Subsidiereglement culturele verenigingen Zitting van 18 december 2014. Gepubliceerd op 23 december 2014. Hoofdstuk 1. Lidmaatschap van de culturele raad (CR) Artikel 1. Categorieën Er zijn twee categorieën leden: niet-gesubsidieerde leden (NG): deze verenigingen genieten van de laagste huurprijs voor lokalen, van het materiaal van de gemeentelijke uitleendienst en van de logistieke steun maar ontvangen geen subsidies. Zij hebben wel de mogelijkheid tot het indienen van een project. Verenigingen die, buiten het budget van de CR, een toelage ontvangen van de gemeente zijn steeds NG-leden. Verenigingen kunnen zelf opteren om NG-lid te zijn. gesubsidieerde leden (G): deze verenigingen genieten van de laagste huurprijs voor lokalen, het materiaal van de gemeentelijke uitleendienst en van de logistieke steun. Zij ontvangen een werkingssubsidie. Zij hebben de mogelijkheid tot het indienen van een project. Artikel 2. Basisvoorwaarden tot lidmaatschap A. Niet-gesubsidieerde leden (NG) Aanwezig zijn op de algemene vergadering. Bij eenmalige afwezigheid op de algemene (start)vergadering worden de voordelen en het lidmaatschap uitzonderlijk niet geschrapt. Indien de vereniging twee jaar achtereenvolgens afwezig is, dan vervallen de voordelen en het lidmaatschap wel. Een bestuur hebben waarvan minstens drie bestuursleden in de gemeente wonen. Activiteiten organiseren voor de inwoners van Lede. Jaarlijks indienen van een inlichtingenformulier tegen 1 februari. Dit inlichtingenformulier is te verkrijgen bij de dienst cultuur en wordt jaarlijks opgestuurd naar de voorzitters van de reeds aangesloten verenigingen. Op dit inlichtingenformulier moet verplicht één geldig e-mailadres namens de vereniging vermeld staan. Bij het niet voldoen aan de voorwaarden vervalt het lidmaatschap van het lopende jaar alsook de daaraan gekoppelde voordelen. B. Gesubsidieerde leden (G) Aanwezig zijn op de algemene vergadering. Wanneer gesubsidieerde leden niet aanwezig zijn op de algemene (start)vergadering, dan vervalt het recht op subsidies. De voordelen en het lidmaatschap worden uitzonderlijk niet geschrapt bij eenmalige afwezigheid op de algemene vergadering. Indien de vereniging twee jaar achtereenvolgens afwezig is, dan vervallen de voordelen en het lidmaatschap wel. 1
Een bestuur hebben waarvan minstens drie bestuursleden in de gemeente wonen. Activiteiten organiseren voor de inwoners van Lede. Een volledig werkingsverslag (met alle verantwoordingsstukken) van het voorbije werkjaar indienen tegen 1 februari van het lopend jaar. Laattijdige verslagen worden niet meer aanvaard. Deze documenten zijn te verkrijgen bij de cultuurdienst en worden jaarlijks opgestuurd naar de voorzitters van de reeds aangesloten verenigingen. Op het inlichtingenformulier moet verplicht één geldig e-mailadres van de vereniging vermeld staan. Het voorbije kalenderjaar minstens vier vormende of sociaal-culturele activiteiten georganiseerd hebben voor een ruim publiek. Er kan slechts één activiteit met een louter commercieel karakter (recepties, barbecues, eetfestijnen...) voor het totaal meetellen. Bij het niet voldoen aan de voorwaarden vervalt het recht op de subsidies van het voorbije jaar en kan de culturele raad overgaan tot schrapping van het lidmaatschap. Artikel 3. Aanvraag tot lidmaatschap De aanvraag moet ingediend worden met een toetredingsformulier en aanvaard worden door het bestuur van de CR. Dit formulier is te verkrijgen bij de cultuurdienst en te downloaden op www.lede.be. Hoofdstuk 2. Werkingssubsidies Artikel 4. Om recht te hebben op werkingssubsidies moet men lid zijn van de culturele raad. Artikel 5. Deze subsidies zijn gebaseerd op het hierna volgend puntensysteem. De uitvoering van dit besluit is beperkt tot een bedrag van 15 000 euro per jaar. Dit budget voor werkingssubsidies wordt gedeeld door het totaal van de punten die aan de verenigingen toegekend zijn om zo het bedrag per toegekend punt te bepalen. PUNTENSYSTEEM A. Puntenverdeling voor de activiteiten 1) Organisatie van een concert, muziekoptreden of toneel voor een ruim publiek: - bij volledig eigen organisatie in Lede: 1 ste voorstelling: 150 punten (buiten Lede: eenmalig 15 punten); 2 e voorstelling: 75 punten; 3 e voorstelling: 50 punten; 4 e voorstelling: 38 punten; 5 e voorstelling: 30 punten; vanaf 6 e voorstelling: 15 punten. - bij eenmalig gastoptreden in Lede: 50 punten. 2
