Notitie werkkostenregeling De Lichtenvoorde Lichtenvoorde, januari 2016 E. Huitink Manager Bedrijfsbureau
1 Status Beleidsnotitie Werkkostenregeling Auteur(s) E. Huitink, manager bedrijfsbureau Datum Februari 2016 Datum bespreking MT Maart 2016 Datum vaststelling bestuurder Datum bespreking Centrale Verwantenraad n.v.t. Datum bespreking Cliëntenraad n.v.t. Datum bespreking Ondernemingsraad Maart 2016 Datum bespreking Raad van Toezicht n.v.t. Datum evaluatie doelstelling November 2016 Datum evaluatie beleid November 2016 2
2. Inhoud: Inhoud Inhoud 1 Status... 2 2. Inhoud:... 3 3. Inleiding... 4 4. Regelingen:... 4 5. Financiële opzet voor het jaar 2016... 7 6. Bijlagen:... 8 3
3. Inleiding Per 1 januari 2015 is het verplicht voor alle bedrijven de werkkostenregeling in te voeren. De Lichtenvoorde hanteert deze regeling ook en voor 2016 is deze notitie aangepast op basis van de te verwachten werkelijkheid. De regeling houdt in dat maximaal 1,2% van het totale fiscale loon (de 'vrije ruimte') besteed mag worden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemers. Daarnaast kunnen bepaalde zaken onbelast vergoed blijven worden of worden verstrekt door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen, zoals op het gebied van arbo-voorzieningen de inentingen Hepatitis B. Over het bedrag boven de vrije ruimte dient loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80% te worden betaald. De werkkostenregeling heeft een aantal voordelen: Er kan een vast percentage van de loonsom onbelast worden vergoed en verstrekt. De meeste vergoedingen en verstrekkingen hoeven niet meer op werknemersniveau in de loonadministratie geregistreerd te worden. Er hoeft geen rekening meer gehouden te worden met de voorwaarden en beperkingen van de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen: dus meer vrijheid. De vergoedingen en verstrekkingen kunnen zonder meer in de vrije ruimte (1,2%) worden ondergebracht. Wij hoeven niet meer te toetsen of de werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt. Vergoedingen en verstrekkingen hoeven niet in de loonstrook verwerkt te worden. Binnen de werkkostenregeling kan nog steeds belast loon worden omgezet in een onbelaste vergoeding of verstrekking volgens het cafetariasysteem. 4. Regelingen: Fietsenregeling De voormalige regeling fietsenplan valt onder de werkkostenregeling. Ten opzichte van de voormalige regeling zijn de volgende wijzigingen ingevoerd: De aanschafkosten van een fiets tot maximaal 750,-- valt onder de regeling; Accessoires en verzekering vallen niet meer onder de regeling. Aan medewerkers die een e-bike willen aanschaffen wordt de mogelijkheid geboden een fiets met hulpmotor tot maximaal 1.500,-- aan te schaffen. Voor administratiekosten wordt eenmalig 12,50 in rekening gebracht. Een medewerker mag een keer per drie jaar deelnemen aan de regeling. Maximaal jaarbedrag dat hiervoor wordt ingezet wordt vastgesteld op 45.000,--. Het Hoofd van de afdeling P&O bewaakt de inzet tot het maximale jaarbedrag. 4
Terugbetaling bedrag door verlaging van het brutoloon Door inzet van een deel van het brutosalaris per maand gedurende een aantal termijnen kan het mogelijk zijn om op een fiscaal aantrekkelijke wijze eigenaar te worden van een fiets. Het totale aankoopbedrag waarvoor een fiscaal voordeel geldt, wordt in de nieuwe regeling bepaald op 750,-- voor een gewone fiets en op 1.500,-- voor een e-bike en wordt betaald door een verlaging van het brutoloon. Voorbeeld procedure: Medewerker dient aanvraag voor deelname in bij De Lichtenvoorde, afdeling P&O. Na toestemming/goedkeuring voor deelname via schriftelijke bevestiging kan een fiets of e-bike worden aangeschaft. De factuur voor de fiets/e-bike wordt door de werkgever betaald en het brutosalaris van de werknemer wordt in termijnen verlaagd tot een totaalbedrag van de nota of het maximum bedrag is bereikt. De verlaging van het loon vindt plaats in 6 of 12 maandelijkse termijnen naar keuze (vast bedrag). Wanneer de medewerker door het inzetten van een deel van het brutoloon met zijn of haar salaris onder het minimumloon komt, worden er aanvullende afspraken