Toerisme Vlaanderen werft aan met een werfreserve met rangschikking van 2 jaar in statutair dienstverband: CONSULENT CORPORATE COMMUNICATION (M/V) Team: Entiteit: Niveau: Graad: Standplaats: Operating Office Toerisme Vlaanderen A111 Adjunct van de directeur Grasmarkt 61, 1000 Brussel FUNCTIEBESCHRIJVING Zie bijlage onderaan dit document DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je werkt als statutair ambtenaar in de graad van adjunct van de directeur bij Toerisme Vlaanderen. Of je werkt als contractueel personeelslid in de graad van adjunct van de directeur bij Toerisme Vlaanderen en je bent geslaagd voor de generieke proeven niveau A. Of je werkt als contractueel personeelslid in de graad van adjunct van de directeur bij Toerisme Vlaanderen en je behoort tot een statutaire wervingsreserve (opgesteld door Selor) van niveau A. De geslaagde contractuele personeelsleden die momenteel in een vervangingscontract werken en die minder dan twee jaar ononderbroken in dienst zijn, kunnen niet deelnemen aan deze selectie. Je diploma: Je hebt een masterdiploma Je ervaring: Je hebt minstens één jaar ervaring met bedrijfscommunicatie ONS AANBOD Bij deze aanwerving wordt een werfreserve aangelegd van 2 jaar. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. 1
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A111) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal 3120,3euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Om exact te weten welk maandloon dit met zich meebrengt, kan je de loonsimulator raadplegen op de volgende site: : www.werkenvoorvlaanderen.be Het is mogelijk om maximum 20 jaar functierelevante beroepservaring in de privésector te valoriseren. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams ambtenaar al in de graad van de vacature werkt. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat het ons dan vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Wanneer je in dienst genomen wordt, passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. HOE SOLLICITEREN? Wil jij ons team versterken? Stuur ons dan je kandidatuur online door (www.jobpuntvlaanderen.be). Vergeet daarnaast zeker je motivatiebrief niet toe te voegen aan je kandidatuur! We gaan na of je profiel overeenkomt met de vereiste criteria. Heb je het juiste diploma, genoeg ervaring en de gevraagde competenties? Je wordt zo snel mogelijk op de hoogte gebracht van het resultaat. Solliciteren kan tot en met zondag 15 maart 2015 MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Maarten Stieperaere Tel. : 02/504 03 10 e-mail: maarten.stieperaere@toerismevlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen met Team P&O Tel. : 02/553 55 85 E-mail : selectie@dar.vlaanderen.be SELECTIEPROCEDURE Cv-screening: week 16 maart 2015 Selectiegesprek: week 23 maart 2015 Werfreserve: Er wordt een werfreserve aangelegd van twee jaar met mogelijkheid tot verlenging. Bij weigering van opname van de functie door de eerste in de rangschikking, wordt de functie aangeboden aan de eerstvolgende kandidaat in de rangschikking. 2
Functiebeschrijving: Consulent corporate communication (M/V) Entiteit: Toerisme Vlaanderen Graad: A111 Standplaats: Brussel Laatste wijziging functiebeschrijving op datum van 29/01/2015 door MOD DAR-iV 3
DEEL 1: IDENTIFICATIE VAN DE FUNCTIE 1.1. ORGANISATIE - Entiteit: Toerisme Vlaanderen - Team: Operating Office 1.2. FUNCTIECONTEXT 1.2.1. Entiteit: Toerisme Vlaanderen Toerisme Vlaanderen wil tegen 2020 samen met de toeristische actoren het toerisme in en naar Vlaanderen-Brussel op een duurzame manier ontwikkelen tot een economische groeimotor. Op die manier willen we meer rendement, tewerkstelling en welzijn realiseren. Deze missie bevat de vier pijlers waarop de werking van Toerisme Vlaanderen rust: Met gerichte investeringen en ondersteuning het toeristisch aanbod in Vlaanderen aantrekkelijker maken. Bestemming Vlaanderen actief promoten om meer bezoekers aan te trekken. De volwaardige participatie aan toerisme voor iedere Vlaming mogelijk maken. De verdere professionalisering van de sector stimuleren om voor de bezoekers een kwaliteitsvol aanbod te verzekeren. 1.2.2. Team: Operating Office Alle collega's van Toerisme Vlaanderen, zowel in het binnenland als in het buitenland, moeten zich voluit kunnen focussen op toerisme. Ze kunnen werken in een aangename en dynamische werkcultuur en - omgeving, weten welke resultaten van hen worden verwacht en beschikken over de middelen die ze nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren. De operating office zorgt voor een dienstverlening op maat van de collega's door zelf diensten te verlenen en de liaisonrol te vervullen naar externe dienstverleners. 1.3. FUNCTIEFAMILIE Organisatie ondersteunende functie 4
DEEL 2: DOEL VAN DE FUNCTIE EN RESULTAATSGEBIEDEN 2.1. DOEL VAN DE FUNCTIE Bijstaan van interne klanten door specifieke dienstverlening te ontwikkelen of uit te bouwen op het vlak van corporate communicatie om ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen worden bereikt. 2.2. RESULTAATSGEBIEDEN 2.2.1. Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften om een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden van de organisatie en interne klanten. Verzamelen van klantenbehoeften Uitwerken van corporate personae Analyseren van ad hoc vragen Voorbereiden van corporate communicatiedoelstellingen Uitvoeren van periodieke risicoanalyses met collega s 2.2.2. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoeftenanalyse de dienstverlening binnen definiëren, toepassen en bijsturen om de klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. (Mee) uitwerken van business cases, in co-creatie met de interne klanten Akkoord verkrijgen voor deze business cases Bijsturen van de corporate communicatiestrategie en plan. Opstellen van communicatieagenda Opstellen van procesfiches Eindredactie en kwaliteitscontrole op corporate communicatie content Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort (overheidsopdrachten, budgetreservaties, ) 5
