INFORMATIEBERICHT ONTHAALMEDEWERK(ST)ER Deeltijdse contractuele functie graad C1-C3 Het intergemeentelijk samenwerkingsverband Psilon gaat over tot de aanwerving van een onthaalmedewerker (m/v) voor het crematorium UITZICHT, een deeltijdse (22,8 uur) contractuele betrekking van onbepaalde duur in graad C1-C3. 1.1 VOORWAARDEN Aan deze voorwaarden (de selectie en de medische geschiktheid uitgezonderd) moet voldaan zijn voor de deelname aan de selectieprocedure. ALGEMENE TOELATINGS- EN AANWERVINGSVOORWAARDEN 1. voldoen aan de algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden: a. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor gesolliciteerd wordt (dit wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister, de kandidaat mag een schriftelijke toelichting voorleggen bij ongunstige vermeldingen); b. de burgerlijke en politieke rechten genieten; c. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van zijn werk. 2. slagen voor de selectieprocedure; 3. de gecoördineerde wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken zijn van toepassing. FUNCTIE Als onthaalmedewerker sta je in voor het onthaal en de organisatie van afscheidsplechtigheden. Je gaat voor in de plechtigheden en in samenspraak met de families zorg je voor het opstellen van teksten en muziek. VOORWAARDEN in het bezit zijn van een diploma secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld slagen voor de selectieproeven bereid zijn om regelmatig op zaterdag te werken perfect Nederlandstalig met basiskennis van het Frans ervaring met het spreken in publiek goede kennis van Office (Word, Excel, Power Point) PROFIEL contact- en taalvaardig communicatief en assertief flexibel, empathisch en discreet nauwkeurig, zorgvuldig met oog voor kwaliteit zowel zelfstandig als in team kunnen werken psili-se-doc-20150710 (informatiebericht onthaalmedewerker) pagina 1
Als administratieve duizendpoot zie je onmiddellijk welke taken je de collega s uit handen kan nemen en ga je hier met de juiste teamspirit mee aan de slag. AANBOD een aangename en eigentijdse werkomgeving een deeltijdse contractuele functie van onbepaalde duur aan 60 % van de aanvangswedde 1.816,15 bruto/maand > eindwedde 3.324,03 bruto/maand (index jan. 2013) erkenning relevante anciënniteit uit privésector of als zelfstandige tot maximum 10 jaar een aantrekkelijk loon met bijkomende extralegale voordelen (maaltijdcheques, groeps- en hospitalisatieverzekering, 13e maand, fietsvergoeding of vergoeding openbaar vervoer) er wordt een wervingsreserve aangelegd voor een periode van twee jaar 1.2 SELECTIEPROGRAMMA Het selectieprogramma voor de graad C1-C3 bevat volgende selectietechnieken: EEN SCHRIFTELIJK GEDEELTE (50 PUNTEN) 1. een competentieproef(25 punten): de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie (m.b.t. de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het competentieprofiel worden getoetst. Deze proef staat op 25 punten. 2. een gevalstudie (25 punten): omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt. Deze proef staat op 25 punten. EEN MONDELING GEDEELTE (50 PUNTEN) Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie, van zijn persoonlijkheid, eventuele werkervaring en van zijn interesse voor het werkterrein. De geselecteerde competenties worden grondig bevraagd. Om als geslaagd te worden beschouwd, moet de kandidaat minstens 50 % van het totaal aantal punten behalen. Bovendien dient hij/zij voor elke selectietechniek 50% van de punten te behalen. De drie eerst geslaagde kandidaten worden onderworpen aan een psychotechnische screening inclusief capaciteitstesten. Een psychotechnische screening bestaat uit een op de functie en werkomgeving gerichte persoonlijkheidsvragenlijst en psychotechnische testen afgestemd op het niveau en de aard van de functie(groep). Er wordt een uitspraak gedaan naar de geschiktheid van de kandidaat (niet geschikt, geschikt). Indien het aantal kandidaten praktische problemen met zich meebrengt voor het organiseren van de selectie, kan het directiecomité beslissen dat een preselectie plaatsvindt, op basis van een screening van de cv s en sollicitatiebrieven. psili-se-doc-20150710 (informatiebericht onthaalmedewerker) pagina 2
