Jaardocument 2014 Samen merkbaar beter Pagina 1 van 60
Voorwoord Voor u ligt het jaardocument 2014. Hierin wordt de balans opgemaakt van het afgelopen jaar. De missie van Warmande is om actief passende zorg te bieden door middel van samenspraak en samenwerking. Het is onze visie dat mensgerichte zorg een proces is, waarin alle betrokkenen een eigen inbreng hebben die ze met elkaar delen. Hierbij staat centraal dat de mens zich thuis voelt en de regie behoudt over zijn leven. Wij onderscheiden de volgende kernwaarden welke richtinggevend zijn voor ons handelen: Veilig, Vertrouwd, Vriendelijk, Vakbekwaam, Vrolijk, Verantwoord. Het zorgconcept Planetree is hierbij ons uitgangspunt. In 2014 stond de kernwaarde Veiligheid centraal. Om de visie inhoud te geven, zijn uit het meerjarenbeleidplan 2012 2018 Samen Koersen op Morgen onderstaande 5 ambities gekozen met als hoofdthema Veiligheid en nader uitgewerkt in het jaarplan Samen Merkbaar Beter. Planetree als zorgconcept borgen. Hierin past het mensgericht werken waarmee Warmande inspeelt op de individuele behoeften, wensen van cliënten. De cliënt neemt een centrale positie in. Dat betekent in de benadering en bejegening dat niet langer alleen zorg en behandeling van belang zijn, maar een brede integrale benadering van behoeften op vlakken van lichamelijk en mentaal welbevinden, participatie en wonen. Aandacht voor ontwikkeling en behoud van een kwalitatief sterk aanbod zowel intra- als extramuraal. Ten aanzien van kwaliteit is Warmande in het bezit van een toonaangevend keurmerk en gecertificeerd. Een gezonde organisatie om sterk de toekomst in te gaan. Door het eigen maken van de methodiek Samen Verschil Maken (2013) zijn we in staat kleine ideeën samen groter te maken. Een voorbeeld is het project pannen op tafel dat inmiddels zijn vervolg heeft gekregen binnen heel Warmande. Samen Verschil Maken (SVM) is een verbetermethode, ontwikkeld door Stichting Planetree Nederland, die medewerkers helpt op eenvoudige wijze samen met de cliënt verbeteringen in de zorg in te voeren. In 2013 zijn maar liefst 22 SVM projecten opgezet; soms klein en dicht bij de cliënt maar ook groot en complexer met impact voor de hele organisatie. In januari 2014 is voor het eerst door de vertegenwoordigers van de cliëntenraden en de OR de Warmande Award uitgereikt aan de beste SVM-projecten van 2013/2014. De Klup van Klosse is unaniem verkozen tot de nummer 1-winnaar vanwege hun maandelijkse, vrijwillige inzet bij het organiseren van een extra avondactiviteit voor de cliënten van woonzorgcentrum Stelle en hun naasten. Pagina 2 van 60
Volgens Stichting Planetree Nederland verdient Warmande een Bijzondere Erkenning voor het realiseren van dit grote innovatie programma waaraan bijna een kwart van alle medewerkers heeft meegewerkt. Van de 22 SVM-projecten zijn er 18 ingezonden voor de Spirit of Planetree Award 2014. Niet alleen de omvang van het aantal inzendingen heeft indruk gemaakt op Stichting Planetree Nederland maar vooral de mate waarin de medewerkers, op vrijwillige basis, zijn opgestaan om met elkaar in korte tijd te werken aan het verbeteren van de zorg. De op deze wijze ontwikkelde kracht maakt vooral dat de cliënten maar ook de medewerkers van Warmande winnaars zijn geworden. We zijn dan ook erg trots op deze SAMEN verdiende Bijzondere Erkenning. In 2014 is door het formaliseren en beschrijven van de processen rondom de zorg van de cliënt (Primair proces, Leefplan, Zorgcontinuïteitsplan incl. BHV-organisatie, Triasweb, Procedure BOPZ en medicatiedistributie, her certificering PDL), maar ook door het beschrijven van processen rondom de medewerker (personeelsadministratieve processen, Arbo & RI&E, kadernota functiehuis, functieboek -concept-) de cliëntveiligheid, sociale veiligheid, medicatieveiligheid, medewerkersveiligheid en gebouwenveiligheid enorm bevordert. Het strategisch vastgoedplan (2012) ten aanzien van de nieuwbouw vormt de basis voor alle ontwikkelingen in de huisvesting binnen Warmande voor de komende jaren. In oktober 2014 is Goedertijt in Breskens opgeleverd, waarna het gebouw in november in gebruik is genomen. Het gebouw is in samenwerking met Stichting Woongoed Zeeuws- Vlaanderen ontwikkeld. Net zoals in de Burght is hier het concept volledig scheiden wonen en zorg toegepast. Zolang de regelgeving het toelaat wordt de zorg in de vorm van Volledig Pakket Thuis geleverd waardoor 24-uurs zorg kan worden ingericht. In Burght en Goedertijt huurt Warmande de zogenaamde zorginfrastructuur. Momenteel wordt er landelijk gewerkt aan een overgangsregeling om de kosten hiervan te kunnen blijven vergoeden. Deze zorginfrastructuur maakt het mogelijk om gezamenlijk activiteiten te ontplooien en samen te eten. Dit verhoogt de sociale samenhang van de bewoners van de appartementen in deze gebouwen. Met het oog op de transitie in de zorg is er dit jaar in de huidige teams een start gemaakt met de overgang naar Zelfstandig Werkende Teams. De bezettingsgraad in de verpleeghuiszorg voor dementerenden is in lijn met 2013 licht gedaald. Dit past in de ontwikkeling van de bevolkingscijfers. Op de lange termijn neemt de behoefte naar verwachting echter fors toe. Dit vraagt een grote flexibiliteit van de organisatie en haar medewerkers. Dit blijft dé beweging binnen Warmande de komende jaren. Samen pakken we dit op. Niet alleen gezamenlijk intern, maar ook samen met de ketenpartners. De organisatie heeft zich eind 2014 eveneens voorbereid om financieel weerbaar te zijn voor de landelijke ontwikkelingen binnen de zorg. Terugkijkend op 2014 kunnen we opmaken dat we het afgelopen jaar in samenspraak met de cliënt en in samenwerking met elkaar Samen Merkbaar Beter zijn geworden waarbij we prestaties hebben geleverd om meer dan trots op te zijn! Dank daarvoor. Yolanda de Jong-van Oosten Raad van Bestuur Pagina 3 van 60
