2 Verslag van de commissie Kwaliteit en Veiligheid Stichting Pro Senectute gehouden te Amsterdam, op 25 april 2013 om 11.00 uur. Aanwezig: Tevens aanwezig: Afwezig: de heer J.J. Collette (JC) de heer W. Veenhoven (WV) mevrouw H. Henny-van Hoytema (HH) de heer B. Magielse (BM) de heer T. Rutteman (TR) mevrouw C. Broer (FB) - Notulen CC: Status: VPS/SPS definitief 1. Opening Actie BM meldt dat hij een verslag van de commissie Plus heeft ontvangen inzake een werkbezoek aan Waalsdorp. BM vraagt of dit niet valt onder de commissie kwaliteit en veiligheid (CKV). HH geeft aan dat dit zo is. Het bezoek dat door sommigen als een audit wordt gezien, is geen audit maar een werkbezoek. Er worden wel dingen gesignaleerd en in een verslag vastgelegd. BM ontvangt dit verslag. Hij vindt dat er zicht moet zijn op verbeterpunten. BM zal voor het verslag over Waalsdorp de regiodirecteur om verbeterpunten vragen en die rapporteren aan de CKV. JC opent vervolgens de vergadering en heet allen welkom. 2. Notulen vorige vergadering 1 maart 2013 Tekstueel: er zijn geen aanpassingen. Naar aanleiding van het verslag: Pag 2, alinea voor punt 4: JC vraag hoe we de verankering van klachten gaan doen. WV stelt voor een actielijst te maken, dit wordt afgesproken. Pag 3, punt 5 laatste deel: HH vraagt hoe we dit vastleggen. BM antwoordt dat meer moet worden aangegeven waar punten liggen en de acties die daarop genomen worden. Pag 3, punt 6: WV vraagt of het aantal stukken en notulen die toegestuurd worden naar de CKV niet te veel wordt om allemaal te lezen. BM antwoordt dat het aantal stukken meevalt, zeker die van de inspectie. De notulen van de centrale cliëntenraad komen 4x per jaar. JC merkt op dat als nieuwe commissie wij nog zoekende zijn. We moeten informatie krijgen om een beeld van de organisatie te krijgen. BM merkt op dat het handig en nuttig is sommige punten uit andere vergaderingen in de CKV ook te bespreken. TR vraagt of het dan altijd aan kwaliteit is gerelateerd. Voorbeeld is de nieuwe te bouwen appartementen in Wildhoef waar tijdens de renovatie van het huidige Wildhoef 2 bewoners tijdelijk in 1 appartement komen te wonen. BM geeft aan dat voor de bewoners dit wel onder kwaliteit valt. 1
HH stelt voor als vast agendapunt punten van andere vergaderingen op te nemen. WV wil nog even op punt 2 CQ index van pagina 1 terugkomen. De relatie met de financiële kant baart hem zorgen. Het feit dat je niet boven gemiddeld uitkomt en dat je dan gekort wordt. WV vraagt om welk bedrag het gaat. TR schat dat het ongeveer 3% zal zijn, BM schat het lager in. BM heeft begin mei aanstaande weer een gesprek met het zorgkantoor. Hij heeft het idee dat dit criterium niet blijft. Dit jaar nog wel, maar volgend jaar niet meer. TR geeft aan dat hij bij het volgende agendapunt hierop terug komt. HH merkt op dat grotere zorgorganisaties ook geen 100% ontvangen, want zij kunnen efficiënter werken volgens het zorgkantoor. BM heeft met de controller een analyse gemaakt die zij mee willen nemen naar het gesprek met het zorgkantoor. Er is veel discussie op landelijk niveau over inkoopinstructies. BM komt erop terug na het gesprek met het zorgkantoor. De notulen worden vastgesteld. 