Huishoudelijk reglement SSA Laatst gewijzigd: januari 2017
Inhoud 1 Afkortingen... 3 2 Algemene bepalingen... 3 3 Doel van SSA... 3 4 Bestuur... 4 5 Bestuursfuncties... 4 6 Werving nieuw bestuur... 5 7 Raad van Advies... 6 8 RvA-vergaderingen... 7 9 Stemmingen in de RvA... 7 10 De Kascontrolecommissie... 7 11 Begroting... 7 12 Beleidsplan en verslaglegging... 8 13 Erkenning van SSV s... 8 14 Rechten en plichten erkende SSV s... 8 15 Subsidies... 9 16 Organisatiecommissies van SSA... 9 17 NSK... 10 18 Aansprakelijkheid SSA... 10 19 Wijzigingen reglement... 10 20 Slotbepaling... 11 2
1 Afkortingen 1.1 Voor zover benoemd in dit huishoudelijk reglement, wordt bedoeld met: - GNSK; Groot Nederlands Studenten Kampioenschap - HvA; de Hogeschool van Amsterdam, gevestigd te Amsterdam; - KasCo; de Kascontrolecommissie der Stichting Studentensport Amsterdam; - NSK; Nederlands Studenten Kampioenschap - RvA; de Raad van Advies der Stichting Studentensport Amsterdam; - SSA; de Stichting Studentensport Amsterdam, gevestigd te Amsterdam; - SSN; Stichting Studentensport Nederland; het landelijke studentensportorgaan; - SSV; een studentensportvereniging, erkend door SSA; - SVU; het Sportcentrum VU; het sportcentrum van de Vrije Universiteit, gevestigd te Amstelveen; - USC; het Universitair Sportcentrum; het sportcentrum van de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam, gevestigd te Amsterdam; - UvA; de Universiteit van Amsterdam, gevestigd te Amsterdam; - VU; de Vrije Universiteit, gevestigd te Amsterdam. 2 Algemene bepalingen 2.1 Voor zover benoemd in dit huishoudelijk reglement, wordt bedoeld met: - Het bestuur; het dagelijks bestuur van SSA; - De stichting; de Stichting Studentensport Amsterdam - De universitaire sportcentra; het USC en het SVU tezamen; - Studentleden; zoals gedefinieerd onder ledencategorie I van het USC en het SVU. 2.2 De bepalingen in dit huishoudelijk reglement hebben primair betrekking op het bestuur en de (student)leden van de SSV s, welke erkend zijn door SSA. 3 Doel van SSA (vergelijk artikel 3 van de statuten) 3.1 De stichting heeft ten doel: het bevorderen van sportbeoefening door studenten, met name de studenten aan een instelling voor hoger onderwijs in Amsterdam. 3.2 De stichting tracht dit doel te bereiken door: - Zie artikel 3.2 van de statuten; - Het erkennen van Amsterdamse studentensportverenigingen; 3
- Het doen van een voorstel tot benoeming van een lid van de Raad van Toezicht van het USC. 4 Bestuur (vergelijk artikel 5 van de statuten) 4.1 Het bestuur bestaat bij voorkeur uit 7 leden, te weten de voorzitter, secretaris, penningmeester, vicevoorzitter, commissaris sport 1, commissaris sport 2, commissaris pr. 3.2 De leden van het bestuur worden op voordracht van het bestuur benoemd door de RvA waarbij ernaar gestreefd wordt dat er voor elke instelling voor hoger onderwijs in Amsterdam minstens een lid is. 3.3 Bestuursleden worden voor een jaar benoemd, met de mogelijkheid van herbenoeming. Een bestuurslid kan maximaal twee jaar herbenoemd worden. 3.4 De bestuursperiode loopt bij benadering gelijk aan het collegejaar, te weten van 1 september tot en met 31 augustus. 3.5 De bestuursperiode begint en eindigt door installatie en decharge in de vergadering van de RvA. 5 Bestuursfuncties 5.1 De voorzitter is verantwoordelijk voor de externe vertegenwoordiging van SSA. Zijn taken zijn onder andere: - contact onderhouden met alle externe partijen, zoals de universitaire sportcentra, de onderwijsinstellingen, SSN, de gemeente, et cetera; - externe vertegenwoordiging van SSA; - voorbereiden, initiëren en toezien op uitvoering van het beleid. 5.2 De secretaris is verantwoordelijk voor het beheer van de algemene communicatie en de verslaglegging bij vergaderingen. Zijn taken zijn onder andere: - de algemene email beheren; - ingekomen stukken agenderen; - notuleren bij bestuursvergaderingen en RvA-vergaderingen; - de nieuwsbrief versturen; - bijhouden van het archief; - secretarieel jaarverslag vastleggen. 4
