RIS123603_15-feb-2005 Gemeente Den Haag

Transcriptie

1 RIS123603_15-feb-2005 Gemeente Den Haag Ons kenmerk BBZ/ RIS REGLEMENT VOOR DE HAAGSE BEVOLKINGSADMINISTRATIE HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Besluit: I. in te trekken het Reglement voor de Haagse bevolkingsadministratie, kenmerk BBZ/ , d.d. 4 december 2001; II. vast te stellen het volgende: Reglement voor de Haagse bevolkingsadministratie. HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 2002, 191); de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad op 8 november 2001; basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de Wet; aangehaakt gegeven: een in de bevolkingsadministratie opgenomen gegeven anders dan ter uitvoering van de Wet (bijlage 1); gekend persoon: degene die geen ingeschrevene is en over wie, ter uitvoering van gemeentelijke taken, gegevens zijn opgenomen in de bevolkingsadministratie; Postadres: Postbus , 2500 DJ Den Haag Telefoon: Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Fax: Internetadres:

2 BBZ/ bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie, de aangehaakte gegevens en de kernregistratie natuurlijke personen; kernregistratie natuurlijke personen: de verzameling die binnengemeentelijke afnemers toegang geeft tot gegevens van de basisadministratie, gekende personen en aangehaakte gegevens; centrale directory service (CDS): het bestand met NAW-gegevens, dat gebruikt wordt voor de elektronische dienstverlening; verantwoordelijke : degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde het college van burgemeester en wethouders; beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie en aan wie de bevoegdheden van de verantwoordelijke inzake de uitvoering van de Wet en in samenhang daarmee de Wet bescherming persoonsgegevens zijn gemandateerd; ingeschrevene : degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen; ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen; betrokkene : een ingezetene, een ingeschrevene of een gekend persoon; afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de Wet; binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente; buitengemeentelijke afnemer: elke andere afnemer dan een binnengemeentelijke afnemer; derde : elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene; protocollering: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde; (gegevens)verstrekking : elke verstrekking van gegevens in welke vorm en aan welke persoon of instantie dan ook. Artikel 2 Beheer van de bevolkingsadministratie Beheerder van de bevolkingsadministratie is de directeur van de Dienst Burgerzaken. Artikel 3 Toepasselijke regelgeving 1. De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als één geheel, onder toepassing van de Wet, behandeld. 2. Ten aanzien van de onderwerpen waarover de Wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens en de gekende personen de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast. 2

3 BBZ/ HOOFDSTUK 2 DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIE Artikel 4 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie 1. De bevolkingsadministratie heeft tot doel: a. gegevens te verwerken ter uitvoering van de Wet; b. gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken; c. gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken; d. informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voor zover dezen daar recht op hebben. 2. De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken. Artikel 5 Categorieën van personen van wie gegevens in de bevolkingsadministratie voorkomen 1. In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen, ingezetenen en gekende personen. 2. Gekende personen worden opgenomen op basis van hun relatie met ingeschrevenen of ingezetenen of op basis van hun relatie met binnengemeentelijke afnemers. Artikel 6 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging 1. Naast de gegevens die op grond van de Wet in de bevolkingsadministratie worden opgenomen en op de in de Wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of een gekend persoon of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen. 3. Van de gekende personen worden slechts die gegevens opgenomen die nodig zijn voor het uitvoeren van de taken van gemeentelijke diensten. Artikel 7 Verwijdering van opgenomen gegevens Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats: a. op grond van bepalingen bij of krachtens de Wet; b. op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie. HOOFDSTUK 3 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VAN GEGEVENS 3

4 BBZ/ Artikel 8 Voorwaarden voor verstrekking 1. Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen: a. dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt; b. dient aangegeven te worden welke persoon of cate gorieën van personen het verzoek behelst; c. dienen door de verantwoordelijke te bepalen bewijsstukken, zoals bijv. een identiteitsbewijs of schriftelijke toestemming van een betrokkene, te worden overgelegd. 2. De afnemers en derden mogen de verstrekkingen slechts verwerken voor het doel waarvoor deze zijn gedaan. Zij moeten bij de verwerking van de verkregen gegevens handelen conform de geldende privacywetgeving. 3. Voor alle verstrekkingen geldt dat de daaruit verkregen informatie na zes maanden niet meer mag worden gebruikt dan na toestemming van de verantwoordelijke. De toestemming is niet nodig als de afnemer/derde zelf zorgdraagt voor actualisering van de gegevens. 4. De verantwoordelijke kan nadere voorwaarden stellen. Artikel 9 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben: - de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de Dienst Burgerzaken; - de medewerkers die belast zijn met taken als beheer en onderhoud van de systemen; Artikel 10 Rechtstreekse toegang tot de kernregistratie natuurlijke personen en de CDS 1. De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de gegevens in de kernregistratie natuurlijke personen en in de CDS die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. 2. De directeur van de betreffende dienst wijst de medewerkers aan die bevoegd zijn de kernregistratie natuurlijke personen en de CDS te raadplegen, of persoonsgegevens op te halen uit een andere Nederlandse gemeente. 3. De afnemers dienen de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer na te leven. De beheerder is bevoegd hiertoe controles te (doen) houden. 4

