TMO ANNO 2010: TIJD VOOR VERANDERING

TMO ANNO 2010: TIJD VOOR VERANDERING notitie over de toekomst van TMO 17 september 2010 Auteurs: Peter Boendermaker Benno Bonke Jan Borleffs Jan van Dalen Debbie Jaarsma Geertje Karsten-van der Giessen Griet Peeraer Paul Stuyt Onno Terpstra 1

Inleiding Als we de geschiedenis van het Tijdschrift voor Medisch Onderwijs bekijken heeft het tijdschrift zich sinds het eerste Bulletin Medisch Onderwijs in 1982 ontwikkeld van een gestencild bulletin tot een heus tijdschrift over onderwijs en opleiding in Nederland en Vlaanderen. Het focus van het tijdschrift heeft zich in die periode verbreed van de geneeskundige basisopleiding naar andere opleidingen zoals diergeneeskunde en de medisch specialistische vervolgopleidingen. Daarnaast is het TMO ook, los van de doelstelling om een breed scala van wetenschappelijke artikelen, beschouwingen, boekbesprekingen e.d. te bieden, nadrukkelijk het verenigingsorgaan van de Nederlandse Vereniging voor Medisch Onderwijs. Daarbij is de plaats die het TMO in het veld van tijdschriften op het gebied van medisch onderwijs inneemt, relatief bescheiden. Een belangrijk bestaansrecht van het TMO was altijd om professionals en (beginnende) wetenschappers een laagdrempelige mogelijkheid te bieden te publiceren in het Nederlandse taalgebied. De ervaring leert echter dat er in toenemende mate een soort spagaat ontstaat. Enerzijds willen we nog steeds een laagdrempelig medium zijn, maar anderzijds merken we ook dat dat uitgangspunt een valkuil is. NVMO leden dragen het TMO een warm hart toe, maar hebben het TMO niet hoog op hun lijstje van tijdschriften staan waarin zij willen publiceren. Ervan uitgaande dat we meer ambiëren dan uitsluitend een mededelingenblad van de NVMO te zijn, begint het gebrek aan internationale uitstraling ons parten te spelen. Het aantal aangeboden artikelen blijft sterk achter bij wat nodig is om het tijdschrift te vullen. Slechts door jaarlijks minstens één themanummer uit te geven waarvoor auteurs worden uitgenodigd, maken we 6 nummers per jaar vol. Omdat de redactie geen enkele twijfel heeft over het belang van het TMO als één van de gezichtsbepalende activiteiten van de NVMO, meent de redactie dat het tijd is om de bakens te verzetten en de ambities van TMO te versterken. De redactie heeft duidelijk voor ogen hoe dat zou moeten en heeft daarover ook al een constructieve dialoog met het bestuur van de NVMO. Het eerste nummer van dit jaar dat in het Engels verscheen en tot stand kwam in samenwerking met de redactie van het Zeitschrift für Medizinische Ausbildung was een pilot om ervaring op te doen met een Engelstalig TMO. In deze notitie geven wij aan hoe TMO zich de komende jaren moet ontwikkelen tot een internationaal Engelstalig tijdschrift. 2

