PPA/Functie vergelijking Persoonlijk & Vertrouwelijk 28/04/2015 Sales Director/ Dhr. Thomas Sample PPA FUNC TIE D 7 5 2 5 I 4 3 1 8 S 8 6 2-9 C 4 8-4 -4 Functie omschrijving Functieprofiel vereisten De resultaten van de functie analyse tonen aan dat de competenties van de persoon tevens de volgende gedragskenmerken dienen te omvatten: Beïnvloedt, begeleidt en coacht personen die minder enthousiast zijn of minder kennis van zaken hebben. Weet het moreel de persoonlijke eigenwaarde van het team te versterken zodat men voldoende gemotiveerd is om het uiterste te geven. Creëert een positieve en inspirerende atmosfeer die er voor zorgdraagt dat personen zich volledig inzetten voor de te verrichten opdracht en gaat indien nodig verder dan de plicht om doelstellingen te verwezenlijken. Ontmoet mensen op een ontspannen en vanzelfsprekende manier en weet hen aan te sporen om kansen te benutten en hoogstaande resultaten te bereiken. Blijft vol zelfvertrouwen ondanks tegenwerking of tegenslag, weet anderen te motiveren nieuwe ideeën en plannen te ontwikkelen. Kan zelfs anderen enthousiasmeren om creatieve oplossingen te bedenken voor moeilijke problemen. Creëert een cultuur waarin men zich continu tracht te overtreffen. Dwingt indien nodig autoriteit af, streeft altijd naar het behalen van tijdlimieten om zo problemen te overwinnen. Streeft naar onafhankelijkheid, neemt een uitdagend standpunt in om vraagtekens te zetten bij conclusies. Is halsstarrig en kiest voor een eigenzinnige manier van werken. Heeft een pro-actieve en energieke werkwijze, zal geen bezwaar hebben tegen afwisseling en wijzigingen in het takenpakket. Samengevat dient de persoon te beschikken over de eigenschappen om werkzaamheden op een zelfverzekerde, enthousiaste en vriendelijke manier te doen. Ideaal bezien is hij of zij een positieve en avontuurlijke zelfstarter, die bereid is zich actief en onafhankelijk op te stellen. Het samen met anderen behalen van winstgevende resultaten maakt deel uit van de functie.
Functie vergelijking Dhr. Sample versus het functieprofiel In vergelijking met het functieprofiel blijkt dat hij moeite zal hebben met bepaalde elementen van de functie. In het takenpakket wordt verwacht dat hij actief, flexibel, rusteloos en mobiel is, terwijl hij juist aandachtig, consequent en grondig is in zijn manier van werken. Ook zal hij prijs stellen op een eigen werktempo en is zekerheid een belangrijke motivatie. Daarom zal hij in vergelijking met de functie te veel tijd besteden aan de voorbereidingen. In de functie past iemand die geen moeite heeft met onzekerheden. Dhr. Sample ervaart instabiliteit echter als onwenselijk. Het zal hem dan ook niet motiveren als de functie te veel onzekerheden biedt. Omdat tegennatuurlijk gedrag tot spanningen kan leiden, dient dit zorgvuldig onderzocht en overwogen te worden. Persoonlijke sterkten Dhr. Sample heeft de volgende persoonlijke sterkten als men het functieprofiel vergelijkt met zijn gedragseigenschappen: Legt de nadruk op coaching, begeleiding en advies om zo het prestatieniveau op pijl te houden. Streeft naar een positieve en ontspannen sfeer en motiveert anderen met zijn enthousiasme. Gaat gemakkelijk met anderen om en straalt zelfvertrouwen uit. Weet kritische mensen ertoe te bewegen dat zij innovatieve oplossingen bedenken voor ingewikkelde problemen. Creëert een sfeer waarin men continu streeft naar verbetering. Kan doelbewust autoriteit uitdagen en streeft naar het behalen van tijdslimieten. Streeft naar onafhankelijkheid, zeker als hij geconfronteerd wordt met assertieve personen die trachten het gesprek te domineren. Mogelijke beperkingen De resultaten van de functie analyse tonen aan dat er competenties nodig zijn op specifieke gebieden. Dhr. Sample zal met bepaalde gedragscompetenties moeite hebben. Deze mogelijke beperkingen hebben betrekking op de volgende punten: Hij geeft er de voorkeur aan om zaken goed te overdenken. Ook legt hij de nadruk op het consequent afwerken van een taak. Hij zal zich ongemakkelijk voelen als hij steeds wordt geïnterrumpeerd en te maken krijgt met veel veranderingen. 2