Inhoud 1 Uitgangspunten van verslaglegging... 8 2 Profiel van de organisatie...10 2.1 2.2 Algemene identificatiegegevens...10 Structuur van het concern...10 2.2.1 Juridische structuur...10 2.2.2 Besturingsmodel...11 2.3 Kerngegevens...12 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering...12 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, medewerkers en opbrengsten...13 2.3.3 WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning)...14 2.3.4 Werkgebieden...15 2.4 Samenwerkingsrelaties...16 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap...20 3.1 3.2 Normen voor goed bestuur...20 Raad van Bestuur...20 3.2.1 Samenstelling Raad van Bestuur...20 3.2.2 Taken en werkwijze Raad van Bestuur en managementteam...20 3.2.3 Bezoldiging Raad van Bestuur...21 3.3 Raad van Toezicht...22 3.3.1 Samenstelling Raad van Toezicht...22 3.3.2 Taken en werkwijze Raad van Toezicht...23 3.3.3 Bezoldiging Raad van Toezicht...24 3.3.4 Verslag Raad van Toezicht...24 3.4 Bedrijfsvoering...26 3.4.1 Planning en control...26 3.4.2 Risicomanagement...26 3.5 Cliëntenraad...27 3.5.1 Samenstelling cliëntenraden...27 3.5.2 Taken en werkwijze cliëntenraden...28 3.5.3 Adviezen cliëntenraden...28 3.6 Ondernemingsraad...29 3.6.1 Samenstelling Ondernemingsraad (OR)...29 3.6.2 Taken en werkwijze ondernemingsraad...29 3.6.3 Adviesaanvragen (artikel 25 WOR)...30 3.6.4 Instemmingsaanvragen (artikel 27 WOR)...30 Pagina 4 van 60
4 Beleid, inspanningen en prestaties...32 4.1 Inleiding...32 4.2 Ontwikkelingen en meerjarenbeleid...32 4.2.1 Meerjarenbeleidplan 2012 2018...32 4.2.2 Motto meerjarenbeleid 2012 2018...33 4.2.3 Missie van Warmande...33 4.2.4 Visie van Warmande...33 4.2.5 Kernwaarden...33 4.3 Algemeen beleid verslagjaar...34 4.4 Veiligheid van zorg...34 4.4.1 Cliëntveiligheid...35 4.4.2 Sociale veiligheid...41 4.4.3 Medicatieveiligheid...42 4.5 Veiligheid van werken...42 4.5.1 Medewerkers veiligheid...42 4.6 Veiligheid van gebouwen...43 4.6.1 Gebouwenveiligheid...43 4.6.2 Bestuursmethodiek Brandveiligheid...45 4.7 Toegankelijkheid...45 4.7.1 Fysieke toegankelijkheid...45 4.7.2 Communicatieve bereikbaarheid...46 4.8 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van medewerkers...48 4.8.1 Personeelsbeleid...48 4.8.2 Kwaliteit van de medewerkers...49 4.9 Beleid in relatie tot de samenleving...51 4.9.1 Stichting Intramurale Ziekenzorg Zeeuwsch-Vlaanderen...51 4.9.2 Stichting Woonzorgcentra Sluis...51 4.9.3 Stichting vrienden van Hooge Platen...51 4.9.4 Milieu...52 4.9.5 Meerwaarde maatschappij...54 4.10 Financieel beleid...55 4.10.1 Doelstelling van de zorginstelling...55 4.10.2 Gerealiseerde effecten...56 4.10.3 Vooruitzichten 2015 en volgende jaren...58 4.10.4 Jaarrekening 2014...58 Afkortingen- en begrippenlijst...59 5 Bijlage I Jaarrekening 2014...60 Pagina 5 van 60
Jaardocument 2014 Maatschappelijk verslag Pagina 6 van 60
Jaardocument 2014 Uitgangspunten van verslaglegging Pagina 7 van 60
1 Uitgangspunten van verslaglegging Net als voorgaande jaren vindt de verantwoording van de activiteiten en de resultaten van Warmande plaats via een geïntegreerd jaardocument. De reikwijdte van dit document omvat alle activiteiten waarvoor Warmande zich dient te verantwoorden zowel op concernniveau als op onderdelenniveau. Ook de kwantitatieve gegevens zijn in een meerjarenoverzicht geplaatst om de vergelijking inzichtelijk te maken. Warmande maakt dit jaardocument om verantwoording af te leggen aan vele belanghebbende partijen en aan de maatschappij. Richtinggevend voor de verslaglegging is de regelgeving vanuit: de Zorgbrede Governance Code; de Inspectie voor de Gezondheidszorg; het Zorgkantoor Zeeland; de Zorgverzekeraars; de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Aan de West Zeeuws-Vlaamse bevolking en haar bestuurders willen wij eveneens verantwoording afleggen en hen informeren over datgene wat is gerealiseerd, met name inzake de kwaliteit en kwantiteit van de diverse zorgfuncties, de kosten van de zorgverlening en de wijze waarop de zorg is verleend. Enerzijds leggen wij verantwoording af via dit jaardocument, anderzijds via invulling van diverse verplichte digitale databases. Bij het opstellen van het jaardocument heeft Warmande zich gebaseerd op Bijlage 2 van de Regeling Verslaggeving WTZi. Hierbij is gebruik gemaakt van het voorbeeld Jaardocument van VWS waarmee alle hoofdonderwerpen worden geraakt. Voor zover nadere detailleringen uit Bijlage 2 niet in dit jaardocument aan de orde komen zijn deze hetzij niet van toepassing, hetzij geen onderwerp van specifiek beleid van Warmande. Pagina 8 van 60
Jaardocument 2014 Profiel van de organisatie Pagina 9 van 60
2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam rechtspersoon Stichting Warmande Adres Postbus 172 Postcode + plaats 4500 AD Oostburg Telefoonnummer 0117 45 94 00 Identificatienummer(s) NZa 300 1022 Nummer KvK 22047331 E-mailadres info@warmande.nl Internetpagina www.warmande.nl 2.2 Structuur van het concern 2.2.1 Juridische structuur Warmande is een zorgorganisatie voor verpleeg-, verzorgingshuiszorg en thuiszorg, welke op 1 januari 2001 ontstaan is uit een juridische fusie van de Stichting Verpleeghuis West Zeeuws-Vlaanderen en de Stichting Protestantse Ouderenzorg in West Zeeuws- Vlaanderen. Per 1 januari 2005 is de Stichting Ouderenzorg in West Zeeuws-Vlaanderen juridisch opgegaan in de Stichting Woonzorg West Zeeuws-Vlaanderen. In 2013 is de Stichting verder gegaan onder de naam Warmande. Het verpleeghuis de Stelle, is gebouwd naast en via een gang fysiek verbonden met Ziekenhuislocatie Antonius van Stichting ZorgSaam Zeeuws-Vlaanderen. Beide instellingen komen oorspronkelijk voort uit dezelfde stichting. Bij de bouw van zowel het ziekenhuis als het verpleeghuis is men uitgegaan van het gezamenlijke gebruik van ruimten voor ondersteunende activiteiten als keuken, technische installaties, personeelsrestaurant e.d. Genoemde ruimten bevinden zich in het ziekenhuis. Het gebruikersrecht is vastgelegd in de erfdienstbaarheid-overeenkomst. Warmande beschikt per 31 december 2014 over de volgende toelatingen: Capaciteit Verblijfsplaatsen ZZP inclusief behandeling 186 Verblijfsplaatsen ZZP exclusief behandeling 149 AWBZ functies Persoonlijke verzorging Verpleging Begeleiding Behandeling Verblijf op grond van de AWBZ Pagina 10 van 60
2.2.2 Besturingsmodel Warmande maakt voor de besturing gebruik van het Raad van Toezicht model. De Raad van Bestuur wordt gevormd door één bestuurder. Het Managementteam adviseert en de Raad van Bestuur neemt formeel het besluit. De Raad van Toezicht vervult haar toezichthoudende en adviserende rol en wordt hiertoe geïnformeerd door de Raad van Bestuur en andere belanghebbenden die naar het oordeel van de Raad van Toezicht in samenspraak met de Raad van Bestuur noodzakelijk zijn om goed toezicht te kunnen houden. Conform statuten worden zaken aan de Raad van Toezicht voorgelegd ter afstemming, dan wel ter goedkeuring. Organigram conform kaderdocument functiehuis per 28 oktober 2014 Pagina 11 van 60
