Forum Kwadraat is niet voldoende betrouwbaar te tonen, omdat benodigde gegevens daarvoor ontbreken. Pagina 9 van 31
3 Analyses van opbrengsten en -categorieën 3.1 Inleiding Het identificeren van uiterste verantwoorde verbeteringsmogelijkheden verloopt via een analyse van bezoek- en exploitatiecijfers. Tegen deze achtergrond komen vervolgens aan de orde: ontwikkeling van reeds ontvangen en te verwachten bezoekaantallen; een bezoekvergelijking met bezoekers van soortgelijke zwembaden; een beoordeling van de bezettingsgraad en openstellingroosters; beoordeling van tarieven en mogelijkheden voor harmoniseren; beoordeling van de effectiviteit en de efficiency van de horeca; een samenvatting van (potentiële) exploitatieverbeteringen. 3.2 Ontwikkeling van ontvangen en verwachte bezoekaantallen De twee zwembaden in de gemeente Leidschendam-Voorburg ontvangen gemiddeld zo n 365.000 tot 385.000 bezoeken per jaar. Op basis hiervan zou je kunnen stellen dat iedere inwoner gemiddeld 5 keer per jaar naar een van de twee zwembaden gaat. Landelijk gezien ligt dit aantal vergelijkbaar. Zwembad De Fluit 300.000 Zwembad Forum Kwadraat 300.000 225.000 225.000 150.000 150.000 75.000 75.000 0 1999 2001 2003 2005 2007 2009 2011 2013 2015 0 1999 2001 2003 2005 2007 2009 2011 2013 2015 Over een langere periode verloopt de bezoekontwikkeling in een neergaande golf. Van invloed hierop is de leeftijd van beide zwembaden. Vooral zwembad De Fluit is verouderd, wat een negatief effect heeft op haar recreatieve aantrekkingskracht. Bovenstaande linkerfiguur laat nog een dip in het bezoekaantal van De Fluit in 2004 zien. Deze dip is veroorzaakt door brand. Bovenstaande trends zijn slechts indicatief: zo heeft recreatief zwemmen zich de afgelopen jaren ook landelijk negatief ontwikkeld en geregistreerde bezoekaantallen kunnen zijn beïnvloed door het tussentijds invoeren van 2x ½-uurlessen in plaats van uurlessen voor zweminstructie. 3.3 Bezoekvergelijking met soortgelijke zwembaden Onderstaande tabel toont eerst bezoekaantallen per bezoekcategorie over 2008. De huidige bezoekregistratie van verenigingen/groepen en onderwijsinstellingen binnen Forum Kwadraat toont geen exacte aantallen. Deze bezoekaantallen zijn door Grontmij Marktplan geraamd. Forum Kwadraat De Fluit waarvan binnenbad waarvan buitenbad Totaal twee zwembaden recreatief zwemmen 35.000 142.000 118.000 24.000 177.000 doelgroepactiviteiten 7.900 7.200 7.200 0 15.100 particuliere zweminstructie 29.000 38.000 38.000 0 67.000 verenigingen en groepen 32.000 30.000 30.000 0 62.000 onderwijsinstellingen 7.700 5.800 5.800 0 13.500 totaal zwembad (afgerond) 112.000 223.000 199.000 24.000 335.000 Pagina 10 van 31
Analyses van opbrengsten en -categorieën Bezoekvergelijking vindt plaats per zwembad en per bezoekerscategorie. Bij deze vergelijking betrekken wij de animocijfers van de betreffende bezoekcategorieën. Animocijfers geven aan hoe vaak per jaar potentiële bezoekers een zwembad bezoeken voor een specifieke activiteit. combibad De Fluit combibaden landelijk Animocijfers overdekt bad Forum Kwadraat overdekt bad landelijk recreatief zwemmen 3,7 2,4-3,4 1,0 1,3-1,9 doelgroepactiviteiten 0,2 0,4-1,0 0,2 0,3-0,9 particuliere zweminstructie 0,7 0,8-1,6 0,8 0,6-1,2 verenigingen en groepen 1,1 0,7-1,3 0,9 0,5-1,1 onderwijsinstellingen 0,2 0,5-1,1 0,2 0,5-1,0 totaal zwembad 5,9 4,8-8,4 3,2 3,2-5,2 Uit een nadere analyse komt als volgt naar voren. Zwembad De Fluit Recreatief zwemmen (overdekt en openlucht) Zeer hoge score Circa 30% bezoek van buiten gemeente Afnemend door veroudering aanbod Geen potentie bij gelijkblijvend aanbod Wel potentie bij vernieuwd aanbod Cruciale vraag: is recreatief zwemmen een gewenste activiteit voor subsidiëring? Doelgroepen Lage score Potentie van 50% meerbezoek bij vernieuwing van de zwemactiviteiten Voorwaarde: een op de zwemactiviteiten toegespitste personeelsinzet Potentieel meerbezoek: 2.800 bezoeken Particuliere zweminstructie Enigszins lage score Wachtlijst voor zwemlessen 1 bij zwembad: 1,0 tot 1,5 jaar bij vereniging: 1,5 tot 2,0 jaar Potentie van 10% tot 25% meerbezoek bij Efficiëntieverbetering groepsgrootte (gemiddeld 12 leerlingen per actieve les) Zwemlessen op zaterdagochtend en licht verbeterde programmering doordeweeks Potentieel meerbezoek: 8.000 bezoeken Verenigingen en groepen Gemiddeld tot hoge score Geen potentie voor substantieel meerbezoek Scholen Geen potentie voor meerbezoek vanwege afschaffen schoolzwemmen (geen kerntaak) Huidig bezoek betreft specifieke regeling voor wijkschool De Springplank/vangnetzwemmen Zwembad Forum Kwadraat Recreatief zwemmen Lage score Beperkte recreatieve waarde zwembad Gepositioneerd als gespecialiseerd bad voor banenzwemmen Als gespecialiseerd bad voor banenzwemmen een optimaal bezoekresultaat Geen substantiële potentie voor meerbezoek Doelgroepen Enigszins lage score Enige potentie van meerbezoek door invoeren meer eigentijdse zwemactiviteiten. Fors meerbezoek wordt belemmerd door gebouwspecifieke kenmerken Potentieel meerbezoek: 500 bezoeken Particuliere zweminstructie Gemiddelde score Wachtlijst voor zwemlessen 2 9 maanden tot 1,5 jaar Enige potentie door optimaliseren rooster. Fors meerbezoek wordt belemmerd door gebouwspecifieke kenmerken Potentieel meerbezoek: 1.000 bezoeken Verenigingen en groepen Als bij De Fluit Scholen Als bij De Fluit 1 2 Bron: bedrijfsleiding / zwemverenigingen. Bron: bedrijfsleiding / receptie. Pagina 11 van 31
