Uitvoeringsrichtlijnen Zorgregie 02 04 2015 UITVOERINGSRICHTLIJNEN ZORGREGIE 02.04.2015 1
Geachte mevrouw Geachte heer In het kader van de operationalisering van het besluit van de Vlaamse Regering van 17 maart 2006 betreffende de Zorgregie, werkte het VAPH in nauw overleg met de permanente cel zorgregie de uitvoeringsrichtlijnen zorgregie uit. Deze uitvoeringsrichtlijnen met inbegrip van de protocollen noodsituatie en urgentiecodering en de kwaliteitseisen zorgbemiddeling werden in één tekst gebundeld. De implementatie en bijsturing van de uitvoeringsrichtlijnen zorgregie is een stapsgewijs proces met permanent overleg en periodieke evaluatiemomenten. De uitvoeringsrichtlijnen zijn vanaf 1 januari 2008 van kracht en sinds begin februari 2009 zijn de webapplicatie zorgregie en de geïntegreerde databank actief om het proces te ondersteunen. In 2009 en 2010 werden de uitvoeringrichtlijnen grondig geëvalueerd. Dit mondde in 2011 uit in een wijzigingsbesluit zorgregie. In diverse omzendbrieven werden de aanpassingen en opgestarte toepassingen reeds toegelicht. In tussentijd werden er bijkomende afspraken en procedures uitgewerkt. Het VAPH wenst de uitvoeringsrichtlijnen in één document actueel bij te houden. Deze gecoördineerde versie bevat de wijzigingen tot en met het gewijzigde Besluit Zorgregie van 9 januari 2015, tot en met de omzendbrief Richtlijnen Flexibel Aanbod Meerderjarigen van 7 januari 2015 en tot en met de wijzigingen in de webapplicatie van 22 januari 2015. Ik dank alle personen uit alle geledingen van de sector die o.a. in de permanente cel zorgregie intensief aan de advisering en de operationalisering van de voorliggende tekst hebben meegewerkt. Ook in de toekomst blijft het VAPH, in nauw overleg met het werkveld, de zorgregie periodiek evalueren, verder bijsturen en concrete afspraken en richtlijnen verspreiden. James Van Casteren Administrateur-Generaal 2
1. Inhoud 1. Inhoud... 3 2. Definities... 5 3. Zorgvraagregistratie... 8 3.1 Wijzigingen n.a.v. Flexibel Aanbod Meerderjarigen... 9 4. Protocol toekenning van een urgentiecategorie... 10 4.1 Beschrijving van de urgentiecategorie... 10 4.2 Toekenning van de urgentiecategorie... 10 4.3 De urgentiecategorie voor zorgvragen met een huidige VAPH-ondersteuning... 10 4.4 Opvolging en wijziging van de toegekende urgentiecategorie... 11 5. Zorgbemiddeling... 12 5.1 Wat als er een onmiddellijke nood aan ondersteuning is?... 12 5.1.1 Protocol noodsituatie en crisisnetwerken... 12 5.1.2 Prioritair te bemiddelen zorgvragen... 12 5.1.3 Aanwending van beide procedures (noodsituatie en prioritair te bemiddelen zorgvraag) 12 5.2 Aanvraag en toekenning van de status prioritair te bemiddelen zorgvraag... 12 5.3 Zorgbemiddelingsvergadering... 14 5.3.1 Agenda... 14 5.3.2 Actoren... 14 6. Prioriteiten bij opname... 15 6.1 Procedure met melden open plaats... 15 6.2 Procedure zonder melden open plaats... 16 6.3 Prioriteitengroepen... 16 6.4 Gemotiveerde afwijking... 17 6.4.1 Vraag tot gemotiveerde afwijking... 17 6.4.2 Advies en evaluatie van de motivatie... 17 6.4.3 Positieve evaluatie... 18 6.4.4 Geen of niet-gegronde motivatie... 18 6.4.5 Uitzonderlijke omstandigheden en overmacht... 18 6.5 Uitzonderingen... 18 6.5.1 Kortdurende begeleidingsovereenkomsten... 18 6.5.2 Opnames in observatie-units volwassenen... 19 6.5.3 Reguliere opnames van geïnterneerden... 19 6.5.4 Specifieke units voor geïnterneerden... 19 6.5.5 Convenant prioritair te bemiddelen zorgvraag... 19 6.5.6 Noodsituatie... 19 6.5.7 Rechtstreeks toegankelijke hulpverlening... 20 6.6 Afsluiten van de zorgvraag... 20 7. Samenstelling en opdrachtbepaling van de regionale prioriteitencommissie... 21 7.1 Samenstelling regionale prioriteitencommissie... 21 7.2 Opdrachtbepaling van de regionale prioriteitencommissie... 21 8. Protocol noodsituatie... 24 8.1 Voor wie kan een noodsituatie aangevraagd worden?... 24 8.1.1 Meerderjarigen (+ 18 jaar)... 24 8.1.2 Minderjarigen (-18 jaar)... 24 8.2 Definitie noodsituatie... 24 8.2.1 Definitie... 24 8.2.2 Duiding bij de definitie... 25 3
8.3 Aanvraagprocedure... 25 8.4 Ondersteuning in noodsituatie... 25 8.5 Hoelang kan de ondersteuning in noodsituatie duren?... 26 8.6 Registratie en financiering van de ondersteuning in noodsituatie... 27 8.7 Waartoe leidt een negatieve beslissing van de coördinator zorgregie?... 27 8.8 Aanvraag van de status prioritair te bemiddelen zorgvraag... 27 9. Klachtenprocedure... 28 9.1 Doel... 28 9.2 Informatie, communicatie en klantgerichte dienstverlening... 28 9.2.1 Waar kan er informatie over de klachtenprocedure verkregen worden?... 28 9.2.2 Wie kan de klager ondersteunen bij het inleiden van zijn klacht?... 29 9.2.3 Wat doet het VGPH op een algemeen niveau met de informatie en de klachten?... 29 9.3 Klachtenprocedure in eerste en tweede lijn... 29 9.3.1 Wat is een klacht?... 29 9.3.2 Wie kan een klacht indienen?... 30 9.3.3 Hoe en waar een klacht indienen?... 30 9.3.4 Ontvangst, registratie en communicatie van de klacht... 30 9.3.5 Het ontvankelijkheidsonderzoek van de klacht... 30 9.3.6 Afhandeling van de ontvankelijke klacht... 31 9.3.7 Verslag en registratie van de afhandeling... 31 9.3.8 Klachtenrapportage... 31 9.3.9 Hoe handelt de klager die niet tevreden is met het ontvangen antwoord of met de behandeling van de klacht?... 31 Bijlage 1. Contactpersoon: taakomschrijving... 33 Bijlage 2. Welke klassieke zorgvormen vallen onder welke FAM-categorie?... 36 Bijlage 3. Migratie van een duurdere naar een goedkopere zorgvorm... 37 Bijlage 4. Rolbeschrijving van de verschillende betrokken actoren binnen de zorgbemiddeling... 38 Bijlage 5.Welke service kiezen voor het melden van een open plaats FAM?... 40 De voorziening heeft een open plaats in een bepaalde FAM-categorie en is ook door het VAPH erkend voor een klassieke werkvorm binnen deze FAM-categorie... 40 De voorziening heeft een open plaats in een bepaalde FAM-categorie, maar is niet door het VAPH erkend voor een klassieke werkvorm binnen deze FAM-categorie... 40 Bijlage 6. Concrete modaliteiten protocol noodsituatie... 42 Bijlage 7. Contactgegevens klachtenprocedure... 45 4