2.3 Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering In 2014 heeft Warmande de beschikking gehad over een drietal woonzorgcentra (oude De Burght tot november, Rozenoord en Hooge Platen) en een verpleeghuislocatie (Stelle) in West Zeeuws-Vlaanderen. Op deze locaties wordt zowel intramurale als extramurale zorg verleend. Daarnaast heeft Warmande een extramuraal steunpunt in het KWL in Oostburg en een zorgsteunpunt in de Burght Oostburg. Ter vervanging van woonzorgcentrum oude de Burght in Breskens, werd in samenwerking met de woningbouwvereniging Woongoed Zeeuws-Vlaanderen nieuwbouw Goedertijt gerealiseerd dat in november in gebruik werd genomen. Het gaat hier om volledig scheiden wonen/zorg met zorgsteunpunt. Cliëntprofielen en verdeling over de locaties De huidige cliënten van Warmande verbleven in de locaties die hierboven benoemd zijn (intramuraal), maar ook in de wijk (extramuraal). De locaties zijn samengesteld op basis van de traditionele indeling in de intramurale sector: Cliënten die als gevolg van lichamelijke beperkingen een indicatie hebben voor langdurig intramuraal verblijf somatiek; Cliënten die als gevolg van mentale beperkingen een indicatie hebben voor langdurig verblijf psycho-geriatrie; Cliënten die tijdelijk verblijven om te revalideren of te overbruggen; Cliënten die thuis wonen en thuiszorg ontvangen; Cliënten voor de dagbehandeling en dagverzorging; Cliënten die opvang krijgen in de zorgboerderij. Warmande biedt intramurale verpleeg- en verzorgingshuiszorg, huishoudelijke verzorging (WMO), persoonlijke verzorging, begeleiding, verpleging en specialistische verpleging. De extramurale zorgproducten worden aangeboden in gebouwen die geen eigendom van Warmande zijn, maar die in samenwerking met onder andere de woningbouwvereniging zijn gerealiseerd en bij mensen thuis. Het streven is een goede balans te vinden in het in eigendom hebben van gebouwen, zorginfrastructuur en huur van ruimtes of anderszins. In 2014 zijn de locaties waarin extramurale zorg frequent is aangeboden: Sluis: Toren van Bourgondië en het Rondeel Oostburg: Burght, t Lam en Het KWL Breskens: Goedertijt en Hooge Platen De zorg die wordt geboden wordt gecoördineerd vanuit de intramurale locaties in deze kernen. Een andere unieke locatie is de combinatie van zes verpleeghuisbedden met ziekenhuisbedden voor low-cure en de huisartsenkliniek. Deze is gevestigd op Afdeling Vier van Ziekenhuislocatie Antonius van Stichting ZorgSaam Zeeuws-Vlaanderen in Oostburg. De doelgroep waaraan intramurale zorg wordt verleend betreft cliënten met een indicatie voor langdurige zorg met verblijf met een somatische of een psychogeriatrische grondslag, met en zonder behandeling. Pagina 12 van 60
Warmande beschikt over de onderstaande capaciteit per 31 december 2014 (aantallen verblijfplaatsen per categorie zoals aangegeven in de prestatie-eisen ex art.10 WTZi): Zwaar: Somatische of psychogeriatrische aandoening of beperking Transfer verpleegplaatsen 6 Stelle Rozenoord Hooge Platen 140 20 20 Licht: Somatische of psychogeriatrische aandoening of beperking 41 31 Totaal 146 61 51 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, medewerkers en opbrengsten Kerngegevens productie, capaciteit, medewerkers en opbrengsten: Cliënten: 2014 2013 Aantal cliënten met zorg en verblijf per einde 283 299 verslagjaar Waarvan ZZP-cliënten met zorg en verblijf per 234 299 einde verslagjaar Aantal cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar 36 31 Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar 123 88 Capaciteit: Aantal beschikbare plaatsen met verblijfszorg per einde verslagjaar 335 335 Productie: 2014 2013 Aantal ZZP-dagen & VPT-dagen met zorg en verblijf 48.443 55.177 exclusief behandeling in verslagjaar Aantal ZZP-dagen met zorg en verblijf inclusief 55.736 55.165 behandeling in verslagjaar Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar 7.651 6.988 Aantal uren extramurale productie in verslagjaar 15.341 17.004 Medewerkers: Aantal medewerkers in loondienst per einde verslagjaar 405 408 Aantal fte in loondienst per einde verslagjaar 263,8 268,0 Kosten ingehuurde medewerkers en zelfstandigen 1.346.695 1.386.865 Pagina 13 van 60
Bedrijfsopbrengsten: 2014 2013 Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar 21.858.978 22.250.107 Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten 20.250.577 20.750.924 Waarvan overige bedrijfsopbrengsten 1.608.401 1.499.183 2.3.3 WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning) Tussen de gemeente Sluis en de Stichting Warmande is sinds de invoering van de WMO een raamovereenkomst afgesloten voor het leveren van hulp bij de huishouding. De raamovereenkomst stelt Warmande in staat om hulp bij de huishouding te leveren binnen het gehele gebied van deze gemeente, conform een geldende indicatie aan een cliënt die door de opdrachtgever (gemeente) is geïndiceerd. Voor het verslagjaar is een raamovereenkomst afgesloten voor de periode 2012-2015. Met de opdrachtgever (gemeente) zijn de volgende prijzen overeengekomen, welke geldig waren tot 31 december 2014: Categorieën hulp bij de huishouding: Prijs per klokuur: HH 1 Huishoudelijke werkzaamheden 23,56 HH 2 Huishoudelijke werkzaamheden, aangevuld met organisatie van huishouden en hulp bij een ontregeld huishouden. 23,56 Voor de Stichting De Okkernoot gevestigd in Schoondijke, treedt Warmande op als hoofdaannemer richting de gemeente Sluis. Cliënten huishoudelijke hulp: 2014 2013 Aantal cliënten per einde verslagjaar 92 90 Aantal cliënten over het gehele verslagjaar (afgesloten trajecten plus cliënten die per einde verslagjaar nog hulp ontvangen) 111 104 Productie huishoudelijke hulp: Aantal uren productie in verslagjaar 11.348 12.479 Waarvan in natura 11.348 12.479 Waarvan via persoonsgebonden budget 0 Geleverde productie per gemeente: Gemeente Sluis 11.326 12.352 Waarvan uren derden 22 127 Pagina 14 van 60
Medewerkers hulp bij het huishouden: 2014 2013 Aantal medewerkers in loondienst per einde verslagjaar 15 15 Aantal fte in loondienst per einde verslagjaar 7,60 7,48 Kosten medewerkers (personeel) niet in loondienst (PNIL) en zelfstandigen in verslagjaar 9.930 10.594 Bedrijfsopbrengsten hulp bij huishouden: Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar 268.748 289.641 Waarvan WMO opbrengsten 266.846 286.533 Waarvan overige bedrijfsopbrengsten 1.902 3.108 2.3.4 Werkgebieden Warmande is werkzaam in de zorgkantoorregio Zeeland. De werkzaamheden van de organisatie concentreren zich voornamelijk op het deelgebied West Zeeuws-Vlaanderen. Pagina 15 van 60
