het Privacyreglement Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Eemsmond. Nr. CVDR58180_1 11 oktober 2016 Privacyreglement Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Burgemeester en Wethouders van de gemeente Eemsmond; gelet op de Wet Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens en de Verordening bescherming persoonsgegevens; gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens; BESLUITEN: Vast te stellen het volgende: PRIVACYREGLEMENT GEMEENTELIJKE BASISADMINISTRATIE PERSOONSGEGEVENS Artikel 1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: de Wet Gemeentelijke Basisadministratie Privacyreglement GBA GBA Houder cq verantwoordelijke Beheerder Bewerker Ingeschrevene Afnemer Derde Binnengemeentelijke afnemer de Wet Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 494/1994); het Privacyreglement Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; degene die zeggenschap heeft over de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens zijnde het college van Burgemeester en Wethouders; de ambtenaar die onder verantwoordelijkheid van de houder belast is met de dagelijkse zorg voor de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens zijnde het hoofd van de afdeling Publiekszaken; degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd; degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet in de Gemeentelijke basisadministratie van de gemeente is opgenomen; bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1 eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht; elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene; elke afnemer die een orgaan is van de gemeente die houder is van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens of als organisatie daarmee is gelijkgesteld. Artikel 2 Beheer en bewerking van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 1. Beheerder van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is het hoofd van de afdeling Publiekszaken; 2. Bewerker van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is Getronics Business Continuity te Lelystad voor zover dat noodzakelijk is ter uitvoering van de schriftelijke uitwijkovereenkomst. Artikel 3 Verbanden met andere binnengemeentelijke gegevensverzamelingen Op grond van artikel 96 van de Wet GBA, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden alle voor gemeentelijk gebruik benodigde Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens systematisch verstrekt aan de in bijlage 1 vermelde binnengerneentelijke afnemer. Artikel 4 1

2 Rechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens met mutatiebevoegdheid en rechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens zonder mutatiebevoegdheid Rechtstreeks toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens met mutatiebevoegdheid heeft: 1. de beheerder; 2. de door de beheerder aangewezen medewerk(st)ers op de afdeling Publiekszaken; 3. de bewerker, indien noodzakelijk ter uitvoering van de schriftelijke overeenkomst. Rechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens zonder mutatiebevoegdheid en voor zover geautoriseerd worden alle voor gemeentelijk gebruik benodigde Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens verstrekt aan de volgende binnengemeentelijke afnemers: - Sector Burgers, afdeling Publiekszaken; - Sector Middelen, afdeling Belastingen; - Sector Middelen, afdeling Financiën - Sector Burgers, afdeling Sociale Zaken; ten behoeve van de in bijlage 2 vermelde doelen. Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers zonder rechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de gegevens die worden verstrekt. Met inachtneming van de artikelen 88 en 90 van de Wet GBA, worden aan de binnengemeentelijke afnemers de in bijlage 3 genoemde gegevens op schriftelijk verzoek, met opgave van de gronden voor de verstrekking, voor zover de verzoeker aantoont dat deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van zijn taak, verstrekt. Artikel 6 Overige verstrekkingen en gegevens die kunnen worden verstrekt Met inachtneming van artikel 100 van de Wet GBA kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de Wet GBA, aan rechtspersonen zonder winstoogmerk, genoemd in bijlage 4, ten behoeve van een niet commercieel belang gegevens op schriftelijk verzoek worden verstrekt, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene daardoor niet onevenredig worden geschaad. Artikel 7 Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen zoals vermeldt in het krachtens de Verordening bescherming persoonsgegevens vastgestelde beveiligingsplan. Artikel 8 Slotbepalingen 1. Het privacyreglement Gemeentelijke basisadministratie van 8 april 1999 wordt ingetrokken; 2. Dit reglement treedt met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 september 2001; 3. Dit reglement wordt aangehaald als Privacyreglement Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; 4. Dit reglement ligt ter inzage bij het openbaar register als bedoeld in de Verordening bescherming persoonsgegevens; 5. Dit reglement wordt bekend gemaakt via publicatie in de rubriek GemeenteNieuws van de Ommelander Courant. Vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van de gemeente Eemsmond op 3 mei 2005 de voorzitter, 2