2. Definities a. Besluit zorgregie Het besluit van de Vlaamse Regering van 17 maart 2006 betreffende de regie van de zorg en bijstand tot sociale integratie van personen met een handicap en betreffende de erkenning en subsidiëring van een Vlaams Platform van verenigingen van personen met een handicap en gelet op de wijzigingsbesluiten van de Vlaamse Regering van 18 februari 2011 en 9 januari 2015. b. Zorgbemiddeling Zorgbemiddeling heeft tot doel een begeleidings-, behandelings- of opvangaanbod te vinden als antwoord op individuele zorgvragen, rekening houdend met de zorgvraag, de urgentiecategorie, de prioriteitengroep en het beschikbare aanbod. Dit is een voortdurend gebeuren, waarbij de verschillende actoren via telefonische en/of elektronische weg, en/of overleg, zoeken naar gepaste oplossingen en invullingen. c. Zorgbemiddelingsvergadering De vergadering waarin de betrokken actoren effectief samenkomen voor zorgbemiddeling. d. Persoon met een handicap De persoon vermeld in artikel 1, 5 van het besluit zorgregie. e. De zorgvrager De persoon met een handicap met een geregistreerde zorgvraag. f. Aanmelder Iedere organisatie (multidisciplinair team, voorziening, vereniging, sociale dienst, ) of individuele persoon die de hulpvrager in contact brengt met de Centrale Registratie van Zorgvragen (CRZ). g. Verwijzende instantie of multidisciplinair team (MDT) De instanties, vermeld in artikel 22 van het besluit van de Vlaamse Regering van 24 juli 1991 betreffende de inschrijving bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH), die door het agentschap zijn erkend om een multidisciplinair verslag op te maken. De verwijzende instanties worden ook wel multidisciplinaire teams (MDT s) genoemd. h. Contactpersoon Persoon die namens een organisatie, gemachtigd door het ROG, de persoon met een handicap binnen de zorgregieprocessen vertegenwoordigt. De contactpersoon is een individuele medewerker van een organisatie, maar handelt wel namens de door een persoon met een handicap gekozen organisatie. De organisatie verbindt er zich toe dat de contactpersoon handelt conform de bepalingen van onderhavige protocollen en uitvoeringsrichtlijnen. i. Organisatie gemachtigd door het ROG Organisatie die aangesloten is bij het ROG en/of door het ROG gemachtigd is om zijn medewerkers te laten optreden als contactpersoon. j. Voorziening Een organisatie, die door het VAPH is erkend voor het verlenen van opvang, behandeling en/of begeleiding aan personen met een handicap. 5
k. Verenigingen van personen met een handicap De verenigingen van personen met een handicap, die deel uitmaken van het Vlaams Platform. l. ROG Regionaal Overlegnetwerk Gehandicaptenzorg, geïnstalleerd in elke Vlaamse Provincie (voor Vlaams- Brabant en Brussel is er één ROG). m. Stuurgroep ROG Het bestuursorgaan van het ROG, zoals vermeld in het besluit zorgregie. n. Provinciaal coördinatiepunt handicap Het coördinatiepunt handicap staat in voor de dagelijkse werking van het ROG. o. Coördinator zorgregie De ambtenaar van het VAPH die is aangesteld ter opvolging van de zorgregieprocessen in een provincie. p. Zorginspectie Het intern verzelfstandigd agentschap Zorginspectie, belast met de inspectietaken in de sector personen met een handicap en zoals vermeld in het besluit zorgregie. q. Databank De centrale gegevensbank zoals bedoeld in artikel 1, 11 van het besluit zorgregie, houdende de gegevens van de cliëntregistratie, de Centrale Registratie van Zorgvragen (CRZ), de inschrijvingsgegevens, het voorzieningenaanbod en de bijkomende gegevens noodzakelijk om instroom en bemiddeling te vergemakkelijken. r. PEC-ticket Toewijzing van het VAPH die toegang verleent tot de ondersteuning overeenkomstig het BVR van 24 juli 1991 betreffende de inschrijving bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap. s. Prioritair te bemiddelen zorgvragen Een zorgvraag die tot de hoogste prioriteitengroep behoort omdat ze na aftoetsing van de criteria, vermeld in artikel 18/1 van het besluit zorgregie, door de regionale prioriteitencommissie bepaald is als een prioritaire vraag waarvoor prioritair een begeleidings-, behandelings-, opvangaanbod of assistentie moet worden gezocht. t. Regionale prioriteitencommissie (RPC) Commissie waar onder meer de aanvragen naar de status prioritair te bemiddelen zorgvraag en de motivaties van de afwijkende opnames toegekend, geadviseerd en opgevolgd worden. Binnen elk ROG is minstens één regionale prioriteitencommissie werkzaam. u. Noodsituatie Een onverwachte, acuut beleefde en objectief vastgestelde situatie waarbij aan de meerderjarige persoon met een handicap onmiddellijk hulp moet worden geboden vanwege het plotse wegvallen van de sociale context waardoor een zeer ernstige bedreiging is ontstaan voor de lichamelijke of geestelijke integriteit van de persoon met een handicap. v. Sociale context De personen uit de naaste omgeving van de persoon met een handicap die hem niet-professionele zorg en ondersteuning bieden. w. FAM intensieve woonondersteuning 6
- Individuele psychosociale begeleiding (ambulant of mobiel), zonder maximaal aantal begeleidingen - Dagondersteuning - Woonondersteuning, hetzij inclusief, hetzij residentieel x. FAM dagondersteuning - Individuele psychosociale begeleiding (ambulant of mobiel), met een maximum van 75 contacten per jaar - Dagondersteuning - Kortdurende woonondersteuning met verblijfsfunctie: max. 92 dagen per jaar y. FAM middenfrequente woonondersteuning - Individuele psychosociale begeleiding (ambulant of mobiel), met een maximum van 75 contacten per jaar. Het kan hier zowel gaan om begeleidingen i.k.v. woonondersteuning als dagondersteuning. - Kortdurende dag- of woonondersteuning met verblijfsfunctie: max. 92 dagen per jaar 7
3. Zorgvraagregistratie Het besluit zorgregie bepaalt dat elke zorgvraag van een persoon met een handicap moet geregistreerd worden in de Vlaamse databank zorgregie. Enkel zorgvragen naar het niet-rechtstreeks toegankelijke ondersteuningsaanbod moeten geregistreerd worden. Dit geldt zowel voor vragen naar zorg in natura als voor vragen naar persoonlijke-assistentiebudget. Rechtstreeks toegankelijke hulpverlening valt buiten de toegangspoort, en dus buiten de registratieplicht 1. Sinds 1 maart 2014 is de registratieplicht ingeperkt tot de zorgvragen naar zorgvormen voor volwassenen (voor Oost-Vlaanderen sinds 16 september 2013), met de inwerkingtreding van de intersectorale toegangspoort voor minderjarigenzorgvragen. Het doel van de registratie van de zorgvraag is tweeledig. Enerzijds is de registratie noodzakelijk om de zorgvrager toe te leiden naar effectieve ondersteuning door een door het VAPH-erkende dienst of voorziening (= bemiddeling) of naar een persoonlijk assistentiebudget. Anderzijds worden deze gegevens ook gebruikt in het kader van planning en afstemming van het aanbod op de bestaande vraag. De registratie van de zorgvragen gebeurt door een door het ROG erkende contactpersoon 2 via de webapplicatie zorgregie (http://www.vaph.be/zorgregie/common/an.action). Bij de registratie worden minimaal volgende gegevens geregistreerd: Persoonsgegevens Handicapgerelateerde gegevens Omschrijving huidige situatie en ondersteuning Zorgvragen en urgentiecategorie Vaak zijn reeds heel wat gegevens door het VAPH gekend. De reeds gekende gegevens moeten niet opnieuw ingevoerd worden. Ook de historiek van het dossier wordt, waar relevant, bijgehouden. Een aantal zorgvragen zijn uitgesloten van registratie: de zorgvragen van de zogenaamde lijstpatiënten 3 ; de zorgvragen waarvoor de toewijzing (PEC) door de bevoegde instanties is afgekeurd en waarvoor de beroepstermijn verstreken is. Via de webapplicatie mijn.vaph.be kan elke geregistreerde persoon met zijn elektronische identiteitskaart inloggen. Hierdoor krijgt hij inzage in zijn VAPH-dossiers, met inbegrip van de geregistreerde zorgregiegegevens betreffende zorgvragen, contactpersoon, ingediende checklists, beslissingen,. 