3. Te publiceren kwaliteitsindicatoren ^) TR deel een verslag uit en licht deze toe. De cijfers van 2012 komen op de website kiesbeter te staan. De criteria zijn moeilijk te interpreteren. Het verkeerd invullen van de vraag kan grote gevolgen hebben. BM merkt op dat onze doelgroep redelijk zelfstandig en autonoom is. Zij accepteren niet gemakkelijk achteruitgang. TR: Zorginhoudelijk scoort PS boven het landelijk gemiddelde. Op locaties worden locale punten opgepakt. Dit wordt met de locale cliëntenraad besproken. Zij moeten hier ook voor tekenen. Voorgaande jaren hadden de zorgkantoren alleen de gecorrigeerde scores. Nu hebben zij ook de ruwe scores, wat gunstig is. WV vraagt wie de ruwe scores aanpast. TR antwoordt dat dit door een landelijk ingehuurd bedrijf gebeurt. De journalisten gebruiken deze aangepaste cijfers voor de lijstjes zoals bv in de Elsevier. BM wil niet te gemakkelijk naar de cijfers kijken en de berekenmethodes. Hij wil de minpunten oppakken en verbeterplannen opstellen. Op een aantal punten moeten en kunnen we beter doen. We moeten kritisch zijn en elkaar erop aanspreken als zaken niet goed gaan. Bijvoorbeeld de schoonmaak in Oranjestein: dit adequaat oppakken en eventueel maatregelen treffen. Uit de lijst komt naar voren dat de schoonmaak in deze locatie minder is dan op andere locaties. In Oranjestein is de ruimte na de verbouwing minder geworden kwa omvang, dus je zou verwachten dat meer tijd aan schoonmaak kan worden besteed. JC vraagt of dit aan de raad van toezicht wordt gemeld. BM antwoordt dat de notulen van deze vergadering bij de eerstvolgende vergadering van VPS/SPS op de agenda staan. 4. Kwaliteitssysteem Pro Senectute TR: Vanuit de vorige vergadering kwam de vraag hoe ons kwaliteitssysteem in elkaar zit. 2
JC: Vraag is waar de CKV op moet letten. TR: Het kwaliteitssysteem is ingericht volgens de ISO-normering voor de zorg. Voorheen hanteerde PS HKZ, maar deze was heel strak geformuleerd. Had een hele strakke norm. Bij ISO is de wet- en regelgeving geïntegreerd. Er wordt op een andere manier naar kwaliteit gekeken. De plan-do-check-act cyclus wordt gehanteerd. Er wordt gewerkt met een primair en secondair niveau. Primair betreft de zorg, secondair de ondersteunende afdelingen. Management informatie is cruciaal (secondair niveau). Op primair niveau zijn er ook allerlei metingen zoals het zorgleefplan voor de cliënten en de CQ-index. BM: In de laatste audit kwam naar voren dat er niet voldoende naar het zorgleefplan werd gekeken. TR: Uit de CQ-index blijkt dat op zinvolle dagbesteding laag is gescoord. Daar zie je dus terug dat de zorgleefplannen niet goed of onvoldoende worden gebruikt. HH: ISO kijkt meer naar de praktijk en niet de processen. TR: HKZ was veel strenger, ISO heeft een andere benadering. Wat is je visie en doelstelling? JC: Je wilt ook weten hoe je het systeem invult. Met welke visie. Wordt daar ook naar gekeken? TR antwoordt dat daar naar wordt gekeken. Het meerjarenbeleid is zeer belangrijk. Visie en missie zijn de kern en basis. Daar bouw je alles omheen. Dat gebeurt op alle niveaus (medewerkers, management, directie). BM geeft aan dat organisatieontwikkeling en sturing ook een onderdeel van kwaliteit is. Op papier is alles geregeld, maar in de praktijk moet het nog uitgevoerd worden. Elkaar aanspreken als iets niet goed gaat, moet verbeterd worden. Afgelopen tijd is er al een slag gemaakt ter verbetering, maar nog niet op alle locaties is dit rond ofwel het kan altijd beter en daar moeten we naar blijven streven. BM: Laatst was er een terugkomdag van de projectgroep kleinschalig wonen. Overgang naar kleinschalig wonen vraagt veel van de medewerkers. Veel medewerkers komen nog met opmerkingen ja, maar.. Dit is toch een teken dat het nog niet goed verankerd is. 5. Jaarverslagen Hilde Bleichrodt