Office 365 Klantreferentie ROC van Amsterdam migreert mailomgeving van 4.000 medewerkers en 40.000 studenten naar Office 365 Overzicht Land: Nederland Branche: Onderwijs Klantprofiel Het ROC van Amsterdam/ROC Flevoland/ VOVA (Voortgezet Onderwijs van Amsterdam) geven onderwijs aan 40.000 studenten. Zij kunnen kiezen uit 350 studies. De instelling telt vier hoofdvestigingen en 53 nevenvestigingen in Amsterdam en omgeving. Er werken 4000 vierduizend docenten en stafmedewerkers. Situatie ROC van Amsterdam kampte met een ouderwetse, niet gebruiksvriendelijke, instabiele en moeilijk te onderhouden mailomgeving. Oplossing Door te kiezen voor Office 365 als nieuwe mailomgeving, heeft ROC van Amsterdam tevens allerlei extra voorzieningen in huis gehaald, om ook de leeromgeving en de communicatie via de cloud te moderniseren. Voordelen grote mailboxen van 25 GB optimale stabiliteit vermindering van beheertaken besparing: halve FTE interessante bijproducten zoals SharePoint en Lync Online "Office 365 was vooral bedoeld om onze mailomgeving te verbeteren en stelt ons nu ook in staat om SharePoint en Lync op het ROC van Amsterdam te introduceren." De mail- en agenda-omgeving was dermate verouderd, dat gebruikers begonnen te klagen. Mailboxen waren te klein, de gebruikersinterface was niet gebruiksvriendelijk, de stabiliteit werd steeds slechter en het beheer steeds moeilijker. Om aan te sluiten bij de 'standaard', schakelde het ROC van Amsterdam over op Microsoft-technologie. Zo werd de mailomgeving overgeheveld naar Office 365 en volgens Rob Keemink van ROC van Amsterdam was dat een gouden greep: "Onze medewerkers hebben nu ieder een grote mailbox van 25 GB, de stabiliteit is optimaal en de beheertaken zijn flink afgenomen. Bovendien maakt het niet uit welk apparaat je hebt, want je kunt op elk 'device' je mail en agenda raadplegen. De komende tijd worden ook de studenten op de nieuwe mailomgeving aangesloten. Rob Keemink: "Voor hen is het mooi dat er zo veel extra functionaliteiten in Office 365 zijn geïntegreerd, zoals SharePoint Online en Lync Online. Met al die nieuwe voorzieningen in Office 365 zijn we feitelijk de communicatie én onze leeromgeving via de cloud aan het moderniseren."
"Als je wilt dat de nieuwe techniek goed gebruikt wordt zul je aan de implementatie aandacht moeten besteden!" Situatie Het ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en het VOvA (Voortgezet Onderwijs van Amsterdam) hebben alle drie verschillende IT-omgevingen. Deze worden nu geconsolideerd tot één nieuwe omgeving. Rob Keemink, Directeur ICT van het ROC van Amsterdam: "Het aantal verschillende systemen in onze organisatie is zó groot, dat we ze niet meer optimaal kunnen onderhouden. Daarom willen we naar één systeem, dus naar één mailsysteem, één Active Directory, één versie van Windows, één versie van Office. Alleen zo kunnen we bereiken, dat iedere gebruiker, ongeacht achter welke pc hij of zij in onze instelling aan het werk gaat, altijd dezelfde werkomgeving voor zich krijgt. Qua beheer zal onze IT daardoor een stuk gemakkelijker, sneller en efficiënter worden." Rinus Werkhoven van Microsoft Premier Support: "Het ROC van Amsterdam, ROC Flevoland en het VOvA hadden elk hun eigen mailomgeving, gebaseerd op Novell GroupWise, Exchange 2003 en Postfix. Enkele beperkingen van die omgeving zijn dat je niet gemakkelijk agenda's kunt delen, dat het gebruik op verschillende mobiele devices veel beheerinspanning vergt en dat de mailapplicatie sterk verouderd en niet gebruiksvriendelijk is." Oplossing Voordat Rob Keemink twee jaar geleden bij het ROC van Amsterdam kwam, was reeds de beslissing genomen om de gehele IT te standaardiseren op Microsoft technologie. Rinus Werkhoven: "Daartoe is een jaar terug een grootschalig migratietraject onder de naam SIROC opgezet. Een van de eerste activiteiten van dit traject betrof het opzetten van een centrale Active Directory. Ook de vernieuwing van de oude mailomgeving is onderdeel van SIROC." Rob Keemink: "Onze oude oplossing week sterk af van wat mensen thuis gebruiken en daarom was de stap om over te gaan naar Outlook en Office 365 een vrij logische stap. Algemeen kun je stellen dat Outlook de standaardoplossing is voor e-mail binnen het overgrote deel van het MBO- en HBO-onderwijs, omdat iedereen daar al aan gewend is. Wij hebben gekozen voor de cloud variant, Exchange Online, dat deel uitmaakt van Office 365. Een