1 Ook de richtlijnen met betrekking tot toekennen van een urgentiecategorie, zorgbemiddeling en opnamebeleid zijn niet van toepassing op vragen naar rechtstreeks toegankelijke hulp. 2 Het takenpakket van een contactpersoon is opgenomen als bijlage 1. 3 In 1990 werden ongeveer 7000 personen in België op een lijst geplaatst (de zgn. lijstpatiënten). Voor hen werden 'uitdovende' bedden in de psychiatrie voorbehouden. Het zijn uitdovende bedden: als zij het PVT verlaten of sterven wordt hun bed niet langer gefinancierd. 8
3.1 Wijzigingen n.a.v. Flexibel Aanbod Meerderjarigen Binnen FAM wordt er niet meer gesproken over de klassieke VAPH-zorgvormen (dagcentrum, begeleid wonen, tehuis werkenden, ), maar onderscheiden we drie categorieën waarbinnen de ondersteuning flexibel kan worden aangepast aan de noden en vragen van de cliënt. In bijlage 2 is een tabel opgenomen met welke FAM-categorie de klassieke zorgvormen overeenkomen. De drie categorieën FAM zijn: - FAM intensieve woonondersteuning - FAM dagondersteuning - FAM middenfrequente woonondersteuning Op deze manier wil men maximaal kansen bieden op vraaggestuurde trajecten waarin ondersteuning op maat wordt geboden. Aan vraagzijde blijven we wel werken met zorgvragen, geformuleerd in de klassieke werkvormen. Er komen met andere woorden geen nieuwe zorgvragen FAM middenfrequente woonondersteuning, FAM dagondersteuning of FAM intensieve woonondersteuning. Doordat we nu drie categorieën van ondersteuning onderscheiden, volstaat het om voor één persoon maximum één zorgvraag per FAMcategorie te registreren. Alle zorgvragen van cliënten FAM met een vraag naar meer intensieve ondersteuning binnen dezelfde FAM-begeleidingsovereenkomst en binnen dezelfde voorziening moeten in de CRZ worden geschrapt. 9
4. Protocol toekenning van een urgentiecategorie De doelstelling van dit protocol is te komen tot duidelijke richtlijnen voor het toekennen van de urgentiecategorie. Dit is een essentieel element in de zorgregie en wordt als dusdanig ook vermeld in het besluit zorgregie (artikel 14 1). 4.1 Beschrijving van de urgentiecategorie De urgentiecategorie geeft aan wanneer de zorgvrager een oplossing wenst / nodig acht voor een concrete zorgvraag. Er wordt onderscheid gemaakt tussen: toekomstgerichte vraag: de zorgvrager wenst ten vroegste over 1 jaar ondersteuning of assistentie; actieve zorgvraag: de zorgvrager, in samenspraak met zijn contactpersoon, oordeelt dat VAPHondersteuning of assistentie binnen het jaar noodzakelijk is. De zorgvrager en zijn contactpersoon gaan actief op zoek naar een oplossing. De zorgvrager is bereid om op een passend aanbod in te gaan. De zorgvrager beschikt over het vereiste PEC-ticket of onderneemt stappen om dit aan te vragen. 4.2 Toekenning van de urgentiecategorie De contactpersoon kent in samenspraak met de persoon met een handicap of zijn netwerk de urgentiecategorie toe. De contactpersoon kan het multidisciplinair team, een betrokken voorziening of een andere hulpverleningsinstantie raadplegen. De webapplicatie zorgregie voorziet de mogelijkheid om de toegekende urgentiecategorie kort te motiveren. Bij de toekenning van de urgentiecategorie houdt de contactpersoon rekening met volgende criteria: de instapbereidheid van de zorgvrager in een passend aanbod; de subjectieve inschatting door de zorgvrager en/of zijn netwerk van de dringendheid waarmee een oplossing gewenst is; de draagkracht van het sociaal netwerk; de stappen die de zorgvrager en/of zijn netwerk ondernemen of ondernomen hebben voor een oplossing (o.a. aanvraag PEC-ticket); de mogelijkheden om beroep te doen op reguliere hulpverlening; de intensiteit en de vooruitzichten van de thans geboden professionele ondersteuning, binnen en buiten de VAPH-sector; de kloof tussen de gevraagde ondersteuning en de bestaande professionele ondersteuning. 4.3 De urgentiecategorie voor zorgvragen met een huidige VAPH-ondersteuning Sommige personen met een handicap krijgen reeds ondersteuning vanuit het VAPH, maar hebben toch nog een zorgvraag, waarbij de huidige ondersteuning zal stopgezet worden als aan de zorgvraag tegemoet gekomen wordt. Hierin onderscheiden we drie situaties: 10
A. Vraag naar een zorgvorm uit een hogere FAM-categorie dan de zorgvorm waarin de persoon met een handicap verblijft. Voor deze zorgvragen moet een urgentiecategorie toegekend worden (actieve zorgvraag of toekomstgerichte zorgvraag). B. Vraag naar interne migratie binnen eenzelfde FAM-categorie. Voor deze zorgvraag moet geen urgentiecategorie worden toegekend. C. Vraag naar een zorgvorm uit een lagere FAM-categorie dan de zorgvorm waarin de persoon met een handicap ondersteund wordt. Voor deze zorgvraag moet geen urgentiecategorie worden toegekend. Voor migratievragen (situatie B en C) is zorgvraagregistratie enkel nodig indien de ondersteuning in een andere voorziening dan de huidige voorziening gezocht wordt. Voor de migratievragen kan het ROG de specifieke modaliteiten verstrengen in functie van de specifieke regionale situatie en/of noden. De status migratievraag mag pas geregistreerd worden wanneer de zorgvrager bereid is om onmiddellijk de overstap naar de nieuwe zorgvorm te maken. Als dit niet het geval is, kan de zorgvraag wel als actieve vraag (overstap gewenst binnen het jaar), of als toekomstgerichte vraag geregistreerd worden. In bijlage 3 is de rangorde van de zorgvormen naar intensiteit en kostprijs terug te vinden. Zorgvragers die ondersteund worden binnen een Multifunctioneel Centrum van het VAPH en de overgang willen maken naar een Flexibel Aanbod Meerderjarigen van het VAPH, kunnen deze zorgvraag naar volwassenondersteuning niet als migratievraag registreren. Hierbij moet steeds een urgentiecategorie toegekend worden. De overgang van ondersteuning door een VAPH gesubsidieerde dienst of voorziening naar een PAB of omgekeerd is ook geen migratievraag. Er zal in deze situaties dus steeds een urgentiecategorie toegekend moeten worden. 4.4 Opvolging en wijziging van de toegekende urgentiecategorie De hoofdcontactpersoon is als enige bevoegd om de urgentiecategorie te wijzigen. Dit gebeurt steeds op basis van gegronde argumenten. Op regelmatige basis (jaarlijks) gaat de contactpersoon na of de toegekende urgentiecategorie nog accuraat is. Het initiatief kan ook uitgaan van de persoon met een handicap of zijn netwerk, het multidisciplinair team, een betrokken voorziening of een andere hulpverleningsinstantie. Alle contacten kunnen worden geregistreerd. De webapplicatie zorgregie voorziet de mogelijkheid om de contacten op te tekenen. De contactpersoon informeert de zorgvrager over elke handeling betreffende de urgentiecategorie en houdt de zorgvrager op de hoogte i.v.m. zorgbemiddeling. 11