Opzet TMO Het TMO verschijnt 6 keer per jaar; het abonnement is gekoppeld aan het lidmaatschap van de NVMO en bevat bijdragen van Nederlandse en Vlaamse auteurs (artikelen, boekbesprekingen, referaten, overige rubrieken: pro/contra, cultuur en gezondheidszorg, personalia, proefschriften, wereldnieuws). Aanvankelijk werd de aangeboden kopij beoordeeld door enkele leden van de redactie. In 2002 is het peer reviewsysteem van start gegaan. Nadat vanaf 1 januari 2008 het TMO ook elektronisch beschikbaar kwam voor leden, is het tijdschrift sinds kort via een open access format voor iedereen toegankelijk. De gegroeide oplage van 600 naar 1100 toont aan dat het lidmaatschap van de NVMO en het tijdschrift in een behoefte voorzien. Kenmerken lezerspubliek Op basis van de lezersonderzoeken van 2003 en 2010 hebben we inzicht in de karakteristieken van de lezers, de veranderingen die daarbij optreden en de ideeën van lezers over een Engelstalig TMO. 1,2 Anno 2010 is ruim 40% van de lezers docent, 25% is medicus, 13% is opleider in de medisch specialistische vervolgopleiding en 27% is onderwijskundige. 35% geeft aan (ook) een andere functie te hebben, zoals beleidsmedewerker, verpleegkundig specialist of ICT medewerker. Dit is min of meer onveranderd in vergelijking met 2003. Wat betreft het werkdomein zien we echter een duidelijke verschuiving. Het aantal lezers uit de medisch specialistische vervolgopleiding neemt toe (van 32 naar 42%), terwijl het aantal lezers uit de basisopleiding afneemt ( 72 naar 67%). Dit is verheugend omdat het een belangrijk beleidspunt van de NVMO is om ook platform voor de vervolgopleidingen te worden. TMO lezers zijn echter weinig actief als auteur van een artikel in het TMO. In 2003 gaf 27% van de lezers aan de laatste vijf jaar een artikel te hebben ingediend ter publicatie, in 2010 is dat percentage gedaald naar 22%. Dit bevestigt de ervaring van een teruglopend aantal artikelen dat ter publicatie wordt aangeboden (zie tabel). Als argumenten voor het niet-indienen worden tijdgebrek en de lage status van het TMO ten opzichte van Engelstalige tijdschriften het meest genoemd. 1 Borleffs JCC. TMO beoordeeld: resultaten van het lezersonderzoek 2003. Tijdschrift voor Medisch Onderwijs 2004;23(3):153-160. 2 Borleffs JCC, Jaarsma ADC. TMO beoordeeld: tijd voor verandering. Tijdschrift voor Medisch Onderwijs 2010;29(5):... 3

Overzicht publicaties 2003 2010 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Gepubliceerde artikelen a 24 27 23 21 22 21 20 Aangeboden artikelen b??? 20 28 19 16 Pro-contra rubriek - - - 5 5 0 5 Cultuurrubriek - - - - 5 4 5 Proefschrift - - 5 6 3 3 6 Boekbespreking 4 6 1 3 0 1 3 Referaat 3 5 3 1 3 2 2 a: exclusief artikelen die op uitnodiging zijn geschreven. b: als de doorlooptijd van de revisie van een artikel over de jaarwisseling heen gaat, wordt het artikel pas in het volgende jaar gepubliceerd. Nederlands- of Engelstalig TMO In het lezersonderzoek van 2010 is expliciet een oordeel over het Engelstalige nummer van het TMO gevraagd èn over de optie om het TMO in de toekomst in het Engels uit te geven. Helaas is de respons op dit deel van het lezersonderzoek zeer matig geweest. Ruim 25% van de respondenten heeft deze vragen niet beantwoord. Onder de respondenten vindt 42% dat het TMO Nederlandstalig moet blijven, spreekt 31% voorkeur uit voor een Engelstalig TMO en heeft 27% geen mening. De slechte respons maakt dat de betrouwbaarheid van deze gegevens beperkt is. We kunnen dan ook weinig anders concluderen dan dat op grond van de vragenlijst de stemmen staken over een voorkeur voor de voertaal van het TMO. De door de respondenten beschreven argumenten vóór Engelstaligheid zijn het feit dat Engels de universele voertaal van wetenschappelijke publicaties is, de vergroting van de mogelijkheden voor internationale samenwerking en het internationale aanzien van Nederlands medisch onderwijs, de mogelijkheid van indexering van het TMO in internationale bibliotheken en databases, het aanboren van een breder lezers- en auteurspubliek en een grotere aantrekkelijkheid voor promovendi. Deze argumenten sluiten aan bij de visie van de redactie over de toekomst van het TMO. Tegenargumenten zijn dat het TMO een Nederlandse spreekbuis van de NVMO moet blijven, Engels de leesbaarheid vermindert en de drempel voor het indienen van een manuscript te veel verhoogt en dat er al (te) veel Engelstalige tijdschriften op dit terrein bestaan. We beschouwen deze tegenargumenten een belangrijk signaal, waar we zo veel mogelijk rekening mee moeten houden bij de plannen om het TMO om te buigen naar een Engelstalig tijdschrift. 4

