Visie & strategie van de Vereniging van Eigenaars. Organisaties die duidelijke strategische keuzes maken en deze consequent doorvoeren, zijn succesvoller dan organisaties die van alles een beetje doen. Dat stelde ooit oerstrateeg Michael Porter. De vraag die wij u willen voorleggen is of dit wellicht ook voor Verenigingen van Eigenaars van toepassing is. Wat zijn nu de voordelen van een VvE visie ofwel een VvE beleidsplan. Een strategisch beleidsplan schetst de weg naar de toekomst. Waar staat de Vereniging van Eigenaars nu en waar gaat het heen met de VvE? Daarmee is een beleidsplan de ruggengraat van het verdere beleid van de VvE en de basis voor alle beslissingen die op de korte en middellange termijn wordt genomen over onderhoud, bestuurlijke zaken, financiën, duurzaam ondernemen, cultuur binnen het appartementgebouw, etc. etc. Trends en ontwikkelingen Eigenlijk is het ontwikkelen en opstellen van een beleidsplan nog belangrijker dan het eindproduct zelf. Trends en ontwikkelingen kunnen in de beleidsnotitie worden meegenomen en onze ervaring leert dat een VvE tot veel meer in staat is dan alleen het realiseren van de primaire doelstellingen. In de discussie over tal van onderwerpen die binnen en buiten het VvE beleid vallen heeft iedere eigenaar zo zijn opvattingen maar in de discussies over deze onderwerpen distilleert zich als bijna vanzelf in gemeenschappelijke standpunten. Volgens ons kunnen en mogen VvE s grensverleggend handelen wanneer dit het algemeen en individueel belang van eigenaars dient. Het collectief eigenaars kan een factor van betekenis zijn bij aanvullende dienstverlening. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan een zorgarrangement voor alle eigenaars of een gemeenschappelijk contract voor TV-Internet & Telefoon of bijvoorbeeld een taxi service. En nu de concrete voordelen van een beleidsplan; Een beleidsplan is een weergave van uitgangspunten op hoofdlijnen zoals die binnen de Algemene Leden Vergadering door de eigenaars wordt ervaren. Een beleidsplan is geen statisch geheel maar volgt trends en ontwikkelingen zolang de VvE hieraan blijft werken. In een beleidsplan zijn op hoofdlijnen uitgangspunten geformuleerd waarbinnen een VvE bestuur, commissies en de Algemene Leden Niets uit deze tekst mag worden gekopieerd en/of gepubliceerd zonder toestemming van de stichting Apartwonen. Pagina 1
Vergadering kan werken. Er is duidelijkheid over onderwerpen die niet dagelijks op de agenda staan zoals bijvoorbeeld; welke cultuur streven wij na binnen ons appartementgebouw, of, hoe levensloopbestendig moet ons woongebouw zijn en wat is ons milieubeleid. Doelstellingen van de VvE. In de uitvoering van haar taken is de Vereniging van Eigenaars sterk gebonden aan wettelijke regels van het Burgerlijk Wetboek en de daaruit voortvloeiende Splitsingsakte, Model Reglement en het Huishoudelijk Reglement. Binnen deze kaders dient een VvE te handelen. Deze wettelijke kaders zijn vooral van toepassing op de definities van bijvoorbeeld de algemene ruimten maar ook de statuten van de VvE, de spelregels voor de Algemene Leden vergadering en de wijze waarop verantwoording dient te worden afgelegd over het financieel beleid. Tot zover geen misverstanden over de kaders waarbinnen een VvE dient te acteren. Maar er is natuurlijk meer dan alleen maar de wettelijke bepalingen. Wij kunnen ons goed voorstellen dat een VvE een visie wil ontwikkelen over bijvoorbeeld; Het kwaliteitsniveau waarop onderhoud wordt gepleegd aan het appartementgebouw. De levensloopbestendigheid van het appartementgebouw. Domotica/ woonautomatiserings beleid. Inkoopbeleid van de VvE. De [maximale] hoogte van de voorschotbijdrage. Het niveau van de kosten en de kwaliteit van diensten. De kwaliteit [cultuur] van het samenwonen in een appartementgebouw. Niets uit deze tekst mag worden gekopieerd en/of gepubliceerd zonder toestemming van de stichting Apartwonen. Pagina 2
