Nota van Inlichtingen Aanbesteding voedingsmiddelen Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Aanbesteding voedingsmiddelen Rivierduinen Omschrijving: GGZ Rivierduinen wil dat de best beschikbare prestatiegerichte leverancier de levering van de voedingsmiddelen/- ingrediënten gaat leveren. Dit wil GGZ Rivierduinen bereiken onder meer door aan te besteden met behulp van de filosofie en methodiek Best Value (BVP) ofwel Prestatieinkoop. Best Value is een methodiek die maximaal ruimte geeft aan leveranciers om hun toegevoegde waarde te laten zien en zich met dominante informatie weten te onderscheiden ten opzichte van de overige aanbieders. Het resultaat is een leverancier die als expert de ruimte krijgt om verantwoordelijkheid te nemen. GGZ Rivierduinen gaat daarom de voedingsmiddelen opnieuw aanbesteden. Toelichting: Bijgaand de eerste Nota van Inlichtingen met vragen. Er volgt in ieder geval nog een tweede Nota van Inlichtingen met de antwoorden op de vragen die vanaf 1 augustus zijn gesteld. Betreft Bijlage H 1 Vraag Bijlage H lijkt te ontbreken. Is dit juist? Kunt u hier duidelijkheid over verschaffen? Antwoord Vrijgegeven: 01-08-2016 Er is inderdaad geen bijlage H. Categorie Planning Betreft 2.5 Globale Planning 2 Vraag Inleverdatum staat op 5 september. Op bladzijde 7 van 32 en bij punt 3.3 op pagina 8 van 32 staat 12 september. Wat is juist? Antwoord Vrijgegeven: 01-08-2016 De inleverdatum is 5 september 2016 voor 12.00 uur. Betreft Bijlage H 3 Vraag De bijlagen zijn gecodeerd met de letters A tot en met G en vervolgens weer met de letters I tot en met K. Ontbreekt er een bijlage H of is deze letter overgeslagen? Er is geen bijlage H Betreft Calculatie 4 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 03-08-2016 Pagina 1 of 6
Om tot een juiste, secure prijscalculatie te komen is het van essentieel belang dat aanbiedende partijen van exact dezelfde variabelen gebruik maken. Dit om een tot een goed vergelijk te komen. Kunt u nogmaals exact aangeven wat het aantal voedingsdagen zijn welke met deze aanbesteding van doen hebben? Bij voorkeur gesplitst naar de verschillende locaties en gesplitst naar de verschillende zorgfuncties. Elke afdeling moet 7 dagen per week kunnen eten. De omschrijving van de huidige situatie geeft per zorgfunctie en afdeling weer hoe het eten momenteel wordt ingericht. Afdelingen hebben de vrijheid om in het kader van herstelgerichte zorg 1 of meerdere keren per week met cliënten boodschappen te doen en te koken, waardoor het niet mogelijk is exact aan te geven hoeveel dagen er per jaar boodschappen worden gedaan bij de plaatselijke supermarkt. Betreft Personele inzet 5 Vraag U bent voornemens om voedings gerelateerde taken op diverse locaties te laten uitvoeren door voedingsmedewerkers (koks en voedingsassistenten). Medewerkers die functioneel in dienst zijn van GGZ Rivierduinen en functioneel worden aangestuurd door het eigen servicebedrijf van GGZ Rivierduinen. Kunt u per locatie aangeven welke personele inzet hiermee gemoeid is? In functies, uren (fte) en kosten. Momenteel is dit lastig weer te geven, aangezien voedingsassistenten tevens de functie zorgassistent hebben. Binnen deze functie voeren zij niet alleen voedingstaken uit, maar bijvoorbeeld ook taken m.b.t. de schoonmaak of linnenvoorziening. Daarnaast worden nog op veel locaties voedingstaken uitgevoerd door verpleegkundigen. Hierdoor kunnen we momenteel niet aangeven om hoeveel uren en kosten dit gaat. Betreft Voedings gerelateerde taken 6 Vraag In hetzelfde kader; kunt u omschrijven hoe u deze functionele aansturing vanuit het servicebedrijf vorm wenst te geven in combinatie met de nieuwe externe samenwerkingspartner (leverancier) op het gebied van voeding? Functionele aansturing door middel van periodiek onderricht op het gebied van (het variëren met) gezonde voeding, het (voor)bereiden van gezonde voeding, sfeerbeleving en presentatie van maaltijden. Betreft Assortiment 7 Vraag U heeft aangegeven een breed assortiment te wensen in dieetvoeding. Welke dieetvormen worden er in deze bedoeld? Alle mogelijke diëten. Categorie Eisen en criteria Betreft Therapeutisch kader 8 Vraag Voor het Centrum Eetstoornissen Ursula geeft u aan dat het te hanteren voedingsconcept voor deze afdeling dient te worden afgestemd op het therapeutisch kader van de doelgroep. Kunt u aangeven waaruit dit therapeutisch kader bestaat? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 03-08-2016 Pagina 2 of 6
