1/11 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 05/2013 van 7 februari 2013 Betreft: Machtigingsaanvraag van de POD Maatschappelijke Integratie met het oog op de elektronische mededeling aan de OCMW s van persoonsgegevens betreffende de belastbare inkomsten van steunaanvragers en van de personen met wie zij samenwonen en dit in het kader van de toekenning of de terugvordering van het recht op maatschappelijke dienstverlening of maatschappelijke integratie (AF-MA-2012-083) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van de Directeur-generaal van de POD Maatschappelijke Integratie ontvangen op 05/12/2012; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 21/01/2013; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 06/02/2013; Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beraadslaging FO 05 /2013-2/11 Beslist op 7 februari 2013, na beraadslaging, als volgt: I. CONTEXT EN ONDERWERP VAN DE AANVRAAG. 1. De OCMW s, instellingen van openbaar nut opgericht door de Organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, hebben als opdracht het recht op maatschappelijke integratie 1 alsook dit op maatschappelijke hulp 2 te waarborgen. 2. De OCMW s beschikken reeds over een machtiging van het Comité op basis waarvan zij toegang hebben tot een aantal gegevens betreffende het onroerend patrimonium van de aanvrager, de met hem samenwonende personen 3 en de onderhoudsplichtigen 4. Bovendien zijn de OCMW s gemachtigd om toegang te hebben tot sommige gegevens betreffende de belastbare inkomsten van onderhoudsplichtigen, met het oog op de terugvordering van uitbetaalde bedragen 5. 3. De aanvraag die het onderwerp vormt van de huidige beraadslaging werd ingediend op 5 december 2012 door de POD Maatschappelijke Integratie teneinde een machtiging te verkrijgen voor de elektronische mededeling door de FOD Financiën aan de sociale diensten van de OCMW s, van persoonsgegevens betreffende de belastbare inkomsten van steunaanvragers en van de persoon met wie zij samenwonen en dit opdat de OCMW s de behoeftigheid van de steunaanvrager zouden kunnen onderzoeken. Eén van de toekenningsvoorwaarden van het recht op maatschappelijke integratie en het recht op maatschappelijke dienstverlening betreft immers een gebrek aan bestaansmiddelen (art. 60, 1, tweede lid, Organieke wet en artikel 17 RMI-wet). 1 Art. 2 van de Organieke wet betreffende de OCMW s van 8 juli 1976 (hierna Organieke wet ). 2 Art. 1 van de Wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie (hierna RMI-wet ). 3 Beraadslaging van het Sectoraal comité voor de Federale Overheid nr. 08/2009 van 11 juni 2009. 4 Beraadslaging van het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid nr. 12/2010 van 10 juni 2010. 5 Beraadslaging van het Sectoraal comité voor de Federale Overheid nr. 05/2010 van 25 maart 2010 en beraadslaging van het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid nr. 22/2010 van 21 december 2010.
Beraadslaging FO 05 /2013-3/11 II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID 4. Krachtens artikel 36bis van de WVP: vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging van (het bevoegd) sectoraal comité. 5. De OCMW s wensen een elektronische toegang te krijgen tot de persoonsgegevens die de FOD Financiën bewaart. Hier is dus sprake van een elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheid, te weten de FOD Financiën. 6. Gelet op de aanvraag, is het Comité bevoegd. III. TEN GRONDE A. Finaliteitsbeginsel 7. Artikel 4, 1, 2 van de WVP laat enkel toe dat persoonsgegevens worden verwerkt voor uitdrukkelijk, welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden en de gegevens mogen bovendien niet verder verwerkt worden op een wijze die onverenigbaar is met deze doeleinden. Het Comité onderzoekt hierna of die essentiële principes in voorliggend geval geëerbiedigd werden. 8. Elk persoon heeft recht op maatschappelijke dienstverlening, die als doel heeft eenieder in de mogelijkheid te stellen een leven te leiden dat beantwoordt aan de menselijke waardigheid. Het is de taak van de OCMW s om deze dienstverlening te voorzien (artikel 1 van de organieke wet). 9. Ook heeft elk persoon recht op maatschappelijke integratie, dewelke kan bestaan uit onder andere een leefloon. Het verzekeren van dit recht komt eveneens toe aan de OCMW s (artikel 2 van de RMI-wet). 10. Met het oog op de toekenning van het recht op maatschappelijke dienstverlening of op maatschappelijke integratie, dient het OCMW de steunaanvraag te onderzoeken. Dit gebeurt door middel van een sociaal onderzoek, waarbij er een diagnose wordt gemaakt omtrent het bestaan en de omvang van de behoefte aan dienstverlening (art. 60 1 organieke wet en art. 19 RMI-wet). Via dit sociaal onderzoek wordt de behoeftigheid van de steunaanvrager