3 de secretaris, 3

4 Bijlage 1 Geautomatiseerde systematische verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers Geautomatiseerde systematische verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers Bijlage 1 Geautomatiseerde systematische verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers (Behorende bij artikel 3 van het Privacyreglement Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens) De gemeente Eemsmond heeft naast de GBA het Basisregistratiesysteem (BRS). Alle mutaties die betrekking hebben op de burgerlijke staat, adresgegevens, migratie- en emigratiegegevens kindgegevens, nationaliteitsgegevens en overlijdensgegevens in de GBA worden zowel geautomatiseerd als handmatig verwerkt in de BRS. Het persoonsgegevensbestand van de Sector Burgers, afdeling Sociale Zaken is direct gekoppeld aan de GBA. Via geautomatiseerde gegevensverstrekking wordt het bestand van Sociale Zaken bijgewerkt. De afdeling financiën en belastingen van de Gemeente Eemsmond maken gebruik van het Basisregistratiesysteem en hebben inzagerecht in de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Naam afnemer/gebruiker Doel van de verstrekking Mutaties Sector Burgers, afdeling Sociale Zaken Permanente automatische levering van persoonsgegevens aan de uitkeringsregistratie in het kader van de uitvoering van de Algemene bijstandswet -overlijden -verhuizing binnen de gemeente -vestiging in de gemeente -vertrek uit de gemeente -emigratie -naamswijziging -voornaamswijziging -huwelijk- en geregistreerd partnerschap -echtscheiding- en ontbinding partnerschap -infrastructurele wijziging -geslachtswijziging 4

5 Bijlage 2 (behorende bij artikel 4 van het Privacyreglement Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens) Bijlage 2 (behorende bij artikel 4 van het Privacyreglement Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens) Binnengemeentelijke afnemers zonder mutatiebevoegdheid en geautoriseerd voor inzage in de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Naam afnemers: Sector Burgers, afdeling Sociale Zaken Sector Burgers, afdeling Publiekszaken Sector Middelen, afdeling Financien Sector Middelen, afdeling Belastingen Doel van de verstrekking: Voor de Sector Middelen, afdeling Financiën en Belastingen Vergelijken van gegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens met gegevens uit de subjecten- en objectenregistratie in het kader van de heffing en invordering van de gemeentelijke belastingen en de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken. Controle in het kader van de uitvoering van belastingtaken. Voor de Sector Burgers, afdeling Sociale Zaken Uitvoering van de Algemene Bijstandswet en aanverwante bijzondere regelingen en voor de burger (financieel) voor ondersteunende taken. Voor de Sector Burgers, afdeling Publiekszaken, frontoffice Uitvoering van de Paspoortwet, Wet GBA, Wegenverkeerswet, Reglement Rijbewijzen (RVV 1990), Pas65, Wet Justitiele documentatie, Vreemdelingenwet Gegevens van de verstrekking: Het inzagerecht voor de afdeling Sociale zaken geldt voor de volgende gegevens: - A-nummer - Sofinummer indien nodig voor het uitvoeren van de wettelijke taken - Naamgegevens - Adresgegevens en bewoners op betreffende adres - Geboortedatum en geboorteplaats - Oudergegevens - Geslacht - Burgerlijke staat - Naamgebruik - Nationaliteiten - Vestigingsdatum op het adres, in de gemeente of elders in Nederland - Historische adresgegevens - Vertrekgegevens, wanneer vertrokken, waar naartoe in de gemeente/nederland/buitendland - Gegevens partner - Datum en plaats van huwelijk/geregistreerd partnerschap of ontbinding huwelijk/geregistreerd partnerschap - Kindgegevens - Overlijdensgegevens. - geslachtswijziging - infrastructurele wijziging - naamswijziging - voornaamswijziging - gezinssamenstelling - gerelateerden - functie adres - indicatie geheim Het inzagerecht voor de afdeling Financiën en belastingen geldt voor de volgende gegevens: - vertrekgegevens, wanneer vertrokken, waar naartoe in de gemeente/nederland/buitenland 5