Analyses van opbrengsten en -categorieën 3.4 Beoordeling van bezettingsgraad en openstellingroosters Gebruiksintensiteit van zwembaden in relatie tot beschikbare zwemwater capaciteit Een indicatie voor het bepalen van een hoge of lage bezetting bij een zwembad ontstaat door het in relatie brengen van de beschikbare capaciteit aan zwemwater in m 2 met het aantal zwembadbezoeken per gebruiksuur. De Fluit binnen buiten Forum Kwadraat Landelijk norm recreatief 23,7 m 2 13,7 m 2 12,0 m 2 6-12 m 2 overig 9,6 m 2 -- 7,4 m 2 4-10 m 2 Naar voren komt dan dat zwembad De Fluit boven de landelijk gemiddelde norm scoort. De indruk kan hierbij ontstaan dat er sprake is van overcapaciteit aan zwemwater. Uit nadere beoordeling blijkt echter, dat de hoge scores voor De Fluit vooral positief worden beïnvloed door ruime openstellingtijden. Zwembad Forum Kwadraat scoort vergelijkbaar met de landelijke norm, maar dit zwembad is, vooral qua recreatief aanbod, niet vergelijkbaar met De Fluit. Relatie tussen openstellingtijden en wensen en behoeften van bezoekers De openstellingtijden van beide zwembaden kunnen worden getypeerd als traditioneel en beproefd, met onder andere particuliere zweminstructie aan het eind van de middag, zwembadgebruik door verenigingen tijdens de avonden en de vroege ochtenden, et cetera. De Fluit positioneert zich vooral als recreatief zwembad is in ruime mate open voor recreatief zwemmen. Dit is maatschappelijk aantrekkelijk en wordt positief gewaardeerd, getuige de recreatieve bezoekaantallen; Het openluchtbad van De Fluit is open van eind mei tot september. De bedrijfsleiding van De Fluit heeft eerder geëxperimenteerd met ruimere openstellingtijden voor het buitenbad, maar de belangstelling hiervoor is beperkt gebleken. Het zwembad is eind april gebruiksklaar, zodat het kan worden opengesteld bij goed weer en animo bij bezoekers. Kortom: gericht op de wensen van potentiële bezoekers. Zwembad Forum Kwadraat positioneert zich als zwembad voor zwemsport, zweminstructie en banenzwemmen. Zo is het zwembad vier ochtenden per week al om 7.00 uur open voor banenzwemmen. Normaal gesproken geen financieel aantrekkelijk tijdstip, wel maatschappelijk aantrekkelijk. Gebruiksintensiteit van zwembaden in relatie tot de openstellingtijden - De Fluit - Zwembad De Fluit heeft gemiddeld 17 bezoekers per bassin per uur. Dit is laag in vergelijking tot wat in de branche gebruikelijk is: ten minste 25 bezoekers per uur per bassin. Op basis hiervan ligt efficiëntieverbetering voor de hand door activiteiten met een laag zwembadbezoek terug te dringen. Doordat zwembassins afzonderlijk afsluitbaar zijn, is exclusieve openstelling van specifieke bassins mogelijk. Als gevolg hiervan kan de personele inzet worden verminderd en een efficiëntieslag worden gemaakt. Hieruit voortkomende verbeteringen zijn afhankelijk van de mogelijkheid om personeel elders in te zetten. - Forum Kwadraat - Forum Kwadraat heeft bijna 35 bezoekers per uur per bassin. Exploitatietechnisch is dit verantwoord. Horizontale programmering van openstellingroosters Bij horizontale programmering heeft een opstellingrooster een voor bezoekers herkenbare structuur. In de praktijk komt het erop neer dat gelijke activiteiten op gelijke momenten beginnen en eindigen. Beide zwembaden hanteren horizontale programmering en dat is goed. Bij beide zwembaden valt echter op dat het rooster nog enkele onbezette momenten kent. Pagina 12 van 31
