dl stichting bouwresearch Besl U itvorm i ngsmodel gebouwonderhoud Gefundeerd beslissen over herstellen, vervangen of niets doen Rotterdam, november 2
DOELSTELLING STICHTING BOUWRESEARCH Stichting Bouwresearch (SBR) verleent de bouwnijverheid hulp bij het voorkomen en het oplossen van knelpunten bij toepassing van nieuwe inzichten en ontwikkelingen gericht op verbetering van kwaliteit, productiviteit, arbeidsomstandigheden en zorg voor de werkgelegenheid. Belangrijke doelstellingen zijn: Het verzamelen van knelpunten en het waarnemen van relevante ontwikkelingen voor de bouwnijverheid. Het stimuleren van de coördinatie van de programmering van onderzoek. Het leidinggeven aan onderzoekprojecten. Het verspreiden en uitdragen van de resultaten naar alle geledingen van de bedrijfstak. \ De Stichting en degenen die aan dit product hebben meegewerkt hebben een zo groot mogelijke zorgvuldigheid betracht bij het verwerken - naar de laatste inzichten - van de opgenomen gegevens. De mogelijkheid dat zich desondanks toch onjuistheden en/ of onvolkomenheden kunnen voordoen, kan niet worden uitgesloten. De gebruiker van het product aanvaardt daarvoor het risico. De Stichting sluit, mede ten behoeve van degenen die aan dit product hebben meegewerkt, iedere aansprakelijkheid uit voor schade die mocht voortvloeien uit het gebruik van informatie uit dit product. Stichting Bouwrasearch Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, getransformeerd tot software, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opname of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voorzover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel16b Auteurswet 1912 in verbinding met het Besluit van 23 augustus 1985, Stb. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 882, 118 A W Amstelveen). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) dient u zich te richten tot: Stichting Bouwresearch, Postbus 1819, 3 BV Rotterdam. No part of this book may be reproduced in any form by print, photoprint, microfilm, stored in a database or retrieval system, or any other means without written permis sion from the Stichting Bouwresearch. 2
Inhoud Woord vooraf 5 1. Inleiding 7 1.1 Waarvoor het besluitvormingsmodel gebouwonderhoud?7 1.2 Het besluitvormingsmodel gebouwonderhoud 7 1.3 Opzet toelichting 7 1.4 Het besluitvormingsproces 8 2. Toelichting registratieformulier 2. Administratieve gegevens 2.1 Het element 2.2 Statusbepaling 2.2.1 Het gebouw 2.2.2 Elementspecificatie 2.2.3 Gebrekspecificatie 2.2.4 Functionaliteit 2.2.5 Samenvatting statusbepaling en statusprofiel 3. Financiën 3.1 Logistiek 3.2 Hinder 3.3 Milieu 3.4 Planning 3.5 Interactie 3.6 Esthetica 3.7 Technische ontwikkeling 3.8 Voorschriften 3.9 Samenvatting en kwantificering kostenbeïnvloeders 3.1 De kosten 3.11 Maatregelkeuze 4. Risico-inschatting en risicoafweging 4.1 Risico-inschatting en risicokosten 4.2 Risicoafweging 4.3 Beleidsheroverweging Literatuurlijst 11 12 14 16 16 2 24 28 3 35 36 38 4 42 44 46 48 5 52 54 6 62 64 7 74 75 Bijlagen 1. Overzicht standaardindeling gebreken kozijn met draaiende delen 2. Registratieformulier 77 78 3. Floppy met registratieformulier ten behoeve van uitprinten stichting bouwresearch 3
'ti ::I... Cl) 'ti r:: :: ::I.ll Cl) Cl Qj 'ti E UI Cl r:: ï... >.t: ::I Ui Cl)!XI 4 stichting bouwresearch