Informatie & communicatie tussen bestuur, beheerder en appartementeigenaars. De maatschappelijke rol van de VvE in de wijk of de plaats. Denk daarbij aan mantelzorg, milieubeleid van de buurt of het buurtfeest. Het duurzaam ondernemen van de VvE. Er zijn nog tal van onderwerpen te bedenken en te benoemen waar een VvE een visie over zou kunnen ontwikkelen. Om overeenstemming te krijgen over een visie binnen de VvE is het van belang om draagvlak te creëren. Wij adviseren voor het ontwikkelen van intern beleid het samenstellen van een werkgroep VvE Beleid waarin vertegenwoordigd zijn leden van het bestuur, appartement eigenaars alsook de beheerder. Voor de beheerder is er vooral een rol weggelegd als procesbegeleider. Van de beheerder mag de VvE een professionele inbreng verwachten met betrekking tot ondersteuning van een beroepsmatige en beleidsmatige inbreng. Het zal duidelijk zijn dat alle appartementeigenaars betroken dienen te zijn bij een visie ontwikkeling en een werkgroep zou er ons inziens ook goed aan doen om vooraf door middel van een enquête de meningen van de appartementeigenaars eerst te inventariseren. [zie bijlage] De deelnemers van de werkgroep communiceren intensief met elkaar dwars door de segmenten van bestuur, beheerder en eigenaars heen. Ze wegen belangrijke ontwikkelingen af en bepalen op grond daarvan de strategische keuze. Een goede exercitie is het inschatten van een aantal trends binnen de Vereniging van Eigenaars, de buurt of de stad en de gevolgen hiervan voor de vraag naar de diensten en de competenties van de VvE. Deze werkgroep levert uiteindelijk een concept strategische koers en een aantal speerpunten op voor de komende jaren. Ons advies is om te kiezen voor een beleidsperiode van maximaal 3 jaar. In onze snel veranderende samenleving zal blijken dat na drie jaar de bakens over sommige onderwerpen weer verzet moeten worden. Uiteraard zal de VvE visie als een discussiestuk binnen de Algemene Leden Vergadering geagendeerd moeten worden. Misschien is het zelfs wel Niets uit deze tekst mag worden gekopieerd en/of gepubliceerd zonder toestemming van de stichting Apartwonen. Pagina 3
wenselijk om een buitengewone Algemene Leden Vergadering te organiseren over dit onderwerp zodat alle aspecten van beleid uitvoerig bediscussieerd kunnen worden. Als er na interne discussie binnen de Algemene Leden vergadering een beleid op verschillende punten is geformuleerd is het van belang om een strategie te ontwikkelen om deze op korte of langere termijn te realiseren. Speerpunten van geformuleerd beleid zijn eenvoudig te vertalen naar praktische uitvoering en geven het bestuur sturing en vooral ondersteuning aan het dagelijks handelen binnen de VvE. Ondanks een goed VvE beleid blijft de menselijke maat, communicatie en informatie ven wezenlijk belang voor de kwaliteit van beheer van een VvE. Een beleidsplan is geen garantie voor een goede interactie tussen bestuur en eigenaars laat staan voor een prettige woon/leefomgeving. Maar een beleidsplan kan wel duidelijkheid verschaffen over collectieve uitgangspunten en een toekomstgericht beheer van een VvE. Dat lijkt ons voorlopig al meer dan voldoende. De eigenaars enquête. Om een goed inzicht te krijgen van wat er daadwerkelijk leeft binnen een VvE is het van belang om eerst een enquête te houden onder de eigenaars van het appartement gebouw. De informatie uit deze enquête levert het ruwe materiaal aan voor het beleidsplan. De commissie kan daarbij gebruik maken van de 8 stappen checklist om tot goede afwegingen en keuzes te komen. 9 stappen checklist 1. Wat willen eigenaars verbeteren c.q. aanpakken? 2. Analyse van wat zijn hoofdzaken en wat zijn de bijzaken. 3. Wat willen we daarmee bereiken? (doelstelling) 4. Om wie gaat het? (doelgroep omschrijven) 5. Met wie gaan we dit doen? (samenwerking) 6. Wat gaan we doen? (actie) 7. Wat mag het kosten? (financiën) 8. Hoe lang mag het duren? (tijdspad) 9. Hoe is het gegaan? (evaluatie) Niets uit deze tekst mag worden gekopieerd en/of gepubliceerd zonder toestemming van de stichting Apartwonen. Pagina 4
