Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Voorst 2011

Transcriptie

1 Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Voorst 2011 pagina 1 van 12

2 Toelichting op het Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgemeente gemeente Voorst 2011 Met ingang van 1 april 2007 is de wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) op een aantal punten gewijzigd. Afnemers worden verplicht de in het Besluit GBA aangewezen authentieke persoonsgegevens te gebruiken bij hun beslissingen en bij gerede twijfel omtrent de juistheid van deze gegevens dit aan de gemeente terug te melden. Voor de binnengemeentelijke verstrekking van GBA-gegevens dient een verordening aanwezig te zijn. Deze verordening bevat ook een voorziening voor de verstrekking aan zogenaamde vrije derden als bedoeld in artikel 100 van de wet GBA. Er is op een Verordening vastgesteld waarin de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders aanwijst om in een apart reglement deze zaken te regelen. De bepalingen in deze Verordening worden in onderstaand Privacyreglement uitgewerkt. pagina 2 van 12

3 PRIVACYREGLEMENT GEMEENTELIJKE BASISADMINISTRATIE PERSOONSGEGEVENS GEMEENTE VOORST 2011 Burgemeester en wethouders van de gemeente Voorst gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens besluiten: Het Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Voorst vast te stellen pagina 3 van 12

4 Artikel 1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: a. wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; b. verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d ; c. Besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens d. verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders; e. basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Voorst als bedoeld in artikel 2 van de wet; f. GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het Besluit; g. beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; h. bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd; i. ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen; j. binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet; k. authentiek gegeven: een in de basisadministratie opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt. Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 1. Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de manager Welzijn, Zorg en Burgerzaken of een door deze functionaris aangewezen functionaris.. 2. Bewerker van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is niet van toepassing. 3. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan: a. (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties; b. (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen; c. verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie; Artikel 3 Authentieke gegevens Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen. Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie pagina 4 van 12

5 1. Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben: a. de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de vakgroep Burgerzaken; b. de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente Voorst; c. voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers. 2. De in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. 3. Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen. Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden. Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke registraties 1. Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 3 beheerders van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt. 2. De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd. Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt. Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage 4 bij deze verordening aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. Artikel 9 Terugmeldplicht 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, gemeentelijke basisadministraties persoonsgegevens van andere gemeenten of de GBA-V, doet hiervan mededeling aan de beheerder. 2. De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan; 3. De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het Besluit. pagina 5 van 12

6 4. In bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft. Artikel 10 Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde Informatiebeveiligingsplan. Artikel 11 Slotbepaling 1. Dit reglement wordt aangehaald als Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Voorst Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis. Twello, 10 mei 2011 Burgemeester en wethouders van de gemeente Voorst, de secretaris, de burgemeester, de heer E.J.M. van Leeuwen de heer J.T.J.M. Penninx pagina 6 van 12

7 BIJLAGE 1 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid De volgende dienstonderdelen van de gemeente Voorst hebben toegang tot de basisadministratie: Organisatie onderdeel Taakvelden/wettelijk kader egevensset Vakgroep Burgerzaken (BUZ) Vakgroep Welzijn (WZ) Vakgroep Zorg (ZRG) Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen. Leerlingenadministratie Leerplichtwet en Leerplichtregeling Opvang nieuwkomers Wet voorzieningen gehandicapten Alle gegevens op PL en verwijsgegevens persoonsgegevens, adresgegevens, naamsgegevens, oudergegevens. kindgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens persoonsgegevens, adresgegevens, naamsgegevens, oudergegevens. huwelijksgegevens, kindgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, verblijfstitel. Vakgroep documentatie en Informatievoorziening (DIV) Vakgroep Personele Zaken (PZ) Vakgroep Communicatie en Representatie (C&R) - documentaire informatievoorziening - personeel en organisatie - communicatie en representatie en verwijsgegevens. en verwijsgegevens. persoonsgegevens, adresgegevens, naamsgegevens, oudergegevens. huwelijksgegevens, kindgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, verblijfstitel. Vakgroep Informatie en Automatisering (I&A) Vakgroep Ruimtelijke Ontwikkeling (ROW) Vakgroep Openbaar Grondgebied (BOG) Vakgroep Veiligheid (VLH) Vakgroep Groen en Infrastructuur (G&I) Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicaties Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet en het BW Werkzaam op de taakvelden: - beheer en inrichting openbare ruimte - veiligheid en rampenbestrijding - water Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens. en verwijsgegevens. en verwijsgegevens. pagina 7 van 12