5 BBZ/ Artikel 11 Systematische verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers 1. Binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet op systematische wijze de gegevens afnemen die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. 2. Daarnaast kunnen zij verzoeken om andere verstrekkingen langs systematische wijze, zoals selecties. Artikel 12 Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers Aan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits zij deze gegevens niet reeds langs systematische weg verkrijgen krachtens een besluit van de minister. Artikel 13 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke,is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken. Artikel 14 Verbanden met andere gemeentelijke bestanden Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een andere verantwoordelijke zoals bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens voor verwerking van persoonsgegevens binnen de gemeente gegevens uit de bevolkingsadministratie worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit twee of meer bestanden. Artikel 15 Gegevensverstrekking aan vrije derden 1. Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de Wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden. 2. Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de Wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager. 3. Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de Wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden. 5

6 BBZ/ Artikel 16 Terugmeldverplichting Binnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld schriftelijk mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen. HOOFDSTUK 4 PROTOCOLLERING Artikel 17 Protocollering 1. De beheerder legt gegevens vast inzake de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de Wet. 2. De beheerder kan de protocolleringsgegevens actief aan betrokkenen bekend maken. HOOFDSTUK 5 HET VESTIGINGSREGISTER Artikel 18 Toepasselijkheid Reglement Dit Reglement is, voor zover de Wet niet anders bepaalt, van overeenkomstige toepassing op het Vestigingsregister als bedoeld in hoofdstuk 4 van de Wet. HOOFDSTUK 6 OVERIGE BEPALINGEN Artikel 19 Beveiliging 1. De beheerder treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging. 2. De beheerder beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer. 6

7 BBZ/ Artikel 20 Slotbepaling 1. Dit reglement wordt aangehaald als Reglement voor de Haagse bevolkingsadministratie. 2. Het reglement ligt ter inzage in het Gemeentelijk ContactCentrum en op alle stadsdeelkantoren bij de Dienst Burgerzaken 3. De beheerder zendt het reglement aan het College Bescherming Persoonsgegevens. 4. Dit reglement treedt in werking op 1 oktober Den Haag, 4 januari 2005 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, D.M.F. Jongen W.J. Deetman 7

8 BBZ/ TOELICHTING oktober 2004 In verband met de implementatie van een nieuw bevolkingssysteem ter vervanging van het oude Gemeentelijke Bevolkingssysteem (GBS) en de daaraan gekoppelde vernieuwingsmodules in 2004 dient het reglement te worden aangepast. Het betreft de bepalingen met betrekking tot de kernregistratie natuurlijke personen, de module die voortaan rechtstreekse inzage in de GBA-gegevens aan binnengemeentelijke afnemers geeft. TOELICHTING dec Per 1 september 2001 is de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) gewijzigd. Belangrijkste wijzigingen: -Het gemeentebestuur is (als verantwoordelijke voor de basisadministratie ) vervangen door het college van burgemeester en wethouders. -De mogelijkheid voor gemeenten om aan de zgn. A vrije derden@ (d.w.z. geen verplichte landelijke of binnengemeentelijke afnemers) inlichtingen te verstrekken is ingeperkt. Bij de gemeenteraad zijn m.b.t. de GBA nog 2 bevoegdheden gelaten, nl. om de inlichtingenverstrekking aan de binnengemeentelijke afnemers en aan de nog wel toegelaten vrije derden te regelen. Hiertoe is op 8 nov in de raad een verordening aangenomen waarin de raad het college opdraagt nadere regelen te stellen. Het Reglement voor de Haagse bevolkingsadministratie is de uitwerking van e.e.a. Het reglement bestaat voor een groot deel uit bepalingen die ook al in het oude voorkwamen, zij het aangepast aan de nieuwe terminologie uit de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de Wet bescherming persoonsgegevens en soms ook verduidelijkt ten opzichte van de oude tekst. De belangrijkste wijziging van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens betreft de inperking van de inlichtingenverstrekking aan vrije derden. Voorheen waren de gemeenten hier zo goed als vrij in, met als gevolg dat de ene gemeente als zeer streng bekend stond, terwijl een buurgemeente een ruimhartig regime kende. Hoewel de klachten eerder de strenge gemeenten betroffen dan de vrijgevige, is toch door de wetgever een beperking aangebracht. Er mogen alleen nog inlichtingen verstrekt worden aan: a. rechtspersonen zonder winstoogmerk, voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen, waarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt; b. natuurlijke personen, ten behoeve van een persoonlijk, niet-commercieel belang, met voorafgaande schriftelijke toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt. Andere wijzigingen ten opzichte van het oude reglement betreffen: 8

9 BBZ/ het schrappen van de mandaatsbepalingen aangezien deze inmiddels in een hoofdstuk van de Mandatenregeling zijn opgenomen. Dit betekent dat op een aantal plaatsen verantwoordelijke staat in plaats van beheerder. Er is echter gekozen voor de term beheerder waar dit logischer overkomt (bijv. in artikel 15) of waar sprake is van een verplichting (bijv. in artikel 16) -het opnemen van een bepaling over het Vestigingsregister, zodat dat naar buiten toe duidelijk is dat dit register - waar wettelijk mogelijk - zoveel mogelijk op dezelfde voet als de GBA inlichtingen verstrekt e.d. 9