over het aantal termijnen gemaakt. Een medewerker mag eenmaal per drie jaar aan het fietsenplan deelnemen. Voorbeeld: Salaris 2000,-- bruto. Termijnbedrag ( 750,--: 6) 125,--. Het brutosalaris wordt verlaagd met 125,-- naar 1.875,--. Over dit bedrag wordt loonbelasting ingehouden. Bij het gemiddelde belastingpercentage van 35% betekent dit voor de medewerker een voordeel van circa 250,--. Verlaging van het bruto-inkomen kan gevolgen hebben voor sociale uitkeringen en andere inkomensgerelateerde voorzieningen: - o.a. uitkeringen van derden i.v.m. werkeloosheid en arbeidsongeschiktheid. Deze uitkeringen zijn gebaseerd op het verdiende inkomen in voorafgaande periode. Dit betekent voor alle deelnemers, dat in geval van werkeloosheid en arbeidsongeschiktheid de verlaging van het bruto-inkomen van invloed kan zijn op de hoogte van een eventuele uitkering. - Verlaging van het brutoloon kan consequenties hebben voor de vaststelling van het percentage loonheffing voor bijzondere beloning, de hoogte van de huurtoeslag en andere regelingen. - Verlaging van het bruto-inkomen heeft tevens een tijdelijke verlaging van de pensioengrondslag voor de (nabestaanden) pensioenopbouw tot gevolg. Bedrijfsfitness De Lichtenvoorde heeft in het kader van bedrijfsfitness afspraken gemaakt met Intenz Gezondheidsplan B.V. Dit is een landelijk opererend bureau, dat naast een groot deel van de administratieve handelingen afspraken heeft met veel erkende sportscholen in Nederland. Intenz houdt de kwaliteit van de sportscholen in het oog. Naast deze administratieve handelingen kan via de site van Intenz ook een aantal andere zaken geregeld worden, bijvoorbeeld het volgen van de eigen gezondheid, het downloaden van fiets- en wandelroutes, etc. De maximale vergoeding die De Lichtenvoorde hanteert is bruto 35,-- per medewerker per maand. Men is wel gebonden aan sportscholen die een afspraak hebben met Intenz Gezondheidsplan B.V. Jaarlijks zal indien de CBS-indexcijfers hier aanleiding toe geven, de hoogte van de maximale vergoeding worden bijgesteld. Evenals bij de fietsenregeling geldt ook bij deelname bedrijfsfitness een maximum jaarbedrag op stichtingsniveau. Dit jaarbedrag wordt vastgesteld op 30.000,--. Het Hoofd van de afdeling P&O bewaakt de inzet tot het maximale jaarbedrag. 5
Voorbeeld procedure: Medewerker meldt zich bij de aanvang van het abonnement bij het fitnessbedrijf/sportschool bij P&O met het verzoek voor vermindering van de abonnementskosten in aanmerking te komen (onder opgave van de maandelijkse abonnementskosten en de sportschool waar men zich wil aanmelden). De afdeling P&O controleert of de sportschool is aangesloten bij Intenz; Als aan de voorwaarden is voldaan wordt schriftelijke goedkeuring verleend. Na ontvangst van de schriftelijke goedkeuring kan de medewerker zich via de website van Intenz aanmelden bij de opgegeven sportschool. De Lichtenvoorde rekent met Intenz de abonnementskosten voor de sportschool af en houdt deze in op het salaris van de medewerker. Per medewerker wordt een bruto vergoeding met betrekking tot de abonnementskosten uitgekeerd tot een bedrag van maximaal 35,-- bruto per maand. Mobiele computerapparatuur De Lichtenvoorde verstaat onder mobiele computerapparatuur het volgende: - Tablets - Laptops De aanschafkosten tot een bedrag van 500,-- inclusief B.T.W. vallen onder de regeling; terugbetaling kan plaatsvinden in 5 of 10 termijnen. Indien gewenst mag de medewerker een hoger bedrag dan 500,-- besteden voor de aanschaf van de apparatuur, maar de besteding boven 500,-- valt niet onder de regeling. Een medewerker mag een keer per drie jaar deelnemen aan de regeling. Voor administratiekosten wordt eenmalig 12,50 in rekening gebracht. Totaalbedrag dat De Lichtenvoorde hiervoor per jaar beschikbaar stelt is 20.000,--. Het Hoofd van de afdeling P&O bewaakt de inzet tot het maximale jaarbedrag. Terugbetaling bedrag door verlaging van het brutoloon Door inzet van een deel van het brutosalaris per maand gedurende een aantal termijnen kan het mogelijk zijn om op een fiscaal aantrekkelijke wijze eigenaar te worden van mobiele computerapparatuur. Het totale aankoopbedrag waarvoor een fiscaal voordeel geldt, is in de regeling bepaald op 500,-- en wordt betaald door een verlaging van het brutoloon. Voorbeeld procedure: 1. Medewerker dient aanvraag voor deelname in bij De Lichtenvoorde, afdeling P&O. 2. Na toestemming/goedkeuring voor deelname via schriftelijke bevestiging kan de mobiele computerapparatuur worden aangeschaft. 