Door gebruik te maken van een enquête zullen veel eigenaars zich herkennen in de problematiek die behandeld wordt. Het lijkt ons dan ook wenselijk om de eigenaars zo snel mogelijk in kennis te stellen van de uitslagen van de enquêtes. Daarnaast is het van belang om een tijdspad bekend te maken zodat eigenaars weten wanneer men welke informatie kan verwachten. Met de uiteindelijke presentatie van een beleidsplan is er voor de VvE een goede reden om dit met enig ceremonieel te omlijsten en in een gezamenlijke bijeenkomst en hierop het glas te heffen. Niets uit deze tekst mag worden gekopieerd en/of gepubliceerd zonder toestemming van de stichting Apartwonen. Pagina 5
Checklist algemeen beleidsplan Vereniging van Eigenaars. Deze enquête is bedoel om meer inzicht te krijgen in de ervaringen en wensen van eigenaars waardoor het mogelijk is om een VvE beleid te ontwikkelen dat kan rekenen op voldoende draagvlak binnen de VvE. Aan de hand van de uitslagen van de enquête zal een werkgroep een eerste aanzet geven tot een concept beleidsplan voor de komende jaren. Uiteraard zullen wij u als eigenaar binnenkort uitnodigen om deel te nemen aan een discussie omtrent het beleidsplan. Deze enquête kunt u anoniem invullen en inleveren uiterlijk voor..bij. 1. Organisatiestructuur: Ja Nee Kan beter Voldoet de huidige VvE structuur aan uw wensen? Voldoet het huidige bestuur aan uw verwachtingen? Voldoet de kascommissie uw inziens Voldoet de technische commissie uw inziens 2. Bestuursstructuur: Ja Nee Kan beter Is de samenstelling van het bestuur overeenkomstig de statuten? Staan de taak/functieomschrijvingen van het bestuur op papier? Is de verslaglegging van de A.L.V. voldoende duidelijk. Is de besluitvorming binnen de ALV correct cq rechtmatig volgens u? Wordt voldoende gecommuniceerd tussen bestuur en leden? Zijn er volgens u voldoende Algemene Leden Vergaderingen? Wordt u voldoende geïnformeerd over de agenda van de A.L.V.? Maakt u gebruik van een volmachtformulier? Ontvangt u de uitnodiging voor de A.L.V. vroegtijdig> Is u bekend wie de beheerder is. Kent u de taken en bevoegdheden van de beheerder Bent u geïnteresseerd in de bestuurlijke zaken van de VvE. 3. Financiën: Ja Nee Kan beter Voert de VvE volgens u een goed financieel beleid? Zijn er volgens u voldoende financiële reserves Hebt u voldoende inzicht in de begroting? Hebt u voldoende inzicht in de jaarrekening? Is een hogere voorschotbijdrage voor u acceptabel? Niets uit deze tekst mag worden gekopieerd en/of gepubliceerd zonder toestemming van de stichting Apartwonen. Pagina 6
4. Communicatie: Ja Nee Kan beter Wordt u voldoende geïnformeerd over alle zaken van de VvE? Is er ook communicatie met het bestuur? Is er communicatie met verschillende commissies? Zou de communicatie tussen u en de VvE verbetert moeten worden? Zo ja, op welke wijze.. 5. Technisch beleid: Ja Nee Kan bete Is u het meerjaren onderhoudsplan bekend? Bent u tevreden over de staat van onderhoud van het gebouw? Vindt u dat het gebouw levensloops bestendig is? Ja Nee Kan beter Worden technische klachten volgens u snel verholpen? Is het inkoopbeleid voor u inzichtelijk? Wilt u inzage in contracten met leveranciers Is er volgens u beleid m.b.t. energie verbruik? Denkt u dat er mogelijkheden zijn voor energiebesparingen? Bent u tevreden over het onderhoud van de tuin? Bent u tevreden over het onderhoud van de liftinstallatie? Bent u tevreden over het schoonmaakonderhoud? Hebt u wensen m.b.t. technische voorzieningen in het gebouw? Is de beheerder of bestuur voldoende aanspreekbaar voor klachten? 6. Infrastructuur, Parkeren en Milieu. Ja Nee Kan beter Zijn er volgens u voldoende parkeerplaatsen? Is de bewegwijzering op het terrein voldoende duidelijk? Bent u tevreden met de parkeergarage? Is er een duidelijk parkeerbeleid? Is de afvalvoorziening goed geregeld? Is er sprake van afvalscheiding? 