Impressie ESF online INLEIDING... 2 1. INFRASTRUCTUUR... 3 2. INDELING ESF ONLINE... 5 3. MODULE BEHEER... 6 4. MODULE REALISATIE... 9 5. MODULE CONTROLE...14 6. RAPPORTAGES...15 Impressie ESF online pag. 1
Inleiding ECG kan aan aanvragers en uitvoerders van ESF-projecten specifieke software leveren voor het op beheer- en uitvoeringsniveau vastleggen van realisatiegegevens. De door ECG geleverde software, genaamd ESF online, is gebaseerd op een jarenlange ervaring in zowel het uitvoeren als het beheren van ESF processen op alle niveaus. De inrichting van ESF online voldoet aan de eisen die de ESF-regelgeving 2007-2013 daaraan stelt. ESF online levert alle informatie die nodig is voor het opstellen van een (cluster)rapportages, de projectuitvoering, het projectmanagement en het subsidiebeheer. Daarnaast levert ESF online uitgebreide managementinformatie met betrekking tot het beheer, rapportages, beschikkingen, deelnemersresultaten enz. Impressie ESF online pag. 2
1. Infrastructuur ESF online draait op een dedicated webserver van ECG bij DenIT in Amsterdam. Enkele specificaties van de applicatie en de apparatuur: Specificaties ESF online: Webbased ASP.NET applicatie voor het beheer van ESF subsidietrajecten Taal: C# Database: MS-SQL Tools: GenWise MS Visual Studio 2005 - Telerik Radcontrols IIS Reportingtool: Crystal Reports XI - Developer edition Versiebeheer: MS-Visual SourceSafe Browsers: Geoptimaliseerd voor gebruik met IE7 Modules: - Beheer (operationeel) Realisatie (operationeel) Controle (oplevering juni 2007) Webhosting: Server: Kenmerken: Beveiliging: Passwords: Software: Back-up 1: Back-up 2: Hardware : DenIT Internet Services BV Eigen dedicated server Dedicated Windows Dell server 1U server. Xeon 2,8 GHz, 2048 MB geheugen, 2 x 36 GB SCSI HDD (RAID1). Windows Server 2003 Standaard Edition. Eigen DNS (ns1 & ns2). I.I.S. 6.0 webserver Terminal Services Microsoft ASP (.NET) (Active Server Pages). Access databases (via DSN koppelingen) FrontPage 2002 Server Extensions. FTP, anonymous FTP access 128-bit SSL support. SMTP, IMAP4, POP3 e-mail protocol support - Windows Firewall. Webalizer, Virusscanner en spamfilter. HTTPS (SSL certificaat) Encrypted Automatische dagelijkse back-up routine bij de provider. Meerdagelijkse back-up naar een ECG-server op een andere locatie. RAID 1: Data wordt gespiegeld opgeslagen Wijze waarop de software aan gebruikers beschikbaar wordt gesteld De internetapplicatie voor het vastleggen van de realisatie wordt middels een inlogoptie via het internetadres www.esfonline.nl beschikbaar gesteld. Voor nieuwe gebruikers wordt door ECG een profiel aangemaakt waarmee de gebruiker toegang krijgt tot de applicatie. De software in relatie tot internet HTTPS: Gebruik van de software vindt plaats in een beveiligde omgeving (https). Impressie ESF online pag. 3
De software in relatie tot de hardware Back-up 1 Voor de beveiliging van de data is gekozen voor een automatische dagelijkse back-up routine bij de provider. Back-up 2 Meerdagelijkse back-up van de data naar één van de ECG servers op een andere locatie. RAID 1 Middels de inzet van RAID1 wordt de data gespiegeld opgeslagen en kan bij een eventuele crash de tweede schijf de crash opvangen. Spare-parts garantie Er is gekozen voor een systeem waarbij de provider de directe beschikbaarheid van spareparts garandeert. Hiermee wordt in geval van een technisch defect aan de apparatuur de uitval tot een minimum te beperkt. Bij mogelijk langdurige uitval kan uitgeweken worden naar een server van de provider. Versiebeheer en productinnovatie Versiebeheer Versiebeheer vindt plaats met MS-Visual SourceSafe. Alle medewerkers die betrokken zijn bij de productontwikkeling kunnen uitsluitend middels deze tool en op basis van verkregen rechten de beschikking krijgen over onderdelen van de sourcecode. Visual SourceSafe biedt hierbij de garantie op een juist versiebeheer. Productinnovatie Ontwikkeling van (delen van) de applicatie vindt plaats op basis van opgedane ervaringen bij eerdere ontwikkelingen van ESF-beheerapplicaties, ervaringen van gebruikers bij het gebruik van deze applicaties, nieuwe inzichten en ideeën en de