JAARVERSLAG 2005 Ondernemingsraad NIVEL

JAARVERSLAG 2005 Ondernemingsraad NIVEL

JAARVERSLAG 1 Inleiding Dit is het zevende jaarverslag van de Ondernemingsraad (OR) van het NIVEL. Het jaarverslag is een middel om de achterban te informeren over de OR- activiteiten in het voorgaande jaar. Hiermee willen we de betrokkenheid van de NIVEL -medewerkers bij het werk van de OR verhogen. De meeste aandacht gaat in dit jaarverslag uit naar de onderwerpen en uitkomsten van vergaderingen van de OR met de directie (paragraaf 5). Daar kwamen o.a. de volgende onderwerpen aan bod: jaarstukken (zoals de jaarevaluatie, het sociaal jaarverslag, de begroting en de financiële afrekening), pensioenen, nieuwe huisvesting, de medewerkersmonitor, en het ICT-beleid. Daarnaast gaan we in op samenstelling van de OR en de functie van de OR-leden (paragraaf 2), vergaderingen van OR leden onderling (paragraaf 3), vragen van medewerkers aan de OR (paragraaf 4), OR-vertegenwoordiging in het Algemeen Bestuur van het NIVEL (paragraaf 6) en door OR-leden gevolgde cursussen (paragraaf 7). 2 Samenstelling OR Gedurende het hele jaar 2005 was de OR van het NIVEL als volgt samengesteld: Walter Devillé: lid WP, voorzitter, vertegenwoordiger OR in AB Julia van Weert: lid WP, vice voorzitter Liset van Dijk: lid WP, secretaris / vertegenwoordiger pensioencie Anne Vicky Carlier lid NWP Alma Dussenbroek: lid NWP Irma Hermans: lid NWP Peter Verhaak: lid WP Peter Verhaak en Walter Devillé traden eind 2005 uit de OR. Liset van Dijk heeft de voorzitterstaak overgenomen. De OR heeft een aantal mensen benaderd met de vraag of zij zitting wilden nemen in de OR. Remco Coppen en Mattijn Morren zijn op die manier bereid gevonden zich kandidaat te stellen. Met twee kandidaten voor twee vacatures was het niet nodig verkiezingen te houden. Remco Coppen zal het secretariaat op zich nemen. 2

3 OR-vergaderingen De OR vergaderde in 2005 in principe op de eerste dinsdag van de maand om 13.30u om lopende en nieuwe zaken te bespreken. Via e-mail en intranet werden de NIVELmedewerkers op de hoogte gesteld van deze vergaderingen en uitgenodigd deze bij te wonen. Pensioenen, personeelsbeleid, ICT en achterbancommunicatie waren de onderwerpen die de OR zich voorgenomen had in 2005 extra prioriteit te geven in de vergaderingen. De ondernemingsraad is acht maal in reguliere vergadering bijeen geweest. De volgende onderwerpen zijn in die vergaderingen aan de orde gekomen: Discussienota personeelsbeleid (eigen initiatief) De OR heeft in 2004 een notitie voorbereid Voorstel ter verbetering van het personeelsbeleid: de procedures. In deze notitie doet de OR voorstellen ter verbetering van de procedures rondom functionerings- en beoordelingsgesprekken, planning van projecten, sollicitatieprocedures en klachtenopvang. Op 14 december 2004 is deze notitie verstuurd naar de directie. De notitie is voor de eerste OR-DIR vergadering van 2005 aan de directie verstuurd en daarin uitgebreid besproken (zie paragraaf.). Verbeteren achterbancommunicatie (eigen initiatief) Hoe informeer je de achterban op een aantrekkelijke wijze over de activiteiten van de ondernemingsraad; hoe laat je zien wat je als ondernemingsraad hebt bereikt; hoe betrek je de achterban bij de activiteiten van de OR. Met het ontwikkelen van ideeën hierover is in 2004 een start gemaakt en in 2005 zijn deze verder uitgewerkt. Het intranet zal bij de achterbancommunicatie een steeds grotere rol gaan spelen. Er zal een site gemaakt moeten worden die niet alleen noodzakelijke informatie over wat de OR doet en vermag maar ook met uitnodigende items zoals een kennisquiz of de stelling van de week. Daarnaast is er de mogelijkheid te gaan werken met ad-hoc werkgroepen. Dit kan de betrokkenheid van de medewerkers ook bevorderen. De nieuwe huisvesting; de OR werd voortdurend op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen rond de verhuizing van het instituut. Er kon geconcludeerd worden dat de medewerkers uitstekend op de hoogte gehouden werden over alle zaken rondom de nieuwe huisvesting. De inspanningen van de bouwcommissie worden zeer gewaardeerd. Nieuwe Wet op de Medezeggenschap Werknemers. In 2005 zou er nieuwe wetgeving omtrent de medezeggenschap komen. Belangrijk verschil met de huidige wetgeving (WOR) is dat de bevoegdheden van de OR minder strak vastliggen. Over die bevoegdheden moet met de directie onderhandeld worden. Daarnaast komen er landelijke 3