2) Opluisteren van kerkelijke vieringen door de koren gedurende het jaar: eenmalig 50 punten. 3) De organisatie van een film- of dia-avond voor ruim publiek in Lede: - volledig eigen organisatie (eigen productie): 50 punten; - gastoptreden: 15 punten. 4) Deelname aan kampioenschap: - 1 ste deelname: 20 punten; - 2 e deelname:10 punten; - 3 e deelname: 5 punten. 5) Vorming, workshop, voordracht, infoavond, cursus met gastspreker: - voor ruim publiek: 20 punten; - voor eigen leden: 10 punten, maximum 2 vormingen mits voorlegging geschreven overeenkomst tussen lesgever en organisatie. 6) Uitstap, bezoek aan concert, toneel, film, tentoonstelling (met een maximum van 3 keer): 5 punten. 7) De organisatie van een niet-commerciële tentoonstelling in Lede: - eigen (organisatie) productie: 75 punten; - niet-eigen productie: 40 punten. 8) Organisatie van een beurs (ruilbeurs, tweedehandsbeurs ): 20 punten, met een maximum van 2. 9) Het organiseren van reeksen met een repetitief karakter van wandelen, fietsen, repetities, filmavonden: eenmalig 10 punten. 10) Organisatie van een wandeltocht, fietstocht, quiz of zoekwedstrijd voor groot publiek (sneukelfietstocht ): 15 punten. 11) Medewerking als vereniging aan een activiteit van de culturele raad en/of cultuurdienst en/of activiteiten van de andere gemeentelijke raden: 10 punten. 12) Activiteiten voor een ruim publiek waarbij speciaal inspanningen worden gedaan om ook de kinderen bij de activiteit te betrekken worden beloond met 5 extra punten per activiteit. De vereniging moet aan de hand van affiches of artikelen in de pers duidelijk aantonen dat de activiteiten gericht zijn op een ruim publiek en kinderen. Bij niet-bijvoeging van de bewijsstukken worden de extra punten niet toegekend. 13) Openhouden van lokaal (documentatie) op regelmatige tijdstippen voor een ruim publiek: eenmalig 50 punten. 14) Andere niet-commerciële activiteiten: 10 punten. B. Puntenverdeling voor vorming van de bestuursleden en voor de promotie van de activiteiten 1) Eigen website met duidelijke link op hoofdpagina naar www.lede.be: 10 punten. 2) Ledenblad of tijdschrift (eigen uitgave/min 4 bladzijden A4): 5 punten per uitgave met een maximum van 20 punten. 3) Uitgifte van een boek met minimum 50 bladzijden: 100 punten. 4) Kadervorming met betrekking tot de werking van de vereniging: eenmalig 10 punten. C. Belangrijke opmerkingen 1) Bij activiteiten die door meerdere verenigingen georganiseerd worden, zullen de punten gelijkmatig verdeeld worden over deze verenigingen. 2) Alleen activiteiten die gepubliceerd werden, komen in aanmerking voor toekenning van punten. De bewijsstukken (= verantwoordingsstukken) van publicatie moeten worden voorgelegd samen met het werkingsverslag. 3
Er moeten ten minste drie bronnen (website, advertentiebladen, uitkalender, kranten, flyer, affiche, parochieblad ) vermeld worden. 3) Bij onvolledige of onjuiste verklaringen betreffende de activiteiten zullen deze niet in aanmerking komen voor subsidies. In geval van betwisting wordt dit voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. 4) Bij betwisting wordt, na advies van de culturele raad, de beslissing genomen door het college van burgemeester en schepenen. Hoofdstuk 3. Subsidies UiTPASverenigingen Artikel 6. Gesubsidieerde culturele verenigingen die ingestapt zijn in het UiTPASproject komen in aanmerking voor een extra subsidie. Verenigingen die nieuw instappen in het UiTPASproject moeten minstens 6 maanden officieel UiTPASvereniging zijn om aanspraak te kunnen maken op deze subsidie. Voor deze subsidie is een apart budget begroot (los van de werkingssubsidies). De uitvoering van dit besluit is beperkt tot een bedrag van 600 euro per jaar. Dit budget wordt verdeeld onder alle culturele UiTPASverenigingen, met een maximum van 100 euro/vereniging. Artikel 7. Voorwaarden 1) Een UiTPASvereniging laat al zijn activiteiten in aanmerking komen voor mensen met een UiTPAS aan kansentarief. Hiervoor gelden de vastgelegde prijzen: 1,5 euro voor een halve dag activiteit, 3 euro voor een dagactiviteit en 25% van de normale prijs voor een meerdaagse activiteit (cursus, tweedaagse ). In een aantal gevallen zijn er speciale financiële regelingen voorzien. Meer uitleg vind je in de UiTPASinformatiebundel op www.lede.be of bij de cultuurdienst. 