Opleiden, trainen en oefenen Impressie COT OTO-aanbod voor de zorg Inleiding De dagelijkse zorg voor patiënten en patiëntveiligheid behoort tot uw primaire taak. Toch wilt u ook voorbereid zijn op calamiteiten en mogelijke crises. Juist dan wilt u terug kunnen vallen op heldere afspraken en werkwijzen. Binnen uw instelling en in de samenwerking met partners. Het COT Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement heeft ruim 25 jaar ervaring met crisismanagement. Wij ondersteunen instellingen zowel voor, tijdens als na een crisis. Wij zijn actief in alle zorgsectoren: ziekenhuizen, GGZ, verslavingszorg, verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorg en gehandicaptenzorg. Wij ondersteunen de ontwikkeling naar een zogenoemde all hazard aanpak waarbij instellingen goed voorbereid willen zijn op een breed scala aan mogelijke typen crises. Dit vraagt een flexibele respons vanuit een stevige basis. Tot de basis behoren een goede respons van bijvoorbeeld de bedrijfshulpverlening, medische dienst, de ICT-afdeling en hulpdiensten. Crisismanagement vergt echter ook de betrokkenheid van management en bestuur. De omgang met interne en externe communicatie, het contact met IGZ en de Onderzoeksraad voor Veiligheid, en de afstemming met een burgemeester vragen om betrokkenheid en maatregelen op strategisch niveau. De uitdaging is om adequaat én proportioneel voorbereid te zijn. Hierin past een beknopt crisisplan als kop op bestaande plannen en procedures en een focus op goed getrainde sleutelfunctionarissen. Ons OTO-aanbod is gericht op het mogelijk maken van een flexibele respons. Wij verzorgen onder meer de volgende activiteiten: - Workshop crisisplan - Interactieve scenariosessie - Training COT CrisisRegieModel - Workshop voorzitters crisismanagementteam - Crisissimulatie oefening Dit zijn de vijf meest gevraagde activiteiten. Graag gaan wij met u in gesprek over de specifieke vragen die binnen uw instelling leven.
Over het COT Het COT helpt opdrachtgevers in complexe situaties waarbij grote risico s worden gelopen, strategische belangen op het spel staan en vaak vele stakeholders zijn betrokken. Het COT ondersteunt zijn opdrachtgevers voor, tijdens en na crisissituaties. Wij hebben ruime ervaring met crisismanagement in de zorg. Wij doen onderzoek naar calamiteiten, ondersteunen bij het maken van crisisplannen en adviseren tijdens crises. Wij ontwikkelen bij verschillende zorginstellingen een veiligheidsvisie en een bestuurlijk dashboard kwaliteit en veiligheid. Het COT heeft daarnaast ruime ervaring met OTO-activiteiten binnen zorginstellingen. Zie ook: www.cot.nl/sectoren/zorg/index.html. Meer informatie Wilt u meer informatie? Neem contact op met het COT: 010-448 83 00 / cot@cot.nl 2
Workshop crisisplan Tijdens de workshop crisisplan legt u met elkaar en met ons de basis voor een crisisplan of wordt een bestaand crisisplan getoetst en aangescherpt. Zo kunt u met een beperkte inspanning belangrijke stappen zetten in uw voorbereiding. Heeft u een helder beeld van wie er moet optreden bij een calamiteit in uw instelling? Zijn er afspraken over opschaling bij calamiteiten en afbakening van verantwoordelijkheden? Heeft u inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van externe hulpverleningsdiensten of de gemeente? In onze praktijk zien wij vaak dat zorginstellingen over meerdere plannen beschikken ter voorbereiding op incidenten en crises. Deze plannen zijn veelal geschreven vanuit specifieke invalshoeken zoals Communicatie, ICT of ZiROP. Ook zijn er vele procedures die onder meer betrekking hebben op medicatie, slikken of verslikken, zeden, suïcide en legionella. Wij adviseren instellingen een overkoepelend, beknopt crisisplan te ontwikkelen waarin een basiswerkwijze staat inclusief de rol van management en bestuur. Dit plan is de kop op de bestaande plannen en procedures. Dit plan is bedoeld voor situaties waarin een incident escaleert tot een potentiële crisis. Voorbeelden van onderwerpen in het plan zijn de wijze van informeren en alarmeren, de wijze van coördineren, de aansluiting op hulpdiensten en gemeente en een overzicht van mogelijk relevante vraagstukken in de crisisfase