Beraadslaging FO 05 /2013-4/11 vastgesteld en onderzocht of de wettelijke voorwaarden voor maatschappelijke dienstverlening en/of maatschappelijke integratie zijn vervuld. Om te kunnen bepalen of een persoon al dan niet beschikt over voldoende bestaansmiddelen, dient het OCMW de inkomsten van de steunaanvrager te controleren. Ook de middelen van de persoon met wie de steunaanvrager samenwoont, kunnen in aanmerking genomen worden (art. 16 1 RMI-wet). 11. Bovendien beschikt het OCMW over de mogelijkheid om de kosten van maatschappelijke dienstverlening en de kosten van maatschappelijke integratie te verhalen indien deze steun ten onrechte is toegekend. Het OCMW kan enkel afzien van terugvordering om redenen van billijkheid of indien de kosten of inspanningen verbonden aan de terugvordering niet opwegen tegen het verwachte resultaat (art 97 tot en met art 104 van de organieke wet en art 24 tot en met artikel 29 van de RMI-wet). Uiteraard, om te bepalen of een terugvordering al dan niet billijk is, dient rekening te worden gehouden met de inkomenssituatie van de begunstigde en van de persoon waarmee de begunstigde samenwoont. 12. Het Comité stelt dat deze doeleinden welbepaald en uitdrukkelijk omschreven zijn, zoals bedoeld in artikel 4, 1, 2 van de WVP. Het herinnert eraan dat de gevraagde gegevens uitsluitend voor deze doeleinden mogen gebruikt worden. 13. De geplande verwerking, te weten de inzameling door een OCMW van gegevens die door de FOD Financiën worden bewaard, is evenwel een verdere verwerking van gegevens die initieel werden verwerkt door een andere administratie, nl. de FOD Financiën. De toelaatbaarheid van deze verdere verwerking hangt dus af van de verenigbaarheid ervan met de oorspronkelijke verwerking. Dit onderzoek naar de verenigbaarheid gebeurt in functie van de redelijke verwachtingen van de betrokkene en de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen. 14. In dit opzicht stelt het Comité vast dat: het artikel 328 van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen dat bepaalt de bestuursdiensten van de Staat, (...)verenigingen, instellingen of inrichtingen naar publiek recht, mogen slechts kredieten, leningen, premies, toelagen of alle andere voordelen toekennen welke rechtstreeks of onrechtstreeks gegrond zijn op het bedrag van de inkomsten of op elementen die in aanmerking komen voor de vaststelling van die inkomsten, dan na kennis genomen te hebben van de recente fiscale toestand van de aanvrager. ; artikel 337, tweede lid van het Wetboek van de inkomstenbelastingen stelt dat: De ambtenaren van de administratie der directe belastingen en van de administratie
Beraadslaging FO 05 /2013-5/11 van het kadaster oefenen hun ambt uit wanneer zij aan andere administratieve diensten van de Staat, ( ) en aan de in artikel 329 bedoelde openbare instellingen of inrichtingen, inlichtingen verstrekken welke voor die diensten, instellingen of inrichtingen nodig zijn voor de hun opgedragen uitvoering van wettelijke of reglementaire bepalingen. artikel 2 van de RMI-wet de OCMW s belast met de opdracht om voor iedere persoon het recht op maatschappelijke integratie te vrijwaren volgens de voorwaarden bepaald in deze wet en dat artikel 16 van diezelfde wet bepaalt dat: alle bestaansmiddelen in aanmerking (komen) van welke aard en oorsprong ook, waarover de aanvrager beschikt,(...). Kunnen eveneens in aanmerking worden genomen binnen de perken bepaald door de Koning, bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad, 6 de bestaansmiddelen van de personen met wie de aanvrager samenwoont ; artikel 19 van de RMI-wet in het volgende voorziet: De aanvrager is ertoe gehouden elke voor het onderzoek van zijn aanvraag nuttige inlichting en machtiging te geven. Het centrum verzamelt alle ontbrekende inlichtingen om de rechten van de betrokkene te kunnen beoordelen wanneer de aanvrager dit niet kan doen. ; artikel 60, 1 van de organieke wet van de OCMW s van 8 juli 1976 het volgende bepaalt: de tussenkomst van het centrum is, zo nodig, voorafgegaan van een sociaal onderzoek dat besluit met een nauwkeurige diagnose nopens het bestaan en de omvang van de behoefte aan dienstverlening en de meest passende middelen voorstelt om daarin te voorzien. De betrokkene is ertoe gehouden elke nuttige inlichting nopens zijn toestand te geven, alsmede het centrum op de hoogte te brengen van elk nieuw gegeven dat een weerslag kan hebben op de hulp die hem wordt verleend. 15. Gelet op het voormelde regelgevend kader, is het Comité van oordeel dat onderhavige gegevensverwerkingen, verricht door de OCMW s, niet onverenigbaar zijn met de verwerkingen waarvoor de gegevens oorspronkelijk door de FOD Financiën werden ingezameld. 6 Artikel 6, 3, van het koninklijk besluit van 11 juli 2002 houdende het algemeen reglement betreffende het recht op maatschappelijke integratie, bepaalt dat het OCMW aan de ambtenaren van de Mechanografische Dienst van de Administratie der Directe Belastingen en aan de ontvanger der registratie en domeinen (kan) vragen hem de inlichtingen te verschaffen in verband met de bestaansmiddelen en het patrimonium van de betrokken persoon en van de samenwonende persoon ( ).