Analyses van opbrengsten en -categorieën - De Fluit - Vooral van toepassing op de zaterdagmorgen. Dan kan particuliere zweminstructie worden gegeven, zodat de wachtlijst afneemt en de maatschappelijke functie van het zwembad toeneemt. Door het zwembad is aangegeven dat het zwembad moeite heeft om geschikte zweminstructeurs te werven en in te zetten. Dit is een in de branche bekend verschijnsel. - Forum Kwadraat - Forum Kwadraat heeft ook nog enkele mogelijkheden om het rooster te optimaliseren ten gunste van extra zwemlessen (bijvoorbeeld zogenoemde turbolessen), die de wachtlijst terugdringen en extra inkomsten genereren. Multifunctioneel zwembadengebruik en mogelijkheden voor optimalisering Beide zwembaden kunnen in onze optiek meer multifunctioneel worden ingezet door het programmeren van nieuwe eigentijdse doelgroepactiviteiten. - De Fluit - Gedacht kan worden aan bijvoorbeeld aquafitness, maar ook aan het innoveren van bestaande doelgroepactiviteiten, zoals het invoeren van Fifty-Fit (in plaats van het huidige Meer Bewegen van Ouderen). - Forum Kwadraat - De accommodatie kent enige beperkingen, zodat bijvoorbeeld aquasteps moeilijker uitvoerbaar is. Aquaspinning vereist weer een investering, die moet worden terugverdiend. Nadere oriëntaties op nieuwe kansrijke zwemactiviteiten liggen voor de hand. 3.5 Beoordeling van tarieven en mogelijkheden voor harmoniseren Tariefhoogte in relatie tot tarieven van soortgelijke zwembaden in de regio Het betreft een beoordeling van de gemiddeld gewogen tarieven voor recreatief zwemmen, doelgroepen en particuliere zwemlessen. Gemiddeld gewogen tarief: opbrengsten per bezoekcategorie gedeeld door het hierbij behorende bezoekaantal. Dit tarief houdt rekening met onderling afwijkende tariefstructuren en aan bezoekcategorieën verbonden extra opbrengsten, bijvoorbeeld inschrijfkosten voor zwemles. Het gemiddeld gewogen tarief wijkt af van voor de klant herkenbare tarieven en maakt onderzoektechnisch een zuivere vergelijking mogelijk. De Fluit Forum Kwadraat Landelijk Recreatief Doelgroepen Particuliere zweminstructie 2,90 4,20 3,60 3,10 4,20 8,50 3,00-4,00 3,50-5,00 5,00-9,50 - Recreatief zwemmen - Zwembad De Fluit hanteert een laag tarief, zeker in relatie tot haar recreatieve productaanbod. In vergelijking met soortgelijke zwembaden is in onze optiek een tariefaanpassing met +10% maatschappelijk aanvaardbaar. Bij deze tariefverhoging reiken wij het volgende aan: tariefverhoging kan vrijwel volledig plaatsvinden door het terugdringen van de huidige hoge kortingen bij de 10-baden kaarten (17%) en vooral 30-badenkaarten (32%); voorgesteld wordt het vervangen van genoemde meerbaden kaarten door een 12 badenkaart (met korting van 8,5%) en 25-badenkaart (met kortingen van 12%); potentiële exploitatieverbetering: afgerond 35.000,--. Het tarief van Forum Kwadraat beoordelen wij als in evenwicht met het productaanbod. - Doelgroepen - De tarieven van de zwembaden De Fluit en Forum Kwadraat zijn marktconform. - Particuliere zweminstructie - De gemiddeld gewogen tarieven van De Fluit ( 3,60) en Forum Kwadraat ( 8,50) wijken onderling sterk af. Mede als gevolg hiervan zijn ook de opbrengsten voor particuliere zweminstructie verschillend: 291.000,-- voor Forum Kwadraat en 91.000,-- voor De Fluit. Pagina 13 van 31
Analyses van opbrengsten en -categorieën Het tarief van zwembad De Fluit is maatschappelijk aantrekkelijk maar heeft wel zijn prijs. De uiteenlopende tariefstelling leidt markttechnisch niet tot problemen, maar is in onze optiek ongewenst, vooral in relatie tot de gemeentelijke betrokkenheid bij beide publieke zwembaden. Wij zijn van mening dat het verhogen van het gemiddelde tarief van De Fluit van 3,60 tot de onderkant van de bandbreedte, zijnde 5,00, maatschappelijk aanvaardbaar is. Potentiële exploitatieverbetering: 53.000,--. Aandachtspunten: gelet op de forse tariefverhoging geven wij hiervoor een gefaseerde invoering hiervan in overweging (bijvoorbeeld tariefverhoging over een periode van 3 jaar); in zwembad De Fluit wordt ook elementaire zwemles gegeven door twee zwemverenigingen. Nadere afspraken met deze zwemverenigingen moeten worden gemaakt over de tariefstelling (overigens beoordelen wij het geven van zweminstructie door de verenigingen als negatief uit overwegingen van concurrentie, kwaliteit en imago). Verenigingen/groepen en overig instructiegebruik Wij beoordelen het tarief dat verenigingen voor een uur zwembadgebruik moeten betalen in relatie tot de kostprijs van een uur zwembadgebruik. Deze kostprijs baseert zich op de exploitatiekosten per bassin per uur. De kostprijs voor overig instructiegebruik houdt rekening met aanvullende inzet van 2 zweminstructeurs. De Fluit Forum Kwadraat Per uur Huidig tarief kostprijs Huidig tarief kostprijs Verenigingen Instructiegebruik 86,00 114,00 107,00 153,00 134,00 n.b. 97,00 147,00 Bij De Fluit komt naar voren dat de kosten van een uur zwembadgebruik niet worden gedekt door het tarief dat de verenigingen/groepen daarvoor betalen. Overwogen zou kunnen worden om de tarieven voor De Fluit te doen stijgen, zodat ten minste de hiermee samenhangende exploitatiekosten worden gedekt. Dat zou echter ook betekenen dat onderling afwijkende tarieven voor verenigingen van De Fluit en Forum Kwadraat gehandhaafd blijft. Maatschappelijke effecten van harmoniseren van zwemtarieven Tariefverhoging heeft consequenties voor gebruikers en