en nafase. Een overkoepelend crisisplan helpt ook om organisatiebrede kaders te stellen. Dit met behoud van gewenste verschillen per locatie daar waar dit functioneel is. De doelgroep bestaat uit de personen met een sleutelrol binnen het crisismanagement. Voor de workshop is het van belang een representatieve groep samen te stellen, vanuit verschillende achtergronden zoals Raad van Bestuur, bedrijfsvoering, zorg, beveiliging, BHV, IT en communicatie. Het COT helpt u met het maken van een overkoepelend crisisplan dat bruikbaar is bij alle soorten calamiteiten (all hazard). Ter voorbereiding maken we een analyse van de bestaande plannen en bespreken de specifieke risico s die spelen in uw organisatie. Tijdens de workshop begeleiden wij de deelnemers bij het ontwerp en invullen van een overkoepelend kader. We doorlopen met de deelnemers verscheidene scenario s: van brand tot extreem geweld tot het openbaar worden van vertrouwelijke informatie. Wij maken met de deelnemers stap voor stap helder wat de gewenste werkwijze is en welke aandachtspunten hierbij horen. COT begeleidt de workshop met twee adviseurs. U ontvangt een verslag van de workshop in de vorm van een conceptplan waarin de opbrengsten van de workshop zijn verwerkt. Indien u al beschikt over een crisisplan doen wij gerichte aanbevelingen voor het versterken hiervan. 3
Resultaat De workshop is bedoeld om bestaande plannen te verbinden en te versterken. Daarnaast is er vaak behoefte aan een (realistische) check om de aansluiting tussen planvorming en realiteit te versterken. Wij dagen de deelnemers uit om vooraf, tijdens en na de workshop mee te denken met hun eigen planvorming en de toepasbaarheid hiervan in de organisatie. Deze betrokkenheid is een belangrijke basis voor een gedragen en integraal plan. De workshop duurt 4 uur. De investering voor de voorbereiding, uitvoering en het verslag (startversie plan) bedraagt 4.950,-. 4
Interactieve scenariosessie Tijdens de interactieve scenariosessie werken wij samen met geselecteerde deelnemers het scenario van uw keuze uit (van een grote brand tot een complexe verhuizing of extreem geweld). U krijgt inzicht in de bestaande voorbereiding en in eventuele leemten en mogelijkheden voor versterking. Weten uw medewerkers wat er moet gebeuren als op een afdeling medische gassen uitvallen? Of als er een geweldsincident plaatsvindt? Een stroomstoring dreigt? Er een radioactieve stof dreigt te lekken? Het EPD uitvalt? Zijn alle betrokkenen van de afdelingen hier adequaat op voorbereid? Zijn de juiste (voorzorgs)maatregelen genomen? Kan de nieuwbouw verantwoord in gebruik worden genomen? In onze praktijk zien wij vaak dat er wel protocollen zijn voor diverse calamiteiten. Echter, deze plannen of protocollen zijn soms verouderd of blijken niet werkbaar in de praktijk. Tijdens een interactieve scenarioanalyse doorlopen wij met de verschillende betrokken functionarissen (met diverse achtergronden) een specifiek risico of crisistype. De scenarioanalyse is bedoeld voor sleutelfunctionarissen die bij de betreffende casus in actie komen of verantwoordelijk zijn. Denk hierbij aan (een vertegenwoordiging van) artsen, verpleegkundigen, management, technici, BHV coördinator, apotheker, etc. Wij houden een maximum aan van 12 deelnemers per sessie. Met de groep deelnemers doorlopen wij stapsgewijs het incident dat klein begint en vervolgens escaleert. Per stap in de ontwikkeling van het incident verkennen we wat er op dat moment wordt gedaan, mede in relatie tot wat is voorbereid. Hierdoor komen sterke punten, mogelijke knelpunten en blinde vlekken naar voren. Ter voorbereiding op de bijeenkomst vindt een telefonisch intakegesprek plaats met een contactpersoon van uw instelling. Dit met als doel aanleiding en beoogde opbrengst scherp te krijgen en werkafspraken te maken. Ook ontvangen wij graag nadere informatie over de bestaande aanpak of stand van zaken van het desbetreffende onderwerp. Resultaat De scenariosessie biedt de deelnemers: Inzicht in elkaars handelswijzen De stand van zaken van de bestaande voorbereiding Inzicht in mogelijkheden tot versterking Bewustwording over crisissituaties en hun rol hierin. U ontvangt een beknopt verslag met de belangrijke opbrengsten van de workshop. De workshop duurt 3 uur. De gevraagde investering voor de voorbereiding, uitvoering en het verslag is 2.950,- 5