2.4 Samenwerkingsrelaties BELANGHEBBENDEN IN RELATIE TOT UITWERKING VAN DIALOOG IN Cliënten intra- en extramuraal - Alle zaken waarvoor op basis van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) advies of instemming vereist is - Instelling van / overleg met: - Cliëntenraad per locatie - Algemene cliëntenraadvergaderingen per locatie - Gezamenlijk overleg met cliëntenraden - Vaststelling besluiten in Raad van Bestuur na cliëntenraden gehoord hebbende - Publicatie middels nieuwsbrief/huiskrant en/of weergave in brochure/nota/ protocol/overeenkomst, e.d. - Waardering m.b.t. klanttevredenheid - Tevredenheidsonderzoeken onder cliënten met als doel verbeteracties uit te voeren - Klachtenbehandeling - Aansluiting bij Klachtencommissie Zeeland Medewerkers - Alle zaken waarvoor op basis van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) advies of instemming vereist is - Instelling van / overleg met Ondernemingsraad door de bestuurder - Arbeidsomstandigheden - Arbobeleid 2014 Borging binnen afdeling Beleid & Kwaliteit - Medewerker kwaliteit en veiligheid - Verzuim - Vaststelling van verzuim- en reintegratiebeleid; borging in de lijn Medewerkers - Verzuim - Contract Bedrijfsarts - Arbeidsbeleving - Deelname aan MedewerkersMonitor van Actiz - CAO VVT - Regelingen opgenomen in de ondernemingsovereenkomst - Personeels- en Opleidingsbeleid - Strategisch Personeels Planning - Employee Benefits - Personeelsvereniging en kortingsregelingen middels de KoesterPas C+C - Vastgoed advies - Projectleiding nieuwbouw Pagina 16 van 60
BELANGHEBBENDEN IN RELATIE TOT UITWERKING VAN DIALOOG IN Vrijwilligers en mantelzorgers - Taak en rol van de vrijwilliger en mantelzorger - - Visie op vrijwilligers en beleid Visie op mantelzorg en beleid - Individuele overeenkomsten incl. jaargesprek - Vrijwilligersdiner (jaarlijks) Inwoners (sympathisanten) in relatie tot de zorginstelling - Aanboren / verwerven van extra financiële middelen - - - Stichting Woonzorgcentra Sluis (voorheen Vrienden van Rozenoord) Stichting Vrienden van Hooge Platen (voorheen Vrienden van Ter Schelde) Stichting Intramurale (Stelle) Stichting ZorgSaam Zeeuws - Vlaanderen - Samenwerking en afstemming van beleid - - Jaarlijks overleg door Raden van Bestuur Warmande en ZorgSaam Uitwerking in dienstverleningsovereenkomsten ZorgCuisine - Maaltijdvoorziening - Uitvoering geven aan de warme maaltijdvoorziening middels leveringsovereenkomsten Stichting Woongoed Zeeuws-Vlaanderen - Samenwerking in en ontwikkelen van woon/zorgconcepten - - - Gezamenlijke projecten (VvE) Ontwikkelen van toewijzingsbeleid in aanleuncomplexen Nieuwbouw t.b.v. scheiden wonen en zorg Stichting Curamus Samenwerking ouderenzorg Leveren van specialistische ouderenzorg t.b.v. Emmaus en Coensdike t Verband - Wonen zorg en welzijn - Gezamenlijke aanpak in Zeeuws Vlaanderen Viazorg - Ondersteuning arbeidsmarkt en opleiding (Fluenz) - Gezamenlijke aanpak in Zeeuws Vlaanderen Gemeente Sluis - Integrale benadering wonen, zorg en welzijn binnen de gemeente Sluis - - Implementatie en deelname aan projectteam wonen, zorg en welzijn Overeenkomst m.b.t. huishoudelijke verzorging. Begeleiding start m.i.v. 01-01-2015 Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Zeeland (GGD) ROC Westerschelde Scalda - Meso-continuïteitsplan zorg - Procesdeelplannen en draaiboeken in het kader van Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR) - Competentie gericht leren - Ontwikkelen van samenwerkingsmodellen om competentiegericht leren op de praktijk af te stemmen ECABO (kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven) - Beschikbaarstelling van praktijkplaatsen - Inschrijving in Bedrijvenregister van ECABO als leerbedrijf voor (V)MBOleerlingen BMC - De weg naar certificering - Certificatieonderzoek, proef- en vervolgaudits mb.t. HKZ certificatie Pagina 17 van 60
BELANGHEBBENDEN IN RELATIE TOT UITWERKING VAN DIALOOG IN Milieu Platform Zorgsector - Bedrijfs Energie Plan - Benchmarking en monitoring van de Milieubarometer - Bedrijfs Milieu Plan - Benchmarking en monitoring van de Milieubarometer Stichting De Okkernoot - Samenwerking en ontwikkelen van sector overschrijdende zorgconcepten - - Integratie van de verschillende doelgroepen en vermaatschappelijking van de zorg Onderaannemerschap voor huishoudelijke verzorging Stichting Aan Z - Productverbreding - Uitvoering geven aan de Welkomboerderij Stichting Welzijn West Zeeuws-Vlaanderen - Welzijn voor senioren - Opstarten van projecten in het kader van Diensten bij Wonen met zorg en ouderen in beweging Provincie Zeeland - Spreiding, ontwikkeling en versterking van voorzieningen - Beleidskader Sociale Zorg Stichting Klaverblad Zeeland - Participatie van cliënten - - Ondersteuning naar cliëntenraden Klachtenregeling Zeeland Zorgkantoor Zeeland - Zorginkoop - Overeenkomst CZ zorgkantoor BV zorgaanbieder AWBZ Woon Advies Commissie (WAC) - Nieuwbouw en plannen - Participatie bij planontwikkeling en realisatie Vilans - Voorbehouden, Risicovolle en Overige Handelingen - Overeenkomst m.b.t. de module KICK Protocollen Raad voor Kinderbescherming met projectplaats - Het aanbieden van een werkstraf via een transactie van het Openbaar Ministerie aan minderjarigen - Overeenkomst, c.q. raamcontract en aanbieden van een projectplaats Reflector (Emergis) - Verbetertraject team zorgverleners Planetree Nederland - Cultuurgericht verbetertraject stichting breed - Kwaliteitsverbetertraject werkprocessen en opzet intervisie coaching on the job - Mensgerichte zorg implementeren via intern trainingsprogramma Scheldezoom - Levering medicijnen - Overeenkomst/contract Tafel Thuis - Maaltijdvoorziening - Uitvoering geven aan de warme maaltijdvoorziening en koelvriesmaaltijden middels leveringsovereenkomsten BuitenGewoon - Samenwerking en ontwikkeling Beweegpad Uitvoeringgeven aan ontwikkeling beweegpad Pagina 18 van 60
Jaardocument 2014 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Pagina 19 van 60