is per definitie maatschappelijk onaantrekkelijk. Echter, ook kan worden gerefereerd aan een gelijkblijvend maatschappelijk rendement zolang bezoekaantallen aanhouden en niet afnemen. De voorgestelde tariefverhogingen blijven binnen de marges van de prijselasticiteit, wij verwachten geen bezoekafname ondanks de voorgestelde tariefverhoging. Bij een forsere tariefverhoging verwachten wij wel negatieve maatschappelijke effecten. Mogelijkheden om tarieven te harmoniseren Het harmoniseren van tarieven kan wenselijk zijn voor zwemactiviteiten die vergelijkbaar zijn (gelijk productaanbod) en waarbij sprake is van sterk verschillende tarieven: recreatief zwemmen: het productaanbod in De Fluit en Forum Kwadraat is onvergelijkbaar; doelgroepactiviteiten: de tarieven voor doelgroepactiviteiten zijn als vergelijkbaar; particuliere zweminstructie: wij stellen gefaseerde tariefverhoging voor, voor de tarieven van De Fluit. Volledig harmoniseren van deze tarieven achten wij aan de orde na nadere besluitvorming over het toekomstige beheer van de twee zwembaden; verenigingen/groepen: de tarieven zijn al vergelijkbaar; instructiegebruik: voorgesteld wordt dit tarief op termijn te verhogen. Grontmij Marktplan adviseert om bij maatregelen voor tariefverhoging en/of het harmoniseren van tarieven te zorgen voor adequate communicatie hierover. Pagina 14 van 31
Analyses van opbrengsten en -categorieën 3.6 Beoordeling van de effectiviteit en efficiency van de horeca - De Fluit - Zwembad De Fluit heeft een horecapunt bij het recreatieve bassin. De exploitatie van dit horecapunt is uitbesteed op basis van een overeenkomst met een looptijd van 10 jaar. De expiratiedatum van deze overeenkomst is onlangs gepasseerd. Hiermee blijft de huidige horeca-aanpak vooralsnog ongewijzigd. De horecapacht van 6.450,-- is overigens marktconform en vormt geen substantiële verliespost (het maximaal horeca-rendement ramen wij bij een efficiënte bedrijfsvoering op 8.800,--. De risico s moeten dan zelf worden gedragen). - Forum Kwadraat - De horeca van Forum Kwadraat blijft buiten beschouwing, omdat deze niet specifiek zwembadgericht is maar ook dienst doet voor de sporthal en de overige ruimten. 3.7 Samenvatting van (potentiële) exploitatieverbeteringen Onderstaande samenvatting van potentiële exploitatieverbeteringen zijn indicatief en bij optimaal beheer en management. De Fluit Forum Kwadraat Potentieel meerbezoek: Doelgroepen (2.800 bezoeken * 4,20) Part.zweminstructie (8.000 * 2,40) 11.800,-- 19.200,-- Potentieel meerbezoek: Doelgroepen (600 bezoeken * 4,20) Part.zweminstructie (1.000 * 8,50) 2.500,-- 8.500.-- Optimaliseren openstellingrooster (sluiten bij activiteiten met weinig bezoek) pm Tariefverhoging Recreatief zwemmen Particuliere zweminstructie 35.000,-- 53.000,-- Potentiële exploitatieverbeteringen 119.000,-- 11.000,-- Totaal: 130.000,-- Deze exploitatieverbeteringen zijn ten opzichte van de resultaten van 2008. Bij het uitwerken van toekomstscenario s spelen nog andere aspecten een rol, zoals een fluctuerende bezoekontwikkeling, met name bij het recreatief zwemmen. Pagina 15 van 31
4 Analyses van kosten en -categorieën 4.1 Inleiding Publiek maatschappelijke voorzieningen zoals zwembaden zijn in de regel verliesgevend. Dat betekent dat de kosten voor instandhouding en exploitatie hoger zijn dan de opbrengsten. Bij de analyses van kosten en -categorieën gaat het onderzoek in op: exploitatiekosten voor zwembad De Fluit en Forum Kwadraat; samenvatting van (potentiële) exploitatieverbeteringen. 4.2 Exploitatiekosten Kosten voor onderhoud - De Fluit - Zwembad De Fluit is een enigszins verouderd zwembad. Verouderde zwembaden hebben normaal gesproken hogere onderhoudskosten dan zwembaden met een lagere leeftijd. De onderhoudskosten voor zwembad De Fluit bedragen over 2008 175.000,--. Op basis van de meerjaren onderhoudsplanning van zwembad De Fluit zijn de aankomende jaren gemiddelde onderhoudskosten voor De Fluit te verwachten van 220.000,-- (inclusief verwachte kosten voor onderhoud en vervanging van inrichting). Dit is 45.000, -- meer dan in 2008. - Forum Kwadraat - De kosten voor klein onderhoud zijn voor rekening van de exploitant en bedragen momenteel 72.000,--. Op basis van door ons geraamde vervangingskosten voor een nieuw zwembad zijn adequate kosten voor klein onderhoud 60.000,-- tot 80.000,--. Een nadere beoordeling van de volledige kosten voor het volledige onderhoud kan plaatsvinden na het verschijnen van een actuele MOP. Deze komt beschikbaar in de tweede helft van 2009. Kosten voor energie en water - De Fluit - De kosten voor energie zijn bij De Fluit relatief hoog. Dit wordt gedeeltelijk verantwoord door de leeftijd van het complex en het recreatieve karakter van het zwembad. Recreatieve baden