Beraadslaging FO 05 /2013-6/11 B. Proportionaliteitsbeginsel 1. Aard van de gevraagde gegevens 16. De verwerkingen van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn opdat een openbare instelling zijn opdracht van openbaar nut zou kunnen verwezenlijken, moeten, in toepassing van artikel 4, 1, 3 van de WVP, betrekking hebben op gegevens die toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn uitgaande van de doeleinde waarvoor ze werden verkregen en verder verwerkt worden. 17. De sociale diensten van de OCMW s wensen een toegang te krijgen tot het jaarlijks netto belastbaar inkomen van de steunaanvragers en van de persoon met wie zij samenwonen. 18. In het licht van de hoger aangehaalde finaliteiten (cf. supra randnummers 10-11) moeten de sociale diensten van de OCMW s over deze informatie beschikken ten einde een zo nauwkeurig mogelijke berekening te kunnen maken van de bestaansmiddelen van de betrokkenen. Het Comité is van oordeel dat de gegevens waartoe een toegang wordt gevraagd conform zijn aan artikel 4 1, 3 van de WVP en dus toereikend, ter zake dienend en niet overmatig voor het verwezenlijken van de voormelde doeleinden. 19. Het Comité vestigt er verder de aandacht op dat de ingewonnen gegevens kunnen worden beschouwd als gerechtelijke gegevens 7, zoals bedoeld in de WVP, als zij worden verzameld of verwerkt om gebruikt te worden om bij het gerecht een zaak in te leiden. 20. Het is daarom aangewezen de bijzondere voorwaarden te eerbiedigen die betrekking hebben op die verwerkingen en die vermeld staan in artikel 25 van het Koninklijk besluit van 13 februari 2001 houdende uitvoering van de WVP. Krachtens dit artikel moet de verantwoordelijke duidelijk de categorieën personen aanduiden die toegang hebben tot de gegevens en hun functie moet daarbij nauwkeurig worden omschreven. De lijst van de categorieën personen moet ter beschikking worden gehouden van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De verantwoordelijke moet er bovendien over waken dat die aangeduide personen gebonden zijn aan een wettelijke, statutaire of contractuele verplichting aangaande de vertrouwelijkheid van de gegevens. 7 Gegevens inzake geschillen voorgelegd aan hoven en rechtbanken [ ] inzake verdenkingen, vervolgingen of veroordelingen met betrekking tot misdrijven, of inzake administratieve sancties of veiligheidsmaatregelen artikel 8 WVP.