3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur In navolging van 2013 zijn ook ten aanzien van verslagjaar 2014 door Warmande de principes van de Zorgbrede Governance Code gehanteerd. Corporate Governance staat voor goed bestuur, toezicht, effectiviteit en doelmatigheid bij ondernemingen. Good Governance is voor zorginstellingen van groot belang en voor Warmande nadrukkelijk het uitgangspunt voor het handelen van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. Warmande wil haar stakeholders/belanghebbenden zo transparant mogelijk informeren en rapporteren over o.a. haar doelstellingen, prestaties, klachten en besturingsstructuur. Warmande staat open voor en bevordert periodiek overleg met stakeholders die actief zijn binnen haar verzorgingsgebied. Er is periodiek overleg met zowel interne stakeholders zoals cliëntenraden, ondernemingsraad en managementteam, als externe stakeholders, zoals t Verband, GoedLeven, gemeente Sluis en Terneuzen, Zorgkantoor en Regionaal Zorgoverleg. Bij haar besluitvorming over onderwerpen die bepaalde stakeholders rechtstreeks aangaan, weegt Warmande de van die stakeholders verkregen adviezen en de door hen aangedragen alternatieven. Vervolgens verantwoordt Warmande haar besluiten door de betreffende stakeholders te informeren over de genomen besluiten en de argumenten daarvoor. 3.2 Raad van Bestuur 3.2.1 Samenstelling Raad van Bestuur Het bestuur van Warmande is opgedragen aan de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur bestaat ultimo 2014 uit één bestuurder. Naam Woonplaats Functie Mw. Y.M. de Jong-van Oosten Biervliet Bestuurder Warmande 3.2.2 Taken en werkwijze Raad van Bestuur en managementteam De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor en belast met het besturen van Warmande en richt zich daarbij naar het belang daarvan. Mevrouw Y.M. de Jong-van Oosten is volledig verantwoordelijk als Raad van Bestuur. Het overleg en de besluitvorming worden voorbereid in het managementteam van Warmande. Besluiten worden door de Raad van Bestuur genomen. Pagina 20 van 60
Binnen het managementteam is een verantwoordelijkheidstoewijzing gedaan op het gebied van beleidsvoorbereiding en operationele aansturing en hierbij is de onderstaande portefeuilleverdeling aangehouden. Naam Portefeuille Mw. Y.M. de Jong-van Oosten Planning/bouw ICT Veiligheid Communicatie Mw. V. Flynn HR Opleiding Mw. E. Turczynowicz Zorg & Dienstverlening Dhr. T. Groenewoud Bedrijfsvoering Financiën Mw. R. van Hevele Medische & Paramedische behandeling Mw. A. Biemond Beleid & Kwaliteit N.B. Per november 2014 zijn mw. E. Turczynowicz en mw. A. Biemond uit dienst. In het Reglement Raad van Bestuur wordt de verantwoording en verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur beschreven als mede het kader met betrekking tot (het functioneren van) de Raad van Bestuur en de relatie tot de Raad van Toezicht. Het reglement voorziet verder in regelingen voor besluitvorming en waarneming, openbaarheid, openheid, en externe verantwoording. Naam Nevenfuncties Mw. Y.M. de Jong-van Oosten Niet relevant De Raad van Bestuur onderschrijft de door de NVZD geformuleerde Gedragscode voor de Goede Bestuurder. Deze Gedragscode stelt normen aan de individuele functie uitoefening van de bestuurder en is daarmee een aanvulling op de wet- en regelgeving die ten aanzien van zijn functie uitoefening geldt. Samen met die formele en algemene vereisten is de Gedragscode ook de basis waarop de Raad van Toezicht de bestuurder toetst. 3.2.3 Bezoldiging Raad van Bestuur Voor het overzicht over de bezoldiging van de bestuurder en het daaromtrent gevoerde beleid verwijzen wij u naar de toelichting op de resultatenrekening (paragraaf 5.1.11, rubriek 27). Pagina 21 van 60
3.3 Raad van Toezicht 3.3.1 Samenstelling Raad van Toezicht De Raad van Toezicht is belast met het houden van toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur, op de algemene gang van zaken binnen Warmande en de met haar verbonden instellingen. Het Reglement Raad van Toezicht behelst het kader met betrekking tot (het functioneren van) de Raad van Toezicht en de relatie tot de Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht bestaat aan het eind van het verslagjaar uit vijf personen. Samenstelling Raad van Toezicht per 31 december 2014: Naam Woonplaats Functie Taken/invalshoek Drs. W. Verhage Oostkapelle Voorzitter Lid Financiële Commissie Voorzitter Remuneratie Commissie Invalshoek Financiën Dhr. R. Heijboer Goes Vicevoorzitter Lid Commissie Kwaliteit en Veiligheid Lid Remuneratie Commissie Invalshoek Zorg Dr. W.A.J. Hoefnagels Oostburg Lid Voorzitter Commissie Kwaliteit en Veiligheid Aanspreekpunt OR Invalshoek Zorg Mr. A.V. van Kleef Zuidzande Lid Invalshoek Juridische Zaken Dhr. C.R.L. de Block Graauw Lid Voorzitter Financiële Commissie Aanspreekpunt Cliëntenraad Invalshoek Zorg / Organisatie N.B. Per 17 december 2014 is dhr. G. de Bruijckere (voorzitter) afgetreden. Pagina 22 van 60
3.3.2 Taken en werkwijze Raad van Toezicht Het profiel van de leden van de Raad van Toezicht kenmerkt zich door een brede maatschappelijke ervaring. De individuele leden zijn in staat om vanuit hun achtergrond en beroepsmatige bezigheid een concrete bijdrage te leveren aan het toezicht op de organisatie. Naam (Neven)functies, kennis en ervaring Drs. W. Verhage Lid Raad van Toezicht Stichting Het Zeeuwse Landschap (lid financiële commissie) Penningmeester Bestuur Stichting Terra Maris/Museum Natuur en Landschap Secretaris/penningmeester Stichting Kenya naar School Lid Raad van Toezicht Stichting Allevo Goes/verpleging en verzorging (lid financiële commissie) Lid Raad van Toezicht Juvent, jeugdhulpverlening (lid audit commissie) Voorzitter Raad van Commissarissen PMB Marsaki BV, projectontwikkeling tot 1 februari 2015 Dhr. R. Heijboer Vicevoorzitter bestuur Stichting Open Huis (samenwerking 7 kerken in Goes) Leger des Heils Lid korpsraad & pastorale raad korps Goes Coördinator dienstverlening korps Goes Lid begeleidingsraad maatschap. dienstverlening Zeeland Lid landelijk ondersteuningsteam maatschappelijke dienstverlening Bestuurslid Stichting Walk Inn Stenenbrug te Goes Lid initiatiefgroep De Nieuwe RWS Verenigingsplatform i.o. Bestuurslid Stichting Dienstverlening Leger des Heils te Almere Dr. W.A.J. Hoefnagels Neuroloog Mr. A.V. van Kleef Legal Advisor Heemstra & Roest Notariaat Gemeenteraadslid Lid raadscommissie Samenleving en Middelen Lid rekenkamercommissie Dhr. C.R.L. de Block Lid RvT St. Katholiek Onderwijs Hulst Pagina 23 van 60