7. Gebouw veiligheid: Ja Nee Kan beter Is het woongebouw volgens u voldoende veilig? Moeten er volgens u verbeteringen komen m.b.t. veiligheid? Zijn er volgens u brandblusmiddelen aanwezig? Is er een brandinstructie voor alle bewoners? Heeft de VvE een rookbeleid? 8. Vrijwilligersbeleid: Ja Nee Kan beter Is er beleid gericht op de vrijwilligers/eigenaars? Worden vrijwilligers structureel begeleid en ondersteunend? Worden de afspraken die met vrijwilligers worden gemaakt ook schriftelijk vastgelegd? Niets uit deze tekst mag worden gekopieerd en/of gepubliceerd zonder toestemming van de stichting Apartwonen. Pagina 7
9. Lief en leed: Ja Nee Kan beter Is vastgelegd hoe te handelen bij: Een overlijden van een bewoner? Een geboorte? (langdurige) zieken? Verjaardagen? Huwelijk? Jubilea? Vertrek bestuursleden / beheerder? 10. Maatschappelijke ontwikkelingen: Ja Nee Kan beter Is er (voldoende) aandacht voor (externe) maatschappelijke ontwikkelingen? Ja Nee Kan beter Vindt structureel overleg plaats met de gemeente over maatschappelijke ontwikkelingen? Komen deze ontwikkelingen structureel terug op de agenda van de Algemene Leden Vergaderingen? 11. Samenwerkingsverbanden: Ja Nee Kan beter Werkt de VvE samen met andere VvE s c.q. organisaties? Zou samenwerking met andere VvE s zinvol kunnen zijn? Is er volgens u inkoopvoordeel te behalen bij samenwerking? 12. Verzekeringen. Ja Nee Kan beter Bent u van mening dat de VvE voldoende verzekerd is voor; -Opstalverzekering -WA verzekering. -Glasverzekering -Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. Bent u van mening dat de VvE een contract zou moeten aangaan met een Bureau voor rechtshulp? Cq Rechtsbijstandverzekering? Niets uit deze tekst mag worden gekopieerd en/of gepubliceerd zonder toestemming van de stichting Apartwonen. Pagina 8
Overige opmerkingen over bovengenoemde rubrieken kunt u hier vermelden 1. Organisatiestructuur-------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2. Bestuursstructuur------------------------------------------------------------------------------------------ 3. Financien----------------------------------------------------------------------------------------------------- 4.Communicatie----------------------------------------------------------------------------------------------- 5. Technisch beleid-------------------------------------------------------------------------------------------- 6.Infrastructuur----------------------------------------------------------------------------------------------- 7. Gebouwveiligheid------------------------------------------------------------------------------------------- 8.Vrijwilligersbeleid------------------------------------------------------------------------------------------- 9. Lief & leed--------------------------------------------------------------------------------------------------- 10. Maatschappelijke ontwikkelingen--------------------------------------------------------------------- 11.Samenwerkingsverbanden------------------------------------------------------------------------------- 12.Verzekeringen---------------------------------------------------------------------------------------------- Niets uit deze tekst mag worden gekopieerd en/of gepubliceerd zonder toestemming van de stichting Apartwonen. Pagina 9
Datum: Niet verplicht tot invullen Naam:------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Voorletters:----------------------------------------------------------------------------------------------------- Adres:------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Huisnummer:--------------------------------------------------------------------------------------------------- Postcode:-------------------------------------------------------------------------------------------------------- Plaats.:--------------------------------------------------------- Niets uit deze tekst mag worden gekopieerd en/of gepubliceerd zonder toestemming van de stichting Apartwonen. Pagina 10