6 - overlijdensgegevens - vestigingsdatum op het adres, in de gemeente of elders in Nederland - historische adresgegevens. Het inzagerecht voor de afdeling Publiekszaken, frontoffice geldt voor de volgende gegevens: - alle persoonsgegevens vermeld op de persoonslijst. Alle medewerkers van genoemde afdelingen van de gemeente Eemsmond kunnen ten behoeve van de uitvoering van de aan hun opgedragen werkzaamheden voor verschillende raadpleegfuncties inzagerecht krijgen tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Basisregistratiesysteem. 6

7 Bijlage 3 (Behorende bij artikel 5 van het Privacyreglement Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens) Bijlage 3 (Behorende bij artikel 5 van het Privacyreglement Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens) Verstrekking gegevens aan binnengemeentelijke afnemers zonder toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en zonder inzagerecht in de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens of het Basisregistratiesysteem. Binnengemeentelijke afnemers krijgen op een schriftelijk verzoek, met opgave van de gronden voor de verstrekking en voor zover de verzoeker aantoont dat deze gegevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de wettelijke taken, de volgende gegevens: - naam - adres - postcode en woonplaats - burgerlijke staat. De verzoekers die hiervoor in aanmerking komen zijn: Sector Staf in verband met huwelijksjubilea, aanvragen verklaring omtrent gedrag, aanvragen Koninklijke onderscheiding, behandeling bezwaarschriften. Sector Ruimte, afdeling Beheer en afdeling Ontwikkeling in verband met aanschrijven bewoners (bijvoorbeeld: wegwerkzaamheden), leeftijdsopbouw. 7

8 Bijlage 4 (Behorende bij artikel 6 van het Privacyreglement Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens) Bijlage 4 ( Behorende bij artikel 6 van het Privacyreglement Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens) Op grond van het gewijzigde artikel 100 van de wet GBA, waardoor gemeenten beperkt worden in de mogelijkheden tot verstrekking van gegevens uit de basisadministratie aan vrije derden, is artikel 99, eerste lid, van de wet aangepast. Deze aanpassing houdt in dat aan, in het Privacyreglement Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens, aan te wijzen kredietinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en beleggingsinstellingen, gegevens uit de basisadministratie kunnen worden verstrekt, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn om aanspraken van gerechtigden op opvorderbare gelden, effecten of goederen van deze instellingen of verzekeraars te kunnen honoreren. De regeling omtrent de verstrekking aan de in de wet bedoelde instellingen en verzekeraars vindt plaats onder goedkeuring van artikel 68b, onderdelen e t/m h van het besluit GBA. Aan deze instellingen worden de naam, adres en woonplaatsgegevens verstrekt. Limitatieve opsomming van vrije derden aan wie gegevens kunnen worden verstrekt als het geen incasso betreft. Woningbouwvereniging de Delthe, Stichting UithuizerWoningbouw, Woongroep Marenland, Woningstichting De Borgen en andere woningcorporaties. Aan deze instanties worden naam, adres, woonplaats en verhuisdatumgegevens verstrekt voor het uitvoeren van de werkzaamheden in het kader van huursubsidie, woningtoewijziging en uitzetting. Aan zorginstellingen zoals Ziekenhuizen, Verpleeghuizen, Verzorgingshuizen, Bejaardentehuizen, Psychiatrische verpleeghuizen, Gezinsvervangende tehuizen, Stichting voor Thuiszorg worden naam, adres en woonplaatsgegevens verstrekt voor de uitvoering van de taak gezondheidsverlening aan patienten. Openbare bibliotheken. Aan de openbare bibliotheken wordt op verzoek de naam, adres en woonplaatsgegevens verstrekt als het om inleveren van boeken gaat. Vuilverwerkingsbedrijf gemeente Eemsmond. Op verzoek wordt aan het Vuilverwerkingsbedrijf de naam, adres en woonplaatsgegevens verstrekt ten behoeve van de eigen administratie van het Vuilverwerkingsbedrijf. Volkskredietbank Noord-Oost Groningen. Op verzoek wordt aan de Volkskredietbank Noord-Oost Groningen naam, adres en woonplaatsgegevens verstrekt voor het uitvoeren van de Wet schuldsanering. Andere natuurlijke en rechtspersonen. Voorzover verzoeker aantoont een gerechtvaardigd niet commercieel belang te hebben wordt aan verzoeker (nadat toestemming is verleend door de ingeschreven) de naam, adres en woonplaats verstrekt. Aan de bureaus burgerlijke stand, bevolkingsregister en verkiezingen van de Nederlandse Antillen en Aruba worden op verzoek de naam, adres, woonplaats en verwijsgegevens verstrekt. Nota-toelichting TOELICHTING OP HET PRIVACYREGLEMENT VOOR DE GEMEENTELIJKE BASISADMINISTRATIE PERSOONSGEGEVENS Met dit reglement wordt het gemeentelijke privacybeleid ten aanzien van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens vastgelegd en wordt voldaan aan de vereisten zoals gesteld in de Wet GBA en in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). Het privacyreglement is gebaseerd op de Verordening Wet bescherming persoonsgegevens welke de raad in zijn vergadering van 16 december 2002 heeft vastgesteld. Het reglement treedt met terugwerkende kracht vanaf 1 september 2001 in werking. Op grond van de Verordening Wet bescherming persoonsgegevens dient het college van Burgemeester en Wethouders het Privacyreglement vast te stellen. Onderstaand volgt een artikelsgewijze toelichting op het Privacyreglement Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. 8