hebben een hoger energieverbruik dan baden die gericht zijn op zwemsport en instructie. De kosten voor het waterverbruik zijn (over meer jaren) eveneens hoog. Deels wordt dit verklaard door maatregelen vanwege legionella (meer spoelen) en deels door het hanteren van variabele waterniveaus in het wedstrijdbad en instructiebad. Het achterwege laten van dit laatste betekent dat kosten worden bespaard maar ook dat enkele activiteiten niet meer kunnen worden georganiseerd. - Forum Kwadraat - Voor een beoordeling van het energie- en waterverbruik van Forum Kwadraat ontbreken de benodigde gegevens. Aangegeven is dat de watertemperatuur voor het wedstrijdbad regelmatig wordt aangepast aan de bezoekers (medisch zwemmen vraagt een hogere temperatuur dan verenigingen). Dit is kostenverhogend en kan alleen worden opgelost door bezoekcategorieën af te stoten of bij het inzetten van meer bassins (bij nieuwbouw van een zwembad). Pagina 16 van 31
Analyses van kosten en -categorieën Kosten voor personeelsinzet - De Fluit - Bij 223.000 bezoekers is een personeelsformatie van 19 fte ers enigszins ruim (11.000 per fte er). Deze verhouding wordt echter verantwoord door een ruime openstelling en het gelijktijdig open houden van het binnen- en buitenbad tijdens het zomerseizoen. De gemiddelde personeelskosten zijn 42.000,-- per fte, waar in de branche 38.000,-- tot 42.000, -- gebruikelijk is. Bij het optimaliseren van het rooster in combinatie met het met terugdringen van de ruime openstelling met 10% ramen wij een potentiële besparing op personeelskosten van 52.000,--. - Forum Kwadraat - Forum Kwadraat heeft circa 13.000 bezoekers per fte. Dit is enigszins laag in relatie tot de zwembadopenstelling en het overzichtelijke bad. Bij het verbeteren van de efficiency zijn de huidige personeelskosten van gemiddeld circa 39.000,-- per fte terug te dringen. Wij ramen de potentiële besparing op circa 39.000,--, voor zover de personele opbouw en interne organisatiestructuur van Optisport dit toelaat. Efficiëntere personeelskosten hebben inmiddels de aandacht van de bedrijfsleiding van Forum Kwadraat. Belastingen en verzekeringen De kosten van belastingen en verzekeringen bestaan uit een eigenaardeel en gebruikersdeel. Dit onderzoek besteedt hier verder geen aandacht aan omdat deze kosten niet beïnvloedbaar zijn en daardoor niet tot kostenvermindering kunnen leiden bij onwillekeurig welke maatregel. Communicatiekosten Voor effectieve communicatie wordt in de branche uitgegaan van een budget van circa 3,5% van de opbrengsten van recreatief zwemmen, doelgroepen en zwemlessen. - De Fluit - De jaarcijfers van De Fluit tonen communicatiekosten van 12.000,--. De gemeente biedt echter communicatieondersteuning, waarvoor kosten worden doorberekend, die niet zijn te kwantificeren. Op basis van de in de branche gehanteerde richtlijn ontstaat een adequaat communicatiebudget van 18.500,--. - Forum Kwadraat - Voor een beoordeling van de communicatiekosten van Forum Kwadraat ontbreken de benodigde gegevens. Overheadkosten - De Fluit - De gemeente ondersteunt De Fluit bij de dagelijkse bedrijfsvoering. Zij verricht ondersteuning op het gebied van beleid, administratie, (groen)onderhoud, personeelszaken, et cetera. De kosten voor deze diensten bedragen 773.000,-- en zij houden geen relatie met de geleverde ondersteuning. Binnen de huidige beheer- en organisatievorm is deze handelingswijze gebruikelijk. Van belang is te realiseren dat het gemeentelijke apparaat verantwoordelijk is voor 50% van de totale kosten die op het zwembad rusten. Eventuele besparingen op overheadkosten bij gemeentelijk beheer van De Fluit blijven buiten dit onderzoek. Overheadkosten in relatie tot mogelijke privatisering komen aan de orde in onderzoeksfase 2. Administratie en beheer - Forum Kwadraat - De ondersteuning en aansturing van Forum Kwadraat is in handen van Optisport. De kosten die hiermee verbonden zijn bedragen 52.000,--. Dit is een in de markt gebruikelijk bedrag. Pagina 17 van 31
Analyses van kosten en -categorieën Algemene en overige kosten De kantoorkosten en overige kosten geven bij beide zwembaden geen aanleiding voor nader commentaar. 