Beraadslaging FO 05 /2013-7/11 2. Bewaartermijn van de verzamelde gegevens 21. Met betrekking tot de bewaringstermijn van de gegevens herinnert het Comité eraan dat de gegevens niet langer mogen bewaard worden dan noodzakelijk voor het verwezenlijken van het doeleinde waarvoor zij werden ingezameld (artikel 4, 1, 5 van de WVP). 22. Uit de door de POD Maatschappelijke Integratie meegedeelde inlichtingen blijkt dat de gegevens zullen bewaard worden voor een periode van 6 jaar. Voor boekhoudkundige stukken gaat deze termijn in na het begrotingsjaar, voor individuele dossiers na de sluiting van het dossier door het OCMW. Uitgangspunt voor de bewaartermijn van deze bewijsstukken, is de verjaringstermijn die 5 jaar bedraagt in administratieve zaken 8. Het extra jaar is aangewezen om een controle nog mogelijk te maken en om er zeker van te zijn dat de verjaring volledig heeft gespeeld. 23. Het Comité neemt hiervan akte en merkt op dat men in de praktijk een onderscheid kan maken tussen verschillende vormen van bewaring. De behandeling van een lopend dossier vereist een bewaring van de gegevens op een manier dat deze normaal toegankelijk en beschikbaar zijn voor de ambtenaren die belast zijn met het beheer van het dossier. Zodra een dossier kan worden gearchiveerd dient de gekozen bewaringswijze nog slechts een beperkte beschikbaarheid en toegankelijkheid aan de gegevens te verlenen. Eens de bewaring niet langer nuttig is, in onderhavig geval na 6 jaar, mogen de gegevens niet langer worden bewaard. 3. Frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 24. De OCMW s wensen een permanente toegang tot de gevraagde gegevens. De controle van de bestaansmiddelen van de steunaanvrager en van de persoon met wie hij/zij samenwoont gebeurt immers systematisch bij elke opening van een dossier tot steunaanvraag. Bovendien onderzoeken de OCMW s regelmatig, en dit minstens één maal per jaar, of de toekenningsvoorwaarden nog steeds voldaan zijn. 25. Gelet op deze toelichting is het Comité van oordeel dat, in het licht van artikel 4, 1, 3 van de WVP, een permanente toegang gepast is voor het verwezenlijken van de beoogde doeleinden. 8 Artikel 100 van het Koninklijk Besluit van 17 juli 1991 houdende de coördinatie van de wetten op de Rijkscomptabiliteit.
Beraadslaging FO 05 /2013-8/11 26. De toegang wordt ook gevraagd voor onbepaalde duur. De taken van de OCMW s die in randummers 8-11 zijn uiteengezet, zijn immers niet beperkt in de tijd. Het Comité stelt aldus vast dat een machtiging voor onbepaalde duur gepast is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken (artikel 4, 1, 3 van de WVP). 4. Ontvangers en/of derden waaraan de gegevens worden verstrekt 27. De maatschappelijk werkers van de sociale diensten van de OCMW s zullen de gegevens die zij van de FOD Financiën ontvangen intern gebruiken en dit enkel voor het uitvoeren van de in randnummers 8-11 uiteengezette taken. 28. In dit opzicht dringt het Comité erop aan dat in de schoot van de OCMW s en de POD Maatschappelijke Integratie de nodige maatregelen zouden genomen worden opdat enkel de behoorlijk gemachtigde personeelsleden toegang zouden krijgen tot de gegevens betreffende de onroerende inkomsten van de onderhoudsplichtigen. Zo zullen toegangsprofielen geïmplementeerd moeten worden om iedere onwettige toegang tot de gegevens van de betrokkenen te voorkomen en de beperking van de toegang te waarborgen tot uitsluitend relevante gegevens. Een loggingsysteem zal ingevoerd worden zodat de uitgevoerde raadplegingen zullen kunnen worden nagegaan en het is opportuun dat de gebruikers gesensibiliseerd worden voor het belang van het finaliteitsbeginsel van de WVP en geïnformeerd worden over het bestaan van het loggingsysteem. 29. Het is eveneens mogelijk dat de gegevens in sommige gevallen meegedeeld worden aan derden: a. De personeelsleden van de inspectiedienst van de POD Maatschappelijke Integratie hebben als wettelijke opdracht de toekenning en het gebruik van de toelagen te controleren. Zij zullen bij de OCMW s controle uitoefenen over het gebruik van de verstrekte toelagen zodat zij mogelijk toegang zullen hebben tot de bedoelde gegevens in het raam van hun controle. b. Bovendien zullen de gegevens meegedeeld worden aan advocaten die de OCMW s en/of de POD Maatschappelijke Integratie in sommige rechtszaken verdedigen. 30. Het Comité neemt hiervan akte en heeft er in principe geen bezwaar tegen dat de voormelde derden in welbepaalde gevallen toegang verkrijgen tot de gegevens.