3.3.3 Bezoldiging Raad van Toezicht Voor het overzicht over de bezoldiging van de toezichthouders en het daaromtrent gevoerde beleid verwijzen wij u naar de toelichting op de resultatenrekening (paragraaf 5.1.11, rubriek 27). 3.3.4 Verslag Raad van Toezicht In 2014 bestond de Raad van Toezicht van Warmande uit vijf leden. Op 17 december heeft een bestuurswisseling plaatsgevonden. De heer G. de Bruijckere is afgetreden als voorzitter, de heer W. Verhage heeft het voorzitterschap overgenomen. De heer R. Heijboer is toegetreden als lid en vervult de taak van vicevoorzitter. Door de bestuurswisseling is er een wijziging ontstaan in de taken/functies. De samenstelling van de Financiële commissie is gewijzigd, de heer W. Verhage was voorzitter in 2014 en de heer C. de Block Lid, vanaf 17 december 2014 zijn deze taken/functies omgewisseld. De Commissie Kwaliteit en Veiligheid gevormd door de heer W. Hoefnagels en mevrouw A. van Kleef wordt per 17 december 2014 gevormd door de heer W. Hoefnagels en de heer R. Heijboer. De Remuneratie Commissie bestond in 2014 uit de heer W. Verhage en de heer G. de Bruijckere en bestaat per 17 december 2014 uit de heer W. Verhage en de heer R. Heijboer. De Raad van Toezicht van Warmande is in 2014 acht keer in officiële zitting bij elkaar geweest naast één beleidsavond. Tussentijds waren er de diverse commissiebijeenkomsten. Insteek in 2014 om wisselend te vergaderen op de diverse locaties van Warmande vraagt om herhaling. In 2014 heeft vier keer tussentijds overleg plaatsgevonden tussen voorzitter Raad van Toezicht en Raad van Bestuur. Dergelijk bilateraal overleg wordt vanwege wederzijds uitgesproken meerwaarde voor de organisatie worden geprolongeerd in 2015, met name in de zomermaanden. Raad van Toezicht heeft zich, naast haar reguliere taken in 2014 voornamelijk bezig gehouden met volgende onderwerpen: Beleidszaken als veranderde huisvesting van en zorg voor de cliënt; omzetting van verzorgingshuiszorg naar extramurale zorg in eigen appartement en extramuralisering van de ZZP s zijn de voorbeelden van de zich omvormende AWBZ; dit stelt grote eisen aan de organisatie van Warmande; Voor het eerst heeft de Raad van Toezicht naast de jaarlijkse evaluatie van het functioneren van de Raad van Bestuur ook zichzelf een spiegel voorgehouden voor wat betreft haar functioneren: het functioneren van elk der afzonderlijke leden van de raad, als ook de relatie Raad van Bestuur versus Raad van Toezicht beschouwd. Aan deze onderwerpen is een aparte Raad van Toezicht-sessie gewijd; Samenwerking Stichting ZorgSaam Zeeuws-Vlaanderen is vastgelegd in dienstverleningsovereenkomst; Het aspect van leveren van specialistische ouderenzorg t.b.v. verpleegunits bij Emmaus in IJzendijke en Coensdike in Aardenburg in opdracht van Stichting Curamus; Het in de steigers zetten van het Functiehuis met Zelfstandig Werkende Teams. Pagina 24 van 60
Inventariseren en evalueren van de diverse inspectiebezoeken die Warmande in 2014 aandeden; Nieuwbouw van Goedertijt, maar ook met de business case van de Stelle, zijnde de toekomstige verbouwing hiervan; inmiddels heeft de tijd ons ingehaald en wordt in 2015 bezien hoe we dienen te anticiperen op de ontwikkelingen in de zorg voor wat betreft het gebouw Stelle; Overige meer reguliere en statutaire taken, waaronder: Beschouwing/beoordeling kwartaallijkse productiecijfers rapportage en ook versus capaciteit; Kwartaallijkse bespreking verslagen financiële commissie; o Beschouwing/beoordeling kwartaallijkse verzuimcijfers rapportage; o Beschouwing/beoordeling kwartaallijkse kwaliteit & veiligheidsrapportage; o Beschouwing/beoordeling (voortgang) jaarplan; o Jaarlijkse beschouwing/beoordeling voortgang meerjarenbeleid; o Vaststellen van de jaarrekening 2013. Ook in 2014 hebben leden van de Raad van Toezicht cursussen gevolgd bij de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg (NVTZ), om bij te blijven qua regelgeving en qua aanpassingen van zorgaanbod, maar ook aangaande mogelijk te lopen risico s van bijvoorbeeld exploitatie. Pagina 25 van 60
3.4 Bedrijfsvoering 3.4.1 Planning en control De planning en controle (P&C) cyclus van Warmande is opgebouwd uit de volgende elementen: Planning, Control en Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC). Planning; voorafgaande aan het jaar wordt er op basis van inschattingen op de zorgzwaarte, de beschikbare hoeveel (bedden) capaciteit en de bezettingsgraad een inschatting gemaakt van de zorgvraag over het jaar. Op basis van deze inschatting worden afspraken gemaakt met Zorgkantoor voor het AWBZ gedeelte en de gemeente voor het WMO gedeelte over de te leveren productie. Deze afspraken worden vervolgens financieel verwerkt in de begroting, welke tevens het financieel kader is voor het boekjaar. Control; periodiek vindt er monitoring plaats op de productie in relatie tot de productieafspraken, de financiële uitputting van de budgetten en aannames die gedaan zijn met betrekking tot de zorgvraag. Op basis van deze periodieke rapportages kan er, waar noodzakelijk, worden bijgestuurd. Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC); sinds de in 2005 verrichte nulmeting op de AO/IC, conform de kaderregeling is een aantal verbeterpunten gerealiseerd op het gebied van de cliëntenadministratie. Op basis van de verplichtingen op het gebied van de AO/IC worden de werkzaamheden vastgelegd en wordt er tijdig over gerapporteerd over mogelijke afwijkingen. 3.4.2 Risicomanagement Warmande beschikt over een beleid ter beheersing van de vitale risico s in de bedrijfsvoering (risicomanagement). De Raad van Bestuur rapporteert hierover aan en bespreekt met de Raad van Toezicht de interne risicobeheersing- en controlesystemen. Pagina 26 van 60
3.5 Cliëntenraad 3.5.1 Samenstelling cliëntenraden Iedere locatie behorend bij Warmande heeft een eigen cliëntenraad. Iedere cliëntenraad is een vertegenwoordiging van de aanwezige doelgroepen binnen de betreffende locatie en bestaan daarom niet allemaal uit hetzelfde aantal leden. Iedere cliëntenraad heeft gedurende het hele jaar professionele ondersteuning ontvangen in 2014. Mevrouw M. Bolleman is voor alle cliëntenraden aangesteld als ambtelijk secretaris. Samenstelling cliëntenraden van de vier locaties per 31 december 2014: Woonzorgcentrum Functie Namens Stelle Dhr. A.J.M. van Kuijk Onafhankelijk Voorzitter - Dhr. R. Steijaert Secretaris - Dhr. E. van Essen Lid Afdeling Klaverblad Mw. L. Flikweert Lid Afdeling Klaproos Mw. M. Snippe Lid Afdeling Boterbloem Mw. M. Boussen Lid Afdeling Klaverblad Woonzorgcentrum Functie Namens Rozenoord Dhr. A. Oosterling Onafhankelijk Voorzitter Intramuraal /secretaris Mw. Van der Hooft-De Meijer Lid Intramuraal Dhr. K. Malcorps Lid Mw. M. de Bruijne Vercruijsse Dhr. T. Doolaege Mw. T. Groosman-Andries Lid Lid Lid N.B. Per april 2014 is dhr. K. Malcorps en mw. M. de Bruijne-Vercruijsse teruggetreden als lid. Dhr. T. Doolaege en mw. T. Groosman-Andries zijn als lid aangetreden. Woonzorgcentrum Functie Namens Burght Dhr. J.W. Boone Voorzitter Intramuraal Mw. Vergouwe-Malkus Secretaris Intramuraal Mw. C. Dijkshoorn-Loof Mw. R. Simpelaar-Bakker Lid Lid Extramuraal Extramuraal N.B. Per 1 september is mw. C. Dijkshoorn-Loof teruggetreden als lid. I.v.m. de verhuizing naar Goedertijt te Breskens, en de verhuizing naar de Burght te Oostburg, is cliëntenraad de Burght per 15 november 2014 in de huidige samenstelling opgeheven en ondergebracht bij cliëntenraad Hooge Platen en Stelle. Zo ook t.b.v. extramuralezorg Breskens/Oostburg. Woonzorgcentrum Functie Namens Hooge Platen Dhr. A.J.M. van Kuijk Onafhankelijk Voorzitter Extramuraal Dhr. J. Scheerens Lid Intramuraal Boulevard Dhr. W.P. Morel Lid Extramuraal Pagina 27 van 60