toepassing van nieuwe technologie. Ontwikkelde onderdelen worden eerst uitvoerig getest op de testserver, voordat zij definitief aan de applicatie worden toegevoegd. Up-to-date Omdat ECG in eerste instantie software ontwikkelt voor eigen gebruik ten behoeve van haar eigen core-business en wel subsidieadvies en controle en beheer van subsidieprocessen, weet zij als geen ander wat de markt wenst en welke wijzigingen zich daar voordoen. Wijzigingen in de wet- en regelgeving worden dan ook per direct in de geautomatiseerde processen doorgevoerd. ESF online is geheel Nederlandstalig. Ook de ingebouwde helpfuncties zijn Nederlandstalig. Impressie ESF online pag. 4
2. Indeling ESF online ESF online kent 3 modules, te weten: Beheer In deze module kan de structuur en de randvoorwaarden voor een (groep van) project(en) worden vastgelegd. Realisatie In deze module kan de realisatie van een specifiek project worden vastgelegd. Controle In deze module kan de realisatie van een specifiek project worden gecontroleerd of deze voldoet aan de ESF-regelgeving en aansluit met de aanwezige brondocumenten. Beheer Actie Fase Activiteiten Hoofdkostensoort Dln. documenten Dln. eindresultaten Cluster Subsidieaanvrager Projectstatussen Dln. documenten Dln. Instroomgegevens Dln. eindresultaten Login Beheer Organisatie NAW Roostervrije dagen Rooster uren Project Projectnummer Projectnaam Contactgegevens Kostensoorten Budgetten Hoofdlocaties Locaties Roosteruren Lesuur-factor Recht op Controle Realisatie Login Realisatie Organisatie Personeel Loonkosten personeel Deelnemers Afwezigheid personeel Afwezigheid deelnemers Project Personeel Deelnemers Dln. Instroomgegevens Dln. Planning Dln. documenten Realisatie Roosteractiviteiten Niet-roosteractiviteiten Dln. Resultaten Dln. eindresultaten Overige kosten Financiering Realisatie overnemen Controle Controle Rapportage Tussenrapportage Einddeclaratie Rapportages Weekstaten personeel Weekstaten deelnemers Realisatieoverzichten Impressie ESF online pag. 5
3. Module Beheer De module Beheer van ESF online omvat: Autorisaties De vastlegging van alle autorisaties voor alle gebruikers van het systeem. Voor elke uitvoerende organisatie wordt door de applicatiebeheerder een beheerder aangemaakt. De Organisatiebeheerder kan vervolgens gebruikers aanmaken die aan specifieke projecten van de betreffende organisatie gekoppeld kunnen worden. Autorisaties worden toegekend naar: - Gebruikersgegevens - Acties, faseringen, activiteiten en kostensoorten - Subsidieaanvragers, organisaties en clusters - Projecten - Controles - Rapportages Algemene randvoorwaarden ESF 2007-2013 In de ESF-regelgeving wordt gesproken over 5 verschillende acties (A t/ E). Per actie wordt o.a. onderscheid gemaakt tussen doelgroep, aanvragers, subsidiabele activiteiten en kostensoorten. In ESF online wordt per actie bepaalde kaders aangegeven waaraan onderliggende lagen (clusters en projecten) moeten voldoen. Impressie ESF online pag. 6
Clusters In ESF online is het mogelijk om de planning en realisatie van verschillende ESFprojecten te groeperen in een Cluster. Het laagste niveau waarop de groepering van de planning en realisatie mogelijk is, is hoofdkostensoort zoals die in de ESF-regeling per Actie zijn opgenomen. Doordat elk Cluster aan een Actie is gekoppeld, is dit gewaarborgd. Organisaties Aan de beheerkant van ESF online kunnen Organisaties worden toegevoegd. De gegevens welke per Organisatie worden vastgelegd betreffen o.m. NAW-gegegevens, roostervrije dagen (feestdagen en eventuele collectieve vakantieperiodes), roosteruren (indeling lessen per dag) Impressie ESF online pag. 7
Projecten Aan de beheerkant van ESF online kunnen Projecten aan een Organisatie worden toegevoegd. Elk project wordt gekoppeld aan een Cluster, waardoor binnen een project de randvoorwaarden zoals die in het betreffende Cluster zijn vastgelegd in het project worden opgenomen. Op deze wijze is het mogelijk om de projecten binnen een Cluster onderling te vergelijken en de planning en realisatie te groeperen. Naast het Cluster worden per project specifieke projectgegevens vastgelegd. Impressie ESF online pag. 8
4. Module Realisatie Nadat in de beheermodule Acties, Clusters, Organisaties en Projecten zijn gedefinieerd kan de realisatie worden vastgelegd. De realisatie kan bestaan uit de personeel, deelnemers, overige kosten en financiering. Daarnaast kan ook de procesvoortgang door middel van de projectstatussen worden vastgelegd. Personeel Hierbij worden basisgegevens van personeel geregistreerd die noodzakelijk zijn voor een ESF-proof administratie. De basisgegevens bestaan o.m. uit BSN-/SoFi-nummer, naam en salarisgegevens en het aantal verlofuren op jaarbasis. Deze gegevens dienen als berekeningsgrondslag voor de bepaling van de kosten naar aanleiding van het aantal gerealiseerde uren op een uitgevoerde activiteit. Bij de vastlegging van de gegevens is het van belang om te voorkomen dat ten tijde van de realisatievastlegging meer gegevens moeten worden ingevoerd dan hoogst noodzakelijk. Deelnemers Alle bij een ESF-project betrokken Deelnemers worden bij de Organisatie opgenomen. In verband met eventuele toerekening van de kosten gaat het hier zowel om ESF- Deelnemers als om niet-esf-deelnemers die samen met ESF-deelnemers in een groep zitten. Vervolgens worden vanuit de Organisatie de Deelnemers gekoppeld aan een Project. Naast de algemene deelnemersgegevens worden de instroomgegevens en de opleidingsplanning voor iedere deelnemer vastgelegd. Impressie ESF online pag. 9
Aanwezigheid Deelnemersdocumenten Bij elke ESF-deelnemer worden de op het niveau van Cluster gedefinieerde documenten getoond. Per document wordt vastgelegd of en wanneer deze in het deelnemersdossier is toegevoegd. Resultaatrealisatie Deelnemers Naast het vastleggen van de deelnemersrealisatie op basis van een urenregistratie biedt de ESF-regeling 2007-2013 ook de mogelijkheid om de realisatie van deelnemers vast te leggen op basis van het resultaat (bijvoorbeeld behalen certificaat). Naast de afzonderlijke deelresultaten kan voor alle ESF-deelnemers een algeheel eindresultaat conform de ESF-regelgeving worden vastgeld. Impressie ESF online pag. 10
Urenrealisatie Personeel en Deelnemers De realisatie van regelmatig terugkerende en aan deelnemers gekoppelde activiteiten van intern personeel wordt door middel van een rooster bepaald. In hetzelfde rooster wordt ook de urenrealisatie van de deelnemers vastgelegd. Impressie ESF online pag. 11
Daarnaast kan voor het Personeel ook buiten het rooster om de realisatie worden vastgelegd. Impressie ESF online pag. 12
Overige kosten Alle kosten, niet zijnde kosten in het kader van personele realisaties of deelnemersrealisaties en wel in het kader van het ESF-project mogen worden opgevoerd worden in dit onderdeel vastgelegd. In ESF online kunnen per kostenpost gegevens worden vastgelegd over o.m. activiteit, kostensoort, locatie, documentnummer, datum, bedrag, toerekening (ja/nee) etc. Financiering Een organisatie heeft de mogelijkheid om per Project de ontvangen gelden van cofinanciers te registeren. Projectstatussen Om de procesvoortgang van een Project te kunnen volgens, bestaat er de mogelijkheid om de op het niveau van Cluster gedefinieerde Projectstatussen na voltooiing van een bepaalde stap aan het Project toe te voegen. Op deze wijze is binnen een Cluster na te gaan voor welke projecten bepaalde stappen (bijvoorbeeld Aanvraag ingediend, Aanvraag compleet, Aanvraag beschikt, Rapportage ingediend etc.) al dan niet zijn afgerond. Impressie ESF online pag. 13
5. Module Controle De module Controle is bedoeld om de in ESF online vastgelegde realisatie te toetsen aan de in het ESF-dossier aanwezige brondocumenten. In principe gebeurt dit in functiescheiding door de beherende organisatie of een organisatie die door de beherende organisatie is aangewezen. De module sluit aan bij de indeling van de module realisatie, te weten Deelnemers, Personeel, Overige kosten en Financiering. Er zijn een aantal mogelijke controles die moeten worden uitgevoerd. De weekstaten van een medewerker. (inclusief de toerekening = groepssamenstelling) Loonkosten medewerker Deelnemers. Deelnemersuren Deelnemersresultaten Materiële kosten Inkomsten Financiering Als de realisatiegegevens door de controleur eenmaal definitief zijn vastgesteld, dan kan de controleur een rapportage printen waarin alleen de goedkeurde realisatie en de bevindingen ten aanzien van het project is opgenomen. De uitvoerder is vervolgens vrij om een rapportage te printen op basis van de bevindingen waarbij de rapportage een bijzondere status van controlerapportage krijgt dan wel een rapportage te printen op basis van de eigen realisaties, geen rekeninghoudend met de door de controleur aangebrachte statussen. Impressie ESF online pag. 14