Sterwaardering - 2 Dhr. Sample beschikt over een profiel dat niet geheel past bij dat van de functie. Echter, als hij voldoende bewust is van zichzelf en flexibel genoeg is om zijn gedrag aan te passen, dan mag deze kandidaat niet over het hoofd worden gezien. Een begripvolle manager kan een positief effect hebben op het succes in onderhavige functie. De interviewer dient zich te realiseren dat het in dit geval essentieel is dat de mogelijke beperkingen en de functie vergelijking met de persoon besproken wordt. Ook is het belangrijk de persoon wel aan de andere criteria voldoet. Denk hierbij aan kennis, opleiding en ervaring. Dhr. Sample kan succesvol zijn in de functie als men een oplossing vindt voor de mogelijke beperkingen. Interview richtlijnen Ondanks het feit dat de sterkten en de mogelijke beperkingen zijn geïdentificeerd, is het essentieel dat er een gestructureerd interview plaatsvindt. Op deze wijze kunnen de bovenstaande bevindingen gecontroleerd en bevestigd worden. Ook is het belangrijk dat de carrièregeschiedenis van de persoon in kaart gebracht wordt. Een analyse zal moeten plaatsvinden ten aanzien van de kennis en vaardigheden. Indien mogelijk dient het onderzoek aangevuld te worden met testen die de mentale flexibiliteit van de persoon in kaart brengen (zoals de Thomas GIA). Dit geeft immers waardevolle aanwijzingen over hoe een persoon met zijn of haar eigenschappen omgaat. Tot slot dient men door middel van een diepgaande vraagstelling de successen en teleurstellingen van de vorige functies te identificeren. Houdt er rekening mee dat een volledige analyse van de persoon mee dient te wegen tijdens de vergelijking van de PPA van de persoon met het functieprofiel. Vanzelfsprekend spelen de biografische data van de persoon ook een belangrijke rol. Richtlijnen voor de interviewer - Mate van overeenstemming met de functie Dhr. Sample in relatie tot het functieprofiel van een Sales Director De vragen zijn zo geformuleerd dat de interviewer in staat gesteld wordt om ook op een dieper niveau inzicht te verkrijgen in deze persoon. Zo wordt het mogelijk zijn kwaliteiten en beperkingen te concretiseren en na te gaan in hoeverre deze aansluiten op de gedragsvereisten voor de functie van Sales Director. Het is aan te bevelen om onderstaande vragen in een persoonlijk gesprek met deze persoon in overweging te nemen. 3
Deze onderzoekende aanpak is voortgekomen uit een zorgvuldige analyse van het PPA rapport van deze persoon en een gedetailleerde vergelijking van zijn PPA met het voor deze positie opgestelde functieprofiel. Het omgaan met anderen gaat u zonder moeite af en u werkt graag met mensen. In hoeverre kunt u dit onderschrijven, temeer daar het tevens een belangrijke vereiste is voor deze funtie? Uw profiel laat zien dat u beschikt over de capaciteiten om anderen te overtuigen. Deelt u dit inzicht en waarom? In het rapport is tevens vermeld dat u van nature over geschikte communicatieve eigenschappen beschikt. Wat is uw mening hierover? Waarop is deze gebaseerd? U wordt omschreven als een onderzoekend en wilskrachtig iemand. Deze eigenschappen komen overeen met de functievereisten. Met welke praktijkvoorbeelden kunt u deze constatering onderstrepen? Assertiviteit en daadkracht zijn bij deze positie passende gedragseigenschappen. Dergelijke gedragskenmerken komen in uw profiel ook naar voren. Kunt u zich hierin vinden? Waarom? In sommige situaties kunt u door anderen als nogal direct of zelfs bot worden gezien. Is het ooit voorgekomen dat u om deze reden bekritiseerd bent? Stoutmoedigheid, kracht en vasthoudendheid zijn voor deze functie van belang. Kunt u aantonen dat u over deze eigenschappen beschikt? Er wordt in uw profiel verwezen naar een wilskrachtige en soms onconventionele aanpak. Bestempelt u deze gedragskenmerken als positief of negatief? Waarom? Wat zouden in deze functie mogelijke consequenties zijn van dergelijk gedrag? Het is aannemelijk dat een koppige, onbevreesde benadering en de gedrevenheid om resultaten te zien voor deze positie gewenst is. Herkent u zichzelf in dit gedrag? Op welke manier? Hoe combineert u verandering, afwijkende doelstellingen en andere onverwachte wijzigingen met uw dagelijkse werkpatroon en verantwoordelijkheden? Kunt u aangeven wat het effect is van het ontbreken van stabiliteit, zekerheid en voorspelbaarheid in de werksituatie op uw vermogen om optimaal te kunnen functioneren? Houdt u ervan om aan verschillende opdrachten of projecten tegelijk werken? Of gaat uw voorkeur ernaar uit om met uw volle aandacht gericht te zijn op slechts een bepaalde taak of project? Kunt u toelichten waarom u dit zo ervaart? Aandachtspunten Wanneer in andere Thomas rapportages geen verwijzingen naar Aandachtspunten naar voren gekomen zijn, kan aanvullende informatie gevonden worden in het PPA profiel en de Samenvatting voor Leidinggevende. Deze kunnen verkregen worden bij de optie Rapportages. Overshift - Grafiek I Beschikt u naar uw mening over de juiste kwalificaties, werkervaring en bent u voldoende opgeleid om aan de maatstaven van uw huidige/laatste functie te kunnen voldoen? Kunt u uw antwoord onderbouwen? 4