belangrijke eigenschap van Office 365 is dat gebruikers het niet zelf hoeven te installeren en te onderhouden, omdat het in de cloud draait. En dat e-mail en agenda op 'any device' werken. Met die eigenschappen hebben we het bestuur enthousiast weten te maken voor Office 365 en kregen we de ruimte om ermee aan de slag te gaan in onze instelling." Rinus Werkhoven prijst de pragmatische aanpak tijdens de migratie: "Neem bijvoorbeeld het overzetten van bestaande gegevens. Alle medewerkers kregen een memory stick of een 'share' waar ze alle persoonlijke bestanden op konden zetten, om ze daarna in de nieuwe omgeving zelf op de juiste plek te zetten." Rob Keemink: "Voor documenten en dergelijke werkt dat prima, voor de migratie van e-mail en agenda kozen we een andere aanpak, omdat daar geen eenduidige bestanden van zijn. Na wat experimenteren kwamen we tot de conclusie, dat niet migreren de beste optie was. Dat is dan ook mijn tip aan iedereen die dezelfde migratie gaat doen: laat secretariaten hun agenda's afdrukken en in de nieuwe omgeving overtypen. En laat de oorspronkelijke e- mail omgeving nog even intact, maar dan wel in leesmodus, zodat je er alleen oude e-mailberichten kunt raadplegen. Daarmee bespaar je een ingewikkeld en tijdrovend migratieproces. Want let wel:
"Beheertaken rond pc en printer zijn al vrijwel verdwenen, ITbeheer is er tegenwoordig vooral op gericht dat systemen met elkaar blijven communiceren en dat de security gewaarborgd blijft; met Office 365 ben je ook van die beheertaken verlost." al na een paar weken bleek bijna niemand meer in de oude omgeving te kijken " Voordelen Het ROC van Amsterdam is een van de eerste onderwijsinstellingen die Office 365 grootschalig in gebruik heeft. Rob Keemink: "De nieuwe omgeving werd afgelopen voorjaar (in één weekend) in bedrijf gesteld. Op maandagochtend troffen alle medewerkers een lege, schone mailbox aan. De omvang van elke mailbox is groter dan wij ooit in eigen beheer zouden kunnen bieden: 25 GB. En dat 4.000 keer of - zodra we de studenten ook toegang geven - zelfs 40.000 keer. Zelfs als je zo'n enorme ITomgeving zelf zou kunnen bouwen, is het nog maar de vraag of je die ook goed kunt beheren en of je de beschikbaarheid kunt garanderen. Die zorgen hebben we nu niet, want die vallen onder de verantwoordelijkheid van Microsoft. Onze Office 365 omgeving is slechts één keer heel even uit de lucht geweest, midden in de nacht, nauwelijks noemenswaard. De beschikbaarheid vind ik dan ook echt optimaal. Zeker zo belangrijk is dat we nu van onze eindgebruikers horen dat ze een mailomgeving hebben die ze kénnen en die het dóet. De meeste medewerkers en studenten kunnen volstaan met webmail via Outlook Online; vaste medewerkers en secretariaten maken gebruik van Outlook 2010 voor uitgebreidere functionaliteit. Zo kunnen zij nu agenda's delen en elkaars agenda inzien, ongeacht waar ze zitten of welk apparaat ze gebruiken. Dat kon voorheen allemaal niet. Een ander voordeel is dat we nu aan de beheerkant minder taken hebben. We hoeven niet bang te zijn dat de server down gaat, want de cloud doet het gewoon altijd. Wij zijn dan ook heel tevreden met de keuze die we gemaakt hebben. " Hans van der Meer, Product manager Office 365 van Microsoft: "Voor de beheerder wordt het met Office 365 inderdaad een stuk eenvoudiger. In plaats van met de techniek kan die zich nu echt bezig gaan houden met de toepassing van de technologie in zijn omgeving. Via de cloud wordt namelijk 95% van alle beheertaken door Microsoft overgenomen: anti-virus en anti-spam beveiliging, back-up's, het archiveren van documenten etc. Op al die punten word je volledig ontzorgd." Rob Keemink bevestigt dat: "Omdat we nu geen omkijken hebben naar die beheertaken, levert dat een flinke besparing. Ik schat die besparing op een halve FTE. Die kunnen we nu bijvoorbeeld inzetten op dienstverlening aan de applicatiekant. Het is overigens niet zo dat je met Office 365 van álle beheertaken verlost bent. Op het gebied van accountbeheer is er nog genoeg te doen, hoewel we dat voor een groot deel geautomatiseerd hebben. Zo dient onze personeels- en studentenadministratie als bronsysteem voor een Identity Management Systeem', van waaruit de Active Directory wordt gevuld en up-todate wordt gehouden. Daarbij hebben we veel steun gehad aan Microsoft Premier Support. Zij hebben ons begeleid bij de implementatie van Office 365 en de transitie vanuit onze Novellomgeving." Een andere beheeractiviteit heeft te maken met het 'Bring Your Own Device' beleid : "Onze mensen gaan in toenemende mate zelf bepalen welk apparaat ze kopen en gebruiken. Office 365 werkt goed op Apple, Android en Microsoft apparaten, op laptops, smartphones, tablets etc. Apparaten veranderen snel en iedereen wil altijd het nieuwste, dus heb je met steeds weer andere instellingen en instelprocedures te maken. Dat is voor een service desk niet bij te benen. Daarom hebben we handleidingen