2.2.3. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant om door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Dienstdoen als hoofdgebruiker van generieke informatiesystemen zoals CRM, mailingsysteem, Uitbouwen van netwerk van externe dienstverleners, bijvoorbeeld via raamcontracten of meerjarencontracten voor grafische vormgeving, vertalingen, Innovatieve ideeën ontwikkelen Uitwerken van procedures en richtlijnen 2.2.4. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren om hen deskundige oplossingen te kunnen bieden voor vraagstukken of problemen. Adviseren van COO Antwoorden op vragen van collega s Adviseren van collega s voor een vlotte communicatie Pro-actief knelpunten signaleren en oplossingen voorstellen Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen 2.2.5. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening om een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Dienstdoen als liaison met de woordvoerders Dienstdoen als liaison met de dienst content en conversatiemanagement Geven van goed voor druk voor publicaties Opvolgen van corporate communicatiebudget Opvolgen van realisatie corporate communicatiedoelstellingen Opvolgen van de corporate communicatieagenda Uitvoeren van kwaliteitscontrole op content voor corporate communicatie Evalueren van kanalen voor corporate communicatie Rapporteren aan COO en OO-vergadering 6
2.2.6. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening om de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Dienstdoen als aanspreekpunt voor corporate communicatie Communiceren over de corporate huisstijl Geven van demo s over corporate communicatie Posten van nieuwsberichten over corporate communicatie op Facebook, Twitter, intranet Leggen van (interne) contacten en hen feedback vragen om noden te kunnen inschatten en het effect van de corporate communicatie te kunnen beoordelen. 2.2.7. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen om bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Trekken van corporate communicatiekant van de Nieuwjaarsreceptie voor de sector Ondersteunen van bedrijfsevents 2.2.8. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring over het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opvolgen van evoluties op het vlak van (corporate) communicatie Opbouwen, onderhouden en/of deelnemen aan netwerken Deelnemen aan vormingsactiviteiten over (corporate) communicatie 2.2.9. Vervangen en ondersteunen van COO Optreden als plaatsvervanger en aansturen van collega s die werken op corporate communicatie om ervoor de zorgen dat de werking van de office continu gegarandeerd blijft. Aansturen van Operating office bij afwezigheid van de COO Goedkeuren van afwezigheden in Vlimpers, als hiervoor delegatie werd gegeven. 7
Operationeel aansturen en opvolgen van collega s die werken op corporate communicatie, bijvoorbeeld voor het opstellen van het Wiki-jaarverslag. Aansturen van aankoop corporate gadgets en tools. Enthousiasmeren en stimuleren van collega s Dienstdoen als klankbord voor de COO 2.2.10. Optimalisatie van de dienstverlening Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is Uitvoeren van risicoanalyses met collega's Uitvoeren van efficiëntieoefeningen met collega's Evalueren van de effectiviteit van de werking Formuleren van verbetervoorstellen om de effectiviteit en efficiëntie verder te verhogen en de risico's beter te beheersen 2.2.11. Kennisdelen Begeleidt collega s vakinhoudelijk Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden Adviseren van collega's om correct te communiceren Ondersteunen van collega's bij het uitwerken van drukwerk volgens de huisstijl van de organisatie 8
DEEL 3: COMPETENTIES 3.1. GEDRAGSCOMPETENTIES 3.1.1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen I Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit 3.1.2. Klantgerichtheid - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen 3.1.3. Samenwerken - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 9
3.1.4. Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 3.1.5. Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie 3.1.6. Oordeelsvorming (synthetisch denken) 3.1.7. Initiatief Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden 10
3.1.8. Organisatiesensitiviteit Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie I. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit - Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit - Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat - Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee - Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming - Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit 3.1.9. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen - Richt zich tot zijn gesprekspartner - Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is - Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan 3.1.10. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen 11
3.1.11. Visie (conceptueel denken) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van op een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen I. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context - Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in - Kan disciplineoverschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen) - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden - Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, neemt de tijd om vooruit te denken en geeft de grote lijnen aan 3.2. VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Diploma: Masterdiploma Ervaring: Minstens één jaar ervaring met bedrijfscommunicatie Functiespecifieke kennis: - Microsoft office - Sociale Media: Twitter, Facebook - beheren van de bedrijfspagina's - Ervaring met een CRM-systeem is een pluspunt 12