Geef aan wat u het meest motiveert en waardoor u gedemotiveerd raakt. Kunt u aangeven wat hiervan de oorzaak is? Kunt u een voorval in de werksituatie noemen waarbij u zich alleen of op uzelf aangewezen voelde? Hoe bent u met deze uitdaging omgegaan? Strakke grafiek II Er zijn aanwijzingen dat u op dit moment voor behoorlijke uitdagingen staat in uw werksituatie. Wat is uw reactie op deze constatering? Hoe zou u uw recente functioneren omschrijven? Hoe succesvol of anderszins waren de resultaten? Is er sprake van tegenwerkende omstandigheden, zakelijk of commercieel, die direct of indirect van invloed zijn op u en uw team? Wat zijn hiervan de consequenties? Wanneer heeft het meest recente beoordelingsgesprek plaatsgevonden? Wat was de uitkomst? Als u het gevoel zou hebben dat uw prestatieniveau niet voldoet aan de verwachtingen, wat zou u dan doen om dit probleem aan te pakken? Kunt u meer vertellen over uw verantwoordelijkheden en op welke manier u hierin ondersteund wordt door uw leidinggevende? Noem enkele voorbeelden van zaken die u in uw werksituatie frustreren. Hoe gaat u hiermee om? Strakke grafiek III Wordt de uitvoering van uw taken en verantwoordelijkheden voldoende ondersteund met de nodige hulpbronnen en bevoegdheden? Kunt u meer vertellen over uw huidige leidinggevende? Wat is zijn of haar manier van leidinggeven? Welke zaken zou u graag aan hem of haar veranderd zien? Denkt u dat u de steun en het vertrouwen heeft van uw directe collega's? Waaruit blijkt dit? Legt u verantwoording af aan meer dan één leidinggevende, of was dit tot voor kort het geval? Hoe lang speelt dit al en wat is de reden voor deze situatie? Is het waarschijnlijk dat dit voorlopig zo blijft? Heeft u recent te maken gehad met belangrijke onenigheden in de werksituatie? Wat waren de oorzaken? Hoe zijn de resultaten van uw organisatie in het algemeen? Bent u tevreden met uw eigen prestatieniveau? Waarom? Onderstaande vragen kunnen ingezet worden om het profiel van de kandidaat te verifiëren en na te gaan in hoeverre Dhr. Sample zich bewust is van het effect dat hij op anderen in de werksituatie heeft. De vragen zijn tevens samengesteld om te kunnen bepalen of hij de potentie heeft zich te ontwikkelen, als het aankomt op het veranderen van gedrag om aan de behoeften van bijvoorbeeld collega's tegemoet te komen. Komt het wel eens voor dat een collega u benadert voor advies in een beladen, werkgerelateerde kwestie of dat u geraadpleegd wordt over andere vertrouwelijke zaken en gebeurt dit u in het algemeen vaker dan andere personen? Waarom denkt u dat dit het geval is? 5
Wanneer heeft u recentelijk serieus met anderen een concurrentieslag moeten aangaan? Kunt u deze situatie beschrijven en aangeven waartoe het geleid heeft? Welke factoren zijn naar uw mening essentieel als het gaat om effectief leiderschap? Welke gedragseigenschappen zou u prioriteit geven als u de personen met wie u nauw moet samenwerken zou moeten selecteren? Hoe gemakkelijk bent u in staat anderen, met name onbekenden, te vertrouwen? Wat was de laatste keer dat uw eerste indruk onjuist bleek te zijn? Hoe vaak is dit u overkomen? Wat waren de gevolgen? Wat waren de meest complexe probleemsituaties, waarvoor u uw probleemoplossend vermogen heeft moeten benutten? Als u zich op onbekend terrein moest begeven, wat zou uw benadering dan zijn om met deze ongewone en niet eerder beproefde omstandigheden, uitdagingen en verantwoordelijkheden om te kunnen gaan? Op welke manier heeft uw behoefte aan interactie en sociaal contact met anderen uw functioneren ooit in de weg gestaan? Waar gaat uw interesse naar uit buiten de werksituatie? Bent u lid van een club, vereniging of een ander genootschap? Zo ja, welke en wat is de rol die u in dit netwerk vervult? Zijn er nog andere relevante bijzonderheden die niet aan de orde geweest zijn? 6
I Werkmasker II Gedrag onder druk III Eigenbeeld D I S C D I S C D I S C FUNCTIE D I S C 7