5.3 De penningmeester is verantwoordelijk voor alle financiële afhandelingen. Zijn taken zijn onder andere: - alle financiële middelen beheren; - boekhouding bijhouden; - begroting en realisatie maken; - beoordeling van begroting van verenigingen, NSK s, en andere toernooien; - beoordelen en uitkeren van subsidieaanvragen; - beoordelen en betalen van facturen; - monitoring van de liquide middelen; - ondersteunen van het sponsorbeleid. 5.4 De vicevoorzitter is verantwoordelijk voor de interne organisatie. Zijn taken zijn onder andere: - opstellen van de agenda van bestuursvergaderingen; - bestuursvergaderingen voorzitten; - opstellen van de agenda van RvA-vergaderingen; - beheren van de jaarplanning; - interne commissies instellen. 5.5 De commissaris sport is verantwoordelijk voor de organisatie van en deelname aan lokale en landelijke sportieve evenementen voor studenten. Zijn taken zijn onder andere: - organisatie en realisatie van SSA-evenementen; - zitting in de diverse evenementencommissies; - contactpersoon, werving voor en het begeleiden van het GNSK en de Batavierenrace. 5.6 De commissaris pr is verantwoordelijk voor de uitdraging van SSA aan een breder publiek. Zijn taken zijn onder andere: - bevorderen en verbeteren van de naamsbekendheid en inhoudsbekendheid van SSA; - promotie voor SSA-evenementen in het bijzonder en studentensport in het algemeen; - beheren van de website; - samenstellen nieuwsbrief; - mede-verzorgen van publicaties in de media; - toezien op consistent gebruik huisstijl. 6 Werving nieuw bestuur 6.1 Het bestuur is verantwoordelijk voor de werving van haar opvolging alsmede invulling van vacatures. 5
6.2 De selectie wordt gedaan door een daarvoor gevormde sollicitatiecommissie. In deze commissie hebben zowel het huidige bestuur als de RvA zitting met ten minste twee leden. 6.3 Kandidaten zijn uitgesloten van zitting in de sollicitatiecommissie. 6.4 De sollicitatiecommissie onderhoudt contact met de sportcentra over de voortgang van de procedure. 6.5 De selectie van de uiteindelijke kandidaten wordt voorgelegd aan de hoofden van beide sportcentra voor deze goedgekeurd wordt door de RvA. 6.6 De kandidaten voor het bestuur dienen een weerspiegeling te zijn van de verschillende onderwijsinstellingen. 6.7 De sollicitatiecommissie draagt kandidaten voor per functie en de kandidaten worden voor een functie benoemd. 6.8 De RvA installeert het bestuur voor de periode van een jaar. 6.9 Indien er onverhoopt een vacature binnen het bestuur ontstaat, dient het bestuur dit te melden aan de RvA. 7 Raad van Advies (vergelijk artikel 8, 9 en 10 van de statuten) 7.1 De stichting heeft een RvA. 7.2 De RvA heeft ten minste vijf leden. De leden zijn uit verschillende groepen van betrokkenen afkomstig. Bij voorkeur worden er vier plaatsen beschikbaar gesteld aan oud-bestuursleden van SSA. 7.3 De RvA kiest uit haar midden een voorzitter. 7.4 Het bestuur en de RvA vergaderen minstens eens in de tien weken. 7.5 De RvA is onder andere verantwoordelijk voor: - het adviseren van het bestuur op alle mogelijke fronten; - de installatie/benoeming en decharge van het bestuur; - het bijwonen van RvA-vergaderingen, welke hoofdzakelijk plaatsvinden met het bestuur; - zitting nemen in de sollicitatiecommissie voor het nieuwe bestuur; 6