De selectiecommissie maakt voor elke selectietechniek een verslag op. Het verslag vermeldt per kandidaat het resultaat. De selectiecommissie maakt bij de afsluiting van de selectieprocedure een eindverslag op met vermelding van de deelresultaten van de kandidaten en van hun eindresultaat. De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het persoonlijk resultaat van de selectie. Kandidaten hebben op hun verzoek toegang tot de selectieresultaten in overeenstemming met de bepalingen van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. 1.3 JURY SAMENSTELLING De selecties worden uitgevoerd door een selectiecommissie, die als volgt wordt samengesteld: 1. de selectiecommissie bestaat uitsluitend uit deskundigen; onder deskundig wordt verstaan dat de leden van de selectiecommissie over de specifieke deskundigheden moeten beschikken om de kandidaten te beoordelen op de voor de functie vastgestelde selectiecriteria. Komen in aanmerking voor deelname aan een selectiecommissie: a. deskundigen in de personeelsselectie; b. personen extern aan het intergemeentelijk samenwerkingsverband, die daartoe wegens hun professionele activiteit en specialisatie geschikt bevonden worden; c. personeelsleden van andere overheden, de toezichthoudende overheid uitgezonderd, en, binnen de grenzen van het toegelaten aantal interne commissieleden, personeelsleden van het eigen bestuur, met een graad die minstens van gelijke rang is als de vacante functie; 2. elke selectiecommissie bestaat uit ten minste twee leden; 3. ten minste de helft van de leden zijn deskundigen die extern zijn aan het eigen bestuur; van het minimumaantal externe leden kan uitzonderlijk vanwege de specificiteit van de functies en op voorwaarde van uitdrukkelijke motivering worden afgeweken. 4. de selectiecommissie bestaat bij voorkeur uit leden van verschillend geslacht; 5. de leden van de raad kunnen geen lid zijn van een selectiecommissie in een selectieprocedure voor het eigen bestuur; De leden van de raad en de afgevaardigden van de representatieve vakorganisaties mogen uitsluitend als waarnemer bij de selectie aanwezig zijn. Zij mogen niet aanwezig zijn bij het opstellen van de vragen en het delibereren over de uitslag van de selecties. 6. bij afloop van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecommissie over het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten. De beslissingen worden bij eenvoudige meerderheid genomen. CC Select werd aangesteld om de selectie te begeleiden. GEDRAGSREGELS De leden van de selectiecommissies respecteren de volgende gedragsregels en wettelijke voorschriften bij selecties: 1. onafhankelijkheid; 2. onpartijdigheid; 3. non-discriminatie op grond van zogenaamd ras of huidskleur, nationaliteit of etnische achtergrond, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, gezondheidstoestand, voorkomen, handicap, geloof of levensbeschouwing, burgerlijke staat, politieke overtuiging, zoals bepaald in de non-discriminatiewetgeving; 4. respect voor de vertrouwelijkheid van de gegevens van de kandidaten en voor hun private levenssfeer; psili-se-doc-20150710 (informatiebericht onthaalmedewerker) pagina 3
5. geheimhouding van de vragen en, als dat van toepassing is, respect voor de anonimiteit van de proeven; 6. verbod op belangenvermenging. WERKING De selectiecommissies worden geleid door een voorzitter. De voorzitter wordt in zijn taak bijgestaan door een secretaris die niet deelneemt aan de eigenlijke selectieactiviteiten en aan de beoordeling van de kandidaten. De leden en de secretaris van de selectiecommissie worden nominatief door het directiecomité aangewezen. RANGSCHIKKING De selectieprocedures toetsen de bekwaamheid of geschiktheid van de kandidaten en resulteren in een opsomming van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. De meest geschikte kandidaat wordt gekozen op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering in overeenstemming met de bepalingen van de Wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen van 29 juli 1991. psili-se-doc-20150710 (informatiebericht onthaalmedewerker) pagina 4
