Handleiding Mijn Bibliotheek- Administratie Versie 29 juni 2015 Inhoudstafel Inhoudstafel... 1 Links... 2 Aanmelden... 2 Beginscherm... 3 Beheer... 4 1. Bibliotheek... 4 2. Welkomboodschap... 9 3. Gebruikers... 12 Rapportering... 17 Tickets... 17 1
Links Mijn Bibliotheek-administratie http://mijn.bibliotheek.be/administratie Aanmelden Aanmelden kan met een gebruikersnaam en paswoord dat je kunt opvragen bij helpdesk@bibnet.be. Er is één login per bibliotheek. Voor bibliotheken die werken met Mijn Bibliotheek-tickets: de login is hetzelfde als voor http://mijn.bibliotheek.be/tickets. De ticketmodule is integraal opgenomen in Mijn Bibliotheek-administratie. Een belangrijke module binnen Mijn Bibliotheek-administratie is de rapportering. De handleiding voor de rapportering is uitgewerkt in een afzonderlijk document: http://www.bibnet.be/portal/page/portal/8baaf962d4e245f3b9404179def15624 2
Beginscherm Op het beginscherm van Mijn bibliotheek-administratie zijn vier blokken beschikbaar: - Beheer: voor alle bibliotheken. - Rapportering: voor alle bibliotheken. - Tickets: enkel voor bibliotheken die werken met tickets. - E-boekenkaarten: enkel voor bibliotheken die een abonnement hebben op e-boeken. 3
Beheer 1. Bibliotheek Op het Bibliotheekscherm kun je een aantal instellingen aanpassen voor jouw bibliotheek: 4
De instellingen zijn: 1.1 Naam Je kan de naam van je bibliotheek aanpassen (standaard staat de benaming uit de BIOS ingesteld). 1.2 E-mail Je kan het e-mailadres van je bibliotheek aanpassen. De berichten van het Mijn Bibliotheek-contactformulier worden hier naar gestuurd (standaard staat het e-mailadres uit de BIOS ingesteld). 1.3 E-mail aankoopsuggesties Aankoopsuggesties via het contactformulier (https://mijn.bibliotheek.be/portal/rest/contact?selectedcategory=aankoopsuggestie) worden verstuurd naar het bovenstaand e-mailadres tenzij in dit veld een andere e- mailadres wordt gebruikt. Dit is handig om aankoopsuggesties rechtstreeks te versturen naar de aankoopverantwoordelijke. 1.4 Label bij koppelen bibliotheekkaart Dit label kan in 3 talen ingesteld worden en staat voor het veld voor het invoeren van het bibliotheekkaartnummer of rijksregisternummer. Dit label is bij PBS-bibliotheken standaard ingesteld maar kan je in de administratie overschrijven. 1.5 Label bij paswoord bibliotheekkaart Dit label kan in 3 talen ingesteld worden en staat voor het veld voor het invoeren van het paswoord of familienaam. Dit label is bij PBS-bibliotheken standaard ingesteld maar kan je in de administratie overschrijven. 1.6 Info over koppelen bibliotheekkaart Deze helptekst verschijnt als hulptekst/tooltip in de registratieprocedure of bij het toevoegen van een lidmaatschap. De tekst kan in 3 talen ingevoerd worden. Het is mogelijk html-opmaak te gebruiken in dit tekstvak, maar aangezien het weergave vak klein is, moet dit goed getest worden. Dit label is bij PBS-bibliotheken standaard ingesteld maar kan je in de administratie overschrijven 5
1.7 Info over paswoord bibliotheekkaart Deze helptekst verschijnt in de registratieprocedure wanneer een gebruiker zijn bibliotheekkaart wil koppelen. De tekst kan in 3 talen ingevoerd worden. Het is mogelijk html-opmaak te gebruiken in dit tekstvak, maar aangezien het weergave vak klein is, moet dit goed getest worden. Voorbeeld: 6