Woord vooraf Bij een bouwdeel waarmee iets aan de hand is, doet zich een belangrijk knelpunt voor. Dit knelpunt kan zeer beknopt worden weergegeven in de vraag: 'herstellen, vervangen of niets doen?' Het oorspronkelijke idee om deze vraag te beantwoorden was, een aantal beslissingsmodellen te bouwen voor een aantal bouwdelen, die een numeriek resultaat als uitkomst zouden opleveren. Deze modellen zouden, na verwerking erin van de gegevens en antwoorden op de gestelde vragen, voor de daarvoor in aanmerking komende bouwdelen, ondubbelzinnig antwoord moeten geven op de vraag: 'Moet dit bouwdeel, gezien zijn toestand, vervangen worden, hersteld worden of kan het onbehandeld blijven?' Allereerst heeft er echter een vooronderzoek plaatsgevonden, waarbij onder andere is bezien of een dergelijk beslismodel voor één specifiek bouwdeel kon worden opgesteld. Toen dit mogelijk bleek en tevens onderzocht en vastgesteld was voor welke tien, het meest in aanmerking komende, bouwdelen dit het geval zou moeten zijn, werd gestart met het modelleren. Tijdens dit modelleren bleek dat het vaststellen van numerieke grenzen bij de eindresultaten van het model voor de verschillende bouwdelen, teneinde te komen tot een juiste beslissing aangaande herstellen, vervangen of niets doen, moeilijk en arbitrair was. Daarom is uiteindelijk een model gebouwd dat beslissingsondersteunend is. Bewust wordt daarbij gebruikgemaakt van de kennis en ervaring van personen die bij dat beslissingsproces zijn betrokken. Het model geeft voor hen totaalinzicht in de diverse aspecten van de situatie waarbinnen een dergelijke beslissing moet worden genomen. Uiteindelijk komt de gebruiker zodoende tot een onderbouwde en, indien noodzakelijk, in goed overleg genomen beslissing. Het voordeel hiervan is dat een dergelijke beslissing ook goed te communiceren is naar andere betrokkenen. De commissie die de studie om tot dit model te komen begeleidde, bestond uit de volgende personen: J.W.F. Tempelaar Ir. Re. Dorgelo RW. Budding G. Duinker Ir. RP. Nieuwpoort Ir. F.J. Oldenburger J. Paauwe M. Vink Dr. Ir. P.L. Wentzei VVE - Beheer SBR RIVM Projectorganisatie HSL Zuid Beheer Consultancy Vastgoed Beheer Consultancy Vastgoed Maasdelta INBO Architecten/ Adviseurs PRC Bouwcentrum voorzitter projectmanager rapporteur rapporteur stichting bouwresearch 5
.s:.. 'a :::l 'a c::: 3: :::l J:I Cl Qj 'a E VI Cl c::: 'E.. >,t:: :::l r:c 6 stichting bouwresearch
1. Inleiding 1.1 Waarvoor het besluitvormingsmodel gebouwonderhoud7 Gebouwgebruikers, beheerders en adviseurs worden regelmatig geconfronteerd met gebreken aan bouwdelen. Als de toestand van het gebouw of het bouwdeel minder is dan gewenst, zal er mogelijk actie moeten worden ondernomen. Dit vraagt om besluitvorming. Bij de besluitvorming over herstellen, vervangen of niets doen zijn meestal partijen met een financiële en technische achtergrond betrokken, elk met een eigen verantwoordelijkheid binnen het besluitvormingsproces. Het besluitvormingsmodel gebouwonderhoud heeft tot doel de verschillende partijen te ondersteunen om tot een gefundeerd en voor alle partijen acceptabel besluit te komen. Het besluitvormingsmodel gebouwonderhoud beperkt zich daarbij tot ondersteuning in de keuze van herstellen, vervangen of niets doen, waardoor het besluitvormingsproces overzichtelijk blijft. Is tot vervangen besloten, dan kan men verder gaan met bijvoorbeeld functieaanpassing. Dit vervolg is niet in het model opgenomen. Het besluitvormingsmodel gebouwonderhoud is toepasbaar in elke gebruikelijke situatie waar men tot een besluit wil komen of een advies wil onderbouwen. Te denken valt aan de situatie waarin een aannemer bij zijn offerte een advies uitbrengt ter onderbouwing van de door hem gekozen aanpak. Een adviseur z'n klant bij de hand neemt. De beheerder of bestuurder van een Vereniging van Eigenaars (VVE) die de leden moet overtuigen van de voorgestelde actie. De' technische dienst die een budgetaanvraag moet onderbouwen naar de directie. Het besluitvormingsmodel gebouwonderhoud kan als registratie- en afwegingsniiddel ook een functie vervullen binnen ISO-gecertificeerde processen. 