Dit kader is momenteel in ontwikkelingen door de afdeling CEU. Categorie Eisen en criteria Betreft Integrale maaltijdprijs 9 Vraag Het doel voor u in de komende jaren is o.a. een uniforme berekening van de integrale warme maaltijdprijs voor de komende jaren. Met welke opbouw van genoemde integrale warme maaltijdprijs dienen de aanbiedende partijen rekening mee te houden? Met andere woorden; waaruit bestaat volgens u de genoemde integrale warme maaltijdprijs? Deze bestaat uit ingrediënten, en loonkosten personeel afgezet tegen de daadwerkelijke bedbezetting. Het is momenteel nog te complex om afschrijving van apparatuur mee te nemen. Categorie Eisen en criteria Betreft Integrale maaltijdprijs 10 Vraag In hetzelfde kader; wordt er bedoeld een integrale maaltijdprijs of specifiek een integrale warme maaltijdprijs? Beide. Betreft Boodschappen door cliënten 11 Vraag In het overleg d.d. 4 juli jl. ontstond er onduidelijkheid over het begrip boodschappen door cliënten. Kunt u voor de duidelijkheid nog een keer aangeven wat hier mee bedoeld wordt in relatie tot het aangegeven plafondbedrag? Boodschappen die zelf worden gedaan door cliënten in de plaatselijke supermarkt, vallen in principe buiten het plafondbedrag. In de omschrijving van de huidige situatie is te lezen om welke afdelingen met welke patiëntgroepen dit gaat. Betreft verplichte winkelnering 12 Vraag Bestaat er in de nieuwe situatie een verplichte winkelnering voor de locaties bij de geselecteerde leveranciers? Volgens het beleidskader zijn afdelingen verplicht voeding af te nemen van de te contracteren leverancier. Dit met uitzondering van het zelf boodschappen doen door cliënten in het kader van herstelgerichte zorg. Betreft 4.1.3 Plafondprijs 13 Vraag Kunt u aangeven welke boodschappen ( productgroepen en /of aantal cliënten) wel onderdeel uit maken van de scope? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 03-08-2016 Pagina 3 of 6
Boodschappen die zelf worden gedaan door cliënten in de plaatselijke supermarkt, vallen in principe buiten de scope. In de omschrijving van de huidige situatie is te lezen om welke afdelingen met welke patiëntgroepen dit gaat. Betreft n.a. 14 Vraag Uitgaande van de informatie per locatie en het plafondbedrag komen wij uit op een budget van 4,10 per cliënt per dag. GGZ Rivierduinen geeft aan dat het plafondbedrag is gebaseerd op het bestedingspatroon eten en drinken per dag vanuit het Nibud dit is echter 6,48 ( ontbijt, tussendoor, warme maaltijd en lunch). Kunt u aangegeven waarom uw normbedrag afwijkt van de norm die het Nibud stelt? Het normbedrag voor Nibud geldt alleen voor cliënten die volledig zelf voor hun voeding zorgen. Zij dienen minimaal het bedrag van Nibud te krijgen, waarvan ze zelf boodschappen kunnen doen voor ontbijt, lunch en warme maaltijd. Betreft Organogram 15 Vraag Kunt u een organogram van uw organisatie toevoegen. GGZ algemeen en specifiek voor het facilitair bedrijf? Op deze manier krijgen wij meer inzicht in taken en bevoegdheden. Zie bijlage voor organogram Rivierduinen. Het cluster facilitair valt onder het servicebedrijf. Aan het hoofd van het cluster Facilitair staat Debby van Briemen, daaronder vallen 2 contractmanagers voeding, 5 faclilitair adviseurs, afdeling groenvoorziening, afdeling logistiek en brandpreventie. Betreft 2.2 Projectdoelstelling 16 Vraag Een van de uiteindelijke doelen is het vergroten van cliëntparticipatie. Hoeveel % of aantallen van cliëntparticipatie zijn nu actueel? In de omschrijving van de huidige situatie wordt beschreven of cliënten van betreffende afdelingen al dan niet participeren bij de (voor)bereiding van de warme maaltijd. Betreft Document beleidskader voeding 3.3 17 Vraag Inzetten voedingsmedewerkers. Zijn de voedingsassistenten en koks in dienst bij Rivierduinen, na overname door een afdeling of bij de samenwerkingspartner? En zijn de kosten na de 3 maanden proefperiode integrale kosten voor Rivierduinen of voor de inschrijver? Voedingsmedewerkers zijn allemaal in dienst bij Rivierduinen. Zij zijn in dienst voor bij de afdeling waarvoor zij werken. De loonkosten van voedingsmedewerkers zijn voor Rivierduinen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 03-08-2016 Pagina 4 of 6