Training COT CrisisRegieModel Met de training COT CrisisRegieModel bieden wij een denk- en werkwijze voor strategische teams en (eind)beslissers gericht op het krijgen en behouden van regie tijdens crisis. Het model is gebaseerd op onze ruime praktijkervaring als adviseurs tijdens crisis. Hoe houdt u regie op een onverwachte vervelende situatie in uw organisatie? Hoe zorgt u voor strategische focus en voorkomt u dat u geleefd worden door een crisis? Wat betekent de strategische focus? Hoe komt u tot keuzes en prioriteiten in het licht van waarschijnlijke of mogelijke dilemma s? Hoe verbindt u het strategische met het operationele? Wij merken in de oefeningen en in onze crisispraktijk dat strategische teams zoeken naar de wijze waarop zij richting kunnen geven zonder zich te verliezen in operationele details. Onze ervaring is dat goed werkende teams veel baat hebben bij een adequate duiding, heldere doelstellingen en uitgangspunten en bewuste keuzes over rol en positie. Dit vormt de basis van het COT CrisisRegieModel. De doelgroep bestaat uit leden van de Raad van Bestuur, leden van het strategisch crisisteam en/of strategisch adviseurs. Het maximale aantal deelnemers is 10. Tijdens een interactieve sessie dagen we deelnemers uit scherper te kijken naar aard en betekenis van een crisis. Wij leren de deelnemers het CrisisRegieModel toe te passen. Dit model biedt houvast met een focus op drie aspecten: 1. Het aanbrengen van orde in de chaos: de crisisdiagnose. Deelnemers leren de crisis te lezen door te kijken naar aard, betrokkenen en context. Zij benoemen de dominante problemen en duiden de crisis. Zij benoemen zowel de aard als de ernst. Cruciaal hierbij is het denken vanuit impact in plaats vanuit bron. 2. Het zorgen voor heldere kaders en richting: het benoemen van doelstellingen en strategische uitgangspunten. Deze zijn leidend voor de hele organisatie en bieden houvast bij complexe vraagstukken. 3. Het expliciteren en afbakenen van de eigen positie en rol (ook in relatie tot hulpdiensten/ gemeente). Wat is de eigen rol? Wat is vooral aan anderen? Voor welk deel ben ik probleemeigenaar en voor welk deel vooral effecteigenaar? Van welke mate van zelfredzaamheid kunnen we uitgaan? En uiteindelijk: hoe ver willen wij gaan in onze rol? Resultaat Door de training heeft u handvatten gekregen om: Een diagnose te stellen van een crisis. Focus aan te brengen in de aanpak van een crisis en te komen tot een strategisch kader. Expliciet te maken wat u als team van belang vindt en daarmee richting te geven aan de rest van de organisatie. De workshop duurt 5 uur. De gevraagde investering is 3.750,-. 6
Workshop voorzitters crisismanagementteam De workshop voorzitters crisismanagementteam is op maat ontwikkeld voor deze sleutelfunctionaris. Een goede voorzitter is cruciaal voor het presteren van het crisisteam. De workshop is gericht op zowel kennis als vaardigheden. De voorzitter maakt het verschil tijdens een crisis. Hij of zij is in staat het proces te leiden en de betrokkenen aan te sturen. De tijdsdruk en verwachtingen zijn hoog. De unieke kenmerken van een crisis vragen om specifieke vaardigheden. In de workshop voor voorzitters bereiden wij hen voor op hun rol. Het is belangrijk dat voorzitters goede op de hoogte zijn van de werking van de crisisorganisatie en de bijbehorende taken en verantwoordelijkheden. In oefeningen is er vaak weinig tijd voor verdieping per functionaris. Met deze training kan dat wel. De doelgroep bestaat uit voorzitters en de vervangend voorzitters van het crisismanagementteam. Het maximale aantal deelnemers is 8. We gaan in op de rol van de voorzitter temidden van de dynamiek die heerst tijdens een crisissituatie. We bereiden hen voor op de dynamiek binnen de organisatie en daarbuiten. We gaan aan de slag met korte oefeningen om de voorzitters voor te bereiden op het omgaan met een veelheid aan informatie, tijdsdruk, advisering vanuit het team en de briefing van omringende teams en bijvoorbeeld de Raad van Bestuur. Voorzitters kunnen ook oefenen met het onderscheid tussen technisch- en inhoudelijk voorzitterschap. Resultaat Door de training krijgen de voorzitters handvatten om: Te bepalen wat de rol en taak van hun team is binnen de gehele crisismanagementorganisatie en in relatie tot derden. Een crisisvergadering voor te bereiden, te leiden en met gewenst resultaat af te sluiten. De training heeft een duur van 6 uur. De gevraagde investering is 2.950,-. 7