9 Artikel 1 Begripsbepalingen In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. Het privacyreglement handelt alleen over de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer. Artikel 2 Beheer en bewerking van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens lid. 1 : Op grond van de beheersregeling Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is het hoofd van de afdeling Publiekszaken in de gemeente Eemsmond belast met de dagelijkse zorg over de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Een deel van haar bevoegdheden heeft zij, geregeld in de beheersregeling welke op grond van artikel 14 van de Wet GBA verplicht is, bij besluit van 31 mei 2002 overgedragen aan de medewerkers van de afdeling Publiekszaken, onderdeel burgerzaken. lid.2: is alleen van belang wanneer gebruik wordt gemaakt van een bewerkerconstructie die op grond van de Wet GBA is toegestaan. Hiervoor is een machtiging nodig van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In de gemeente Eemsmond wordt hiervan alleen gebruik gemaakt indien dit noodzakelijk is ter uitvoering van de schriftelijke uitwijkovereenkomst. Artikel 3 Verbanden met andere binnengemeentelijke gegevensverzamelingen Ingevolge artikel 96 van de Wet GBA dienen bij of krachtens gemeentelijke verordening onder meer de verbanden tussen de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en andere gegevensverzamelingen van de gemeente te worden geregeld. De Wet GBA verplicht de gemeente tot het benoemen van de verbanden. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De gemeente Eemsmond heeft naast de GBA het Basisregistratiesysteem. Het Basisregistratiesysteem is een actueel bestand van persoonsgegevens welke door de GBA wordt gevoed. De historische gegevens worden via het inzagerecht in de GBA verstrekt. Een voorbeeld van een dergelijk verband tussen de GBA en het Basisregistratiesysteem is de mogelijkheid om bij een ingeschrevene een zogenaamde afnemersindicatie te plaatsen. Door het plaatsen van een afnemersindicatie blijft de betreffende aangesloten afdeling op het bestand van het Basisregistratiesysteem automatisch op de hoogte van wijzigingen in de burgerlijke staat of het adres. In bijlage 1 wordt aangegeven welke bestanden aan elkaar zijn gekoppeld, waarvoor de gegevens worden gekoppeld en welke gegevens worden gekoppeld. Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens met mutatiebevoegdheid. Onder rechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens met mutatiebevoegdheid wordt verstaan het door middel van on-line verbinding kunnen raadplegen en actualiseren van gegevens zonder tussenkomst van anderen. De onderdelen 1 en 2 regelen de toegang van de beheerder en de medewerkers van de afdeling Publiekszaken onderdeel burgerzaken. Onderdeel 3 is alleen nodig als de gemeente gebruik maakt van een bewerker, Dit zal voorkomen in het geval van langdurige uitval van het systeem. Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens zonder mutatiebevoegdheid. Onder rechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens zonder mutatiebevoegdheid wordt verstaan het door middel van on-line verbinding kunnen raadplegen zonder tussenkomst van anderen. Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens plaats aan andere binnengemeentelijke afnemers. Binnengemeentelijke afnemers krijgen niet eerder toegang dan dat men daarvoor als gebruiker is ingevoerd (bijvoorbeeld een nieuw personeelslid). De afdeling Informatievoorziening en Automatisering, onderdeel systeembeheer, ontvangt een schriftelijk verzoek voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker. De bijbehorende autorisaties dienen schriftelijk te worden aangevraagd bij de applicatiebeheerder van de afdeling Publiekszaken, onderdeel burgerzaken. Aanvragen worden in overleg met het hoofd van de afdeling Publiekszaken beoordeeld. De applicatie Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens bevat voorzieningen om gegevens en functies af te schermen. Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers zonder rechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de gegevens die worden verstrekt. 9