5. Zorgbemiddeling Zorgbemiddeling heeft tot doel een behandelings-, begeleidings- of opvangaanbod te vinden als antwoord op individuele zorgvragen rekening houdend met de zorgvraag, de urgentiecategorie en het beschikbare aanbod. Zorgbemiddeling is niet van toepassing voor zorgvragen PAB. Voor alle andere zorgvragen bestaat de nood aan zorgbemiddeling wel. Het zorgbemiddelingsproces voor deze zorgvragen begint met een accurate zorgvraagregistratie (met inbegrip van de toekenning van de urgentiecategorie; zie punt 3 en 4), waarna de zorgvragen op kandidatenlijsten komen te staan (zie ook punt 6 prioriteiten bij opname). De proceseisen om te komen tot een kwalitatieve zorgbemiddeling en een inhoudelijke beschrijving van de rollen die worden opgenomen binnen dit proces zijn opgenomen in bijlage 4. 5.1 Wat als er een onmiddellijke nood aan ondersteuning is? In sommige situaties zal de nood aan ondersteuning van de persoon met een handicap zich opdringen en is er nood aan een onmiddellijke oplossing. 5.1.1 Protocol noodsituatie en crisisnetwerken Voor meerderjarige zorgvragers kan, indien de onmiddellijke nood aan ondersteuning het gevolg is van een plots, acuut wegvallen van het sociaal netwerk en/of de bestaande ondersteuning, de contactpersoon, in samenspraak met de zorgvrager, een aanvraag noodsituatie doen. Deze procedure noodsituatie staat beschreven in het protocol noodsituatie (zie ook punt 9). Voor de minderjarigen is het protocol noodsituatie gevat door de integrale jeugdhulpverlening. Minderjarigen met een handicap kunnen een beroep doen op ondersteuning vanuit de crisisnetwerken binnen de integrale jeugdhulpverlening. 5.1.2 Prioritair te bemiddelen zorgvragen Indien er geen sprake is van een plots wegvallen van de huidige ondersteuning, doch de ondersteuning op zeer korte termijn noodzakelijk is, kan de contactpersoon in samenspraak met de zorgvrager overwegen de zorgvraag naar voor te schuiven als prioritair te bemiddelen zorgvraag. Om de status prioritair te bemiddelen zorgvraag te verkrijgen, moet het dossier voorgedragen worden bij de regionale prioriteitencommissie (samenstelling en opdrachtbepaling zie punt 7). Alleen de zorgvragen met een urgentiecategorie actieve vraag kunnen de status prioritair te bemiddelen zorgvraag aanvragen. 5.1.3 Aanwending van beide procedures (noodsituatie en prioritair te bemiddelen zorgvraag) Gezien de ondersteuning binnen noodsituatie beperkt is tot tien weken, is het mogelijk dat naast de vraag naar ondersteuning noodsituatie, er ook een vraag bestaat naar de status prioritair te bemiddelen zorgvraag. Beide procedures staan los van elkaar en kunnen dus ook beide, gelijklopend of aaneensluitend, aangewend worden. 5.2 Aanvraag en toekenning van de status prioritair te bemiddelen zorgvraag De contactpersoon moet, om de status prioritair te bemiddelen zorgvraag aan te vragen, een aanvraagformulier prioritair te bemiddelen zorgvraag voorleggen aan de regionale prioriteitencommissie. Dit aanvraagformulier wordt ingediend via de applicatie zorgregie. 12
Tevens wordt het aanvraagformulier door de zorgvrager of zijn wettelijk vertegenwoordiger ondertekend. Dit gebeurt op papier door middel van een uitgeprinte checklist, die door de contactpersoon in zijn dossier bewaard wordt. Tevens bezorgt de contactpersoon een uitgeprinte versie van de checklist aan de zorgvrager. In de checklist is onder het vakje voor de handtekening een aankruisveld en een tekstveld motivatie. De contactpersoon dient één van de volgende zaken aan te duiden: o De zorgvrager of zijn wettelijke vertegenwoordiger ondertekende deze checklist. Ik bewaar het ondertekende exemplaar in mijn dossier (motivatieveld hoeft niet ingevuld te worden); o Een vertrouwenspersoon tekende de checklist (onderstaand motiveer ik waarom dit door een vertrouwenspersoon getekend werd); o De checklist werd niet ondertekend door de zorgvrager, zijn wettelijk vertegenwoordiger of een vertrouwenspersoon (onderstaand motiveer ik waarom dit niet mogelijk was). Slechts in uitzonderlijke gevallen kan de checklist door een vertrouwenspersoon ondertekend worden (mits motivatie). Indien het niet mogelijk is voor de contactpersoon om de checklist te laten ondertekenen, wordt dit ook gemotiveerd. Bij de zorgvragen PAB moet de ondersteuningsnood van de persoon met een handicap ingeschaald zijn en besproken door een deskundigencommissie van het VAPH. Indien deze gegevens niet aanwezig zijn op het moment van de aanvraag, is de aanvraag tot nader order onontvankelijk. De contactpersoon duidt aan in welke regionale prioriteitencommissie de zorgvraag besproken moet worden. De provincie waar de zorgvrager gedomicilieerd is, is hierin bepalend. Uitzonderingen hierop zijn zorgvragers die in de gevangenis, in een psychiatrische voorziening of gelijkaardig gedomicilieerd zijn. Voor hen kan de aanvraag gebeuren bij de regionale prioriteitencommissie van de provincie waar hun sociaal netwerk gedomicilieerd is, in plaats van de eigen domicilieprovincie. Als de zorgvrager, noch in Vlaanderen, noch in het Brussels hoofdstedelijk gewest gedomicilieerd is, is de regionale prioriteitencommissie van de voorkeurregio bevoegd. Het aanvraagformulier prioritair te bemiddelen zorgvraag bestaat uit twee delen. Het eerste deel van het aanvraagformulier zijn gegevens die terug te vinden zijn in de geïntegreerde databank zorgregie en zullen dan ook via de webapplicatie zorgregie aangeleverd worden. De contactpersoon vult het tweede deel van het aanvraagformulier in om de aanvraag te motiveren. Op basis van het aanvraagformulier zal de regionale prioriteitencommissie de vraag naar de status prioritair te bemiddelen zorgvraag beoordelen. Het coördinatiepunt handicap zal de status prioritair te bemiddelen zorgvraag in de databank aanduiden. Vanuit de applicatie zorgregie zal de contactpersoon per mail op de hoogte gebracht worden van het al dan niet toekennen van de status. De contactpersoon informeert de persoon met een handicap over zijn toegekende status. Bij toekenning van de status prioritair te bemiddelen zorgvraag voor vragen naar PAB, zal het VAPH, na controle van de toekenningsvoorwaarden, overgaan tot de effectieve toekenning van een budget. Voor de andere zorgvragen gaat de contactpersoon samen met het netwerk van de persoon met een handicap, en eventueel de aanmelder, verder op zoek naar een oplossing. 13