OR verkiezingen, dat wil zeggen dat alle OR-verkiezingen in dezelfde week van het jaar gehouden zullen worden. (De wet is overigens NIET per 1 januari 2006 ingevoerd). VPL-Regeling (VUT Pensioen Levensloop). Dit is een onderwerp wat zeer frequent aan de orde is geweest in het overleg met de Directie. We verwijzen dan ook naar paragraaf 5. ICT. Ook in 2005 heeft de OR de vinger aan de pols gehouden wat betreft de ICT problematiek en de voorgenomen verbeteringen op dit gebied. Er is geconstateerd dat er een nieuw dieptepunt is bereikt en de OR zet ICT op de agenda van OR-DIR. Ondanks externe evaluatie en rapport met aanbevelingen lijkt er niets te veranderen/ uitgevoerd te worden etc Gevreesd wordt voor te grote druk op medewerkers ICT. Voorstel OR voor te veel afgedragen pensioenpremie 2002-2004 (werkgeversdeel). De OR is gevraagd na te denken over de gelden die te veel zijn ingehouden aan pensioenpremie in 2002-2004. Het betreft hier het werkgeversgedeelte, het werknemersgedeelte wordt aan de individuele werknemers teruggegeven. De OR stelt voor dit geld (ca. 2,4 miljoen) te verdelen over de mensen van 54 jaar en jonger (55 + valt onder een andere regeling) die in het kader van de VPL-Regeling niet meer het volledige bedrag (210% van het bruto loon) kunnen sparen. Dit naar rato van het bedrag dat niet meer bijgespaard kan worden. Mensen die geen levensloopgat hebben, krijgen in dit voorstel niets uitgekeerd. Nieuwe ARBOwet. De oude ARBOwet gaat per 1 januari 2007 op de schop. De Ondernemingsraad heeft kennis genomen van de nieuwe regelingen en een lid heeft aan een workshop daarover meegedaan. In 2006 zal de OR met de Directe overleggen wat de consequenties voor het NIVEL zijn (o.a. een preventiemedewerker) en de vinger aan de pols houden. Net als bij de ICT bestaat de vrees dat de druk op andere ondersteunende diensten te groot wordt. De OR zet dit op de agenda van OR-DIR en gaat hier in 2006 hoge prioriteit aan geven. 4 Vragen van medewerkers aan OR Diverse medewerkers hebben contact gezocht met de OR met vragen over verschillende onderwerpen: Mogelijkheden voor een flexibele VUT. Krijgt de OR inzage in het evaluatierapport van VX-Company inzake de ICT 4