Crisissimulatie Met een crisissimulatie kunt u op interactieve wijze een crisis beleven in een veilige leeromgeving. Wilt u weten hoe het er écht aan toe gaat tijdens een crisissituatie? Wat er op u afkomt als er een stroomstoring of andersoortige calamiteit plaatsvindt? Met welke instanties u te maken krijgt? Hoe de media reageren? Wilt u weten waar de goede en verbeterpunten van uw crisisorganisatie zitten? Een crisissimulatie is een werkvorm waarbij de deelnemers aan de hand van een scenario een crisis beleven en daarop moeten reageren. Een crisissimulatie kan ingezet worden als training, als toets van de planvorming of als oefening voor het crisisteam. Het COT verzorgt jaarlijks meer dan 100 crisissimulaties. Dit soms als afzonderlijke activiteiten en soms als onderdeel van een OTOprogramma. Een simulatie maakt realistisch oefenen mogelijk. Wij verzorgen simulaties voor één of voor meerdere teams tegelijkertijd. Dit hangt af van de oefenen leerdoelen. Op basis van uw specifieke oefendoelen en oefenwensen maken wij een scenario op maat als basis voor de oefening. De focus ligt op mogelijke dilemma s en kritieke besluiten. Veelvoorkomende oefendoelen zijn het versterken van de samenwerking tussen teams, het beter op elkaar aansluiten van het operationeel en het strategisch team en het krijgen van meer inzicht in de rol van hulpdiensten en gemeente. Wat betekent het als de burgemeester opschaalt? Veel gevraagde scenario s zijn een grootschalige stroomstoring, een zeer grote dodelijke brand en steeds vaker een escalerend cyberincident. Helaas realistische situaties. U kunt zich echter wel voorbereiden op deze en andere mogelijke crises. Een oefening kan ook onderdeel zijn van de voorbereiding in het kader van de regionaal opgeschaalde acute zorg (ROAZ). Een crisissimulatie is interactief. Tijdens een simulatieoefening wordt de tijdsdruk gevoeld en wordt zoveel mogelijk een totaalbeeld van de impact van een incident nagebootst. Het team handelt zoals zij ook in het echt zou doen. Een oefenstaf biedt hiervoor tegenspel. Het team wordt geobserveerd door een ervaren COT-evaluator. De evaluator deelt zijn of haar observaties tijdens en na de oefening met het team. Dit in aanvulling op de ervaringen van de teamleden zelf. Na de oefening ontvangt u een advies gebaseerd op de oefenervaring. Indien gewenst begeleiden wij een (latere) evaluatiebijeenkomst. Resultaat De crisissimulatie oefening geeft de deelnemers inzicht in specifieke leerdoelen die wij in overleg met u verwerken in de oefening. Daarnaast krijgen deelnemers altijd meer inzicht in: Wat er op hen afkomt tijdens een crisissituatie en hoe zij hierop reageren. De wijze en mate van samenwerking binnen het eigen team en met andere teams. De werkbaarheid en toepasbaarheid van de beschreven crisisstructuur. De oefening duurt gemiddeld 4 uur inclusief nabespreking. Desgewenst wordt de oefening voorafgegaan door een workshop of voorlichtingsbijeenkomst. De gevraagde investering is afhankelijk van uw specifieke wensen, zoals het aantal deelnemende teams, de duur en het gewenste scenario. In de meeste gevallen bedraagt de investering tussen de 5500,- en 8500,-. 8 8188 - COT in de Zorg
Over het COT Het COT is een gespecialiseerd bureau op het gebied van veiligheids- en crisismanagement. Met onze kennis en kunde helpen we opdrachtgevers in complexe situaties waarbij grote risico s worden gelopen, strategische belangen op het spel staan en vaak vele stakeholders zijn betrokken. Advies, onderzoek, en training en oefening vormen de basis van onze dienstverlening. Het COT is een volle dochteronderneming van Aon Nederland. Meer informatie www.cot.nl. Contactinformatie Email: cot@cot.nl Twitter: @COTInstituut 9