- het al dan niet goedkeuren van plannen en (wijzigings)voorstellen, voorgelegd door het bestuur. Hieronder vallen onder andere de begroting, het secretarieel jaarverslag en het beleidsplan. 8 RvA-vergaderingen 8.1 De agenda voor de vergadering wordt door de vicevoorzitter opgesteld, in overleg met de voorzitter van de RvA. 8.2 De agenda voor de vergadering wordt uiterlijk één week van te voren gestuurd. 8.3 De vergaderstukken worden uiterlijk één week van te voren gestuurd. 8.4 In overleg met de voorzitter van de RvA kan van de in artikel 8.3 beschreven termijn afgeweken worden. 8.5 Het bestuur is verantwoordelijk voor het tijdig organiseren van een vergaderlocatie. 9 Stemmingen in de RvA 9.1 Elk lid van het bestuur en de RvA heeft één stem. 9.2 In het geval van een stemming dient een gewone meerderheid behaald te worden. 9.3 Onthoudingen van stemmen worden meegeteld. Afwezigen kunnen een ander lid machtigen voor hen te stemmen. Doen zij dit niet, dan wordt hun stem niet meegeteld. 9.4 Machtigen is alleen mogelijk indien de voorzitter van de RvA en de secretaris vooraf schriftelijk op de hoogte gebracht zijn. 10 De Kascontrolecommissie 10.1 De KasCo is hoofdzakelijk verantwoordelijk voor het toezicht houden op/controleren van de inkomsten en uitgaven van SSA, zoals opgemaakt in de begroting door het bestuur. 11 Begroting 11.1 Het bestuur stelt een begroting op voor de periode van 1 september tot en met 31 augustus. 7
11.2 De begroting wordt gecontroleerd door de KasCo. Op basis van deze controle geeft de KasCo een positief of negatief advies over het al dan niet goedkeuring van de begroting aan de RvA. 11.3 De begroting dient te worden goedgekeurd door de RvA. 11.4 Wijzigingen in de begroting zijn alleen mogelijk na goedkeuring van de RvA. 12 Beleidsplan en verslaglegging 12.1 Het bestuur levert, aan het begin van haar beleidsperiode, een beleidsplan aan. 12.2 Het bestuur levert, aan het einde van haar beleidsperiode, de volgende documenten aan; - een secretarieel jaarverslag - een financieel jaarverslag 12.3 Het beleidsplan, secretarieel en financieel jaarverslag dienen te worden goedgekeurd door de RvA. 13 Erkenning van SSV s 13.1 Een sportvereniging kan bij SSA erkenning als SSV aanvragen, de procedure hiervoor wordt beschreven in de Informatiemap voor studentensportverenigingen van SSA. 13.2 Een groep sporters, nader te noemen kandidaat SSV, kan door SSA erkend worden als studentensportvereniging, mits zij voldoen aan de volgende voorwaarden: - Een substantieel deel van de leden van de kandidaat SSV is student. - Er wordt een studententarief gehanteerd. - De statuten van de kandidaat SSV dienen te voldoen aan de voorwaarden uit het burgerlijk wetboek en dienen in overeenstemming te zijn met de doelstellingen van SSA. 14 Rechten en plichten erkende SSV s 14.1 Alle rechten en plichten van erkende SSV s worden opgenomen in een op maat gemaakte overeenkomst, welke jaarlijks opnieuw ondertekend wordt door de vertegenwoordigers van SSA en de betreffende SSV. Deze overeenkomsten zijn bindend voor de periode waarvoor ze opgesteld zijn. 8