Hoe nu verder? Het TMO heeft zich in haar bijna 30-jarige bestaan ontwikkeld tot een belangrijk visitekaartje van de NVMO. Het huidige format van het TMO maakt dat verdere groei en kwaliteitsverbetering niet erg voor de hand liggen. Het lezersonderzoek van 2010 bevestigt, met alle mitsen en maren die je bij de betrouwbaarheid van de resultaten mag zetten, het beeld dat het een gewaardeerd verenigingsblad is, maar voor auteurs weinig uitdagend. En dat moet anders en beter kunnen. Zeker voor een visitekaartje dat in termen van kosten voor de NVMO de grootste uitgavenpost is. Het bestuur van de NVMO heeft inmiddels het voorstel van de redactie om van het TMO een Engelstalig tijdschrift te maken ondersteund. Het uitgangspunt van de redactie is echter wel dat het TMO het verenigingsblad van de NVMO moet blijven. Handhaving van enkele voor het TMO kenmerkende rubrieken moet bijdragen aan die herkenbaarheid. Voor bestuursmededelingen en andere rubrieken die alleen voor Nederlandse en Vlaamse lezers relevant zijn, zou bij voorbeeld een Nederlandstalig katern of speciaal gedeelte kunnen worden gebruikt. Er zijn in Nederland vele voorbeelden van verenigingstijdschriften die succesvol een transitie naar het Engels hebben doorgemaakt. Met een Engelstalig TMO wordt niet alleen een Nederlands maar ook internationaal lezerspubliek bereikt. De omvang van medisch onderwijskundige ontwikkelingen in en buiten Europa en het wetenschappelijk onderzoek op dat terrein rechtvaardigen het bestaansrecht van een nieuw (internationaal) Europees tijdschrift. Daarbij realiseren we ons dat een Engelstalige TMO een positie in het internationale veld van tijdschriften zal moeten verwerven. Dat zal niet van de ene op de andere dag gaan. Maar het aantal goede artikelen dat tijdschriften zoals Academic Medicine, Medical Education, Medical Teacher, Advances in Health Sciences Education, Teaching and Learning in Medicine, Education for Health, South-East Asian Journal of Medical Education etc. niet kan plaatsen is groot. Dit rechtvaardigt o.i. het bestaan van een nieuw internationaal tijdschrift. Ervan uitgaande dat de definitieve besluitvorming over de Engelstaligheid van het TMO positief zal zijn, zal precies 30 jaar na het eerste Bulletin Medisch Onderwijs in 2012 The Netherlands Journal of Medical Education voor het eerst verschijnen. 3 3 De afkorting NJME levert waarschijnlijk verwarring op met NEJM! Kortom, we moeten nog goed nadenken over een naam, maar voorlopig is NJME de werktitel. 5