3.5.2 Taken en werkwijze cliëntenraden Het jaar 2014 is een overgangsjaar geweest om tot een centrale cliëntenraad te komen. Er is hard gewerkt aan een nieuwe inrichting en samenwerking van de cliëntenraden om deze centrale cliëntenraad in te richten. De centrale cliëntenraad wordt gevormd uit alle leden van de lokale cliëntenraden. In 2014 hebben de gezamenlijke cliëntenraden vijf keer met de Raad van Bestuur vergaderd. Hierbij kwamen o.a. aan de orde zoals begroting, jaarrekening, landelijke ontwikkelingen zorg, één of meerhoofdig Raad van Bestuur, maaltijdvoorziening, model reglementen cliëntenraad/centrale cliëntenraad. Daarnaast is een afvaardiging van de lokale cliëntenraden uitgenodigd voor de beleidsavond van de Raad van Toezicht en Managementteam. In 2014 zijn de teamleiders gesprekspartner geworden voor de lokale cliëntenraden waarbij de lokale onderwerpen zijn besproken. Functie Vanuit de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) heeft de zorgaanbieder de opdracht om een cliëntenraad in te stellen. De cliëntenraad heeft de taak om binnen het kader van de doelstellingen van de instelling, in het bijzonder de gemeenschappelijke belangen van cliënten te behartigen. De taken en bevoegdheden van de cliëntenraad zijn vastgelegd in een instellingsbesluit/reglement. Doelstelling In de bijeenkomsten worden de leden van de cliëntenraad schriftelijk en/of mondeling geïnformeerd over de gang van zaken binnen de instelling waar zij verblijven. Hiertoe kunnen functionarissen uit de organisatie worden uitgenodigd. De bijeenkomsten zijn daarnaast bedoeld voor discussie tussen de raadsleden onderling om te komen tot advies aan de Raad van Bestuur van Warmande. 3.5.3 Adviezen cliëntenraden Over onderstaande onderwerpen is er in 2014 een formeel advies gevraagd aan de cliëntenraden: Gezamenlijke cliëntenraad Wijziging maaltijdenleverancier voor de locaties Rozenoord, Stelle en Burght; Advies nieuw lid Raad van Toezicht. Cliëntenraad Stelle Business case de Stelle; Toegangsdeur afdeling Klaverblad; Huiskamerreglement; Adviezen betreffende afdeling Klaproos; Advies collectegelden; Advies aanschaf relaxstoel en Personal Computer; Baxteren. Cliëntenraad Burght Geen adviezen. Pagina 28 van 60
Cliëntenraad Hooge Platen Aanstelling tijdelijk vervangend teamleider. Cliëntenraad Rozenoord Verbouwing Kanonnestraat (uitbreiding zorg inclusief behandeling). 3.6 Ondernemingsraad 3.6.1 Samenstelling Ondernemingsraad (OR) Samenstelling Ondernemingsraad per 31 december 2014: Naam Functies Locatie Mw. M. Willemsen Voorzitter Stelle Mw. H. van der Linden Vice-voorzitter Hooge Platen Mw. M.A. Basting-Hoornaert Lid Stelle Mw. B. de Rooze Lid Rozenoord Mw. C. Coppens-Buijze Lid Stelle Mw. C. Verstrynge-v.d. Wijnckel Lid Stelle Mw. E. Bajrovic Lid Hooge Platen Mw. M. Bregonje Lid Stelle Mw. I. Risseeuw Lid Rozenoord Vacature Lid Goedertijt Mw. M. Bolleman Ambtelijk secretaris NB. In november 2014 is de samenstelling van de OR gewijzigd. Mw. M. de Meijer(voorzitter), mw. P. Coone en mw. Brenner-Catsman zijn teruggetreden als lid. Mw. A. Basting-Hoornaert en mw. B. Rooze zijn als lid aangetreden. 3.6.2 Taken en werkwijze ondernemingsraad De taak van de OR is het behartigen van de belangen van de werknemers van de organisatie, waarbij de gezondheid van organisatie niet uit het oog mag worden verloren. Om deze taak goed te kunnen vervullen heeft de OR zich regelmatig mondeling en schriftelijk laten informeren door de Raad van Bestuur over de financiële resultaten en interne en externe ontwikkelingen binnen de zorg. Voorafgaand aan de reguliere vergadering heeft het dagelijks bestuur overleg met de bestuurder om ervaringen uit te wisselen en vast te stellen wat de belangrijkste gesprekspunten zijn. Regelmatig overlegt het dagelijks bestuur met de manager Human Resources (HR). Deze overleggen zijn bedoeld om onderwerpen te bespreken die betrekking hebben op de medewerkers van de organisatie. De OR heeft negen keer met de Raad van Bestuur overleg gevoerd. De leden van de OR zijn op een enkele uitzondering na altijd aanwezig geweest bij de vergaderingen. Daarnaast is de Raad van Bestuur aanwezig geweest tijdens de OR cursussen waar onder andere gesproken is over het functiehuis en de verzuimanalyse. Pagina 29 van 60
Naast de overlegvergadering met de bestuurder heeft er ook een overlegvergadering plaats gevonden in aanwezigheid van een lid van de Raad van Toezicht. Hierin is de algemene gang van zaken binnen Warmande besproken. Het doel van de aanwezigheid van het Raad van Toezicht lid was om een contact moment aan te houden en om samen met de drie partijen, Raad van Bestuur, Raad van Toezicht en de OR, terug- en vooruit te blikken. De afvaardiging van de OR heeft eveneens een kennismakingsgesprek gevoerd met het nieuwe lid Raad van Toezicht. Buiten de vergaderingen is de OR met regelmaat, en indien nodig, geïnformeerd over relevante onderwerpen, en zijn OR leden uitgenodigd bij bijeenkomsten als referentiegroepen functiehuis, het Reflector cultuurtraject en de beleidsavond. Daarnaast is een afvaardiging van de OR uitgenodigd voor de beleidsavond van de Raad van Toezicht en het Managementteam. 3.6.3 Adviesaanvragen (artikel 25 WOR) De onderwerpen die de OR passeren zijn adviesbehoeftig, instemmingsbehoeftig of kunnen ter informatie worden ingebracht vanuit Raad van Bestuur. Met regelmaat ontving de OR vraagstukken en signalen van de werkvloer. Over deze punten denkt de OR kritisch mee en deze worden in een overleg met de bestuurder besproken. Adviesbehoeftig (artikel 25 WOR) Intentieverklaring samenwerking Kindercentrum Kidz!, Stichting Buitengewoon, Stichting Tragel en Stichting Warmande; Aanstelling salarisadministrateur. Instemmingsbehoeftig (artikel 27 WOR) Implementatie van de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E); Opleidingsplan 2014; Procedure teamoverleg; Klachtenregeling medewerkers. Informatie In 2014 is de OR voortdurend in gesprek geweest over het functiehuis, de capaciteitsplanning, het Slimmer Plannen, de kwaliteit van zorg, en de landelijke en regionale ontwikkelingen binnen de zorg. Deze onderwerpen blijven in 2015 op de agenda terugkeren. 3.6.4 Instemmingsaanvragen (artikel 27 WOR) Instemmingsbehoeftig (artikel 27 WOR) Procedure verzuim en re-integratie beleid; Kaderdocument Samen actief passende zorg bieden functieboek. Pagina 30 van 60