Beraadslaging FO 05 /2013-9/11 C. Transparantiebeginsel 31. Het Comité herinnert eraan dat een verwerking eerlijk en dus op een transparante wijze moet gebeuren. De verplichte kennisgeving in de zin van artikel 9 van de WVP vormt een van de hoekstenen van een transparante verwerking. 32. In onderhavig geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel uitgevoerd worden in toepassing van bepalingen voorgeschreven door een wet, een decreet of een ordonnantie. Krachtens artikel 9, 2, 2de lid, b) van de WVP geldt in een dergelijke situatie een vrijstelling van de verplichte kennisgeving. Deze vrijstelling belet evenwel niet dat het Comité zich er kan van vergewissen dat de gepaste waarborgen voor de bescherming van de fundamentele rechten van de betrokkenen aanwezig zijn. Hier betekent dit onder andere dat de aanvragers van een leefloon heel precies moeten weten welke gegevens bepalend zijn om van dit recht te kunnen genieten en om het te kunnen behouden en op welke manier die gegevens zullen worden geverifieerd. 33. In de aanvraag van de POD Maatschappelijke Integratie wordt ter zake het volgende vermeld: Elke steunaanvraag wordt behandeld op basis van een vooraf opgesteld formulier dat juist is ingevuld en dat de volgende elementen bevat: ( ) -De door de aanvrager aan het centrum gegeven machtiging om alle inlichtingen en verklaringen na te zien bij ( ) openbare besturen, onder meer bij de ambtenaren van de Mechanografische Dienst van de Administratie der Directe Belastingen en bij de ontvanger der registratie en domeinen. ( ) 34. Het Comité neemt akte van wat in de vorige twee randnummers wordt aangegeven en het wijst er op dat er voor de verwerking van gegevens van personen die samenwonen met de steunaanvrager blijkbaar geen informatieverstrekking voorzien is. Het verzoekt de OCMW s daarom om in elk geval ten aanzien van deze personen, de nodige informatie op de website te plaatsen (in navolging van de reeds bestaande informatieverstrekking aan de onderhoudsplichtigen (cf. randnummer 28 van beraadslaging nr. 05/2010)). 35. Het Comité beveelt daarnaast aan dat ook langs de zijde van de FOD Financiën een maximale transparantie zou worden gewaarborgd. De FOD zou via aangepaste kanalen algemene informatie kunnen verstrekken over het feit dat hij gegevens doorgeeft aan de OCMW s en voor welke doeleinden deze doorgifte plaatsvindt. Hij zou dit bijvoorbeeld kunnen vermelden op zijn website.
Beraadslaging FO 05 /2013-10/11 D. Veiligheidsbeginsel 36. De OCMW s maken deel uit van het netwerk van de Sociale Zekerheid en zijn bijgevolg onderworpen aan het Koninklijk besluit van 12 augustus 1993 houdende de organisatie van de informatieveiligheid bij de instellingen van sociale zekerheid. Dit betekent dat zij beschikken over: a. een consulent inzake informatieveiligheid waarvan de aanstelling voorgelegd werd aan het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid; b. een veiligheidsplan met aanduiding van alle noodzakelijke middelen voor de uitvoering ervan. 37. De door de OCMW s genomen veiligheidsmaatregelen kunnen als passend worden gekwalificeerd. Het Comité wenst te verduidelijken dat deze maatregelen het verplicht invoeren van toegangsprofielen en een loggingsysteem impliceren (zie randnummer 28). Het Comité onderstreept bovendien dat het onder meer de taak van de consulent inzake informatieveiligheid is om er op toe te zien dat: a. enkel de gerechtigde personen toegang hebben tot onderhavige gegevens; b. de toegangsgerechtigde personen deze toegang enkel gebruiken met het oog op de verwezenlijking van de in randnummers 8-11 vermelde doeleinden. 38. Het Comité onderlijnt ook dat onderhavige gegevensstromen verplicht via een tussenkomst van de Kruispuntbank voor de Sociale Zekerheid dienen te worden georganiseerd (cf. artikel 14 van de Wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid). 39. Uit de door de FOD Financiën meegedeelde stukken blijkt eveneens dat deze dienst over een veiligheidsconsulent en een veiligheidsbeleid beschikt. Het Comité heeft er akte van genomen.
Beraadslaging FO 05 /2013-11/11 OM DEZE REDENEN Het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid machtigt de OCMW s en de FOD Financiën om de gegevensverwerkingen bedoeld in de machtigingsaanvraag, uit te voeren, mits rekening wordt gehouden met de hierboven vermelde opmerkingen (zie in het bijzonder de randnummers 12, 19-20, 23, 28, 34-35, 38); De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere