Jaarverantwoording 2014 MAATSCHAPPELIJK VERSLAG Stichting LuciVer Versie 01 mei 2015, definitief Maatschappelijk verslag 2014 1
2 Maatschappelijk verslag 2014
Inhoudsopgave VOORWOORD... 6 1. PROFIEL VAN DE ORGANISATIE... 7 1.1 Identificatiegegevens... 7 1.2 Structuur van de organisatie... 7 1.3 Kerngegevens... 8 1.4 Samenwerking... 9 1.5 Vrienden van LuciVer... 9 2. BESTUUR, TOEZICHT, BEDRIJFSVOERING EN MEDEZEGGENSCHAP... 10 2.1 Normen voor goed bestuur... 10 2.2 Raad van Bestuur... 10 2.3 Raad van Toezicht... 10 2.3.1 Samenstelling Raad van Toezicht... 10 2.3.2 Werkwijze... 12 2.3.3 Toezicht op strategie en prestaties van de organisatie... 12 2.4 Medezeggenschap... 15 2.4.1 Cliëntenraad... 15 2.4.1.1 Taken en werkwijze cliëntenraad... 15 2.4.1.2 Samenstelling cliëntenraad... 15 2.4.1.3 Adviezen, beleidsissues en besproken onderwerpen... 15 2.4.1.4 Commissie van vertrouwenslieden... 16 2.4.2 Ondernemingsraad... 16 2.4.2.1 Taken en werkwijze ondernemingsraad... 16 2.4.2.2 Samenstelling ondernemingsraad... 17 2.4.2.3 Adviezen, beleidsissues en besproken onderwerpen... 17 3. BELEID, INSPANNINGEN EN PRESTATIES... 19 3.1 Missie, visie en kernwaarden: Passie voor goed leven... 19 3.2 Jaarthema 2014: Goed Leven, ook voor de toekomst... 19 3.3 Strategisch beleidsplan en jaarplan 2014... 20 3.4 Resultaten uitvoering jaarplan 2014... 20 Thema 1. Cliënt: welzijn, wonen, zorg- en dienstverlening... 20 Thema 1.1 Versterking positie cliënt... 20 Thema 1.2 Cliënttevredenheid... 21 Thema 1.3 Scheiden wonen en zorg... 22 Thema 1.4 Aanvullende services en diensten... 22 Thema 1.5: Kwaliteit leefomgeving... 22 Thema 1.6 Veiligheid... 23 Thema 1.7 Herontwikkeling terrein la Verna / Rivo Torto... 23 Thema 2. Medewerker... 24 Thema 2.1 FWG... 24 Thema 2.2 Zelforganiserend vermogen van teams... 24 Thema 2.3 Inzet medewerkers... 24 Thema 2.4 Inzet vrijwilligers... 25 Thema 2.5 Vitaliteit van medewerkers en vrijwilligers... 25 Thema 2.6 Medewerkertevredenheid... 25 Thema 2.7 Veiligheid werk... 26 Maatschappelijk verslag 2014 3
Thema 3: Positionering en marktwerking... 26 Thema 3.1 Onderscheidend vermogen... 26 Thema 3.2 Profilering toegevoegde waarde... 26 Thema 4: Samenwerking en ketenzorg... 27 Thema 4.1 Functionele samenwerking... 27 Thema 4.2 Samenwerking Malderburch... 27 Thema 5: Bedrijfsvoering... 27 Thema 5.1 HR-systeem... 27 Thema 5.2 Additionele geldstromen... 28 Thema 5.3 WMO Huishoudelijke hulp... 28 Thema 5.4 Professionalisering Facilitair bedrijf... 28 Thema 5.5 Duurzame gebruiksgoederen... 28 Thema 5.6 Benchmark onderdeel bedrijfsvoering... 29 Thema 5.7 Kwaliteitsmanagementsysteem: PDCA... 29 Thema 5.8 Kwaliteitsmanagementsysteem: Regelingen en procedures... 29 Thema 5.9 Kwaliteitsmanagementsysteem: certificering... 29 3.5 Kwaliteit van Welzijn & Zorg... 29 3.5.1 Voortgang verbeteracties HKZ-audit... 29 3.5.2 Voortgang verbeteracties interne audits... 30 3.5.3 Voortgang verbeterpunten zorginhoudelijke meting en cliënttevredenheidsonderzoek... 31 3.5.4 Voortgang verbeterpunten materiële controle... 31 3.5.5 Ontspanning en Vrijwilligers... 31 3.5.6 Spiritualiteit en zingeving... 32 3.5.7 Palliatieve zorg... 32 3.5.8 Voortgang verbeterpunten Melding Incidenten Cliënten... 32 3.5.9 Ongenoegens- en complimentenregistratie cliënten... 33 3.5.10 Cliëntenvertrouwenspersoon en klachtenregistratie cliënten... 34 3.6 Kwaliteit van Facilitair & Wonen... 34 3.6.1 Gebruikersvergunning... 34 3.6.2 Calamiteitenplannen... 34 3.6.3 Inspecties... 34 3.6.4 Gegevensbeveiliging... 34 3.6.5 Voortgang BHV en ontruimingsoefeningen... 35 3.6.6 Uitvoering legionella-protocol... 35 3.6.7 Toepassing HACCP-normen... 35 3.6.8 Andere protocollen kwaliteit facilitaire processen... 35 3.7 Kwaliteit van Werk... 35 3.7.1 Arbo, milieu en veiligheid... 35 3.7.2 Verzuim 36 3.7.3 In- en uitstroom medewerkers... 36 3.7.4 Juridische kwesties medewerkers... 36 3.7.5 Verlofuren... 36 3.7.6 Voortgang verbeterpunten Melding Incidenten Medewerkers... 37 3.7.7 Voortgang opleidingsplan... 37 3.7.8 Vertrouwenspersoon medewerkers en klachten... 37 3.8 Bedrijfsvoering... 38 3.8.1 Voortgang bedrijfsadministratie... 38 3.8.2 Personele bezetting... 38 4 Maatschappelijk verslag 2014
3.8.3 Productie... 38 3.8.4. Voortgang actiepunten accountant... 39 3.9 Maatschappelijk verantwoord ondernemen... 39 3.10 Toelichting op jaarrekening... 39 3.10.1 Algemeen... 39 3.10.2 Balanspositie... 40 3.10.2.1 Vaste activa... 40 3.10.2.2 Vlottende activa... 40 3.10.2.3 Eigen Vermogen... 41 3.10.2.4 Langlopende schulden... 41 3.10.2.5 Overige kortlopende schulden... 41 3.10.3 Resultatenrekening... 42 3.10.3.1 Resultaatratio s... 42 3.10.3.2 Omzet ontwikkeling... 42 3.10.3.3 Ontwikkeling kosten... 42 4. BELEID 2015: SAMEN STERK VOOR GOED LEVEN... 43 4.1 Jaarplan 2015: Samen sterk voor goed leven... 43 4.1.1 Beleidsthema Cliënt, welzijn, wonen, zorg- en dienstverlening... 43 4.1.2 Beleidsthema Medewerkers en vrijwilligers... 43 4.1.3 Beleidsthema Positionering en marktwerking... 44 4.1.4 Beleidsthema Samenwerking en ketenzorg... 44 4.1.5 Beleidsthema Bedrijfsvoering... 44 4.1.6 Jaarplan Cliëntenraad... 44 4.1.7 Jaarplan Ondernemingsraad... 45 4.1.8 Functie jaarplan LuciVer... 45 4.2 Financieel beleid 2015... 45 4.2.1 Risico s... 46 BEGRIPPENLIJST... 48 Maatschappelijk verslag 2014 5
Voorwoord Voor u ligt het maatschappelijk verslag van LuciVer over het jaar 2014. Het succes van een organisatie wordt vandaag de dag meer en meer bepaald door het vermogen van de organisatie voor te sorteren op, of zich aan te passen aan, de omstandigheden. LuciVer blijkt daar in het jaar 2014 goed in geslaagd te zijn. De betrokkenheid van de medewerkers en vrijwilligers bij de cliënten van LuciVer is opnieuw groot gebleken. In het jaar van voorbereiden op de transitie van de zorg heeft dit ook wel zijn keerzijde gehad. De grote betrokkenheid heeft in voorkomende situaties met zich meegebracht dat medewerkers en vrijwilligers, alsook cliënten zelf, soms wat meer geneigd waren vast te willen houden aan wat er was, vanuit het idee dat dit beter is, dan wat er gaat komen in 2015. Een wijziging in rolopvatting voor zowel cliënt als voor de medewerker/vrijwilliger is een cultuurverandering die in 2014 aandacht heeft gevraagd en aanleiding is geweest om gesprekken aan te gaan met diverse groepen cliënten en medewerkers. Hoewel deze gesprekken zeker hebben bijgedragen aan het in de praktijk vormgeven van de transitie zal dit ook in 2015 aandacht blijven vragen. De transitie van de zorg is een proces dat alleen tot een werkelijk succes kan leiden als hierin samen, met alle betrokkenen, opgetrokken wordt. Daarom zal 2015 als thema meekrijgen Samen sterk voor goed leven. Zonder de inzet, passie, oprechte aandacht, inspiratie, professionaliteit en het vertrouwen van de medewerkers en vrijwilligers van LuciVer had de bijdrage aan Goed Leven voor cliënten niet de omvang kunnen krijgen die het heeft gehad in 2014. Zij maken dat LuciVer 2015 met vertrouwen tegemoet gaat. Daarom is een woord van dank aan hen allen, aan ieder met haar of zijn eigen bijdrage voor cliënten, meer dan op zijn plaats. Maart 2015 Carla Cornuit Bestuurder 6 Maatschappelijk verslag 2014
1. Profiel van de organisatie 1.1 Identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon LuciVer Adres Leemweg 134 Postcode 6603 AM Plaats Wijchen Telefoonnummer 024-6413141 Identificatienummer Kamer van Koophandel 41055319 E-mailadres info@luciver.nl Internetpagina www.luciver.nl Tabel 1: Algemene identificatiegegevens 1.2 Structuur van de organisatie De rechtsvorm van LuciVer is een stichtingsvorm. Het bestuur van LuciVer wordt gevormd door een eenhoofdige Raad van Bestuur, op wiens functioneren toezicht gehouden wordt door een Raad van Toezicht. De taakverdeling tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht is ingericht conform de Zorgbrede Governancecode en de daaruit voortvloeiende aanbevelingen en gebruikelijke regelingen. De organisatiestructuur van LuciVer is zodanig ingericht dat deze de missie en visie ondersteunt en dat optimaal uitvoering gegeven kan worden aan de uitvoering van het strategische beleidsplan. De organisatiestructuur is gericht op versterking van de kwaliteit en continuïteit van de diverse resultaatgebieden. De organisatiestructuur van LuciVer en de samenstelling van het managementteam zijn weergegeven in respectievelijk figuur 1 en tabel 2. Naam Mw. C. Cornuit Mw. E. Stooker Dhr. J. Zegers Mw. K. van den Heuvel Mw. G. Verberk Tabel 2: Samenstelling managementteam LuciVer 2014 functie Raad van Bestuur Manager Welzijn & Zorg Manager Facilitair & Wonen Hoofd administratie Staffunctionaris beleid Naast het kern-managementteam genoemd in tabel 2, werkt LuciVer met een breedmanagementteam waar ook zitting in hebben mw. A. Broekhoven, P&O-adviseur, mw. E. van de Cruijsen, bemiddelaar Welzijn, Zorg en Wonen, en mw. P. Rossel, kwaliteitsfunctionaris. Maatschappelijk verslag 2014 7
Figuur 1: Organisatiestructuur 2014 De medezeggenschapsstructuur is opgebouwd uit twee organen, namelijk de cliëntenraad en de ondernemingsraad. De cliëntenraad is het inspraakorgaan van en voor cliënten van LuciVer. De cliëntenraad adviseert de bestuurder over alles wat de cliënten aangaat en behartigt daarmee de algemene belangen van de cliënten. De ondernemingsraad vertegenwoordigt de belangen van de medewerkers van LuciVer. 1.3 Kerngegevens LuciVer is een relatief kleine organisatie voor welzijn, zorg en wonen. LuciVer is er voor ouderen die door verlies van lichamelijke en/of geestelijke mogelijkheden zorg of begeleiding nodig hebben. Ook zijn we er voor mensen in de terminale fase van hun leven. LuciVer beweegt zich met name in de sectoren Welzijn, Verpleging & Verzorging, en Thuiszorg. Ouderen vormen daarbij de primaire doelgroep van LuciVer. Andere doelgroepen worden echter niet uitgesloten. Bij het wel of niet beantwoorden van een zorgvraag is niet de leeftijd van de cliënt het criterium maar het feit of LuciVer de kennis en expertise heeft een adequaat antwoord te bieden op de vraag. LuciVer omvat drie locaties gelegen in Alverna, gemeente Wijchen. Ultimo 2014 biedt LuciVer intramurale zorg aan 88 cliënten, extramurale zorg en diensten aan 73 cliënten, dagbegeleiding aan 15 cliënten, en huishoudelijke hulp (WMO) aan 99 cliënten. De werkzaamheden worden eind 2014 uitgevoerd door een totaal van 225 8 Maatschappelijk verslag 2014
betrokken en deskundige medewerkers (108 Fte). Daarbij mag LuciVer rekenen op de inzet van een groot aantal enthousiaste en betrokken vrijwilligers die samen met de medewerkers een breed aanbod aan sportieve, culturele en recreatieve activiteiten vorm geven. Het exploitatiebudget bedraagt 7,9 mln.euro. LuciVer is toegelaten voor de functies persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, behandeling en verblijf en is werkzaam in de WZV-regio Nijmegen (concessiehouder VGZ). LuciVer heeft naast een regionale ook een bovenregionale functie hetgeen impliceert dat haar cliënten uit geheel Nederland afkomstig zijn. 1.4 Samenwerking Samenwerken is voor LuciVer een belangrijke voorwaarde om haar kernactiviteiten namelijk het leveren van welzijns-, zorg- en woondiensten aan ouderen te kunnen uitvoeren. Als basishouding past samenwerken bij LuciVer omdat dit een van de manieren is waarop LuciVer de betrokkenheid van de cliënten op de maatschappij en omgekeerd wil bevorderen. Bovendien ligt samenwerking in het verlengde van LuciVers kernwaarde Professionaliteit. Wie zich namelijk steeds bewust is van wat hij doet en weet waar zijn grenzen liggen, weet ook wanneer voor aanvullende expertise de kennis en kunde van anderen moet worden ingeroepen. Voor de optimalisering van de welzijns-, zorg- en woondiensten werkt LuciVer dan ook nauw samen met regionale, bovenregionale en landelijke samenwerkingspartners. 1.5 Vrienden van LuciVer Met de Stichting Vrienden van LuciVer weet LuciVer zich verzekerd van een ware steun in de rug. De stichting zet zich in voor de bekostiging van activiteiten die het welzijn van cliënten vergroten. De Stichting Vrienden van LuciVer spant zich in om zoveel mogelijk geld in te zamelen. Daarmee kunnen activiteiten en voorzieningen worden gerealiseerd die niet bekostigd kunnen worden vanuit het instellingsbudget, maar die voor het welzijn van de cliënten van LuciVer van grote betekenis zijn. Cliënten, contactpersonen, medewerkers en vrijwilligers van LuciVer kunnen hiervoor een aanvraag indienen. Begin 2014 trad een nieuw bestuur aan dat enthousiast aan de slag is gegaan om de stichting vorm te geven. Na de vaststelling van protocollen zijn de eerste aanvragen in behandeling genomen. De stichting heeft aanvragen voor een nieuwe televisie in de ontmoetingsruimte van La Verna en voor een geluidsinstallatie voor de ontmoetingsruimte van Portiuncula gehonoreerd. Ook zijn er in 2014 enkele donaties ontvangen. Sinds het najaar is de website van Stichting Vrienden van LuciVer online (www.vriendenvanluciver.nl). Maatschappelijk verslag 2014 9
2. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 2.1 Normen voor goed bestuur LuciVer hanteert de Zorgbrede Governancecode als normgevend kader voor goed bestuur en toezicht en in het verlengde daarvan het afleggen van openbare verantwoording over het gevoerde beleid en de activiteiten. De taakverdeling tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht is ingericht conform deze Governancecode en de daaruit voortvloeiende aanbevelingen en gebruikelijke regelingen. De verantwoordelijkheden van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur zijn vastgelegd in de statuten. De raden hebben in het Reglement van Bestuur en het Reglement van Toezicht Stichting LuciVer afspraken gemaakt over de wijze van wederzijdse informatievoorziening en communicatie. De Raad van Toezicht is lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg (NVTZ). 2.2 Raad van Bestuur LuciVer kent een eenhoofdige Raad van Bestuur. De bestuursfunctie wordt sinds juni 2010 vervuld door mw. C. Cornuit. De nevenfuncties van de bestuurder zijn vermeld in tabel 3. Naam Functie Nevenfuncties Mw. C. Cornuit Bestuurder - Lid Raad van Toezicht Stichting Liemerije Zevenaar - Bestuurslid Reliëf, Christelijke vereniging van zorgaanbieders Tabel 3: Samenstelling Raad van Bestuur 2014 De bestuurder is de nevenfuncties aangegaan met toestemming van de Raad van Toezicht. Door de Raad van Toezicht wordt erop toegezien dat met het vervullen van deze nevenfuncties geen ongewenste belangenverstrengeling plaatsvindt. Zoals is vastgelegd in de Zorgbrede Governancecode is de Raad van Toezicht verantwoordelijk voor het vaststellen van een maatschappelijk passende beloning van de bestuurder. De beloning vindt plaats conform de Beloningscode Bestuurders in de Zorg. Conform de procedure Beoordeling bestuurder voert een commissie van twee leden van de Raad van Toezicht jaarlijks een functioneringsgesprek met de bestuurder. Dit gesprek heeft in april 2014 plaatsgevonden. 2.3 Raad van Toezicht 2.3.1 Samenstelling Raad van Toezicht De Raad van Toezicht LuciVer wordt in het verslagjaar gevormd door dhr. Th. Beelen, dhr. P. Hermsen, dhr. M. Verweij, mw. L. Christ en dhr. P. Collignon. De functies en nevenfuncties van de leden van de Raad van Toezicht zijn vermeld in tabel 4. 10 Maatschappelijk verslag 2014
Naam Benoemd Rol Functies Dhr. Th. Beelen 15 juni 2009 Herbenoemd: Mei 2013 Aftredend: 01 juni 2017 voorzitter Hoofdfunctie: n.v.t. Nevenfuncties: - Voorzitter CDA afd. Wijchen - Voorzitter Stichting Dorpshuis Alverna - Voorzitter PAC (Plaatsings Advies Commissie) Politie Gelderland-Zuid Dhr. P. Hermsen 26 april 2010 Herbenoemd: Febr. 2014 Aftredend: 01 april 2018 Dhr. M. Verweij 26 april 2010 Herbenoemd: Febr. 2014 Aftredend: 01 april 2018 Mw. L. Christ 1 Juni 2011 Aftredend: 1 Juni 2015 Dhr. P. Collignon 1juni 2011 Aftredend: 1 juni 2015 lid lid lid Lid Tabel 4: Samenstelling Raad van Toezicht Hoofdfunctie: - Bestuurder Stichting MaasDuinen te Kaatsheuvel Nevenfuncties: - Vice-voorzitter Raad van Toezicht Zorgbalans Haarlem - Bestuurslid stichting Calibris - Voorzitter college arbeidszaken ActiZ Hoofdfunctie: - Voorzitter Raad van Bestuur Coöperatie ICCO UA te Utrecht Nevenfuncties: - Voorzitter Raad van Commissarissen van eerstelijnsorganisatie Medrie BV te Zwolle - Voorzitter International Christian Medical and Dental Association UK Trust - Voorzitter Stichting MMM, medisch ontwikkelingswerk - Penningmeester Durlstone Foundation Zimbabwe Hoofdfunctie: - Zelfstandig ondernemer: Laura Christ Coach & Consultant Nevenfuncties: - Lid Redactieraad GERON, Tijdschrift over ouder worden & samenleving - Penningmeester Stichting Oudere Vrouwen Netwerk-Nederland (OVN-NL) - Voorzitter bestuur Art-Age Hoofdfunctie: - Vermogensbeheerder bij NLD Asset Management B.V. - Directeur van Collignon Vermogensadvies Groep BV - Directeur van Collignon & Partners B.V. - Directeur C.P.J. Beheer B.V. Nevenfuncties: - Penningmeester Kerkelijke Instelling Monseigneur Blom - Penningmeester Monseigneur Blom Stichting - Voorzitter Vrienden van Hooglanderveen - Lid Steunfractie Lokaal belang Nijkerk Maatschappelijk verslag 2014 11
De Raad van Toezicht kent verschillende aandachtcommissies waarvan de samenstelling is weergegeven in tabel 5. Daarnaast is dhr. Th. Beelen benoemd tot eerste aanspreekpersoon voor compliance-vraagstukken. Commissie Portefeuillehouder Portefeuillehouderschap per Commissie Kwaliteit & Veiligheid Mw. L. Christ December 2011 Dhr. M. Verweij Financiële Commissie Beoordelingscommissie bestuurder Dhr. P. Hermsen Dhr. P. Collignon Tabel 5: Aandachtscommissies Raad van Toezicht Dhr. Th. Beelen (voorzitter) en wisselend lid Raad van Toezicht Februari 2012 December 2013 herbenoemd tot februari 2016 Per jaar wisselend 2.3.2 Werkwijze De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar zes keer vergaderd met de bestuurder. De besprekingen van de Raad van Toezicht met de Raad van Bestuur vinden structureel plaats op basis van een vooraf opgestelde agenda. Met de bestuurder zijn afspraken gemaakt over de periodieke informatievoorziening, waaronder de uitwisseling met andere overlegorganen binnen LuciVer zoals de ondernemingsraad, de cliëntenraad en het managementteam. De Raad van Toezicht is in het verslagjaar aanwezig geweest bij activiteiten zoals de kerstviering, festiviteiten en presentaties. Conform het reglement Financiële Commissie heeft de financiële commissie in het verslagjaar twee keer vergaderd ter bespreking van onder andere de begroting, de jaarrekening en de managementletter op basis waarvan advies is uitgebracht aan de Raad van Toezicht. De financiële commissie heeft verslag gedaan van haar activiteiten en bevindingen aan de Raad van Toezicht. In het kader van de goedkeuring van de jaarrekening 2013 is bij de bespreking ervan een werkwijze gevolgd waaraan de externe accountant en de controller deelnamen. De Raad van Toezicht heeft in 2014 haar jaarlijkse zelfevaluatie uitgevoerd. Het advies Honorering Raden van Toezicht Zorginstellingen van de NVTZ is leidraad voor de vaststelling van de honorering van de leden van de Raad van Toezicht. 2.3.3 Toezicht op strategie en prestaties van de organisatie Diverse onderwerpen hebben in 2014 de aandacht gevraagd en zijn besproken binnen de Raad van Toezichtvergaderingen. Over de volgende onderwerpen heeft de Raad van Toezicht in het verslagjaar besluiten genomen: 12 Maatschappelijk verslag 2014
- Herbenoeming M. Verweij en P. Hermsen voor tweede zittingstermijn Raad van Toezicht tot 1 april 2018 - Honorering bestuurder en Raad van Toezicht - Budget Raad van Toezicht 2015 - Horizontaal Toezicht 2015 - Samenwerking accountantskantoor; Uit het oogpunt van good governance heeft een periodieke wisseling van accountantskantoor plaatsgevonden. Na een kwalitatief goede samenwerking met Verstegen Accountants is per oktober 2014 een samenwerking aangegaan met Accountantskantoor BDO. Onderwerpen waaraan de Raad van Toezicht goedkeuring heeft gegeven zijn: - Jaarrekening en Jaarverslag 2013 - Begroting en investeringsbegroting 2015 Daarnaast heeft de Raad van Toezicht kennis genomen van meerdere onderwerpen, zoals: - Tussentijdse evaluaties van de uitvoering van het Jaarplan 2014 - Managementrapportages per periode 2014 - Kaderbrief 2015 - Proces herontwikkeling terrein La Verna en Rivo Torto > Businessplan Herontwikkeling La Verna / Rivo Torto - Controleplan Accountant 2014 - Resultaten periodieke HKZ-audt 2014 en hercertificeringsaudit - Managementletter Interim controle 2014 - Jaarplan en opleidingsjaarplan 2015 - Voortgang medezeggenschap - Ontwikkeling LuciVer in relatie tot ontwikkelingen in wet- en regelgeving - Externe ontwikkelingen in relatie tot zorg- en dienstverlening - Samenwerking LuciVer en externe partijen - ICT-ontwikkelingen - Medewerkerraadpleging Commissie Kwaliteit & Veiligheid De commissie is vanuit het toezichthouderschap mondeling geïnformeerd door de bestuurder, kwaliteitsfunctionaris en stafmedewerker beleid. Aan de hand van de volgende kwaliteitsindicatoren heeft de commissie inzicht verkregen over de meetbare relationele, professionele en organisatorische kwaliteit van zorg binnen LuciVer: - Realisatie van de kwaliteitsdoelen - Kwaliteitseisen HKZ en Zorgkantoor - Cliënttevredenheidsonderzoek - Melding Incidenten Cliënten (MIC) en Melding Incidenten Medewerkers (MIM) - Zorginhoudelijke meting Bij de evaluatie van de kwaliteitsindicatoren is ook aandacht besteed aan de veranderingen in de zorg, de betekenis daarvan voor kwaliteitsevaluaties en hoe hier binnen LuciVer op wordt geanticipeerd. Het thema is op het gebied van de meetbare kwaliteit verder gevolgd via o.a. de directiebeoordeling en managementrapportages per periode. Maatschappelijk verslag 2014 13
Over de merkbare kwaliteit heeft de commissie zich een beeld gevormd door ervaringen in contacten met medewerkers en cliënten tijdens bezoeken en festiviteiten. Daarnaast hebben drie Raad van Toezicht-leden door middel van een meeloopmoment in de zorg een indruk gekregen van de dagelijkse praktijk. Op voorstel van de commissie is afgesproken om dit thema twee keer per jaar uit te diepen en in een Raad van Toezicht-vergadering te laten terugkomen, waarvan één keer gericht op de meetbare kwaliteit en de andere keer op de merkbare kwaliteit. Het thema Kwaliteit & Veiligheid is door de commissie in twee Raad van Toezichtvergaderingen behandeld. De commissie stelt vast dat LuciVer in control is op het gebied van kwaliteit en veiligheid en ervaart dat het kwaliteitssysteem in de manier van denken van medewerkers is verankerd. Financiële Commissie Conform het reglement Financiële Commissie heeft de financiële commissie in het verslagjaar twee keer vergaderd ter bespreking van onder andere de begroting, de jaarrekening en de managementletter op basis waarvan advies is uitgebracht aan de Raad van Toezicht. Daarnaast heeft de Financiële Commissie samen met de bestuurder en controller de selectiecommissie gevormd voor de werving en selectie van een nieuw accountantskantoor en hierover een advies uitgebracht aan de Raad van Toezicht. De notulen zijn beschikbaar gesteld aan de leden van de Raad van Toezicht en daarnaast heeft de financiële commissie mondeling verslag gedaan van haar activiteiten en bevindingen aan de Raad van Toezicht. 14 Maatschappelijk verslag 2014
2.4 Medezeggenschap 2.4.1 Cliëntenraad 2.4.1.1 Taken en werkwijze cliëntenraad De cliëntenraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van alle cliënten van LuciVer. De cliëntenraad vergadert tweemaandelijks met haar eigen leden, het zogenaamde intern overleg. De overlegvergaderingen met bestuurder en manager Welzijn & Zorg vinden eveneens tweemaandelijks plaats. De cliëntenraad adviseert de bestuurder over aangelegenheden die de cliënten aangaan en behartigt daarmee de algemene belangen van de cliënten. Het gaat dan onder meer over de kwaliteit van de zorg, de veiligheid, voedingsaangelegenheden, privacy, communicatie en informatie, alsook de benoeming van direct-leidinggevenden. De cliëntenraad is aangesloten bij de belangenbehartigingsorganisaties Zorgbelang Gelderland en het Netwerk Cliëntenraden in de Zorg (NCZ). 2.4.1.2 Samenstelling cliëntenraad Aangezien de leden van de voormalige cliëntenraad te kennen hadden gegeven per 1 februari 2014 hun functie neer te leggen, is LuciVer begin 2014 gestart met de werving van nieuwe leden. De werving is succesvol verlopen, zodat de medezeggenschap doorgang heeft kunnen vinden. In eerste instantie gebeurde dit middels een cliëntenraad in oprichting. Op 1 april is de cliëntenraad formeel benoemd. Hierin hebben twee cliënten en vier contactpersonen zitting. Naam Functie Aandachtsgebied Dhr. T. Wiebe voorzitter Psychogeriatrische zorg Zonnelied en Portiuncula Mw. D. Sewalt vice-voorzitter Thuiszorg Mw. T. van der Kop-Polkamp penningmeester/secretaris Thuiszorg, dagbegeleiding Mw. M. Braam-van Kaauwen lid Somatische zorg La Verna Mw. D. Willemsen-Van Haaren lid Huishoudelijke hulp Mw. B. Zambon-Duif lid Psychogeriatrische zorg Zonnelied en Portiuncula Tabel 6: Samenstelling en aandachtsgebieden cliëntenraad in de periode 1 april 31 december 2014 De cliëntenraad is tot medio oktober 2014 ondersteund door de stafmedewerker beleid, mw. G. Verberk. Per 15 oktober is zij opgevolgd door mw. B. Dinnissen-Peters. 2.4.1.3 Adviezen, beleidsissues en besproken onderwerpen De eerste periode heeft onder meer in het teken gestaan van kennismaking en inwerken. De cliëntenraad heeft een aantal essentiële documenten voor het goed functioneren van de raad besproken met de bestuurder waarna deze zijn vastgesteld. Maatschappelijk verslag 2014 15
Het betreft: de visie op medezeggenschap; het instellingsdocument van een cliëntenraad; de samenwerkingsovereenkomst LuciVer en cliëntenraad; het huishoudelijk reglement. Verder zijn de resultaten van het cliënttevredenheidsonderzoek 2013 gepresenteerd aan de cliëntenraad. Naar aanleiding hiervan zijn verbeterpunten aangedragen. Dit waren hoofdzakelijk verbeteracties die betrekking hadden op de PG-afdelingen. Er is een sollicitatieprocedure gestart en afgerond voor een nieuwe ondersteuner van de cliëntenraad ter vervanging van de tijdelijke ondersteuning door de stafmedewerker beleid. In het najaar heeft de cliëntenraad haar eigen jaarplan en begroting voor 2015 vastgesteld. De cliëntenraad neemt deel aan het onderzoek (Be)sturen op Veiligheid en heeft ook een bijdrage geleverd aan de HKZ-audit in december. De cliëntenraad heeft in het verslagjaar positief geadviseerd ten aanzien van: de voordracht van kandidaten voor de klachtencommissie van de SKGN jaarrekening LuciVer 2013 deelname van LuciVer aan de senior-stapstudie de voordracht van een tijdelijk teamleider PG en daaropvolgend de voordracht van de nieuwe teamleider PG waskostenregeling jaarplan LuciVer 2015 privacyreglement begroting LuciVer 2015 2.4.1.4 Commissie van vertrouwenslieden LuciVer is aangesloten bij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden. In het verslagjaar zijn geen aangelegenheden van LuciVer ter beoordeling aan deze commissie voorgelegd. 2.4.2 Ondernemingsraad 2.4.2.1 Taken en werkwijze ondernemingsraad De ondernemingsraad vertegenwoordigt de belangen van de medewerkers. De raad heeft in het verslagjaar eens per zes weken overleg gevoerd met de bestuurder en afhankelijk van de agenda van het overleg ook met andere betrokkenen. Mw. I. Bergervoet nam per 14 november 2014 afscheid als ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad. Per 1 januari 2015 wordt zij opgevolgd door mw. W.J.M. Asbreuk. In het verslagjaar heeft de ondernemingsraad eenmaal overleg gevoerd met de Raad van Toezicht. 16 Maatschappelijk verslag 2014
2.4.2.2 Samenstelling ondernemingsraad Ultimo 2014 kent de ondernemingsraad zeven leden welke werkzaam zijn binnen verschillende geledingen van LuciVer. In september nam mw. I. Geurds de voorzittersrol over van mw. M. van Eldijk. De samenstelling van de ondernemingsraad per 31 december 2014 is weergegeven in tabel 7. Naam Mw. I. Geurds (voorzitter) Mw. M. van Eldijk Mw. R. Gerrits Mw. M. de Bruijn Mw. D. Harbers Mw. T. Keijzers Mw. J. de Ruiter Afdeling Zonnelied PG Portiuncula Extramuraal Extramuraal / Nachtdienst Somatiek Extramuraal Somatiek Tabel 7: Leden van de ondernemingsraad per 31 december 2014 2.4.2.3 Adviezen, beleidsissues en besproken onderwerpen Verschillende zaken zijn in het verslagjaar conform de Wet op de Ondernemingsraden aan de ondernemingsraad voor advies dan wel instemming voorgelegd. De ondernemingsraad heeft in het verslagjaar positief geadviseerd ten aanzien van, dan wel instemming verleend aan: - Richtlijn disciplinaire maatregelen - Samenvoeging nachtdienst - Ongewijzigde handhaving van de richtlijn kleding en wasgoed - Vaccinatiebeleid hepatitis B - Richtlijn bereikbaarheidsdienst leidinggevenden - Reiskostenvergoeding - Roosterbeleid - Aanwezigheidsbeleid - Ziekteverlof en re-integratieprotocol - Gedragscode internet, e-mail en social media - Richtlijn Melding Incidenten Medewerkers - Reiskostenregeling - Werktijdenregeling - Richtlijn duur dienstverbanden - Beleid functioneringsgesprekken - Aanpassen van de functienaam teamleider interne zaken / voeding - Opleidingsbeleid - Evaluatie meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden Het stuk inzake de interne overlegstructuur is nog in behandeling. Overige in het verslagjaar door en met de ondernemingsraad besproken dan wel ter informatie voorgelegde beleidsissues, documenten en onderwerpen zijn: Maatschappelijk verslag 2014 17
- Reiskostenvergoeding - Medewerkertevredenheidsonderzoek en verbeteracties naar aanleiding daarvan - Modernisering ziektewet - Invoering digitale loonstrook - Afbouwen verlofsaldi - Implementatie nul-uren contracten (stappenplan) - Structurele voortzetting In gesprek over veiligheid - Uitwerking opleidingsjaarplan - Ziekteverlofcijfers - FWG-traject 2014 - Evaluatie organisatiestructuur - Scholingsplan - Jaarplan 2015 - Speerpunten kaderbrief 2015 - Roosterbeleid - Vitaliteit en levensfasebewust personeelsbeleid De ondernemingsraad heeft de managementrapportage 2 e trimester 2014 ontvangen. Deze wordt besproken in de eerste overlegvergadering van 2015. In goed overleg met de bestuurder dan wel andere betrokken functionarissen zijn vragen van de ondernemingsraad beantwoord. Ook zijn aanvullingen en opmerkingen van de ondernemingsraad verwerkt in de bijbehorende stukken. Verder heeft de ondernemingsraad een lid voor de commissie Melding Incidenten Medewerkers voorgedragen. De voorzitter van de MIM maakt deel uit van de MIMcommissie. Als themamiddag heeft de ondernemingsraad in april de LuciVer-spelen voor medewerkers georganiseerd. De middag sloot aan bij één van de speerpunten van LuciVer voor het jaar 2014; vitaliteit. Beweging, sportiviteit en teamspirit stonden centraal tijdens deze middag. De thema-avond is door omstandigheden verschoven naar het voorjaar 2015. Het BOTOoverleg is tevens verschoven, en wel naar 10 februari 2015. In het najaar heeft een afvaardiging van de ondernemingsraad de evaluatiebespreking omtrent de roosters bijgewoond vanwege de kritische geluiden hierover vanuit de teams. In september heeft de ondernemingsraad een cursus gehad over de samenwerking en het functioneren van de ondernemingsraad. Die dag is er ook een werkplan en begroting voor 2015 gemaakt. 18 Maatschappelijk verslag 2014
3. Beleid, inspanningen en prestaties 3.1 Missie, visie en kernwaarden: Passie voor goed leven Het onderscheidende van LuciVer is de aandacht voor goed leven en de gerichtheid op zingeving en spiritualiteit. De missie van LuciVer is om op het fundament van goede zorgen dienstverlening haar cliënten, medewerkers en vrijwilligers alle ruimte en mogelijkheden te bieden om hun persoonlijke leefwereld zo in te richten dat deze beantwoordt aan wat zij verstaan onder goed leven. LuciVer gaat ervan uit dat ieder mens op geheel eigen wijze in het leven staat. Dat ieder mens uniek is en zelf kiest wat zin geeft aan zijn of haar leven. De keuze om zelf te bepalen wat betekenis geeft aan die leefwereld én de ruimte om deze ook als zodanig in te richten, is elementair voor wat LuciVer goed leven noemt. Het met anderen leven en genieten en het leven delen in het ontmoeten van anderen, draagt daar onmiskenbaar aan bij. Goede zorg- en dienstverlening vinden we vanzelfsprekend bij LuciVer. Maar vanuit onze passie voor goed leven willen we meer bieden. We maken ons sterk voor het bieden van maximale ruimte voor de eigen stem van de cliënt. En ook voor eigen regie, zingeving, spiritualiteit en persoonlijke initiatieven. Die eigenheid van cliënten zien wij als bron voor goed leven. Wij willen ons daarnaast blijven ontwikkelen en nieuwe mogelijkheden aangrijpen om welzijn, wonen en leven voor onze cliënten zo aangenaam mogelijk te maken. Onderstaande kernwaarden vormen de basis van waaruit wordt gewerkt. Ze bieden medewerkers en vrijwilligers niet alleen houvast maar dragen ook bij aan het behalen van de doelen. Kernwaarden LuciVer Passie: Aandacht: Vertrouwen: Inspiratie: Professionaliteit: Met overtuiging doen waar je in gelooft. Oprechte belangstelling voor wie de ander is. Het erkennen en waarderen van de mogelijkheden van de ander en tegelijkertijd uitstralen dat de ander op jou kan rekenen. De positieve bron die je in beweging brengt. Voortdurend bewust zijn van wat je doet, weten waar je grenzen liggen en binnen deze grenzen actuele kennis, technieken, middelen en vaardigheden inzetten. 3.2 Jaarthema 2014: Goed Leven, ook voor de toekomst Het jaarplan 2014 is bepaald door de interne ontwikkelingen en de doelstellingen uit het strategisch beleidsplan. Daarnaast is het jaarplan ook in belangrijke mate beïnvloed door externe ontwikkelingen, met name die ontwikkelingen die gericht zijn op het verder vormgeven van invulling van de transitie van de zorg. Het jaarthema voor 2014 kreeg dan ook als thema Goed Leven, ook voor de toekomst. Inspanningen zijn erop gericht geweest om voor cliënten van LuciVer, maar ook voor medewerkers en vrijwilligers de transitie van de zorg ook voor de toekomst bij te laten dragen aan dat wat ieder als Goed Leven benoemt. Maatschappelijk verslag 2014 19
3.3 Strategisch beleidsplan en jaarplan 2014 In het strategisch beleidsplan zijn voor de periode 2011-2016 de volgende beleidsthema s en strategische doelen geformuleerd: Cliënt: welzijn, wonen, zorg- en dienstverlening - Het ontwikkelen en verankeren van de gerichtheid op goed leven van de cliënt. - Het optimaliseren van bestaande, alsmede ontwikkelen van nieuwe producten en diensten op het gebied van wonen, welzijn, zorg- en dienstverlening. Medewerker en vrijwilliger - Het investeren in menselijk kapitaal opdat LuciVer een aantrekkelijk werkgever wordt en blijft, die deskundige medewerkers en vrijwilligers aantrekt en vasthoudt. Positionering en marktwerking - Het bouwen en bevestigen van een positief imago. - Het verankeren en uitbreiden van de zorg- en dienstverlening. Samenwerking en ketenzorg - Het investeren in samenwerking met partners om de zorg- en dienstverlening verder te verbeteren. - Het zich openstellen voor (nieuwe) vormen van samenwerking die aanvullend aan het eigen pakket zorg- en dienstverlening zijn om daarmee nog beter aan de vraag van de cliënt te kunnen voldoen. Bedrijfsvoering - Het maken van verschil vanuit de ambitie om meer te doen dan men van ons verwacht. - Ook bij veranderende financiering, wet- en regelgeving over vijf jaar nog steeds een gezonde organisatie zijn door slimmer te werken. Binnen deze beleidsthema s en gericht op de bovenstaande strategische doelen zijn de jaarplannen voor 2014 opgesteld en in uitvoering genomen. 3.4 Resultaten uitvoering jaarplan 2014 Geconstateerd kan worden dat de uitvoering van het jaarplan 2014 op het merendeel van de onderdelen binnen de geformuleerde beleidsthema s goed is verlopen. Op enkele onderdelen zijn, afwijkend van het jaarplan, op grond van met name wijzigingen in overheidsbeleid, lopende het jaar in het MT andere keuzes in uitwerking of in tempo bepaald. In onderstaande paragraaf worden per onderdeel de resultaten van de uitvoer van het jaarplan 2014 beschreven. Thema 1. Cliënt: welzijn, wonen, zorg- en dienstverlening Thema 1.1 Versterking positie cliënt Cliënten en/of hun contactpersoon zijn begin 2014 uitgenodigd deel te nemen aan de cliëntenbespreking of het multidisciplinaire overleg. Hierdoor verloopt de informatievoorziening niet meer via de persoonlijk begeleider maar hebben cliënten en 20 Maatschappelijk verslag 2014
contactpersonen een directe inbreng in de bespreking en gewenste aanpassing van het leefzorgplan. Er is extra aandacht voor het informeren van de cliënt en of diens vertegenwoordiger zodat zij goed voorbereid in overleg gaan. De cliëntparticipatie, door de cliënt zelf of diens vertegenwoordiger, is verder doorgevoerd in de organisatie en een vast onderdeel geworden van het zorgproces. De voorbereiding en uitleg vraagt nog extra aandacht. Omdat cliënten die hier wonen gemiddeld minder in staat zijn om zichzelf te vertegenwoordigen wordt de input van de vertegenwoordiger steeds belangrijker. De persoonlijk begeleiders zijn geïnstrueerd over hun nieuwe rol in dit proces. LuciVer heeft in samenwerking met de afdeling IQ Healthcare van het UMC St. Radboud gezien de positieve evaluatie van het eerste project en de positieve effecten daarvan op de veiligheid ook een vervolg gegeven aan het project In gesprek over veiligheid. Het vervolgonderzoek heet: (Be)Sturen op veiligheid: rol van de cliëntenraad. De cliëntenraad was positief ten opzichte van deelname. Dit project wil de manier waarop Raden van Bestuur en cliëntenraden interacteren bij het vormgeven van het veiligheidsbeleid in kaart brengen om inzicht te krijgen in de factoren die deze interactie beïnvloeden. Tevens beoogt het project Raden van Bestuur en cliëntenraden handvatten te bieden waarmee een actieve en constructieve inbreng van de cliëntenraad kan worden bewerkstelligd. Er zijn gesprekken met de cliëntenraad en de bestuurder gevoerd en er heeft brononderzoek plaatsgevonden. De resultaten hiervan komen beschikbaar in 2015 en zullen naar verwachting voor LuciVer aanleiding zijn een aangepaste werkwijze toe te passen waarbij de gesprekken met de doelgroep cliënten worden verbreed, dan wel dat deze voorafgaand of aanvullend met cliënten gevoerd gaan worden. Thema 1.2 Cliënttevredenheid De resultaten van het onderzoek Cliënttevredenheid zijn besproken met de cliëntenraad en de verschillende teams. Op basis van de uitkomsten van het onderzoek heeft de cliëntenraad suggesties ter verbetering ingebracht. De cliëntenraad heeft deze aspecten niet onder de aandacht willen brengen zonder expliciet haar waardering uit te spreken voor de grote inzet van de medewerkers van LuciVer. De suggesties van de cliëntenraad zijn in het verbeterplan verwerkt. Hetzelfde geldt voor de suggesties die door de verschillende teams naar voren zijn gebracht. Het verbeterplan is getoetst door een beleidsadviseur van Facit. De beleidsadviseur heeft met name beoordeeld of de ingezette en in te zetten verbeteracties passen bij de onderzoeksresultaten en bij zullen dragen aan verbeteringen van de cliënttevredenheid. De adviezen van Facit zijn verwerkt in het plan. Het verbeterplan is voor instemming voorgelegd aan de cliëntenraad. Besloten is tot uitvoer van een tussentijds cliënttevredenheidonderzoek in de thuiszorg onder meer om de voortgang van de uitvoer van het verbeterplan te monitoren alsook om over actuele informatie te beschikken t.b.v. de zorginkoop van dit onderdeel in 2016. De cliëntenraad heeft ook enkele punten genoemd die niet direct gekoppeld zijn aan de resultaten van het cliënttevredenheidonderzoek maar die naar het idee van de cliëntenraad wel van invloed zijn op de cliënttevredenheid. Deze verbeterpunten staan beschreven in een separaat verbeterplan en zijn in uitvoering genomen. Maatschappelijk verslag 2014 21
Thema 1.3 Scheiden wonen en zorg De samenwerking met Malderburch met betrekking tot de 24 uurs-zorg is nog niet gerealiseerd. Het ontbreken van een gedegen financiële onderbouwing voor de businesscase en de wisseling van functies binnen Malderburch zijn daar debet aan. In praktische zin wordt er nu samengewerkt doordat een medewerker van LuciVer in het team van Malderburch participeert. In het 1 e trimester van 2015 wordt een vervolg gegeven aan dit proces. In 2014 is er niet of nauwelijks sprake geweest van leegstand binnen de verblijfszorg van LuciVer. Anticiperend op het ontstaan van mogelijke leegstand zijn gesprekken gevoerd met bureaus die kunnen helpen een appartement te verhuren indien dit nodig mocht zijn. Bij leegstand van een appartement is deze ingezet als topkamer. Binnen de huidige afspraken met het zorgkantoor is LuciVer in staat om, indien er een verblijfsplaats beschikbaar komt, aan de vragen naar verblijfszorg tegemoet te komen. De indicaties voor een verzorgingshuis plaats (ZZP 4) nemen af. De plaatsen die vrij komen worden over het algemeen ingevuld met zwaardere somatische zorg (ZZP 6). LuciVer heeft daar ook een aantal cliënten voor op de wachtlijst staan. Thema 1.4 Aanvullende services en diensten In 2014 is het plan van aanpak uitbreiding services en diensten opgesteld en het wenselijke pakket aan services en diensten vastgesteld (waaronder boodschappenservice, balkon- en tuinonderhoud, kleine klussen, wassen en strijken en overige services aansluitend bij cliëntvraag). In het verslagjaar zijn diverse activiteiten opgepakt, zoals het aanbieden van maaltijden aan cliënten extramurale zorg. Vanaf de zomerperiode gebruiken meerdere bewoners van de afdeling Somatiek in La Verna de warme maaltijd samen in de ontmoetingsruimte in plaats van in hun eigen appartement. De verdere uitvoering van het plan van aanpak loopt door in 2015. Samen met externe leveranciers worden de mogelijkheden onderzocht voor uitbreiding van diensten. Ook wordt bekeken of voor de uitvoering van de extra service en dienstverlening naast vaste medewerkers van LuciVer ook participatiemedewerkers van de gemeente Wijchen ingezet kunnen worden. Thema 1.5: Kwaliteit leefomgeving Het optimaliseren van de leefomgeving was in het verslagjaar specifiek gericht op kleinschalig wonen Portiuncula en de loggia van de afdeling Somatiek in La Verna. De verbeterpunten met betrekking tot het optimaliseren van de leefomgeving en de prioriteit daarin zijn in kaart gebracht, waarna de meeste verbeterpunten in uitvoering zijn genomen. De wens is om de leefomgeving van kleinschalig wonen Portiuncula aan te passen aan de visie van omgevingszorg. Een verbeterpunt in dit kader is de aanschaf van meubilair. Voor de bekostiging van de aanschaf van meubilair voor kleinschalig wonen Portiuncula wordt gezocht naar additionele financieringsbronnen. In de ontmoetingsruimte van La Verna alsook in de huiskamer t Trefpunt op de afdeling Somatiek is een groot televisiescherm geplaatst. De Stichting Vrienden van LuciVer heeft de aanschaf van deze toestellen mogelijk gemaakt. 22 Maatschappelijk verslag 2014
Thema 1.6 Veiligheid Medio 2013 is het project In gesprek over veiligheid afgerond en geëvalueerd met de onderzoekers van de Hogeschool Arnhem Nijmegen en de Universiteit Nijmegen. In 2014 heeft In gesprek over veiligheid een structureel karakter gekregen met als aandachtspunten effectiviteit en efficiëntie. Het eind 2013 opgestelde plan van aanpak voor het uitwerken van de onderdelen van het veiligheidsbeleid is vastgesteld door het MT. Twee maal per jaar zullen gesprekken plaats vinden tussen het MT en een afvaardiging van medewerkers met als doel signalen van ervaren onveiligheid op te vangen. Indien daar aanleiding toe is worden op basis van de uitkomsten van het gesprek verbeteracties geformuleerd en in uitvoering genomen. In december heeft het eerste gesprek plaatsgevonden. In 2014 is de centrale telefoon vervangen waardoor het bereik is verbeterd en zijn er nieuwe toestellen geïnstalleerd. Ook zijn er portofoons aangeschaft die gebruikt kunnen worden door zowel de BHV als de nachtdienst. Het oproepsysteem is geoptimaliseerd. Ten opzichte van 2013 is daarmee het aantal storingen verminderd, maar dit blijft een punt van aandacht. Er is een voorstel gedaan door leverancier Ascom om het systeem verder te verbeteren. Dit krijgt een vervolg in 2015. Thema 1.7 Herontwikkeling terrein la Verna / Rivo Torto LuciVer heeft een businesscase opgesteld op grond waarvan toekomstige investeringsbeslissingen genomen gaan worden. Zowel het onderscheidend vermogen, de marktpositie van LuciVer, trends in de zorgvraag, veranderingen in de wet- en regelgeving en de zorg-exploitatie van de zorgverlening aan cliënten zijn in de businesscase verwerkt. De businesscase herontwikkeling Rivo Torto en La Verna is besproken in de Raad van Toezicht en met de betrokken woningcorporatie Talis. Naar aanleiding van de bespreking is een projectgroep geformeerd bestaande uit betrokkenen van Talis en LuciVer. Deze werkgroep komt vanaf augustus tweewekelijks bijeen en werkt onder leiding van een extern adviseur de in de businesscase geformuleerde uitgangspunten verder uit naar haalbare scenario s. Hierbij wordt rekening gehouden met de beleidsmatige horizon van beide organisaties, de financiële positie en historie van de exploitatie van La Verna en de gerechtvaardigde toekomstverwachtingen. In de loop van 2015 worden de haalbare scenario s vanuit de projectgroep gepresenteerd aan de opdrachtgevers, zijnde de Raad van Besturen van LuciVer en Talis. Separaat hiervan zal binnen de Raad van Toezicht van LuciVer een bijeenkomst worden gehouden m.b.t. het inventariseren van het meest wenselijke scenario of scenario s vanuit het perspectief van de toekomst van het welzijn en de zorg- en dienstverlening aan cliënten van LuciVer. De uitkomsten van beide trajecten zullen met elkaar dienen te worden afgestemd. Maatschappelijk verslag 2014 23
Thema 2. Medewerker Thema 2.1 FWG In 2008 zijn de functies binnen LuciVer beschreven. Gebleken is dat deze functies niet meer aansluiten met de praktijk en daarom is in de tweede helft van 2014 een FWGtraject opgestart, waarin bestaande functies worden geëvalueerd en nieuwe functies worden beschreven. Het herwaarderingstraject is een arbeidsintensief traject. LuciVer heeft daarom gebruik gemaakt van de mogelijkheid om vanaf september voor één jaar een HBO-stagiaire in te zetten voor dit traject. De teams zijn in oktober/november tijdens de teamoverleggen geïnformeerd over de FWGprocedure. Er is een Interne Bezwarencommissie (IBC) samengesteld en deze wordt begin 2015 getraind. Het beschrijven en indelen van de functies verloopt conform planning. Dit traject loopt door in 2015. Thema 2.2 Zelforganiserend vermogen van teams Op grond van de resultaten van de materiële controle is in 2014 voorrang gegeven aan scholing op de aangegeven onderdelen. In de wijziging van het opleidingsjaarplan is verder voorzien in intervisie voor de teamleiders waarin aandacht zal zijn voor de wijze waarop zij het zelforganiserend vermogen van medewerkers kunnen versterken. Op basis van aandachtspunten vanuit het medewerkertevredenheidsonderzoek (zie 2.6) is een plan van aanpak opgesteld, waarbij uitgangspunt is wat medewerkers/teams zelf kunnen doen t.a.v. het versterken van de eigen positie/team. In teamoverleggen wordt gestuurd op het zelforganiserend vermogen van de medewerkers. De visie op zelforganiserende teams wordt in 2015 verder uitgewerkt. Thema 2.3 Inzet medewerkers LuciVer heeft in april 2014 een planningscoördinator aangesteld die faciliterend is voor de inroostering van medewerkers waarbij binnen de gestelde kaders optimaal gebruik gemaakt gaat worden van het zelforganiserend vermogen van zowel de individuele medewerker als van de teams. Deze werkwijze heeft tevens als voordeel dat de inzet van uitzendkrachten overbodig wordt. Eind 2014 is de overname van de inroostering voor de afdeling Welzijn en zorg gerealiseerd. Voortschrijdend inzicht heeft ertoe geleid dat begin 2015 een evaluatie plaatsvindt, waarna afspraken worden gemaakt over de inzet van de planningscoördinator voor de afdeling Facilitair en wonen. De veranderingen in de zorg vragen om een grote flexibiliteit in personeelsinzet, dus om medewerkers die op alle afdelingen inzetbaar zijn om zo snel in te kunnen spelen op bijvoorbeeld wisselingen in de cliëntvraag. Na een gedegen voorbereiding is het flexteam gerealiseerd. Een HBO-stagiaire Personeel en Arbeid heeft een onderzoek gedaan in het kader van strategische personeelsplanning. Mede naar aanleiding van diens advies volgen de manager Welzijn en zorg en de P&O-adviseur een training Strategische Personeelsplanning. Het eindresultaat van deze training is een plan van aanpak t.b.v. strategische personeelsplanning voor LuciVer voor de komende drie jaar. 24 Maatschappelijk verslag 2014
Er is nieuw beleid voor het functioneringsgesprek ontwikkeld. Het houden van functioneringsgesprekken is een belangrijk hulpmiddel dat erop gericht is om de medewerkers, en daardoor de organisatie, optimaal te laten functioneren. Het nieuw beleid bevat een werkwijze waarbij zorg wordt gedragen dat de informatie vanuit de functioneringsgesprekken structureel wordt aangewend voor het te formuleren afdelingsc.q. organisatiebeleid voor de toekomst. Thema 2.4 Inzet vrijwilligers In 2014 heeft een screening plaatsgevonden van alle vrijwilligers. Vrijwilligers die langer dan een jaar geen activiteiten hebben gedaan in LuciVer zijn benaderd en in voorkomende gevallen is het contract beëindigd. In groepen zijn er gesprekken geweest met als doel inzicht te krijgen in de interesses en talenten van vrijwilligers om daarna met die informatie vrijwilligers aan bepaalde activiteiten te koppelen. Op de Dagbegeleiding en Somatische zorg worden vrijwilligers structureel ter ondersteuning ingezet. Voor de PG is dit nog niet gerealiseerd. Thema 2.5 Vitaliteit van medewerkers en vrijwilligers Het nieuwe beleid ten aanzien van verzuimbegeleiding en re-integratie (aanwezigheidsbeleid) is vastgesteld. In dit beleid staan verzuimpreventie en vitaliteit centraal. Teamleiders zijn over de uitvoering van dit beleid geïnstrueerd, medewerkers worden in januari 2015 geïnformeerd door middel van het regietheater Arbo on Stage. Verdere uitwerking van het vitaliteitsbeleid is gepland in 2015. Zoals beschreven onder 3.7.5 is het restant verlofuren redelijk hoog. Ook vanuit het oogpunt van vitaliteit wordt dit ongewenst geacht. Gebruik maken van verlofuren betekent immers tijd om uit te rusten van de werkzaamheden en zorgen dat de balans tussen werk en privé goed blijft. Het beleid van LuciVer is erop gericht verlofuren conform de verlofregeling op te laten nemen. Thema 2.6 Medewerkertevredenheid Het medewerkertevredenheidsonderzoek is in de eerste helft van 2014 gehouden. Naar aanleiding van de medewerkermonitor is met de ondernemingsraad een traject opgesteld om te komen tot een verbeterplan. Met alle teams zijn gesprekken gevoerd om te concretiseren waar aantrekkelijke kanten en verbeterpunten voor LuciVer liggen. De leden van de ondernemingsraad participeerden in deze besprekingen. Communicatie en borgen van veranderingen waren de centrale thema s die op LuciVer-niveau in een plan van aanpak zijn opgenomen. Per team is een team-specifiek plan van aanpak opgesteld. De verbeterplannen zijn ter instemming aan de ondrnemingsraad aangeboden. De implementatie zal doorlopen in 2015. Als extra interventie zijn de bestuurder en P&Oadviseur bij de werkoverleggen per team aangesloten om stil te staan bij de veranderingen in de zorg en wat dit betekent voor LuciVer en haar medewerkers. Maatschappelijk verslag 2014 25