Betreft Voorziening van Eten & Drinken aandachtsgebieden pag. 9 18 Vraag Naast aandachtspunten per afdelingen zijn er centrale organisatie geldende gebieden, oa; - Leveringsgarantie betrouwbaarheid (wat verstaat rivierduinen hier precies onder) - Korte doorlooptijden tussen bestellen en leveren. Wat is kort naar mening van rivierduinen? Na een rondje over de afdelingen zijn dit antwoorden die we hebben gekregen van managers, verpleegkundigen en voedingsmedewerkers. Betreft Bijlage A pagina 4 van 12 19 Vraag Op pagina 4 wordt melding gemaakt van de Dagopvang in Leiden, Voorhout en Alphen aan de Rijn. Om een juiste inschatting te maken van de (voedings)kosten op deze locaties is een uitgangspunt wat verbruik betreft noodzakelijk. Kunt u in deze toch niet een kentgetal of gemiddelde aangeven waar alle aanbieders mee kunnen rekenen? Calculeren o.b.v. gelijke informatie ligt hier aan ten grondslag. Helaas zijn deze gegevens niet boven water te krijgen. Betreft Pagina 4 bijlage A 20 Vraag Op pagina 4 wordt bij Duin en bollen gebied (Crocushof 2) gesproken over het feit dat cliënten ingrediënten voor de brood- en warme maaltijden zelf kopen of dat men een kant-enklare maaltijd kan bestellen en deze zelf dient op te halen bij een afgiftepunt. Bij Logistiek door Rivierduinen wordt gesproken over het transporteren van kratten met maaltijden? Kunt u hier wat meer duidelijkheid in verschaffen? De logistiek transporteert de maaltijden op bord naar het afgiftepunt in de wijk. Dit afgiftepunt is Crocushof 2. Maaltijden op bord zitten in kratten, die onze logistiek daar in de koeling zet. Betreft Offerteaanvraag 4.1.3. Plafondprijs aanpassing conform CBS-indexcijfer (pagina 14 van 32) 21 Vraag Over de volgende passage hebben we 2 vragen: Opdrachtnemer mag voorstellen doen tot prijsaanpassing gebaseerd op het CBS-indexcijfer voor de CPI, over de periode 1 november 2016 t/m 31 oktober 2017. Het cijfer van 1 november 2016 wordt gedeeld door het cijfer van 31 oktober 2017 om het wijzigingspercentage te verkrijgen... Het voorstel dient in de tweede helft van november te worden besproken. Vraag 1: Is het realistisch om in de 2e helft van november de CBS-indexcijfers tot en met 31 oktober te bespreken in verband met de publicatiedatum? Vraag 2: Moet de wijze van berekening niet zijn: Het cijfer van 31 oktober 2017 wordt gedeeld door het cijfer van 1 november 2016 om het wijzigingspercentage te verkrijgen? Indien de data niet op tijd voor handen is zullen de benoemde data een maand opschuiven. Dus 1 november 2016 wordt 1 oktober 2016 en 31 oktober 2017 wordt 30 september 2017. Uw opmerking is juist. Betreft Offerteaanvraag 4.1.3. Plafondprijs (pagina 13 van 32) Datum genereren Nota van Inlichtingen: 03-08-2016 Pagina 5 of 6
22 Vraag U vermeld: "Onder de plafondprijs wordt verstaan: het beschikbare budget van GGZ Rivierduinen, inclusief het bedrag boodschappen voor de clienten". Moet hier niet staan: Onder de plafondprijs wordt verstaan: het beschikbare budget van GGZ Rivierduinen, EXCLUSIEF het bedrag boodschappen voor de clienten. Het is toch zo dat het BESCHIKBARE BUDGET het bedrag is dat vermeld is bij Totaal in de overzichten op pagina 14? Hierop moet dan het bedrag in mindering gebracht worden dat aan clienten wordt verstrekt voor het doen van boodschappen in het kader van herstelondersteunende zorg. Het resterende bedrag is dan het plafondbedrag voor deze opdracht? De zinsnede moet inderdaad zijn: Onder de plafondprijs wordt verstaan: het beschikbare budget van GGZ Rivierduinen, exclusief het bedrag boodschappen voor cliënten. Het plafondbedrag voor 2017 komt daarmee op 1.100.000,00 zoals benoemd op pagina 14. Betreft Bijlage B, Bedrijfsprofiel 23 Vraag Wat wordt bedoeld met het onder 2 b vermelde; 'Verklaring verantwoordelijkheid' dat we apart bij moeten voegen aan Bijlage 2? Verklaring verantwoordelijkheid kan vervallen. Er volgt een nieuwe bijlage B. Betreft Offerteaanvraag hoofdstuk 1, 1.4 Documenten (pagina 3 van 32) 24 Vraag Volgens de tekst wordt bij deze leidraad een document verstrekt dat dient ter onderbouwing van de inschrijfsom. Zover we na kunnen gaan is dit document niet als bijlage bijgevoegd. Kunt u ons dit document alsnog doen toekomen? Onderbouwing van de inschrijfsom is niet verplicht. Echter soms heeft een inschrijver de behoefte om een korte toelichting hierop te geven. Deze gelegenheid is er (maakt geen onderdeel uit van beoordeling), hier kan een eigen format voor worden gebruikt. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Aankondiging II.I7) Inlichtingen over de Overeenkomst inzake Overheidsopdrachten (GPA) 25 Vraag Hier is vermeld: Opdracht valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja Er is hier toch geen sprake van overheidsopdracht? Er is inderdaad geen sprake van een overheidsopdracht. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 03-08-2016 Pagina 6 of 6