1.8 Infotekst die bovenaan Bibliotheekscherm getoond wordt Hiermee kan je bovenaan het Bibliotheek-scherm informatie van de bibliotheek tonen. Deze kan in het Frans en het Engels ingesteld worden, standaard is het de Nederlandse versie. Het is mogelijk html-opmaak te gebruiken in dit tekstvak. Resultaat: 1.9 Vervaldatum lidmaatschap: Er zijn 3 velden die ingesteld moeten worden als er een eigen boodschap ingesteld wordt. 1.9.1 Toon waarschuwing vervaldatum: De optie Gebruik PBS default neemt de setting van het bovenstaande PBS(/connector) niveau over. Momenteel kan deze enkel bekeken worden in de UI van Mijn Bibliotheek. De setting op PBS/connector niveau wordt door Bibnet ingesteld. Als je dit wilt overschrijven op bibliotheek niveau moet je hier kiezen voor de optie Toon wel of Toon niet. Indien je Toon wel kiest, moeten de volgende 2 velden ook ingevuld worden. Bij Toon niet worden al de waardes leeg gemaakt van de volgende 2 velden. 1.9.2 Waarschuwing vervaldatum drempel waarde (dagen): Hier vul je een getal in dat het aantal dagen aanduidt wanneer de boodschap getoond moet worden, vb: 14 Als je 14 invult, dan wordt op 14 dagen voor de vervaldatum van het lidmaatschap de ingestelde boodschap getoond aan de gebruikers van de bibliotheek. 1.9.3 Waarschuwing vervaldatum: Dit bevat de boodschap die aan de gebruiker wordt getoond in de Mijn Bibliotheek 7
omgeving. De boodschap wordt als een rode melding getoond aan de gebruiker op de detailpagina van een specifiek lidmaatschap, zie hieronder. De notatie {0} kan je gebruiken om een dynamisch getal in te stellen in je boodschap, deze wijzigt dan op basis van de effectief aantal dagen tot het lidmaatschap vervalt. Vb: Je lidmaatschap vervalt over {0} dagen. Om dit te verlengen, kan je terecht in de bibliotheek. Deze boodschap kan je instellen in het Frans en het Engels, standaard wordt de de Nederlandse versie getoond. Een ingevuld voorbeeld: Dit geeft in de Mijn Bibliotheek omgeving: 1.10 Opslaan: vergeet je aanpassingen van de instellingen niet op te slaan! 1.11 Informatie: onderaan de pagina kan je de instellingen controleren die aan de kant van Bibnet worden beheerd. Zo zie je bijvoorbeeld welke IP-adressen staan ingesteld en welke rechten jouw bibliotheek heeft op welke digitale collecties. 8
2. Welkomboodschap Elke bibliotheek kan zelf een welkomboodschap instellen die een gebruiker één keer te zien krijgt wanneer hij aanmeldt. De welkomboodschap is een venster dat bovenop de Mijn Bibliotheek-pagina s verschijnt (een lightbox, moderne variant van de pop-up) en ziet er als volgt uit: De inhoud van de welkomboodschap kun je volledig zelf instellen en opmaken in html, zie hieronder voor de instructies. 9
Deze boodschap kan je instellen in het Frans en het Engels, standaard wordt de de Nederlandse versie getoond. De in te stellen velden: 2.1 Tekst op knop: mogelijkheid om de tekst op de knop aan te passen (de standaard tekst is Sluiten ). 2.2 Sluitbaar: mogelijkheid om al dan niet een kruisje rechts bovenaan te tonen waarmee de gebruiker het venster kan sluiten (standaard is het Ja ). 2.3 Nieuwe boodschap: (dit veld krijg je pas te zien nadat je de eerste boodschap hebt bewaard) je krijgt twee mogelijkheden: - Nee: je bewaart enkel een update van de bestaande boodschap (bv. je hebt een tikfout opgemerkt en verbeterd): gebruikers die de boodschap al gezien hebben, krijgen ze niet meer te zien. - Ja: je bewaart een nieuwe boodschap: alle gebruikers krijgen je nieuwe boodschap te zien. 10
2.4 Status: (dit veld krijg je pas te zien nadat je de eerste boodschap hebt bewaard) hiermee kan je de boodschap zichtbaar of niet zichtbaar zetten (bv. omdat de boodschap niet langer van toepassing is). 2.5 Einddatum Je kan een einddatum voor de welkomboodschap instellen. Dit is handig voor bv. sluitingsdagen aan te kondigen. 2.6 Bewaar Vergeet niet je welkomboodschap te bewaren. 