4.3 Sluiten van het openluchtbad Een kostenbesparende maatregel is het sluiten van het openluchtbad van De Fluit. Deze maatregel levert geld op maar dringt de maatschappelijke functie van het zwembad terug: maatschappelijk effect 24.000 bezoekers per jaar kunnen niet meer bij het zwembad terecht voor zwemmen in de openlucht en voor openluchtrecreatie. In de omgeving zijn alternatieven voor natuurwater, op verdere afstand gelegen en niet zozeer als zwemwater bedoeld; financieel effect De gemeentelijke kosten voor het zwembad zijn momenteel circa 255.000, -- per jaar. Het sluiten van het openluchtbad levert echter geen besparing op van 255.000, -- maar naar verwachting van 90.000,-- tot 110.000,--. Wij gaan daarbij uit van het volgende: - voor het openluchtbad vervallen volledig de kosten voor energieverbruik, waterverbruik, personeelskosten (deze worden opgevangen door het niet meer gebruik maken van oproepkrachten), schoonmaak en klein onderhoud en andere exploitatiekosten; - voor het openluchtbad blijven kapitaallasten en kosten voor overhead voorlopig doorlopen. Dit zijn kosten die op termijn ook (kunnen) vervallen; - financieel profijt als gevolg van eventuele herbestemming van het openluchtbad terrein blijven buiten beschouwing. 4.4 Samenvatting van (potentiële) exploitatieverbeteringen Onderstaande samenvatting van potentiële exploitatieverbeteringen zijn indicatief en bij optimaal beheer en management. De Fluit Forum Kwadraat Onderhoud Extra onderhoud Personeel Terugdringen gebruiksrooster met 10% Openluchtbad Sluiting accommodatie - 45.000,-- 52.000,-- 100.000,-- Personeel Terugdringen personele inzet 39.000,-- Potentiële exploitatieverbeteringen 107.000,-- 39.000,-- Totaal: 146.000,-- Er vanuit gaand dat het buitenbad niet definitief wordt gesloten, bedraagt de potentiële exploitatieverbetering voor beide zwembaden samen geen 146.000,-- maar 46.000,-- ( 146.000,-- - /- 100.000,--). Bovenstaande exploitatieverbeteringen zijn ten opzichte van de resultaten van 2008. Bij het uitwerken van toekomstscenario s spelen nog andere aspecten een rol, zoals veranderende energietarieven en reguliere salarisverhogingen. Pagina 18 van 31
5 Analyses van zwembadbeheer 5.1 Inleiding Dit onderdeel werkt de hiernavolgende onderdelen uit: 1. analyses van het beheer van de zwembaden; 2. analyses van de bedrijfsvoering en organisatie; 3. samenvatting van resultaten en aanbevelingen. 5.2 Analyses van het beheer van de zwembaden Deze paragraaf beschrijft eerst de eigendomsverhoudingen rond de zwembaden en daarna de basis van het huidige zwembadenbeheer. Daaropvolgend volgt een analyse op hoofdlijnen. Eigendomsverhoudingen Betreft de onderlinge eigendomsverhoudingen tussen partijen met betrekking tot de zwembaden. Deze eigendomsverhoudingen bepalen wie enerzijds eigendomsverplichtingen en anderzijds huurder- en gebruikerverplichtingen moeten nakomen. Zwembad De Fluit In eigendom bij de gemeente Eigenaar- en gebruikerverplichtingen zijn voor rekening van de gemeente. Het volledige onderhoud is bij de gemeente ondergebracht Zwembad Forum Kwadraat Eigendomsrechten bij ArBeKo, een samenwerkingsverband van drie pensioenfondsen De accommodatie wordt van ArBeKo gehuurd op basis van een huurovereenkomst 3 Een garantieovereenkomst is van toepassing voor de beschikbaarstelling van het zwembad Gemeente stelt de accommodatie beschikbaar aan Optisport-Voorburg op basis van een zogenoemde nadere overeenkomst tussen gemeente en exploitant Eigenaar-, huurder- en gebruikerverplichtingen zijn voor rekening van verschillende partijen (zie verder onder Kritische factoren ) Basis voor beheer en exploitatie Betreft de formele afspraken tussen partijen op basis waarvan beheer en exploitatie van zwembaden plaatsvinden. Zwembad De Fluit Zwembad De Fluit vormt onderdeel van de gemeentebegroting. Exploitatievoorwaarden en bijdrage aan de exploitatie van het zwembad zijn in relatie hiermee geregeld Zwembad Forum Kwadraat Exploitatieovereenkomst, subsidieovereenkomst en nadere overeenkomst tussen de gemeente Leidschendam-Voorburg en Optisport-Voorburg BV. De looptijd van deze overeenkomsten is tot en met 31 december 2010 3 De looptijd van deze huurovereenkomst is tot 1 januari 2016. Pagina 19 van 31
Analyses van zwembadbeheer Beheervorm Betreft de organisatorische structuur op basis waarvan exploitatie en bedrijfsvoering van voorzieningen plaatsvinden en onderlinge verantwoordelijkheden zijn toegekend. Op hoofdlijnen zijn te onderscheiden: ( eigen ) gemeentelijk beheer intern verzelfstandigd beheer extern verzelfstandigd beheer geprivatiseerd beheer Zwembad De Fluit Gemeentelijk beheer Exploitatieresultaat 2008: exclusief resterende lasten: - 1.302.000,-- inclusief resterende lasten: - 1.541.000,-- Bijdrage voor 2008: in exploitatie en resterende lasten: 1.541.000,-- Tegenvallers zijn voor rekening van de gemeente Meevallers komen ten gunste van gemeente Zwembad Forum Kwadraat Geprivatiseerd beheer Exploitatieresultaat 2008: exclusief resterende lasten: - 133.000,-- inclusief resterende lasten: - 527.000,-- Bijdrage voor 2008: in exploitatie en resterende lasten: 527.000,-- Tegenvallers zijn voor rekening van de exploitant Meevallers komen ten gunste van de exploitant Kritische factoren bij huidige beheerafspraken Betreft opmerkelijkheden binnen de huidige beheerafspraken en relevante aandachtspunten ten aanzien