5.3 Zorgbemiddelingsvergadering Het besluit zorgregie bepaalt dat de zorgvragen die door de regionale prioriteitencommissie als prioritair te bemiddelen zorgvragen werden erkend en die niet binnen een aanvaardbare termijn een antwoord krijgen, moeten bemiddeld worden binnen de zorgbemiddelingsvergadering. Het ROG is verantwoordelijk voor de organisatie van de zorgbemiddeling binnen de provincie. Hierbij moet zij ernaar streven dat dit op een zorgvuldige en efficiënte manier gebeurt. Het ROG garandeert de transparantie en de aanwezigheid van alle betrokken actoren. Het ROG beschrijft de organisatie en werking van de zorgbemiddelingsvergaderingen en de communicatiekanalen in een huishoudelijk reglement. 5.3.1 Agenda Op de agenda van de zorgbemiddelingsvergadering staan minimaal: een bespreking van de prioritair te bemiddelen zorgvragen die geen oplossing hebben gevonden binnen een aanvaardbare termijn; een bespreking, indien gewenst, van de hantering van noodsituaties conform het protocol noodsituatie; eventueel, op vraag van de contactpersoon, de bespreking van een individuele zorgvraag. 5.3.2 Actoren Op de zorgbemiddelingsvergadering zijn minimaal aanwezig: de contactpersonen van de te bespreken zorgvragen; vertegenwoordigers van de voorzieningen, gemandateerd i.f.v. opnamebeleid; de medewerkers van het provinciaal coördinatiepunt handicap; een vertegenwoordiging vanuit de gebruikersverenigingen; de coördinator zorgregie van het VAPH. 14
6. Prioriteiten bij opname Binnen het kader van de zorgregie is het essentieel dat er duidelijke afspraken gemaakt worden over het opnamebeleid van de voorzieningen. Deze afspraken worden toegepast bij het invullen van elke openstaande reguliere plaats. Het is maar mogelijk om een reguliere begeleidingsovereenkomst te registreren in de cliëntregistratie wanneer de procedures zorgregie gevolgd zijn (zie 6.1 t.e.m. 6.4). Voor de volledigheid lijsten we onder punt 6.5 alle andere procedures van de cliëntregistratie op en geven we weer aan welke voorwaarden voldaan moet zijn om de begeleidingsovereenkomst te kunnen registreren. Enkel opnames met een geregistreerde begeleidingsovereenkomst kunnen gesubsidieerd worden. 6.1 Procedure met melden open plaats Een voorziening of dienst die een nieuwe cliënt regulier wenst op te nemen, meldt een open plaats via de webapplicatie zorgregie. Elke contactpersoon kan de open plaatsen inkijken en kan zijn zorgvragers wiens profiel overeenstemt met het profiel van de open plaats aanmelden. De plaats moet minimaal 7 dagen, in een vakantieperiode minimaal 14 dagen, opengesteld worden, zodat de contactpersonen voldoende tijd krijgen om hun zorgvragers eventueel aan te melden op de opengestelde plaats. In de webapplicatie zorgregie wordt een kandidatenlijst bijgehouden, ingedeeld in prioriteitengroepen (zie 6.3). De dienst of voorziening selecteert een kandidaat voor opname uit de aangemelde zorgvragers en houdt hierbij rekening met de prioriteitengroepen. De verplichting om een open plaats te melden geldt voor alle voorzieningen die erkend zijn als FAM en dit voor de drie FAM-categorieën: FAM intensieve woonondersteuning; FAM dagondersteuning; FAM middenfrequente woonondersteuning. Iedere FAM kan de drie categorieën van FAM-ondersteuning aanbieden. Een voorziening met bijvoorbeeld enkel een erkenning voor dagcentrum zou binnen FAM zijn aanbod kunnen verruimen naar woonondersteuning. Aangezien er in de webapplicatie echter nog met services/ werkvormen wordt gewerkt, heeft de voorziening niet noodzakelijk alle werkvormen die dit in de webapplicatie toelaten. Indien een zorgaanbieder niet over een werkvorm binnen de gewenste FAM categorie beschikt, kan de zorgaanbieder de open plaats melden onder een zorgvorm binnen de andere FAM-categorie. De voorziening kiest steeds de minst intensieve werkvorm binnen een bepaalde FAM-categorie waarvoor ze erkend is. Voor meer uitleg over de te kiezen service bij het melden van een open plaats, verwijzen we naar bijlage 5. De voorziening duidt in het profiel van de open plaats aan voor welk soort aanbod de open plaats open staat: FAM intensieve woonondersteuning, FAM dagbesteding en FAM middenfrequente woonondersteuning. De voorziening kruist bij elke gemelde open plaats aan om welke categorie FAM het gaat. Het is mogelijk om meerdere categorieën aan te vinken. Bij het melden van de open plaats is het van belang dat het profiel duidelijk wordt omschreven, zodat contactpersonen en zorgvragers een goed zicht hebben op wat de mogelijkheden binnen de open plaats zijn. Hierdoor zijn zij in staat om een goede afweging te maken betreffende het al dan 15
niet aanmelden op deze open plaats. Wel pleiten we ervoor deze profielomschrijving in de meeste gevallen zo ruim mogelijk te formuleren, zodat het aanbod maximaal kan worden afgestemd op de meest dringende vragen. De open plaatsen waarvoor men zich kandidaat kan stellen, kunnen door iedereen geconsulteerd worden op de website van het VAPH via: http://www.vaph.be/data/open-plaatsen/. Bij het uitbreiden van de ondersteuning aan de bestaande cliënten vragen we aan de voorzieningen om rekening te houden met de dringendheid van deze vragen. Deze vraag komt voort uit de bezorgdheid voor de zorgvragers die momenteel nog geen ondersteuning of enkel dagbestedingsondersteuning hebben. Als een voorziening twijfels heeft m.b.t. de dringendheid kan een open plaats gemeld worden en daarna afgewogen worden wie de meest dringende vraag heeft, een kandidaat op de kandidatenlijst of een interne kandidaat (in dat geval kan de open plaats afgesloten worden zonder opname en kan dit aan het VAPH of het provinciaal coördinatiepunt handicap gemeld worden), Indien er technische problemen zijn om zorgvragers voor opname te selecteren (o.a. door het statuut migratievraag), kan de voorziening contact opnemen met de helpdesk zorgregie op zorgregie@vaph.be of via 02/226 58 02. 