Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Nieuwegein. Nr. CVDR28394_1 22 mei 2018 Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens De Raad van de Gemeente Nieuwegein; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 26 februari 2008; Gelet op de artikelen 96 en 100 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Besluit vast te stellen: "de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens" Artikel 1 1. Het college van burgemeester en wethouders regelt de systematische verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers, de toegang van die afnemers tot de basisadministratie alsmede de verbanden tussen de basisadministratie en andere gegevensverzamelingen van de gemeente. 2. Het college van burgemeester en wethouders regelt de verstrekking van de authentieke gegevens uit de basisadministratie aan binnengemeentelijke afnemers ingevolge het verplichte gebruik op grond van artikel 3b van de Wet gemeentelijke basisadministratie. Artikel 2 1. Het college van burgemeester en wethouders kan gegevens verstrekking in de gevallen als bedoeld in artikel 100 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. 2. Zij stellen hiervoor nadere regels. Artikel 3 De verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van 21 november 2002 wordt ingetrokken. Artikel 4 Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie. Artikel 5 Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening GBA Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 maart de griffier de voorzitter 1

2 Bijlage Tabel A, behorend bij de verordening GBA persoons-gegevens 2002 Gegevens in GBA Sofi nummer (kind(eren) Naamgegevens kind(eren) Geboortedatum kind(eren) Gebruiker nr. Naam gebruiker: Tabel B Geboorteplaats en land kind(eren) Datum overlijden Plaats en land overlijden Gegevens over curatele Gegevens gezag over minderjarige Gegevens over de nationaliteit Gegevens verblijfrecht vreemdeling Datum in- / uitschrijving in / uit Nederland Land vanwaar gekomen/ waarnaar vertrokken Datum in-/uitschrijving Nieuwegein Adresgegevens in Nieuwegein Plaats waarnaar vertrokken uit Nieuwegein Indicatie afnemers gegevens Reisdocumentgegevens Gegevens kiesrecht Gegevens ter vaststelling juistheid gegevens Administratienummer Sofi-nummer Naamgegevens Aanduiding gebruik naam (eerdere) echtgenoot / geregistreerd Geboortedatum Geboorteplaats en land Geslachtsaanduiding Indicatie geheimhouding Administratienummer ouders Sofi-nummer ouders Naamgegevens ouders Geboortedatum ouders Geboorteplaats en land ouders Datum (eerder) huwelijk / geregistreerd Plaats en land (eerder) huwelijk / geregistreerd Datum einde (eerder] huwelijk / geregistreerd Reden einde (eerder) huwelijk / geregistreerd Administratienummer (eerdere) echtgenoot / geregistreerd Sofi-nummer (eerdere) echt-genoot / geregistreerd Naamgegevens (eerdere) echt-genoot / geregistreerd Geboortedatum (eerdere) echt-genoot / geregistreerd Geboorteplaats en land (eerdere) echtgenoot / geregistreerd Administratienummer kind(eren) Koppeling met andere registraties (art.5) Rechtstreekse raadpleging door binnengemeentelijke afnemers (art.6) Verstrekking aan bin- nengemeentelijke afnemers (art.7) 11 Verstrekking aan derden (art.8) 12 2

3 Opmerking m.b.t. tabel A: Alle gegevens in deze tabel zijn gegevens die op grond van artikel 34 van de Wet GBA in de gemeentelijke basisadministratie moeten zijn opgenomen. De gegevens welke cursief zijn gedrukt, zijn zogenaamde aangehaakte gegevens. Deze kunnen tevens betrekking hebben op historische bestanden, welke tot 1 oktober 1994 werden bijgehouden. Zowel vanuit de actuele basisadministratie als vanuit historische bestanden vindt gegevensverstrekking plaats. De namen van de afnemers zijn vermeld in tabel B. Tabel B, behorende bij de verordening GBA persoonsgegevens 2002 Afnemers/gebruikers van persoonsinformatie uit de basisregistratie van de Gemeente Nieuwegein. Nr s in de linker kolom stemmen overeen met de nummers van de gebruikers die zijn vermeld in tabel A. Nr Naam afnemer/gebruiker ingevolge art.5 Sector Welzijnszaken, afdeling Burgerzaken en Belastingen, bureau Belastingen Sector Welzijnszaken, Sociale Dienst Sector Welzijnszaken, Sociale Dienst, bureau Huursubsidie Doel van de verstrekking door middel van koppeling Periodieke vergelijking van GBA met subjectenregistratie in het kader van heffing en invordering van de gemeentelijke belastingsoorten Periodieke vergelijking van GBA met de uitkerings-registratie in het kader van de uitvoering van de algemene bijstandswet Periodieke vergelijking van GBA met bestand Huur-subsidie in het kader van de individuele huursubsidie