2.7 Toon voorbeeld Hiermee kun je een voorbeeld bekijken van hoe je welkomboodschap eruit zal zien. Let op: gebruik boodschappen spaarzaam en doordacht! Welkomboodschappen zijn een dominante vorm van communicatie om al je leners die online verlengen of reserveren te bereiken. Maak je er teveel en slecht gebruik van, dan wek je snel frustratie op en zal iedereen de boodschap wegklikken zonder te lezen. Een aantal voorbeelden waarin welkomboodschappen nuttig kunnen zijn: de bibliotheek is 14 dagen gesloten (van en tot datum vermelden), de bibliotheek biedt een nieuwe dienst aan bv. Gopress, e-boeken, Fundels,... Let op je taalgebruik; spreek je lener rechtstreeks aan met een zo kort en duidelijk mogelijke boodschap. Kortom, gebruik een welkomboodschap wanneer dit echt nodig is. 11
3. Gebruikers 3.1 Lijst van gebruikers In het gebruikersmenu vind je een lijst van alle profielen die hun bibliotheeklidmaatschap hebben gekoppeld aan jouw bibliotheek. De lijst is standaard gesorteerd op de laatst aangemaakte profielen. Onderaan de tabel zie je het totale aantal profielen. Op deze pagina kan je snel zoeken op naam, e-mail adres en/of bibliotheekkaartnummer zoeken. Op zowel naam, e-mail en bibliotheekkaartnummer kan je zoeken met een wildcard: met een asterisk of * kan je links of rechts meerdere letters vervangen bv. met *rik vind je ook frederik, met *rik* vind je ook frederik en frederika. 3.2 Uitgebreid zoeken Met de link Uitgebreid zoeken krijg je een zoekformulier met meer mogelijkheden: - Gebruikersnaam (uit Mijn Bibliotheek) - E-mailadres (uit Mijn Bibliotheek) - Bibliotheekkaartnummer (uit het bibliotheeksysteem) - Aangemaakt vanaf (uit Mijn Bibliotheek) - Aangemaakt tot (uit Mijn Bibliotheek) - Laatst ingelogd vanaf (uit Mijn Bibliotheek) - Laatst ingelogd tot (uit Mijn Bibliotheek) - Geboortedatum vanaf (uit Mijn Bibliotheek) 12
- Geboortedatum tot (uit Mijn Bibliotheek) - Gemeente (uit Mijn Bibliotheek) - Geslacht (uit Mijn Bibliotheek) - E-boekenkaart code (uit Mijn Bibliotheek) - UUID (uit Mijn Bibliotheek) (UUID is voor interne toepassing) Bij alle zoekopdrachten kun je een wildcard * (asterisk) gebruiken om links of rechts meerdere letters te vervangen. Dit kan niet met het bibliotheekkaartnummer. Je kan met je muis over de i gaan om een hulptekst/tooltip te krijgen met meer informatie over het tekstvak. 13
3.3 Lijst gebruikers exporteren De link Exporteer alle 49 leden dient om het resultaat van je zoekopdracht of alle gebruikers te exporteren. De export wordt opgeslagen op je computer in een csv-bestand dat je makkelijk kan omzetten naar Excel. 3.4 Gebruikersdetails bekijken of bewerken Met een klik op de Bewerk-link of de gebruikersnaam (zie de afbeelding hierboven) kan je de details van een gebruiker bekijken en eventueel bewerken. Er zijn verschillende tabs: 14
3.4.1 Profiel De eerste tab is profiel, hier zie je de profielgegevens van de gebruiker. Je kunt hier bijvoorbeeld het paswoord van de gebruiker resetten en bekijken tot welke online collecties deze gebruiker toegang heeft. 3.4.2 Bibliotheken Hier zie je de bibliotheeklidmaatschappen van de gebruiker. Dat kunnen meerdere bibliotheken zijn. Ook bibliotheken die tickets gebruiken, zien hier het lidmaatschap via het gekoppeld ticket, met onder andere het ticketnummer en de geldigheid. 15
3.4.3 E-boeken Hier kan je kijken naar de codes van de E-boeken kaarten die gebruikt zijn en hoeveel boeken hiervan reeds gebruikt zijn. 3.4.4 Fundels Het gebruik van Fundels kan ongeveer op dezelfde manier bekeken worden. 16
Rapportering Voor het raadplegen van de rapportering verwijzen we naar de handleiding Mijn Bibliotheek-rapportering: http://www.bibnet.be/portal/page/portal/8baaf962d4e245f3b9404179def15624 Tickets Voor het aanmaken van tickets verwijzen we naar de handleiding Mijn Bibliotheek-tickets: http://www.bibnet.be/portal/page/portal/92a433bf3f354792bbaa80e0f2319a43 17