Wat zijn de gevolgen van een transitie naar The Netherlands Journal of Medical Education (JME)? onderwerp Wat actie (voorbeelden) Inhoud Format/frequentie Herkenbaarheid als verenigingsblad van de NVMO Auteurs Lezers/abonnees Elektronische beschikbaarheid Redactie Redactiestatuut Reviewers Redactie-secretaris Ondersteuning redactieproces Engels Internationale datebases Spreekt huidige indeling van rubrieken aan als we ons spiegelen aan andere tijdschriften? Aansluiten bij formaat internationale tijdschriften, consequenties voor frequentie van verschijnen? Nederlandstalig deel of katern, voor een deel bestemd voor mededelingen van bestuur, werkgroepen e.d. Communicatieplan: we zullen via internationale PR potentiële auteurs op JME moeten wijzen. Idem. Koppeling met lidmaatschap van de NVMO is voor buitenlanders niet logisch. Er is nu ook al de variant om alleen abonnee van het TMO te worden. TMO is nu via open access voor iedereen beschikbaar. Dat zou voor NJME ook moeten gelden. De redactie moet worden uitgebreid met buitenlanders. We moeten hiervoor aansluiten bij internationale standaard. De pool van reviewers moet worden uitgebreid met buitenlanders Rol redactiesecretaris nog eens bekijken. Is huidige formatie toereikend, rekening houdend met betere ondersteuning van redactieproces? Dit zal verder geprofessionaliseerd moeten worden. Voor de procedure van indienen, reviewen, administratie etc. zal een elektronische editorial management system nodig zijn. Er moet een Engelse correctie van de artikelen van NJME plaatsvinden. Tot nu toe zijn aanvragen voor PubMed en ISI Web of Sience negatief beoordeeld, voornamelijk vanwege taal. Rubrieken aanpassen, is er een niche voor The Netherlands Journal of Medical Education (NJME)? Overschakelen op A4 formaat Overleg met bestuur, werkgroepen, BSL Elektronische adresbestanden/netwerken van NVMO-leden en tijdschriften (BSL), flyer in congres-tas AMEE en Ottawa 2011 Elektronische adresbestanden/netwerken van NVMO-leden en tijdschriften (BSL?), flyer in congres-tas AMEE en Ottawa 2011 Overleg met BSL Via netwerken van redactie en NVMO leden. Te denken valt aan een hoofdredactie met een grotere Editorial Board. WHO document Manual of Editors of Health Science Journal als leidraad gebruiken Via netwerken van redactie en NVMO leden p.m. Aanschaf Editorial Manager, instructie voor gebruik Aantrekken van vaste copy-editor Opnieuw aanvragen, ca 1-2 jaar na start NJME 6

Kosten Transitie naar een Engelstalig tijdschrift brengt kosten met zich mee. In onderstaande tabel wordt een schatting gemaakt van die kosten. Naast enkele eenmalige aanloopkosten vormen de kosten van de copy-editor de belangrijkste vaste kostenpost van de Netherlands Journal of Medical Education. Met de aanstelling van een copy-editor (0.3 fte) gaan we er vanuit dat de taakomvang van de redactiesecretaris gereduceerd kan worden van 0.4 fte naar 0.2 fte. De jaarlijkse kosten van het tijdschrift worden uiteindelijk 7.250 hoger. Natuurlijk is het de wens van de redactie dat die kosten voor een deel terugverdiend worden met nieuwe abonnementen. Maar dat zal de eerstkomende jaren nog niet het geval zijn. TMO NJME eenmalig vast eenmalig vast Redactiesecretariaat (0.4 0.2 fte, schaal 8) 22.250 11.500 Copy-editor (0 0.3 fte, schaal 9) 750 19.500 Editorial manager 1.000,-- 250 a Drukkosten tijschrift b 42.500 42.500 Nederlands katern p.m. PR 5.000,-- totaal 66.500 6.000,-- 73.750 a: uitgaande van 6 artikelen per nummer en een afwijzingspercentage van 25% b: uitgaande van een omvang die aanvankelijk vergelijkbaar is als die van het TMO (300 pagina s per jaar), maar wel gestaag zal toenemen. 7

Stappenplan Om de transitie met ingang van 2011 mogelijk te maken, zijn de volgende stappen noodzakelijk. Onderwerp wanneer Besluit van transitie november 2010 Indeling inhoud, rubrieken, formaat, frequentie januari 2011 Nader overleg met BSL over praktische gevolgen januari 2011 Thema eerste nummer kiezen, auteurs uitnodigen voorjaar 2011 Communicatieplan: bestaan van NJME bekend maken onder voorjaar 2011 potentiële auteurs en lezers Nederlands katern, inhoud, verantwoordelijkheden medio 2011 Aanschaf editorial management system, ervaring opdoen medio 2011 Training EM systeem medio 2011 Copy-editor recruteren medio 2011 Aanpassen website, redactiestatuut etc. medio 2011 Uitbreiden redactie medio 2011 Planning verschijningsdata NJME medio 2011 Uitbreiden pool reviewers najaar 2011 Deadline copy insturen eerste nummer half oktober 2011 Tekst eerste nummer definitief eind november 2011 Verschijningsdatum eerste nummer NJME eind januari 2012 8