Dit onderwerp wordt naar de volgende vergadering gebracht, want dan is Hilde Bleichrodt aanwezig. JC meldt dat we kennis hebben genomen van de inhoud, het valt allemaal mee. BM meldt dat er een punt is die via de klachtencommissie loopt. Servicekosten Oranjepark. BM en HH hebben samen een gesprek gehad met de cliëntenraad Oranjepark. Deze situatie geeft onrust op de locatie. BM heeft dit onderwerp bij de vergadering van de centrale cliëntenraad in maart jl besproken. De voorzitter van de cliëntenraad Oranjestein is bemiddelaar voor de cliëntenraad Oranjepark. BM geeft aan dat er een controversie is op locatie Oranjepark, veel bewoners hebben aangegeven zeer tevreden te zijn. BM heeft de servicekosten daarom ook als agendapunt bij deze vergadering van de CKV ingebracht. Tijdens het opstellen van de servicekosten overeenkomst heeft de CR OP weer contact opgenomen met de huurcommissie, waarna PS was uitgenodigd voor een bijeenkomst met de huurcommissie. Deze bijeenkomst is inmiddels 3
afgezegd. Daarnaast loopt er een rechtszaak van een bewoner van Oranjepark inzake servicekosten. De uitspraak van deze rechtszaak wordt steeds verzet. We wachten af op de uitkomst. Deze zaak speelt overigens al lang. 6. Interim huisvesting Wildhoef) BM is geïnformeerd door de voorzitter van de cliëntenraad Wildhoef. Onlangs is een bijeenkomst geweest voor de bewoners om de plannen van de renovatie Wildhoef en de nieuw te bouwen appartementen te presenteren. De huidige bewoners gaan als de nieuwe appartementen zijn gebouwd, tijdelijk in deze appartementen wonen voor de periode dat het bestaande deel van Wildhoef wordt gerenoveerd. Het geeft onrust dat per appartement 2 bewoners komen te wonen. HH heeft een e-mail van de voorzitter van de cliëntenraad Wildhoef ontvangen. Volgens haar gaat het om de communicatie. De mensen voelen zicht er niet bij betrokken. BM antwoordt dat de cliëntenraad Wildhoef bij de projectgroep zit. Hij heeft de voorzitter aangegeven contact op te nemen met de regiodirecteur. BM houdt het verloop in de gaten en zal dit met de regiodirecteur overleggen. 7. Servicekosten overeenkomst Oranjepark Reeds besproken bij punt 5. 8. Notitie open dag van de zorg BM: Deze notitie is ter kennisname. HH: De vraag is of we dit elk jaar moeten doen? HH denkt dat het belangrijk is dit wel te doen. BM geeft aan dat dit is besproken tijdens het directieberaad. De open dag volgde vrij kort op de vriendenbijeenkomsten in februari jl. WV stelt voor naast de open dag andere activiteiten te organiseren. BM geeft aan dat al spreekuren met vrienden zijn ingesteld. Vrienden kunnen, indien zij belangstelling hebben, een gesprek met BM of een van de regiodirecteuren aanvragen. JC: Conclusie, PS zal de doelgroep marketing en PR in de gaten houden. 9. Rondvraag WV: Wil aangeven dat hij de bedragen in de presentatie van de servicekosten niet alarmerend hoog vindt. FB vraagt of er nog een 4 e vergadering in 2013 moet worden gepland. JC stelt voor in oktober aanstaande te kijken of een 4 e vergadering gewenst is en deze indien nodig dan te maken. BM stelt voor alvast een planning voor 2014 te maken. De notulen van deze vergadering zal in conceptversie naar de vergadering VPS/SPS worden verstuurd. 4
10. Agendapunten voor een volgend overleg Externe audit. Hilde Bleichrodt Overzicht kwaliteit en veiligheid 1 e halfjaar 2013 11. Sluiting en vaststellen nieuwe vergaderdatum Om 12.30 uur sluit de vergadering Datum volgende vergadering: vrijdag 11 oktober 2013, 15.00 uur 5