6. Rapportages Ten behoeve van alle voornoemde modules is het mogelijk om de data te presenteren in een printformat waaruit alle voor het ESF relevante gegevens blijken. Voor de ontwikkeling- en het produceren van reports wordt door ECG gebruik gemaakt van Crystal Reports XI Developer editon. Omdat deze report tool al in de internetapplicatie is geïnstalleerd, kunnen op relatief eenvoudige wijze andere reports binnen de applicatie worden gebouwd. Er kan min of meer aan alle wensen worden voldaan zolang de gewenste variabelen maar deel uitmaken van de databases. De rapportages bestaan uit weekstaten deelnemers en personeel, realisatieoverzichten inzake personele realisaties, deelnemersoverzichten, realisaties van deelnemers, kostenrealisatie-overzichten, kosten voor aanvang en na afloop, totaaloverzichten, deelnemersverklaring en formulieren. Impressie ESF online pag. 15
Cluster Binnen een cluster is het mogelijk om voor een bepaalde periode (datum van/tot) binnen de looptijd van het cluster realisatieoverzichten te printen voor de planning en realisatie m.b.t. personeel, deelnemers, overige kosten, inkomsten en financiering. Voor alle overzichten geldt dat er in het geval er een controle heeft plaatsgevonden er gekozen kan worden om wel of geen rekening te houden met de tijdens de controle aangebrachte statussen. Project Binnen een project is het mogelijk om voor een bepaalde periode (datum van/tot) binnen de looptijd van het project realisatieoverzichten te printen voor de planning en realisatie m.b.t. personeel, deelnemers, overige kosten, inkomsten en financiering. Voor alle overzichten geldt dat er in het geval er een controle heeft plaatsgevonden er gekozen kan worden om de niet-gecontroleerde of de gecontroleerde realisatie te printen. Tevens kan er voor elk overzicht gekozen worden of alle realisaties getoond moeten worden (detail) of alleen de totalen per categorie (kort). Personeel De onderstaande rapportages zijn m.b.t. de personele realisatie mogelijk: - realisatie uren in weekoverzicht (ter ondertekening) - realisatie uren per medewerker - realisatie uren en kosten per fase - realisatie uren en kosten per activiteit - realisatie uren en kosten per locatie - realisatie uren en kosten per hoofdkostensoort - realisatie uren en kosten per kostensoort Overige kosten De onderstaande rapportages zijn m.b.t. de realisatie van de overige kosten mogelijk: - realisatie kosten per fase - realisatie kosten per activiteit - realisatie kosten per locatie - realisatie kosten per hoofdkostensoort - realisatie kosten per kostensoort Inkomsten De onderstaande rapportages zijn m.b.t. de realisatie van inkomsten mogelijk: - realisatie inkomsten per activiteit - realisatie inkomsten per locatie Financiering De onderstaande rapportages zijn m.b.t. de realisatie van financiering mogelijk: - realisatie financiering per activiteit - realisatie financiering per locatie Impressie ESF online pag. 16
Kosten totaal De onderstaande rapportages zijn m.b.t. de realisatie van alle kosten, inkomsten en financiering mogelijk: - realisatie kosten per project - realisatie kosten per fase - realisatie kosten per activiteit - realisatie kosten per locatie - realisatie per hoofdkostensoort - realisatie per kostensoort Deelnemers De onderstaande rapportages zijn m.b.t. de realisatie deelnemers mogelijk: - overzicht deelnemers + tellingen conform SZW-categorieën - overzicht deelnemers + aanwezigheid documenten - overzicht deelnemers + resultaten opleidingen en eindresultaten cf. SZW - overzicht realisatie deelnemersuren per activiteit - overzicht realisatie deelnemersuren per SZW-categorie Impressie ESF online pag. 17