Nr: 08-68 De raad van de gemeente Barneveld; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders, nr. 08-68; gelet op artikel 62 lid 4,artikel 96 eerste lid en artikel 100 eerste lid van de wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Wet bescherming persoonsgegevens en artikel 149 van de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht; vast te stellen de volgende verordening: b e s l u i t : Verordening Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens Barneveld. Artikel 1 Begripsbepalingen Deze verordening verstaat onder: a. Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. b. Verordening GBA: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Barneveld. c. GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. d. Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders. e. Beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. f. Bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het gehele of gedeeltelijke geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de GBA wordt gevoerd. g. Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA in de GBA van de gemeente is opgenomen. h. Afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht. i. Binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA. j. Derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene. k. Authentiek gegeven: een in de basisadministratie opgenomen gegeven dat bij wettelijk voorschrift als authentiek wordt aangemerkt. Artikel 2 Binnengemeentelijke afnemers Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6 regelt de verantwoordelijke de toegang tot de GBA dan wel de verstrekking uit de GBA voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 Wet GBA kunnen voldoen. Artikel 3 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens De beheerder Beheerder van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is het hoofd van de afdeling Publiekszaken De bewerker De bewerker van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 lid f; 1. De bewerker is bevoegd om technische en administratieve werkzaamheden met betrekking tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te verrichten. 2. Hij voert deze werkzaamheden niet uit dan nadat op grond van artikel 15 van de wet door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties machtiging is verleend. 1
3. De door de bewerker te verrichten werkzaamheden worden vastgelegd in een door het College van Burgemeester en Wethouders en de bewerker te sluiten schriftelijke overeenkomst. 4. De bewerker verbindt zich in de overeenkomst te handelen in overeenstemming met de in artikel 52 en 53 van het besluit gestelde eisen. Artikel 4 Het verplichte gebruik van authentieke gegevens Op grond van artikel 3b van de wet zijn afnemers, die bij de vervulling van hun publiekrechtelijke taak informatie over ingeschrevenen nodig hebben, verplicht de authentieke gegevens, welke in Bijlage 1 bij deze verordening zijn opgenomen, bij hun taakvervulling te gebruiken, tenzij sprake is van een in het tweede lid van dat artikel genoemde uitzondering. Artikel 5 Verbanden met andere gemeentelijke registraties Gelet op de artikelen 88, 89 en 96 van de wet stellen burgemeester en wethouders nadere regels vast omtrent: 1. (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties. 2. (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen. 3. verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie. Artikel 6 Rechtstreeks toegang tot de GBA Rechtstreekse toegang tot de GBA hebben: a. de beheerder. b. de door de beheerder aangewezen ambtenaren die werkzaam zijn op de afdeling Publiekszaken. c. de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente. d. de systeem- en databasebeheerder voor het verrichten van technische en administratieve handelingen. Artikel 7 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt Met inachtneming van artikel 100 van de wet stellen burgemeester en wethouders nadere regels vast omtrent verstrekkingen uit de GBA in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet. Artikel 8 Terugmeldplicht 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke. 2. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan. 3. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet GBA en de artikelen 62 en 63 van het besluit Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Artikel 9 Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het krachtens door burgemeester en wethouders vastgestelde "Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten". Artikel 10 Slotbepalingen 1. Deze verordening treedt in werking op 10 oktober 2008. 2. Op dat tijdstip wordt de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Barneveld 2003, vastgesteld bij raadsbesluit van 1 juli 2003, ingetrokken. 3. Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening GBA. 4. Deze verordening ligt ter inzage bij beheerder van de GBA. Vastgesteld in de openbare vergadering van 7 oktober 2008. De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, 2