Jaardocument 2014 Beleid inspanningen en prestaties Pagina 31 van 60
4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Inleiding De zorgmarkt is volop in beweging. Veranderende cliëntwensen, personele vraagstukken en een terugtrekkende overheid vragen om creativiteit, flexibiliteit, maar ook om duurzaamheid. Zorg voor goede gebouwen en een veilige omgeving om in te wonen en te werken zijn van belang om in de toekomst de zorg op een goede manier te kunnen blijven leveren. In dat licht is in 2012 een nieuw plan ontwikkeld samen met de woningstichting en is het initiatief genomen om een strategisch vastgoedbeleid te ontwikkelen. Tevens is het meerjarenbeleid geëvalueerd en is vooruitlopend op de uitwerking van een toekomstbestendig meerjarenbeleid Planetree gekozen als zorgconcept. Met als uitgangspunt mensgerichte zorg voor iedereen, zowel voor de cliënt als voor de medewerker én voor elkaar. Maatschappelijk gezien neemt Warmande een belangrijke positie in West Zeeuws-Vlaanderen in. Als enige zorgaanbieder die in drie grote kernen aanwezig is met gebouwen waar intramuraal en extramuraal zorg wordt geleverd en waar gelegenheid is om aan dagactiviteiten deel te nemen en desgewenst een warme maaltijd te gebruiken. Om dit op verantwoorde wijze te kunnen blijven doen is ook in 2014 veel geïnvesteerd in de kwaliteit van zorg en is een uitgebreid opleidingsprogramma organisatie breed voortgezet. Ook in de aansturing van de organisatie zijn wijzigingen geweest en er is veel aandacht voor cliënten, vertegenwoordigers, medewerkers, vrijwilligers en stakeholders. 4.2 Ontwikkelingen en meerjarenbeleid 4.2.1 Meerjarenbeleidplan 2012 2018 In de laatste maanden van het jaar 2011 is het meerjarenbeleidplan organisatie breed geëvalueerd. De koers van de zorg zoals Warmande die wil bieden sluit de komende jaren aan bij de landelijke ontwikkelingen en is afgestemd met alle stakeholders. Medio 2012 is het meerjarenbeleidplan 2012-2018 gepresenteerd aan de Raad van Toezicht, Ondernemingsraad en Cliëntenraden. Begin 2013 is dit beleid middels lancering van de nieuwe naam met aangepaste publieksversie onder de aandacht gebracht bij de stakeholders. In 2014 is het beleid verder geïntegreerd in het jaarplan en middels Samen Verschil Maken verbeterprojecten uitgewerkt door de medewerkers van Warmande. Pagina 32 van 60
4.2.2 Motto meerjarenbeleid 2012 2018 Samen koersen op morgen. 4.2.3 Missie van Warmande De missie: Actief passende zorg bieden door middel van samenspraak en samenwerking. 4.2.4 Visie van Warmande De visie: Mensgerichte zorg is een proces waarin alle betrokkenen een eigen inbreng hebben die ze met elkaar delen. Hierbij staat centraal dat de mens zich thuis voelt en de regie behoudt over zijn leven. 4.2.5 Kernwaarden Veilig Cliënten Alle cliënten ervaren een veilig gevoel en een veilige woonomgeving. Iedereen voelt zich hiervoor verantwoordelijk. Medewerkers Je veilig voelen op de werkvloer; elkaar respecteren, open staan voor elkaars mening/adviezen. Vertrouwen geven en ontvangen. Eerlijkheid. Vertrouwd Cliënten We dragen zorg voor een prettige, warme woonomgeving waar de cliënten zich thuis voelen. Vlakbij hun vertrouwde woonomgeving en familie. Medewerkers Dichtbij de zorg staan. Je verdiepen in de cliënt en medewerkers. Medeleven tonen en goed luisteren naar elkaar. Open staan voor elkaars gedrag. De zorgvraag met respect behandelen. Vriendelijk Cliënten Onze cliënt en zijn familie voelen zich te allen tijde welkom bij ons. Medewerkers zijn oprecht betrokken bij cliënten en nemen hen serieus. De cliënten worden vriendelijk te woord gestaan. Medewerkers Elkaar vriendelijk bejegenen, te woord staan. Respect tonen voor elkaar. Elkaar feedback geven en elkaar complimenteren. Medewerkers tonen zich met elkaar verbonden: aandacht voor elkaar, een vriendelijk woord, bereidwilligheid om elkaar te helpen. Vakbekwaam Cliënten We weten wat we doen en vertellen de cliënten wat we doen. Pagina 33 van 60
Medewerkers We hebben kennis van ondersteuningsvragen en beschikken over inzicht om daar de begeleiding op af te stemmen. Wij zijn in staat te luisteren en te handelen. Al onze medewerkers zijn goed geschoold om de juiste kwaliteit van zorg te kunnen leveren. Vrolijk Cliënten Passende zorg, met plezier geleverd. Medewerkers Vrolijkheid is de basis voor passie voor je vak. Voldoening haal je uit hetgeen je voor de cliënt en je collega kunt betekenen. Met veel lol, enthousiasme en vrolijkheid wordt samen werken een plezier. In de organisatie heerst een passende sfeer onder collega s die ten goede komt aan de zorg voor de cliënt. Verantwoord Cliënten Als organisatie verantwoording afleggen en geven aan alle betrokkenen. Aandacht voor de ontwikkeling van medewerkers, een toekomstgerichte, duurzame kwaliteit van producten en diensten voor onze cliënten en met respect voor de omgeving. De maatschappelijke verantwoording hoort hierbij. Medewerkers Verantwoord werken; je verantwoordelijk voelen voor je werkzaamheden en taken. De verantwoording zowel krijgen als nemen. 4.3 Algemeen beleid verslagjaar Het jaar 2014 stond in het teken van Samen Merkbaar Beter, met als centrale kernwaarde Veiligheid. In 2014 heeft Warmande het bezoek vanuit het thematisch toezicht van de Inspectie voor de Gezondheidszorg met succes volbracht. Het thematische onderwerp was continuïteit van zorg in de regio van ZorgSaam Ziekenhuis te Terneuzen, waaronder locaties Hooge Platen en Stelle zijn bezocht. De bevindingen die daarbij door de inspectie zijn benoemd zijn opgepakt en waar mogelijk direct uitgevoerd. 4.4 Veiligheid van zorg Veiligheid van zorg is zorg die geen schade aan cliënt toebrengt, onderdeel van Verantwoorde zorg en zicht hebben op risico s en daar vakkundig mee omgaan. Binnen dit aandachtsgebied zijn drie ambities gedefinieerd; cliëntveiligheid, sociale veiligheid en medicatieveiligheid. Pagina 34 van 60