8 Organisatie onderdeel Taakvelden/wettelijk kader egevensset Vakgroep Belastingen (BEL) Vakgroep Huishuidelijke Dienst (HHD) Vakgroep Economie en Grondzaken (EGZ) Vakgrroep Inkoop en gebouwenmana- Gement (IGM) Vakgroep Vastgoedinformatie (VGI) Invorderingswet. - belastingen werkzaamhede op de taakvelden - weekmarkt en standplaatsen - grondexploitatie, economie en planrealisatie - beheer gemeentelijke accommodaties - vastgoedregistratie en -informatie Persoonsgegevens, adresgegevens, naamsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage. pagina 8 van 12

9 BIJLAGE 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA Wie Waarvoor Gegevensset Vakgroep Zorg (ZRG) Vakgroep Welzijn (WZ) Vakgroep Vastgoedinformatie (VGI) Vakgroep Belastingen (BEL) Uitvoering Sociale wetten. Ten behoeve van registratie leerlingen en leerplicht Uitvoering Leerplichtwet Uitvoering Wet Inburgering Nieuwkomers. Vastgoedadministratie Uitvoering belastingwetgeving. Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, verblijfstitels, emigraties en overlijden. Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. pagina 9 van 12

10 BIJLAGE 3 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt. Registratie Waarvoor Gegevensset Leerlingenregistratie (Key2Onderwijs) Documentenadministratie (CORSA) Begraafplaatsenadministratie Belastingenadministratie (Gouw IT) Vergunningen en handhavingadministratie (SQUIT-XO) Bijhouding van de leerlingenadministratie Registratie Documenten, Dossiers, Organisatie, Personen Titiels en Vastgoed Bijhouding van het onderhoud van graven; rechthebbende Bijhouding van gegevens van belastingplichtigen Vullen van een schaduwregister Bijhouding administratie voor vergunning en handhavingszaken. Bijhouding van klachten, vergunningen als ook controle en handhaving persoonsgegevens, adresgegevens, naamsgegevens, oudergegevens. kindgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens Pesoonsgegevens, adresgegevens en verblijfplaatsgegevens Pesoonsgegevens, adresgegevens en verblijfplaatsgegevens persoonsgegevens, adresgegevens, naamsgegevens, oudergegevens. kindgegevens, overlijdensgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens Pesoonsgegevens, adresgegevens en verblijfplaatsgegevens pagina 10 van 12

11 BIJLAGE 4 Lijst van vrije derden waaraan gegevens worden verstrekt. Wie Waarvoor Welke catego rie Welke gegevens Geheimh ouding Leg es Basis Woningbouwverenigingen/woningcorporaties Ten behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzing Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Nee Art. 100 Wet GBA Ziekenhuizen Voor het uitoefenen van patiëntenzorg en het verlenen van medische zorg. Vrije derde Overlijdens worden doorgegeven; van belang voor planning ingrepen.maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Nee Art. 100 Wet GBA Stichting Mens en Welzijn Voorst Ten behoeve van de zorgverlening aan oudere inwoners van de gemeente Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA betreffende inwoners ouder dan 75 jaar. Mogelijk Nee Art.100 Wet GBA Artikel 100 wet GBA 1. In andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 kan, voor zover daarin bij of krachtens gemeentelijke verordening is voorzien, verstrekking van gegevens plaatsvinden aan: a. rechtspersonen zonder winstoogmerk, voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen, waarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt; b. natuurlijke personen, ten behoeve van een persoonlijk, niet-commercieel belang, met voorafgaande schriftelijke toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt. 2. De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden. Artikel 88, tweede lid, is van toepassing. 3. Op een verstrekking als bedoeld in dit artikel, is artikel 76 van de Wet bescherming persoonsgegevens van overeenkomstige toepassing. pagina 11 van 12

12 BIJLAGE 5 Lijst van binnengemeentelijke afnemers, die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Organisatieonderdeel Gegevens pagina 12 van 12