Artikelsgewijze Toelichting op de Verordening Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens Barneveld Artikel 1 Begripsbepalingen In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening gaat alleen over de GBA. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer. Artikel 2. Binnengemeentelijke afnemers Hier wordt aan het college de opdracht verstrekt om zorg te dragen dat binnengemeentelijke afnemers( medewerkers van afdelingen) toegang krijgen tot de GBA gegevens of GBA gegevens verstrekt krijgen welke zij nodig hebben voor de vervulling van hun taken Artikel 3 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens In de beheerregeling is aangegeven wie beheerder is. Zo'n regeling moet er zijn op grond van artikel 14 van de Wet GBA. In de beheerregeling is aangegeven dat het hoofd van de afdeling Publiekszaken beheerder is van de GBA. Het onderdeel van bewerker is alleen van belang wanneer gebruik wordt gemaakt van de bewerkersconstructie die op grond van de Wet GBA is toegestaan. Hiervoor is nog steeds een machtiging nodig van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In het geval er ooit gebruik van zou moeten worden gemaakt is het hier al geregeld. Artikel 4. Het verplichte gebruik van authentieke gegevens In dit artikel worden de binnengemeentelijke afnemers ( de afdelingen) verplicht bij het vervullen van hun taken die persoonsgegevens te gebruiken die in het besluit GBA als authentieke persoonsgegevens zijn aangewezen. In bijlage 1 zijn deze authentieke gegevens opgesomd. Hier wordt dus het verplichte gebruik van persoonsgegeven uit de GBA door de afdelingen geregeld in relatie met "éénmaal verstrekken, meervoudig gebruik" Artikel 5 Verbanden met andere gemeentelijke registraties Op basis van dit artikel dient het college de rechtstreekse toegang tot de GBA van afnemers, de verstrekkingen uit de GBA aan afnemers en het koppelen van bestanden/systemen te regelen.. Artikel 6 Rechtstreekse toegang tot de GBA Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een 'on line verbinding' kunnen raadplegen en muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel a en b regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren publiekszaken tot de GBA. Onderdeel c is alleen nodig als de gemeente gebruikmaakt van een bewerker maar is hier toch opgenomen in het geval dat. Onderdeel d regelt de toegang van de gemeentelijke database- en systeembeheerders tot de GBA. Artikel 7 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt In dit artikel worden de verstrekkingen op grond van artikel 100 Wet GBA geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan 'vrije derden'. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 Wet GBA stelt. Artikel 8 Terugmeldplicht Een goede adequate behandeling van een terugmelding is van groot belang voor de kwaliteit van de GBA. Overeenkomstig artikel 62, vierde lid, van de wet GBA geeft deze verordening onder andere nadere regels omtrent de terugmelding door de binnengemeentelijke afnemers aan de GBA en nadere regels omtrent de kennisgeving door de verantwoordelijke aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding. Artikel 9 Beveiliging Wij stellen een Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten op. In dit plan zijn de eisen rond de beveiliging van de GBA opgenomen welke Het Logisch Ontwerp stelt (zie 3
hiervoor de paragraaf 7.3.3 en 7.3.5 van het LO GBA). Artikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens. 4
Bijlage 1: de authentieke gegevens over de ingeschrevene zijn: 1. Gegevens over de burgerlijke staat A. Naam: Voornamen. B. Geboorte: Geboortedatum; Geboorteplaats; Geboorteland en zo nodig gebiedsdeel. C. Geslacht. D. Ouders: Voornamen; Geboortedatum. E. Huwelijk dan wel geregistreerd partnerschap en eerdere huwelijken of eerdere geregistreerde partnerschappen: Datum huwelijkssluiting of datum aangaan geregistreerd partnerschap; Datum ontbinding, dan wel nietigverklaring huwelijk of geregistreerd partnerschap. F. Echtgenoot dan wel geregistreerd partner en eerdere echtgenoten of geregistreerde partners: Voornamen; Geboortedatum. G. Kinderen: Voornamen; Geboortedatum. H. Overlijden: Overlijdensdatum. I. Datum ingang en beëindiging rechtsgeldigheid gegevens: Datum ingang rechtsgeldigheid; Datum beëindiging rechtsgeldigheid. 2. Gegevens over de nationaliteit Nationaliteit of nationaliteiten, dan wel een aanduiding dat de betrokkene geen nationaliteit bezit, of een aanduiding dat de nationaliteit van de betrokkene niet kan worden vastgesteld; de aantekening dat op grond van artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap is vastgesteld dat de betrokkene niet de Nederlandse nationaliteit bezit; de aantekening dat de betrokkene op grond van de Wet betreffende de positie van Molukkers als Nederlander behandeld wordt. 3. Gegevens over het verblijfsrecht van de vreemdeling De aantekening over het verblijfsrecht; Datum ingang verblijfsrecht; Datum beëindiging verblijfsrecht. 4. Gegevens over de gemeente van inschrijving en het adres in die gemeente alsmede het verblijf in Nederland en het vertrek uit Nederland A. Gemeente van inschrijving: Gemeente. B. Adres, voor zover het betreft een woonadres: Straatnaam en zo nodig gemeentedeel; Huisnummer; Aanduiding bij huisnummer; Letter bij huisnummer; Toevoeging bij huisnummer; locatiebeschrijving en zonodig gemeentedeel. 5
5. Gegevens over het Burgerservicenummer van de ingeschrevene Burgerservicenummer ingeschrevene. 6. Gegevens over de Burgerservicenummers van de ouders, de echtgenoot dan wel de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoten of eerdere geregistreerde partners en de kinderen Burgerservicenummer ouders; Burgerservicenummer echtgenoot dan wel geregistreerde partner; Burgerservicenummer eerdere echtgenoot; Burgerservicenummer eerdere geregistreerde partner; Burgerservicenummer kind. 7. Gegevens over het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner De aantekening dat de ingeschrevene de eigen geslachtsnaam voert; De aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner voert; De aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de, eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner vooraf doet gaan aan de eigen geslachtsnaam; De aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner doet volgen op de eigen geslachtsnaam. 6