van mogelijk alternatief beheer Zwembad De Fluit Zeggenschap over beheer en exploitatie berust volledig bij de gemeente. De exploitatie heeft een zogenoemd open eind. De gemeentelijke kosten voor het zwembad kunnen per jaar verschillen De teamleider is vrij om binnen de begroting bedrijfsmatig te exploiteren. Een stimulans voor efficiënt exploiteren ontbreekt, doordat financieel voordeel terugvloeit naar de gemeente De zwembadexploitatie is belast met overheadkosten van 773.000,--. Deze overheadkosten hebben geen relatie met de gemeentelijke ondersteuning voor het zwembad. Dit is belemmerend voor een zuivere zwembadexploitatie en dringt de motivatie voor efficiënt exploiteren terug. Geadviseerd wordt om de overheadkosten zoveel mogelijk te specificeren, separeren en zo mogelijk in relatie te brengen met de dienstverlening die in verband met de kosten in rekening worden gebracht Zwembad Forum Kwadraat Zeggenschap over beheer en exploitatie berust bij de exploitant. Deze exploitatie is risicodragend: de exploitant dient de exploitatie uit te voeren voor een vaste exploitatiebijdrage De exploitant is vrij binnen de hem gestelde exploitatievoorwaarden te handelen. Keuzes zijn gericht op financieel rendement voor de exploitant De exploitatieovereenkomst heeft geen artikel over risicodeling. Onbekend is wat in de praktijk gebeurt bij extra exploitatiekosten bijvoorbeeld als gevolg van stijgende energietarieven of noodzakelijke maatregelen door veranderende wet-/regelgeving In de exploitatieovereenkomst ontbreken harde prestatieafspraken. Bij onvoldoende presteren door de exploitant bestaat geen sanctionering Pagina 20 van 31
Analyses van zwembadbeheer Onderhoud Onderhoud is als volgt geregeld: klein onderhoud bij exploitant groot onderhoud binnenkant accommodatie bij gemeente, doorgelegd van eigenaar aan gemeente groot onderhoud buitenkant accommodatie bij eigenaar, uitvoering door eigenaar in handen gesteld van Meeùs Specifieke onderhoudtaken zijn niet gedetailleerd uitgewerkt. Niet volledig transparant is wie welke onderhoudstaken moet uitvoeren en bekostigen Ten behoeve van het toekomstig onderhoud heeft de gemeente onlangs opdracht verstrekt voor het opstellen van een meerjaren onderhoudsplan. Wij adviseren de gemeente het plan rekening te laten houden met werkzaamheden en kosten naar betrokken partijen, inclusief de inrichting Controlesysteem voor besteding van middelen voor onderhoud verdient nadere aandacht (valt, gelet op verkennend karakter van dit onderzoek, buiten de onderzoekskaders) 5.3 Analyses van de bedrijfsvoering en organisatie Deze paragraaf analyseert op hoofdlijnen de huidige bedrijfsvoering en organisatie van beide zwembaden. Ingegaan wordt op de mate van efficiency en effectiviteit van de bedrijfsvoeringen, de markt- en klantgerichtheid van de zwembadorganisaties, de (wel of niet) beschikbaarheid van de noodzakelijke instrumenten voor bedrijfsmatig exploiteren en de noodzaak om de sociale en fysieke veiligheid van de twee zwembaden te verbeteren. Bedrijfsvoering en organisatie Betreft de wijze waarop de dagelijkse bedrijfsvoering organisatorisch is geregeld Zwembad De Fluit Valt onder de afdeling Accommodaties. Deze afdeling maakt jaarlijks een begroting waaraan bestuurlijke goedkeuring moet worden gegeven. Teamleider en medewerkerteam verzorgen de operationele bedrijfsvoering. Zij worden ondersteund door diverse gemeentelijke afdelingen. Zwembad Forum Kwadraat Valt onder Optisport Voorburg BV. Deze BV legt verantwoordelijkheid af aan het college van B&W. Een bedrijfsleider en medewerkerteam verzorgen de operationele bedrijfsvoering. Zij worden, onder regie van een operationeel manager, ondersteund door exploitant Optisport Exploitaties Bedrijfsplan Vormt normaal gesproken de basis voor bedrijfsvoering en is dan leidraad voor exploitatie uitvoering. Het bedrijfsplan beschrijft opdracht, strategie, doelen en de wijze waarop deze doelen moeten worden gerealiseerd. Doelen die meetbaar zijn bevorderen het toetsen van behaalde prestaties. Dit maakt bijstelling van de bedrijfsvoering mogelijk en het biedt houvast voor bestuur, bedrijfsleiding en medewerkers Pagina 21 van 31