10 Naast afdelingen die rechtstreeks, met of zonder mutatiebevoegdheden, toegang hebben tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens zijn er ook afdelingen die geen rechtstreekse toegang tot deze administratie hebben. Deze laatste groep kan enkel gebruik maken van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens voor zover de beheerder, of de door haar hiertoe aangewezen medewerkers van de afdeling Publiekszaken, hen van gegevens voorziet na schriftelijk verzoek van de afnemer. De afnemer dient hierbij aan te geven dat zijn verzoek om gegevens noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak. Daarnaast behelst het verzoek de gronden voor de verstrekking. Artikel 6 Overige verstrekkingen en gegevens die kunnen worden verstrekt. In dit artikel wordt de gegevensverstrekking aan de zogenaamde derden geregeld. De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene en verwijsgegevens zoals genoemd in bijlage 4. Het verzoek dient schriftelijk bij het hoofd van de afdeling Publiekszaken of de door haar daartoe aangewezen medewerker werkzaam bij de afdeling Publiekzaken, te worden ingediend. Vrije derden wordt nimmer rechtstreeks toegang verleend tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Artikel 7 Beveiliging. Op 31 mei 2002 is door burgemeester en wethouders het beveiligingshandboek Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens vastgesteld. Dit beveiligingshandboek voldoet aan de eisen die het Logisch Ontwerp stelt. Artikel 31 van het Besluit GBA zegt dat er voldoende voorzieningen moeten zijn getroffen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de Gemeentelijke basisadministratie vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens. Het daarin gestelde kan worden uitgesplitst naar de volgende aandachtsgebieden: - het systeem c.q. de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten c.q. controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen; - de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen; - de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen; - Artikel 53 van het Besluit GBA is van toepassing in het geval dat de gemeente gebruik maakt van een bewerker. Dat kan in onze gemeente als het systeem langdurig uitvalt en gebruik moet worden gemaakt van de uitwijkovereenkomst. Als laatste geldt in het kader van beveiliging nog hetgeen in paragraaf van het Logisch Ontwerp staat, dat het transport van alternatieve media met GBA-berichten moet voldoen aan de geldende eisen. Artikel 8 Slotbepalingen Het oude privacyreglement wordt ingetrokken. Het privacyreglement treedt met terugwerkende kracht vanaf 1 september 2001 in werking. Dit is het moment waarop de wijziging van de Wet GBA van kracht is geworden. Het reglement wordt in de plaatselijke krant gepubliceerd. 10