1.4 FUNCTIEBESCHRIJVING DOEL VAN DE ENTITEIT De afdeling onthaal en plechtigheden staat in voor het onthaal van de rouwenden en de organisatie van de plechtigheden. Centraal staat het voorgaan in de ceremonies en het administratief opvolgen van de activiteiten van de dienst. PLAATS IN DE ORGANISATIE Werkt onder de leiding van en rapporteert aan de administratief deskundige. KERNRESULTAATSGEBIEDEN Telefonisch onthaal Instaan voor de telefoonpermanentie om de diverse actoren op een correcte en klantvriendelijke manier te informeren. Doel: optimaal informeren van de diverse actoren instaan voor de bediening van de telefoon(centrale) klanten vriendelijk te woord staan en hen de juiste informatie verschaffen Onthaal Verzorgen van de dienstverlening naar de diverse actoren toe. Doel: optimaal informeren van de diverse actoren diverse actoren klantvriendelijk te woord staan en hen de juiste informatie verschaffen beantwoorden informatieve vragen en klachten vriendelijk en respectvol onthaal van nabestaanden en andere actoren medewerking aan publieksactiviteiten (rondleidingen, ) Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de algemeen directeur instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren controleren en toegang verlenen tot specifieke infrastructuur voorbereiden van afscheidsplechtigheden opmaken facturatie Plechtigheden Organiseren en begeleiden van afscheidsplechtigheden. Doel: zorgen voor een serene afscheidsceremonie psili-se-doc-20150710 (informatiebericht onthaalmedewerker) pagina 5
grondig voldoende elementair CC Select organisatie van de afscheidsplechtigheden begeleiden van de nabestaanden opdienen en afruimen tijdens koffietafels, recepties, voorgaan in afscheidsplechtigheden Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken wetgeving en regelgeving kunnen toepassen vakgerichte informatie raadplegen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. FUNCTIEPROFIEL Technische competenties Niveau Cluster PC- Vaardigheden Werking en werkmiddelen Wetgeving en regelgeving Competentie Databanken (Access) PIM (Personal Information Manager) (Outlook) Rekenbladen (Excel) Software eigen aan de functie Projectmatig werken Werking van de organisatie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie psili-se-doc-20150710 (informatiebericht onthaalmedewerker) pagina 6
grondig voldoende elementair CC Select Gedragscompetenties Niveau Cluster Competentie Beheersmatige Voortgangscontrole vaardigheden Interactief gedrag Empathie (interpersoonlijk inzicht) Assertiviteit Mondelinge communicatie Schriftelijke communicatie Persoonsgebonden Flexibiliteit gedrag Kwaliteit en accuraatheid Informatie zoeken (leervermogen) Probleemoplossend Klantgerichtheid gedrag Waardegebonden Integriteit gedrag Organisatieverbondenheid 1.5 KANDIDAATSTELLING Alle inlichtingen i.v.m. de toelatingsvoorwaarden, de functieomschrijvingen en de selectieprocedures kan je terugvinden op www.ccselect.be onder de knop vacatures lokale besturen. Voor alle andere informatie kan je contact opnemen met CC Select - 02 467 35 40 - marlieskeppens@ccselect.be. Timing selectieproeven; schriftelijk op 31/8/2015, mondeling op 8/9/2015, psychotechnische proeven op 11/9/2015. Solliciteren kan elektronisch via www.ccselect.be of door een gemotiveerd schrijven met cv, een kopie van het gevraagd diploma en een uittreksel uit het strafregister uiterlijk tegen 17 augustus 2015 (poststempel geldt als bewijs) te sturen naar Crematorium UITZICHT P/A CC Select Vliegvelddreef 9 1082 Brussel We garanderen een strikt vertrouwelijke en correcte behandeling van je sollicitatie. psili-se-doc-20150710 (informatiebericht onthaalmedewerker) pagina 7