Naam afnemer/gebruiker ingevolge art.6 Sector Welzijnszaken, afdeling Burgerzaken en Belastingen, bureau Belastingen Bestuursdienst, afdeling Bedrijfsvoering, Concernadministratie, Debiteurenadm. Sector Welzijnszaken, Sociale Dienst, onderdelen Algemene Zaken, Boekhouding, Voorziening gehandicapten, Huursubsidie, Inkomensvoorziening, Sociale Dienstverlening Sector Stadsontwikkeling, bureau Volkshuisvesting Sector Welzijnszaken, afdeling Onderwijs, sectie leerplichtzaken Doel van de verstrekking door middel van rechtstreekse raadpleging Bijhouding van de subjectenregistratie en interne controle in het kader van de uitvoering van belastingtaken Uitvoering debiteurenadministratie en invordering t.a.v. gemeentelijke debiteuren Uitvoering van taken ingevolge de Algemene Bijstandswet en aanverwante bijzondere regelingen en van andere de burger (financieel) ondersteunende taken Controleren van persoonsgegevens ten aanzien van inschrijving van woningzoekenden Verificatie van persoonsgegevens van leerplichtigen en hun wettelijke vertegenwoordigers in verband met uitvoering van de leerplichtwet Naam afnemer/gebruiker ingevolge art. 7 Regiopolitie Lekstroom Gemeentelijke reinigingsdienst Doel van de verstrekking van persoonsgegevens op papier of ander medium Bijhouding bestanden Herkenningsdienst Verificatie van adressen bij het onrechtmatig achterlaten van huisvuil Naam afnemer / gebruiker ingevolge art.8 Doel van de verstrekking van beperkte persoons-gegevens (van met name genoemde personen) a.woningcorporaties Verificatie, opsporing en benadering van met name genoemde d.organisaties op levensbeschouwelijke Grondslag personen. De verstrekking moet in het belang zijn van de bescher- ming van de betrokkene, of van de rechten en vrijheden van anderen. Nagegaan moet worden of de verstrekking wordt gerechtvaare.van overheidswege gesubsidieerde instellingen f.ziekenhuizen digd door een dringende maatschappelijke behoefte, in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor wordt verstrekt en of dit doel niet op een minder ingrijpende wijze is te bereiken. Uitsluitend de gegevens zoals die in tabel A, kolom 12 zijn vermeld. Natuurlijke personen Ten behoeve van persoonlijke, niet-commerciële belangen. Voorafgaande, schriftelijke toestemming van de ingeschrevene noodzakelijk. Uitsluitend de gegevens zoals die in tabel A, kolom 12 zijn vermeld. Toelichting op de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2002 Door deze verordening te bewerken conform het gemeentelijk privacybeleid inzake de GBA voldoet de gemeente aan de vereisten, zoals gesteld in de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Bij het opstellen van deze verordening is uitgegaan van de aanpassingswet WBP (Stb.2001, 180) en de Wet bescherming persoonsgegevens (Stbl. 2000, 302). De gemeenteraad zal de verordening na bewerking dienen vast te stellen en in werking laten treden. Hieronder volgt een artikelsgewijze toelichting, die ingaat op de wijze waarop de gemeente invulling kan geven aan het model. De verordening bestaat uit een aantal onderdelen. Allereerst zijn er algemene bepalingen (artikel 1 t/m 4), die gelden voor de GBA. Vervolgens worden de vereisten van de aanpassingswet Wbp uitgewerkt voor de Wet GBA (artikel 5 tot en met 10). Daarin worden alleen zaken geregeld waartoe de Wet GBA verplicht. Ten slotte zijn er overige bepalingen (de artikelen 11 en 12). 3

4 Artikel 1 Begripsbepaling In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening gaat alleen over de GBA. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer. Artikel 2 Beheer van de GBA Meestal zal het hoofd van de afdeling Burgerzaken & belastingen belast zijn met de dagelijkse zorg over de GBA. Overigens sluit de wet niet uit dat dit ook iemand anders kan zijn. In de beheerregeling is aangegeven wie beheerder is. Deze regeling moet er zijn op grond van artikel 14 van de Wet GBA. Artikel 3 Doel van de basisadministratie Belangrijk doel van dit artikel is helderheid te verschaffen omtrent de doelen van verwerking van persoonsgegevens in de basisadministratie. Opname van dit artikel is overigens niet verplicht. Artikel 4 Categorieën van personen van wie gegevens zijn opgenomen en opgenomen gegevens De begripsbepaling van de ingeschrevene is opgenomen in artikel 1 van de verordening. Artikel 4 geeft slechts de wijze van vermelding in tabel A. Artikel 5 Verbanden met andere gemeentelijke registraties Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet GBA verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de koppeling met een eventuele basisregistratie waarover de gemeente wellicht beschikt. Aangegeven moet worden welken registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd. Artikel 6 Rechtstreeks toegang tot de GBA Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een 'on-line verbinding' kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel a en b regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren burgerzaken tot de GBA. Onderdeel c regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers. Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals Financiën of Sociale Zaken, kan de raad besluiten om ook toegang toe te staan aan organisaties die op grond van een gemeenschappelijke regeling taken van de gemeente uitvoeren. Te denken valt aan samenwerkingsverbanden op het terrein van woningtoewijzing en dergelijke. Er bestaat geen verplichting om afdelingen van de gemeente of gemeenschappelijke regelingen rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. Op grond van organisatorische overwegingen ligt dit ook niet voor de hand. Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA. Ze komen dan ook niet voor in deze verordening. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de GBA. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet GBA. De GBA-applicatie moet voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen dit in verband met de problematiek van geheime afnemersindicaties Artikel 7 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verwerkt Het is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel 'systematisch' gegevens worden verstrekt zonder hun rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet GBA. Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt In dit artikel kunnen de verstrekkingen die de raad wil toestaan op grond van artikel 100 Wet GBA, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan 'vrije derden'. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn: - Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen. - In de gemeentelijke verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangeven. - Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen. - Nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn. - Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit. 4

5 - Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is. Of landen een passend beschermings-niveau bieden, kan worden nagevraagd bij het Cbp. - Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk nietcommercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist. Mogelijke categorieën voor verstrekkingen zijn onder andere: door de gemeente gesubsidieerde instellingen, zoals verenigingen; vakbonden; ouderenbonden en stichtingen met een maatschappelijk doel. Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: 'algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden. Artikel 12 en 13 bevatten bepalingen over beveiliging, intrekking van de oude verordening (reglement), datum van inwerkingtreding, citeertitel en de terinzagelegging. Artikel 9 Correctie van gegevens Een geregistreerde heeft het recht om de hem betreffende gegevens te laten verbeteren, aanvullen of verwijderen, indien deze onjuist dan wel onvolledig zijn of ten onrechte zijn opgenomen in de GBA. Hieraan gekoppeld is de mogelijkheid te verzoeken de correctie door te aan de afnemers en derden aan wie de persoonsgegevens in het jaar voorafgaand aan het verzoek zijn verstrekt. Artikel 10 Recht op inzage en kennisneming van verstrekking In dit artikel gaat het om de praktische en concrete invulling van de wettelijke plicht ingeschrevenen de mogelijkheid te geven van recht op inzage en kennisneming van verstrekking. Artikel 11 Beveiliging Veel gemeenten hebben een beveiligingsplan geschreven. Voor de GBA moet dit beveiligingsplan in ieder geval voldoen aan de eisen die Het Logisch Ontwerp stelt. Artikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens. Het daarin gestelde kunt u uitsplitsen naar de volgende aandachtsgebieden: - Het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen; - De maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen; - De maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen. Artikel 12 Slotbepaling De oude verordening dient te worden ingetrokken. Het verdient aanbeveling de datum van inwerkingtreding zo spoedig mogelijk te laten plaatsvinden. Tot het moment van inwerkingtreding van deze verordening blijft formele wetgeving van toepassing op het beheer van de GBA, aangezien het verstrekkingenregime door de invoering van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) op 1 september 2001 is gewijzigd. Voorts is in artikel 12 van deze verordening de citeertitel opgenomen en de ter inzage legging geregeld. 5