6.2 Procedure zonder melden open plaats De procedure zonder melden open plaats is enkel van toepassing voor de diensten thuisbegeleiding. Zij kunnen via de webapplicatie zorgregie een kandidatenlijst trekken, gerangschikt volgens de prioriteitengroepen (zie 6.3). Deze kandidatenlijst komt tot stand doordat de contactpersonen bij de zorgvraagregistratie één of meer voorkeurvoorzieningen selecteren. De diensten en voorzieningen kunnen op elk moment de voor hun organisatie aangemelde en passende kandidaten raadplegen. De dienst of voorziening selecteert een kandidaat voor opname uit deze kandidatenlijst en houdt hierbij rekening met de prioriteitengroepen. Elke aangemelde kandidaat dient gevalideerd te worden door de dienst of voorziening. De contactpersoon wordt via de applicatie zorgregie op de hoogte gebracht van de negatieve beslissingen van de diensten en voorzieningen. 6.3 Prioriteitengroepen De voorziening of dienst moet bij een reguliere opname (zowel bij de procedure met melden open plaats als bij de procedure zonder melden open plaats) een kandidaat opnemen uit de hoogste prioriteitengroep waarin er kandidaten voorkomen. De prioriteitengroepen zijn als volgt ingedeeld: Prioriteitengroep 1 4 : migratievragen en prioritair te bemiddelen zorgvragen : o personen met een handicap die al in een door het VAPH gesubsidieerde voorziening opgenomen zijn, maar een vraag stellen naar een zelfde of een minder intensieve ondersteuning. De operationalisering van de doorstroom naar een minder intensieve ondersteuning is opgenomen als bijlage 3; o de prioritair te bemiddelen zorgvragen. Prioriteitengroep 2: alle actieve zorgvragen 4 Terugvalvragen (=personen die binnen de 2 jaar na de overstap vanuit een tehuis naar beschermd wonen, geïntegreerd wonen of DIO de vraag stellen om terug te keren naar hetzelfde of een minder intensief type tehuis als voordien) worden geschrapt uit de regelgeving aangezien deze woonvormen in dezelfde FAM-categorie zitten en dus als migratievragen geregistreerd moeten worden. 16
Prioriteitengroep 3: toekomstgerichte zorgvragen Zorgvragen die onterecht als migratievragen geregistreerd staan in de databank zorgregie (m.a.w. er is geen geldige begeleidingsovereenkomst geregistreerd die het statuut migratievraag verantwoordt), kunnen niet aangemeld worden op de kandidatenlijsten van open plaatsen met de status migratievraag. Nog een verduidelijking bij de status prioritair te bemiddelen zorgvraag: een zorgvrager met een status prioritair te bemiddelen op een zorgvraag binnen een bepaalde categorie FAM in de eerste prioriteitengroep zal staan op een kandidatenlijst FAM van diezelfde categorie FAM of van een minder intensieve categorie FAM. Dezelfde zorgvraag zal in de tweede prioriteitengroep staan wanneer deze zorgvraag wordt aangemeld op een open plaats van een meer intensieve categorie FAM. Opnames uit prioriteitengroep 3 of opnames van personen die niet geregistreerd zijn, zijn niet mogelijk. 6.4 Gemotiveerde afwijking 6.4.1 Vraag tot gemotiveerde afwijking In uitzonderlijke situaties kan het zijn dat de opnemende dienst of voorziening een afwijking vraagt op deze prioriteiten bij opname. Een afwijkende opname betekent dat een voorziening of dienst een zorgvrager uit de tweede prioriteitengroep wil opnemen wanneer er ook één of meer kandidaten met een passend profiel uit de eerste prioriteitengroep zijn aangemeld. Bij een afwijkende opname is een motivatie via de applicatie zorgregie verplicht. De opnemende voorziening heeft hier de keuze om: de opname te registreren en vervolgens de motivatie te laten beoordelen (knop opname met motivatie ) of de motivatie eerst voor te leggen aan de regionale prioriteitencommissie en te wachten tot de positieve beslissing over de afwijkende opname (knop aanvraag tot afwijking ). De afwijking dient gemotiveerd te worden aan de regionale prioriteitencommissie van de provincie waar de open plaats ingevuld wordt (postcode service). De regionale prioriteitencommissie formuleert een advies over de afwijking aan de coördinator zorgregie, die de eindbeslissing over de afwijking heeft. De motivatie bevat een argumentatie met steeds twee luiken: o positieve motivatie: waarom geniet de zorgvrager uit de tweede prioriteitengroep de voorkeur? o negatieve motivatie: waarom wordt de zorgvrager uit de eerste prioriteitengroep niet opgenomen? Indien er meerdere zorgvragers zijn in de eerste prioriteitengroep, moet voor elk van hen een motivatie gegeven worden. De motivatie kan gelijklopend of identiek zijn voor verschillende zorgvragers. 6.4.2 Advies en evaluatie van de motivatie De regionale prioriteitencommissie adviseert de motivatie. Het coördinatiepunt handicap voert het advies van de regionale prioriteitencommissie in de applicatie zorgregie in. De coördinator zorgregie beslist, rekening houdend met dit advies, of de motivatie gegrond is. Deze beslissing wordt, door de coördinator zorgregie, geregistreerd in de applicatie. De voorziening wordt per mail op de hoogte 17
gebracht van de beslissing. Door onderling overleg tussen de coördinatoren zorgregie wordt erover gewaakt dat interprovinciale verschillen beperkt blijven. 6.4.3 Positieve evaluatie Als de motivatie aanvaard wordt, is de opname (en dus registratie in de cliëntregistratie) volledig volgens de regels. Bij een volgende afwijking gebeurt de motivatie opnieuw volgens voorgaande, geschetste procedure. 6.4.4 Geen of niet-gegronde motivatie Indien de motivatie tot afwijking niet wordt aanvaard of er wordt vastgesteld dat er geen voldoende motivatie is bezorgd, dan wordt deze opname wel gesubsidieerd. Doch voortaan moet de voorziening elke opname van een zorgvrager die niet behoort tot de hoogste prioriteitengroep vooraf motiveren (knop afwijking aangevraagd ). Het opnamebeleid van de voorziening wordt onder toezicht geplaatst. De afwijkende opname (en dus registratie van de begeleidingsovereenkomst) zal vanaf dan dus niet langer kunnen zonder goedkeuring van de coördinator zorgregie. De duurtijd van deze maatregel wordt door de coördinator zorgregie bepaald. Deze maatregel geldt voor alle zorgvormen die onder het erkenningsnummer van de niet-gegronde afwijking vallen. Elke motivatie voor afwijking, ook binnen de maatregel van vooraf motiveren, wordt door de regionale prioriteitencommissie geadviseerd. De coördinator zorgregie beslist rekening houdend met dit advies en in overleg met de cel zorgregie. Als de voorziening gehouden is tot vooraf motiveren en de motivatie wordt aanvaard, dan kan de begeleidingsovereenkomst geregistreerd worden en wordt de opname gesubsidieerd. Wanneer binnen de maatregel van vooraf motiveren, de motivatie niet wordt aanvaard, is de opname niet subsidieerbaar en moet de voorziening een andere kandidaat uit de kandidatenlijst kiezen. 6.4.5 Uitzonderlijke omstandigheden en overmacht In het advies en de beslissing over de motivatie, kunnen de regionale prioriteitencommissie en de coördinator zorgregie rekening houden met uitzonderlijke omstandigheden en overmacht. 