gemaakt met generieke instellingen en procedures. Aan de hand daarvan kunnen onze gebruikers zelf hun apparaat instellen. Komen ze er niet uit, dan kunnen ze de handleiding van de fabrikant erbij nemen. In de praktijk werkt dat zeer bevredigend voor zowel gebruikers als beheer." hebben al e-mail, bijvoorbeeld in de vorm van een Hotmail- of Live-account. Wij gaan ze nu een e-mail adres geven plús Lync en later ook Skydrive, waarmee ze veel meer kunnen dan alleen mailen: applicaties delen, videovergaderen, feitelijk faciliteren wij voor hen een nieuwe manier van werken. "We zien het gebruik van Lync met de dag toenemen en zich als een olievlek over onze organisatie verspreiden." Toekomst Rob Keemink weet de voordelen, die Office 365 het ROC van Amsterdam biedt, duidelijk te formuleren: "Royale mailboxen van 25 GB, optimale stabiliteit, vermindering van beheertaken en voor de nabije toekomst interessante bijproducten zoals SharePoint Online en Lync Online. "Een aantal docenten en stafmedewerkers werkt al met SharePoint Online. Het mooie is dat het integraal in Office 365 zit en dat je het niet apart hoeft uit te rollen. Wij hebben een voorkeur voor een hybride oplossing, dus deels in de cloud en deels lokaal. De nieuwe versie van Office 365 is daarop ingericht." Ook Lync Online heeft inmiddels zijn intrede gedaan op het ROC van Amsterdam. Lync Online is een communicatieoplossing, die alle moderne vormen van communicatie integreert: traditionele telefonie, chat, videovergaderen etc. "Vroeger zou je van zo'n uitrol een project maken, maar dat is niet meer nodig. Als je Office 365 uitrolt, rol je automatisch ook Lync Online uit. Het is slechts een kwestie van 'aan'zetten, een minimale inspanning. We zien het gebruik van Lync met de dag toenemen en zich als een olievlek over onze organisatie verspreiden. Een cursus is er niet voor nodig, het werkt zó intuïtief dat een korte presentatie aan onze docenten volstaat." Als ze opstaan is het eerste wat de studenten doen hun rooster checken, checken welk cijfer ze gehaald hebben, dat soort dingen. Ik heb gezien dat Lync Online daar slimme 'push-services' voor biedt, waarop je je kunt abonneren. De student krijgt dan automatisch zijn of haar cijfers binnen, maar ook berichtjes als 'morgen valt het eerste uur uit'. Net als onze medewerkers proberen we de studenten te stimuleren hun eigen device van huis mee te nemen, omdat we de 'any time, any place & any device' gedachte nastreven. Dat kan nu, omdat we met Office 365 zowel de software als de gegevens in de cloud beschikbaar maken, dus maakt het niet uit of de student op school zit of thuis of op een stageplek in Nederland of in het buitenland. We hebben nu met een kleine groep studenten een proeftuintje gestart en onze verwachtingen zijn hoog gespannen!" Na de docenten zijn ook de studenten aan de beurt. Rob Keemink: "Alleen e- mail zou voor hen niet interessant zijn, je moet breder gaan. Immers, de meesten
Meer informatie Microsoft www.microsoft.nl ROC van Amsterdam Rob Keemink tel.: 06-12922616 e-mail: r.keemink@rocva.nl Microsoft Premier Support Rinus Werkhoven tel.: 020-5002318 e-mail: rinus.werkhoven@microsoft.com Office 365 Office 365 is ideaal voor bedrijven en instellingen die overal toegang willen hebben tot e-mail, bekende Officeprogramma's, webvergaderingen en bestandsdeling. Voor een klein bedrag per gebruiker per maand hebt u vrijwel overal toegang tot uw e-mail en documenten, maar u kunt ook online Office-documenten maken, opslaan en bewerken met online-versies van de bekende Office-software. Bestanden delen, webvergaderingen, een intranet en een website, het is allemaal inbegrepen. Software & Services Office 365 Deze referentie is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Microsoft verleent geen garanties, noch expliciet noch impliciet, met betrekking tot deze tekst. Eerste publicatie: februari 2013