Is de OV-jaarkaart ook voor in Utrecht wonenden verplicht De invoering van de levensloopregeling Raadpleging van de OR inzake de pensioenen en over de indexatie 5 Vergaderingen OR-directie In 2005 vond zes maal een OR-directie vergadering plaats. Met uitzondering van twee vergaderingen participeerde Jouke van der Zee als vertegenwoordiger van de NIVELdirectie. In de vergaderingen die hij niet bijwoonde werd hij vervangen een keer vervangen door Jozien Bensing en een keer door Peter Groenewegen. Eén keer was Ellen Rooseboom (personeelsfunctionaris) aanwezig om de Levensloopregeling toe te lichten. Hieronder worden de belangrijkste gespreksonderwerpen van de OR-directie vergaderingen uit 2005 samengevat. Deze hebben in 2005 geresulteerd in een officieel instemmingsverzoek 1 van de directie aan de OR betreffende: aanvullende besluiten op de pensioenregeling VUT-overgangsregeling compensatieregeling kinderopvang levensloopregeling Jaarstukken Het management van het NIVEL maakt elk jaar een aantal jaarstukken die besproken worden in het Algemeen Bestuur en daaraan voorafgaand in de OR. Dit zijn het financieel jaaroverzicht, het sociaal jaarverslag en de jaarevaluatie over het afgelopen jaar, evenals de begroting, het sociaal beleidsplan en het werkprogramma voor het komende jaar. De stukken werden tijdens de vergaderingen door de directie toegelicht. De OR stelde informatieve vragen en gaf commentaar op de stukken. Evenals in de 1 Een OR heeft volgens de Wet op de Ondernemingsraden verschillende rechten, waarvan de belangrijkste zijn instemmingsrecht en adviesrecht. Instemmingsrecht impliceert dat een directie een instemmingsverzoek bij de OR moet indienen en instemming van de OR moet krijgen voordat wijzigingen in onder meer pensioenen, ziekteverzuimbeleid, vakantieregelingen, functieopbouwsystemen en huishoudelijke reglementen kunnen worden geïmplementeerd. Adviesrecht betekent dat een directie de OR advies moet vragen over onder meer veranderingen in huisvesting, de inkrimping en uitbreiding van de organisatie of de invoering van technologische voorzieningen. 5

voorgaande jaren kon de OR zich in 2005 in grote lijnen vinden in het beleid en de verantwoording van het NIVEL, zoals beschreven in de voornoemde jaarstukken. De Directie werd gecomplementeerd met het heldere jaarverslag en voor de hoeveelheid in 2004 gerealiseerde beleidsvoornemens en de lijst met beleidsvoornemens in 2005. De Ondernemingsraad zou wel graag zien dat de door Certiked aanbevolen archivering en het omgaan met e-mails ook meegenomen zouden kunnen worden in de beleidsvoornemens. De Directie heeft aangegeven dat dit wordt opgepakt in de kwaliteitscommissie. De OR heeft de jaarrekening met de Directie besproken en daarmee ingestemd. Pensioen en VUT / Levensloopregeling In juli 2005 bespraken de OR en de Directie een memo waarin een aantal zaken aangaande pensioenregeling en VUT aan de orde kwamen. Het pensioenreglement is na een aantal jaren onderhandelen met Centraal Beheer in 2005 definitief vastgesteld. De OR heeft met het pensioenreglement ingestemd. Daarnaast heeft de OR ingestemd met de splitsing van het depot. Het depot is een financiële voorziening voor een aantal bestemmingne in de pensioen- en VUT-sfeer die niet door Centraal Beheer verzekerd zijn, zoals de voorwaardelijke indexering van de pensioenuitkeringen en pensioenaanspraken en de VUT-regeling. Uit het depot worden de indexeringen en de VUT-regeling (voor werknemers die voor 1 januari 1950 geboren zijn) betaald. De Directie heeft voorgesteld dit depot te splitsen (gelden gestort voor 1 januari 2002 en gelden gestort na 1 januari 2002), waarbij de gelden in het oude depot gebruikt worden voor indexeringen van dienstverlaters van voor 1 januari 2002 die nog niet gepensioneerd zijn en de VUT-uitkeringen voor NIVEL-medewerkers die onder de overgangsregeling VUT vallen. De OR heeft hiermee ingestemd. De OR heeft eveneens ingestemd met de overgangsregeling VUT voor werknemers die op 1 januari 2004 55 jaar of ouder waren. De VUT wordt volgens wettelijke verplichting aangeboden als een spaar-vut. Tot slot heeft de OR in 2005 ingestemd met het levensloopreglement opgesteld door de Directie. Alvorens dit reglement ter goedkeuring aan de OR werd voorgelegd, zijn eerst de uitgangspunten met de OR besproken. 6