Analyses van zwembadbeheer Zwembad De Fluit Een bedrijfsplan is in ontwikkeling Zwembad Forum Kwadraat Forum Kwadraat heeft geen bedrijfsplan. De aanwezigheid en noodzaak van een bedrijfsplan voor het zwembad is ter beoordeling aan de exploitant. Hoofdlijnen van een bedrijfsplan: mission statement en beleidsuitgangspunten financiële en maatschappelijke doelstellingen marketingplan (en optimalisering bezetting) personeel & organisatie plan planning van onderhoud financieel management Markt- en klantgericht werken In dit kader speelt het marketingplan een rol, mede omdat hierin de marktbewerking wordt vastgesteld op basis van een interne en externe analyse (concurrentie, trends & ontwikkelingen en dergelijke). Het marketingconcept krijgt in deze fase vorm, inclusief ruimte voor dienstverlening afgestemd op de veranderde markt (ouderen, aqua-activiteiten, et cetera) Zwembad De Fluit Positionering Bepaald door het samenspel van recreatiezwemmen binnen én buiten, zwemsport en in mindere mate zweminstructie Klantgericht personeel Regelmatig staan cursussen markt- en klantgericht werken op het programma Klanttevredenheid onderzoek Houdt regelmatig klanttevredenheid onderzoeken en verwerkt resultaten hiervan in de marktaanpak Communicatiebudget Heeft de beschikking over een communicatiebudget en kan daar bovenop gebruik maken van gemeentelijke ondersteuning Zwembad Forum Kwadraat Positionering Bepaald door een beperkt productaanbod, vooral gericht op banenzwemmen, zwemsport en zweminstructie. Ondersteund door Optisport Exploitaties Klantgericht personeel Cursussen markt- en klantgericht zijn beschikbaar via Optisport Exploitaties Klanttevredenheid onderzoek Klanttevredenheid onderzoeken zijn enige tijd niet uitgevoerd Communicatiebudget Hanteert een communicatiebudget vergelijkbaar met soortgelijke voorzieningen Instrumenten voor bedrijfsvoering Betreft de noodzakelijke instrumenten om de bedrijfsvoering effectief en efficiënt te kunnen uitvoeren. Een adequate dagelijkse bedrijfsvoering baseert zich op managementinformatie. Het gaat dan om actuele en betrouwbare informatie over ontvangen bezoekers, opbrengsten, openstellingduur en personeelsinzet, energieverbruik, onderhoud, et cetera. De informatie maakt bijstellingen van de bedrijfsvoering mogelijk bij afwijkingen ten opzichte van de vooraf vastgestelde koers. De managementinformatie voortkomend uit het systeem bevordert tevens de rapportage aan het bestuur Zwembad De Fluit De invoering van administratie/kassa systeem V/Consyst vormt een belangrijke vooruitgang. Intensivering van gebruiksmogelijkheden is wenselijk bij een bedrijfsmatige zwembadexploitatie Zwembad Forum Kwadraat Gebruik wordt gemaakt van AMS. Basisgegevens zijn beschikbaar. Relevante managementinformatie is niet direct beschikbaar en wel wenselijk Pagina 22 van 31
Analyses van zwembadbeheer Sociale en fysieke veiligheid Betreft de noodzakelijke mate waarin de zwembaden de sociale en fysieke veiligheid van bezoekers en personeel kunnen waarborgen en de wijze waarop veiligheid onderdeel is van de bedrijfsvoering Zwembad De Fluit De Fluit heeft vooral last van bezoekers die de sociale veiligheid van andere bezoekers en het personeel negatief beïnvloeden. De medewerkers zijn toegerust op normale taken van toezicht, instructie en serviceverlening. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een protocol Vrolijk & Veilig (vanuit een samenwerking binnen Haaglanden) en te zijner tijd naar verwachting een gemeentelijk protocol Agressie& Veiligheid Zwembad Forum Kwadraat Forum Kwadraat heeft niet in het bijzonder last van aantasting van de veiligheid van bezoekers en medewerkers door andere bezoekers Grontmij Marktplan is voorstander van het Keurmerk Veilig & Schoon. Dit keurmerk toont aan dat binnen een zwembad bedrijfsprocessen voor veiligheid en hygiëne goed zijn geregeld en goed worden uitgevoerd. Een voordeel hiervan is dat een gemeente meer grip krijgt op het dagelijkse beheer van een zwembad. Het Keurmerk Veilig & Schoon is een door de branche ingestelde regeling 5.4 Samenvatting van resultaten en aanbevelingen Onderstaand zijn relevante resultaten en aanbevelingen samengevat. De Fluit Zwembadbeheer Overheadkosten zoveel mogelijk specificeren, separeren en zo mogelijk in relatie brengen met de dienstverlening die in verband met deze kosten in rekening worden gebracht Forum Kwadraat Zwembadbeheer Nader beoordelen van consequenties beëindiging exploitatieovereenkomst en nadere overeenkomst met Optisport (tot en met 31 december 2010) en huurovereenkomst met ArBeKo (tot en met 31 december 2015) Toevoegen van bepaling over risicodeling in de exploitatieovereenkomst (bijvoorbeeld bij stijgende energietarieven of veranderende wet-/regelgeving) Toevoegen prestatieafspraken en systeem van sanctionering bij onvoldoende presteren Nader beoordelen en specificeren van onderhoudverplichtingen, wijze van bekostiging en controle van besteding van middelen Bedrijfsvoering en organisatie Intensivering van gebruiksmogelijkheden kassa/ administratiesysteem ten behoeve van adequate managementinformatie en bedrijfsbijstellingen Stimuleren behalen/behoud van zwembadkeur Bedrijfsvoering en organisatie Werken met bedrijfsplan en regelmatig uitvoeren klanttevredenheid onderzoek (ter beoordeling van de exploitant) Stimuleren behalen/behoud van zwembadkeur Pagina 23 van 31