6.5 Uitzonderingen 6.5.1 Kortdurende begeleidingsovereenkomsten 5 Binnen FAM intensieve woonondersteuning en FAM dagondersteuning kan men een kortdurende begeleidingsovereenkomst (minder dan 92 kalenderdagen op jaarbasis, niet noodzakelijk aaneensluitend en niet noodzakelijk binnen één voorziening) registreren. Men dient dan niet de procedure uit 6.1 te volgen. Men dient geen zorgvraag te registreren en ook de prioriteitenregels zijn niet van toepassing. Wel moet de cliënt beschikken over een passende toewijzing om subsidieerbaar te zijn 6. Een kortdurende begeleidingsovereenkomst kan worden geregistreerd na het ingeven van een juiste combinatie van het rijksregisternummer en de naam van de zorgvrager. Op deze manier kan een voorziening bvb. een cliënt inschrijven voor kennismakingsstage, weekend of vakantie-opvang, kamp, zonder dat hiervoor een CRZ-vraag geregistreerd dient te worden. 5 De procedure kortverblijf en logeren vervalt en zit vanaf 2015 vervat in de procedure kortdurende begeleidingsovereenkomsten. 6 Cliënten met een PEC-ticket voor logeren of thuisbegeleiding kunnen slechts 30 dagen per jaar gebruik maken van kortdurende begeleiding. 18
6.5.2 Opnames in observatie-units volwassenen Voor de opnames in de observatie-units voor volwassenen gelden de volgende afspraken: er wordt een specifieke zorgvraag observatie-unit gesteld via de CRZ; er moet geen open plaats gemeld worden via de webapplicatie zorgregie; de prioriteitengroepen zijn niet van toepassing; de zorgvrager beschikt over een geldige toewijzing (PEC-ticket), zodat de opname subsidieerbaar is. 6.5.3 Reguliere opnames van geïnterneerden Een geïnterneerde persoon met een handicap die in de gevangenis verblijft en waarvoor een voorziening bereid is deze persoon op te nemen, waardoor hij/zij de gevangenis kan verlaten, kan bij voorrang opgenomen worden. De volgende afspraken gelden bij deze procedure: Er moet een zorgvraag geregistreerd zijn via de CRZ. De sociale dienst van de gevangenis neemt contact op met de helpdesk zorgregie en bevestigt schriftelijk (kan via mail) dat het gaat om een geïnterneerde persoon met een handicap. De helpdesk duidt in de applicatie het statuut geïnterneerde aan in de fiche van de zorgvrager. Er moet geen open plaats gemeld worden. De prioriteitengroepen zijn niet van toepassing. De zorgvrager beschikt over een geldig PEC-ticket, zodat de opname subsidieerbaar is. Op basis van een juiste combinatie van rijksregisternummer en naam kan de voorziening een reguliere begeleidingsovereenkomst aanmaken op voorwaarde dat het statuut geïnterneerde in de applicatie aangeduid is door de helpdesk zorgregie op vraag van de sociale dienst van de gevangenis. 6.5.4 Specifieke units voor geïnterneerden Voor de opnames in de specifieke units voor geïnterneerden gelden de volgende afspraken: Er moet geen zorgvraag geregistreerd zijn via de CRZ. Er moet geen open plaats gemeld worden. De prioriteitengroepen zijn niet van toepassing. De zorgvrager beschikt over een geldige toewijzing (PEC-ticket), zodat de opname subsidieerbaar is. Op basis van een juiste combinatie van rijksregisternummer en naam kan de voorziening een begeleidingsovereenkomst aanmaken voor een zorgvrager die voldoet aan de specifieke opnamevoorwaarden voor deze units. 6.5.5 Convenant prioritair te bemiddelen zorgvraag Op basis van een juiste combinatie van rijksregisternummer en naam kan de voorziening een begeleidingsovereenkomst aanmaken voor een zorgvrager aan wie een convenant toegekend werd door het VAPH na positief advies van de regionale prioriteitencommissie. Voor een opname van een zorgvrager met convenantsmiddelen moet er geen open plaats worden gemeld. De richtlijnen voor convenants zijn raadpleegbaar op http://www.vaph.be/vlafo/view/nl/6487302. 6.5.6 Noodsituatie Op basis van een juiste combinatie van rijksregisternummer en naam kan de voorziening een begeleidingsovereenkomst aanmaken voor een zorgvrager voor wie het statuut noodsituatie is toegekend. Voor een opname van een zorgvrager in noodsituatie moet er geen open plaats gemeld worden. 19
De richtlijnen voor noodsituaties zijn raadpleegbaar op http://www.vaph.be/vlafo/view/nl/4013944 (omzendbrief zorgregie nr. 13). 6.5.7 Rechtstreeks toegankelijke hulpverlening Op basis van een juiste combinatie van rijksregisternummer en naam kan de voorziening een begeleidingsovereenkomst aanmaken voor een zorgvrager die van RTH gebruik wil maken binnen de erkende RTH-capaciteit van de voorziening. De richtlijnen voor RTH zijn raadpleegbaar op http://www.vaph.be/vlafo/view/nl/7983778. 6.6 Afsluiten van de zorgvraag Wanneer een zorgvrager een oplossing heeft of de zorgvraag vervalt, sluit de contactpersoon de zorgvraag af. Wanneer er een begeleidingsovereenkomst geregistreerd wordt voor een bepaalde zorgvrager, zal de contactpersoon hiervan op de hoogte gebracht worden via mail. De contactpersoon heeft vervolgens 45 dagen de tijd om de zorgvragen van deze zorgvrager aan te passen (afsluiten, migratievraag registreren, deeltijdfactor aanpassen of aangeven dat de zorgvragen ongewijzigd blijven ). Wanneer er geen gevolg gegeven is aan deze oproep tot wijziging, zullen de zorgvragen van de zorgvrager automatisch afgesloten worden. Blijkt dat er een zorgvraag toch nog geregistreerd moest blijven, kan de contactpersoon een nieuwe zorgvraag registreren via de webapplicatie zorgregie. Na beëindiging van een opname in een VAPH gesubsidieerde voorziening gedurende een proefperiode van maximum zes maanden, kan de zorgvraag van de persoon met een handicap terug bij de centrale registratie van zorgvragen (CRZ) genoteerd worden. Hierbij wordt de zorgvraag van vóór het afsluiten van de begeleidingsovereenkomst hersteld, wat betekent dat de eerder toegekende urgentiecategorie en de eventuele statussen van deze zorgvraag behouden blijven. Specifiek voor zorgvragen waaraan een convenant prioritair te bemiddelen zorgvraag toegekend is (zie 7.2), geldt het volgende: 1) Convenant onbepaalde duur (waarvan de regionale prioriteitencommissie geen einddatum bepaald heeft) Zolang er geen oplossing gevonden is voor de zorgvraag, moet de zorgvraag geregistreerd blijven als openstaande vraag met goedgekeurde status prioritair te bemiddelen en bijhorende convenant. Wanneer de zorgvrager een toereikende oplossing heeft gevonden (regulier of met middelen convenant), moet de zorgvraag worden afgesloten zodra de begeleidingsovereenkomst geregistreerd is. Indien de zorgvrager die ondersteund wordt met middelen convenant nadien regulier wenst door te stromen naar eenzelfde of een minder intensieve ondersteuning, moet de vraag aan de helpdesk zorgregie gesteld worden om de zorgvraag met status prioritair te bemiddelen terug open te stellen, zodat de zorgvrager met deze zorgvraag in prioriteitengroep 1 terecht komt en opgenomen kan worden in de reguliere open plaats. Van zodra de reguliere begeleidingsovereenkomst geregistreerd is, moet de zorgvraag terug afgesloten worden. 2) Convenant bepaalde duur (waarvan de regionale prioriteitencommissie een einddatum bepaald heeft) De zorgvraag blijft openstaan met goedgekeurde status prioritair te bemiddelen en bijhorende convenant tot er een reguliere begeleidingsovereenkomst geregistreerd is. 20