1.2 Het besluitvormingsmodel gebouwonderhoud Het besluitvormingsmodel gebouwonderhoud is gericht op de hoofdlijnen in het besluitvormingsproces voor onderhoud aan bouwkundige elementen. Het gaat daarbij om de vraag: Moeten we 'herstellen' :vervangen' of 'niets doen'? In overzichtelijke stappen wordt de gebruiker bij de hand genomen en ondersteund in zijn besluitvorming, zonder te gedetailleerd of exact te willen zijn. In het model wordt ingegaan op: het onderhoudsbeleid dat de organisatie voert; de technische staat van het gebouwen het element; de financiën, de kosten versus de beschikbaarheid van middelen; het risico dat verbonden is aan het wel of niet ondernemen van actie. Voor de verschillende onderdelen zijn vraag- en waarderingsblokken samengesteld. In de vraagblokken wordt de minimaal noodzakelijke informatie gevraagd. Hierbij wordt gebruikgemaakt van inschattingen in een klassenindeling en niet van exacte waarderingen. 1.3 Opzet toelichting Op de linkerpagina wordt een uitleg gegeven van de onderdelen die in het model aan de orde komen. Op de rechterpagina zijn aan de hand van een case drie voorbeelden uitgewerkt. Als bijlage zijn een leeg registratieformulier en een diskette opgenomen. De diskette bevat een registratieformulier dat u steeds opnieuw kunt uitprinten. stichting bouwresearch 7
" ;:, o..c... " C o ;:, o.q Ol Qj " o E VI Ol c 'Ë... o >.t:: ;:, Ui al 1.4 Het besluitvormingsproces Op de pagina hiernaast is het besluitvormingsproces in een schema weergegeven. Het besluitvormingsmodel gebouwonderhoud is volgens dit schema opgezet, waarin een aantal blokken is te onderscheiden. Het eerste blok is de statusbepaling waarin het onderhoudsbeleid en de technische toestand aan de orde komen. Uit dit blok volgt een eerste keuze, 'herstellen, vervangen of niets doen'. Vervolgens wordt ingegaan op de financiën en met name op de factoren die de kosten beïnvloeden. Ook dit leidt weer tot een keuze in samenhang met het beschikbare budget. Bij de gemaakte keuze wordt vervolgens een risicobepaling gedaan. De financiële consequenties van de risico's voor de organisatie komen hierbij in beeld. Zijn de financiële consequenties bij het risico niet acceptabel, dan zal het gehele proces opnieuw doorlopen moeten worden. De gestelde uitgangspunten in het onderhoudsbeleid zullen daarbij heroverwogen moeten worden. 8 stichting bouwresearch
STATUSBEPALING Het gebouw, het element, het gebrek, de functionaliteit ACTIE Herstellen of vervangen Kosten bij herstellen Kostenbeïnvloedende factoren Logistiek Hinder Milieu Planning Aanpak Esthetica Technische ontwikkeling Voorschriften Kosten bij vervangen Herstel- & vervangingskosten > budget ja nee Herstelkosten> vervangingskosten nee Beleids(her)overweging van: Beschikbaar gesteld budget Kostenbeïnvloedende beleidskeuzes Statusbepalende beleidskeuzes Veiligheid/gezondheid/Arbo Milieu & regelgeving Het bedrijfsproces Exploitatie RISICOBEPALING Imagoverlies Technische gevolgschade Overig bedrijfsgebonden acceptabel risico nee stichting bouwresearch 9