Medewerkersmonitor In 2004 is er een medewerkersmonitor geweest. Op verzoek van de OR waren er een aantal vragen toegevoegd t.o.v. de vorige monitor over functionerings- en beoordelingsgesprekken. De gegevens van de monitor zijn geanalyseerd door SiZop. Na lezing van het eerste rapport heeft de OR gevraagd om een aantal aanvullende analyses. Hieraan is door de directie gehoor gegeven. De Ondernemingsraad heeft ook geïnformeerd of het mogelijk is de gegevens van het NIVEL te vergelijken met de gegevens van de Sociale Faculteit van de Universiteit Utrecht. Na bespreking van het eindrapport (met aanvullende analyses) zijn OR en Directie het erover eens geworden dat het begrip ambitie in een volgende monitor aangescherpt moet worden. Bovendien heeft de OR aanbevolen bij een volgende monitor van meet af aan aanvullende analyses in te plannen, bijvoorbeeld door 80% van het budget te besteden aan de eerste analyses en 20% voor aanvullende analyses. In 2007 staat de volgende monitor gepland. ICT In 2004 is er een externe audit gedaan naar de ICT-activiteiten van het instituut. Het NIVEL heeft extreem slecht gescoord op alle punten van de audit. In het verlengde van de audit is er een bedrijfsplan geschreven voor de nabije toekomst. Dit bedrijfsplan is niet verspreid en de OR heeft in april de Directie laten weten dat zij de indruk heeft dat na de audit het ICT-beleid weer helemaal stil is komen te liggen en er met tijdelijke krachten gepoogd wordt te redden wat er te redden valt. De Directie heeft daarop geantwoord dat het bedrijfsplan een aantal opties kent die nader moeten worden uitgewerkt (bijvoorbeeld uitbesteding van ICT-activiteiten) en dat er haar inziens voorrang gegeven moet worden aan het vlot verlopen van de voorbereiding van de verhuizing. De Ondernemingsraad was ook van mening dat er in het rapport van VX Company het primaire proces te weinig centraal staat. Er zou een soort gebruikersraad moeten komen die de wensen van de ICT gebruikers kan verwoorden. De Directie deed de toezegging dat na de verhuizing een van de prioriteiten zal zijn te zorgen dat de ICT eenheid gaat voldoen aan het NIVEL kwaliteitssysteem (te beginnen met een klachtenregistratie). 7

In november 2005 moest de OR constateren dat er nog niet veel terecht leek te zijn gekomen van de reorganisatie van de ICT. De Directie heeft toegegeven dat alles rondom de ICT door verschillende oorzaken de laatste tijd niet zo gelukkig verlopen is maar dat men inmiddels in gesprek is met iemand van Twijnstra Gudde die dit zal gaan oppakken. Discussiestuk personeelsbeleid Dit stuk is ingediend op initiatief van de OR (initiatiefrecht) omdat de OR ook actief signalen uit de achterban wil oppakken. In OR-cursussen wordt gestimuleerd vaker gebruik te maken van dit recht. In het stuk wordt ingegaan op beleid t.a.v. functioneringsen beoordelingsgesprekken, projectplanning, sollicitatieprocedures en klachtenopvang. De Directie heeft aangegeven dat ze het prettig vindt dat de OR meedenkt, maar heeft een aantal procedurele (het stuk is vóór het overleg al besproken met PZ) en inhoudelijke (voorstellen soms te concreet uitgewerkt) bedenkingen. De OR heeft hierop een toelichting gegeven: het stuk is niet geschreven als een motie van wantrouwen maar vanuit de gedachte dat je samen mogelijk verder komt. De ideeën zijn opgesteld vanuit signalen van werknemers en blijken grotendeels goed te passen bij de beleidsvoornemens voor 2005. Zelfevaluatie In februari presenteerde de Directie de Zelfevaluatie1997-2003 aan de Ondernemingsraad. De laatste heeft daarover zijn complimenten overgebracht. Het is een zeer helder en interessant rapport. Zoals bekend oordeelde de internationale visitatiecommissie gelijkwijs en gaf het NIVEL o.a. op basis van deze Zelfevaluatie het predikaat excellent. Huisvesting In 2003 is besloten dat het NIVEL zou gaan verhuizen naar de Oudenoord. Peter Verhaak hield als lid van de huisvestingscommissie de OR op de hoogte. De directie hield ook tijdens de OR-DIR vergadering de OR op de hoogte. Advisering en besluitvorming vanuit de OR waren in 2005 niet meer nodig. Hij heeft nog wel geïnformeerd naar de mogelijkheden tot uitbreiding van de nieuwbouw, m.n. rond de bouw van de parkeergarage. Bovendien is gebleken dat bij de ontruiming n.a.v. een gaslek in 2004 niet alles vlekkeloos is verlopen. De OR heeft verzocht om in de nieuwbouw hier 8