2) Een UiTPASvereniging lanceert minstens één omruilvoordeel per jaar. 3) Mensen met een UiTPAS kunnen een punt sparen op de activiteiten van een UiTPASvereniging. 4) De UiTPASvereniging moet volgende bewijsstukken voorleggen: een kopie van de samenwerkingsovereenkomst met Cultuurnet; bewijsstukken van publicatie waarbij expliciet vermeld wordt dat de activiteiten in aanmerking komen voor mensen met een UiTPAS aan kansentarief (dit kan volledig samenvallen met de bewijsstukken voor de werkingssubsidies, zie artikel 5, C, punt 2); lijst met nummers van UiTPASsen aan kansentarief die het voorbije werkjaar deelnamen aan een of meerdere activiteiten van de vereniging (indien er geen mensen met UiTPAS aan kansentarief deelnamen, dan valt dit weg); beschrijving van het (de) aangeboden omruilvoorde(e)l(en). Hoofdstuk 4. Projectsubsidies Artikel 8. De gemeente Lede voorziet een bedrag voor projectsubsidies, die onder hierna vermelde voorwaarden kunnen toegekend worden aan een vereniging voor een cultureel project van bijzondere en vernieuwende aard. 4
Artikel 9. Alle gemeentelijke verenigingen aangesloten bij de culturele raad kunnen een project indienen. Artikel 10. Het project dient steeds plaats te vinden op het grondgebied van de gemeente Lede en heeft een openbaar karakter, is toegankelijk voor iedereen en stimuleert actief de betrokkenheid van de brede bevolking. Een project is bijzonder of vernieuwend als het een meerwaarde betekent voor de vereniging en/of de gemeente. Het kan hier gaan om een activiteit van grote omvang of uitstraling of een actie die door aard, thema, vorm of doelgroep een vernieuwing of een aanvulling in het culturele aanbod van de gemeente brengt. Het project is eenmalig en in tijd begrensd. Het project overstijgt de normale werking van de vereniging. Het project moet 1 of meer kenmerken hebben: een eigen creatie of schepping beogen; daadwerkelijke samenwerking van het culturele leven in de hand werken; uitstraling bezitten buiten de grenzen van de gemeente; aandacht hebben voor bijzondere doelgroepen. Een cultureel project is een project dat betrekking heeft op een of meer van de volgende materies: beeldende kunst; cultureel erfgoed; letteren en taal; muziek; podiumkunsten; volksontwikkeling. De subsidie moet integraal worden aangewend voor het project en per jaar kan voor een bepaalde vereniging maar één activiteit of een reeks van met elkaar verbonden activiteiten in aanmerking genomen worden. Artikel 11. Indien er van het gemeentebestuur een toelage ontvangen wordt voor een project dan kan er geen projectsubsidie bij de cultuurdienst aangevraagd worden, met uitzondering van een toelage voor jubilea. Artikel 12. Indienen van een project Een projectaanvraag dient te gebeuren door invulling van een standaardformulier, verkrijgbaar bij de cultuurdienst of te downloaden op www.lede.be. De aanvraag wordt ingediend bij de cultuurdienst, Markt 1, 9340 Lede. Projecten voor het komende jaar worden vóór 30 oktober van het lopende jaar ingediend. 5
Artikel 13. De cultuurdienst kijkt na welke projecten voldoen aan de voorwaarden en voor subsidiëring in aanmerking komen en legt deze ingediende projecten ter advies voor aan de culturele raad. Dit advies wordt voorgelegd aan de gemeenteraad die uiteindelijk beslist welke projecten in aanmerking komen. De initiatiefnemer wordt op de hoogte gebracht van het besluit van de gemeenteraad vóór 1 januari van het jaar waarin het project plaatsvindt. Artikel 14. De cultuurdienst is bevoegd om te allen tijde het project te controleren en op te volgen. Binnen de maand na het project dient de cultuurdienst te ontvangen: het financieel verslag gestaafd met de nodige bewijsstukken (facturen ); het verslag van de activiteit; het promotiemateriaal. Indien blijkt dat het project niet aan de vooropgestelde doelstellingen voldoet, dan kan de subsidie ingehouden worden. Als het project waarvoor de subsidie werd aangevraagd, niet kan plaatsvinden of indien er wijzigingen zijn opgetreden zal de initiatiefnemer dit onmiddellijk meedelen aan de cultuurdienst. Artikel 15. Alle documenten zijn te downloaden op www.lede.be. Artikel 16. Dit reglement gaat in voege op 1 januari 2015 en vervangt het besluit van de gemeenteraad van 16 december 2010 houdende vaststelling van het subsidiereglement voor de culturele verenigingen, zoals gewijzigd bij gemeenteraadsbesluiten van 20 februari 2014 en 15 mei 2014. 6