7. Samenstelling en opdrachtbepaling van de regionale prioriteitencommissie Om efficiënt naar een nieuwe en deugdelijkere prioriteitsbepaling toe te werken (zie punt 5.2 toekenning status prioritair te bemiddelen zorgvraag en punt 6.4 advies m.b.t motivering bij afwijking), richten de ROG s één of meer regionale prioriteitencommissies op. 7.1 Samenstelling regionale prioriteitencommissie De regionale prioriteitencommissie bestaat minimaal uit een gelijkwaardige vertegenwoordiging van de drie geledingen namelijk vertegenwoordigers vanuit de gebruikersorganisaties, vertegenwoordigers vanuit de voorzieningen en vertegenwoordigers vanuit de verwijzende instanties. Deze samenstelling wordt aangevuld met een vertegenwoordiger vanuit het VAPH (coördinator zorgregie). Het coördinatiepunt handicap neemt naast de inhoudelijke ondersteuning ook het secretariaat van de regionale prioriteitencommissie waar. Het ROG werkt de concrete samenstelling en werking van de regionale prioriteitencommissie uit en vervat dit in een huishoudelijk reglement. 7.2 Opdrachtbepaling van de regionale prioriteitencommissie De regionale prioriteitencommissie heeft minimaal volgende taken: Toekennen van de status prioritair te bemiddelen zorgvraag De regionale prioriteitencommissie kan aan de zorgvraag van een persoon met een handicap, die in de provincie van de regionale prioriteitencommissie gedomicilieerd is, de status van prioritair te bemiddelen zorgvraag toekennen als aan de volgende voorwaarden voldaan is: het betreft een actieve zorgvraag waarbij de persoon met een handicap aangeeft dat hij bereid is om in te gaan op een gepast aanbod van een voorziening of het hem toegekende PAB te activeren; er is een duidelijke kloof tussen de zorg en ondersteuning die de persoon met een handicap nu ontvangt en de zorg en ondersteuning die noodzakelijk is; de huidige situatie wordt op korte termijn onhoudbaar; de draagkracht van zijn sociaal netwerk is overschreden; een intensief bemiddelingstraject kan geen antwoord bieden op de zorgvraag; de geestelijke en lichamelijke integriteit van de persoon met een handicap of zijn sociale context is in het gedrang of is geschonden; er is geen perspectief op gepaste zorg en ondersteuning. De regionale prioriteitencommissie voert een intersubjectieve vergelijkende beoordeling uit van de verschillende kandidaten om de zorgvragen vast te stellen die de status prioritair te bemiddelen krijgen. Bij de toekenning moet de regionale prioriteitencommissie rekening houden met een door het VAPH opgelegd quotum. Er wordt een quotum bepaald voor de zorgvorm thuisbegeleiding en een quotum 21
per FAM-categorie. Het VAPH berekent een maximaal quotum maar het ROG kan zelf beslissen hoeveel ze van dit maximale quotum wil uitputten. Het quotum is bedoeld om de zorgvragers met prioritair te bemiddelen zorgvragen maximale instroomkansen te bieden. Elke zorgvraag die de status prioritair te bemiddelen krijgt, telt mee in het quotum van die zorgvorm/fam-categorie. Zorgvragers die op meerdere zorgvragen een status prioritair te bemiddelen krijgen, tellen dus ook in meerdere quota mee. Prioritair te bemiddelen zorgvragen die een persoonsvolgende convenant van onbepaalde duur hebben toegekend gekregen (zie verder), tellen niet mee in het quotum. Prioritair te bemiddelen zorgvragen die een persoonsvolgende convenant van bepaalde duur hebben gekregen, tellen wel mee in het quotum. Om het quotum correct te berekenen, wordt er een berekeningstool ter beschikking gesteld van de coördinatiepunten handicap. Ook indien er binnen een ROG meer dan één regionale prioriteitencommissie actief is, mag voor de verschillende prioriteitencommissies samengeteld dit quotum per zorgvorm/fam-categorie niet overschreden worden. Voor zorgvragen PAB bestaat dit quotum uit een toegekend provinciaal budget. De evaluatie van de aanvraag dient binnen de vijfenveertig kalenderdagen na aanvraag te gebeuren. In de maanden juli en augustus dient de evaluatie te gebeuren binnen de vijfenzeventig kalenderdagen. Het coördinatiepunt handicap registreert de status prioritair te bemiddelen zorgvraag in de applicatie zorgregie. Hierdoor zal de contactpersoon via mail op de hoogte gebracht worden van de al dan niet toekenning van de status. De regionale prioriteitencommissie moet minimaal jaarlijks rapporteren aan het ROG over het aantal toegekende statussen prioritair te bemiddelen zorgvragen. De regionale prioriteitencommissie kan de status prioritair te bemiddelen zorgvraag afnemen van een persoon met een handicap als uit een evaluatie blijkt dat de criteria prioritair te bemiddelen zorgvraag niet langer vervuld zijn. Adviseren over afwijking prioriteiten bij opname Elke regionale prioriteitencommissie moet zich buigen over de motivatie tot afwijking van de prioriteiten bij opname. Indien een voorziening of dienst iemand wil opnemen uit een lagere prioriteitengroep, legt zij via de applicatie zorgregie een uitvoerige motivatie voor aan de regionale prioriteitencommissie. De regionale prioriteitencommissie adviseert de vraag tot afwijking. De coördinator zorgregie beslist, rekening houdend met dit advies, of de motivatie gegrond is. Selectie kandidaten voor convenants in het kader van prioritair te bemiddelen zorgvragen Binnen de grenzen van de middelen die de Vlaamse Regering aan het VAPH heeft toegewezen, kan het VAPH, na advies van de regionale prioriteitencommissie van de provincie waarin de persoon met een handicap gedomicilieerd is, persoonsvolgende convenants aan prioritair te bemiddelen zorgvragen toekennen. Met dit budget kunnen de zorgaanbieders uit de regio, in onderlinge samenwerking, een gepast ondersteuningsaanbod uitwerken. Een convenant kan niet aangevraagd worden bij een zorgvraag PAB. Voor alle andere zorgvragen kan een convenant gevraagd worden. De zorgbemiddelingsvergadering of de contactpersoon kan aan de regionale prioriteitencommissie de vraag stellen naar een persoonsvolgend convenant. Deze aanvraag gebeurt via het aanvraagformulier convenant prioritair te bemiddelen zorgvraag en wordt gericht aan de regionale prioriteitencommissie van de provincie waar de zorgvrager gedomicilieerd is (met uitzondering van de personen die in de 22