aandacht aan te besteden door het uitbreiden van het aantal BHV-ers en instructies op het Intranet te zetten. OV Jaarkaart De Ondernemingsraad heeft in september ingestemd met het Directievoorstel de NS-OV kaart te verlengen tot 30 november 2006 zonder de prijsstijgingen in rekening te brengen. De extra van VWS ontvangen subsidie maakt het doorberekenen van de prijsstijgingen niet nodig. De aanname van de Directie dat de OR zich hierin kon vinden was correct. Financiering van de Ondernemingsraad Sommige OR-leden werken alleen op projectbasis. Dit betekent dat de tijd besteed aan de OR van dat project betaald wordt. Dit houdt in dat de financiers van die projecten onevenredig bijdragen aan de kosten van de OR. De Directie heeft toegezegd dit nader te onderzoeken op mogelijkheden dit om te slaan naar alle projecten. WAO wordt WIA per 1 januari 2006 Aan het einde van het jaar is de OR een notitie over de wet WIA ter kennisgeving aangeboden. De Directie zal proberen alles zodanig te verzekeren dat er geen al te grote gaten vallen. De intentie was dit voor het einde van jaar rond te hebben, al zou het maar voor tijdelijk zijn en gaat er vanuit dit te kunnen realiseren tenzij de premies onbetaalbaar zijn. In 2006 zal hierop op worden teruggekomen. 9

6 Vertegenwoordiging OR in vergaderingen Algemeen Bestuur De OR werd in 2005 in vergaderingen van het Algemeen Bestuur van het NIVEL vertegenwoordigd door Walter Devillé. De OR-vertegenwoordiger treedt als adviseur op richting Algemeen Bestuur bij onderwerpen die het personeelsbeleid van het NIVEL betreffen. In 2005 kwam het Algemeen Bestuur vier maal samen, waarbij de ORvertegenwoordiger drie maal aanwezig was. Een vervanger bij de 4 e vergadering was niet toegestaan. 7 Cursussen OR-leden kunnen tijdens hun lidmaatschap vormingscursussen volgen op verschillende terreinen. De OR streeft ernaar dat de leden elk minstens een basiscursus over de verantwoordelijkheden en taken van een OR gevolgd hebben. Verder kunnen OR-leden zich bekwamen op een specifiek domein. Cursussen werden gevolgd Anne Vicky Carlier (WOR introductie), Liset van Dijk (pre pensioen en levensloopregeling, de nieuwe Wet Medezeggenschap Werknemers, VPL-middag) en Irma Hermans (de nieuwe wet Medezeggenschap Werknemers). 8 Tot slot In 2005 besteedde OR aandacht aan het personeelsbeleid (inclusief de medewerkersmonitor). De OR stemde in met: aanvullende besluiten op de pensioenregeling VUT-overgangsregeling compensatieregeling kinderopvang levensloopregeling Daarnaast namen oude onderwerpen zoals pensioenen weer een belangrijke plaats in. Wat betreft de pensioenen geldt dat deze nog steeds punt van zorg zijn voor de OR, met name de houding van Centraal Beheer in deze. Hoewel er individueel contact is tussen werknemers en OR-leden, waardoor een aantal specifieke punten bij de OR ter tafel komen, bestaat de indruk dat communicatie beter kan (intranet, ad-hoc werkgroepen). Voor 2005 en 2006 is achterbancommunicatie een onderwerp dat vaker op de agenda van de OR zal prijken. 10

We hopen dan ook als OR dat u, als medewerker van het NIVEL, ons in het komende jaar nog beter weet te vinden. Heeft u bijvoorbeeld vragen of kritiek op het gebied van arbeidsvoorwaarden of personeelsbeleid? Ga dan langs bij een OR-lid of kom een keer naar het maandelijkse OR-overleg; wellicht kan de OR u informatie geven of uw punten onder de aandacht van de directie brengen. 11