15 Subsidies 15.1 SSA kan diverse subsidies verlenen aan de door haar erkende SSV s. 15.2 De regeling betreffende subsidies verschilt per SSV. Daarom wordt hiervoor doorverwezen naar de op maat gemaakte overeenkomst tussen SSA en een SSV. 15.3 De procedure en voorwaarden omtrent subsidieaanvragen worden beschreven in de Informatiemap voor studentensportverenigingen van SSA. Dit document geldt als bindend voor alle door SSA erkende SSV s. 16 Organisatiecommissies van SSA 16.1 Het bestuur kan organisatiecommissies benoemen die ten behoeve van het bestuur functioneren. Het bestuur stelt de taakomschrijving van een organisatiecommissie op en installeert en déchargeert de commissies. 16.2 Het bestuur dient te trachten om ten minste één lid van het bestuur deel uit te laten maken van een organisatiecommissie. 16.3 Een organisatiecommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een notulist. 16.4 Een organisatiecommissie is verplicht op de vergadering van het bestuur verslag te doen van haar werkzaamheden. 16.5 Een organisatiecommissie is verplicht om binnen 3 maanden na beëindiging van het evenement een evaluatierapport bij het bestuur aan te leveren. Hierin staat ten minste; - de financiële realisatie van het evenement; - de gestelde doelstellingen van het evenement; - de realisatie van de doelstellingen van het evenement en hoe dit ervaren is; - een lijst met verbeterpunten betreffende de aanloop naar en het verloop van het evenement (wanneer van toepassing). NB: Indien een commissie niet in staat is om het evaluatierapport binnen 3 maanden na beëindiging van het evenement aan te bieden, kan het bestuur dispensatie aan de commissie verlenen, mits dit schriftelijk is aangevraagd vóór de deadline. 16.6 Betreffende de begroting van een evenement: a. Een organisatiecommissie dient ten minste één maand voor aanvang van het evenement een begroting met toelichting aan te leveren bij de penningmeester van het bestuur. De penningmeester dient zijn/haar goedkeuring van de begroting te verlenen vóór aanvang van het evenement; 9
b. Indien er met de begroting een overschrijding van het toegekende begrotingsbedrag plaatsvindt, dient dit door de penningmeester van SSA gefiatteerd te worden; c. Indien er uit de begroting wanbeleid blijkt, kan het bestuur de betreffende persoon aansprakelijk stellen. 17 NSK 17.1 Een Nederlands Studenten Kampioenschap (NSK) wordt georganiseerd onder de auspiciën van SSN. 17.2 SSA stimuleert en steunt de organisatie van NSK s door Amsterdamse verenigingen. 17.3 SSA biedt de organisatiecommissie van een NSK de mogelijkheid een toernooisubsidie aan te vragen zoals deze beschreven is in het subsidiereglement. 17.4 De organisatiecommissie is financieel verantwoordelijk voor het NSK. 18 Aansprakelijkheid SSA 18.1 SSA kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade en/of letsel toegebracht aan personen, door welk toeval of ongeval dan ook, tijdens deelname of andere betrokkenheid aan/bij evenementen georganiseerd door SSA. 18.2 SSA kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vermissing, schade en/of diefstal aan materiaal en/of eigendommen, tijdens deelname of andere betrokkenheid aan/bij evenementen georganiseerd door SSA. 18.3 SSA adviseert haar deelnemers een WA- en ongevallenverzekering af te sluiten. 18.4 Gebruik van de faciliteiten van de sportcentra en/of externe locaties tijdens evenementen van SSA is op eigen risico. 18.5 Sporters wordt aangeraden na te gaan of men verzekerd is voor de risico s die verbonden zijn aan de sportbeoefening en deelname aan de evenementen van SSA. Deelnemers dienen hiervoor zelf zorg te dragen. 19 Wijzigingen reglement 19.1 Dit reglement is het voor het eerst vastgesteld tijdens de RvA-vergadering van 14 september 2011. 19.2 Wijzigingen in dit reglement dienen in de RvA-vergadering goedgekeurd te worden. 10
20 Slotbepaling 20.1 Indien er onduidelijkheid is over een bepaling of de toepassing van een bepaling uit het huishoudelijk reglement, beslist het bestuur van SSA. 11