3.a. De factuur voor mobiele computerapparatuur wordt door de werkgever betaald en het brutosalaris van de werknemer wordt in termijnen verlaagd tot een totaalbedrag van de nota of 3.b. het maximum bedrag is bereikt. Soms dient de mobiele computerapparatuur bij het afhalen direct contant aan de leverancier te worden voldaan. In dat geval kan de medewerker de factuur indienen bij De Lichtenvoorde en wordt het bedrag van de nota tot het totaalbedrag of indien de aanschafkosten hoger zijn dan 500,-- - tot het maximum bedrag van 500,-- aan de medewerker vergoed. 4. De verlaging van het loon vindt plaats in 5 of 10 maandelijkse termijnen naar keuze (vast bedrag). Wanneer de medewerker door het inzetten van een deel van het brutoloon met zijn of haar salaris onder het minimumloon komt, worden er aanvullende afspraken over het aantal termijnen gemaakt. 5. Een medewerker mag eenmaal per drie jaar aan de regeling voor mobiele computerapparatuur deelnemen. 6
Voorbeeld: Salaris 2000,-- bruto. Termijnbedrag ( 500,--: 5) 100,--. Het brutosalaris wordt verlaagd met 100,-- naar 1.900,--. Over dit bedrag wordt loonbelasting ingehouden. Bij het gemiddelde belastingpercentage van 35% betekent dit voor de medewerker een voordeel van circa 175,--. Verlaging van het bruto-inkomen kan gevolgen hebben voor sociale uitkeringen en andere inkomensgerelateerde voorzieningen: - o.a. uitkeringen van derden i.v.m. werkeloosheid en arbeidsongeschiktheid. Deze uitkeringen zijn gebaseerd op het verdiende inkomen in voorafgaande periode. Dit betekent voor alle deelnemers, dat in geval van werkeloosheid en arbeidsongeschiktheid de verlaging van het bruto-inkomen van invloed kan zijn op de hoogte van een eventuele uitkering. - Verlaging van het brutoloon kan consequenties hebben voor de vaststelling van het percentage loonheffing voor bijzondere beloning, de hoogte van de huurtoeslag en andere regelingen. - Verlaging van het bruto-inkomen heeft tevens een tijdelijke verlaging van de pensioengrondslag voor de (nabestaanden) pensioenopbouw tot gevolg. Kerstpakketten (Maximaal) jaarbedrag wordt vastgesteld op 20.000,-- (geldt alleen voor medewerkers in loondienst, vrijwilligers enz. vallen hier niet onder). De Lichtenvoorde kent een keuzevrijheid tussen een traditioneel kerstpakket en een eigen keuze voor een cadeau, te bestellen via internet. Het Hoofd van de afdeling P&O bewaakt de inzet tot het maximale jaarbedrag. Bijdrage De Lichtenvoorde aan teamuitstapjes: De Lichtenvoorde stelt jaarlijks een bedrag beschikbaar aan de teams door middel van een bedrag per medewerker. Uitgangspunt hierbij is 650 medewerkers (inclusief inval) à 25,-- = 16.250,-- per jaar. Inentingen Hepatitis B: De bedragen die wij vergoeden aan de medewerker ten behoeve van deze inenting dienen ook onder deze regeling te worden opgevoerd. Het hiermee gemoeide bedrag bedraagt 5.000,-- per jaar. Dit bedrag valt onder de arbo-voorziening. Kosten Jubileum: In 2016 bestaat De Lichtenvoorde 50 jaar. Hiervoor zullen diverse activiteiten en feesten worden georganiseerd. Het deel dat ten goede komt aan de medewerkers dient te worden opgevoerd onder deze regeling. Uitgegaan wordt van een bedrag van 25.000,--. Dit bedrag geldt natuurlijk alleen voor het jaar 2016. 5. Financiële opzet voor het jaar 2016 Vrije ruimte: 170.000,- Fietsenplan 45.000,- Bedrijfsfitness 30.000,- Mobiele computerapparatuur 20.000,- Kerstpakketten 20.000,- Teamuitstapje 16.250,- Inentingen Hepatitis 5.000,- Jubileum 2016 25.000,- Totaal 161.250,- 7
6. Bijlagen: Bijlage 1: Informatie Fietsenregeling Bijlage 2: Aanvraagformulier Fietsenregeling Bijlage 3: Informatie Bedrijfsfitness Website Bijlage 4: informatie mobiele computerapparatuur Bijlage 5: aanvraag mobiele computerapparatuur 8